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P O BOX 21560

San Juan, Puerto Rico 00931-1560

Reglamento
Red de Archivos de Puerto Rico
ArchiRED

Aprobado en Asamblea Anual y Extraordinaria


18 de noviembre de 2011

Tabla de contenido

Parte I

Prembulo

Parte II

Metas y objetivos de ArchiRED

Parte III

Parte IV

Parte V

Parte VI

Artculo 1

Metas de ArchiRED

3-4

Artculo 2

Objetivos de ArchiRED

Artculo 1

Archivos y otras instituciones participantes

5-6

Artculo 2

De los miembros

6-7

Los miembros

Composicin y responsabilidades de la Junta de Directores


Artculo 1

Composicin de la Junta de Directores

7-8

Artculo 2

Nominaciones para la Junta

Artculo 3

Elecciones para la Junta

8-9

Artculo 4

Responsabilidades de la Junta

9-11

Artculo 1

Junta de Directores

12

Artculo 2

Asamblea Anual

12

Artculo 3

Comits Permanentes

12

Artculo 4

Comits Especiales

12

Artculo 5

Asamblea Extraordinaria

12

Artculo 6

Qurum

13

Comits Permanentes

13-14

Las reuniones

Los comits
Artculo 1

Parte VII

Enmiendas al Reglamento

14

Parte VIII

Definiciones

15-16

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Parte I
Prembulo
Los archivos, centros de informacin, investigacin y documentacin que
custodian fondos documentales en Puerto Rico acuerdan asociarse con el
propsito de establecer un sistema de coordinacin y de apoyo entre las diversas
entidades en el Pas. La organizacin se crea y se desarrollar a tenor con las
Leyes vigentes, como una entidad con fines no pecuniarios. Perseguir, mediante
el esfuerzo conjunto, rescatar, salvaguardar y preservar el patrimonio histrico
documental y de otra naturaleza en los archivos y otras entidades afines en el
Pas, y colocar el rico caudal de documentacin e informacin a la disposicin del
investigador y de la comunidad en general.

Parte II
Metas y objetivos de ArchiRED
Artculo 1 - Metas
Los archivos, centros de informacin, investigacin y documentacin son
custodios de un patrimonio cultural fundamental del Pas y son los receptores de
material documental y de otros recursos que constantemente advienen a tal
categora. La prctica racionalizada y profesional de la archivstica es una
relativamente reciente y contempornea tanto en Puerto Rico como en el mbito
internacional. Si bien se evidencian logros en este quehacer, la experiencia
demuestra que queda mucha tarea por realizar que se debe laborar con ahnco y
aunar esfuerzos por mejorar y aquilatar lo que tenemos.
Existe un gran nmero de los archivos, centros de informacin,
investigacin y documentacin, desvinculados entre s, y otros tantos son
desconocidos. Se reconoce la necesidad urgente de establecer sistemas comunes
que faciliten el conocimiento y el acceso a los documentos histricos. Esto se
llevar a cabo por medio de una cooperacin formal regida por unas normas
bsicas, actuando de una manera descentralizada, pero reticular; encauzarles
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hacia un enriquecimiento del acervo documental y el desarrollo pleno de los


archivos; una mayor proteccin para lo que constituye un irremplazable
patrimonio cultural; una mayor economa de recursos diversos, humanos,
econmicos y de otra naturaleza, y la oportunidad de compartir conocimientos y
destrezas mediante el adiestramiento y la educacin continua del personal que
labora en estas entidades.
Como resultado de esta accin recproca, coordinada, en la cual se
respetan las caractersticas constitutivas y funcionales de cada entidad, se
visualiza gran beneficio para la comunidad puertorriquea ya que contar con el
rico caudal de documentacin, fuente nacional, que yace en estos archivos,
centros de informacin, investigacin y documentacin. Se establece, pues, como
meta principal lograr esa vinculacin formal, activa y flexible para asegurar su
patrimonio histrico, con miras a satisfacer las exigencias de la informacin y de
la documentacin del investigador y de otros sectores de la comunidad.
Artculo 2 - Objetivos
Los objetivos operacionales especficos que ArchiRED de Puerto Rico
establece como necesarios para garantizar el mejor funcionamiento de los
archivos, centros de informacin, investigacin y documentacin y la
preservacin de los documentos histricos y otros materiales relacionados son
los siguientes:
A. Promover la preservacin y conservacin del patrimonio documental
en el mbito nacional e internacional.
B. Fomentar el acceso de la informacin al pblico general.
C. Proveer

asesoramiento

profesional

para

la

preservacin,

conservacin, creacin de archivos, catalogacin, entre otros.

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Parte III
Los miembros
Artculo 1 - Archivos y otras instituciones participantes
A. Habr cuatro clasificaciones de socios en ArchiRED:
Miembros institucionales: son aquellos archivos, centros de
informacin, investigacin y documentacin que se afilien a la Red.
Tienen derecho a enviar dos representantes con voz y voto en las
reuniones y asambleas.
Miembros personales: son aquellas personas interesadas en
pertenecer a la Red y se asocian de manera individual con voz y
voto en las reuniones y asambleas.
Miembros adicionales institucionales: son aquellas personas que
pertenecen a instituciones ya afiliadas a ArchiRED. Tienen derecho
a voz y voto en las reuniones y asamblea.
Miembros estudiantiles: son aquellas personas que estudian en
una institucin acadmica de educacin superior, que estn activos
y presente los credenciales pertinentes. Tiene derecho a voz y voto
en las reuniones y asamblea.
B. El ingreso a ArchiRED requerir llenar la solicitud de membresa; la
consideracin y aprobacin de la Junta de Directores, y satisfacer el
pago correspondiente de la cuota anual del primer ao.
C. La cuota anual institucional ser de $50.00. Tendr derecho a designar
a dos miembros de su personal como representantes en ArchiRED. La
cuota de miembros adicionales institucionales ser de $15.00 c/u. La
cuota anual para los miembros individuales ser de $15.00. La cuota

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anual para estudiantes ser $10.00. El Tesorero notificar a los


miembros en caso de tardanza de los pagos.
D. Aquella entidad dada de baja podr reintegrarse en cualquier
momento al pagar la cuota del ao entrante.
E. El trmino anual para comenzar a pagar cuotas es el mes de julio y se
extender hasta octubre 31 para participar de la Asamblea Anual de
Socios.
Artculo 2 De los Miembros
A. Obligaciones de los Archivos y otras Instituciones Participantes y
responsabilidades para con ARCHIRED :
Las obligaciones inherentes de cada Archivo como participante de la Red se
indican a continuacin. Igualmente se apuntan las responsabilidades de estos
miembros para con la ARCHIRED.
Obligaciones inherentes a cada Archivo y otras Instituciones
Participantes.
Conservar los documentos histricos, y otro material relacionado,
segn las mejores normas de conservacin y preservacin.
Velar porque la funcin de servir, organizar y describir el acervo
sea continuo.
Fomentar y apoyar la labor de investigacin.
Brindar acceso de la documentacin a los investigadores.
Estar alerta al rescate de documentos histricos de su propia rea
de inters.
Proveer el ambiente adecuado para los usuarios en el Archivo.
B. Responsabilidades para con ARCHIRED:
Observar el Reglamento de la ARCHIRED y adherirse al Cdigo de
tica formulado por la Red.
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Asistir a las reuniones convocadas.


Cumplir con encomiendas especiales asignadas por la ARCHIRED
y aceptadas por el Archivo en particular.
Desarrollar polticas y manuales de procedimientos.
Mantener copia de los inventarios y catlogos de los Archivos
pertenecientes a la ARCHIRED.
Estar alerta al material de valor histrico que se debe rescatar y, en
esfuerzo conjunto con la Red, lograr su obtencin.
Promover y auspiciar exposiciones del material documental en los
Archivos de la Red y en otras instituciones y eventos pblicos y
privados.
Llevar a cabo proyectos conjuntos con diversos Archivos, a nivel
regional e Isla.
Facilitar al personal del Archivo en particular la oportunidad de
asistir a los seminarios y actividades de educacin continua y
profesionales auspiciados por la Red.
Contribuir al medio de comunicacin ARCHIDATA, con el fin de
lograr y mantener la estrecha vinculacin deseada entre los
Archivos en la Isla, y participar activamente con el programa de
publicaciones de la Red.
Parte IV
Composicin y responsabilidades de la Junta de Directores
Artculo 1 - Composicin de la Junta de Directores
Esta Junta estar compuesta por nueve oficiales, segn se indica a
continuacin: un Presidente, un Vicepresidente, un Secretario, un Tesorero y
cinco vocales. El Presidente o el Vicepresidente debern tener un mnimo de
maestra o cinco aos de experiencia en archivstica, ciencias y tecnologas de la
informacin o ciencias afines, adems de haber pertenecido a la Red por un
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trmino no menor de un ao; el Secretario y Tesorero tendrn un mnimo de


maestra en cualquier campo o tres aos de experiencia en archivstica, ciencias y
tecnologas de la informacin o ciencias afines y haber pertenecido a la Red por
un trmino no menor de un ao.
Los miembros de la Junta de Directores desempearan las funciones
prescritas en este Reglamento y se regirn por la autoridad parlamentaria
adoptada por ArchiRED.
Artculo 2 - Nominaciones para la Junta
El derecho a ocupar un puesto en la Junta de Directores se reserva a los
miembros que pertenezcan a ArchiRED.
Artculo 3 - Elecciones para la Junta y trminos en posiciones
A. Los miembros de la Junta de Directores sern electos por votacin
abierta, en la asamblea ordinaria bianual por mayora simple (la mitad
ms uno). El qurum se establecer con los presentes.
B. La Junta de Directores de ArchiRED servir por un perodo de dos
aos. En el caso de vacante de la posicin del Presidente, fungir el
Vicepresidente como Presidente Interino hasta la celebracin de la
prxima eleccin con la aprobacin de la Junta de Directores. En el
caso de vacantes del Vicepresidente, Secretario, Tesorero o Vocales, la
Junta nombrar interinos hasta las prximas elecciones.
C. Ningn oficial ocupar ms de una posicin en la Junta al mismo
tiempo.
D. Si al momento de celebrarse la Asamblea Anual para elegir a los
integrantes de la nueva Junta de ArchiRED, no hay candidatos, o si se
quedara

alguna

vacante

principal

(presidente,

vicepresidente,

secretario y tesorero), los miembros de la Junta vigente permanecern


hasta la prxima Asamblea Anual de la organizacin. La Junta
continuar en la bsqueda de candidatos para las elecciones y de
surgir estos antes de la prxima Asamblea Anual, se llevarn a cabo las
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elecciones, que pueden ser electrnicas o de otro formato, y el


Secretario de ArchiRED ratificar las votaciones.
Artculo 4 - Responsabilidades de la Junta
Todos los miembros de la Junta sern responsables de conocer cmo se
administra una corporacin sin fines de lucro y leer la Ley General de
Corporaciones (Ley 164 de 2009).
A. En caso de que cualquier miembro de la Junta presente su renuncia al
cargo que ocupa deber someterla por escrito, dirigida al Presidente,
quien la tramitar a la Junta para la accin correspondiente.
B. Ser responsabilidad de todos los miembros de la Junta de Directores
asistir a todas las reuniones convocadas. En caso de que un miembro
de la Junta se ausente a ms de tres reuniones consecutivas, sin previa
notificacin, su posicin quedar vacante. El Secretario de la Junta
notificar la accin por escrito.
C. El Presidente ser responsable de la planificacin y el desarrollo del
plan de trabajo de lo establecido por la Junta.
1. Velar porque se cumpla con lo estipulado en el Reglamento.
2. Convocar y presidir todas las reuniones de la Red.
3. Ser miembro exoficio de todos los comits de ArchiRED.
4. Deber convocar a los miembros de la Junta cuando un mnimo
de tres miembros lo soliciten.
5. Dada su experiencia previa, luego de cumplir su trmino, el
Presidente al final colaborar como asesor para dar continuidad
al plan de trabajo establecido.
6. Ser obligatorio presentar informes durante la Asamblea
bianual de la organizacin.
7. Representar pblicamente a la Asociacin.

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8. Preparar por escrito el plan de trabajo anual de la Asociacin


en acuerdo con la Junta de Directores y lo circular entre los
miembros de la Asociacin.
9. Autorizar al Tesorero los desembolsos necesarios.
10. Cumplimentar y someter el Informe Anual de Corporaciones.
11. Certificar junto al Secretario los certificados de participacin de
actividades.
12. Certificar y otorgar certificado y tarjeta de membresa a los
socios de ArchiRED. En caso de ausencia del Presidente, el
Tesorero podr certificarlo.
13. Coordinar con el Tesorero, para el envo del paquete de
membresa a los nuevos socios de ArchiRED.
14. Ser responsable de que la asociacin est al da con respecto a
los documentos que requiere el Estado, tales como, informes
anuales

de

corporaciones,

Goodstanding,

planilla

de

contribuciones sobre ingreso, entre otros.


D. El Vicepresidente, a solicitud del Presidente, en caso de este ausentarse
o debido a situaciones ajenas a su voluntad, le sustituir en todas o
algunas de sus funciones. Colaborar con el Presidente

en

encomiendas especficas asignadas por este.


E. El Secretario tramitar y ser custodio de todos los documentos
generados por la Junta.
1. A peticin del Presidente de la Junta, gestionar todas las
convocatorias para la celebracin de las reuniones de la Junta y
de las asambleas de ArchiRED.
2. Tomar y presentar las minutas en todas las reuniones de la
Junta y de la ArchiRED.
3. El pasado Secretario de la Junta certificar a los representantes
oficiales de ArchiRED.
4. Preparar hojas de evaluaciones, registros y otros documentos
necesarios para las actividades de ArchiRED.
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5. Informar a los miembros sobre todas las actividades


auspiciadas por la Asociacin.
6. Circular toda correspondencia oficial necesaria para el
funcionamiento de la Junta y la Asociacin.
7. Junto al Presidente firmar las rdenes de pago y cheques.
8. Ser responsable de custodiar la lista de socios activos y
mantenerla al da. Le dar copia al Tesorero.
9. Enviar el paquete de membresa a los nuevos socios.
F. El Tesorero ser el responsable de las arcas de la Red. Mantendr los
libros de contabilidad y los movimientos de ingresos y gastos.
1. Junto al Presidente de la Junta, realizar transacciones
bancarias.
2. Someter informes a la Junta cuando sean requeridos.
3. El Tesorero someter una proyeccin presupuestaria semestral.
4. Cobrar las cuotas a los miembros de la Asociacin a partir del 1
de julio de cada ao.
5. Junto al Presidente firmar las rdenes de pago y cheques.
6. Ser responsable de llenar los documentos que requiere el
Estado, tales como, informes anuales de corporaciones,
Goodstanding, planilla de contribuciones sobre ingreso, entre
otros.
7. Mantendr copia de la lista de socios actualizada por la
Secretaria.
G. Los Vocales colaborarn con el plan de trabajo de ArchiRED mediante
encomiendas especiales.
1. Pertenecer a los comits permanentes o especiales para los que
se le designen.
2. Presidir los comits permanentes o especiales que la Junta
decida.
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Parte V
Las reuniones
Artculo 1 - Junta de Directores
Las reuniones de la Junta de Directores se celebraran cuantas veces sea necesario
durante el ao.
Artculo 2 - Asamblea Anual
La Asamblea Anual se llevar a cabo preferiblemente en el mes de noviembre.
Participarn en esta todos los miembros de ArchiRED que hayan pagado la
membresa del ao en curso antes del 31 de octubre.
Artculo 3 - Comits Permanentes
Los Comits Permanentes se reunirn cuantas veces sea necesario.
Artculo 4 - Comits Especiales
Los Comits Especiales se reunirn segn se estipule en la encomienda en
particular.
Artculo 5 - Asamblea Extraordinaria
A. El Presidente de ArchiRED podr convocar a Asamblea Extraordinaria
con no menos de tres das de antelacin, excepto en casos de
emergencia. El propsito de la reunin se indicar en la convocatoria.
B. Los miembros de ArchiRED podrn solicitar por escrito a la Junta de
Directores que convoque a una Asamblea Extraordinaria (51% de la
membresa).

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Artculo 6 - Qurum
El qurum para la Asamblea Anual se establecer con los miembros
presentes. El qurum para una Asamblea Extraordinaria constar del 25% de la
membresa de la organizacin. En caso de que en la primera convocatoria no se
cumpla con el qurum requerido, se convocar a una segunda Asamblea
Extraordinaria cuyo qurum se constituir con los presentes.
Parte VI
Los comits
Ser responsabilidad del Presidente de la Junta de Directores designar comits de
trabajo, permanentes o especiales, con responsabilidades especficas.
Artculo 1 - Comits Permanentes
La Red contar con dos Comits Permanentes: Comit de Asesoramiento
Archivstico y Comit de tica y Reglamentacin.
A. Comit de Asesoramiento Archivstico
1. Elaborar

polticas

procedimientos

para

asegurar

la

conservacin y preservacin del patrimonio documental.


2. Promover y ofrecer un programa de educacin continua que
permita su desarrollo profesional y personal.
3. Estar encargado en conjunto con el Presidente de las
actividades que se celebran anualmente, preferiblemente tres
por ao. Las personas que ofrezcan charlas y ponencias debern
presentar credenciales del conocimiento que van a brindar.
Solicitarles un resumen de su charla o ponencia y su Curriculum
Vitae. Antes de su presentacin debern entregar la ponencia o
charla a ofrecer para su posterior consideracin a publicacin.

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4. Se encargar de la continuidad y elaboracin de ArchiData. Se


publicar el ArchiData dos veces al ao (abril y octubre). Se les
enviar a los socios por correo electrnico o correo regular y se
aade a la pgina web de ArchiRED el nmero anterior.
5. A la vez que se enva el ArchiData a los socios, se convoca a
todos los profesionales del campo de la archivstica y ciencias
afines (docentes, investigadores/as y estudiantes), a enviar
artculos para ArchiData.
B. Comit de tica y Reglamentacin
1. Establecer las normas ticas que regulan el funcionamiento de
los miembros de ArchiRED.
2. Tramitar ante Asamblea Extraordinaria las enmiendas al
Reglamento sometidas por los miembros.
3. Considerar proyectos de ley y propuestas de reglamentacin
que afecten, de una forma u otra, a este sector.
Parte VII
Enmiendas al Reglamento
Este Reglamento podr ser enmendado por mayora simple en Asamblea
Extraordinaria de ArchiRED, citada a tales efectos con mnimo de treinta das de
antelacin. Toda enmienda propuesta deber ser sometida por escrito al
Presidente de la Junta desde el mismo da de la convocatoria y hasta quince das
antes de la citada Asamblea Extraordinaria, permitiendo as que pueda ser
circulada a los miembros de la Red quince das antes de la reunin. Para
mantener estos principios es necesario revisar peridicamente el Reglamento de
la organizacin y adoptar los cambios necesarios para atemperarlos a eventos
emergentes de nuestra sociedad.

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Parte VIII
Definiciones

Archivo histrico: institucin cultural, jurdica, pblica o privada destinada a


custodiar, conservar, preservar y difundir los documentos histricos y otros
materiales relacionados para la gestin administrativa, informativa, investigativa
y cultural.
Conservacin: conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por
una parte, la preservacin o prevencin de posibles alteraciones fsicas en los
documentos, obras de arte u objeto y, por otra parte, la restauracin de estos
cuando la alteracin se ha producido.
Coordinacin: cooperacin formal estrecha sobre una base de normalizacin.
Documento: La palabra documento comprender todo papel, libro, folleto,
fotografa, fotocopia, pelcula, micro formas, cinta magnetofnica, mapa, dibujo,
plano, cinta magntica, disco, video cinta, o cualquier otro material ledo por
mquina y cualquier otro material informativo sin importar su forma o
caractersticas fsicas. (Ley Nmero 5 de 1955, segn enmendada por las Leyes
nmeros 77 del 13 de junio 1960 y 63 del 4 de junio 1979.)
Entidades participantes: se considerarn como tal en la Red a archivos y otras
instituciones que realizan la funcin de custodiar documentos y otros formatos y
que no necesariamente se denominan archivos, e. g., centros de investigacin
histrica.
Preservacin: conjunto de operaciones fundamentales para proteger y
resguardar anticipadamente las colecciones documentales de archivos y
bibliotecas como portadoras de informacin, de algn dao o peligro para
facilitar su permanencia en el tiempo. Ya sea en su formato fsico original o en
cualquier otro (fotografa, facsmile, micro formas, etc.).
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Qurum: nmero mnimo de miembros necesario para que un cuerpo deliberante


tome ciertos acuerdos. En el caso de la ArchiRED, los miembros presentes en una
reunin constituirn el qurum.
Red de archivos: conjunto sistemtico de archivos interrelacionados de
instituciones culturales, jurdicas, pblicas o privadas, destinadas a custodiar
documentos y otro tipo de material, organizados para cumplir un objetivo y
propsito cooperativo. En esta se respetan las caractersticas constitutivas y
funcionales de cada entidad, actan de una manera descentralizada, pero
reticular, para alcanzar el fin comn.
Restauracin: proceso de mejorar las condiciones de toda clase de material
mutilado o deteriorado para devolverlo a su condicin original, si es posible, en
trminos de diseo, color y funcin, sin sacrificar su integridad histrica y
esttica.
Aprobado en Asamblea Anual y Extraordinaria el 18 de noviembre de 2011,
Mayagez, Puerto Rico.
Certificamos:
Secretaria de la Junta:
Presidenta de ArchiRED:
Comit de Reglamento:
Enmendado: 18 de noviembre de 2011
Enmendado: 23 de octubre de 2009
Enmendado: 7 de noviembre de 2003
Enmendado: 16 de noviembre de 2001
Enmendado: 21 de noviembre de 1997
Enmendado: 17 de noviembre de 1989
Original:

28 de octubre de 1988

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