Está en la página 1de 5

INTRODUCCION

Entre todas las fases que forman parte del ciclo de vida de un
proyecto, hay una en particular a la que generalmente se le dedica muy
poco espacio o simplemente se omite de los libros de texto y talleres, esta
es la fase de cierre o terminacin. Esta etapa del proyecto es considerada
por muchos como antiptica, sin embargo, es tan importante como la
formulacin, gestin y evaluacin del proyecto, de quienes seguramente
hemos escuchado mucho ms.
El cierre de proyectos ha sido y sigue siendo uno de los captulos ms
abandonados de la gerencia de proyectos. Inclusive muchas publicaciones o
capacitacin no tratan el tema con la profundidad necesaria.
A Pesar de que el cierre de todo proyecto debera estar rodeado de
celebracin y alegra ya que, en el mejor de los casos, significa el logro de
los objetivos previstos y la satisfaccin de la necesidad que dio origen a la
intervencin, la conclusin del proyecto suele crear algunos problemas y
cierto estrs y angustia en el equipo de trabajo.
Por ello se debe resaltar y explicar en detalle lo importante que
resulta esta fase para la terminacin de un objetivo.

FASE DE TERMINACION O CIERRE DE UN PROYECTO


La fase de cierre se inicia cuando se completa la ejecucin del
proyecto y el cliente acepta el resultado. El propsito de realizar de realizar
un cierre formal, adicionalmente a ser un escenario de verificacin de
cumplimiento de objetivos y criterios de xito, es aprender de la experiencia
ganada en el mismo, con el fin de mejorar el desempeo en el futuro.
Por lo tanto, las actividades relacionadas con la terminacin del
proyecto se deben identificar e incluir en el plan de lnea base. Estas
actividades pudieran incluir organizar y archivar documentacin del
proyecto, recibir y hacer los pagos finales y realizar reuniones de evaluacin
posteriores a la terminacin del proyecto, tanto dentro de la organizacin
del contratista como en la del cliente.
Cierre de proyecto o fase de terminacin es el proceso de finalizar
todas las actividades vinculadas a los grupos de procesos de gestin de
proyectos, para formalmente completar el proyecto o fase.
Al cerrar el proyecto, el gerente de proyecto debe revisar toda la
informacin previa de los cierres de fases anteriores, para estar seguro de
que todo el trabajo est completo y que el proyecto ha cumplido sus
objetivos. En razn a que el alcance del proyecto fue definido en el Plan de
Proyecto, el Gerente de Proyecto revisar el documento en mencin para
asegurarse de la finalizacin antes de considerar el cierre de proyecto.
El proceso de cierre de proyecto o fase tambin establece el
procedimiento para investigar y documentar las razones para las acciones
tomadas, si es que un proyecto es terminado antes de su finalizacin.
Etapas de la terminacin del proyecto
a) Consolidacin del Aprendizaje
El valor de realizar una terminacin de proyecto adecuada es el
aprovechamiento de toda la informacin y la experiencia adquirida durante
el proyecto. Si el cierre se lleva a cabo y el equipo se disuelve
inmediatamente, no se tendr la oportunidad de hacer evaluaciones del
personal, obtener los aprendizajes claves que garanticen que los aportes
correspondientes sean transferidos para otros proyectos. Por supuesto, un

proyecto puede terminar sin xito tambin. Incluso en este caso, las
enseanzas son tambin importantes para el equipo.
La importancia fundamental de la etapa de cierre del proyecto es que
es en esta que extraemos las lecciones aprendidas.
b) Propuestas para el Mejoramiento
En el mundo del desarrollo de software y de la programacin, es aqu
donde se juega la calidad del producto final. Empresas muy prestigiosas en
el mundo han retirado a ltima hora, mdulos completos que estaban en el
alcance original, o han decidido salir con cantidades excesivas de defectos,
con la idea de corregirlos en una versin posterior. La experiencia y el saber
hacer (know-how) de la empresa debe prevalecer sobre la dinmica de idas
y venidas de los trabajadores.
Como bien explica Luis Enrique Palacios en su libro publicado en el
ao 2009: La Gerencia de Proyectos Un Enfoque Latino, esta etapa se
trata de tomar acciones como:

Incorporar a prximos proyectos actividades que no se haban

visualizado
Reconsiderar estimados en la duracin o en el costo de una

actividad
Identificar riesgos, previamente no considerados
Incorporar nuevas clusulas o quitar trabas legales, para

potenciar una contratacin ms transparente


Determinar mejores especificaciones de calidad
Introducir novedosos incentivos al personal

c) Cierre del Proyecto


El cierre del proyecto consiste principalmente en dos procesos:

La administracin y cierre de contratos: Que consiste, como su


nombre lo indica, en llevar a cabo todas las acciones que conduzcan a
finalizar

las

relaciones

contractuales

establecidas

durante

el

desarrollo del proyecto. Evaluando el proceso y extrayendo de este


las posibles lecciones aprendidas.

El cierre administrativo del proyecto: Este proceso consiste en la


revisin de todos los reportes de avance generados durante el

proyecto, para garantizar que se hay cumplido con todas las


actividades y se han obtenido los entregables esperados.

Segn Luis Enrique Palacios el cierre del proyecto suele crear, entre
otras cosas, inseguridad laboral; ya que las personas que conforman el
equipo del proyecto o desarrollan cualquiera de las actividades de este, se
quedarn sin empleo una vez que se haya concluido con la intervencin.
Este hecho puede generar incentivos para que los trabajadores retrasen las
obras con la finalidad de alargar el proyecto y no quedarse desempleados,
por lo que es importante prever este riesgo en la etapa de planificacin y
establecer mecanismos que permitan mitigarlo.
Otro problema que puede presentarse durante esta etapa es la
deficiencia en la transmisin del conocimiento a las personas que realizarn
las actividades operativas una vez que el proyecto haya culminado, ya que
el equipo por lo general est muy ocupado en la terminacin de las
actividades para ocuparse de entrenar y capacitar al personal.
d) Documentacin del Proyecto
En esta etapa se debe asegurar de actualizar y recuperar los tipos de
documentos que sirvieron de base para las operaciones durante el proyecto
como tambin la documentacin legal del cierre del proyecto con la
finalidad

de

documentar

mantener

un

registro

de

todos

los

acontecimientos ocurridos durante el proyecto, de manera tal que la


informacin pueda ser utilizada como gua para futuros proyectos. Tales
como:
Los archivos del proyecto: Debe recuperarse toda la informacin
del proyecto y archivarla para uso futuro de la empresa que ha ejecutado el
proyecto, como por ejemplo el plan para la direccin del proyecto, el
alcance, el costo, el cronograma y los calendarios del proyecto, los registros
de riesgos, la documentacin de la gestin de cambios, las acciones
planificadas de respuesta a los riesgos y el impacto de los riesgos, rdenes
de compra, cotizaciones de proveedores, minutas y agendas de las
reuniones ms importantes, listas de eventos y problemas y como se
resolvieron, y en general cualquier documento esencial que permita aclarar

cualquier duda en el futuro y que se puedan llegar a utilizar para futuros


proyectos.

Los

documentos

documentos
de

cierre

del

de

cierre

proyecto

del

proyecto

fase,

que

fase:

consisten

en

Los
la

documentacin formal que indica la terminacin del proyecto o fase y la


transferencia de los entregables del proyecto o fase terminados, por
ejemplo, un grupo de operaciones o la siguiente fase. Si el proyecto se da
por concluido antes de su terminacin, la documentacin formal indica por
qu se concluy el proyecto y formaliza los procedimientos para la
transferencia de los entregables terminados y sin terminar del proyecto
cancelado.

e) Disolucin del equipo y Reasignaciones


La etapa ms importante de la fase de terminacin del proyecto se
basa en reasignar el equipo restante del proyecto. Todos los miembros
restantes del equipo deben ser reasignados cuando todas las actividades de
terminacin se han completado. Para algunas personas, esto puede
significar nuevos proyectos. Para la gente contratada, puede significar el
final de sus tareas. Para trabajadores a tiempo parcial, puede significar un
retorno a su otra funcin a tiempo completo. Algunos miembros del equipo
pueden efectuar una transicin a la organizacin de apoyo para seguir
trabajando en esta misma solucin.
El

objetivo

fundamental

de

esta

etapa

es

de

proporcionar

sugerencias, recomendaciones y orientaciones que contribuya para el


beneficio de los actores en el desarrollo y ejecucin del proyecto en forma
correcta y de manera tal de que al reasignar y diluir a los grupos
organizados antes mencionados sus capacidades permitan incluso una
retroalimentacin del mismo proyecto.