LAS 12 PAUTAS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO EFICAZMENTE

Dirigir y formar parte de una reunin

Las reuniones provocan ms apata que entusiasmo. Varios gerentes creen, y a veces estn en lo
cierto, que no son ni productivas ni tiles. Si las reuniones estn correctamente organizadas y
guiadas, pueden ser una herramienta clave para una gestin eficaz.
Para dirigir sus reuniones exitosamente, hay dos aspectos que debe tener en cuenta: la preparacin y
la gestin.

P r ep a r a c i n
Una semana previa a la reunin, enve los objetivos y la agenda a los participantes para que puedan
reunir la documentacin necesaria y preparar su participacin.
Es importante que cada participante:

Comprenda con claridad el objetivo de la reunin.

Se sienta til en el grupo.

Est de acuerdo en lograr el objetivo establecido.

Haya reunido debidamente la documentacin importante.

Gestin
Al comienzo de la reunin, la persona que la dirige debe mostrar el objetivo de la misma en un lugar
visible para todos para ayudar a los participantes a concentrarse en el objetivo.
En la introduccin, la persona que dirige la reunin debe presentar:

El tema.

A los participantes.

El objetivo.

Las decisiones a tomar.

Los documentos a distribuir.

La duracin de la reunin.

Las reglas a respetar.

CEGOS 2008

Pgina 1 de 3

Las 12 pautas para administrar el tiempo eficazmente

Durante la reunin, la persona que la dirige debe asegurarse de que se observan las reglas. Su
tarea bsica es mantener la claridad de los intercambios mediante:

El resumen y la reformulacin regulares.

Mantener a los participantes de la reunin concentrados en alcanzar el objetivo establecido.

Al final de la reunin, la persona que la dirige debe:

Resumir los puntos ms importantes.

Distribuir las tareas segn lo acordado.

Garantizar el cumplimiento del programa.

No obstante, usted no siempre ser el/la encargado/a de preparar y dirigir las reuniones, sino que
ser un participante ms. En esta situacin, tambin hay diversos factores que pueden influir en la
productividad de las reuniones de las que usted forma parte como participante:

Cada participante es responsable de preparar su intervencin en la reunin a la que ha sido

invitado.

La preparacin adecuada, la compilacin de informacin, la intervencin bien estructurada y

la utilizacin de modos de comunicacin claros, precisos y metdicos pueden ahorrarle
bastante tiempo en una reunin.

Una participacin genuina presupone un intercambio entre el anfitrin y el grupo, pero

tambin entre los participantes dentro del grupo.

A: Anfitrin
P : Participantes
Esta participacin debe operar de manera organizada. Cada participante es responsable de no
desviarse del objetivo bsico de la reunin.

CEGOS 2008

Pgina 2 de 3

Las 12 pautas para administrar el tiempo eficazmente

Las reuniones pueden ser bastante tiles para informar o para tomar decisiones. No obstante,
muchas veces consumen mucho tiempo y no son productivas. A continuacin se detallan algunos
consejos tiles para hacerlas ms productivas:

Organice reuniones slo cuando sea necesario.

Realice una agenda y remtala por adelantado a los participantes para evitar cualquier
"digresin".

Intente que la reunin dure lo estrictamente necesario para alcanzar los objetivos.

En el caso de una reunin maratn, haga descansos regulares (aproximadamente cada

hora y media).

Empiece siempre a tiempo.

Ajuste los tiempos de la reunin a las personas con las que se va a reunir. Si el grupo suele
ser hablador, fije la hora de comienzo de la reunin cerca de la hora del almuerzo o al final del
da. Si el grupo es impuntual, intente fijar la reunin en un horario poco habitual para
promover la puntualidad. (por ejemplo, a 17 minutos pasando la hora).

Invite a la reunin slo a aquellas personas que realmente son fundamentales.

Antes de finalizar la reunin, haga un resumen general y explique brevemente el plan de

accin que se ha acordado para ayudar a los participantes a recordar la informacin.

Es importante que alguien dirija la reunin para evitar la digresin de los objetivos
establecidos. Para lograrlo, utilice un lenguaje claro y objetivo.

CEGOS 2008

Pgina 3 de 3