EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO Y LAS

CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES EN
LOS GOBIERNOS LOCALES
JULIO 2006

Jos Luis Montalvo Meja

NDICE
PARTE I
LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

03

1. Qu son los Sistemas Administrativos

03

2. Qu es el Sistema de Abastecimiento

03

1. Concepto

03

2. Finalidad

04

3. Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento

04

3. Los Subsistemas de Abastecimiento y el Diseo y Organizacin de la Oficina de

Abastecimiento en los Gobiernos Locales
1. Los Subsistemas de Abastecimiento

09
09

2. Diseo y Organizacin de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos

Locales
13
a. Denominacin y Organizacin
13
b. Principales Funciones Generales de Abastecimiento

13

c. Principales Procesos Tcnicos de Abastecimiento

14

3. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento

16

PARTE II
GESTIN DEL PROCESO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

18

1. El proceso de contrataciones y adquisiciones

18

A. Fases de los procesos de adquisicin o contratacin

19

B. Principios que rigen las contrataciones y adquisiciones

20

2. Tipos de procesos de seleccin

24

3. Montos para la determinacin de los procesos de seleccin

28

4. Etapas del proceso de seleccin y plazos por tipo de seleccin

30

5. Convocatoria de los procesos de seleccin

31

CONSULTAS FRECUENTES

33

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

PARTE I
LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
1. Qu son los Sistemas Administrativos
Los sistemas administrativos son los conjuntos de principios, normas,
procedimientos, tcnicas e instrumentos que regulan la utilizacin de recursos en
las entidades de la administracin pblica y promueven la eficiencia en el uso de
dichos recursos. Los sistemas administrativos nacionales son sistemas de gestin
que actan como normas de calidad.
Entre los principales sistemas de la administracin pblica peruana figuran los
siguientes:
- adquisiciones y contrataciones
- personal
- inversin pblica
- presupuesto
- contabilidad
- tesorera
- otros.
2. Qu es el Sistema de Abastecimiento
1. Concepto
El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas,
objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos orientados al
racional flujo, dotacin o suministro, empleo y conservacin de medios materiales;
as como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la
continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes
de la administracin pblica.
Este sistema se instituy a travs del Decreto Ley 22056 1, en el marco de
actividad de la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de
1

Publicado en el Diario Oficial el 29 de diciembre de 1978

3

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Administracin Pblica2. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas

instancias.
2. Finalidad
La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la
administracin pblica.
3. Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento
Las normas que rigen el Sistema de Abastecimiento en la Administracin Pblica
peruana son las siguientes:
a) Constitucin Poltica del Per
Artculo 76
Las obras y la adquisicin de suministros con utilizacin de fondos o recursos
pblicos se ejecutan obligatoriamente por contrata y licitacin pblica, as como
tambin la adquisicin o la enajenacin de bienes.
La contratacin de servicios y proyectos cuya importancia y cuyo monto seala la
Ley de Presupuesto se hace por concurso pblico. La ley establece el
procedimiento, las excepciones y las respectivas responsabilidades.
Artculo 194
Las municipalidades provinciales y distritales son los rganos de gobierno local.
Tienen autonoma poltica, econmica y administrativa en los asuntos de su
competencia. Las municipalidades de los centros poblados son creadas conforme
a ley.

Artculo 195
2

Entidad creada por el artculo 1 del Decreto Ley 20316 "Ley Orgnica del INAP" del
11/12/1973 como entidad rectora del proceso de Reforma de la Administracin Publica.
En 1995 se dispone su desactivacin y liquidacin por Ley N 26507.
4

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Los gobiernos locales promueven el desarrollo y la economa local, y la

prestacin de los servicios pblicos de su responsabilidad, en armona con las
polticas y planes nacionales y regionales de desarrollo.
Son competentes para:
1. Aprobar su organizacin interna y su presupuesto.
2. Aprobar el plan de desarrollo local concertado con la sociedad civil.
3. Administrar sus bienes y rentas.
()
b) Decreto Ley 22056: Sistema de Abastecimiento (SA. 05, 06 y 07)
Artculo 1
Instityase a partir del 1ero de enero de 1978 el Sistema de Abastecimiento ()
Artculo 2
Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no
personales en la Administracin Pblica a travs de los procesos tcnicos de
catalogacin,

registro

de

proveedores,

programacin,

adquisiciones,

almacenamiento y seguridad, distribucin, registro y control, mantenimiento,

recuperacin de bienes y disposicin final.
c) Resolucin Jefatural 118- 80- INAP/DNA. Aprueba las Normas Generales
del Sistema de Abastecimiento3
SA 05. Unidad en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes
Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar fsicamente por el Almacn
Central, salvo que por su naturaleza y caractersticas propias, resulte imposible
hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se har slo con documentos fuentes
Resolucin Jefatural del 25 de Julio de 1980 y se deja sin efecto las Normas Generales
de Abastecimiento SA 01, 02, 03 y 04 de por la Segunda Disposicin Final del Decreto
Supremo N039- 98- PCM., del 28- SET- 1998, derogado por la Sexta Disposicin Final
del Decreto Supremo N013- 2001- PCM., del 13- FEB- 2001 y este ltimo, por el art. 3
del Decreto Supremo N 083-2004- PCM, del 29 de Noviembre del 2004. Sin embargo,
en la prctica, al no existir otra metodologa normada por el Estado, resulta pertinente
que las entidades puedan continuar aplicando dichos criterios tcnicos, en lo que sea
aplicable.
3

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

(orden de compra: O/C, Orden de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacn:

NEA y Pedido Comprobante de Salida: PECOSA). Se denomina as por ser stos
de uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y
Presupuesto.
Ingresados conforme los bienes, se codifican segn los Catlogos Nacionales
vigentes, se registra su ingreso o salida en las TCVA o Bind Card y se informa
documentadamente al Krdex, para que haga lo propio ante la Oficina de
Contabilidad, a travs del Resumen del Movimiento de Almacn (RJ. N 335-90INAP/DNA).
Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacn con PECOSA.
Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso de los insumos
para obras) podrn hacerlo mediante Pedido Interno de Almacn (PIA), que es un
documento interno de naturaleza extra-contable, previa su aprobacin y
autorizacin por resolucin de Oficina General de Abastecimiento, o la que haga
sus veces como es el caso de la Gerencia de Administracin en las
municipalidades.
SA 06. Austeridad del abastecimiento
En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro, utilizacin o administracin de
bienes y servicios, se aplicarn los criterios e instrumentos pertinentes de
austeridad que establezca la entidad a propuesta de la Oficina de Abastecimiento,
en concordancia por la poltica gubernamental. La austeridad no significa dejar
de gastar, sino ms bien, hacer un mejor uso de los pocos recursos econmicos
o materiales con los que se cuenta o de los que se dispone.
La austeridad en el proceso de abastecimiento ha de entenderse como la
equilibrada estimacin de necesidades de bienes y servicios, el empleo mesurado
de los recursos asignados a la municipalidad y su adecuada combinacin, para
obtener ms y mejores resultados en beneficio de la colectividad en general.

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

La austeridad es condicin bsica del abastecimiento. Su aplicacin, observancia

y cumplimiento corresponden a todas las dependencias de la entidad pblica,
cualquiera sea su denominacin, estructura, ubicacin, directivos, etc.
Es competencia de la Oficina de Abastecimiento, de acuerdo a sus funciones y
atribuciones, estudiar y proponer a la Gerencia de Administracin y Gerencia
Municipal, los criterios y orientaciones para la mejor aplicacin de las medidas de
austeridad, sobre bienes y servicios. Entre ellos tenemos los siguientes:
- la estandarizacin de bienes y servicios: para controlar la excesiva variedad o
mixtura de los mismos.
- la relacin de los bienes y servicios de los que se puede prescindir, por ser
mnimo su requerimiento anual.
- imprimir en los Cuadros de Necesidades, antes de entregarlos a las
dependencias de la entidad, la relacin e informacin bsica de los bienes y
servicios programables.
- establecer la cantidad mxima de cada bien o servicio que puede programarse,
en funcin a los objetivos y metas, frecuencia de uso, real cantidad de
personal que labora, etc.
- los titulares de las dependencias de la entidad son responsables de supervisar
la aplicacin de las medidas de austeridad del abastecimiento, en el mbito de
competencia.
- peridicamente, la Oficina de Abastecimiento conducir y coordinar la
evaluacin y resultado de la austeridad del abastecimiento, para proponer su
perfeccionamiento.
d) Ley de Bases de la Descentralizacin: Ley 27783
Artculo 10
[...] las normas tcnicas referidas a los servicios y bienes pblicos, y los sistemas
administrativos del estado, referidos a presupuesto, tesorera, contadura, crdito
pblico, inversin pblica, contrataciones y adquisiciones, personal y control, por
su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio para todos los
niveles de gobierno.
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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

e) Ley Orgnica de Municipalidades: Ley 27972

Artculo VIII
Los gobiernos locales estn sujetos a las leyes y disposiciones que, de manera
general y de conformidad con la Constitucin Poltica del Per, regulan las
actividades y funcionamiento del Sector Pblico; as como a las normas tcnicas
referidas a los servicios y bienes pblicos, y a los sistemas administrativos del
estado que por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio.
Artculo 34. Contrataciones y adquisiciones locales
Las contrataciones y adquisiciones que realizan los gobiernos locales se sujetan
a la ley de la materia, debiendo hacerlo en acto pblico y preferentemente con las
empresas calificadas constituidas en su jurisdiccin, y a falta de ellas con
empresas de otras jurisdicciones.
Los procesos de contratacin y adquisicin se rigen por los principios de
moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economa,
vigencia tecnolgica y trato justo e igualitario; tienen como finalidad garantizar que
los gobiernos locales obtengan bienes, servicios y obras de la calidad requerida,
en forma oportuna y a precios o costos adecuados.
f) Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
Decreto Supremo 083-2004-PCM
Aprueba el Texto nico Ordenado (TUO) de la Ley 26850, Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Publicado el 29.11.04.
Decreto Supremo 084-2004-PCM
Aprueba el Nuevo Reglamento de la Ley 26850, Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado. Publicado el 29.11.04.
Directiva 005-2003- Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado CONSUCODE / PRE
8

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Regula el procedimiento de elaboracin y el contenido de los Planes Anuales de

Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) de las Entidades del Sector Pblico bajo
el mbito de aplicacin de la normativa sobre contrataciones y adquisiciones del
Estado, as como la oportunidad y mecanismos para su remisin al
CONSUCODE.
g. Otras leyes complementarias
- Ley de Presupuesto del Sector Pblico, para el Ao Fiscal 2006, Ley 28652
- Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley 28411
- Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la
Repblica, Ley 27785 modificada por leyes 28396 y 28422
- Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley N 27444
- R.D. 216-98-SBN (Superintendencia de Bienes Nacionales), Sobre registro de
bienes cuya propiedad est acreditada
- Directiva 004-2002/SBN Procedimientos para la Alta y la Baja de los Bienes
Muebles de propiedad estatal y su recepcin por la SBN
- D.S. 154-2001-EF, que modifica el Reglamento General de Procedimientos
Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal, D.S. 154-2001-EF
3. Los Subsistemas de Abastecimiento y el Diseo y Organizacin de la
Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos Locales
1. Los Subsistemas de Abastecimiento
Los Subsistemas de Abastecimiento4 son:
a) Subsistema de Informacin y Control
A travs de este subsistema se capta, procesa, clasifica, actualiza, proporciona y
conserva informacin sobre: los bienes, servicios y obras; proveedores; precio y
condiciones de venta; seguridad; garanta que ofrecen; acciones de seguimiento y
control a realizar; etc., requeridas por la municipalidad y sus diversas gerencias,
para tomar la decisin ms conveniente en condiciones ptimas para la
municipalidad.
4

VALCRCEL, G. Manual de Abastecimiento Municipal. INICAM. Lima. 1989. Pgs. 65-68

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Est constituido por los Procesos Tcnicos de:

- Programacin: Cuadro de Necesidades - CN, Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones - PAAC, Presupuesto Institucional de Apertura - PIA.
- Catalogacin: Catalogacin Nacional de Bienes Muebles y Enseres - CNBME, y
otras catalogaciones5
- Registro Nacional de Proveedores
- Registro y Control: seguimiento de acciones de cada fase de cada Proceso
Tcnico.
b) Subsistema de Negociacin/Obtencin
A travs de este subsistema se presentan alternativas y condiciones para
negociar, conseguir o poseer la tenencia, propiedad o derecho de uso de los
bienes o servicios necesarios o para rescatarlos, de haberlos perdido. Est
conformado por los Procesos Tcnicos de:
- Contrataciones y Adquisiciones: Adjudicacin de Menor Cuanta - AMC,
Adquisicin Directa - AD, Concurso Pblico - CP y Licitacin Pblica - LP.
- Recuperacin de Bienes: consistente en volver a tener dominio de los bienes
para uso o consumo o para prestar servicios, cuya propiedad se haba perdido
por

descuido,

negligencia,

deterioro,

abandono,

robo,

obsolescencia

tecnolgica, etc.
c) Subsistema de Utilizacin/Preservacin
A travs de este subsistema se prev, orienta y supervisa la movilizacin, uso,
conservacin y custodia de los bienes y servicios, dentro de una concepcin
integral, para una adecuada utilizacin y preservacin.
Este Subsistema est constituido por los Procesos Tcnicos de:
- Mantenimiento (interno o externo). Puede ser slo mano de obra - la entidad
compra la materia prima - o a todo costo.
- Almacenamiento: almacn central y almacenes perifricos.
5

La RM N 362-2003-PCM, del 15-NOV-2003, crea la Comisin Multisectorial para analizar las

conclusiones sobre Catalogacin de Bienes y Servicios, presentadas por la Comisin creada por
DS N 099-2002-PCM, del 10-OCT-2002, sobre Sistema de Catalogacin de Bienes y Servicios
nico.

10

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

- Seguridad integral: para personas y bienes.

- Distribucin -racional y mesurada- de bienes: slo con PECOSA, para consumo
inmediato o, con PIA, para uso y consumo posterior.
- Disposicin Final: accin que compete a la Oficina de Control Patrimonial y al
Comit de Gestin Patrimonial, conforme al artculo 168 del Reglamento
General de Procedimientos Administrativos de los bienes de propiedad estatal,
aprobado por DS 154-2001-EF, modificado por el DS 107-2003-EF y dems
Directivas de la SBN.
2. Diseo y Organizacin de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos
Locales
La Oficina de Abastecimiento es el rgano de apoyo encargado de gerenciar y
administrar las acciones y actividades propias del Sistema de Abastecimiento y de
la administracin y mantenimiento de los bienes muebles, maquinaria, equipo
mecnico, flota vehicular y de los locales institucionales de la entidad. Est a
cargo de un Sub Gerente, quien depende del Gerente de Administracin y
Finanzas o de la Gerencia de Administracin.
a) Denominacin y Organizacin
El rea encargada del abastecimiento en una municipalidad dependiendo del
tamao de sta- generalmente tiene jerarqua de subgerencia con el denominativo
o nombre de Subgerencia de Abastecimiento. Tambin se le denomina
Subgerencia de Logstica o Jefatura de Logstica, como en la Municipalidad
Provincial de Puno (ver grfico N 01).

Grfico N 01: Ubicacin de la Subgerencia Logstica o Abastecimiento en el

Organigrama de la Municipalidad Provincial de Puno
11

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

ALCALDE

Otras municipalidades cuentan con subgerencia de abastecimiento o logstica y

adems con subgerencia de servicios generales por separado. Lo recomendable
es que sta ltima est dentro de la Subgerencia de Abastecimiento o Logstica,.
El diseo organizacional variar en funcin del tamao de la institucin, nmero
de personal que labora en el rea y cantidad de dependencias a las que debe
atender, jerarqua de la jefatura y, sobre todo, por los tres subsistemas detallados
en prrafos anteriores y el tipo de funciones asignadas.
Proponemos un diseo o estructura bsica que se muestra en grafico N 02

Grfico N 02: Modelo de Organizacin de los Subsistemas de

Abastecimientos

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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Gerencia de Administracin

Sub Gerencia de
Abastecimiento

Contrataciones
y
Adquisiciones

Servicios
Generales

Almacn

Control
Patrimonial

b) Principales Funciones Generales de Abastecimiento

Las principales funciones generales de las oficinas de abastecimiento o logstica
de las municipalidades peruanas son:
1. Dirigir, programar y ejecutar la administracin del Sistema Administrativo de
Abastecimiento conforme a los lineamientos y polticas de la municipalidad,
normas presupuestarias, tcnicas de control sobre adquisiciones y otras
normas pertinentes.
2. Adquirir, almacenar y distribuir los bienes y servicios que requiera la
municipalidad.
3. Elaborar anualmente el Cuadro de Necesidades de Bienes y de Servicios.
4. Formular y ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones y proponer su
aprobacin, en coordinacin con las Gerencias de Planeamiento y
Presupuesto y de Administracin y Finanzas.
5. Prestar asistencia a los Comits Especiales de Adquisiciones de bienes y
servicios en los procesos de seleccin.
6. Participar en la conformacin de los Comits Especiales para las
licitaciones, concursos pblicos y adjudicaciones directas de mayor y
menor cuanta.
7. Administrar la base de datos de proveedores de bienes y servicios.
8. Reportar informacin mensual a nivel de compromiso, de las rdenes de
compra y de servicios, a la Gerencia de Administracin y Finanzas.

13

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

9. Dirigir y supervisar las acciones de inventario, registro, uso y control de los

bienes muebles.
10. Cautelar y mantener al da el marges de bienes patrimoniales de la
municipalidad.
11. Cautelar que los bienes inmuebles de la municipalidad cuenten con los
respectivos ttulos de propiedad y estn inscritos en los registros pblicos
12. Supervisar las acciones de tasacin, valuacin, actualizacin o ajuste del
valor monetario de los activos fijos y de las existencias en almacn.
13. Tramitar ante el respectivo Comit de Bajas y Venta de Bienes
Patrimoniales, las solicitudes de baja y posterior venta, transferencia,
incineracin o destruccin, segn el caso, de los bienes muebles.
14. Mantener en custodia el archivo de los documentos fuente que sustente el
ingreso, baja y transferencia de los bienes patrimoniales.
15. Supervisar las acciones de mantenimiento de los bienes muebles,
inmuebles e infraestructura municipal y la prestacin de servicios para tal
fin.
16. Supervisar la ejecucin del Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo
de la maquinaria, equipo mecnico y flota vehicular.
17. Otras que le encargue el Gerente de Administracin.
c) Principales Procesos Tcnicos de Abastecimiento
Los principales procesos tcnicos de abastecimiento son los siguientes:
Programacin
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- determinacin de necesidades.
- consolidacin de necesidades.
- formulacin del plan de adquisiciones.
- ejecucin de la programacin.
- evaluacin de la programacin.
Catalogacin de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:
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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

- identificacin de bienes no codificados.

- actualizacin de bienes no codificados.
Se cumplen en coordinacin con la Superintendencia Nacional de Bienes
Registro de proveedores
A partir del Texto nico Ordenado TUO de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado no existe obligacin de formular un registro de
proveedores en cada municipalidad. De ello se encarga el CONSUCODE a travs
del Registro Nacional de Proveedores - RNP.
Registro y control
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- desarrollar estadsticas de la informacin de abastecimiento.
- elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores.
Contrataciones y Adquisiciones
Este procedimiento est regulado por el TUO de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, aprobado el 29 de noviembre del 2004 -Ley 26850- y su
reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo 084-2004-PCM.
Consideraos que este proceso merece mayor atencin por lo que en el presente
documento se profundiza su desarrollo.
Recuperacin de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- recoleccin o seleccin.
- reparacin o reconstruccin.
- utilizacin.
Mantenimiento
Este proceso tiene por objetivo evitar la paralizacin de los servicios que presta la
municipalidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en ptimo
estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la entidad.
Seguridad

15

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las situaciones

que pueden causar dao o prdida en las personas, informacin o medios
naturales, a fin de evitar la paralizacin de los procesos productivos.
Almacenamiento
Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico - administrativa referidas a la
ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado con fines de
custodia.
Distribucin
Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico - administrativa en que se
cierra el crculo, y permite la satisfaccin de las necesidades del usuario con la
entrega de los bienes o servicios solicitados.
Disposicin final
Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico-administrativa orientadas a
detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a
las diferentes dependencias de la municipalidad.
3. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento
El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos.
1. Programacin de necesidades
Es la determinacin de stas en funcin a los objetivos y metas institucionales,
concordantes con el PIA. En esta fase se utilizar el Cuadro de Necesidades.
2. Elaboracin del Presupuesto Valorado
Esta fase consiste en la consolidacin de las necesidades de bienes, servicios y
obras, sustentatorias del Presupuesto Institucional de Apertura PIA.

3. Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC

16

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) das siguientes a la aprobacin
del PIA, es decir, a ms tardar el 31 de enero de cada ao. No se podr ejecutar
ningn proceso de seleccin que previamente no haya sido incluido en el PAAC,
siendo nulo todo proceso que contravenga a esta disposicin.
4. Ejecucin de los procesos de seleccin
Consiste en la realizacin de los procesos de seleccin de acuerdo al objeto del
proceso. Los procesos de seleccin se rigen por el artculo 11 de la Ley Anual de
Presupuesto y por los artculos 14 del TUO y 77 del Reglamento, as como por el
numeral 2.3., inciso g, del TUO.
5. Ingreso al Almacn Institucional
Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a travs de los diversos
procesos de seleccin, en aplicacin de la SA 05- Unidad en el ingreso fsico y
custodia temporal de bienes, concordante con las Normas Tcnicas de Control
Interno - NTCI 300 02- Unidad de Almacn. (Catalogacin, Registro en las
Tarjetas de Control Visible de Almacn, verificacin permanente de su estado de
conservacin, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de Existencias
Valoradas de Almacn, informe a la Oficina de Contabilidad).
6. Valorizacin de las existencias de almacn
Se realiza en funcin a los documentos - fuentes o tasacin, aplicando el Costo
Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).
7. Inventario Fsico
En es proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de
Abastecimiento, SBN, etc.
8. Ajuste del valor monetario
Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes.
9. Presentacin a la Oficina de Contabilidad
Esta actividad es clave para la sustentacin del Balance.
PARTE II
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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

GESTIN DEL PROCESO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

1. EL PROCESO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

La gestin del proceso de contrataciones y adquisiciones en las municipalidades

es de especial importancia.
La regla general en las adquisiciones y contrataciones que realizan las entidades
(en este caso las municipalidades) es que la seleccin del proveedor se efectuar,
de manera objetiva, por medio de un concurso, el mismo que es denominado, en
trminos legales, proceso de seleccin.
Ello quiere decir que la seleccin del proveedor no se produce de manera libre o
subjetiva, sino como consecuencia de un proceso de seleccin que debe
conducirse de acuerdo con las pautas y normas establecidas en el Texto nico
Ordenado de la Ley 26850 y su Reglamento.
Es necesario sealar que pese a que la similitud de los trminos puede originar
confusin, debemos diferenciar entre el proceso de adquisicin o contratacin y el
proceso de seleccin.
El proceso de adquisicin o contratacin es el conjunto ordenado y concatenado
de actuaciones que se realizan desde que se autoriza la adquisicin o
contratacin del bien, servicio u obra hasta que culmina la ejecucin del contrato
respectivo a travs del cual se pact la venta o arrendamiento del bien, la
prestacin del servicio o la ejecucin de la obra.
Por su parte, el proceso de seleccin es el concurso que permite elegir, de
manera objetiva, al proveedor que se encargar de vender o dar en
arrendamiento un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra.
El proceso de seleccin se inserta en el proceso de adquisicin o contratacin, es
una fase de l. Otras fases de dicho proceso son: la ejecucin de los actos
preparatorios del proceso de seleccin, tales como el Plan Anual, la formulacin
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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

del requerimiento, el estudio o indagacin de mercado, la aprobacin del

expediente de contratacin, la designacin del Comit Especial, la elaboracin y
aprobacin de bases y dems. Asimismo, forman parte del proceso de adquisicin
o contratacin los actos de ejecucin contractual luego de la culminacin del
proceso de seleccin.
A. Fases de los procesos de adquisicin o contratacin
Los procesos de adquisicin o contratacin que realizan las entidades tienen tres
grandes fases, detalladas a continuacin y sealadas en el cuadro N 01:
a) Preparacin de la seleccin
Es la fase que va desde el momento en que se aprueba la adquisicin o
contratacin hasta la convocatoria del proceso de seleccin. Dentro de esta fase
encontramos, adems de la aprobacin de la adquisicin o contratacin, las
siguientes actuaciones de carcter administrativo: designacin del comit
especial, elaboracin y aprobacin de las bases, entre otras.
b) Seleccin
Es la fase que va desde la convocatoria del proceso de seleccin hasta la
celebracin / firma del contrato respectivo. Esta fase es identificada con el
proceso de seleccin.
c) Ejecucin contractual
Es la fase que va desde la celebracin hasta la liquidacin del contrato. En esta
fase se produce la entrega del bien en propiedad o arrendamiento, la prestacin
del servicio o la ejecucin de la obra.

Cuadro N 01: Fases del Proceso de Adquisiciones y Contrataciones

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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

FASES
Proceso de Seleccin6
1. Convocatoria y Registro de
1. Plan Estratgico Institucional
participantes
2. Presentacin de consultas,
2. Plan Operativo Institucional
absolucin y aclaracin de
las bases
3.
Formulacin
de
3.
Determinacin
de
observaciones a las Bases e
necesidades
integracin de stas
4. Presentacin y entrega de
4. Presupuesto Institucional
propuestas
5. Plan Anual de Adquisiciones 5. Evaluacin y calificacin
y Contrataciones
de propuestas
6. Aprobacin del expediente 6. Otorgamiento de la Buena
de contratacin
Pro
7. Designacin del Comit 7.
Citacin
para
la
Especial
Celebracin del contrato
8. Elaboracin del Proyecto de
8. Celebracin del contrato
Bases Administrativas
9. Aprobacin de las Bases
Administrativas
Preparacin de la Seleccin

Ejecucin Contractual
1 Celebracin del contrato
2.
Ejecucin
de
prestaciones derivadas
contrato

3. Adicionales y reducciones
4.
Ampliaciones
reducciones de plazo

6. Intervencin econmica
7. Resolucin
8. Aplicacin de penalidades
9. Conformidad de entrega o
de prestacin de servicio
10. Liquidacin de obra o de
consultora de obra

- Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado: CONSUCODE

- Contralora General de la Repblica
- Oficinas de abastecimiento de las municipalidades o quien haga sus veces.
- Comits especiales o permanentes de adquisiciones de bienes y servicios.
B. Principios que rigen las contrataciones y adquisiciones del estado
Los procesos de contratacin y adquisicin estn regulados por ley 26850 y su
reglamento y se rigen por los siguientes principios, sin perjuicio de la vigencia de
otros principios generales del derecho administrativo y del derecho comn.
1. Principio de moralidad
Los actos referidos a las contrataciones y adquisiciones deben caracterizarse por
la honradez, veracidad, intangibilidad, justicia y probidad.
2. Principio de libre competencia
Segn el artculo 97 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

20

5. Subcontratacin

Las instancias que tienen relacin y competencias en estos procesos son:

las
del

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

En los procedimientos de adquisiciones y contrataciones se incluirn regulaciones

o tratamientos que fomenten la ms amplia, objetiva e imparcial concurrencia,
pluralidad y participacin de postores potenciales.
3. Principio de imparcialidad
Los Acuerdos y Resoluciones de los funcionarios y dependencias responsables
de las adquisiciones y contrataciones de la entidad se adoptarn en estricta
aplicacin de la ley y el reglamento, as como en atencin a criterios tcnicos que
permitan objetividad en el tratamiento a los postores y contratistas.
4. Principio de eficiencia
Los bienes y servicios o la ejecucin de obras que se adquieran o contraten
deben reunir los requisitos de calidad, precio, plazo de ejecucin y entrega y
debern efectuarse en las mejores condiciones para su uso final.
5. Principio de transparencia
Toda adquisicin o contratacin deber realizarse sobre la base de criterios y
calificaciones objetivas, sustentadas y accesibles a los postores. Los postores
tendrn acceso durante el proceso de seleccin a la documentacin de las
adquisiciones y las contrataciones. Salvo las excepciones previstas en la ley y el
reglamento, la convocatoria, el otorgamiento de la buena pro y los resultados
deben ser de conocimiento pblico.
6. Principio de economa
En toda adquisicin o contratacin se aplicarn los criterios de simplicidad,
austeridad, concentracin y ahorro en el uso de los recursos, en las etapas de los
procesos de seleccin y en los acuerdos y resoluciones recados sobre ellos,
debiendo evitarse, en las bases y en los contratos, exigencias y formalidades
costosas e innecesarias.
7. Principio de vigencia tecnolgica
Los bienes, servicios o ejecucin de obras deben reunir las condiciones de
calidad y modernidad tecnolgica necesarias para cumplir con efectividad los
fines para los que son requeridos, desde el mismo momento en que son
21

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

adquiridos o contratados y por un determinado y previsible tiempo de duracin,

con posibilidad de adecuarse, integrarse y repotenciarse, si fuera el caso, con los
avances cientficos y tecnolgicos.
8. Principio de trato justo e igualitario
Todo postor de bienes, servicios o ejecucin de obras debe tener participacin y
acceso para contratar con las entidades en condiciones semejantes a las de los
dems, estando prohibida la existencia de privilegios, ventajas o prerrogativas,
salvo las excepciones de ley.
Los principios sealados tienen como finalidad garantizar que las entidades del
sector pblico obtengan bienes, servicios y obras de calidad requerida, en forma
oportuna y a precios o costos adecuados. Servirn tambin como criterio
interpretativo para resolver las cuestiones que puedan suscitarse en la aplicacin
de la Ley y el Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones, como parmetros
para la actuacin de los funcionarios y de las dependencias responsables y para
suplir los vacos de la mencionada Ley y su Reglamento.
Los principios, entonces, no son meras declaraciones programticas que
establecen parmetros morales de conducta a los que resultara recomendable
que se ajusten los agentes pblicos y privados que intervienen en los procesos de
adquisicin o contratacin. Al estar recogido expresamente su triple objetivo en el
texto de la norma, su aplicacin se torna de obligatorio cumplimiento tanto en la
elaboracin de disposiciones reglamentarias por parte de las entidades pblicas
con competencia para ello, como en la interpretacin o integracin del TUO de la
Ley 26850 y del Reglamento.
Podemos citar un ejemplo respecto de la funcin interpretativa de los
mencionados principios. Un proceso de seleccin se ha declarado desierto porque
las especificaciones no pueden ser cumplidas por los proveedores del mercado.
De conformidad con el artculo 32 del TUO de la ley, la entidad debe formular un
informe que evale las causas que motivaron dicha declaratoria. Sin embargo, no
indica explcitamente quien debe hacerlo: si el Comit Especial o el rea usuaria.

22

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Dado que la formulacin del requerimiento y el perfil de la contratacin no

competen al Comit Especial, no podra dicho rgano colegiado hacer la
evaluacin definitiva, dado que las especificaciones fueron solicitadas por un rea
usuaria. De modo tal que no sera eficiente que tal labor recaiga en el Comit
Especial, pero s lo es que la realice el rea usuaria, dado que ella,
coordinadamente con el rgano de adquisiciones, perfila las condiciones mejores
para el uso final de lo que se requiere.
Supuesto distinto del caso anterior es cuando la razn de la declaratoria de
desierto es la rigurosidad de los factores de evaluacin.
En este supuesto corresponde al Comit Especial elaborar el informe, toda vez
que la elaboracin de las Bases s es de su competencia.
Por otro lado, un caso en el que se aprecia la funcin integradora de los principios
es el siguiente: en el calendario de un proceso de seleccin se dispone un plazo
para la presentacin de observaciones, su respectiva absolucin, as como la
integracin de bases. Ocurre que la entidad requiere culminar el proceso de
seleccin lo ms pronto para evitar un probable desabastecimiento inminente. As
las cosas, culmina el plazo de presentacin de observaciones, sin que ningn
adquiriente de Bases haya presentado su disconformidad. Puede el Comit
Especial, con aprobacin de la Entidad, adelantar la integracin de Bases y con
ello, la presentacin de propuestas, ahorrando as un tiempo til a fin de evitar el
desabastecimiento inminente.
La norma no indica nada sobre el particular, ni genrica ni especficamente. Sin
embargo, vemos que el principio de economa, dispuesto en el artculo 3 numeral
6 del TUO de la ley, establece que puede aplicarse el criterio de simplicidad en las
etapas de los procesos de seleccin.
De igual modo, el principio de eficiencia (artculo 3 numeral 4 del TUO de la ley)
indica que debe considerarse el plazo de ejecucin. Por dichas razones, en el
caso planteado, es posible adelantar las etapas de los procesos de seleccin.

23

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

2. TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN

En el grfico N 03 se aprecian los tipos de procesos de seleccin 7.
Grfico N 03: Tipos de Procesos de Seleccin
Internaciona
l

Veamos a continuacin cada uno de ellos.

Nacional

1. Licitacin Pblica

Se convoca para la adquisicin de bienes, as como para la contratacin de obras,

La Municipalidad
dentro de los mrgenes
establecen las normas presupuestarias.
ingresa alque
SEACE
3
La Licitacin Pblica para la ejecucin de obras se desdoblar en:
a) Licitacin Pblica Nacional para la ejecucin de obras por empresas
constituidas y con instalaciones en el pas.
b) Licitacin 4Pblica Internacional cuando las caractersticas tcnicas de las
obras requieran de participacin internacional.
La licitacin pblica se aplicar, por ejemplo, cuando se tenga prevista la
adquisicin de cinco camiones de limpieza pblica por un valor total de quinientos
mil nuevos soles o la rehabilitacin de un puente por un valor de un milln
doscientos mil nuevos soles.
2. Concurso Pblico
Se convoca para la contratacin de servicios, dentro de los mrgenes
establecidos por las normas presupuestarias.
Este tipo de seleccin se aplicar, por ejemplo, para el arrendamiento de un local
de propiedad de una asociacin civil por un valor de doscientos cincuenta mil
7

Segn el artculo 14 de la Ley N 26850 - Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y el artculo
77 del Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

24

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

nuevos soles anuales o la contratacin del servicio de vigilancia y seguridad por

un valor de doscientos diez mil nuevos soles anuales.
3. Adjudicacin Directa
Se convoca para la adquisicin de bienes, contratacin de servicios y ejecucin
de obras, dentro de los mrgenes establecidos por las normas presupuestarias.
La Adjudicacin Directa puede ser pblica o selectiva.
La Adjudicacin Directa Pblica se convoca cuando el monto de la adquisicin
o contratacin es mayor al cincuenta por ciento (50%) del lmite mximo
establecido para la Adjudicacin Directa en las normas presupuestarias.
La Adjudicacin Directa Selectiva se convoca cuando el monto de la
adquisicin o contratacin es igual o menor al cincuenta por ciento (50%) del
lmite mximo establecido para la Adjudicacin Directa por las normas
presupuestarias.
La Adjudicacin Directa Selectiva no requiere de publicacin. Se efecta por
invitacin, debiendo convocarse a por lo menos tres (3) proveedores.
Por excepcin, el Titular o la mxima autoridad administrativa de la entidad, o
aquel funcionario o funcionaria en quien stos hubieran delegado tal funcin,
mediante documento sustentatorio, podr exonerar al proceso de seleccin del
requisito de presentacin de tres proveedores.
Esta exoneracin puede darse siempre y cuando en el lugar en que se realice la
adquisicin o contratacin no sea posible contar con un mnimo de tres (3)
proveedores y que los bienes, servicios o ejecucin de obras a adquirir o contratar
estn destinados a satisfacer necesidades de la entidad en la localidad en que se
realiza el proceso.
A fin de garantizar la publicidad de las adjudicaciones directas selectivas, las
convocatorias respectivas sern notificadas a la Comisin de Promocin de la
25

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Pequea y Microempresa: PROMPYME, la que se encargar de difundirlas entre

las pequeas y microempresas.
El tipo de seleccin de Adjudicacin Directa Pblica se aplicar por ejemplo para
la adquisicin de un lote de computadoras por trescientos cuarenta y cinco mil
nuevos soles, contratacin de una consultora tributaria externa por un valor de
ciento diez mil nuevos soles anuales, reparacin de veredas por un valor de
quinientos ochenta mil nuevos soles.
El tipo de seleccin de Adjudicacin Directa Selectiva se aplicar para la
construccin de un comedor por un valor de ciento treinta mil nuevos soles,
adquisicin de un software por un valor de cincuenta mil nuevos soles.
4. Adjudicacin de Menor Cuanta
Se convoca para:
a) la adquisicin o contratacin de bienes, servicios u obras, cuyos montos
sean inferiores a la dcima parte del lmite mnimo establecido por las
normas presupuestarias para las licitaciones pblicas o concursos pblicos,
segn corresponda. Las adjudicaciones de menor cuanta destinadas a la
adquisicin de bienes y servicios as como a la contratacin de obras,
sern notificadas a PROMPYME, segn lo dispuesto en el segundo prrafo
del artculo 96 del Reglamento.
b) los procesos declarados desiertos; y
c) la contratacin de expertos independientes para que integren los Comits
Especiales.
Especficamente se aplica cuando:

se desea adquirir o arrendar financieramente un bien cuyo valor referencial

es inferior a cuarenta y cinco mil nuevos soles.

se desea arrendar no financieramente un bien o contratar un servicio cuyo

valor referencial es inferior a veinte mil nuevos soles.

se desea ordenar la ejecucin de una obra cuyo valor referencial es inferior

a ciento quince mil nuevos soles.

26

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Ejemplos: Arrendamiento de una oficina desconcentrada por un valor de cuatro

mil doscientos nuevos soles anuales, adquisicin de tiles de oficina por un
valor de treinta mil nuevos soles.
A diferencia de la normativa anterior, ya no se convocar una adjudicacin de
menor cuanta cuando la entidad apruebe la exoneracin del proceso de
seleccin que correspondera convocar, de conformidad con el artculo 19 del
TUO de la Ley. En este caso, segn el artculo 148 del Reglamento, la
adquisicin o contratacin se realizar mediante acciones inmediatas.
Ejemplo: la ejecucin, por situacin de emergencia, de un muro de contencin,
por un valor de un milln de nuevos soles.

Cuadro N 02: Tipos de Procesos de Seleccin y sus Objetos de Contrato

Licitaciones Pblicas

Concursos Pblicos

Objeto del Contrato

Objeto del Contrato

Adquisicin de bienes

Arrendamiento de bienes

Ejecucin de obras

Contratacin de servicios

Adjudicacin Directa Pblica

Contratacin de servicios de consultora

Adjudicacin Directa Selectiva

Objeto del Contrato

Objeto del Contrato

Adquisicin y arrendamiento de bienes

Adquisicin y arrendamiento de bienes

Contratacin de servicios

Contratacin de servicios

Contratacin de servicios de consultora

Contratacin de servicios de consultoras

Ejecucin de obras

Ejecucin de obras
Adjudicacin de Menor Cuanta

Objeto del Contrato

Adquisicin y arrendamiento de bienes, contratacin de servicios, contratacin de
servicios de consultora de obra, ejecucin de obras
El valor referencial para las Licitaciones Pblicas, Concurso Pblico y Adjudicacin
27

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Directa se determina segn lo dispuesto por las Leyes Anuales de Presupuesto.

Para el caso de las Adjudicaciones Directas Selectivas y Adjudicaciones de Menor
Cuanta, deben concordarse dichas Leyes con lo sealado en el Texto nico Ordenado
-TUO- de la Ley y su Reglamento.

3. MONTOS PARA LA DETERMINACIN DE LOS PROCESOS DE SELECCIN

La determinacin de los Procesos de Seleccin para efectuar las Licitaciones
Pblicas, Concursos Pblicos y Adjudicaciones Directas, en todas las Entidades
del Sector Pblico incluidas los Gobiernos locales, se sujetan a los montos
siguientes, de acuerdo al artculo 11 de la Ley de Presupuesto del Sector
Pblico para el Ao Fiscal 2006, Ley N 28652:

a) La Contratacin de Obras:

Licitacin Pblica: si el valor referencial es igual o superior a S/. 1 150

000.00.

Adjudicacin Directa: si el valor referencial es inferior a S/. 1 150 000.00.

Cuando el monto del valor referencial de una obra pblica sea igual o mayor a
S/. 4 050 000.00 el organismo ejecutor debe contratar, obligatoriamente, la
supervisin y control de obras.
b) La Adquisicin de Bienes y de Suministros:

Licitacin Pblica, si el valor referencial es igual o superior a S/. 450

000.00.

Adjudicacin Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 450 000.00.

Esto tambin se aplica a los contratos de arrendamiento financiero.

c) La Contratacin de Servicios y de Consultora, tales como prestaciones de
empresas de servicios, compaas de seguros, contratos de arrendamiento no
financieros y del personal contratado directamente por locacin de servicios,

28

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

as como investigaciones, proyectos, estudios, diseos, supervisiones,

inspecciones, gerencias, gestiones, auditoras, asesoras y peritajes de
acuerdo a:

Concurso Pblico, si el valor referencial es igual o superior a S/. 200

000.00.

Adjudicacin Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 200 000.00.

La contratacin de auditoras externas se realiza de conformidad con las

normas que rigen el Sistema Nacional de Control.

4. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIN Y PLAZOS POR TIPO DE

SELECCIN
Etapas del Proceso en Licitaciones Pblicas y Concursos Pblicos
El calendario de las licitaciones pblicas y concursos pblicos contendr las
etapas establecidas en el artculo 97 del Reglamento de la Ley de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado. (Ver el cuadro N 01).
En las licitaciones pblicas y concursos pblicos entre la convocatoria y la
presentacin de propuestas existir un plazo no menor a veinte (20) das y se
computa a partir del da siguiente de la publicacin de la convocatoria en el
SEACE.
El plazo entre la integracin de las Bases y la presentacin de propuestas no
podr ser menor de cinco (5) das.
Etapas del Proceso en Adjudicaciones Directas
El calendario de las adjudicaciones directas contendr las etapas establecidas en
el artculo 97 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del

29

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Estado, fusionndose en una sola las etapas de presentacin y absolucin de

consultas, y de formulacin de observaciones a las Bases, absolucin de
observaciones

integracin

de

stas,

las

cuales

se

desarrollarn

simultneamente.
Entre la convocatoria y la fecha de presentacin de las propuestas existir un
plazo no menor de diez (10) das.
El plazo entre la integracin de las Bases y la presentacin de propuestas no
podr ser menor de tres (3) das.
Etapas del Proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta para bienes y
servicios
Las etapas de la Adjudicacin de Menor Cuanta para la adquisicin o
contratacin de bienes y servicios son las siguientes:
1) Convocatoria y registro de participantes;
2) Presentacin y Evaluacin de Propuestas;
3) Otorgamiento de la Buena Pro.
Etapas del Proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta para la consultora de
obras o ejecucin de obras
Las etapas de la Adjudicacin de Menor Cuanta para la contratacin de
consultora o ejecucin de obras son las siguientes:
1) Convocatoria y registro de participantes;
2) Presentacin de Consultas, absolucin e integracin de las Bases;
3) Presentacin de Propuestas;
4) Evaluacin de Propuestas;
5) Otorgamiento de la Buena Pro.
Entre la convocatoria y la fecha de presentacin de propuestas debe existir un
plazo no menor de seis (6) das.
5. CONVOCATORIA DE LOS PROCESOS DE SELECCIN
Requisitos
30

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

La convocatoria de todo proceso de seleccin deber contener obligatoriamente

lo siguiente:
1) La identificacin, domicilio y RUC de la Municipalidad que convoca
2) La identificacin del proceso de seleccin
3) La indicacin de la modalidad de seleccin, de ser el caso
4) La descripcin bsica del objeto del proceso
5) El valor referencial
6) El lugar y la forma en que se realizar la inscripcin o registro de participantes
7) El costo del derecho de participacin
8) El calendario del proceso de seleccin.
Convocatoria a Licitacin Pblica, Concurso Pblico y Adjudicacin Directa
Pblica
La convocatoria de las licitaciones pblicas, concursos pblicos y adjudicaciones
directas pblicas se realizar a travs de su publicacin en el Sistema Electrnico
de Adquisiciones y Contrataciones del Estado: SEACE.
La Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa: PROMPYME tendr
acceso permanente a la informacin de los procesos de seleccin registrados en
el SEACE para su anlisis y difusin entre las micro y pequeas empresas.
Convocatoria a Adjudicacin Directa Selectiva
La convocatoria a un proceso de Adjudicacin Directa Selectiva se realiza
mediante invitacin cursada a no menos de tres (3) proveedores y con la
respectiva notificacin a la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro
Empresa: PROMPYME siempre que el objeto del proceso corresponda a sectores
econmicos donde exista oferta competitiva por parte de las MYPES, los cuales
se determinarn mediante Decreto Supremo8.
Convocatoria a Adjudicacin de Menor Cuanta
La convocatoria se realiza mediante invitacin que puede ser a uno o ms
proveedores, segn corresponda en atencin a la oportunidad, al monto, y a la
complejidad, envergadura o sofisticacin de la adquisicin o contratacin.

De acuerdo al artculo 18 de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

31

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

La convocatoria de los procesos de seleccin para la adquisicin de bienes o

contratacin de servicios, cuyos valores referenciales sean iguales o superiores a
cuatro Unidades Impositivas Tributarias (4 UIT), y para la contratacin de la
ejecucin de obras cuyos valores referenciales sean iguales o mayores a diez
Unidades Impositivas Tributarias (10 UIT) se notificarn a la Comisin de
Promocin de la Pequea y Micro Empresa: ROMPYME siempre que el objeto del
proceso corresponda a sectores econmicos donde exista oferta competitiva por
parte de las MYPES.

CONSULTAS FRECUENTES
Consulta
Cul es el procedimiento para la modificacin del plan anual de
adquisiciones y contrataciones?
Para modificar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, debidamente
aprobada por el Titular del Pliego (Alcalde), deber de revisarse previamente la
asignacin presupuestal que posibilite tal modificacin.
Se modificar el Plan cuando:
1. Se tenga que incluir o excluir procesos de seleccin.
2. Se modifique la cantidad prevista de bienes, servicios u obras en ms de
veinticinco por ciento del valor estimado en el Plan y ello cambie el tipo de
proceso de seleccin.
La aprobacin y difusin de las modificaciones del Plan Anual se har de la forma
prevista en los Artculos 25 y 26 del Reglamento de la Ley de Adquisiciones y
Contrataciones del Estado aprobado por el D.S. 084-2004-PCM, que seala que
deber ser aprobado por el titular del Pliego, es decir, el Alcalde.

32

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Las modificaciones debern de ser publicados en el SEACE, en un plazo no

mayor de (05) das hbiles despus de aprobada la modificacin, a travs del
Internet. De no contar con acceso a Internet, debern de remitirla por medios
magnticos (disquete, otros) al Consejo Superior de

Contrataciones y

Adquisiciones del Estado: CONSUCODE.

Consulta
Los

procesos

de

bienes,

servicios

obras

de

menor

cuanta,

obligatoriamente deben ingresar al SEACE y llevarse a cabo todas las fases

del proceso en el indicado sistema?
Si. Los procesos de Menor Cuanta tienen particularidades, que hay tomar en
cuenta, pero en lo general se procede como cualquier proceso de seleccin.
En principio, las Adjudicaciones de Menor Cuanta que pueden ser programadassern incluidas en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
Hay que tener en cuenta que la Adjudicacin de Menor Cuanta, se convoca
para:
a) La adquisicin o contratacin de bienes, servicios y obras, cuyos montos
sean inferiores a la dcima parte del lmite mnimo establecido por las
normas presupuestarias para las licitaciones pblicas o concursos pblicos,
segn corresponda. Las adjudicaciones de menor cuanta, destinadas a la
adquisicin de bienes y servicios as como para la contratacin de obras,
sern notificadas a PROMPYME, segn lo dispuesto en el segundo prrafo
del Artculo 96 del Reglamento de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones
del Estado.
b) Los procesos declarados desiertos y
c) La contratacin de expertos independientes para que integren los Comits
Especiales
Etapas del Proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta para bienes y
servicios
Las etapas son las siguientes:
1) Convocatoria y registro de participantes
33

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

2) Presentacin y Evaluacin de Propuestas

3) Otorgamiento de la Buena Pro.
Etapas del Proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta para la consultora
de obras o ejecucin de obras
Las etapas de la Adjudicacin de Menor Cuanta para la contratacin de
consultora o ejecucin de obras son las siguientes:
1) Convocatoria y registro de participantes
2) Presentacin de Consultas, absolucin e integracin de las Bases
3) Presentacin de Propuestas
4) Evaluacin de Propuestas
5) Otorgamiento de la Buena Pro.
Como se realiza el proceso de Menor Cuanta
La convocatoria se realiza mediante invitacin que puede ser a uno o ms
proveedores, segn corresponda en atencin a la oportunidad, al monto, y a la
complejidad, envergadura o sofisticacin de la adquisicin o contratacin.
La convocatoria de los procesos de seleccin para la adquisicin de bienes o
contratacin de servicios, cuyos valores referenciales sean iguales o superiores a
cuatro Unidades Impositivas Tributarias (4 UIT), y para la contratacin de la
ejecucin de obras cuyos valores referenciales sean iguales o mayores a diez
Unidades Impositivas Tributarias (10 UIT) se notificarn a la Comisin de
Promocin de la Pequea y Micro EmpresaPROMPYME siempre que el objeto
del proceso corresponda a sectores econmicos donde exista oferta competitiva
por parte de las MYPES.
Consulta
Por qu para adquirir un producto de gran valor se enva una convocatoria
a PROMPYME y CONSUCODE?
La Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, seala que las
adquisiciones de Bienes y Servicios que superen 1 (una) Unidad Impositiva
Tributaria: UIT (3,300 nuevos soles para el presente ao 2006) debern ser
realizadas a travs de un proceso de menor cuanta, el que deber de ingresarse
34

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

en el SEASE (pagina del CONSUCODE en el que se publican todos los procesos

de seleccin: Menor Cuanta, Concursos Pblicos, Adjudicacin Directa Selectiva,
Adjudicacin Directa Pblica, Licitacin Pblica, etc.
Asimismo deber de comunicarse a PROMPYME, de acuerdo a lo dispuesto por
la Ley y su Reglamento, con la finalidad de que las MYPES locales participen en
los procesos convocados por las Instituciones Publicas.

Consulta
Cules son las funciones que cumple el comit especial de adjudicaciones
directas selectivas, y quienes pueden conformarlo?
El Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado establece
especficamente las funciones de los Comits Especiales y quines pueden
integrarlos. Para el caso de Adjudicaciones Directas Selectivas puede designarse
un Comit Especial especfico, pero lo recomendable es la designacin de un
Comit Especial Permanente que es permitido para adjudicaciones directas (sean
adjudicaciones directas selectivas o adjudicaciones directas pblicas), conforme
dispone el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado en
su articulo 44 (ver tambin artculo 77 de la misma norma).
* Las funciones de ste Comit Especial Permanente son las mismas que
cualquier Comit Especial, es decir, es competente para elaborar las bases del
proceso, convocar al proceso, absolver las consultas y observaciones, evaluar las
propuestas, otorgar la buena pro, declarar desierto si es el caso, consultar o
proponer las modificaciones de las caractersticas tcnicas y el valor referencial,
todo acto que considere necesario para el desarrollo del proceso hasta el
consentimiento de la buena pro. El Comit Especial no podr modificar de oficio
las Bases aprobadas.

35

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

El Comit Especial Permanente puede estar integrado por 3 5 personas. En

cualquiera

de

los

casos,

uno

de

los

integrantes

deber

pertenecer

necesariamente a la dependencia encargada de contrataciones y adquisiciones

de la entidad (tenga en cuanta que la ley no obliga a que sea funcionario), otro de
los integrantes deber ser del rea usuaria (quien va a utilizar el bien o servicio
materia del proceso de seleccin). Uno de los miembros, cualquiera de ellos,
debe tener conocimiento tcnico sobre el objeto de la convocatoria. Por ejemplo,
si se va a adquirir maquinarias de construccin, uno de los integrantes del Comit
debe conocer explcitamente de este tema, si se va a adquirir alimentos, ser
necesario de un especialista nutricionista. Si la municipalidad no tiene tcnicos
especialistas en el objeto de la convocatoria, sera recomendable contratar un
independiente especialista externo para que forme parte del Comit o lo asesore.
Ello est permitido. Vase el reglamento mencionado, artculo 49).
Consulta
Cmo informar a CONSUCODE el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones: PAAC?
La remisin de informacin al CONSUCODE y la informacin contenida en el Plan
Anual de Adquisiciones y Contrataciones se hace a travs de uno de los
mecanismos siguientes, de acuerdo a las facilidades tcnicas con que cuente la
municipalidad:
a) Las municipalidades que no cuenten en su localidad con acceso a Internet,
podrn remitir la informacin por medio impreso, de acuerdo con formato
especialmente diseado para el efecto.
b) Las municipalidades que cuentan con acceso al servicio de Internet en su
localidad debern elaborar y remitir el Plan Anual a travs del Programa
especialmente diseado para tal efecto, el mismo que se encuentra a su
disposicin

en

la

pgina

http://www.consucode.gob.pe.

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electrnica

del

CONSUCODE

Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

En este caso, la informacin del Plan Anual podr ser remitida a travs de
cualquiera de las siguientes formas:
1. Ingresando el Plan Anual directamente al Sistema Electrnico sobre
Adquisiciones y Contrataciones del Estado: SEACE. Esta es la opcin
recomendada si la municipalidad posee acceso a una lnea dedicada.
2. Ingresando la informacin a una hoja electrnica, descargada previamente
desde la pgina web de CONSUCODE http:\\www.consucode.gob.pe, y
envindola

en

forma

electrnica

va

el

Sistema

Electrnico

sobre

Contrataciones y Adquisiciones del Estado: SEACE. Para ello se deben seguir

las instrucciones del respectivo formato. Excepcionalmente, en caso de
imposibilidad o limitaciones para realizar el envo de la hoja electrnica a
travs de la Internet, la municipalidad podr remitirla por medio magntico
(disquete de 3"), sin perjuicio de acompaar el documento respectivo que
acredite la veracidad de lo indicado en los archivos digitales, firmado por el
Titular del Pliego o la mxima autoridad administrativa de la Entidad o el
funcionario en quien se hubiera delegado dicha facultad.
A fin de utilizar los mecanismos indicados en el literal b), la municipalidad debe
tramitar ante el CONSUCODE la creacin de un usuario para el acceso al
Sistema de Informacin sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Para tal
efecto, la Entidad deber remitir al CONSUCODE el nombre, cargo y correo
electrnico de la persona responsable de interactuar con el Sistema. En
respuesta, CONSUCODE notificar al correo electrnico indicado el usuario y
contrasea inicial para la persona designada. La solicitud de creacin de usuario
deber estar refrendada por el Titular del Pliego Presupuestario, por la mxima
autoridad administrativa de la municipalidad o por el funcionario designado de
conformidad con el numeral 2 de las Disposiciones Especficas de la Directiva,
segn corresponda.

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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

La remisin de la informacin regulada por la Directiva 9 respectiva ser de

responsabilidad del Titular del Pliego Presupuestario o de la mxima autoridad
administrativa de la Entidad, segn corresponda, es este caso el Alcalde.
La informacin del Plan Anual presentada por las Entidades al CONSUCODE
tiene carcter de declaracin jurada y est sujeta a las responsabilidades legales.
La simple presentacin no implica la convalidacin o conformidad de la
informacin reportada que no se cia a la Directiva correspondiente.
En caso de detectarse omisin en la presentacin de la informacin o defectos en
su contenido, el infractor asumir la responsabilidad que le asiste, conforme a la
normativa vigente, sin perjuicio de ponerse el caso en conocimiento de la
Contralora General de la Repblica.
Consulta
Cmo

cuando

se

podra

modificar

el

presupuesto

de

cada

municipalidad? Por qu a veces el presupuesto designado para una obra

se acaba antes de la culminacin? En ese caso podra modificarse o que
se podra hacerse?
El presupuesto municipal puede ser modificado por la sesin de consejo previo
informe del gerente de planificacin y presupuesto o de quien haga sus vecescon el sustento respectivo.
En relacin a los presupuestos de obra, en muchos casos no se contempla el tipo
de terreno (rocoso, arenoso, etc.) y esto hace que sea necesario ampliar el
presupuesto inicial. Para ampliarlo tiene que haber un informe tcnico del
responsable de la obra. Existen otros casos en los que, por ejemplo, en el
expediente no se contemplan obras complementarias y esto hace que el
presupuesto se ample. En estos casos se puede modificar el presupuesto con el
informe respectivo. La ruta es la siguiente: 1. Oficina de Planificacin y
Presupuesto 2. Comisin de Regidores de Planificacin y Presupuesto para su
dictamen 3. Sesin de Concejo para su aprobacin.

DIRECTIVA N 005-2003/CONSUCODE/PRE
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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Consulta
Una vez aprobado el PAAC, es posible incorporar los procesos para la
compra de los programas de complementacin alimentaria?
S es posible. Para ello han de observarse los pasos establecidos en el artculo 27
del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Este artculo seala que el Plan Anual de Adquisiciones podr ser modificado de
conformidad con la asignacin presupuestal o en caso de reprogramaciones de
las metas institucionales. Seala, en su inciso primero, que el PAAC se modificar
cuando se tengan que incluir o excluir procesos de seleccin, lo que quiere decir
que s es posible incorporar el proceso para la compra de los programas de
complementacin alimentaria.
Una vez incluido, el Plan Anual modificado deber ser aprobado por el alcalde,
para que se pueda pasar a realizar el proceso de seleccin. De lo contrario, no es
procedente.
Consulta
La adjudicacin de menor cuanta de bienes y servicios debe contar con un
contrato
No. La adjudicacin de menor cuanta de bienes y servicios debe contar con una
orden de compra u orden de servicio. No es necesario suscribir contrato alguno.
Tampoco es necesario que el ganador de la buena pro presente una garanta de
fiel cumplimiento.
Consulta
Cmo se perfecciona un contrato derivado de una adjudicacin de menor
cuanta?
Segn el Artculo 197 del Reglamento los contratos se perfeccionan con la
suscripcin del documento que los contiene. Sin embargo, tratndose de
adjudicaciones de menor cuanta, distintas a las convocadas para la ejecucin de
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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

obras, el contrato se podr perfeccionar con la recepcin de la orden de compra o

de servicio.

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