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Lectura 13 - Sistema y Proceso de Control&
Lectura 13 - Sistema y Proceso de Control&
Unidad 5
Lectura 13
Materia: Administracin
Profesor: Lic. Nury Ruiz
Unidad 5: Control
5.1 El Sistema y el Proceso de Control
Bibliografa Bsica
Recuerde que para
alcanzar los objetivos de
esta unidad usted deber
revisar en profundidad los
temas del programa en la
bibliografa obligatoria.
Los temas abordados en
esta lectura son
presentados en el Cap. 18
de Koontz, H. &
Weihrich, H. (2004)
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Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar
desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro. Localiza los
sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se
establecen medidas correctivas. Proporciona informacin acerca de la
situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al
reiniciarse el proceso de la planeacin. Reduce costos y ahorra tiempo al
evitar errores. Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la
administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de
todos los recursos de la empresa.
El control, acta en todas las reas y en todos los niveles de una empresa.
Prcticamente todas las actividades de una empresa estn bajo alguna
forma de control o monitoreo.
Control de marketing.
Se efecta mediante el estudio de informes y estadsticas donde se analiza si
las metas de mercado se han cumplido o no; comprende reas tales como
ventas, desarrollo de productos, distribucin, precio, publicidad y
promocin, etc.
Control de ventas.
Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el
establecimiento de este control. La funcin de este sistema sirve para medir
la actuacin de la fuerza de ventas en relacin con las ventas pronosticadas
y adoptar las medidas correctivas adecuadas, etc.
Control de produccin.
La funcin del control en esta rea busca el incremento de la eficiencia, la
reduccin de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto,
aplicando tcnicas como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones,
programacin lineal, anlisis estadsticos y grficas, etc.
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Control de calidad.
Se refiere al cuidado que debe hacerse para comprobar una calidad
especfica tanto en materias primas como en los productos terminados;
establece lmites aceptables de variacin en cuanto al color, acabado,
composicin, volumen, dimensin, resistencia, etc.
Control de inventarios.
Se encarga de regular en forma ptima las existencias en los almacenes
tanto de refacciones como de herramientas, materias primas, productos en
proceso y terminados; protegiendo a la empresa de costos innecesarios por
acumulamiento o falta de existencias en el almacn.
Control de compras.
Esta funcin verifica el cumplimiento de actividades como: seleccin
adecuada de los proveedores, evaluacin de la cantidad y calidad
especificadas por el departamento solicitante, control de los pedidos desde
el momento de su requisicin hasta la llegada del material, determinacin
del punto de pedido y reposicin, comprobacin de precios, etc.
Control de finanzas.
Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y
del rendimiento en trminos monetarios de los recursos, departamentos y
actividades que la integran.
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Puede hablarse, entonces, de un Sistema de Control, como un conjunto
de acciones, funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su
interaccin, conocer la situacin de un aspecto o funcin de la organizacin
en un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ella.
Algunos autores han estudiado que los sistemas de control deben cumplir
con una serie de requisitos para su funcionamiento eficiente:
Ser entendibles.
Seguir la forma de organizacin.
Rpidos.
Flexibles.
Econmicos.
Cada parte de este sistema debe estar claramente definida e integrada a una
estructura que le permita fluir y obtener de cada una la informacin
necesaria para el posterior anlisis con vistas a influir en el
comportamiento de la organizacin. Habra que agregar a la definicin
brindada dos factores importantes.
El proceso de control debe contar con una definicin clara de cada centro de
informacin. Debe tener bien definido qu informacin es la necesaria y
cmo se recoger, procesar y llevar a la direccin para la toma de
decisiones.
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No basta con determinar los criterios para hacer una correcta evaluacin
del desempeo, tambin se requiere de una interaccin armnica entre
objetivos, estrategias, indicadores. Esto permite hacer anlisis cualitativos y
hacerlo en funcin de los objetivos globales y en los procesos locales para
hacer posible el anlisis de las causas races del nivel de desempeo
alcanzado por la organizacin en general.
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Comparar el
desempeo actual
con la norma
Objetivo
Norma o
estndar
Medir el
desempeo
actual
Se est
logrando la
norma?
Si
No se hace nada
No
Es
aceptable la
variacin?
Si
No hacer nada
No
Es aceptable la
norma?
No
Revisar la norma
Si
Identificar la causa
de la variacin
Corregir el
desempeo
Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como
modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control.
Los estndares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse
los resultados, representan la expresin de las metas de planeacin de la
empresa o departamento en trminos tales que el logro real de los deberes
asignados pueda medirse contra ellos.
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Los estndares pueden ser fsicos y representar cantidades de productos,
unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o
pueden estipularse en trminos monetarios como costos, ingresos o
inversiones; u otros trminos de medicin.
Por ejemplo:
Si el objetivo es vender 1000 unidades en el mes la norma de medida son
las ventas (medida en unidades fsicas en funcin del objetivo). Se debe
establecer el punto crtico de medicin, es decir el da y hora que se debe
medir la variable.
Una vez que se mide la misma, se debe seguir el proceso de anlisis del
esquema para ver qu sucede en la realidad con respecto a lo planificado.
Tipos de control
Control de retroalimentacin.
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TIPOS DE CONTROL
Insumos o
recursos
(Entradas)
Control preventivo
o anticipante
Anticipa
problemas
Proceso de
transformacin
Control
concurrente o
en tiempo real
Corrige
problemas
cuando se
presentan
Resultados
(Salidas)
Control de
retroalimentacin
Corrige
problemas
despus de
que ocurren
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Correccin:
Si como resultado de la medicin se detectan desviaciones, corregir
inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y
procedimientos para que no se vuelvan a presentar.
Retroalimentacin:
Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con
la informacin obtenida causante del desvo.
Existen una serie de consideraciones a tener en cuenta para lograr
eficiencia en el sistema de control:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Bibliografa Lectura 13
Koontz, H. & Weihrich, H. (2004) Administracin: Una perspectiva
global (12. Ed. En espaol) Mxico: McGraw Hill.
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www.uesiglo21.edu.ar
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