DESARROLLO UNA

PLANIFICACIN EFECTIVA

CRCULO PHVA
Es una herramienta para la mejora continua en
donde las empresas tienen que verse como un
sistema integrado donde intervienen procesos,
recursos y controles, orientados al logro de los
objetivos y metas de la organizacin.
Se aplica a todas las esferas que rodean al ser
humano.

MEJORA CONTINUA
KAIZEN
Kai = cambio
Zen = para mejorar
Realizar cambios para mejorar.

PROPSITO
Tener la voluntad de querer mejorar de forma
continua.
Preocuparse con la convivencia.
Desarrollar ciclos de mejora en todos los niveles.
Permite identificar las oportunidades de mejora.

ELEMENTOS
PLANIFICAR: establecer objetivos y procesos
necesarios para obtener los resultados, de
conformidad con los requisitos del cliente y las
polticas de la organizacin.

 HACER: implementar procesos para alcanzar los

objetivos.

 VERIFICAR: realizar seguimiento y medir los

procesos y los productos en relacin con las
polticas, los objetivos y los requisitos.

 ACTUAR: realizar acciones para promover la

mejora del desempeo de los procesos.

VENTAJAS
Promueve la prctica de la gestin la mejora de
las oportunidades, para que la empresa, familia o
comunidad mejore el desempeo de sus procesos.
Mantienen los clientes actuales y consiga nuevos
clientes.
rea de oportunidad.
Actuar para ajustar el cambio o para comenzar el
ciclo mediante la planificacin de nuevos
cambios.

EL TIEMPO

PRINCIPIOS BSICOS DE LA ADMINISTRACIN

DEL TIEMPO
Lista de actividades.
Hora empleada en planear eficazmente.
Utilizar los 20 minutos de labores, en planear el
siguiente da.
Tratar dentro de lo posible respetar las actividades.
Resultados efectivos se logran teniendo objetivos y
programas.
El tiempo disponible debe ser asignado por
prioridad.

CONTINUACIN
Establecer tiempo o fechas lmites para cumplir
con los compromisos de los emprendedores.
Evitar perder de vista los objetivos.
No confundir movimientos con realizaciones y
actividades.
Dar respuesta a problemas que surgen debe ser
realista y limitado.
Posponer o aplazar la toma de decisiones puede
convertirse en hbito.

Matiz de la administracin del tiempo segn

Stephen r. covey.
I
M
P
O
R
T
A

Urgente

No urgente

I
Actividades :
Crisis
Problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas
vencen

II
Actividades:
Construir relaciones
Reconocer nuevas oportunidades
Planificacin
Diversin

No
I
M
P
O
R
T
A

III
Actividades :
Interrupciones
Algunas llamadas
Correo y algunos informes
Algunas reuniones
Muchas actividades
populares

IV
Actividades:
Trivialidades
Algunas cartas
Algunas llamadas telefnicas
Perdida de tiempo
Actividades agradables.

CUADRANTE I
Se refiere a las actividades que son urgentes e importantes.
Cuando las personas administran su tiempo en este cuadrante
tienen tiempo nicamente para resolver problemas urgentes
Las personas que funcionan en este cuadrante se sienten
atropelladas, cansadas atrapadas en la inmensidad de los problemas
que demandan su atencin inmediata. Se les conoce como
individuos apaga fuego.
Por momentos logran huir la cuadrante IV a los cuadrantes II y III
no les prestan atencin.

CUADRANTE II

Muestra las actividades que no son urgentes pero si

importantes
Las personas que funcionan en este cuadrante
mantienen un equilibrio entre los problemas y las
oportunidades. Ellas no solo administran el tiempo, sino
su vida de forma efectiva, esto no significa que nunca
tengan problemas o urgencias, s las tienen, pero en
forma limitada.

CUADRANTE III
En este cuadrante se tienen las actividades urgentes,
pero no importantes.
En este cuadrante lo urgente viene de lo externo,
proviene de terceras personas y no de las persona
misma.

CUADRANTE IV

Las personas que funcionan en este cuadrante

usualmente se ocupan en actividades triviales que no son
urgentes, ni importantes
Estas actividades no aportan nada a la superacin de la
persona.

RESULTADOS DE ACUERDO AL CUADRANTE

Cuadrante I
Resultados:
Estrs
Agotamiento
Administracin de crisis

CUADRANTE II

Resultados
Visin y perspectiva
equilibrio
disciplina
control
pocas crisis

CUADRANTE III

Resultados
Concentracin en los plazos cortos
administracin de la crisis
carcter de camalen, atento a la reputacin
Metas y planes no valen la pena
Se siente impotente y exclusivo del control
Relaciones frgiles o rotas

CUADRANTE IV

Resultados:

Total irresponsabilidad

Despido de los empleos

Dependiendo de otros o gobernado por necesidades

bsicas.

Planificacin de actividades
Identificacin
de Roles

Asignar
tiempo diario

Establecer
metas

Programacin

RECOMENDACIONES PARA EL
APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO
Tiempo productivo: es aquel que lleva a cumplir
sus metas. Cuadrante I y II Tiempo no productivo: actividades que la
persona realiza que no tiene importancia.
Cuadrante III.
Tiempo perdido: no son importantes, cuadrante
IV.
Roba tiempos.

ROBA TIEMPOS

Falta de puntualidad.
Conversaciones fuera de lugar.
Decir siempre si.
Exceso de urgencias.
Desorganizacin.
Tiempos muertos.

USO DE LA AGENDA
A.
.
.
.
.
.

Sugerencias para llevar la agenda.

Monitorear el cumplimiento de metas.
Escribir recordatorios.
Establecer tiempo.
Recordar las metas.
Agrupar actividades

B. Organizacin de actividades semanales y

diarias.
No perder de vista la agenda.
No dejar para maana, lo que se puede hacer
hoy.
Cuidar los detalles.
C. Evaluacin de actividades.