Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Sus contenidos
El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en
un cuerpo orgnico, que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos. Es una fuente
de informacin permanentemente actualizada que facilita al personal de una organizacin la correcta
ejecucin de las tareas normalizadas. Adems, regula la participacin de los distintos sectores de
una organizacin, as como tambin de entes externos (usuarios, organismos de control,
proveedores, etc.). Su contenido est dirigido a precisar:
cmo se ejecutan los procesos y controles?;
quines son los encargados de efectuarlos?;
cundo deben ser realizados?; y
los soportes de informacin que intervienen, y cmo deben ser completados y archivados.
Las ventajas de poseer y utilizar manuales de procedimientos administrativos son las siguientes:
permite normalizar la ejecucin de tareas estndar y facilita la toma de decisiones programadas;
evita la superposicin de tareas entre diferentes reas de la organizacin;
simplifica y/o racionaliza la ejecucin de tareas que cuando no estn normalizadas resultan
confusas, voluminosas y, por lgica consecuencia, costosas;
simplifica el asesoramiento y la capacitacin de nuevos empleados y practicantes rentados de la
organizacin;
incrementa la motivacin del empleado, ya que permite la deteccin de los objetivos de la
organizacin mediante el aporte de sus tareas;
reduce la participacin de los niveles altos de la jefatura, limitando su participacin a casos no
habituales y dedicando ms tiempo a la toma de decisiones no programadas;
evita improvisaciones y/o decisiones apresuradas, a veces incongruentes con las tomadas por otro
sector;
refleja la evolucin administrativa de la organizacin y el nivel de racionalizacin alcanzado;
agiliza las tareas de auditora ya que, consultando los manuales, los auditores podrn familiarizarse
rpidamente con los procedimientos administrativos del rea a auditar; y
facilita el control de gestin y la deteccin de deficiencias en los procedimientos administrativos.
No obstante las ventajas sealadas anteriormente, la realidad de la Administracin Pblica Provincial
nos indica que existen dos fuertes crticas a los manuales de procedimientos administrativos.
Muchos de los responsables de los organismos no toman la decisin de encarar su elaboracin por
el esfuerzo y el costo que dicha tarea implica; adems justifican su eleccin diciendo que:
los manuales no son en la prctica utilizados por el personal para el aprendizaje y gua de las tareas
que deben realizar; y
los manuales se desactualizan rpidamente, lo que elimina de hecho todas sus ventajas potenciales.
Al respecto es importante aclarar que ambas crticas estn directamente relacionadas con la forma
de redaccin e implementacin de los manuales de procedimientos administrativos y no son
problemas propios de los manuales. A fin de evitar estos problemas es importante tener en cuenta
dos cuestiones
Los manuales no son instrumentos cuyos contenidos puedan ser absorbidos directamente por el
personal de lnea como si fuera un simple instructivo. La comprensin por parte del personal de los
procedimientos normalizados en el manual, supone una explicacin de los mismos por gente
capacitada que deber hacerse, en lo posible, directamente en la ejecucin de los procedimientos
reales. Posteriormente a esta capacitacin, recin se podr dejar al personal el manual para su
utilizacin como elemento de consulta y actualizacin.
Resulta imprescindible especificar en el manual la fecha de confeccin y la de actualizacin para
desarrollar una labor orgnica de emisin de normas. Es conveniente establecer una revisin anual,
a fin de efectuar las modificaciones y agregados que sean necesarios. Las instrucciones deben
redactarse en forma modular y con una extensin limitada, a fin de facilitar los posibles cambios, en
caso de modificarse la rutina. Si se completa esta tcnica con un armado sobre la base de hojas
mviles (soporte en papel), se puede lograr una flexibilidad que supera de manera significativa la
habitual rigidez que tienen muchos manuales inadecuadamente elaborados y que dificultan su
utilizacin. Por otra parte, se puede hacer uso de herramientas informticas que agilizaran la
actualizacin del mismo (soporte magntico).
Las polticas o normas de operacin deben prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse
al operar los procedimientos, es decir definir expresamente qu hacer o qu lineamientos deben
tomarse como referencia en casos que no se presentan habitualmente o no estn previstos en la
diagramacin del procedimiento.
G. Instrucciones para el uso del manual
En esta seccin, se debe explicar cmo usar el manual y en qu forma se actualizarn los
contenidos del mismo, teniendo en cuenta la necesidad de revisar y reemplazar lo que pierde
vigencia o para cubrir los nuevos requerimientos. La seccin debe incluir los siguientes puntos:
estructura: indica la disposicin de las partes en que est ordenado el manual;
codificacin: se debe explicitar el sistema y criterios de codificacin usados; y
actualizacin: se deber indicar la forma de identificar las revisiones, modificaciones,
actualizaciones, quines pueden efectuarlas, por qu medios y cmo introducir el nuevo material o
destruir el material eliminado.
Cuerpo Principal
Normas de trmite
En este punto, se debe describir la secuencia de los pasos en los procedimientos administrativos.
Conceptualmente la descripcin tiene dos aspectos:
Tareas y decisiones involucradas que debe incluir:
momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso;
responsable (sector o persona) de la ejecucin de cada paso;
informacin requerida;
medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones y/o procesamiento;
decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de accin de posible aplicacin; y
controles a efectuar y cursos de accin a tomar segn el resultado del control.
Archivos utilizados; debe incluir:
informacin a contener;
mtodo de clasificacin de la informacin contenida;
mtodo de bsqueda de la informacin contenida;
perodo de archivo de la informacin y tratamiento posterior al mismo; y
responsable de la custodia y mantenimiento actualizado.
Cursogramas
Constituyen instrumentos importantes para la visualizacin global y esquemtica del juego de tareas
administrativas. Son recomendables para registrar una secuencia de tareas y sus relaciones
funcionales con las unidades involucradas en los circuitos administrativos analizados.
Formularios
Deben contener las instrucciones y referencias para la utilizacin de todos los documentos y
comprobantes que circulan, sus diseos y especificaciones; el manual debe incluir modelos de
llenado. Adems, se sugiere incluir y describir a los responsables de la emisin de cada formulario,
el momento en que deben ser emitidos, la cantidad de copias, el tratamiento y la distribucin prevista
para cada copia, ejemplares de los formularios, listados, planillas, pantallas activas y todo tipo de
impresos a utilizar.
Anexos varios
Este apartado podr contener tablas, cuadros, grficos, ejemplos de aplicacin de los
procedimientos descriptos en el manual, etc. Otro contenido optativo del manual de procedimiento es
el glosario que se usa para listar las definiciones de los trminos tcnicos utilizados con el objetivo
de unificar y facilitar la interpretacin.
Referencias bibliogrficas
Tcnicas de organizacin, sistemas y mtodos
Autores: Lardent, Gmez Echarren y Loro
Editorial: Club de Estudio
Metodologa para la elaboracin de manuales de procedimientos: Gua II
Autor: INAP - Coleccin Modernizacin del Estado
La eficacia
Eficiencia
Calidad de los servicios
Equidad
impacto
A partir de esto, podemos definir al Sistema Administrativo a la funcin que por medio de
determinados procesos permite el desarrollo de actividades (acciones), que incluyen informacin
y decisin, para el logro de los objetivos de la organizacin.
Un procedimiento es una secuencia de acciones que se dirigen hacia una sola meta
(comnmente a corto plazo), que se sigue repetidamente; por ejemplo, los procesos de compras,
contratacin de personal o liquidacin de haberes.
El desarrollo de estos procesos constituye la base insustituible sobre la que la organizacin
se apoya para el logro de sus objetivos, ya que el logro de los objetivos se sustenta en el desarrollo
de una serie de actividades administrativas que requieren eficiencia y eficacia, obtenindose a su ve,
la informacin necesaria para la toma de decisiones. Bien sabemos que las organizaciones
necesitan para alcanzar sus objetivos capital, usuarios o beneficiarios que demanden el servicio,
productos, etc. Pero para que las funciones financieras, de prestacin del servicio y productivas
puedas cumplirse en forma coordinada y efectiva, es necesario que una diversidad de actividades
administrativas se desarrolle de manera eficiente.
El sistema administrativo (S.A.) debe producir toda la informacin necesaria para todos los
niveles de la organizacin y adems, provee de los archivos y registros necesarios para generar
aquella informacin.
El S.A. es el medio por el cual as polticas adoptadas por el nivel superior de la organizacin
se traducen en mltiples decisiones que resuelven problemas especficos cotidianos que conforman,
en conjunto, la actividad de la organizacin.
La dinmica de cualquier organizacin requiere actividades bsicas: prestacin del servicio,
compras de materiales e insumos, etc. pero tambin de una multiplicidad de operaciones menores
que deben ser cumplimentadas eficientemente.
Podemos decir que un Proceso o procedimiento ser eficaz y eficiente, cuando permita:
-
El S.A. permite a travs de su red de actividades combinar esas operaciones que se realizan
infinidad de veces para el logro del xito. Un inventario de estas rutinas administrativas
especficamente definidas, que permitir repetir en forma indefinida esas operaciones, incluir entre
otros: un circuito de pagos, uno de compras, uno de prestacin del servicio, uno de liquidacin de
haberes, uno de almacenes, uno de trmites por mesa de entradas, etc.
En la descripcin del proceso quedan especificados:
1. Los pasos a seguir
2. Las normas que deben cumplirse
3. Las vinculaciones entre los distintos procedimientos
De lo dicho hasta aqu, el Sistema Administrativo es un conjunto de procedimientos
vinculados y relacionados bajo un esquema predefinido, que permite desarrollar todas y cada una de
las actividades de una organizacin.
BIBLIOGRAFA
1. Hirsch, Ana. Gestin por Resultados. Cuadernos de la Actividad. IPAP. La Plata, 2002.
2. Volpentesta, Jorge Roberto. Organizaciones, Procedimientos y Estructuras. Osmar D.
Buyatti. Buenos Aires, 2000.
3. FRESCO, Juan Carlos. PNUD. Diagnstico Integral. Buenos Aires, 1989.