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Unidad 1: Generalidades de la Planificacin

Implementacin del Sistema de Calidad (Jack Fleitman, 2004)


Cuando una empresa est funcionando y decide implantar un modelo de
calidad, es seal de que la empresa tiene el propsito de permanecer y crecer
en el mercado, ser competitiva, proteger los intereses de los accionistas, cuidar
la fuente de trabajo y mejorar la calidad de vida de su personal.
Se requiere de un modelo que d una la misin a la empresa y el esfuerzo de
cada rea en una sinergia de resultados hacia la competitividad y la calidad de
clase mundial.
Un modelo de calidad con procesos y procedimientos giles y comprensibles
para todos los involucrados, pasando por las etapas de diseo, materias primas,
fabricacin, distribucin, entrega y satisfaccin del cliente.
El objetivo del grupo de trabajo es implantar el modelo de calidad adecuado y
aplicable a las caractersticas de la empresa de que se trate.
La base para disear e implantar un buen modelo de calidad es conocer
profundamente las caractersticas y necesidades de la empresa que lo aplicar,
los deseos y pretensiones de sus clientes actuales y potenciales.
Es necesario que todos los elementos del modelo de calidad se estructuren en
forma tal que permitan un control y aseguramiento de todos los procesos
involucrados con esta.
El modelo de calidad consiste en reunir todas las actividades y funciones en
forma tal, que ninguna de ellas est subordinada a las otras y que cada una se
planee, controle y ejecute de un modo formal y sistemtico.
Se requiere que los directivos y hombres clave responsables de implantar el
modelo de calidad, comprendan que las empresas se forman por un conjunto
de elementos interdependientes e interconectados que buscan un mismo
objetivo.
Se requiere ver la empresa, como un ente dinmico que se retroalimenta del
interior y del exterior y que tiene interacciones e interdependencias con los
diferentes actores relacionados con la empresa (proveedores, instituciones de
crdito, clientes, personal, entre otros).
Para tener xito en la implantacin de un modelo de calidad se requiere que los
directivos comprendan la necesidad de fomentar los siguientes conceptos en la
empresa:
Establecer una cultura de calidad en la empresa.

Establecer la atencin centrada en el cliente, creando el mximo valor.


Inculcar en todos la premisa de hacerlo bien, a la primera vez y siempre.
Crear constancia y ser perseverante con el propsito de mejorar los
productos y servicios.
Realizar propuestas de innovacin para mejorar la efectividad de la cadena
de valor.
Establecer que los procesos, los mtodos y sistemas deben estar sujetos a
ciclos de mejora continua.
Establecer un programa para el diseo e implantacin de los procesos y
sistemas que integran el modelo de calidad.
Contribuir con la sociedad promoviendo los valores de calidad, generando un
compromiso con el bienestar de la sociedad y con la conservacin del medio
ambiente.
Lo que se debe buscar es crear una cultura de calidad para que la mejora
continua se vuelva automticamente.
Comit de administracin de la calidad
Se debe de definir los directivos que formaran parte del comit de
administracin de la calidad para que coordine, establezca y comunique lo
siguiente:

Los objetivos y la poltica de calidad.


La organizacin del modelo.
La responsabilidad y jerarqua de cada puesto y persona.
El nombramiento de los lderes de los procesos, hombres clave, y
supervisores y tcnicos.
El programa de trabajo general de todos los involucrados.
La implantacin y seguimiento del modelo de calidad.
Las correcciones y adecuaciones que se requieran.
La gestin de los recursos necesarios.

Se debe decidir quienes son los responsables dentro del comit en todo el
proceso desde el diseo hasta la implantacin del modelo de calidad.
Dependiendo de la magnitud y complejidad de la empresa se deber adaptar la
estructura del comit de administracin de la calidad.
Los directivos de alto nivel de la empresa deben ser los lderes de los procesos
clave, los directivos de nivel medio los lderes de los procesos de apoyo y los
hombres clave son los jefes de departamento y personal de confianza. Los
supervisores tcnicos son los expertos en modelos de calidad.

Funciones principales de los involucrados en la implantacin del modelo


de calidad

Diagnstico integral
La mejor forma de iniciar la implantacin de un modelo de calidad es realizando
una evaluacin integral para tener un diagnstico que permita conocer su
situacin actual, sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, y con
base en el resultado, establecer estrategias y mecanismos para facilitar la
implantacin del modelo de calidad.
Durante la implantacin del modelo es necesario evaluar los sistemas y
procesos, a las personas involucradas y a los resultados cualitativos y
cuantitativos que se estn observando, para conocer lo que provoca las

desviaciones y lo que causa las limitaciones durante la implantacin del modelo


de calidad y las mejoras proyectadas.
Hay que recalcar la importancia que tiene poseer un diagnstico integral de la
empresa en la implantacin del modelo de calidad.
La evaluacin peridica del modelo de calidad, permite tener permanentemente
procesos de mejora continua.
Procesos
Para implantar un modelo de calidad se requiere que el personal involucrado
tenga muy claro que se entiende por un proceso.
Se puede decir que un proceso es la combinacin de mtodos, informacin,
materiales, mquinas, gente, medio ambiente y mediciones que se utilizan de
manera conjunta para obtener un servicio o convertir insumos en productos con
valor agregado para un cliente.
Un proceso es un conjunto de actividades para obtener un producto o servicio
que satisfaga a un cliente interno o externo. Son una secuencia de actividades
repetitivas para ofrecer siempre el mismo resultado, por los que son
predecibles y medibles.
La gestin de procesos tiene una visin diferente a la tradicional y coexiste con
la administracin funcional, asignando lderes a los procesos clave, haciendo
posible una gestin inter-funcional generadora de valor para el cliente.
Los procesos fluyen a travs de distintas reas y puestos de la organizacin
funcional.
Procesos de mejora continua
Mejorar es una necesidad de cualquier persona o empresa que quiera ser
competitiva con la premisa de que siempre se pueden hacer mejor las cosas.
La mejora continua es una cultura, una forma de ser de las personas y de las
empresas en donde mejorar es el nombre del juego.
Para que una empresa consiga ser competitiva no basta con implantar mejoras
aisladas o accidentales, sino que necesita hacerse de manera constante y
estratgica. Ese es el secreto de la continuidad y mejora del proceso.
La base de los procesos de mejora continua consiste en repetir estos
elementos en forma cclica, para retroalimentar y ajustar los logros alcanzados
a fin de no perder lo que ya se ha obtenido.

Se busca asegurar que, efectivamente, hay avances y no retrocesos en la


implantacin.
Cada proyecto de mejora que se plantee debe estar acorde con los recursos
disponibles para que sea realizable.
Los procesos de mejora continua, la bsqueda de la calidad y la excelencia, no
son fines en s mismos, sino que son medios que permiten a las empresas
tener cada da una posicin ms exitosa.
La mejora continua se debe establecer como poltica y se tienen que crear las
estrategias para implantarla.
El propsito es la creacin del mximo valor para los clientes y consumidores a
travs de la mejora continua de los sistemas y procesos, y de los productos,
bienes y servicios que ofrece la empresa.
Procesos nuevos
La implantacin de un proceso nuevo requiere cumplir con lo siguiente:
Tener un programa de actividades definido.
Tener una participacin organizada del personal.
Tener personal capacitado y con tiempo suficiente para involucrarse en la
implantacin.
Tener los recursos financieros necesarios.
Crear nuevas y diferentes actividades.
Documentar y tener evidencias de lo que se dice que hace.
Generar un compromiso autntico y duradero de todo el personal
involucrado.
Caractersticas de los procesos
Tienen como propsito satisfacer a un cliente interno y externo. Un proceso
puede tener uno o varios clientes internos y/o externos.

Todos los procesos deben tener un lder.


Deben estar documentados.
Tienen entradas y salidas que se pueden medir.
Tienen un principio y un fin, es decir que tienen lmites.
Para toda salida existe un cliente y para cada entrada existe un proveedor.
Las entradas son todas las salidas de otros procesos o del proceso anterior.
Se pueden medir y mejorar permanentemente.

Procesos clave
Son los que conforman la empresa. Determinan el valor y la factibilidad tcnica
y econmica de los productos y/o servicios que se proporcionan.

Soportan las caractersticas de valor que esperan los mercados y los clientes.
Cada servicio o producto es resultado de la combinacin de varios procesos
clave y este est compuesto de otros procesos de apoyo.
Caractersticas de los procesos clave
Los procesos de mayor impacto hacia los clientes son los que deben cumplir
con los siguientes requisitos:
Tener objetivos claros y congruentes con las posibilidades de la empresa.
Definir claramente las estrategias especficas que se deben aplicar en cada
proceso.
Tener como lderes del proceso clave a personas que renan la mayora de
los requisitos requeridos en la descripcin de puestos.
Identificar, establecer y documentar las funciones y responsabilidades de los
lderes de los procesos para asegurar su ejecucin eficiente.
Ser estructurados y sistematizados para garantizar el funcionamiento
eficiente y eficaz de la empresa.
Tener la facilidad de ser rediseados y tener una visin de cmo se les
quiere ver una vez modificados.
Al ser rediseados deben tener una mayor influencia en todos los procesos
de la empresa para lograr un cambio integral.
Estar definidos y descritos con precisin para desencadenar la espiral del
mejoramiento continuo de los propios procesos.
Incorporar ciclos de mejora a los procesos considerando necesidades de los
clientes.
Tener la posibilidad de medir los resultados y validar los procesos.
Asegurar que los productos y servicios satisfagan permanentemente a los
clientes internos y externos.
Impactar en el rendimiento de la empresa.
Ejemplo de procesos clave

Recursos Humanos.
Administracin.
Contabilidad.
Finanzas.
Produccin.
Operacin.
Logstica.
Adquisiciones.
Mercadotecnia.
Ventas.
Mantenimiento
Sistema de informacin gerencial.

Ejemplo de algunos procesos de apoyo


Preparar la nmina.
Administracin de personal (reclutar, seleccionar, contratar e inducir al
personal).
Seleccionar un proveedor.
Comprar los insumos, productos y servicios.
Producir un producto.
Proporcionar un servicio.
Mantener la maquinara en las mejores condiciones.
Elaborar y contratar un plan de medios masivos de comunicacin.
Controlar las entradas y salidas de almacn.
Elaborar el inventario fsico.
Realizar un estudio o investigacin de mercado.
Disear un sistema de control para un proceso clave.
Es necesario evaluar peridicamente los procesos clave y los de apoyo para
detectar anomalas y posibles mejoras.
Para definir los procesos a evaluar se requiere:
Considerar el nmero de procesos clave y de apoyo, y evaluar su
complejidad.
Definir e identificar los procesos que se van a evaluar.
Definir los lmites de cada proceso.
Identificar las entradas y salidas de los procesos.
Analizar, definir y documentar los procesos seleccionados.
Para realizar una evaluacin de procesos se requiere lo siguiente:

Identificar los procesos clave que se quiere evaluar.


Definir las entradas y salidas, es decir los lmites del proceso.
Definir las caractersticas y necesidades de los clientes.
Establecer estrategias para cumplir con las expectativas de los clientes.
Identificar las entradas y los insumos que requiere el proceso.
Determinar las caractersticas y especificaciones de los insumos.
Identificar las salidas del proceso y las especificaciones de calidad
requeridas.
Verificar que todas las reas y el personal conozcan las versiones
actualizadas de los procesos y procedimientos.
Verificar que todos los procesos y procedimientos del modelo se revisen y
actualicen.
Determinar con la alta direccin los procesos y reas en donde se requieren
mejoras especficas.
Verificar la variabilidad de los procesos clave o sustantivos.
Verificar si los procesos de apoyo proporcionan valor a los procesos clave.

Evaluar el diseo de los procesos clave y de apoyo, la definicin y


formalizacin de las fronteras, indicadores de resultados, estndares de
desempeo y variables crticas de los procesos de apoyo.
Para poder medir los procesos clave y de apoyo se requiere:
Tener criterios de medicin y sistemas de recopilacin de informacin para
conocer los avances, desviaciones, retrocesos y logros en los procesos.
Fomentar una cultura de la medicin e informacin para tomar decisiones
oportunas, objetivas, congruentes con la realidad, las posibilidades y
necesidades de la empresa.
Identificar, clasificar y medir el desempeo de los procesos de apoyo para
asegurar la calidad del resultado final.
En algunas ocasiones las mediciones y la informacin es incompleta y los
indicadores no son 100% exactos, pero si la inexactitud no es muy relevante en
trminos de los resultados globales, pueden ser una buena referencia.

Referencias
Jack Fleitman. (2004). Gestin de la calidad. Recuperado el 28 de
noviembre
de
2012
en
http://www.gestiopolis.com/canales2/gerencia/1/modcalidad.htm

Control del documento

Autor

Adaptacin

Nombre

Cargo

Lina Lorien Rivera


Cruces

Instructor virtual

Paola Andrea
Bobadilla Gutirrez

Guionista - Lnea de
produccin

Dependencia
Centro Industrial de
Mantenimiento Integral
Regional Santander
Centro Agroindustrial
Regional Quindo

Fecha
Octubre 26
de 2012
Noviembre
23 de 2012