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    CAPITULI VI REDONDO

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    CAPITULO VI PRIMERA PARTE CUENTAS Y EFECTOS POR COBRAR INTRODUCCION El incremento de las ventas a crédita ha ocasiotado que entre las cuentas. de mayor movimiento destaquen las denominadas Cuentas por Cobrar y Efectos por Cobrar. En las grandes ‘empresas, donde existe una definida division-departamental, la responsabilidad del Contador es limitada en cuanto a la custodia, eobranza y parte legal de los documentos que controlan esas dos ‘cuentas, principalmente facturas, letras de cambio y pagarés. No obstante. en las pequefias y muchas de las medianas empresas, es el contadar el responsable directo de los controles, custodia, cobranza y hasta de la parte legal relacionada con esos documentos. Por estas tilimas razones, pese alas limitaciones de la primera parte de nuestro curso, intentaré que usted adquiera una pequefia cultura comercial relacionada con esos dacumentos, en especial con la letra de cambio, Este capitulo se-lo he dividido en cuatro partes. En la primera, trataremos sobre los controles elementales y registros de Cuentas por Cobrar propiamente dichas, con vencimiento no mayor a un afio. En la segunda, estudiaremos los principales articulos de nuestro codigo de comercio, relacionadas con la letra da, cambio y ol pagaré. En la tercera, veremos cantroles y ragistros de los Efectos por Cobrar enviados a instituciones bancarias para que gestionen el cobro de los mismos y, cen la cuarta parte, esos mismos contyoles y registros relacionados con el descuento 0 negociacién de Efectos por Cobrar con veneimiento no mayor a un aio, Al mismo tiempe dabo advert que esta toma esta congatenado con ol Capitulo XV (complementario a la primera parte de nuestro curso), en el cual trataré de recordarle el célculo ‘mercantil destinado a resolver los problemas relacionados corel denominado interés simple. Si sus cconocimientos sobre 193 CENTRO CONTABLE VENEZOLANO PROF, A. REDONDO fl interés simple y dascuentos a ese tipo de interés los tiene un poco olvidados, considero conveniente que, paralelamente con el presente capitulo, estudie también el referido Capitulo ‘complementario. NOTA IMPORTANTE En la primera parte de nuestro curso consideraremos que las Cuentas y Efectos por Cobrar son a corto plazo y no se han incluido ni produciran intereses. Para la contabilidad, los ingresos provenientes por intereses, es norma de acsptacién general qua se consideraran 'ganados".a medida {que transcurre el tiempo. En consecuencia se refiejardn como ganados en.los petiodos en los cuales vencen (ver Capitulo XXV - Ingresos por intereses, CUENTAS Y EFECTOS POR COBRAR CLASIFICACION EN EL BALANCE GENERAL En el Activo Circulante y con la denominacién de Cuentas y Efectos por Cobrar deben agruparse Unicamente los cr6citos comerciales a favor de la empresa originados por la venta de mercancias 0 servicios @ incluyen los garantizados por facturas, notas de.entrega, documentos similares, las letras de cambio aceptadas por los clientes y los pagarés, Los Efectos por Cobrar (letra de cambio y pagarés) deben presentarse separados de las CCuentas por Cobrar (facturas) cuando su monto sea importante. Si se han descontade (negociado) letras 0 pagarés deberdn restarse de los Efectos por Cobrar 0, por lo menos incicarse en las notas al Balance General, el monto de los efectos descontades. Los saldos de Cuentas y Efectos por Cobrar, seran/presentados| por su valor neto de realizacién. A tal efecto, la canlidad estimada para cuentas incobrables se indicara en cuenta distinta, ymostraré su saldo como una deduccién de las Cuentas y Efectos por Cobrar. E1 monto de los saldos acreedores de Efectos o Cuentas por Cobrar, silos Nubiera, deberd presentarse separadamente en el Pasivo Circulante Los créditos. ocasionados por reclamos contra proveedores, transportistas, seguros y los provenientes de préstamos 0 anticipos a Socios, directors, empleados, empresas fllales o afiliadas y otras cuentas de naturaleza semejante, se mostraran en forma separada. y de acuerdo a su importancia. Es decir, no se incluiran deniro de las Cuentas y Efectos por Cobrar originadas por la venta de mercancia o servicios. ‘Ahora ponga aiencién a Io siguiente: si alguna de los créditos tiene un vencimiento que este ‘comprendido dentro de un piazo mayor al del préximo 194 CENTRO CONTABLE VENEZOLANO PROF, A. REDONDO gjercicio 0 ciclo normal de operaciones de la empresa, se clasficara como Cuentas 0 Efectos por Cobrar a largo plazo. Se presentara también por su valor de realizacion. Es decir se indicaré la provisién para incobrables, si la hubiere. En las notas al balance general debera indicarse si ‘corresponde a operaciones normales de la empresa y si producen intereses cual es la tasa INICIAGION ALOS CONTROLES INTERNOS En las cuentas y efectos por cobrar el control interno sera tan estricto como en las cuentas que Ccontrolan ef efectivo, Es riécesario mantener la aplicacién del principio basico de divisién de funciones. Por ejemplo, sé haré-ioda lo posible para separar las funciones de: ) Ventas y almacén, con relacién al registro-en las cuentas de clientes, a) Custodia de los documentos de créditos, del registro en las cuentas déos clientes, b) Recepcidn del efectivo de: 41. Registro en la cuentas de los clientes 2. Aprobacién de descuentos, devoluciones y be incobrables, eon libros a los clientes por concepto de El control interno debe Ser muy éiciente en todo lo relacionado con las cobranzas, que es donde se ‘suolen cometer los princpales actos dolosos, Durante 0! desarrollo del presente capitulo procuraré oientarie para que pueda establecer algunos controles. A manera ilustraliva le mencionaré las sugerencias siguientes: 1°) Los vendedores nunca entregaran los pedidos de los clientes directamente al almacén o despacho de mercancias. Prmeramente deben pasar por el departamento de ventas para la aprobacién de las condiciones de la venta y por el de craditos para lo referente al riesgo de la 2) El dopartamento de tacturacién debe ser independiente’ del-de-despachos y del registro en las cuentas dellos clientes 3) Se procurard que las tacturas estén prenumeradas, 4°) Una persona diferente a la que preparé las facturas las chequearé con las condiciones aprobadas por el departamento de ventas, especialmente en cuanto a precios, rebajas, descuentos, etc, 5°) La persona autorizada para aprobar cualquier tipo de descuanto 0 bien dar de baja a clientes por incobrables, no debe tener ninguna conexién con el departamento de caja, ni podra realizar regisiros en cuentas de los clientes. 6°) Los documentos dados de baja en libros, deberdn ser controlados y chequeados periddicamente 19s CENTRO CONTABLE VENEZOLANO PROF, A. REDONDO 7°) Es conveniente comparar mensualmente la suma de los saldos de los clientes, Mayor Auxiiar de ‘Cuentas y Efectos por Cobrar, con las cuentas de control del Mayor General &*) Si es posible, mansualmente 0 por lo menos tres veces al afio, a los clientes se les enviara su estado de cuenta REGISTRO EN CUENTAS POR COBRAR - CARGOS - Los principales argos en las gue |hemos denominadd cuentas por cdbrar| conjetciales serdn ‘ocasionados por las ventas a crédito de mercancias o'servicios; cuando los dlientes no han firmado letras de cambios 0 pagarés para garantizar el pago de sus deudas. Veamos un ejemplo: Se han vendido mercancias a crédito por 85, 280,350. @ 30 clientes, También se han vendido mercancias al contado por 85. 25.840.-a 4 clientes De acuerdo a las sugefencias que le he dado referentes al control interno, retacionado con Cuentas por Cobrar, le resumiré los registros que ocasionard el ejemplo propuesto. 18) Los vendedores entregarian los pedides en él depariamento de ventas, el cual una vez aprobadas las condiciones, los pasara al de créditos, el cual aprobara o denegara los créditos y devolverd los pedidos al departamento de ventas, b) Los pedides aprobades se enviardn al almacén. Confirmads la posibiidad det despacho en ‘cuanto a las existencias, se preparan y se entregan al departamento de embarques para que la ‘mercancia sea enviada alos clientes con las correspondientes notas de entrega. ©) El departamento de facturacién prepara las facturas que acompaitardn a las mercancias o bien, de acuerdo con las normas establecidas, puede preparar las facturas despues de recibr las notas, de entrega firmadas por los clientes. | 4) Las facturas originales se enviaran al Custodio de documentos comerciales por cobrar, que puede ser el departamento de cobranzas.o bien el departamento de tesoreria, responsable de la coordinacién de las finanzas de la empresa, por lo tanto deberé llevar un control de los ‘documentos pendientes de cobro. De tas facturas se haran varias copias: una para el cliente, otra para el departamento de ventas y otra para el de contabilidad, ©) Cuando ol departamento de contablidad, recibe las copias de las facturas, la persona encargada del Mayor Auxiliar de Cuentas y Efectos por Cobrar, las registrara en las cuentas de los clientes. En el ejemplo que estamos tratando, como recibira 30 coplas por concepta de ventas a crédito, realizaré 30 cargos en las cuentas de los clientes. Por las ventas de,contado, sila politica de la ‘empresa es la de anotar en las cuentas de sus clientes todas las operaciones 196 CENTRO CONTABLE VENEZOLANO PROF, A. REDONDO efectuadas, cargara y abonara por la misma cantidad en las cuentas de los clientes que realizaron ‘compras de contado Por otra parte, el contador, en ol Diario General, rogistrara ol resumen de las ventas realizadas, por ‘medio del siguiente asiento: CUENTAS POR COBRAR 2a0350- cal 2sss0 VENTAS CREDITO 2809s, VENTAS DE CONTADO 25.800. En ol Capitulo Vill, donde estudiaremos el control de inventarios de mercancias, veremos como fen @! denominado método de-inyentario permanente 0 perpetto, el contador, para controlar los inventarios y el costo de ventas, registrara un asiento complementario Por ejamplo, si el costo de las ‘mercancias vendidas ascendié a Ss, 130.420. haria: COSTO DE VENTAS 120420. INVENTARIOS nae Contio que no habrd tenido dincuitades on comprender el primer asiento para registrar tas ventas. 2, Que ha recibido la empresa? Facturas pendientes de cobro, Io cual ocasioné el cargo a Cuentas por Cobrar. En la empresa, zse ha recbido algo més? Si, el cajero recibié el importe de las ventas de contado: un cargo a caja, .Qué entregé la empresa. mercancia. Un abono Ventas. Esta ‘cuenta se la he desglosado en dos: al Ventas Crédito; b) Ventas Contado, con el objeto de obtener luna mayor informacién para futuras analisis. En el supuesto de no precisar esa informacion, el abono serd simplemente a ventas De acuerdo con la politica establecida por la empresa cuentas por cobrar comerciales, también suolen recibir cargos por concepto de intereses. Por ejemplo, si un-cliente no puede cancelar su crédito a su vencimiento y pide una prérroga, la empresa puade decidir cobrarle intereses por la prérroga que le conceda. En este caso se preparard la correspondiente nota de débito y una copia se enviaré al departamento de contabilidad. En el Mayor Auxilar de Cuentas y Efectos por Cobrar, e! importe de la nota de debito se cargard en la cuenta del cliente y el contador la registrara en ol Diario General por medio de! siguiente asiento: CUENTAS POR COBRAR oe INTERESES BENEFICIOS oon REGISTROS EN CUENTAS POR COBRAR - ABONOS ~ Los principales abonos.a. Cuentas.por Cobrar, s2.ocasionaran por las pagos parcialas © cancelacién de los créditos concedidos @ los clientes. No 197 CENTRO CONTABLE VENEZOLANO PROF, A. REDONDO cobstante, pueden abonarse también por otros conceptos. En términos generales, los abonos se efectuaran por 8) Cobros parciales ototalos de los erédites concedidos b)Devolucién de mercancias vendidas. e) Se conceden descuentes 6) Acoptacion da letras da cambio. ©) Por concepto de incobrables (COBROS PARCIALES 0 TOTALES ~ABONOS - Los controles y registros dé los eréaitos comerciales, os estudiaremos 66 ‘acuierdo a los procedimientos de cobro siguientes: 1") Por madio de cobradores propios. 2) Los clientes pagan direetamente por caja 2%) Los clientes pagan por media de transferencias bancarias. 4*) Cobro por intermedio de nuestros agentes vendedores, 1") COBRADORES PROPIOS Cuando la empresa empiea su propio personal para el cobro de facturas, es conveniente ejercer algun control mientras las-mismas se-encuentran en poder de los cobradores, Un procedimiento simple podria ser: 8) El departamento de cobranzas preparara una relacion de las facturas entregadas al cobrador, el ‘cual la frmara y se quadara con una copia. b) El cobrador, diariamente, relacionara las facturas cobradas y entregara su monto al cajero. Le firmara dos copias que junto con el informe de facturas no cobradas antragara al departamento de cobranzas, el cual las chequeard con la relacién de facturas que le entreg6, ©) El dopartamento de cobranzas enviard al de contabilidad una copia'de la relacién de facturas ‘cobradas para que sean abonadas en las cuentas de los clientes. Como el departamento de caja también enviara un informe diatio de cobros, se chequeard si han sido incluidas todas las facturas cobradas El resumen de los cobros se registrara en el Diario General. El asiento podra ser: cal x00 CUENTAS POR COBRAR 200K 198 CENTRO CONTABLE VENEZOLANO PROF, A. REDONDO 2°) COBROS DIRECTOS POR CAJA Cuando los clientes que tienen facturas pendientes de pago, pasen directamente por caja a cancelarlas, ol cajero las solictard a su custodio. Este prepararé un comprobante de facturas enviadas ‘al cajero; una copia ge enviard al departamento de contabilidad, El departamento de contabilidad en base al informe diario de cobros que recibir& del cajero ‘abonara en la cuenta de los clientes y chequeard con el informe recibido del custodio. El asiento en el Diario General sera mismo que hemos hecho anteriormente 3) COBROS POR TRANSFERENCIAS BANCARIAS. Cuando los clientes estan domiciiados:en-una:plaza diferente a la de la empresa, en algunas ccasiones, cancelan sus facturas por medio de iransferencias banearias. En estos casos el departamento de conlabilidad al recibir del banco Ia correspondiente nola de abonole acreditara en la cuenta del cliente (Mayor Auxiiar de Cuentas y Efectos por Cobrar) y ei contador registraré la. operacién por medio del Siguiente asionto, BANCos XXKK CUENTAS POR COBRAR XXX Contio que entenderd a atiento anterior. El contador se preguntaré y, Quién tecibe? El banco ha recibido una determinada cantidad de dinero en consecuencia debe ea cantidad. ,, Quién entrega? Sie! Cliente ha entragado al banca Un dinero para que saa abonado a nuestra empresa, #2 abonard a Cuentas por Cobrar. La empresa enviatd al cliente un recibo o una factura cancelada, 4°, COBROS POR INTERMEDIO DE NUESTROS VENDEDORES ‘Come lo indiqué anterionmente, los clientes domiciiados en una plaza diferente a la de la empresa, fen algunas oportunidades, suelen cancelar los erédios que les hemos concadida por medio dé ltansferencias bancafias, pero en muchos casos no hacen uso de este praclico y eficienle servicio que prestan las instituciones bancatias. Para la mayoria de las empresas, resulta dificil y antiecondmico enviar lun cobrader a cada una de lat cludades donde tienen clientes a quienes les ha concadido ctéditos y éstos no han aceptado lelras de cambio. Supongamos que, nuestra empresa, con sede en Caracas, ha vendido ‘mercancias a crédito @-clentes domiciiades en Maracaibo, Puerto Ordaz y Puerto La Cruz. Como puede ‘comprender. el enviar un eobrador a cada Una de estas cludades para que inlenle cobrar las facturas vencidas si éstas na son muchas o el monto de las mismas no es elevado, resullard antieconémico. Fijese due he dicho facturas y.no letras de cambio pues estas ultimas, Efectos por Cobrar. se suelen enviar al Ccobro por intermedia de las insituciones bancarias, como veremos al tratar los Efecios al Cobro en este ‘mismo capitulo, 199 CENTRO CONTABLE VENEZOLANO PROF, A. REDONDO En los casos mencionados en el parrafo anterior, en nuestro pais y en otros muchos también, las facturas pendientes de cobro, se les suelen entregar alos agentes vendedores de la empresa para {que gestionen su cobro. Supengamos que, a! sefior Evaristo Ambrola, sale de viaje de ventas para el coriente del pais, el procedimiento para el cobro de facturas puede ser el siguionte: 2) Se prepara la relacién de facturas pendientes de cobro de los clientes que visitaré el sefior “Ambrola, la cual firmara ) Ia relaéién Qi fife et'senior Ambrola 68 iglal 4 la qué Tinian Allest68 Obfadltes! Ahora bien, estos ultimos, como recordara deben presentar,diariamiente;-la relacion de cobros y entregar of ‘’fectivo en caja, pero los vendedores, cuando salen para el interior de la Republica, suelen tardar varios dias en ragresar a la emprasa, en consecuencia, las sera diflcil informar, diariamente al departamento de cobranzas sobre la situacién dé las facturas que se les han entregado, Normalmente, el importe de las facturas cobradas lo suelen ingresar en el banco o bien lo envian por medio de giro postal (es importante que no mantengan en su poder ol efectivo cobrado) y ‘cuando vuelvan presentaran el informe de sus gestiones, En la practica, la mayoria de-tas-veces;-no-se registraner libros las facturas en poder de los vendedores. Ante cualquier fisealizacién interna o externa, se le mostrar al auditor las relaciones firmadas por los vendedores, que estaran en el departamento de cobranzas o bien en poder del ‘custodio de documentos por cobrar. Esto no quiere decir que sea lo cortecto, pues como sabemos, deberdn registrarse todas las operaciones que afecten o puedan afectar a los bienes o derechos de la ‘ompresa y, en estos casos, han salido facturas de la empresa, sin que ésta haya recibido algo a cambio de las mismas. El problema ser. .cOmo registrar una alida de bienes 0 derechos de la empresa sin que ésta haya percibido algun tipo de compensacion y no cargar esta salida a pérdidas? ‘Su solucion es muy simple, Podemos registrar la operacién recurriendo a las que hemos denominado ‘cuentas de orden, pues como recordara, aplicaremos estas cuentas para registrar operaciones que no modifican la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de la empresa, En el caso que estamos tratando, las facturas no se encuentran fisicamente dentro de la empresa, pero siguen siendo de su propiedad y no ha cambiado la naturaleza de sus. derechos. El contador puede registrar la operacion por medio del siguiente asiento: FACTURAS EN PODER VIAIANTES XXX FACTURAS ENTREGADAS A VIAJANTES 200 200 CENTRO CONTABLE VENEZOLANO PROF, A. REDONDO Le recuerdo que en el registro de las cuentas de orden, se suele cargar a una cuenta deudora y come contrapartida se abona a la misma cuenta afiadiéndole: PER CONTRA. En el caso anterior se podria haber hecho: FACTURAS EN PODER VIAIANTE 00% FACTURAS EN PODER VIAIANTE-PER CONTRA - rd A medida, qua los_viajantes comunican.a.la empresa.tas facturas cobradas, los ingresos realizados en los bancos (debidamente comprobados por nosotros) 0 los giros postales que se hayan recibido, se abonarar’en las cuentas de los clientes (Mayor Auxiliar de Cuentas y Efectos por Cobrar) y, on ol Diario General, se registrara por medio del siguiente asiento: CAA XXXX Giros postales recibidos BANCOS XXXX Ingresos realizados por bancos CUENTASPORCOBRAR OOK Ahora fijese bien, sl cuando se entregaron las facturas a los vendedores s@ registraron por medio de cuentas de orden, a medida que se realicen los cobros, sera necesario regulatizar esas cuentas. En nuestro caso se hara por medio del siguiente asiento: FACTURAS ENTREGADAS A VIAJANTES XXX FACTURAS EN PODER DE VIAJANTES, 000 Cuando los vendadoras ragresen a la empresa, entreguen el informe de cobranzas y devualvan las facturas que no hayan podido cobrar, se regularizarén las dos cuentas de orden que controlaban ‘esa operacién, pues al haberse cobrado las facturas o bien al encontrarse en poder de la empresa uevamente, esas cuentas de orden no deben mostrar saldo alguno (saldo cero). b) DEVOLUCIONES EN VENTAS - ABONOS - Los clientes, en algunas ocasiones, devolveran mercancias por diferentes motives: a) no ccorresponden 2 la calidad que ellos pidieron; b) se les envié una cantidad superior a la solicitada, etc. En estos casos, el procedimiento a seguir puede ser. 1) El almacén recibe y chequea la mercancia devuelta, pasara su informe al departamento de ventas para los correspondientes controles y ademds al departamento de contabilidad b) Contabilidad investigara a qué fadlura corresponden las morcancias devueltas, para determinar las condiciones en que fueron vendidas, precio facturado, etc, Normalmente se hard una nota de ‘abono para 201 CENTRO CONTABLE VENEZOLANO PROF, A. REDONDO ‘ser registrada en la cuenta dat cliente, pero pudiera acurrir que la devolucién proviniera de tuna venta de contado y el ciente desea que se le cancele el valor de la mercancia devuelta. El asionto para registrar las davoluciones en ventas dependora de si el valor se abona en la ‘cuenta del cliente o bien se le cancela de contado, En el Diario General se registrar uno de los dos asientos siguientes: DEVOLUCIONES EN VENTA XXX CUENTAS POR COBRAR 00 Sila devolucin ae shor en Is alent el dente DEVOLUCIONES EN VENTAS xxK BANOS XxX Sila devolcin se cancela de conta ) DESCUENTOS POR PRONTO PAGO - ABONOS- Algunas empresas ofrecen determinadas dascuentos a sus clientas si cancelan los créitas antes del vencimiento concedido para el pago de los mismos. Observe qué me estoy refiiendo al descuento por pronto pago y no a los denominados descuentos 0 bonificaciones en ventas, lo cual ampliaremos en el Capitulo Vill. Veamos un ejemplo: Una empresa vende mercancias a sus clientes y les concede un crédito de 90 dias para su cancelacién, pero les ofrece un descuento del 6%s! lo pagan antes de los 30 dias y de.un 4% si lo hacen después de los 30 dias, pero antes de los 45 dias. Pasado ese tiempo no se les concederé descuentos y en consecuencia deberan cancelar el importe total del crédito. En la factura, estas condiciones, se suelen indicar en forma resumida de la manera siguiente: 6/30; 4/45, Si suponemos que un cliente que debe una factura por Bs. 1.00.000.- la cancela antes de los 30 dias, tendré derecho a un descuento del 6% es decir Bs. 6.000.- .De acuerdo? \Veamas como ragistrar esta operacién. Antes de proceder a su registro, permitame racordarle: el descuento debe ser aprobado por ja persona autorizada para hacerlo, El procedimionto a seguir pueda ser similar al que hemos aplicado anteriormente cuando un cliente viene directamente a la empresa a cancelar-una factura, Es decir, el cajero solicitard Ia factura al departamento de cobranzas o bien a la persona que custodia estos documentos. Este. departamento. puede encargarse de obtener la cantidad a descontarse por cconcepto de pronto pago y la aprobacién de la persona que Io autorice, la cual esta obligada a chequear la fecha de la factura y la de su cancalacién asi como determinar si la cantidad a descontarse es la conecta, EI departamento de contabilidad, al recibir copia de los documentos que respaldan la operacién realizada, acreditara en la cuenta del cliente la nota de 202 CENTRO CONTABLE VENEZOLANO PROF, A. REDONDO ‘abono por concepto de pronto pago, Bs. 6.000.- y seguidamente la cantidad cancelada, Ss. 94.000.- En el Diario General se registrard el siguiente asiento: CAIN 94,000.- DESCUENTOS PRONTO PAGO EN VENTAS 6.000.- CCUENTAS POR COBRAR 100.000.~ 4d) LOS CLIENTES ACEPTAN LETRAS DE CAMBIO - ABONOS- ‘Cuando un cliente debe al importe de una factura, ragistrada en Cuentas por Cobrar y acopta luna o mas letras de cambio para garantizar el pago de esa factura, es necesario registrar en los libros de contablidad el cambio de documenta de crédito propiedad dela empresa \Veamos el desarrollo de una operacién de este tipo: cuando al cliente sé le vendieron mercancias. (0 servicios), firmaria una nota de entrega o bien directamente la factura Como no se habla ‘convenido que aceplase letras de cambio para garantizar su crédito, el contador habré hecho el siguiente asiento: CUENTAS POR COBRAR: 200% VENTAS X90 {De acuerdo? Espero gle asi sea. Es posible que usted se pregunte z por qué un cliente accede 2 acepiar letras de cambio, que es un documento de mas faci ejecucion que la factura que él debe? Los motivos pueden ser varios, quizés el principal sea el siguiente: cuando un cliente no puede cancelar la deuda en la fecha de su vencimiento y solicita una protroga que le es concedida por la ‘empresa, os normal que ésta lo pida aceptar una o varias lotras de cambio para garantizar el pago de su deuda. Puede alegar para alloy, el cliente sabe que es posible hacerlo, que al aceptarle las letras, la empresa podré descontarlas (negociarias) y, de esta forma obtener el efectivo en Ia fecha prevista En estos casos, de acuerdo con la palica establecida, es usual también que, al dlente, se le carguen interases por el tiempo que se le conceda a prérroga_ i ello ocurrese, debera Calcular los intereses preparar la correspondiente nota de débito para Ser cargada en la cuenta del ciente antes de que éste acepte las letras de cambio, pues el valor nominal de los efectos por. cobrar..comprenderd el importe de la deuda principal (factura)-mas los intereses. Los asientos para registrar la operacién pueden ser: CUENTAS POR COBRAR 2000 INTERESES DIFERIDOS 2000 EFECTOS POR COBRAR XXX CCUENTAS POR COBRAR 000 203 CENTRO CONTABLE VENEZOLANO PROF, A. REDONDO En el supuesto de no cargar intereses al cliente, se harla Unicamente el segundo asiento. No ‘olvide que, el Mayor Auxiliar de Cuentas y Efectos por Cobrar, deberan registrarse estas operaciones Importanto. Es posible so pregunte gpor qué aboné a interases diferidos y no a intereses beneficios? Practicamente estamos todavia en la parte inicial de nuestro curso, no obstante, considero conveniente que ya debemos comenzar a aplicar los principios de contabilidad. Es generalmente aceptado que los intereses no se consideraran como ganados (ingresos) hasta el periodo en el cual vencen. Por ejemplo: si el perlodo contable comienza y finaliza el 01- 01 al 31-12 de cada afi y el 15. 12-90 cargamas-a un’ciente Bs. 10.000: por coneapto da intaresas-que-vencon el15.07-51, al 31 12.90 fecha de ciere de! periodo comespondiente al afio. 90, solamente han vencido intereses correspondientes a medio mes Bs. 5.000... En consecuenca se considerarén como intereses beneficios atribuibles a ese poriodo Unicamente. esos Ss. 5.000.- y los restantes Bs. 5,000. se cconsiderarén como Intereses diferidos puesto que serén tratados como ingresos en el periodo de 1991 “Los intereses diferidos, los studiaremos en. profundidad nel Capitulo XXV Ingresos y Egresos de un Perfodo - Ventas a Largo Plazo - Para los efectos de la contablidad financiora (astados financieros) es generalmente acoptado quo un negocio en marcha proporcione informacion en periodos.convencionales anuales. Asi mismo el principio de asociacién de ingresos y egresos establece que tados los ingresos y egresas deben estar asociados a un detetminado periodo, el cual soportaré los costos causados o que pudieran causar ‘e508 ingresos. Para la contabilidad administrativa los periodos pueden ser mas cortos, mensuales, trimestrales, otc. de acuerdo a las necasidades internas de la empresa Como en el ejemplo propuesto, donde un cliente acepté pagar intereses durante el tiempo por el cual le prorrogamos su deuda, no le mencioné el tempo concedido, preferi considerarios como diferidos. ero permitame decirle: por el momento, no se preocupe sino ha comprendido plenamente los asientos de esas operaciones en el. Capitulo XII, las estudiaremos con mayor profundidad y en el Capitulo IX. trataremos sobre los principales principios de contabilidad generalmente aceptados. ‘¢) ABONOS POR CONCEPTO DE INCOBRABLES ‘Al determinarse que la deuda de un dliente resulta ser incobrable, se dara de baja de Cuentas por Cobrar, previa conformidad del funcionario responsable de autorizar esta operacién. La documentacién correspondiente se mantendrd bajo control por un lapso prudencial reo le serd facil comprender que si abonamos una determinada cantidad en la cuenta de un cliente sin que la empresa perciba algo por ese abono, al 204 CENTRO CONTABLE VENEZOLANO PROF, A. REDONDO isminuir sus derechos sin ninguna compensacién constitui’a una pérdida para la empresa, por Cconsiguiente el asiento para registrar la operacién podria ser: PERDIDAS INCOBRABLES YOK CUENTAS POR COBRAR xx ‘Ahora fijese bien: si la empresa, con anterioridad al hecho real de dar de bela la deuda de un cliente, ha previsto esa pérdida y ha creado una cuenta de Provision para Incobrables, con un saldo igualo mayoralide la deuda que va'a dar de’baja’en sus libros, e-asiento podria ser PROVISION INCOBRABLES XXX, (CUENTAS POR COBRAR x00 ‘Observara que, en ambos casos, el abono se hacé a Cuentas por Cobrar, pues en el Mayor Auxiliar de Cuentas y Efectos por Cobrar, se habré acreditado la cuenta de un cliente. El problema sserd determinar si ese abono se cargard a Pérdidas Incobrables o bien a Provisi6n Incobrables. En el Capitulo Vil ampliaremos lo relacionado con pr para incobrables. 205 CENTRO CONTABLE VENEZOLANO PROF. A. REDONDO CAPITULO VI SEGUNDA PARTE EFECTOS POR COBRAR PARTE LEGAL INTRODUCCION Antes de comenzar el estudio sobre el contra y regietro contable’ de la cuenta effctoe por cobrar, considera necesario que adquiera unos ligeros conocimientos legales sobre la leira de cambio y pagaré ‘que son los principales documentos que la componen En ef mundo comercial actual, la letra de cambio se tha convertido ene! més importante titulo de crédito y bajo el punto de vista jurdico es el instrumento ejeculable de mas ripida accién. Es posible piense que toda empresa debe ener un departamento legal o como minima, un as@sor juridica, pues las ‘operaciones legales no son de la incumbencia del contador. Su pensamiento es tazonable pero permitame decile que, en la mayoria de las-pequefas y medianas.empresas, suclen considerar que el contador ne solo ha de conocer las.mas avanzadas técnicas para el registro de las operaciones y proporcionar la informacién contable que se le tequiera, sino que debe poseer también los conacimientos exigbles a un profesional del derecho, economla, mateméticas y hasta de relaciones publieas, para que solucione los problemas que pudieran surgirenire el personal yla empresa, Por favor: si desea iruntar en la profesion, {tate de adquinr la més amplia culture comercial que le sea posible ‘Seguidamente le inccaré los principales articulos del Codigo de Comercio de Venezuela que regulan las operaciones felacionadas con esios dos insirumentos de crédito: letra de cambio y pagacé Debo advertrie que cualquier intento por resaltar alguna palabra o parrafo (letra negilla) es obra mia, pues {en el ctado Codigo de Comercio no se resaitan palabras 0 parrafos. LETRA DE CAMBIO -PARTE LEGAL - La letra de cambio es un documento por medie de! eval una persona llamade librador manda a pagar a su orden 0 ala de olra persona denominada 207 CENTRO CONTABLE VENEZOLANO PROF. A. REDONDO tomador una cantidad determinada ya una fecha fija o a la vista, a una tercera persona denominada librado. ‘La letra de cambio contione: 4. La denominacién de letra de cambio inserta en el mismo texto de titulo Y expresada en el mismo empleado en la radaccién del documento, 2° Laorden pura y simple de pagar una suma determinada 3° Elnombretdel que debe pagar brad) 4° ndcacidn de la fecha de yencimiente, 5° Lugar donde el pago debe efectuarse, 6° Elnombre dela persona a quien O a cuya orden dabe-efectuarse el paga. 7° La fechay lugar donde a letra fue emitida 89 La firma del que gira laletra (Uibrador)*-Are: 420, “La letra de cambio euyo veneimiento no esté indicado, se considera pagadero'a la vista." Art. 411 “La letra de cambio puede ser @ la orden del mismo lbrador. Librada contra el ibrado mismo. Litrada por cuenta de un tercero. "Art. 412 “La letra de cambio cuyo valor aparece escrito a la vez en letras y en guarismo, tiene, en caso de diferencia, 6! valor do la cantidad exprosada en letras. La letra de cambio euyo valor aparece escrito mas de una vez, dnicamente en letras, 0 Unicamente en

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