MANUAL DE FUNCIONES

Una vez elaborados los procedimientos de cada una de las reas y operaciones
respectivas se proceder a elaborar los manuales de funciones los cuales tendrn como
base principal los formatos nicos donde en las columnas de responsabilidad y cargo se
trasladan a el respectivo manual de funciones el cual a continuacin se define y se indica
su contenido.
DEFINICIN DEL MANUAL FUNCIONES
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla
cada funcionario en sus actividades cotidianas y ser elaborado tcnicamente basados en
los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de
guas y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las
capacidades intelectuales, ni en la autonoma propia e independencia mental o
profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos
podrn
tomar las decisiones ms acertadas apoyados por las directrices de los
superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno
de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben
ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y
cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el perodo, los problemas e
inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales
debern ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un
adecuado desarrollo y calidad de la gestin.

CONTENIDO DEL MANUAL DE FUNCIONES

CARGO________________________
CDIGO__________________________ GRADO_____________
UBICACIN DEL CARGO________
DIVISIN _________________________ SECCION___________
UNIDAD _______________________
O
CLASIFICACIN
POR
PLANTA
MOVIBLE________________
SALARIO BSICO ______________
PRESTACIONES BSICAS_______________________________
PERFIL____________________________________________________________________________________
REQUISITOS__________________
ESTUDIOHOMOLOGACIONES
Y/O
EXPERIENCIA_________
ANTECEDENTES_________________________ (INTERNO Y EXTERNO)__________________________
FUNCIONES
BSICAS
(BASADO
EN
PROCEDIMIENTO)_______________________________________
FUNCIONES
ADICIONALES
PERMANENTES
O
TEMPORALES__________________________________
RESPONSABILIDADES_____________________________________________________________________
OBLIGACIONES
Y
DEBERES
(RENDIMIENTO
Y
ELEMENTOS)__________________________________
DERECHOS_____________________________ (DE CAPACITACIN Y EVALUACIN)
DEBERES:
FECHA DE ELABORACIN
___________
EVALUACIONES
1_________ 2__________
APROBACIN POR EL JEFE JERRQUICO___________________________________________________

FIRMA
DEL
EMPLEADO
EN
SEAL
DE
CONOCIMIENTO
Y
ACUERDO____________________________
OBSERVACIONES
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________

EJEMPLO DE LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS

FUNDAMENTACIN DEL PROCEDIMIENTO

1. PROCEDIMIENTO : Liquidacin de Avances de Cesantas.
2. OBJETIVOS :
Conceder al trabajador anticipos de cesantas con el fin de atender sus necesidades de
vivienda.
3.

BASE LEGAL :
Decreto Ley 3118 de 1968.
Decreto Ley 1045 de 1978.
Ley 200 de 1995 por la cual se adopta el Cdigo Disciplinario nico
Ley 190 de 1995 por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
Administracin y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin administrativa.

4.

MEDIDAS Y POLTICAS DE SEGURIDAD Y DE AUTOCONTROL :

El avance de cesantas se concede nicamente para vivienda.
Trmite del formulario para el Fondo Nacional del Ahorro (F.N.A.), del avance de cesantas.
Formulario de Avance de Cesanta.

5. INFORMES : Valor de Cesantas Liquidadas, nmero de empleados, costo por oficinas. etc.
6. DOCUMENTOS Y FORMATOS :
Formulario de Avance de Cesanta.
Oficio de solicitud de avance de cesantas.

FUNDAMENTACIN DEL PROCEDIMIENTO

FECHA DEL LEVANTAMIENTO:
PAGINA No. 1/1
CDIGO No.:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liquidacin de Avances de Cesantas.
PASO FUNCIONARIO
DEPENDENCIA
DESCRIPCIN
No.
RESPONSABLE
1.
Funcionario
Remite oficio de solicitud de avance de cesanta.
Interesado
(ver procedimiento : Correspondencia ).
2.

Profesional
Especializado

3.

Jefe de Divisin

3.a.

Divisin
Recursos
Humanos
Divisin
Recursos
Humanos

3.b.
4.

Profesional
Especializado

5.

Profesional
Especializado
(Tesorero)
Profesional
Especializado
Profesional
Especializado

6.
7.
8.

Profesional
Especializado

9.

Funcionario
Interesado

P.C. = PUNTO DE CONTROL

Divisin
Recursos
Humanos
Divisin
Presupuesto
Presupuesto
(Tesorera)
Divisin
Recursos
Humanos
Divisin
Recursos
Humanos

FORMATO
Oficio de solicitud de
avance de cesanta.

Llena el formulario de avance de cesanta (0-2), Avance de cesanta.

confrontando con la hoja de vida del funcionario.
P.C. Revisa y determina.
Continuar procedimiento cuando el formulario esta
diligenciado correctamente. (sigue paso 4).
Devolver formulario y hoja de vida al profesional
especializado indicando los errores (vuelve paso 2).
Remite a Presupuesto.
(ver procedimiento : Correspondencia ).
Revisa y firma el formulario de avance de cesantas.
Devuelve a Recursos Humanos.
(ver procedimiento : Correspondencia - ).
Guarda en el archivador la hoja de vida.
Llama al funcionario para entregarle el formulario.
Lleva el formulario de avance de cesantas (0-2) al
Fondo Nacional del Ahorro para trmite interno.
FIN DEL PROCEDIMIENTO

LIQUIDACION DE AVANCES
DE CESANTIAS
53520403010-122

INICIO

LIQUIDACION DE AVANCES DE CESANTIAS

53520403010-122

a
1

FUNCIONARIO
INTERESADO

NO
EL FORMULARIO ESTA
DILIGENCIADO
CORRECTAMENTE?

ENTREGA FORMULARIO DE
AVANCE DE CESANTIA
DILIGENCIADO

REMITE A RECURSOS
HUMANOS
FUNCIONARIO
INTERESADO

SI
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
RECURSOS
HUMANOS

SOLICITUD DE AVANCE
DE CESANTIAS

CORRESPONDENCIA
53520405120-010

AVANCE DE CESANTIA
(0-2)

REMITE A
PRESUPUESTO
CORRESPONDENCIA
53520405120-010

PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
RECURSOS
HUMANOS

DILIGENCIA FORMULARIOS
CONFRONTANDO CON HOJA
DE VIDA

LLEVA EL FORMULARIO AL
FONDO NACIONAL DEL
AHORRO PARA TRAMITE
INTERNO

FIN

PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
(TESORERO)
PRESUPUESTO

REVISA Y FIRMA EL
FORMULARIO

REMITE A RECURSOS HUMANOS

HOJA DE VIDA Y FORMULARIO
DE AVANCE DE CESANTIAS (0-2)
CORRESPONDENCIA
53520405120-010

JEFE DE DIVISION
RECURSOS HUMANOS

PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
RECURSOS
HUMANOS

DECIDE

GUARDA EN EL ARCHIVADOR LA
HOJA DE VIDA