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BW - Information
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Manual de usuario
Reporting BW
I.
Introduccin
II.
III.
Queries
III.2.
Libros de trabajo
IV.
Integracin
IV.2.
Funciones
IV.3.
IV.4.
IV.5.
V.
Conceptos bsicos
V.2.
V.2.1
Icono abrir
V.2.2
Icono grabar
V.2.3
V.2.4
V.2.5
Icono formateo
V.2.6
Icono disposicin
V.2.6.1
INCLUIR GRFICO
V.2.6.2
INCLUIR MAPA
V.2.6.3
V.2.6.4
Manual de usuario
Reporting BW
V.2.6.5
V.3.
VI.
V.3.1
Ejecucin
V.3.2
V.3.3
V.3.4
V.3.5
Conversiones de moneda
Introduccin
VI.2.
Procedimiento
VI.3.
VI.4.
Especificar caractersticas
VI.5.
VI.6.
Especificar ratios
VI.7.
Frmulas
VI.8.
Conversin de moneda
VI.9.
Estructuras
VI.10. Excepciones
VI.11. Condiciones
VII.
Variables
VIII.
Otras funciones
VIII.1. Herramientas
VIII.2. Opciones
IX.
Propiedades de la query
X.
Autorizaciones
Manual de usuario
Reporting BW
I.
INTRODUCCIN
II.
Existen tres entornos de trabajo, segn las competencias de cada usuario del sistema.
Entorno R3: en el que se realizar la configuracin de la base de datos.
Business Explorer:
o Business Explorer Analizer: un entorno EXCEL, en el que se incluye un
desplegable en el men y una barra de herramientas especficos para BW,
y desde el que se crearn los informes a partir de una base de datos
configurada y cargada previamente, y desde el que se podrn ejecutar,
o Business Explorer Browser: un entorno especfico para el usuario final,
exclusivo de acceso a los objetos creados.
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El sistema BIW permite la lectura de datos desde ficheros, sistemas NO-SAP, y R3, existiendo, en
este ltimo caso, herramientas predefinidas de extraccin de datos que facilitan el traspaso de datos.
El acceso al Business Explorer se realizar desde los iconos Sap Business Explorer Analizer y Sap
Business Explorer Browser, segn el entorno de trabajo necesario. Al ejecutar cualquiera de estos
programas, el sistema pedir un usuario y clave de acceso al sistema BIW. El sistema de trabajo ser
siempre este BIW, aunque el entorno sea Excel o un escritorio.
El acceso al Business Explorer Analizer tambin se puede realizar desde BW, ejecutando la
transaccin RRMX, o bien mediante SAP menu
Business Explorer
Explorer Analizer es posible acceder al Business Explorer Browser ejecutando en el men SAP Business
Explorer
III.
III.1. Queries
Las queries son los informes propiamente dichos. Una query se define para extraer los datos de un
infocubo previamente definido y cargado de datos. Al ejecutar una query, se realiza una seleccin de la
base de datos (del infocubo correspondiente) de acuerdo a las condiciones de filtrado marcadas en el
diseo de dicha query. Siempre que se hace referencia a una query, habr de indicar el infocubo para el
que se ha definido.
La query se representa en el entorno EXCEL, mostrndose el ttulo, las caractersticas de
navegacin y fijas en filas y columnas, segn las cuales se podr modificar el filtro de seleccin y el
desglose, y los ratios solicitados en la query.
En el diseo de la query se habrn fijado previamente unos valores de filtrado de datos, unas
caractersticas de navegacin, y unos ratios que se pretende analizar. Al ejecutarla, se visualizar una
disposicin determinada de los datos. La query permite, para el anlisis de dichos datos, modificar los
criterios de seleccin, de tal manera que dicho anlisis sea sencillo y rpido.
Manual de usuario
Reporting BW
Manual de usuario
Reporting BW
Abrir
Libros de
trabajo
Queries
IV.
IV.1. Integracin
Esta herramienta permite el acceso a los informes y a otros objetos desde un entorno similar a un
escritorio de Windows, lo que minimiza el aprendizaje de la herramienta.
El acceso al Business Explorer Browser se puede realizar desde el Business Explorer Analyzer, o
bien, desde el men inicial directamente (o creando un acceso directo en el escritorio de Windows). El
usuario final acceder directamente.
Al acceder por cualquier ruta, el sistema muestra el escritorio mencionado. Cuando se abre un
objeto se establece una conexin con el sistema en el que reside el objeto o bien arranca el ejecutable
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asociado a dicho objeto. En el caso de los libros de trabajo, al ejecutarlos se abre el entorno Excel del
Business Explorer Analyzer.
IV.2. Funciones
El Business Explorer Browser permite las siguientes funciones:
Crear carpetas
Llamadas a libros de trabajo
Accesos a direcciones de internet
Llamadas a transacciones SAP
Copia de documentos en el servidor.
Links.
Tambin se permite modificar las propiedades de visualizacin de todos los objetos del entorno.
Para abrir un objeto basta con posicionar el cursor en dicho objeto y hacer doble clic con el botn
izquierdo del ratn. Automticamente, si se ha seleccionado el Business Explorer, o algn objeto de
SAP, pedir los datos para logon en el sistema; si, por el contrario, se trata de otro tipo de fichero, se
ejecutar el programa que lleve asociado.
Reporting BW
Existen dos tipos de carpetas: las creadas desde el rbol no se visualizarn en la ventana de la
derecha al seleccionar la carpeta raiz, mientras que las creadas directamente en la ventana de la
derecha no se visualizarn en el rbol de carpetas. Estas ltimas se indican con un smbolo.
Para incluir los objetos en una carpeta se siguen dos procedimientos, segn el caso:
Seleccionando la carpeta del rbol para visualizarla en el panel de la derecha y,
posicionados en dicho escritorio, se asigna el objeto con el botn derecho del ratn. Los
objetos se asocian a las carpetas arrastrndolos con el ratn.
Posicionando el cursor en la carpeta padre, con el botn derecho del ratn.
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ruta con la que tena en el ordenador en que se defini. En el segundo caso, al realizar una copia en el
servidor de aplicacin, se podr acceder al fichero desde cualquier ordenador y usuario.
Al ejecutar un fichero, se abre la aplicacin que lleva asociada, lo que permite el acceso, desde el
Business Explorer Browser, a cualquier fichero que se ejecute bajo un programa instalado.
V.
Conceptos bsicos
Ejecutando una query se visualizan los siguientes elementos:
Ttulo: ttulo asignado a la query en su definicin.
Caractersticas libres: se muestran inicialmente en la parte superior de la query,
presentando el informe inicialmente los valores de los ratios acumulados para todos los
valores de estas caractersticas.
Columnas: valores que se desglosan en las columnas. Se mostrarn tantas columnas
como valores de los infoobjetos existan (tantas como ratios, o tantas como datos
maestros de las caractersticas dispuestas en las columnas, segn el caso).
Filas: valores que se desglosan en las filas. El funcionamiento es idntico al de las
columnas.
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Ttulo
Valor de filtro
Caractersticas
libres
Infoobjetos
desglosados en filas
y columnas
Ratios
Totalizaciones
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Abrir
Deshacer
Refrescar
queries
V.2.1
Pasar a
Modificar
Formato
Funciones
OLAP
Herramientas
Disposicin
Opciones
ICONO ABRIR
Pulsando el icono Abrir se muestra una ventana desde la que se abrirn las queries y los libros de
trabajo (inicialmente se ve la lista de estos ltimos). Con el botn de queries y el de libros de trabajo
intercambiar entre ambos objetos.
Como se ha mencionado anteriormente, los queries estn clasificados por el infocubo para el que
se han definido, y estos infocubos se clasifican a su vez por inforeas; mientras que los libros de trabajo
vienen clasificados por un sistema de carpetas definido previamente, y que es el mismo que se ha
definido en el Business Explorer Browser. Este sistema de carpetas puede ser definido y modificado en
el sistema BIW o en el Browser, tratndose siempre de un nico rbol de clasificacin.
Al abrir un libro de trabajo o una query, se muestra el rea de resultados en el entorno EXCEL. Si
el objeto ejecutado es un query, el sistema realizar una seleccin de la base de datos antes de
presentar el informe, y estarn activas todas las funciones de navegacin, mientras que si se ejecuta un
libro de trabajo, lo que se visualizar ser una imagen inmediata de la seleccin que se haba hecho al
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grabar el libro, con la disposicin que tena en ese momento. En este ltimo caso, el sistema no accede
a la base de datos para seleccionar los registros, por lo que la visualizacin es prcticamente inmediata.
Por contra, no estarn activas las funciones de navegacin, siendo preciso pulsar el icono Refrescar
para que en ese momento realice dicha nueva seleccin de datos y se activen, por consiguiente, las
funciones de navegacin del query.
V.2.2
ICONO GRABAR
Para grabar una disposicin de una query se pulsa el icono Grabar. El sistema pregunta si se trata
de un nuevo libro o de una vista para un libro ya existente. Si la grabacin se realiza como un nuevo
libro, este se incluir en la carpeta que el usuario seleccione, y podr acceder posteriormente a dicho
libro de forma inmediata. Si esta rea de resultados no ha de generar un nuevo libro, que cargue el rbol
de carpetas, se grabar como una vista para un libro existente, de manera que para acceder a dicha
vista habremos de abrir primero el libro, y a continuacin seleccionar la vista en cuestin.
En el icono Pasar a se podrn seleccionar cada una de las vistas grabadas para el libro de trabajo
abierto.
V.2.3
Este icono se utiliza para que se realice nuevamente la seleccin de datos de la base de datos (del
infocubo para el que se ha definido la query). Esta funcin es til para activar las funciones de
navegacin, en el caso de que el objeto abierto fuera un libro, o para que un informe con variables (por
defecto pide los valores al ejecutar el query) solicite nuevamente una entrada de los valores de sus
variables, si las tuviera.
V.2.4
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Reporting BW
Modificar el query en su vista global permite cambiar la disposicin de los elementos de la query
seleccionados en la definicin, y no permite grabar la nueva disposicin (como query, siempre lo permite
como libro de trabajo).
Esta funcin realiza lo mismo que el usuario puede modificar desde la ejecucin del query,
cambiando las caractersticas de desglose, filtros, etc. Es una forma rpida de reorganizar la
visualizacin del query, nicamente durante la ejecucin.
La definicin global permite modificar la query y grabar dichas modificaciones. Esta opcin lleva a
la misma funcionalidad desde la que se cre el query. Permite la incorporacin de nuevos infoobjetos del
infocubo, eliminar y modificar los existentes, cambiar filtros, y todas las funciones existentes al crear la
query.
V.2.5
Posicionando el cursor en una celda del rea de resultados de la query (conjunto de celdas
especficas de la ejecucin de una query) con el botn derecho del ratn se muestran todas las
funciones aplicables en la celda. Esta funcin se puede ejecutar desde el icono correspondiente, y slo
tiene aplicacin cuando existe una celda del rea de resultados marcada.
V.2.6
ICONO FORMATEO
Bajo este icono estn las opciones de formato de visualizacin de las celdas del query. El
funcionamiento es anlogo al del propio Excel, pero si se modifica el formato con las opciones de Excel,
nicamente se estar modificando la hoja, pero no el informe, por lo que al refrescar el informe perder
el formato, mientras que las modificaciones realizadas desde la barra de herramientas especfica de BIW
no se pierden con este refresco.
Las opciones son: fuentes, tramas, bordes de celdas, alineacin de textos y de representacin de
jerarquas.
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Reporting BW
V.2.7
ICONO DISPOSICIN
V.2.7.1
INCLUIR GRFICO
Incorpora un grfico del query. Al modificar cualquier parmetro en el query, mediante navegacin
o definicin, se modificar automticamente el grfico, de manera que siempre representar de forma
grfica los mismos datos que se ven en el rea de resultados en cada momento.
Haciendo doble clic en el rea ocupada por el grfico y con el botn derecho del ratn, tanto en el
rea ocupada por el grfico como en el grfico en si, se muestran todas las opciones de configuracin
de dicho grfico (tipo de grfico, tramas, escala, origen, incorporar tabla de datos, fuentes, etc.).
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Reporting BW
V.2.7.2
INCLUIR MAPA
Slo aplicable en determinados casos en que las caractersticas se han definido como
caractersticas geogrficas, y se asocien unos ficheros especficos.
V.2.7.3
V.2.7.4
Desplaza el rea de resultados del query a otra posicin dentro del libro de trabajo.
V.2.7.5
Relaciona los elementos de cada query en una misma hoja, de forma grfica.
Ejecucin
V.3.2
Posicionando el ratn sobre una caracterstica libre, marcando la opcin Drill-down, se realiza el
desglose de los datos del informe clasificados por sus datos maestros, mostrndose tantas filas (lneas o
columnas, segn el Drill-down se realice vertical u horizontal) como datos maestros de la caracterstica
tengan valores de los ratios seleccionados. Se pueden realizar varios desgloses simultneos, tanto
verticales como horizontales, limitado a la manejabilidad y facilidad de anlisis de los datos del informe.
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Al igual que en el caso del filtrado, una vez desglosado el informe para una caracterstica, en el
mismo men se mostrar la opcin Eliminar drill-down.
V.3.3
Funciones de filtro
Manual de usuario
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Reporting BW
Otros valores
Marcando el icono Visualizar otros valores se abre una nueva ventana en la que se pueden
restringir valores de los textos y de otros infoobjetos asociados a la caracterstica.
Una vez realizado un filtro para una caracterstica, en el mismo men visualizado con el botn
derecho, aparece la opcin Eliminar valor de filtro.
Esta funcionalidad tambin es aplicable a la seleccin de los ratios de salida. El sistema
interpreta los ratios como si existiera una caracterstica cuyos datos maestros son los nombres de los
ratios. En el informe es posible, por consiguiente, visualizar slo determinados ratios, mediante
navegacin, sin necesidad de modificar la query en su definicin.
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Reporting BW
V.3.4
Marcando la celda que contiene la caracterstica o el ratio, con el botn derecho del ratn
tendremos acceso a modificar todas las propiedades de dicha caracterstica o ratio en la visualizacin
del query.
V.3.5
Conversiones de moneda
VI.
VI.1. INTRODUCCIN
El diseo de las queries se realiza desde el Business Explorer Analizer. Partiendo de la estructura
de un infocubo (conjunto de tablas de la base de datos de las que el query extrae los resultados), se
toman los infoobjetos (caractersticas y ratios) sobre los que se va a realizar el anlisis y se configura por
completo el informe.
VI.2. Procedimiento
Para crear una query, se pulsa el icono Abrir de la barra de herramientas y, se selecciona
Queries, y, a continuacin, Nuevo. Se indica el infocubo para el que se va a crear el query y se abre la
ventana con todos los elementos necesarios.
Estos elementos se incuyen en el query arrastrando con el ratn hasta la ventana correspondiente.
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Reporting BW
Ejecutar
Cancelar
Crear
Abrir
Grabar
Grabar
como
Borrar
Excepciones
Condiciones
Verificar
Documentacin
Moficar /
Visualizar
Nombre
tcnico
Referencia de
utilizacin
rea para la
visualizacin de la
disposicin creada
Manual de usuario
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Manual de usuario
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Reporting BW
Esta caracterstica de
navegacin mostrar
los valores limitados a
los introducidos en la
variable al ejecutar o
refrescar el query.
Slo se mostrarn en el
informe los datos
que
cumplan el filtro indicado
para el material, habindose
seleccionado
un
valor
individual y un rango de
valores de material.
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Caractersticas
libres y
especificacin de
ratios para
desglose.
Excepcin para el ratio. Est activa
Ratios
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Reporting BW
Al definir el query, se pueden seleccionar estos ratios, y tambin se pueden crear otros nuevos a
partir de los primeros. Son los ratios calculados y los ratios restringidos.
Estos nuevos ratios se pueden seleccionar con el botn derecho del ratn sobre la carpeta de
Ratios. Si la carpeta est en el rea donde figuran los elementos del infocubo, los ratios creados
quedarn asignados permanentemente al infocubo, de tal manera que cada vez que se seleccione dicho
infocubo para una nueva query, estos ratios estarn disponibles, pero no se vern si se accede a la
configuracin del infocubo desde el diseo de la base de datos.
Si, por el contrario, estos ratios se crean desde la carpeta Ratios que se abre al incluir un ratio en
las filas o las columnas del query, las opciones equivalentes son Nueva seleccin para los ratios
restringidos y Nueva frmula para los ratios calculados, pero en este caso la definicin de estos ratios
es local para el query y el rea donde se definen.
Independientemente de esto, el proceso de creacin de estos ratios es el mismo, por lo que en los
puntos siguientes se especifican los pasos para hacerlo desde las reas de filas y columnas.
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Reporting BW
VI.7. Frmulas
En un informe se pueden incluir ratios generados como operaciones de otros ratios.
En la definicin o modificacin del query, con el botn derecho del ratn, posicionado en la carpeta
de ratios del rea donde se vaya a incluir, se selecciona Frmula, y se visualizar la ventana para
crearla.
Los elementos que la componen se arrastran con el ratn o se escriben directamente en el rea de
definicin de la frmula.
Manual de usuario
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Reporting BW
Tipo de cambio
Moneda destino
VI.9. Estructuras
Para el tratamiento de un conjunto de ratios (directos, restringidos, calculados) comunes a varios
informes, se definen estructuras. Con el cursor en el icono que agrupa los ratios, en la ventana de filas o
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en la de las columnas, se selecciona Grabar como y la estructura, con el nombre asignado, queda
asociada al infocubo, de la misma forma que los ratios restringidos y los calculados.
Al entrar a modificar o crear una query para el infocubo, se podr seleccionar directamente la
estructura, y se arrastrar al rea de las filas o de las columnas como un bloque.
VI.10.
Excepciones
En un informe se pueden mostrar todos los valores de los ratios correspondientes a una seleccin
de datos maestros, pero que a su vez, cumpla unas condiciones de filtrado determinadas. En caso
contrario, se podr ocultar el dato, si lo que establecemos es una condicin, o mostrar con un color que
resalte el dato, en el caso de las excepciones.
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Reporting BW
La ventana que se visualiza tiene dos pestaas. En la primera se limitan los ratios para los que
funcionar la excepcin, y los rangos para los que se han de mostrar los indicadores. En la segunda se
indica si estos indicadores se han refieren a totales o a todos los valores, y si se ha de filtrar la
excepcin por caractersticas y determinados datos maestros de estas.
Con esta opcin se podrn visualizar las excepciones y las condiciones, y a continuacin, con el
botn derecho del ratn sobre la condicin o excepcin que corresponda, se podr activar y desactivar.
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Reporting BW
VI.11.
Condiciones
Para eliminar del informe los datos que, en funcin de unas determinadas magnitudes de los ratios,
quieran ocultarse, se crear una condicin.
Pulsando el icono 'Condicin de la barra de herramientas se abre la ventana para creacin de las
condiciones.
Los campos a completar son las caractersticas para las que se pretende filtrar los datos, y los
valores de los ratios que forman la condicin de salida.
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Reporting BW
VII.
Variables
Una variable es un objeto definido para una caracterstica, de manera que siempre que dicha
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Reporting BW
Tipo de variable:
o
Nombre de la variable.
Descripcin breve y texto.
Tipo de procesamiento:
o
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Entrada manual valor por defecto: al ejecutar el query pide el valor de la variable.
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Una vez definidas estas variables, se podrn emplear para filtrar datos maestros de
caractersticas, en textos, o para chequear objetos de autorizacin.
HERRAMIENTAS
Contiene las opciones de publicacin en Web, insertar query en la hoja activa, a partir de celda
marcada, copiar query en una posicin del libro, eliminar el query seleccionado, borrar todos los queries
del libro de trabajo, borrar las reas de resultados, desvincular los queries, y proteccin de la hoja activa
mediante password.
La opcin de desvincular los queries convierten el informe en una hoja de Excel, anulando toda la
funcionalidad del query. Esto se puede emplear para enviar o tratar los informes como meras imgenes
planas de anlisis.
VIII.2.
OPCIONES
Al ejecutar un query, puede superponerse sobre una hoja en blanco o sobre una predeterminada
con los atributos, macros o cualquier elemento definible en Excel. Para esto se crean las hojas Excel a
emplear de fondo y se graban como libros de trabajo en BIW.
A continuacin, se especificar si, al abrir un query, ha de mostrarse sobre un libro vaco, sobre un
libro de trabajo a elegir de la lista de libros definidos, o sobre un libro de trabajo permanente. Para este
ltimo caso se habr definido previamente uno de los libros como permanente.
Manual de usuario
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Reporting BW
IX.
Propiedades de la query
En la ventana de la definicin de la query, pulsando el icono de Propiedades se muestran las de la
query: visualizar factores de escalado de los ratios, suprimir los nombres de los ratios repetidos, ajustar
el formato al refrescar los datos, visualizacin del signo, suprimir valores cero, variables empleadas, y
datos de usuario, as como acceder a la documentacin asociada al query para crear, visualizar o
modificar.
Entrando en el sistema BIW, en el men Business Explorer, se venlas opciones Borrar queries y
Copiar queries.
Manual de usuario
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X.
AUTORIZACIONES
Mediante la transaccin RSSM se crean los objetos de autorizacin para los datos para BW.
Al crearlo se inclumos el objeto 1KYFNM (ratios) y las caractersticas para las que se quieran
chequear las autorizaciones del usuario.
Una vez creado el objeto de autorizacin, se incluye en un perfil, y este en el usuario
correspondiente.
En el query habr de indicarse que la caracterstica a chequear est filtrada por una variable de
autorizacin.
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