13 CAPITULO II DISESO DE FORMATOS 3.1 ELEMENTOS FISICOS DE DISENO. Los eiguientes elementos facilitan la tarea de disefiar % Yormatos: asd impresas que sirven de pauta para desarrollo grafico de formatos La nayoria viel Gmpreszs a décimos ( 1/10 ) de rulgads herizentales ¥ sextos ( 1/6 ) de pulgada verticales. bes Gécimos de Salgada equivalen a la amplitud de cada who de los Puresteree de 1a mayoria de las impreseras y 108 sextos de pulgada a los interlineados. Ba algunas ocasiones s2@ encuentran hojas de Gisefio con we inte de pulgada horizontales y octaves ( 1/6 y de pulgada verticales (algunas impresorss 1% dobie Qeneidad vertical). Es conveniente aus 7% as Gicefo ya Giligenciada tenga la mayor centidad de informacion posible, como: tamafio, | prenuneracién, qintas, perforaciones. 3.1.2 Regla de Disefio o Regla Calibrada. Generalmente eon reglas metalicas, cuministradas por los Gibelcantee de papel. Las mas usuales vienen con rias Zabdivieiones que incluyen 1/2, 1/4, 1/8, 1/16, 1/323 q73, 1/6; 3/22, 7 1/10, 1715 x 1/280 de puleada; adidionalmente traen escala en centimetros ¥ fracciones decimales. Retas reglas tienen una hilera de perforaciones que determinan las mismas perforaciones gus deben llevar les formas continuas en los largos, | zona de los huecos de alimentacion. Otras perforaciones sirven para marcar tos sitios de perforacion estandares Pare efectos de jegajacion de las formas.ta a en pulgada re conveniente la familiarizacion con 0@ cee enede aeeiee pees lee maquina que se utilizan Par? © Formas han sido fabricadas con estas MeCZOA6: 3.2 CLASES DE FORMAS. las formas se pueden Segin el cistema de fabricacién, formas ceparadas (0 clasificar en formas continuas ¥ separables). 3.2.1 Formas Continuas. en yee oe ee ee Ce ey sentinus, cin necesidad de alimentar hoja por hoja, YS Que ce presentan unidas entre si, con perforaciones @ ic cho que facilitan su manejo y posterior separacion. Formas Continuas20 Las formae continuze, a su vez, se pueden clasificar cone: ” ee Formas continuas Universales Formas continuas Especiales. 8.2.4.4 Formas Continuas Univereales. Reeponden a caracteristicas generale que hacen que se puedan usar en waalquier tipo de impresore- Los tamafios mas conocidos sont 14. 7/8 X lla, 2, 3, 4, 5 ¥ & partes. 10 5/8 X lta, 2, 3, 4, 5 ¥ 6 partes. @ 1/2X lla, 2, 3 y 4 partes. 8 1/2 X1ta1, 2, 3 ¥ 4 partes - | argo | Dimensiones fe Wa forma ContmUag — Ancho | 7Las dimensiones anteriores se dan en pulgadas, donde el primer nimero corresponde al ancho y el segundo al largo de cada forma. No es conveniente utilizar formas de mas de 4 partes porque las dltimas copias no quedan legibles y la demasiada presién desgasta los martillos de la impresora. 3.2.1.9 Formas Continuas Especiales. > Se denominan asi porque su tamafio no obedece al estandar y se crean para satisfacer determinadas necesidades. Por ejemplo las formas continuas para cheques. wo 0 iv Formas Separadas o Separables. formas vienen en hojas sueltas y pueden ser il ¢ si son a una parte o compuestas cuando vienen 4 los O mae partes. Ferma Separeble Forma Separabhle Simple Com pilest2 SVAP OUTCuando la forma separable compuesta trae papel carbén intercalado, recibe el nombre de SNAP OUT. Las dimensiones mas conocidas para las formas separablee Anche 3 xe oe ee Dimensiones de una forma separace Anchos: 8, 8 1/2, 9 1/2, 10 5/8, 13 5/8 y 14 7/8 pulgadas. Largos: 2 5/6. 2 3/4, 4 1/4, 5 1/2, 5 2/3, 7 1/3, 8 i/2, ll en pulgadae. 3.3 PRINCIPIOS DE DISEAO DE FORMAS. Como se dijo antes, hay una forma para cada fin u objeto. Sin embargo hay pautas de tipo general queel disefiador debe tener en cuenta cuando disefia un formato. 3.3.1 Principios Generales. 3.3.1.2 Tenga en cuenta el "GAP" y el" cuando _vanN ry al El “Area de Impulso" se localisa en el largo de ila TS. econ ua, paralela a los hvecos de alimentacién o el ancho de la forma separable. Esta franja se suministra para permitir el impulso de la forma, ya sea por la oruga de alimentacion (forma continua) o por los rodilles impulsadores de la prensa para alimentar por friccién El area de impulso minima debe ser de 7/16 huecos para formas continuas ime’ separables. Arca de Smputsa Gaps y Areas cde (mpulso .oo o a ts to o o 24 Distribuya 2 lo largo y ancho del formato, de manera Coloque los datos en una secuencia tal que facilite la transcripcién posterior a otros registros. Coloque los datos de manera tal que permita su localizacién facil y r&pida, cuando los formatos sean legajados o archivados. Elimine todo dato obsoleto o innecesario. Tenga en cuenta que primero se colocan los datos de identificacién y control, lieeo el detalle y finelwente los responsables del diligenciamiento de le fi : Aves de foen— FiFreserin La erpo de} fornulario Cabtalles) | | : Area de Responsah les Partes Principeles de tn Formeulario2s2g permitir escribir y de arriba a 5 t cible alinee los renglones en una Bn cuanto posible ali margen izquierdo comin tos individuales tan aacee la inclusion Disponga horizontalmente los Pa juntos como sea posible para permitir del mayor ndmero de caracteres SISTEMAS ¥ SERVICIES Factura (2245 Crdan W°\Cod-Clienie] Contoore WP Los encabezamientos impresos no deben obstruir la linea de escriture Disponga los = datos. pre-impresos en orden de frecuencia. Dtilice a1 maximo los datos preimpresos para informacién que pueda marcarse con una "Xk" en ei espacio correspondiente. Pagado |Par Cobror ee |e Cuando la forma vaya a cer remitida por correo, dieéfiela de manera aque permita el uso de sobres de ventanilla. 3.3.1.14 Utilice abreviaturas. cédigos u contracciones ‘micanente cuando su significado sea claro cualquier persona que tenga que leer la forma 3.3.1.35 Utilice para lineas verticales preimpres. en vez de puntos decimales, para datos que ce colocan en colunnas. 3.3.11 6 Tenga en cuenta que los espaciados vertical y horizontal de la forma deben corresponder = ios de la maquina en que se diligenciara. 80951,17 Identifiqgue cada copia con traficos cifras distintivas para facilitar la di uso de cada copia. Elimine las copias que no sean estrictamente necesarias. 3.3.1.18 Elimine les Zonas que no se van a uear o utilicelas pera incluir datos preimpresos como cléusulas y condiciones. = SrsTerqaAs ¥ SéRVICras Factierg [2345 Orden we \Cod-Chrente \Contrato W*\ Coed -venta | Pe 4 Las mercancias de es- Aas fackeros Procliccrdas Segin nor i 70s MONFEC Les precves arriba e+ fueren | fades fueron presen. fades @77 muertra - "| coneocia previa.la forma va a elaboreda a maquina, dicati en cuenta les caracteristicas del eauipo de eietems de erchivo y otrae formas de uso el ancho y largo de la forma a un minimo sdecuado, pero recuerde que no siempre el tamafio mas Pequefio és el mis econdmico 2 el nimero de lineas en blanco tante como lo a la clara legibilidad del mismo. Redu los espacics adecuados para los totales al ualquier columna en los que ce han de cumar ntos de la misma. eres, siempre at bilidad de adaptar el tamafio de ndmero exacto de formae dentro de una didas univereales. Utilice gulas de alineacién en el formularie p: tar las operaciones de ajuste de la impres Gonde se diligenciara. que sea posible utilice caeiliae pars Principice Basicoe para el Disefio de Formas que se Diligencien a Maquina Cuando se disefia una forma que ce va a diligenciar a uina, €l disefiador debera tener en cuenta algunos aspectos especiales como el uso del tabulador, de la barra ecepaciadora, etc A continuacién se enumeran algunos de ellos Tenge en cuenta la ecuencia de los datos para dicefiar la forma, de tal manera que permita escribir continuanente dé izquierda a derecha y de arriba a bajo (Evitando esltor innecesarios). Trate de mantener ¢l margen izquierdo comin a todos loe renglones, esto facilita que al devolverse el carro, ce citie siempre en la misma posicionoe we 3. we in Trate de agraper los conceptos para facilitar le escritura. Si esto no es posible, cada concepto separado debe queder lo mas cercano posible del otro (sin faltar a la cleridad necesaria) para evitar saltoe improductives Cuando haya datos independientes, encasillelos lo mas cerca posible, coloque los encabezamientos arriba; no deje encabezamientos en frente de les lineas| de escritura, pues esto hara necesario efectuar espaciados y saltos, lo que es improductivo. Order W?| Cad-Clrente | Cat rarew Lorrecta rrr tstsrs—=—S—sS Orden W* Cod-chente _____* lacesrecto Adicionalmente, los encabezados deberan estar arriba en la casilla, para poderse ver ein tener que subir el pape Esto causa movimientos del carro que son improductivos y pueden descuadrar la forma. Dieponga primero los: datos que siempre deben diligenciarse y luego los que pueden ir o no en la forma.cd 3a de que el uso eficiente de datos preimpresos ahorra nunerosas operecionee improductivas. — > ' of Softero ( { 2220 i t x iw do Diverciado (—Llez2 LO tilice los topes de tabulador lo menos posible. Si los usa, coloque los items que mas pueda bajo un tore de tabulader comin Celcule correctamente los espacios (ancho del campo) para los datos, con el fin de evitar traslapos o continuidad que puede causar errores oy dejar gible la forma Localice las clausulas, condiciones y encabe areas que no hagan necesario esp improductiva ados on forna Analice el tipo de maquina. (Eepacios lsterales, tabulacién, paradas del tabulador, retornos de carro, espaciado vertical, etc). Algunas veces es dificil seguir todos estos principice pero es conveniente tratar de hacerlo. De todos modos es conveniente eneayar la forma antes de sacarla definitiva, para evitar posteriores desperdis Principios Basicos para el Dieefio de Formas de Escritura Manual. Cuando la forma se va a diligenciar a maquina se puede saber con anticipacién qué espaciado dejar. Sin embargo, si la forma se va a escribir mannalmente, es necesario tener en cuento 8,303.2, 3.3.3.3 La escritura de una mujer generalmente s2 peauel compacta. La eccritura de un hombre veria muchieino, desde una letra legible y pareja hasta garabatos grandes ¢ ilegibles. De todos modos hay diversidad de tipos de letra que de alguna manera 6& debe tener en cuenta. La ubicacién de la persona que diligencia le forma varia de sentado frente a un escritorio o al aire, estando de pie y sin apoyo de la forma y del brazo. La oportunidad en que se diligencia la forma varia de afan, cuando hay exceso de trabajo ~ sin prisa Urgencie, lo cual da como resultado diterentes tipos ae letra, asi sea una misma persone la cue diligencie la forma.