Necesidades de Capacitacin

Diagnstico y Programacin
de Actividades
Capacitacin para una
administracin pblica gerencial,
participativa y descentralizada

Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica
Repblica de Colombia

Pasos para el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin y Programacin de Actividades

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

Fernando Antonio Grillo Rubiano
Director
Carla Liliana Henao Carmona
Subdirectora
Carlos Humberto Moreno Bermdez
Director de Empleo Pblico

Escuela Superior de Administracin Pblica

Guido Echeverri Piedrahita
Director
ngela Mara Meja Uribe
Subdirectora Acadmica
Mara Magdalena Forero Moreno
Subdirectora de Proyeccin Institucional
Edilma Torrijos Mndez
Jefe del Departamento de Capacitacin

Septiembre de 2004

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Equipo de Trabajo:
ngela Meja Jaramillo
Virginia Miranda Vargas
Elsa Yanuba Quiones Serrano
Direccin de Empleo Pblico
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
Diseo y Diagramacin:
Gabriela Osorio Vlderrama
rea de Comunicaciones - DAFP
Impresin:
Grupo de Publicaciones y Recursos Educativos ESAP
Septiembre de 2004

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TABLA DE CONTENIDO

Pg.
INTRODUCCIN ...................................................................... 5
A. DIAGNSTICO DE NECESIDADES
DE CAPACITACIN ............................................................ 7
B. PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES
DE CAPACITACIN .......................................................... 10
C. ANEXOS ........................................................................... 13

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INTRODUCCIN

El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, con el fn de

apoyar a las entidades en los procesos de gestin de la capacitacin entrega a las entidades pblicas una herramienta sencilla para
establecer las necesidades de capacitacin de los funcionarios y
elaborar con base en ellas las acciones de capacitacin para vigencia.
Este documento contiene orientaciones que paso a paso le indican
a las entidades como relacionar las necesidades individuales de los
empleados con las de las reas de trabajo y con las prioridades
institucionales.
La Escuela Superior de Administracin Pblica y el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica brindarn la asesora necesaria a los funcionarios encargados de la gestin del talento humano
en las entidades pblicas, con el fn de que puedan realizar los procesos de diagnsticos y planeacin de la capacitacin, acorde con
los requerimientos de las entidades.

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A. DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

La capacitacin en las entidades pblicas debe estar orientada al

cumplimiento de los objetivos de la organizacin.
EL OBJETIVO DEL DIAGNSTICO de capacitacin es identificar las
necesidades de capacitacin1 de los servidores pblicos por reas de
trabajo para cumplir con su misin, para el desempeo de sus funciones o para el desarrollo de los proyectos en los cuales participa.

En cada dependencia, rea o grupo de trabajo el marco de

referencia para realizar el diagnstico es:

La misin de la entidad
Los planes y proyectos del rea
Las funciones bajo su responsabilidad y
Las orientaciones y lneas de poltica
fijadas en el Plan Nacional de Formacin
y Capacitacin.
Informe de la Oficina de Control Interno sobre la
gestin de la dependencia

El diagnstico de necesidades de capacitacin de la entidad, consolidado por el jefe del rea de recursos humanos y el comit de
capacitacin ser producto de la identificacin de necesidades de
cada una de las reas efectuada por los jefes inmediatos quienes
debern programarla y realizarla conjuntamente con su grupo de
trabajo.

La capacidad individual para el desempeo de un cargo (funcin o proyecto) puede

definirse como: la informacin, los conocimientos, las habilidades y actitudes necesarios para dicho desempeo
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El jefe de recursos humanos deber hacer conocer las orientaciones consignadas en el Plan Nacional de Formacin y Capacitacin
a los jefes de cada rea o dependencia de la entidad. Igualmente
entregar informacin sobre las recomendaciones de capacitacin
registradas en el formato de seguimiento de la evaluacin del desempeo. sta informacin ser complementada con el informe de
control interno sobre cada rea.
Para el diagnstico pueden seguirse los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.
5.

Paso

Anlisis de debilidades de cada rea frente a proyectos presentes y futuros.

Identificacin de las necesidades de cada rea o dependencia de trabajo
Identificacin de las necesidades individuales
Consolidacin de las necesidades de capacitacin por dependencias
Consolidacin de las necesidades de capacitacin de la
entidad.

El jefe de rea o dependencia en reunin con sus funcionarios identifica proyectos, funciones o nuevos retos
que debe enfrentar el rea:

Cules son los proyectos o responsabilidades del

rea?
Qu dificultades se presentaron para el cumplimiento
del Plan Operativo Anual (elaborar lista en forma visible
para todos)?
Qu nuevos proyectos o responsabilidades tiene el
rea?
Cules son las orientaciones fijadas por el Gobierno
Nacional en el Plan Nacional de Formacin y Capacitacin?
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Paso

Con base en la informacin anterior, en grupo se llega a un acuerdo sobre las siguientes preguntas:

Frente a cules proyectos o responsabilidades identificados, el grupo requiere informacin, conocimientos, habilidades o actitudes especiales?
Frente a cules de las reas temticas fijadas en el
Plan Nacional de Formacin y Capacitacin el grupo
de trabajo requiere capacitacin?
De este paso resultan las necesidades de capacitacin que tiene el rea de trabajo.
Como procedimiento para llegar a acuerdos se sugiere que cada funcionario llene una tarjeta u hoja de
papel que permita ser visualizada con las necesidades de capacitacin del grupo; el jefe de rea tambin participa activamente en este ejercicio.
A continuacin, dicha informacin se expone en un
muro o tablero, clasificada de acuerdo con la afinidad
de los temas e identificando frecuencias. Cada agrupacin se puede titular para facilitar las conclusiones.

Paso

Concluido el paso 2, cada funcionario debe identificar,

en formato individual (Formato No. 1), las necesidades
de capacitacin propias. Para ello responde la siguiente pregunta: De las necesidades de capacitacin identificadas para el rea, en cules requiere usted capacitacin especfica?.
Adicionalmente deber relacionar aquellas necesidades
de capacitacin que fueron identificadas en la evaluacin del desempeo.
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Este formato deber reposar en los archivos del rea o

dependencia y servir para precisar las necesidades
del grupo y designar a quines deben asistir a los eventos de capacitacin que se programen.
Paso

En el Formato No. 2 se registra el consolidado de necesidades de capacitacin del rea o dependencia y tiene
por objeto servir de apoyo en la toma de decisiones
para formular la programacin de capacitacin.
Estas necesidades deben presentarse priorizadas, registrndolas en orden descendente desde la ms urgente e importante de atender y se entregarn al jefe
del recursos humanos.

Paso

El rea de Recursos Humanos, con base en los consolidados de cada dependencia, compila la informacin
para presentar las necesidades identificadas al Comit
de Capacitacin de la entidad. sta ser el insumo para
efectuar la programacin.

B. PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES DE CAPACITACIN

La programacin se realizar con base en los resultados del diagnstico, las orientaciones de la Direccin de la entidad y los recursos disponibles.
Los responsables de la programacin son el rea de Recursos Humanos y el Comit de Capacitacin de la entidad.
Pueden seguirse los siguientes pasos:
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1.
2.
3.
4.

Paso

Priorizacin de los temas de capacitacin y de las reas

a atender.
Bsqueda de informacin sobre las soluciones de capacitacin
Priorizacin y decisiones sobre la programacin de la capacitacin
Concertacin para la realizacin de los eventos de capacitacin.
Con base en el diagnstico y la poltica de la administracin, el Comit de Capacitacin establecer las prioridades por reas o dependencias y temas que sern atendidos a travs de la programacin de la capacitacin.
Esta informacin deber registrarse en la columna respectiva del Formato No. 3

Paso

El rea de Recursos Humanos deber buscar informacin sobre acciones de capacitacin que atiendan las
necesidades detectadas, las cuales pueden ser realizadas travs de contratacin, alianzas con otras entidades o recursos internos.
A los posibles oferentes se les informar sobre los objetivos y poblacin beneficiaria. Las propuestas se registrarn en las columnas respectivas del Formato 3.

Paso

Con la informacin sobre soluciones de capacitacin y

teniendo en cuenta los recursos disponibles, el Comit
priorizar y decidir la programacin de la capacitacin.
Se deber tener en cuenta que la capacitacin abarque
la totalidad de la poblacin objetivo, con un mnimo de
cuarenta horas por cada funcionario.

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Paso

Las fechas de realizacin de los eventos debern ser

coordinadas con los jefes de las reas involucradas,
para asegurar la disponibilidad de tiempo de los funcionarios convocados.
Estas fechas debern quedar registradas en la columna respectiva del Formato 3.

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ANEXOS

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FORMATO No. 1:
FICHA PARA EL REGISTRO DE NECESIDADES INDIVIDUALES
DIAGNSTICO INDIVIDUAL DE NECESIDADES DE CAPACITACIN
REA DE TRABAJO:
NOMBRE DEL FUNCIONARIO:
CARGO:
PROYECTO O FUNCIN

I = Informacin

C = Conocimiento

H = Habilidades

NECESIDAD
CLASE DE NECESIDAD
DE CAPACITACION2
I.*
C.*
H.*

Ejemplo:
Si para un proyecto de salud un funcionario requiere de cierta informacin y otro de la misma dependencia, para el mismo proyecto,
requiere manejo prctico del asunto, se debern marcar en la casilla clase de necesidad, para el primero Informacin y para el segundo Habilidades.
2

La necesidad de capacitacin se puede definir como la carencia de informacin, de

conocimientos, habilidades y/o actitudes que presenta una persona para desempear
una funcin o labor.
Informacin: Conjunto de datos, hechos, planes, proyectos, programas, objetos, relaciones y situaciones que constituyen el ambiente de trabajo y las operaciones y los
procesos propios de la tarea que s presentan al empleado y que ste debe comprender, retener y utilizar en la realizacin de su trabajo
Conocimiento: Conjunto de conceptos que debe poseer el funcionario como resultado de sus estudios, experiencias e interacciones con la realidad y que determinan sus
reacciones y actuaciones laborales.
Habilidades: Conjunto de destrezas motoras y procesos racionales requeridos para el
desempeo laboral.
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FORMATO No. 2:

PROYECTO O
FUNCIONES CON
REQUERIMIENTOS
POR DEPENDENCIAS

ORDEN DE
PRIORIDAD

CONSOLIDADO DE NECESIDADES
DE CAPACITACION POR DEPENDENCIAS

NECESIDADES
DE CAPACITACIN

POBLACIN OBJETIVO DEL

PLAN DE CAPACITACIN
NMERO DE FUNCIONARIOS
POR NIVEL JERARQUICO

A*

B*

C*

D*

E*

1
2
3
4
5
6
7
8
A= Directivo y Asesor

B= Ejecutivo

C= Profesional

D= Tcnico

E= Asistencial (Administrativo y Operativo en Entidades Territoriales)

Este formato se diligencia despus de haber realizado los del anlisis

de necesidades de capacitacin del grupo e individual.
En el primer bloque se registran los proyectos o funciones para los
cuales los funcionarios han declarado tener necesidades de
capacitacin. En el segundo bloque se describen las necesidades
de capacitacin identificadas por el rea para poder cumplir. En el
tercer bloque se registra el nmero de funcionarios que declararon
tener requerimientos de capacitacin para desempearse en cada
uno de los proyectos o funciones registradas, reagrupndolos por
nivel jerrquico. Las convenciones sobre estos niveles aparecen en
el cuadro.
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Dependencias

reas Temticas

Prioridad

Asistencial

Tcnico

Profesional

Asesor

Ejecutivo

Poblacin objetivo por nivel

Necesidades de Capacitacin
Prioridades
comit de
capacitacin
capacitacin

Modalidad de
Oferentes
Costos

horaria

Intensidad

Soluciones de capacitacin
Fecha
Fecha de
programacin ejecucin

CONSOLIDADO DE NECESIDADES E IDENTIFICACIN DE SOLUCIONES DE CAPACITACION

FORMATO No. 3:
Pasos para el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin y Programacin de Actividades

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Carrera 6 No. 12 - 62 - Bogot, D.C. - Colombia
Conmutador: 334 40 80 - Fax: 341 05 15
Internet: www.dafp.gov.co
E-mail: webmaster@dafp.gov.co

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Diagonal 40 No. 46A - 37 CAN - Bogot, D.C. - Colombia
Conmutador: 573 37 57/60/67/87
Internet: www.esap.edu.co
E-mail: formacion.capacitacion@esap.edu.co

Impresin:
Grupo de Artes Grficas e Impresos - ESAP
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