ICG mos CAPITULO XI CONTABILIDAD GERENCIAL PARALA CONSTRUCCION El nombre de este Capitulo es Contabilidad Gerencial para la Construccién, ya que ol onfoque del mismo es el gerencial, a idea no es que se ensefe a llevar los libros pues esa es la labor del Contador, sino la idea es que desde el punto de vista de! gerente 0 profesional de la construccién (ingeniero, arquitecto, etc.) se vea el manejo contable de los proyectos a fin de que podamos hacer un andlisis de los Estados Financieros de una empresa o de un proyecto de Construccién. Es un tema sencillo, solo se necesita saber las operaciones basicas aritmélicas; los profesionales, de obra tenemos una pequeiia complicacién, porque en la contabilidad normalmente se nos presentan ‘numeros los cuales tenemos que interprotar, pues no se vé de donde salen. Generaimente los ingenieros estamos acostumbrados a realizar desarrollar todas las operaciones y al final legar a un resultado luego de seguir un camino fégico, en cambio en este tema contable, de pronto te presentan un Estado Financiero y ves nimeros pera no sabes de donde salen, lo que dificulta su comprensién; debido a ue justamente no vemos todo el procedimiento para poder interpretar lo que es un Estado Financiero Desarrollaremos con alguna teoria, definiciones y ejemplos con los cuales se facilitaré su ‘comprensién. CONTABILIDAD: Es un sistema de informacién integrado a la empresa, cuyas funciones son identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de un ente econémico, en forma clara y fidedigna La Contabilidad en un sistema de informacién integrado a la empresa; eso significa que es parte de la empresa. Nos va servir como informacién y nos va dar datos los cuales nosotros tenemos que interpretar. Como dice es un sistema y un sistema es una metodologia, un proceso. tiene pasos, 0 ea los sistemas se componen de procesos. Las funciones del sistema son: identiicar, modir, clasiticar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de un ente econémico, en forma lara y fidedigna. Que significa esto, primero clara porque cualquier persona debe ser capaz de poder entenderla y fidedigna porque lo que refleja tiene que sor real, debe ser crcible, debe ser lo que verdaderamente a sucedido on una empresa o lo que refleja la situacion real de una empresa en el hace el andlisis conlable, que quiere decir esto, que la Contabilidad es como la fotografia del momento; si yo hago el analisis de la empresa hoy dia que es lunes no es lo mismo que momento en el qui ING. RODOLFO DURAN GUEROL ICG, Instituto de la Construccién y GerenciaICG com lo haga el viernes, porgue entre lunes y viernes ha pasado un serie de operaciones que se tiene que registrar; porque ha habido compras, ventas, valorizaciones, etc. Por eso es que en los estados financieros como Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias siempre se empieza poniendo el lombre de fa empresa, el nombre del estado financiero y la fecha en la cual se hace, porque no es lo ‘mismo hacerla hoy que mafiana, ese es el punto niimero 1; 0 sea es la foto del momento, no es como hacer finanzas; porque las finanzas estan basadas en los flujos de caja. Los flujos de caja son los manejos del dinero en el tiempo puede ser hacia atras 0 puede ser hacia adelante; en cambio la Contabilidad en a fotografia del momento. esa es la diferencia entre la Contabilidad y las finanzas, ambas sven pero la Contabilidad te cuenta la historia de la empresa y las finanzas trata de predecir el futuro Definicion de la Contabilidad = Sistema de informacién - __ Integrado a la empresa: reflejo de la operacion / situacién de la empresa ~ __ Reficja las operaciones del ente econdmico / empresa - Clara - Completa - Fidedigna - Actividades, + Rutinarias: identficar, medir, clasificar, registrar - Gerenciales: interpretar, analizar, evaluar e informar - _ Sistematizacién de los procesos rutinarios: libera al contador de las labores rutinarias Contabilidad, es un Sistema de informacién. Un sistema normalmente se compone de procesos, fentonces tenemos varias maneras de hacer el trabajo contable, que todas son ordenadas y conocidas, son procesos establecidos, Es integrado a la empresa, porque refleja la operacién de la empresa, la situacién de la empresa y lo que les decia es la fotografia del momento; no es lo mismo hacer la Contabilidad hoy dia que hacerlo la semana que viene, Y tiene que reflejar las operaciones de la empresa en forma clara para que cualquiera lo pueda entender; tiene que ser completa, tiene que estar todo no te puedes saltear nada porque te olvidaste 0 porque no te conviene y ademas tiene que ser fidedigna porque tiene que ser real y todo lo que se refloje debe ser verdadero, Instituto de la Construccién y Gerencia, ICG ADMINISTRAGION DE EMPRESAS CONSTRUCTORASICG m7 La Contabilidad se puede definir basicamente en 2 tipos de actividades: Las rutinarias, que son identificar, medir, clasificar, registrar. Y lo que quiere decir esto que es la labor de recibir la factura, identificar a que partida corresponde, clasificarla, registrarla, ver cuando se va pagar, et. Y la Gerencial, que es justamente lo que a nosotros nos interesa, que es interpretar, analizar, evaluar e informar; esto quiere decir que yo tengo que interpretar los estados financieros, tengo que interpretar lo que me presenta el contador, también puedo Informar a los propietarios, a la gerencia, a los bancos, etc, normalmente uno va al banco a abrir una cuenta corriente, a sacar un linea de crédito © a sacar un carta fianza, el banco te va a solicitar tus estados financieros de los iltimos 3 meses, y lo que normalmente te piden es el Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias aparte que te piden los pagos a la SUNAT y etc. Zy por qué te piden eso?; porque justamente ellos se estén informando de la situacién de la empresa al leer sus Estados Financieros, con lo cual pueden saber cuanto dinero ha movido esa empresa, cuanto ha vendido, cuanto le cuesta mantenerse, cual es su punto de equilibro, cuanta fé le tienen los mismos propietarios a la empresa, etc. La sistematizacion de los procesos rutinarios mediante softwaro, libera al contador de las labores rutinarias, pocas empresas o ninguna trabajan manualmente, OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD - Proporcionar informacion financiera a - Terceras personas (inversionistas potenciales, proveedores) - — Accionistas (resultado de la inversién efectuada) - Estado (tributos y aportaciones) ~ _ Instituciones financieras (evaluacién erediticia) ~ Gerencia (marcha del negocio / toma de decisiones) - Contabilidad NO es teneduria de libros: proceso de anotacién de las operaciones del ente econémico ~ Contabilidad incluye: - Preparacién, andlisis @ interpretacion de EEFF = Costos y presupuestos Control interno - Aspectos tributarios Como indicaba una de las labores es proporcionar informacién, ja quiénes pueden proporcionar informacion?, a terceras personas; por ejemplo yo quiero vender la empresa entonces los posibles compradores me van a pedir los Estados Financieros para saber la siluacién de la empresa en ese ING. RODOLFO DURAN QUEROL CG, Instituto de la Construccién y GerenciaICG 7 momento; como por ejemplo proveedores. ‘También puede servir para proporcionar informacién a los a ‘onistas, de repente la empresa puede tener accionistas que nunca estén en la empresa, normalmente en las empresas chicas o ‘madianas los accionistas siempre trabajan en la empresa pero en las grandes no; en la reunién del directorio los accionistas normalmente reciben el estado financiero antes de las reuniones del directorio, con lo cual pueden analizar y van a la reunién informados de tode el movimiento econémico que ha tenidos esa empresa ‘También puede servir para proporcionar informacion financiora al Estado, y basicamente nosotros usamos la Contabilidad para el Estado, normalmente en la empresas chicas y medianas uno se acuerda de la Contabilidad cuando ya se acerca el fin de mes, generaimente antes de eso no se acuerdan, y 80 es debido a la obligacién que tiene la empresa de pagar el IGV, cl impuesto a la renta, etc ‘También puede servir para dar informacién a las instituciones financieras; si quiero abrir una cuenta corriente, sacar una linea de crédito o una linea de carta fianza o una operacién puntual o fo que sea, el banco me va a solicitar los Estados Financieros; el banco abre tus Estados Financieros y saben el estado de la empresa. Ellos normalmente evaluan el Capital Social. .Qué significa el capital social?, es una partida del Balance General, es el dinero que han aportado los accionistas para que ‘sa empresa funcione. Si tu empresa tiene 1,000 soles de capital social, el banco lo va interpretar ‘como que ni tu mismo crees en tu propia empresa; es distinto que aportes 1,000 que aportes 100,000:Si aportas 100,000 es porque le tienes mas fe, asi lo interprotan los Bancos, generalmente miran el capital social y ya no miran mas. Entonces lo que queremos 0 debemos conocer es interpretar los analisis financieros, y usar la Contabilidad para el control interno de la empresa y ver los aspectos tributarios, PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD - Ente econémico: actividad econémica para la cual se deben controlar los recursos. Definir cleramente cudles son los limites del ente econdmico. ~ _ Periodo: para el cual se van a registrar los hechos econémicos. Minimo: una vez al aft. Normal: une vez al mes. Deben ser entregados oportunamente. - Unidad de medida: se registran los hechos cuantificables en unidades monetarias aceptadas en el pais. ~ Valuacién o megicién: una sola forma de valuacién de los hechos econémicos. Costo histérico (de aduisicion) ajustado por la inflacién (IPM) 0 valor de mercado (el menor). Instituto de la Construccién y Gerencia, ICG [ADMINISTRACION DE EMPRESAS CONSTAUCTORAGmn ®ICG Es un sistema integrado a la empresa y sirve para evaluar, medir, clasificar, registrar, analizar las operaciones de un ente econdmico, {Qué es un ente econémico?, es la actividad econémica para lo cual se debe controlar los recursos; en cualquier tipo de empresa no necesariamente es una empresa de construccién; hay que definir claramente cuales son los limites del ente econdmico. Normalmente ‘cuando se crea una empresa, se indica en la fundacién de la empresa, en los statutes, en los registros Piblicos cual es el fin de la empresa, entonces tu dices yo estoy creando una empresa de construccién; entonces eso es el giro del negacio. Entonces si tienes una raz6n social de una empresa de construccién, no puedes con esta empresa de construct 6n vender joyas por ejemplo zno?, porque podias haber puesto es una empresa de construccién donde también vendemos joyas; entonces les operaciones del ente econémico tienen que estar bien definidas, a que se dedica la empresa, cual es su negocio y obviamente dentro de Ia construccién hay muchas cosas diversas, como alquilar maquinaria, etc. pero 1o es tu negocio principal, tra cosa que tiene que estar definida y que es otro principio de la Contabilidad, es el Periodo, el cual es la etapa para la cual se van a registrar los hechos econémicos; normalmente se hace una vez al mes y deben ser entregados oportunamente, porque todos tenemos fechas establecidas para hacer declaraciones de impuestos 2 la SUNAT. Normalmente nosotros los profesionales de la Construccién vemos la Contabilidad solamente cuando llega el fin de mes y hay que pagar a la SUNAT y recién nos preocupamos, pero en realidad nosotros podriamos utilizar la Contabilidad para muchas otras cosas, como para saber cémo va evolucionando la empresa y cual ¢s ol futuro de la empresa cosa que debe estar clara en la Contabilidad es la Unidad de Medida en el Peri la Contabilidad normalmente se hace en soles, hay algunas empresas que llevan la Contabilidad en dolares, como algunas transnacionales porque sus casas matrices estan fuera del Pais, pero los reportes y los pagos a la SUNAT se hacen en soles. at Hay muchas maneras de hacer Contabilidad, normalmente en el Peri nosotros usamos el costo histérico, Jo que significa “cuanto nos cuesta comprar y cuanto estamos pagando” 0 sea reflejamos exactamente lo que hacemos, los ajustes por inflacién los podemos hacer al final de periodo, etc. Se registra lo que dice la factura, en otros paises manejan la Contabilidad de otra forma PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD + Continuidad: el proceso de contabilizacién asume la continuidad indefinida de la empresa De no ser asi deberd indicarlo en las notas a los EEFF. Importancia relativa 0 materialidad: se reconacen los hechos econémicos que afectan la marcha del negocio (se le rompié el lépiz al cajero / se rompi6 el diferencial del tractor) Ciertos hechos econémicos que no afectan significalivamente la marcha del negocio deben registrarse por propésitos del control (caja chica - pasaje). ING, RODOLFO DURAN QUEROL ICG, Instituto de la Construccion y Gerencia“1CG 7 - Asociacién: los ingresos / egresos de un periods deben reconocerse y rogistrarse en la contabilidad en el periodo correspondiente. La diferencia entre ingrasos y egresos refleja el resultado del negocio. Entonces otra cosa que asume la Contabilidad, es que cuando uno constituye una empresa se hace con la idea de que esta perdure en el tiempo es decir que su duracién sea indefinida, de no ser ‘asi hay que indicarfo, Por ejemplo ta creacién de consorcios, cuando uno hace un contrato de consorcio 1 consorcio normalmente tiene una duracién definida, es decir nosotros nos hemos consorciado para ejecutar esta obra y cuando ésta termine se acaba este consorcio; entonces si nosotros vamos a llevar la Contabilidad de ese consorcio la duracién tiene que estar indicada; si no lo indicas se va asumir que la duracién es indefinida. Otros de tos principios de le Contabilidad es que tenemos que registrar les cosas importantes; por ejemplo si nosotros creamos una empresa de construccién o tenemos una empresa de movimiento de tierras y se nos malogra un tractor y arreglarlo nos cuesta dinero eso hay que registrarlo porque vamos a pagar por eso; y eso esté afectando la marcha del negocio, porque si ese tractor no se hubiera malogrado quizas hubiera valorizado muchisimo mas, Sin embargo las coses pequefias como: pasajes, taxis, etc. es0 lo puedes sacar como caja chica: fjas un monto de caje chica semanal de la oficina 0 de la obra y eso lo envias todo como caja chica en una sola cosa. ‘Siempre hay que tener en cuenta que cosas son importantes y que no para la marcha del negocio, Depende del tamano de la empresa, Cosas que para una empresa grande no van a ser tan importante ‘como para una empresa chica; de repente para una empresa chica 20,000 sales es Ia diferencia entre la vida y la muerte y para una empresa grande no. Otros principio de la Contabilidad es la asociacién, que los ingresos de un periodo deben reconocerse y registrarse en la Contabilidad en un periodo correspondiente, {Qué significa eso?, que si yo facturo el dia de hoy, debo registrario hoy dia; no importa si me pagan en diciembre o enero, igual tengo que registrarlo hoy; es decir se registra cuando se conoce el hecho; no porque me paguen en enero voy a registrar en enero, “poryue después va venir la SUNAT y me va decir: oye pero tit tienes una factura de noviembre, y dirs es que no me pagaron, eso a ellos no les interesa, zpor qué?” porque es un principio de la Contabilidad que los hechos se registren en el momento en el que suceden, Eso a veces ara nosotros es un problema porque facturas y cobras después de un periodo de tiempo, pero igual el impuesto (IGV) tienes que pagarlo, Instituto de la Construccién y Gerencia, CG ADMINISTRACION DE EMPRESAS CONSTRUCTORASm4 (Compre materia prima a credito existoncias de materia 100.00) 5000 200 ‘cuentas por pagar - proveedores _ 100.00] _ | |Erivega materia prima a produccion i existencies de materia 60.00] 3000 200 __costo ce produccion 60,00] | ago remanoraciones a obreros a | costo de produccién 50.00| | remuneraciones por pagar _s0.00| |Produccion terminada a Existencias | costo de produccién |__ +1000 existencias de pro a “100011000, 100) |Venta de product minado al credito 7 ventas 12000 8000 1.50) cuentas por cobrar 120.00| enxistencias de products terminados 80.001 8000 1.09 costo ce mercaderiavendida _ Uno de los principios de la Contabilidad es que siempre las cosas se van a registrar dos veces. Por ejemplo en el cuadro que se muestra, dice: Compro materia prima a crédito, entonces a mi almacén entran 100 soles de materia prima, 50 unidades a 2 soles cada uno; entonces registro en existencia de material 100 soles, pero también como siempre se tiene que registrar dos veces, en cuentas por pagar registro 100 soles, siempre se registra 2 veces, {por qué?, porque la ecuacién fundamental de la Contabilidad es: Active = Pasivo + Patrimonio Entonces hay una igualdad, activo es igual a pasivo mas patrimonio. Entonces si yo digo de la existencia de materiales 100, eso es mi activo, porque es de la empresa; pero para que se cumpla la igualdad tengo que registrar on el otro lado que debo 100, eso es pasivo; entonces por esto es que siempre se registra 2 veces, para que se cumpla la ecuacion fundamental de la contabilidad Otros de los principios de la Contabilidad es que siempre se registra 2 veces; por ejemplo aca, entrego material a produccién; también registro 2 veces. Como estoy entregando a produccién disminuye existencias pero aumenta produccién. ING. RODOLFO DURAN QUEROL ICG, Instituto de la Construccién y GerenciaICG 73 Pago a obreros, también registro 2 veces, lo que me cuesta producir y remuneraciones por pagar. PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD ‘Se debera reflejar las ventas de una empresa aunque no hayan sido cobradas. Se registra una venta contra una cuenta por cobrar. - Realizacién: los hechos econémicos se registran cuando se conoce que afectaran la marcha del negocio y sean cuantificables. = Revelacién plena: la informacién presentada refleja la situacion de todo el ente econdmico, en forma resumida y agrupada. Normas CONASEV para la presentacion de EEFF, = Prudencia: no sobrestimar ingresos / activos, no subestimar pasivos / gastos. Los Ingresos se registran cuando se realizan, los egresos cuando se conocen. Contabilidad de causacién: los hechos econdmicos se registran en el periado en el que se dan. No se registran cuando se pague o reciba el efectivo. Los hechos econémicos se registran en cuentas contables: - Ordenar el registro Generar informacion apropiada = Conjunto de cuentas - Plan de cuentas Otros de los principios es que se deben registrar las ventas de una empresa aunque no hayan sido cobradas, entonces ya hemos vistos que hay una cuenta que se llama Cuentas por Cobrar: lo que les decia que ya facture pero no todavia no me han pagado, lo registro en Cuentas por Cobrar. Por ejemplo: trabajas con “Empresat” y “Empresat” te paga los 90 dias, tu le facturas el 1° de enero y te paga el 1° de abril, pero tu esa factura de todas maneras tienes que registrarlo ol 1° de enero y se registra cumme une Cuenla por Cobra nv linporta si la cobraste 0 no, @ la SUNAT no Ie va interesar eso Le realizacion: los hechos econémicos se registran cuando se conoce que afectaran la marcha del negocio y sean cuantificables, es decir, “si es hoy dia, registro hoy dia’ y “si es mahana registro mafiana". Recuerden que la Contabilidad refleja la realidad de la empresa en el momento en que se Instituto de la Construccién y Gerencia, ICG AOMINISTRAGION DE IPRESAS CONSTRUCTORASms ICG €s decir si lo hago hoy dia es distinto a que si lo haga mafiana, debido a que pueden haber sucedido muchas operaciones econémicas, recuerden que la Contabilidad es la fotografia del ‘momento no es como las finanzas que es e! manejo del dinero en el tiempo. La prudencia, si tu aprovisionas, por ejemplo, no debes sobrestimar ingresos, ni gastos. Por ejemplo no vas a decir aprovisiono 10,000 pero considero un adicional de 100 porsiacaso, tienes que estar mas 0 menos de acuerdo a la realidad. Y como ya lo hemos visto los ingresos se registran cuando se realizan y los egresos cuando se conocen. Se registran cuentas contables en orden, lo que se llama un plan de cuentas. En orden porque el registro tiene que ser realizado en forma clara y fidedigna, quiere decir que cualquier persona lo pueda entender. Si el orden esta preestablecido, cualquier persona que lea comprenderé el orden: y tione que ser fidedigna, en decir que todo lo que aparezca tiene que ser real PROCESO DE REGISTRO PROPIEDADES. BIENES - DERECHOS PARTICIPANTES ACREEDORES - PROPIETARIOS Bienes => == Equipos Derechos = == ~—Cuentas por Cobrar Bancos lAcreedores =m —-Proveedores, Bancos Propieatarios “= — Accioristas ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO EI Activo: el a ‘0 son todos los bienes, todos los derechos de la empresa, todo lo que es propio de la empresa. El Activo se registra de lo mas liquido a lo menos liquido, por eso es que la cuenta caja bancos es la cuenta numero 1, porque se registra de lo mas liquido a lo menos liquido EI Pasivo: es todos los derechos de los acreedores y por eso es que se registra de lo que mas te afecta a lo que menos te afecta, por eso es que la primera cuenta del pasivo ¢s el sobregiro bancario, porque los sobregiros bancarios son los que més intereses tienen EI patrimonio son todos los bienes de los propietarios de la empresa; mucho cuidado el Pasivo son los bienes de la empresa y el Patrimonio son los bienes del propietario de la empresa y el Pasivo son los bienes y derechos de los acreedores; {Qué es un acreedor?, es una cuenta por pagar, lo que se debe al banco, lo que le debe a un proveedor, sea una carta fianza 0 un pagaré. Veamos el ejemplo siguiente. ING, RODOLFO DURAN QUEROL ICG, Instituto de la Construccién y GerenciaCG 7 Ejemplo 1 ‘Se constituye una empresa con el aporte de 3 socios por S/: 20,000.00 (efectivo) y S/: 10,000.00 en un vehiculo ‘ACTIVO PATRIMONIO Caja Bancos 20,000.00 Capital social 30,000.00) Vehiculos 10,000.00 fae Total "30,000.00 Total 100.00 (Compraron mercaderias (1,000.00 tamales a $/:15.00 cada uno) en | efectivo ACTIVO PATRIMONIO Caja Bancos 5,000.00 Capital social 30,000.00 Existencias 15,000.00 | Vehiculos 10,000.00, Total 30,000.00 Total 100.00 Entonces como ven estamos constituyendo una empresa con el aporte de tres socios, por Si. 20,000 en efectivo y $/. 10,000 en un vehiculo; mas o menos esto nos dice que des socios han puesto 10,000 cada uno y el tercero ha puesto un carro: como ya hemos visto que la ecuacién fundamental de la Contabilidad es el Activo = Pasivo + Patrimonio y uno de los principios es registrarlo 2 veces. Dacimos {que 20,000 soles que aportan dos socios lo registro en caja y recuerden que siempre se registra de fo mas liquido a lo menos liquido y el vehiculo que es un bien de la empresa registro 10,000; como se han podido dar cuenta en Caja hay mas liquido que un vel ulo, porque si quiero dinero que es mas facil coger de caja o vender el carro, es por eso que la registro primero; estos son bienes de la empresa: y Capital Social 30,000 y como ya dijimos Patrimonio es las propiocades de los duetios de la empresa, los duefos de la empresa han puesto 30,000 para que esta empresa funcione, entonces este activo ya @s de la empresa, ya no es de los duefios, el patrimonio es de los duefos, pero aqui es 30,000 porque 2 la suma de 20,000 mas 10,000 y se esta cumpliendo la ecuacién fundamental de la Contabilidad; no tengo Pasivos pero tengo Active y Patrimonio. Entonces justamente como les decia a veces nosotros los profesionales (no contadores) tenemos el problema de que te presentan esto y tu dices pero ese 30,000 de donde salié; Este es un ejemplo sencillo donde se ve claro que 20 son de caja y 10 de vehiculo. Entonces ya hicimos nuestro primer movimiento, se entiende que la empresa ya empieza a funcionar, entonces compramos mercaderias 10UU tamales a 15 soles c/u en efectivo; entonces como he comprado 1000 tamales a 15 soles he gastado 15 mil sales, entonces en caja ha disminuido de 20 mil a § mil, o sea de caja ya salieron los 15 pero tenemos tamales de un valor de 15 mil, el vehiculo no lo toque y sigue siendo 10 mil, 0 sea mi Activo sigue siendo 30 mil pero se ha producide una operacién, el patrimonio no se toca, pero he registrado 2 veces, donde estan las 2 veces, una esta en disminucién Instituto de la Construccién y Gerencia, ICG "ADVINISTRAGION DE EMPRESAS CONSTRUCTORASICG de caja y otra en existoncias que no estaba y aparecié; 0 sea que registre dos veces no quiere decir ms que una tiene que estar en un lado y el otro en otro lado no, pueden estar las dos acd, puede ser dos de Activo 0 das de Patrimonio, el tema es que se cumpla la ecuacién, la igualdad, como ven hemos registrado las dos en Activo, caja a disminuido a 5 y aparecié la cuenta existencias que no teniamos, entonces seguimos con la igualdad de 30 mil, que hemos registrado dos veces. Esto es lo mas dificil que hay en la Contabilidad si entendieron esto ya entendieron todo, solo que van a tener mas cuentas. Ejemplo 2: Recibo un préstamo bancario por S/. 15,000.00 activo PASIVO | Caja Bancos 20,000.00 _—Préstamo 45,000.09) Existencias 418,000.00 PATRIMONIO Vehiculos 10,000.00 Capital social Total 45,000.00 Total \Vendieron 500 tamales a S/. 20.00 cada uno en efectivo |ACTIVO PASIVO Ceja Bancos 30,000.00 _Préstamo 15,000.00 Existencias 7,500.00 PATRIMONIO Vehicuios 10,000.00 Capital social 30,000.00 _ Ublidad Total 47,800.00 ___Total La misma empresa, el mismo ejemplo acuérdense estamos con 30 mil en Activo, 30 mil en Patrimonio, § mil en caja, 15 mil en existencias y 10 mil en vehiculos. Ahora la misma empresa dice: recibo un préstamo bancario de 16 mil a donde creen ustedes que entre eso y a que cuenta; entra a Caja, porque te han dado los 15 mil soles en efectivo, pero como tienes que registrar 2 veces ya tiene una deuda entonces también aparece on Pasivo, bueno yo le he puesto préstamo pero en realidad es Cuentas por Pagar. Entonces como ven ya registre 2 veces en ‘ambos lados de la ecuacion, ya me aparecié una cuenta en pasivo que no tenia, Capital Social sigue siendo igual pero ya Pasivo con Patrimonio suma 45 mil; mi cuenta de caja se convirtié en 20 mi Existencia sigue siendo 15 mil y vehiculo 10 mil y suman 45 mil, entonces se cumple la ecuacién fundamental Entonces la empresa sigue funcionando, como ya hemos visto: se fundé la empresa, se compro materia prima, también ya se ha hecho una operacién con el banco y ahora vendo; recuerdan que compre 1000 tamales a 15 soles c/u, como la empresa tiene que tener utiidad porque las empresas generan con el fin de tener utiidades, de los 100 tamales que compre vendo 500 a 20 soles clu, me costaron 15 y los vendo a 20 en efectivo, 20 x 500 =10,000; entonces yo tenia mi cuenta Caja Bancos 20,000 ahora es 30 mil, porque esos 10 mil han entrado a Caja, pero como yo tenia 1000 tamales y he 1NG. RODOLFO DURAN QUEROL ICG, Instituto de la Construccién y GerenciaICG 79 vendido 500 de fos 15 mil que tenia en Existencias eso se convierte en 7,500, porque a mi no me han costado 20 me han costado 15, vehiculos no se toca entonces mi activo se convierte en 47,500. Pasivo no he tocado sigo debiendo de la operacién anterior, Capital Social tampoco, pero ya me ‘aparece en Patrimonio una Utilidad de 2,500 que es la diferencia entre 20 quo he vendido los tamales y 15 que me costaron por los 500 tamales, se sigue cumpliondo la ecuacién fundamental de la Contabilidad que es la igualdad, he registrado 2 veces porque he registrado en Caja, he registrado en Existencias y también ahora me aparece Utilidad; no es que haya registrado 3 veces solo registre 2 ‘Como ya hemos visto hemos hecho varias operaciones; hemos fundado la empresa; hemos comprado; hemos pedido un préstamo y hemos vendido, practicamente eso es todo, que mas puede hacer una empresa nada més todo es lo mismo, solo que hay mas cuentas, etc. pero en principio todo es similar con mayor menor niimero de cuentas. Ejemplo 3: (Cancela el préstamo por S/: 18,000.00 reconociendo intereses por SI: 4,000.00 |AcTIvo PASIVO Caja Bancos 14,000.00 Préstamo Exiatoncios 7'500.00 PATRIMONIO Vehiculos 10,000.00 Capital social 30,000.00 Utiidad 1,500.00 | toms sano ta aH 50.0 ‘Ahora hago otra operacién, como me prestaron 15,000 ahora voy a pagarlos, y voy a pagar estos 15,000 reconociendo intereses por 1,000 0 sea de los 15,000 voy a pagar 16,000; sale dinero de Caja, recuerdan que tenia 30,000 menos 16,000 me quedan 14,000, Existencia sigue 7,500 porque no he vendido mas, vehiculo no tocamos y esto se convierte en 31,500; desaparece la cuenta por pagar porque ya la pague y se vuelve 0, Capital Social no Io he tocado y la Utiidad que era 2,500 se convierte en 1,500 porque he pagado intereses, y he registrado 2 veces y se sigue cumpliendo la ecuacién fundamental de la Contabilidad Instituto de la Construccién y Gerencia, ICG "ADMINISTRAGION DE EMPRESAS CONSTRUCTORASma “ICG CUENTAS CONTABLES Cuentas dei E tance jienes / Derechos PASIVO: Acreedores (terceros) | : Corto Pazo + Corrente: Coro Plazo | eistenles = Guonias por Pagar Proveedores “Cuenias por Cobrar- lente“ Prestamo Bancatlos de argo Plazo poreon cores = No Corriente: Largo Plazo 1a por Pager | = Equipos ~ No Corriente: Largo Plazo Prestamos Bancarios de Largo Plazo Lo que hemos visto anteriormente han sido cuentas de! Balance General que es un Estado Financiero. El Balance General normalmente se presenta de esta forma; el Activo a la izquierda y el Pasivo y Patrimonio a la derecha, el Pasivo va arriba y el Patrimonio va abajo: Como se indicé el Activo son todos los bienes / derechos de la empresa, es lo que le pertenece a la empresa; y el Activo de divide en Corriente y en No Corriente: El Corriente es a corto plazo y el no cortiente es a largo plazo. Para nosotros en Contabilidad Corriente es todo lo que se haga on menos de un afio y No Corriente todo lo que se haga en mas de un aio. Y el Pasivo es igual se divide en Corriente y en No Corriente y es lo mismo corto plazo y largo plazo, menos de un afio y mas de un afio; y como ya hemos visto Pasivo son todos los derechos de los acreedores el Activos son los bienes y derechos de una empresa Por ejemplo aqui hay algunos ejempios: Del Activ Corto plazo: - Existencias Lo que tengo en stock = Cuentas por cobrar a clientes Largo plazo: ~ _ Equipos, porque si yo me compro un tractor, es para que me dure mas de un afo, + Un activo fijo (ejemplo: edificio) Enel Pasivo Corte plazo: = Cuentas por pagar proveedores, es0 es 2 corto plazo a no ser que esté pensando en no pagarla ING, RODOLFO DURAN QUERGL ICG, Instituto de la Construccién y GerenciaICG 31 / Préstamos bancarios de largo plazo: por = IGV por pagar Largo plazo: + Préstamos ban: ios de largo plazo Y recuerden siempre que Activo es de fo mas liquido a lo menos liquido y Pasivo de lo que mas ime afecta a lo que menos me afecta, lo que mas me obliga a lo que menos me obliga; En otras palabras lo que tengo que pagar primero, porque es menos conveniente para mi tenerlo, por eso es que el sobregiro bancario va primero, porque normaimente los sobregiros bancarios son los que mas intereses sgeneran; cuando td te sobregiras en tu cuenta comrente, cuando tienes un cheque que no tiene fondos y llamas al banco para que te aprucbe el sobregiro, eso es lo que mas intereses te genera. Cuontas de Balances - Patrimonio: accionistas + Capital Social Cuentas de Resultado = Ingresos: = Operativos: Venta de bienes ylo servicios dentro del giro del negocio. + No Operatives: Venta de maquinaria dada de baja, +Gastos = Operativos: Materia Prima Uillidades / Pérdide: ingresos - gastos Utilidades / Pérdidas, afectan el patrimonio La Utllidad es el resultado del Estado de Pérdidas y Ganancias, entonces yo hago todo mi Estado de Perdidas y Ganancias del cual obtengo la Utilidad. Entonces por eso es que se llama Estado de Pérdidas y Ganancias o Estado de Resultados, porque refleja el resultado del negocio, si hay Utiidad o si hay Pérdida y eso Estado se compone de Ingresos y gastos, justamente lo que es Ingreso menos Gasto si es positive es Utiidad, pero si es negative es Pérdida: como dice ahi las perdidas también afectan al patrimonio. Instituto de la Construccién y Geren Ice ADMINISTRACION DE EMPRESAS CONSTRUGTORASICG m™ie2 MOVIMIENTO DE CUENTAS - Aumento del activo / disminucion del activo = Cobro de una cuenta por cobrar = Aumento del activo / aumento del pasivo + Compra de mereancias al crédito - Aumento del activo / aumento de! patrimonio - Aporte en efectivo de los accionistas ~ Disminucién det activo / disminucién del pasivo - Pago de una obligacién con proveedores = Disminucion del pasivo / aumento del patrimonio - Conversion de una deuda en acciones Como indicaba, siempre se registra dos veces pero no necesariamente a ambos lados de la ecuacion, puede ser dos veces en un lado o dos veces en el atro lado. En este ejemplo dice ~ Cobro una cuenta por cobrar, entonces aumenta el activo porque aumenta caja, porque ya la cobre, pero también disminuye activo porque disminuye cuentas por cobrar; entonces esa operacion se ha registrado dos veces y las dos veoss has sido en el lado del activo, Compro mercaderias al crédito, aumenta el activo porque tengo mas existencias ya que son los derechos y bienes de la empresa y aumenta pasivo porque me aparece la cuenta por pagar, recuerden que pasivo son los derechos de los acreedores, Aporte en efectivo de los accionistas, aumenta activo porque entra a caja ya que es en efectivo y también aumenta patrimonio que es al otro lado de la ecuacién pero no es pasivo sino en patrimonio. = Pago de una obligacién con proveedores, disminuye activo porque de repente he pagado de caja y disminuye también pasivo porque ya no debo tanto, 0 sea que también se registra dos veces y no necesariamente en ambos lados de la ecuacién, pero no necesariamente las dos suben o las dos bajan, lo importante es que la igualdad se mantenga porque se tiene que cumplir Ia ecuacion fundamental de ta Contablidad. ING. RODOLFO DURAN QUEROL ICG, Instituto de la Construccién y GerenciICG om = Conversion de una deuda en a jones, disminuye pasivo, porque disminuye la deuda y aumenta el patrimonio porque hay mds acciones, es decir he vendido mi deuda Entonces hay una serie de libros para registrar los hechos contables, debemos aprender a interpretaria y conocer basicamente los estado financiers, LIBROS CONTABLES LIBRO MAYOR - Registro de los hechos econémicos, = Un hecho econémico genera un cambio en los componentes de la ecuacién contable. - SIEMPRE: Activo = Pasivo + Patrimonio. - Ordenar el registro de los hechos econémicos. Cuentas contables. LIBRO DIARIO. = Registro cronolégico de los hechos econémicos en términos de débitos y créditos. En el Libro Diario se registran diariamente y cronolégicamente “en orden’ los hechos econémicos © sea todo lo que sucede en la empresa. EnelLibro Mayor hacemos un resumen del Libro Diario y pasamos a mayor, también es cronologico, siempre sea cual sea el libro en que te encuentres trabajando cumple la ecuacién fundamental de la Contabilidad, entonces esto se registra en cuentas por que estén preestablecidas; hemos dicho que la Contabilidad tiene que ser clara para que cualquier persona pueda entendero. CONVENCIONES CONTABLES Nombre de la Cuenta Debito Crédito Debe Haber Cargo | ‘Abono + Activo ~ Activo | - Pasiva + Pasivo - Patrimonio + Patrimonio Gastos | Ingresos Normalmente cuando se registra, se registra en cuentas que se liaman T, y se llama asi porque dibujo esta T, se pone arriba la cuanta y a medida que voy avanzando con esta cuenta voy trabajando a_ambos lados Instituto de la Construccién y Gerencia, CG ADMINISTRAGION DE EMPRESAS CONSTRUCTORASmss ECUACIONES CONTABLES ICG Activo Activo Utiidad (Pérdida) Activo Activo +Gastos Pasivo + Patrimonio Pasivo + Capital Social + Utilidad (Pérdida) Ingresos - Gastos asivo + Capital Social + Ingresos - Gastos asivo + Capital Social + Ingresos Entonces como dice ahi nuevamente, la ecuacién fundamental de la Contabilided es: Activo = Pasivo + Patrimonio Entonces el activo es igual a: Activo = Pasivo + Capital Social + Utilidad (Pérdid) Que vimos que estos eran las cuentas del Estado de Pérdidas y Ganancias Y una Utilidad (Pérdida) = Ingresos - Gastos Y el Activo = Pasivo + Capital Social + Ingresos - Gastos Yel Activo + Gastos = Pasivo + Capital Social + Ingresos Es muy diferente una inversién de un gasto. La inversién es cuando tu inviertes dinero para ganar algo y un gasto es algo que ya no recuperas. ING. RODOLFO DURAN QUEROL ICG, Instituto de la Construccién y Gerencia“ICG os am CAPITULO XII BALANCE GENERAL ACTIVOS Son los bienes tangibles e intangibles que posee la empresa. ACTIVOCORRIENTE, + Caja - Bancos. Es lo que se tiene en la caja en la empresa y en los bancos, Pudiendo ser: + Fondos fijos. Dinero guardado en cuenta de ahorro normalmente para casos de ‘omergencia y no se tocan. - Caja Central. También llamado "Caja Chica" que es el dinero en la empresa para gastos menores + Cuentas Corrientes. Sin Interés. Usadas normalmente para girar cheques y a fin de mes el banco envia el estado ordenado de las emisiones, + Cuentas de ahorro. Con interés. = Cuentas a Plazo fijo, + Fondos Restringidos. Linero en el Banco que sirve de garantia y no se puede tocar (Carta fianza). + Valores Negociables. Valores que posee la empresa y que puede negociar. + Acciones a Corto plazo. Se pueden vender. + Bones Temporales. Se pueden vender. + Certificados bancarios. Dinero que se tiene en el banco similar a una cuenta a plazo fijo que también so puede negocier. + Cuentas por cobrar comerciales + Cuentas por cobrar. Facturas por cobrar. + Documentos por cobrar. Letras, pagares + Cuentas por cobrar filiales* - Cuentas de cobro dudoso. Cuentas por cobrar que por el tiempo que ha pasado existe la duda de que sean cancelados. Se deben haber agotado todos los esfuerzos por cobrarlas (cartas notariales, etc.) y pueden ser vendidas al banco para que los cobren? {Filial Es cuando una empresa es manejada por otra que cuenta con mas del 50% de sus ecciones, ‘Subsidiana. Cuande cuenta con menos del 40%. Financiamento de Cartas Fianzas también se puede hacer a través de una Péliza de Caucién de una compania de Seguros. Lo mas caro es Ia comision del Broker. (Wiese Aetna} "FACTORY. Venia de facturas de cobro dudoso al baneo para que éste los cobre. LINEA DE AVANCE DE CUENTAS, | banco paga pero la'emprasa es la encargads de cobrar, Instituto de la Construccién y Gerencia, ICG ADMINISTRAGION DE EMPRESAS CONSTRUCTORAS86 ICG Provision incobrables. Cuando existen cuentas de cobro dudoso, - Otras cuentas por cobrar Préstamos ac Adelanto dividendos Cuentas corrientes nistas jales. Cheques girados a las filiales. Prestamos administrativos Depésitos en garantia Seguros por liquidar Alquileres por cobrar. Locales que se tienen en alquler tencias Mercaderias. Bienes on almacén, restos de una obra Productos terminados. Produc n almacenada Materia prima Productos en proceso Envases y embalaje Suministros y repuestos Existencias por recibir + Depésitos en Garantia - Seguros pagades por adelantado - Pagos adelantados ACTIVONOCORRIENTE = Cuentas por cobrar largo plazo. Inversiones. Que hace la empresa en otras. Active fijo. Instalaciones, herramientas, maquinaria, terrenos, bienes, etc. teniendo en cuenta la su Depreciacién® acumulada afio a alto Activo fijo neto. Un auto que solo se compra para usarse un afo, al terminar ol aio vale cero. Activo intangible. Patentes, marcas, franquicias, etc. Costos organizacién. Costos pre- operatives, 0 de preparacién de una propuesta para un concurso, "En el Peni se sigue of método de la linea recta, S| el bien sigue operative 6e puede vender y obtener un valor de. recuperacin. El valor de reposicion es cuanto cUesta reponer dicho Bien, ING. FODOLFO OURAN QVEROL ICG, Instituto de la Construccion y GerenciaICG om PASIVO Son las deudas a terceros. Estas cuentas se ordenan de mayor a menor obligacion PASIVO CORRIENTE Sobregiro bancario. Es la que mas nos obliga por tener el mas alto interés (99%). 99% 360dias = Préstamos. Son préstamos de terceros. = Guentas por pagar proveedores. Facturas, letras. = Tributos por pagar. Impuestos, IGV (todos los meses), Impuesto a la Renta (Se paga el 2% mensual hasta cancelar el 30% anual) - Parte corriente de la deuda a largo plazo - Otras cuentas por pagar. Cuentas que no estén referidas al rubro de la empresa (Compra de regalos, servicios, Internet, etc.) PASIVO NO CORRIENTE. = Deuda a largo plazo - Provisién para CTS. La empresa deposita todos los meses en el Bani + CTS en deposito. Por diversas situaciones la empresa puede llegar a un acuerdo con los trabajadores y guardar el dinero de las CTS. PATRIMONIO + Capital social. Aportes de los accionistas duefios de la empresa = Acciones laborales. Se usa en empresas industriales. + Reserva legal. Es el 10% del capital social que debe estar en la empresa y no !o puede tocar. + Otras reservas. Que puede quedar por decisién propia o del estatuto de la empresa. - ou lades retenidas. Utlidades de afios anteriores que no han sido repartidas. También se pueden capitalizar convirtiéndose en capital social + Utilidades del ejercicio. Utilidades del afio que acaba de terminar. ESTADOS FINANCIEROS = De patrimonio: Balance General - De Flujo: Estado de Pérdidas y Ganancias Instituto de la Construccién y Gerencia, ICG ADNINISTRACION DE EMPRESAS CONSTRUCTORASICG PROCESO DE DETERMINACION DEL ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA mics i T LICITACION CONTRATO EJECUCION — — Valorizaciones — ¥ Materiales Mano de Obra ‘Supervision Equipos Flotes SubContratos Gastos Generales ane Apoyo en Contabilidad Logistica, Transportes, Gerencia, Licitaciones, aa Financiar el proyecto ‘© manejar los fondos | excedentes ¥ Otros - Venta de Chatarra yotros servicios a Pago de Impuestos | Impuesto ala renta Ingresos de Obra Costo de Obra Gasto Administrative | Ingresos /Gestos | Financieros | Otros ingresos y Egresos ING, RODOLFO DURAN QUEROL ICG, Instituto de la Construccién y Gerenci