© ele Neste alec Al término del estudio de este capitulo, usted sera capaz de: a Conocer la estructura de los procedimientos. a Identificar los objetivos del estudio de los procedimientos. (Qa Explicar los elementos estructurales de una organizacion. a Comprender la metodologia bésica en el analisis de procedimientos. ‘—s Conocer otros aspectos de estudio.9. Estudio, andlisis y disefio de procedimientos El procedimiento nos indica cémo hacer el trabajo, qué proceso usar respecto al tra- bajo. El procedimiento esta orientado hacia las tareas; lo recomendable es que debe estar por escrito en un documento formal dividiendo las tareas que deben ser rea lizadas. El propésito principal del procedimiento es el de medio de instruccién, Se disefia para representar el flujo de trabajo, excepto con la tarea cubierta. Se espera que el procedimiento relacione la tarea del momento con aquellas que la preceden 9 Ja siguen, Estudiamos los procedimientos con el propésito de facilitar la comprensién de sistemas. El término sistema se aplica para designar a una red de procedimientos relacionados y eslabonados de tal manera que alcance un objetivo concreto. De acuerdo con esto, un sistema es una red de procedimientos, integrados y disefiados para cumplir con un conjunto de actividades. Los procedimientos, nos dice el autor GR. Terry,’ se aplican al manejo de asuntos tales como recepcién de pedidos, elabo- racién de néminas, recepcién de requisiciones de compra, etcétera. Por lo general, se involucran en diferentes éreas de la empresa. El procedimiento se disefia para exponer principalmente los objetivos, integran- do las politicas (decisiones permanentes que se toman sobre tales asuntos y proble- mas). Deberd establecer ademas las responsabilidades de las diversas unidades orgénicas comprendidas en el procedimiento. Finalmente se registran los detalles de cémo hacerlo, por lo general arreglados de acuerdo con las responsabilidades indi- cadas con claridad. El lenguaje utilizado en los procedimientos deberd ser aquel que se dirija direc- tamente al lector y que sea entendido por é1. Siempre que la afluencia de papeles de trabajo y los pasos de operacién del procedimiento sean numerosos, se recomienda un diagrama de flujos. G 9.1 Estructura de los procedimientos El autor Louis A. Allen* nos hace el siguiente comentario: Los procedimientos que se refieren a la actividad general de la empresa deben estar a cargo de la direccién superior, que es la que esté en condiciones de conocer las necesi- dades totales, como tales procedimientos determinan la forma de trabajar de toda empresa, deben ser muy detallados. En consecuencia, no habré necesidad de modifi- carlos para cada departamento o grupo. Cuando estos tltimos deban contar con pro- cedimientos uniformes que se refieran exclusivamente a ellos, el director responsable es quien debe autorizarlos. Por tanto, un organismo social bien estructurado es aquel que tiene perfectamente establecidos sus objetivos y los procedimientos para llegar a ellos; ya que es trascen- ‘GR. Terry, Administracién de oficinas, CECSA, México, p. 47. *LA. Alllen, p. 153.9.1 Estructura de los procedimientos dental en la vida del mismo, Son la raz6n de su existencia y los procedi medio para alcanzarlos. En la figura 9.1 se muestra los elementos para alcanzar los objetivos establecidos. -ntos un -— >| Objetivos + Responsables + Directrices + Procedimientos + Conduccién Lo} Resultados Cae Elementos para lograr objetivos. Si recordamos qué es un procedimiento con base en la definicién que al respecto nos da el autor G.R. Terry: Procedimiento es una serie de pasos seleccionados en el trabajo de oficina, por lo ge- neral ejecutados por mas de una persona, que constituyen una forma reconocida y acep- tada de ejecutar toda una fase principal de la actividad de una oficina, De la anterior definicién legamos a considerar que los procedimientos tienen una estructura, la cual representamos en forma esquematica en la figura 9.2 Por tanto, consideramos que para poder llevar a cabo un estudio sistematico de los procedimientos, el analista debe considerar una serie de aspectos que son de vital importancia y de los cuales dependeré el éxito de su labor, tales aspectos son los que se representan en la figura 9.3. °GR. Terri, Op, cit. ,p. 47.9. Estudio, anilisis y disefto de procedimientos + Métodos + Secuencia + Comportamiento corganizacional + Formas + Areas de responsabilidad Actividades Estructura + De coordinacién de los procedimientos Relaclones + De Ambito de competencia + De operacién . + De control Politicas + De decision (oa Estructura de los procedimientos. Planeacién del estudio Autorizacion Analisis de las operaciones Resultados 4 Evaluacién (Aaa Aspectos para el estudio de sistemas.9.2 Objetivos del estudio de los procedimientos Relacién entre procedimientos, métodos y politicas Los procedimientos se formulan para indicar cémo hacer el trabajo, qué proceso usar y otra informaci6n general respecto al trabajo, es decir, constituyen una gufa para la accién no para pensar. Las politicas son orientaciones verbales o escritas de decisin permanente que se toma sobre asuntos y problemas, cuya amplitud viene de- terminada por los objetivos del organismo y sus limites. Los métodos son todavia més detallados que un procedimiento. El método es la manera prescrita de realizar un trabajo considerando al objetivo, instalaciones, asi como al tiempo, costo y esfuerzo. Mientras el procedimiento sefiala una serie de etapas a seguir, el método se refiere Gnicamente a una sola, explicando exactamente cémo debe efectuarse dicha etapa. Es conveniente permitir que las personas determinen la manera en que desean realizar su trabajo. Sin embargo, las circunstancias en ocasiones exigen que se formule un procedimiento uniforme por anticipado. En todo organismo social existen ciertas actividades que deben levarse a cabo exactamente de la misma manera, sea donde sea. Por tanto el procedimiento, la politica y el método son necesarios para asegurar resultados uniformes, Por lo que se refiere a otras tareas, el propésito es alcanzar un resultado final de manera més r4- pida y eficaz. En Ia figura 9.4 se muestra la secuencia de operaciones, marcando el flujo a través del sector de las politicas y métodos ofreciendo una secuencia cronoldgica de acciones que deben Ilevarse a cabo. La politica siempre fija guias para orientar la accién y los métodos todavia son més detallados que los procedimientos. No cabe duda alguna de que los procedimientos generan ventajas. El s6lo proce- so de elaborar un procedimiento requiere andlisis y estudio del trabajo. Una vez establecido un procedimiento, el mismo asegura uniformidad en la aplicacién y en los resultados. También permite al directivo disponer de una gufa para evaluar el tra- bajo efectuado por sus subordinados. G Objetivos del estudio de los procedimientos El objetivo principal de todo estudio de procedimientos es simplificar los métodos de trabajo asf como eliminar operaciones y papelerfa innecesaria, con la finalidad de redu- cir los costos y dar fluidez y eficacia a las actividades. Existen, sin embargo, objetivos secundarios en el estudio y andlisis de los proce- dimientos tales como: a) Eliminar operaciones, combinéndolas entre sf 0 suprimiéndolas. b) Cambiar el orden de las operaciones para que se logre mayor eficiencia, ©) Eliminar envios y demoras innecesarios 0 reducirlos a un minimo.9, Estudio, andlisis y disefio de procedimientos Politicas generates Ohjetivos generales BB ratitica —> Procedimiento @ _ Nétodo Niveles jerarquicos (CEEEREE + rtacién entre poitica, procecimientos y metodo * Adaptado de: T. Haimann y G. Scott, Direccién y gerencia , Hispano europea, p. 148.{9.3 Elements estructurales de un organismo social ) Centralizar las inspecciones para considerar el control interno. e) Eliminar embotellamientos para evitar cuellos de botella (amontonamiento; dificil fluidez de trémites). f) Eliminar el zigzagueo (en el retorno de un paso a su punto de partida antes de seguir adelante). G 9.3 Elementos estructurales de un organismo social Es muy ttil distinguir dos aspectos en el estudio de sistemas: el que se refiere a estructurar y el de la dindmica del comportamiento; los dos aspectos estén fntima- mente interrelacionados porque la estructura es la que produce el comportamiento. Pero el interés en los aspectos citados es secuencial, es decir, primero debe haber una estructura y después viene su. comportamiento. Toda empresa se acciona en virtud de la dinémica de sus sistemas. Los organis- mos sociales tienen dos tipos de estructuras que son: + La estructura organizacional. Su naturaleza es estética y comprende la dis- tribucién de las funciones, puestos, relaciones, etcétera, indica el alcance de control y 1a cadena de mando, representada por el organigrama. + Laestructura procedimental. Su naturaleza es dindmica, es decir, refleja los movimientos de la organizacin que la mantiene al ritmo de la realidad del ambiente y le permite trabajar por el logro de sus fines. De lo anterior deducimos que la funcién de sistemas y procedimientos tiene dos aspectos que son: a) Como tarea de anélisis, ubicado normalmente como 6rgano asesor en un lugar con suficiente jerarquia. b) Como estructura din4mica de la empresa, dispersada a través de toda ella y no indicada en el organigrama. En la figura 9.5 se muestran los elementos estructurales de una empresa, en forma esquematizada, Todo organismo social comprende los elementos, representados en la figura 9.5; para efectos de nuestro estudio, tnicamente nos abocaremos a los procedimientos9, Estudio, analisis y disefio de procedimientos Organismo social |- | Procedimientos p— >| _—_Estructura orgénica + Funciones + Puestos [>] _ Sistemas generates + Politicas generates * Politicas de trabajo Tiempo Costos + Formas Exactitud + Recursos: Humanos Materiales Técnicos Financieros Diagnésticos Mecanismos de informacién Decision ‘Comunicacion Elementos estructurales de una empresa.9.4 Analisis de procedimientos G 9.4 Analisis de procedimientos Existen buenos procedimientos y malos procedimientos. Sélo hay una cosa que hace a un procedimiento bueno o malo, lo bien que desempeiie la tarea de comunicar la informacién para trabajar. {Se encuentra su informacién de tal manera que el lector pueda encontrarla y usarla? Se ha pensado mucho acerca del procedimiento ttil, pero poco acerca de un mal procedimiento. EI procedimiento es el segundo dispositivo de sistemas que mas se usa en un organismo. S6lo la forma impresa excede al procedimiento en la cantidad de infor- macién de sistemas que contiene. La labor del procedimiento consiste en dar a cono- cer gran parte de la informaci6n para trabajar, ,hasta qué punto cumple ese trabajo? EI procedimiento es un instrumento basico de coordinacién. Es la herramienta con Ja que van a ordenarse diversas acciones de trabajo de un cierto némero de gentes, es una secuencia razonable. El objetivo de un procedimiento es enlazar el trabajo del personal, de acuerdo con el ciclo Iégico del sistema. El analisis de procedimiento empezard, desde el hecho inicial, en que comienza un procedimiento, hasta el paso final que lo termina, Es evidente que en el estudio de un procedimiento pueden intervenir varios departamentos 0 divisiones. Ademés los estudios hechos por cada analista habrin de ser centralizados en un coordinador y darén origen a una soluci6n de conjunto. La funcién de los sistemas consiste en generar accién. Si el sistema esté apuntan- do adecuadamente la accién realizada obtendré un resultado, por ejemplo la produc- cién deseada, pero la accién por sf sola no es suficiente, El analista debe asegurar la acciGn, y con ella los resultados. La forma de lograrlo consiste en usar tres funciones esenciales del sistema: Funcién 1, Autoridad para tomar accién. Funcién 2. Establecer una memoria sistemitica. Funcién 3. Reportar la accién o cl resultado. Lo anterior se muestra en la figura siguiente:9. Estudio, andlisis y disefio de procedimientos Cada funcién forma parte necesaria de un sistema efectivo. Sin embargo, muchos sistemas estén desequilibrados. Bl analista de sistemas concentraré su atenci6n en las funciones de accién, tales como los procedimientos que dicen a la gente cémo traba- jar, o las principales formas de accién, Los sistemas disefiados sin pensar en las necesidades de recordar 0 informar, nunca Hegan a ser muy efectivos. Al estudiar un sistema, hay que buscar estas fun- ciones. La metodologfa fundamental en el andlisis de procedimientos debe tomar en con- sideracién las fases siguientes: a) Seleccionar e! procedimiento o trabajo que se va a analizar. b) Registrar todos los datos relativos al procedimiento mediante la preparacién de graficas de flujo. c) Examinar criticamente los datos del procedimiento, teniendo en cuenta el qué, cémo, quién, dénde, cudndo y por qué. d) Desarrollar el procedimiento mas adecuado, segtin los objetivos y politicas del organismo de que se trate. ¢) Implantar el procedimiento propuesto; y mantenerlo actualizado, establecien- do los controles adecuados. Seleccién del procedimiento que se va a estudiar Los procedimientos estan presentes en todas las partes de la estructura de la empre- sa (estructura procedimental); son planes de una elevada categoria, Un procedimiento incluye cémo deben ejecutarse las Jabores, cuando y quién debe realizarlas, representa la mejor forma de hacer las cosas, desde el punto de vis- ta del tiempo, el esfuerzo y los gastos. Sin embargo, no siempre es asi, porque en algunas ocasiones los procedimientos se ven alterados por la influencia de ciertos factores externos tales como la competencia, los impuestos, la tecnologia, etc. Los procedimientos se consideran aplicables a trabajos que se repiten, que es la clase comiin de trabajo en una empresa tfpica. Una vez que se ha establecido el proce- dimiento para realizar un trabajo, puede ser empleado una y otra vez, evitando de ese modo al gerente o jefe de departamento los problemas de decidir una y otra vez.cémo ha de ser ejecutado el trabajo. Si un organismo social tiene procedimientos complejos il6gicos, contradictorios, ete., no podré llevar a cabo la consecucién de los objetivos seffalados. De ah la importancia del estudio y mejoramiento de los procedimientos. Para seleccionar el procedimiento que se va a analizar, se deben considerar tres tipos de factores: + Econémicos. + Técnicos. * De relaciones humanas.9.4 Analisis de procedimientos Registro de los hechos La exigencia més general e importante es ejercer un extremo cuidado al hacer los re- gistros. Lo que aparece claro hoy, puede ser confuso unas cuantas semanas después, cuando los hechos sean analizados. Por tanto, deberd hacerse uso de cuadros, grafi- cas, tablas, dependiendo del tipo de datos. Existe una regla general: haga registros suficientemente claros, para que cualquier otra persona los entienda. Pero cierto tipo de datos se registran mejor en formas especiales. Cuando el estu- dio se refiere a todos los deberes de una oficina, es necesario conocer su organizaci6n. Esto puede hacerse mediante un organigrama de puesto, una de funciones 0 una com- binacién de ambos, En la elaboracién de estas gréficas, el analista, de manera automética, esti estudiando la posibilidad de estructurar la organizacién para obtener nds facilmente los objetivos. Para contrastar el copioso empleo de notas en hojas borrador que elaboran los ana- listas, W.A. Gill recomienda el uso de una hoja de trabajo de proceso de anilisis. Esta es una forma impresa que puede Henarse con todos los detalles del flujo de do- cumentos y del procedimiento. Permite registrar con orden el quién, qué, cuando, dénde, porqué y cémo, del procedimiento. Esto es ttl, en particular, cuando hay una afluencia importante de registros que deben analizarse con detalle. Las hojas de tra- bajo facilitan la elaboracién del cuadro de procedimientos para el andlisis de los hechos, Las copias de los documentos utilizados son registros valiosos de los hechos. El registro cuidadoso de los mismos permite al supervisor la comprobacién de los des- cubrimientos, Fiste es un paso importante que con frecuencia descuidan los analistas novatos, A continuacién se muestra un ejemplo de la hoja de procesos de anilisis (véase Fig. 9.6). Analisis de los hechos Para hacer un aniilisis I6gico de los hechos, éstos deben organizarse en tal forma que se relacionen con los objetivos de los pasos mas importantes del sistema y descubran os motivos de la falla del mismo para alcanzarlos, El objeto del estudio y su alcance tienen una relacién muy importante en la organizacién de los hechos. La regla general es buscar un agrupamiento de los hechos de acuerdo con el obje- tivo del sistema y los pasos més importantes del mismo. Cuando los hechos estén organizados, el analista puede indicar los problemas que deben ser resueltos por cada grupo de hechos. Al llevar a cabo un método de organizacién de los hechos, se debe dividir el estu- dio en fases féciles de estudiar, Las fases deberdn permitir un estudio, tratando en primer lugar los rasgos més significativos. En los estudios de sistemas se da gran importancia a Ia elaboracién de diagramas. Se usan con ventaja muchas clases y variaciones técnicas similares para su elaboraci6n; al elegir el tipo de diagrama, debe9. Estudio, anal is y disefio de procedimientos HOJA DE TRABAJO DE PROCESO DE ANALISIS DE PROCEDIMIENTO Procedimiento: Titulo de ta forma: Tipo de forma: General Tnteroficina De oficina’ Volumen ‘Método de elaboracién: Juegos por Manuscrita___Mecanogréfica___Otro_Especificar ‘Observaciones Preparacién y procesamiento Destino de tas copias Nom. | Unidad administrativa | Detalles del proces. | Dar | Archivar | Destruir copia curso 1. Obtener y anexar a esta hoja de trabajo una copia de la(s) formats) analizadas. 2, Obtener firma de quien confirme y autorice esta hoja de trabajo. (Ca EX] Ejemplo de hoja de procesos de andlisis * Adaptado de: L, Armond Mettier, Sistemas y procedimientos, Diana.9.4 Anillsis de procedimientos considerarse el propésito que va a lograrse. Un diagrama que tiene por objeto: pre- sentar datos a otras personas, debe ser mucho més sencillo que aquel que el analista utiliza para estudiar el sistema, Ya que elaborar diagramas es un trabajo que requiere tiempo, s6lo deberd usarse para aclaraciones de hechos, hacerlos mas comprensibles y descubrir los eslabones perdidos en los detalles del sistema. En el caso del andlisis de procedimientos, el diagrama de procedimiento nos ayu- dard a presentar la afluencia de formas (documento) y los pasos de operacién que se necesitan para efectuar un procedimiento. Por lo general se utiliza cuando el estudio estd relacionando a una complicada afluencia de documentos. A cada unidad admi- nistrativa se le asigna una columna y la afluencia de documentos se describe en las columnas, junto con una descripcién narrativa breve de los pasos del procedimiento en cada unidad administrativa. La preparaci6n del diagrama de procedimiento se facilita si durante la etapa de recopilaci6n de datos se elaboré una hoja de trabajo de proceso de andlisis del pro- cedimiento. El diagrama no sélo presenta la afluencia completa y el curso de los do- cumentos, sino también asegura al analista que todas las copias fueron Hevadas al término final de un procedimiento l6gico; la figura 9.7 representa el diagrama de pro- cedimiento. Habiendo reconstruido el, 0 los flujos que componen las cadenas de trabajo del servicio 0 del procedimiento en estudio, hay que llegar a su critica, Durante esta fase el analista comienza a considerar las mejoras, éste adopta por tanto una actitud inter- rogativa. Se considera necesario y «itil sefialar algunos puntos que conviene sean estudiados al efectuar el anélisis de un procedimiento (véase Fig. 9.8). Se recomienda examinar los cinco puntos siguientes: 1. El trabajo ejecutado por cada persona. En el examen de éste se comprobaré si es normal que sea ejecutado en esta jerarqufa. Hay que evitar que cualquier persona efectie trabajos que pueden ser ejecutados por personas de inferior calificacién. Cuando se trata de trabajo de rutina, el jefe no debe intervenir més que para contro- lar la correcci6n de la ejecucién. En ocasiones, ciertas operaciones exigen su inter- venci6n, pero debe asegurarse si él solamente es quien puede tomar decision y si serfa una anormalidad que delegase esta facultad en otra persona, Se requiere una gran experiencia para determinar qué trabajos son los que no deben ser de incumbencia de cualquier otro responsable. El analista puede no estar en situacién de indicar cudl es la mejor solucién, pero puede proponer varias alternativas, indicando cudles, a su parecer, son las ventajas e inconvenientes respectivos, 2. El valor de los controles. Se debe comenzar por poner en claro cudles son los controles existentes y si son excesivos. En el trabajo administrative son muy numerosos los controles; cada cual asegura si el trabajo hecho es correcto. Este modo trae consigo, inevitablemente, la ejecucién de operaciones suplementarias que, 1a mayorfa de las veces, podrfan ser suprimidasoauay A mw BBO aS ,oquatwipacoud ap eweiselg SeULo} ap ow1aye WUOIIAG = — — — SeULO} ap [eUMIOU O1UAILLIAOY) ner -esdwo> ap souppan Sa) wooo Kwa 2] epo} eved esduio> ap -waia8 ey ap uorpeqoide |< scorsisinbai sey eledaig * ‘eqenau ‘exdlo> ap sou ‘opisinbas $e) 291228 6 “seidwoo “oWUIW opyes ns ua a -uanaus 2s anb e1suarsixe :DUaYSKS {9p s0.9siBau so} ua 53}830 "epauaysixe ap sopjes $0} uo sauied ap soy e souo}ysinbou se) e.AU3 * soquajuuanbas soy sequasy* ‘uaquuianbau so) sezeduio) * anpoid | 9p upieouerd uauinsas yep edo Aud * "sj8}0) soquaiwuanb 24 $0) ap uaunsa, exedoid * 1298421 2 uommnsns ‘o\quie>soqu ap pepiiais od ns seuiuuayap ered sau ‘012104 se} sep0) se8nsanu} * “sayquiesuagns-sajquiesus tua oueyd 12 auoduionsag + ‘eidwo> ap sauapug ‘esdwoo 9p souaroisinboy s372309 yuwuenbex awnsey ES soy ‘uganpod 2] ap uoieaueig o}aIN ap epaquasu sepeziian seu} 0 sowaun2eg TORE OLNaIWIGa20ud 3d YWYYOVIC 9. Estudio, andlisis y disefio de procedimientos “Idem.9.4 Analisis de procedimientos “oquawipaooud un ap sisneuy ESSE ‘ane sedea3 oyu O © O o1tut COCO OOCOOOO (0.13 14WOD OLNAIWIGa20Ud9. Estudio, andlisis y disefio de procedimientos Frecuentemente, el examen de los controles hace resaltar su ineficacia parcial, aun cuando un control sea eficaz es absolutamente necesario. No es raro comprobar que un error antes de ser detectado, se ha realizado a través de numerosas fases y que, a veces, s6lo se descubre cuando ha terminado el conjunto de operaciones y se efec- tda la comunicacién de los resultados. 3. Comprender el uso de los documentos. El andlisis hace destacar los traspa- sos de informacién de un documento a otro, tales observaciones deberdn lamar la atenci6n sobre una posible mala comprensién de los documentos no permitiendo evi- tar dichos traspasos. 4. Distribucién de documentos. Ciertos documentos pueden ser enviados a per- sonas que no tienen ninguna necesidad de ellos. Es necesario dar con estos docu- mentos y Uegar a suprimirlos ya que, a veces, son establecidos con una sola finali- dad. Una deficiente organizacién de los medios de comunicacién o una mala distribu- cién de tareas es causa, a veces, de la emisién de documentos que, normalmente, no tienen raz6n de existir. La presencia de tales documentos haré fijar la atencién sobre reformas de estructura que seria conveniente proponer. 5. Clasificacién de los documentos. La clasificacién de documentos es una operacién costosa, tanto en mano de obra como en material y espacio, y conviene reducir el niimero de documentos por clasificar. Si no es posible evitar la creacién de un documento, se debe, al menos, tratar de reducir su costo; éste seré ms bajo cuan- to mas breve sea su tiempo de vida. El fin normal de un documento es su destruccién y no su archivo. Asi, para cada accién u operacién o grupo de ellas, el analista de sistemas se plantea sucesivamente las preguntas: ,qué? ,quién? ;dénde? gcudndo? gcmo? {,Qué?, es decir, ;de qué operacién se trata y cudl es su resultado? {Por qué es verdaderamente necesaria esta operacién? si la respuesta es negativa, no es necesario seguir mas alld el examen de esta operacin que debe ser eliminada. Si el examen demuestra que esta operaci6n es necesaria, a continuacién habré que dar respuesta a las interrogantes siguientes: {Quién lo ejecuta? ;Por qué esta persona? la persona que ejecuta esta tarea ges la mis calificada para ello? {Donde se ejecuta? ;Por qué en ese momento? Este momento escogido, jes el mejor? 4Cémo se ejecuta? {Por qué de esta forma? Es éste el mejor medio posible? Podemos ver que la respuesta a la pregunta ,qué? puede conducir a eliminar una accién. Las respuestas a las preguntas ,quién? ¢d6nde? ,cudndo? pueden conducir a cam- biar o permutar. Y la respuesta a ,c6mo? puede conducir a mejorar. La critica al procedimiento puede poner de manifiesto la necesidad de un anéli- sis muy detallado para determinados puntos con el objeto sobre asegurarse de la base y fundamento de las observaciones y sugerencias. Antes de emprender tales estudios conviene estar seguro de que las mejoras que se esperan garantizan su rentabi9.4 Anélisis de procedimientos PROCEDIMIENTO SISTEMATICO PARA LA INDAGACION CIENTIFICA Analisis Sintésis Hecho Critica Posibiidad de Recuros de Mejora observado mejoramiento mejoramiento _propuesta quer {Qué otra cosa podria ELIMINAR que (ropésito) wor qué hacerse? deberia hacerse @DONDE? En qué otro LUGAR, COMBINAR DONDE (lugar) wor qué? podria hacerse? (lugar, orden, deberia persona) hacerse sCUANDO? wPor qué? {CUANDO podria ° cuANDO hacerse? deberia hacerse aquiéw {Qué otra PERSONA CANBIAR, quien (persona) Por qué? podria hacerlo? (usar, orden deberia persona) hacerlo conor sBe qué otro MODO SIMPLIFICAR como (medio wor qué? podria hacerse? Claude Roland expone el anterior esquema para seguir un proceso sistemético para una indagacién cientifica. Otros aspectos de estudio Cuando ya hemos registrado totalmente el procedimiento y lo hemos diagramado, daremos principio al anélisis critico del mismo (el cual se basa en lo siguiente), en todo procedimiento podemos distinguir dos clases bisicas de actividades: 1. Aquellas en que sucede efectivamente algo al procedimiento, se modifica, se le afiade algo o se examina.9. Estudio, anélisis y disefio de procedimientos 2. Aquellas en las que no le ocurre nada, sino que queda almacenado 0 inactivo por alguna espera. Las de la primera categorfa se pueden dividir en: + Actividades preparatorias. Son actividades no productivas. * Actividades activas. Son las operaciones verdaderamente productivas, de las cuales no se puede prescindir. * Actividades de salida. Se consideran como actividades no productivas. El anilisis se debe iniciar por estas tiltimas operaciones, ya que implican alma enamientos y demoras que significan inmovilizacién de recursos. Y se basa en hacer ina serie de preguntas con el fin de determinar: El propésito para el qué El lugar donde La sucesion en qué Se emprenden tales actividades La persona por la qué Los medios por los qué Eliminar Combinar Ordenar de nuevo Simplificar Con el fin de: Dichas actividades Al terminar esta etapa tendremos el suficiente conocimiento de las deficiencias del procedimiento analizado como para preparar un procedimiento propuesto, para dar la respuesta aceptada para cada pregunta, En la figura 9.9 se muestra una grfica que nos indica los pasos a seguir en el anilisis de procedimientos administrativos. La grifica nos indica la necesidad de considerar las politicas de operaci6n, para evar a cabo el andlisis del proceso de trabajo (flujo operativo, informacién nece- saria, responsabilidad y puestos) y llegar de esta manera a la obtencién de alternati- vas, enseguida viene la programacién, control y evaluacién en el procedimiento, para9.4 Anilisis de procedimientos Las preguntas se pueden cambiar. 2Qué se hace? Porpésito: Eliminar partes innecesarias Es necesario? Lugar: Pirate no hace Cambiar cuando sea posibl a JEs necesario ahi? po . sCuando se hace? ; Sucesién: Ordenar de nuevo la sucesién Es necesario? {Quién lo hace? Persona: {Mejor otra persona? - iCémo se hace? Taree Medios implificar la operacién dEs mas econémico me de esta forma? asf llegar al andlisis de alternativas (grado de dificultad en la operacién, tiempos, recursos necesarios, complejidad de implantaci6n).. En la figura 9.10 se muestra también una grifica para desarrollar la simplificaci6n de procedimientos. La gréfica comienza la recoleccién de datos (antecedentes, manuales administra- tivos, procedimientos vigentes, etc), le sigue un andlisis del procedimiento (duplici- dades, etapas de informacién innecesaria, tiempos ociosos, fugas de control) y llega aun anélisis de modificaciones, el cual contemplard el andlisis y disefio de formas. Desarrollar el procedimiento mas adecuado Una vez coritéstadas las preguntas que se plantearon en el punto anterior, se proce- derd a registrar y diagramar el procedimiento propuesto, elaborando una comparacion con el actual y demostrando las ventajas en ahorro de operaciones y simplificacién de Jas mismas; reduccién de envios y distancias de los mismos, reduccién del zigzagueo, eteétera. El procedimiento propuesto se elaborard en forma narrativa, con un estilo perfec- tamente claro, considerando el texto en conjunto. Los pasos deben ser sucesivos, complementarios y que en su totalidad tiendan a alcanzar la meta deseada. Cada paso debe estar justificado, debe Ilenar una necesidad precisa y guardar la debida relacin con los demés pasos del procedimiento. Un procedimiento debe ser estable y sin embargo, flexible. A primera vista puede pensarse que esta combinacién es poco factible, pero no lo es en este caso. Por esta-9. Estudio, anélisis y disefio de procedimientos “SOAeNIS|UIWUpe SoUa!UNPaDOId ap sisijBUE 12 UD JINBas e Sosed sovewuoy ap oyasip & sts EUy 2p opel9 , Lg}2eado sp seanyiod ap uo|2ez0qe13 > uppeweyey 2 pepsayduoy a soxsan spe -sqenuoctoy sounaou Tae omnes! seaeyoizese) anep e seanewarre semewsore Tauro saa sop = ap sisneuy. “Ronuo>. ‘2p uo13u3}q0 sane e os2201d we eso20u Psy 9 sure, sed, (onresedo penroisp SVALLVNUBLTV 30 NOIDN3LEO9.4 Andlisis de procedimientos yo.quUO3 3p sean s0so}30 sodwiot, sauorse2y1pour ap sistieuy euesazauut “soquajuiparoud ap uoiseaisyidusis ‘ootptint osey ~ ug}euojut a sederg sapepiondna / soquatuiparcig ~ SOAREN}SIUIWPE sayenuew ~ saquapazaquy - soyeutioy 2p ouvasip A sisteuy9. Estudio, anélisis y disefio de procedimientos bilidad debe entenderse la firmeza del curso establecido, el cual s6lo suftiré cambios cuando se presenten modificaciones fundamentales en los factores que afectan la operacién del procedimiento. Por otra parte, la flexibilidad es necesaria en un pro. cedimiento, para poder enfrentarse a una crisis o emergencia, a demandas especiales © @ los ajustes para condiciones temporales; sin embargo, las emergencias pueden volverse lugares comunes y perderse el beneficio de los buenos procedimientos, E] problema estriba esencialmente en mantener el equilibrio adecuado entre la estabili- dad y flexibilidad del procedimiento. Una vez concluido Io anterior, se aplica un método normalizado de diagramas dindmicos. Un diagrama reduce el volumen de explicaciones narrativas y conse- Cuentemente condensa su presentacién, lo que no serfa posible por otros métodos Entre los diferentes tipos de diagramas el mas recomendable es el de construccién horizontal. Este método tiene la ventaja de facilitar la visién de las relaciones exis- tentes en las distintas partes del sistema integrado. En la figura 9.11 se muestra el desarrollo de una propuesta. Adoptar el procedimiento propuesto y mantenerlo actualizado Para obtener este punto es necesario contar con la aprobacién de la direcciGn, y para Solicitarla se requicre preparar un informe que contenga bésicamente los puntos s guientes: 1. Costos relativos a cada procedimiento, tanto el actual como del propuesto. 2, Costo de la implantacién del nuevo(s) procedimiento(s). 3. Decisiones ejecutivas necesarias para implantar el nuevo(s) procedimiento(s).. Antes de someter el informe a su aprobacién, es preciso discutirlo con el jefe del departamento y lograr su apoyo y colaboracién. Por lo tanto, podemos concluir que Ja implantacién abarca aspectos como: 1. Obtener aceptacion de los jefes de departamento, 2. Obtener aprobacién de la direccién. 3. Obtener opinién de los empleados afectados con los cambios. 4. Ensefiar el nuevo(s) procedimiento(s) a quienes habran de aplicarlo. 5. Supervisar su aplicacisn para asegurarse de que se aplica tal y como se planed © indicé. Existe también la tendencia de que los procedimientos permanezcan una vez que se han iniciado en una empresa. Comtinmente se agregan nuevos a los existentes, en ver de volver a trabajar 0 modificar los ya existentes 0 de eliminar los que ya no se necesitan como consecuencia de los cambios. La solucién es revisar periédicamente todos los procedimientos dentro de la empresa y cerciorarse de si son necesarios de9.4 Analisis de procedimientos 221Ue8,0 upieumanunssay sojequawia}dwo> so\pnas3 t sovewuios sewessoini oqwaiuparoid 12 u9rods95aq 'SBDHNIOd sapepniqesuodsay SOANeLGO ‘oyuawparcid ap orpakoag saasnfy -eysandoud eun ap ojjoueseg sopisajqeysa seque)dwi & eonzeid @ oyend ua easandoid ap ugisiaay eanewane e) ‘8P Uo!D291359. Estudio, andlisis y disefio de procedimientos acuerdo con las presentes condiciones de operaci6n. De lo contrario deben climinarse © modificarse, segtin lo indiquen los hechos del caso. Basicamente este punto se sale del campo del que comentamos, pues al hablar de mantener actualizado un procedimiento, estamos hablando de lo que se conoce como auditorfa de sistemas, dentro de la cual se encuentra Ia actualizacién de proce. dimientos, Sin embargo, como ya se coments, la actualizacién consiste en modificar los procedimientos actuales, cada vez que las condiciones fisicas, materiales, am- bientales, etc., sobre las que se plantean, se modifican. Queda pues manifiesta la necesidad de la constante presencia en la empresa de analistas quienes mantendrin actualizados los procedimientos siguiendo de cerca y en forma constante la evolucién de los mismos.Preguntas de andlisis ae tee a. 5. 1 LH 4Cual es el propdsito de estudiar los procedimientos? Se entiende por procedimicnto a la serie de pasos uniformes para realizar un trabajo determinado ¢cual es la estructura de los procedimientos? {Qué relaci6n existe entre procedimientos, métodos y politicas? Indique cusles son los objetivos secundarios en el estudio y anilisis de los pro- cedimientos. Explique los elementos estructurales de una empresa. {Cua es la metodologia fundamental en el andlisis de procedimientos? {De qué trata la fase de examinar criticamente los datos del procedimiento? Cuando ya hemos registrado totalmente el procedimiento y lo hemos diagra- mado, {qué aspectos abarca el andlisis critico del mismo? Explique con sus propias palabras la figura desarrollo de propuesta.