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Manual de Contratacion Agosto 2012 PDF
Manual de Contratacion Agosto 2012 PDF
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Agosto de 2012
DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
5. Que por medio de los Decretos Departamentales 0007, 0008 y 0009 del 2 de enero
2012, la entidad adopt un nuevo modelo contractual con el cual se pretende materializar
las polticas de legalidad y transparencia.
6. Que se hace necesario estructurar un documento gua, que sirva de referencia para
ilustrar de manera ptima a todos los interesados en la contratacin del Departamento de
Antioquia, articulando la actividad contractual con el proceso de contratacin
administrativa del Sistema Integrado de Gestin.
7. Que como medida de prevencin del dao antijurdico en materia contractual, se hace
especial nfasis en la planeacin de los procesos contractuales del Departamento de
Antioquia con el propsito de eliminar en lo posible, o mitigar y controlar los riesgos que
se puedan derivar de la contratacin para la entidad, los contratistas y terceros.
8. Que en aras de luchar contra el flagelo de la corrupcin, este Manual de Contratacin
pretende aumentar los ndices de eficiencia, eficacia y transparencia en cada una de las
etapas de los procesos de seleccin que se adelanten por el Departamento.
En merito de lo expuesto, EL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA,
DECRETA
ARTCULO PRIMERO. MBITO DE APLICACIN: Las disposiciones del presente
decreto aplican a los procesos de contratacin que adelanten las distintas dependencias y
organismos del Departamento de Antioquia.
PARGRAFO: Dentro del marco del control de tutela que corresponde al Gobernador,
con el propsito de regular los trmites internos de la contratacin, para precisar la
responsabilidad de quienes intervienen en ellos y unificar criterios, las entidades
descentralizadas del orden departamental, en desarrollo de su actividad contractual,
adoptarn acorde con su rgimen legal especial, las medidas que permitan cumplir
cabalmente con los principios que orientan la funcin administrativa y la gestin fiscal,
contenidos en la Constitucin Poltica de Colombia, las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007,
el Decreto Reglamentario 0734 de 2012, la Ley 1474 de 2011, y dems normas que los
adicionen, modifiquen o sustituyan, as como las disposiciones de carcter legal que
regulan las inhabilidades e incompatibilidades para contratar.
ARTCULO SEGUNDO. ADOPCIN DEL MANUAL: Adoptar el Manual de Contratacin
del Departamento de Antioquia, contenido en el texto que se anexa formando parte
integral del presente decreto.
Gestin, es por esta razn que este documento ser revisado y actualizado
permanentemente de acuerdo con la normativa vigente y las normas internas que expida
el Departamento en materia contractual, de este manera invito a todos los servidores y
servidoras del Departamento de Antioquia a contribuir en la construccin permanente y
mejora de este documento.
En nombre del Departamento quiero expresar mi reconocimiento a todas las personas
que contribuyeron a la proyeccin de este Manual de Contratacin, y a quienes
formularon observaciones para optimizar el contenido del mismo.
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIN ADMINISTRATIVA
1. MODELO CONTRACTUAL DEL DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Buscando ser un referente de transparencia y legalidad en los diferentes mbitos, con el
objetivo de ser Antioquia la ms Educada, la nueva Administracin Departamental en su
misin de garantizar que las actuaciones, actos y contratos de la administracin se
ajusten a derecho con unidad de criterio y se protejan legalmente los intereses y recursos
pblicos, convencidos de que en Antioquia no se perder ni un peso, adopt un nuevo
modelo contractual, estructurado (soportado en la estructura organizacional y el Sistema
de Calidad), ordenado (atendiendo a las competencias, roles y responsables en cada
etapa del proceso), articulado (concibiendo la actividad contractual como el resultado del
trabajo en equipo) y transparente (realizando los debidos controles en cada una de las
fases del proceso contractual), ello, aunado a la planeacin, implementacin de acciones,
polticas, directrices y mecanismos de control que conllevaran a minimizar la ocurrencia
de posibles errores y agilizar el procedimiento para que los servidores pblicos acten
bajo los parmetros de la debida informacin y adelanten de manera diligente y planeada
cada uno de los procesos contractuales. El presente modelo contractual fue adoptado por
el Departamento de Antioquia a travs de los Decretos 0007, 0008 y 0009 del 2 de enero
de 2012, el Decreto 1662 del 16 de julio de 2012 y el Decreto 1699 del 17 de julio de
2012.
As las cosas, el resultado de las actividades desarrolladas con la aplicacin del Modelo
Contractual incrementar la optimizacin de recursos y potencializar las herramientas de
vigilancia y control de la actividad contractual y administrativa, facilitando la participacin
de los diferentes actores contractuales.
Secretara General
Direccionamiento en Materia Contractual:
Comit de
Reclamaciones
Manual de Contratacin
Subsecretara
Jurdica
Direccin
Administrativa y
Contractual
Rendicin de
Cuentas
Comits Internos
de Contratacin
Ferias
Transparencia
Estrategias
control
contratacin
Fortalecimiento
Supervisin
e Interventora
Modelo Gerencial en
Supervisin
e Interventora.
Manual de supervisin
e Interventora
Secretaras, Departamentos
Administrativos,
Gerencias, FLA,
Comunicaciones
Ordenadoras del Gasto
Presupuesto
por resultados
Auditoras
Ciudadanas
Observatorio
Contratacin
Control Social
2. CONTRATACIN ADMINISTRATIVA
El Departamento de Antioquia cuenta con un proceso de contratacin administrativa, a
travs del cual se garantiza la ejecucin de los recursos, de manera estructurada,
ordenada, articulada y trasparente.
Se efecta por niveles jerrquicos de autoridad en sus Secretaras, Gerencias y
Departamentos Administrativos, implementando el Sistema Integrado de Gestin SIG,
conformado por el modelo operativo por procesos y norma de calidad, que le permite
alcanzar la eficiencia en todas sus actuaciones.
De igual manera, se ha delegado en los diferentes ordenadores del gasto, con el fin de
optimizar la gestin contractual de la Administracin Departamental, fortaleciendo la
regulacin y el control de las adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica requeridos,
incrementando la eficiencia y la transparencia por medio de la especializacin, brindando
as, mayor garanta de la correcta gestin administrativa para el logro de los cometidos y
funciones encomendadas a cada uno de los Organismos Departamentales.
Lo anterior teniendo en cuenta que la adquisicin de los bienes, servicios y obra pblica
demandados por la Administracin Departamental, se debe hacer con total acatamiento
de la normativa legal y bajo parmetros de eficiencia, calidad, transparencia y
oportunidad.
2.1 Alcance de la Contratacin Administrativa
Aplica para todos los organismos y dependencias que demanden bienes, servicios y obra
pblica necesarios para el cumplimiento misional de la Administracin Departamental.
Inicia con la etapa precontractual, en la cual se deben elaborar los estudios y documentos
previos, identificando entre otros elementos, la necesidad de los bienes y/o servicios
requeridos con base en el Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica
institucional, contina con la etapa contractual y culmina con la liquidacin del contrato o
etapa postcontractual. Todo lo anterior debe estar articulado con lo establecido en el Plan
de Desarrollo de la Administracin Departamental.
2.2 Organismos: Hacen parte de la Estructura Orgnica de la Administracin
Departamental del Orden Central:
Despacho del Gobernador, Departamento Administrativo de Planeacin, Departamento
Administrativo del Sistema de Prevencin, Atencin y Recuperacin de Desastres,
Oficina de Comunicaciones, Gerencia de Control Interno, Gerencia de Infancia,
Adolescencia y Juventud, Gerencia de Negritudes, Gerencia de Seguridad Alimentaria y
Nutricional de Antioquia Man, Gerencia de Servicios Pblicos, Gerencia Indgena,
Secretara de Agricultura y Desarrollo Rural, Secretara de Educacin de Antioquia,
Secretara de Medio Ambiente, Secretara de Minas, Secretara de Participacin
Ciudadana y Desarrollo Social, Secretara Equidad de Gnero para las Mujeres,
Secretara General, Secretara de Gestin Humana y Desarrollo Organizacional,
Secretara de Gobierno, Secretara de Hacienda, Secretara de Infraestructura Fsica,
Secretara de Productividad y Competitividad, Secretara Seccional de Salud y Proteccin
Social de Antioquia .
3. DELEGACION DE COMPETENCIAS
La delegacin de competencias se fundamenta en los artculos 209 y 211 de la
Constitucin Poltica; artculos 12 y 25 numeral 10 de la Ley 80 de 1993; artculo 92 de la
Ley 136 de 1994; artculo 110 del Decreto 111 de 1996, artculos 9, 10 y 12 de la Ley 489
de 1998; artculo 21 de Ley 1150 de 2007; y las dems normas vigentes que las
reglamentan, modifican o adicionan.
El Gobernador de Antioquia, en su calidad de representante legal del ente territorial y
ordenador del gasto, tiene la competencia para adelantar toda la contratacin en el
Departamento de Antioquia (artculo 11 numeral 1 y literal b del numeral 3 de la Ley 80
de 1993 y la Ordenanza 1E de 1994).
de 2007, artculo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012), que estn relacionados con la
misin, objetivos y funciones corporativas. (Decreto 0007 de 2012)
Para declarar mediante acto administrativo la urgencia manifiesta de que trata el
artculo 42 de la Ley 80 de 1993; artculo 2 numeral 4 literal a. de la Ley 1150 de 2007;
artculo 3.4.1.1 pargrafo 1 del Decreto 734 de 2012; , que estn relacionados con la
misin, objetivos y funciones corporativas. (Decreto 0007 de 2012)
Para ordenar el gasto y realizar toda la actuacin la actuacin precontractual
pertinente, expedir los actos administrativos relativos a la actividad contractual y
celebrar los contratos relativos al Rubro Presupuestal 1.2.2.8.1 denominado Viticos y
gastos de viaje. (Decreto 0414 de 2012)
3.2 Delegaciones especficas
DEPENDENCIAS
DELEGACIONES ESPECFICAS
Secretara General
Oficina de Comunicaciones
(Decreto 007 de 2012)
Director Administrativo
adscrito a la planta de cargos
del Despacho del
Gobernador
Secretara Seccional de
11
Gerente de la Fbrica de
Licores y Alcoholes de
Antioquia
(Decreto 1247 de 2012).
Departamento Administrativo
de Planeacin
CAPITULO II
VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIN CONTRACTUAL
Los artculos 115 y 116 de la Ley 489 de 1998 facultan a los representantes legales de las
entidades pblicas para crear y organizar Comits Internos de Trabajo con el fin de
atender las necesidades del servicio y cumplir con eficiencia y eficacia los objetivos,
polticas y programas de la entidad. Adicionalmente el artculo 8.1.11 del Decreto 734 de
2012 seala que los Manuales de Contratacin de las entidades estatales adems de
sealar las funciones internas en materia contractual, deben sealar las que se derivan de
la vigilancia y control de la ejecucin contractual. En virtud de lo anterior, y como
instrumentos de apoyo y asesora para el mejoramiento contino de la actividad
contractual, mediante el Decreto Departamental 0008 del 2 de enero de enero de 2012 se
crearon:
EL COMIT DE ORIENTACION Y SEGUIMIENTO EN CONTRATACION
El Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin del Departamento de Antioquia
est integrado por:
1.
2.
3.
4.
5.
2.
Realizar cada tres meses seguimiento y evaluacin al cumplimiento de las polticas
y procedimientos establecidos en el proceso de Contratacin Administrativa.
3.
Validar el Plan de Adquisiciones, bienes y servicios de obra pblica e Interventora
del Departamento de Antioquia debidamente formulado por la Subsecretara Logstica de
la Secretara General.
4.
Recomendar las modificaciones al Plan de Adquisiciones, bienes y servicios de
obra pblica e Interventora del Departamento de Antioquia
5.
Evaluar y realizar seguimiento al Plan de Adquisiciones, bienes y servicios de obra
pblica e Interventora del Departamento de Antioquia.
13
6.
Solicitar a la Secretara General la postura jurdica institucional en caso de
controversia respecto a diversas interpretaciones en un tema contractual.
7.
Coordinar y articular con el CODFIS las polticas que en materia presupuestal y
financiera afecten el proceso de Contratacin Administrativa, en forma previa a su
publicacin.
8.
Orientar el inicio de los procesos contractuales, cuyo valor sea igual o superior al
cincuenta por ciento (50%) de la menor cuanta.
9.
Orientar la adicin, ampliacin y modificacin de todos los contratos o convenios
cuya cuanta inicial sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) de la menor cuanta.
10.
Orientar al titular del respectivo Despacho, sin consideracin a su naturaleza o
cuanta, sobre la celebracin de contratos o convenios a que se refiere la Ley 489 de
1998 y el Decreto Nacional No. 777 de 1992.
11.
Orientar al respectivo titular del Despacho sobre la celebracin de los contratos de
prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin o para la ejecucin de
trabajos artsticos que slo puedan encomendarse a determinadas personas naturales, a
que se refiere el numeral 3 del artculo 32 de la Ley 80 de 1993, el literal h del numeral 4
del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artculo 3.4.2.5.1 del Decreto No. 734 de 2012,
sin consideracin a su cuanta.
12.
Analizar la informacin mensual que le remitir el Comit Interno de Contratacin
de cada Organismo, con la finalidad de revisar de manera aleatoria los contratos que sin
consideracin a su naturaleza, el valor sea inferior al cincuenta por ciento (50%) de la
menor cuanta a fin de trazar polticas, direccionamientos y orientacin en materia de
contratacin para todo el ente central.
13.
Identificar las inconsistencias en la aplicacin del rgimen contractual que se
presenten en las Secretaras de Despacho, los Departamentos Administrativos y las
Gerencias, que ameriten el establecimiento de una unidad de criterio normativo, la cual se
establecer por la Secretara General.
14.
Apoyar a la Secretara General del Departamento de Antioquia y al Despacho del
seor Gobernador en la aplicacin y divulgacin de las orientaciones normativas que se
promulguen en materia de contratacin.
15.
Conceptuar sobre la solucin de conflictos o diferencias sobre competencias y
dems asuntos relacionados con la contratacin que se presenten entre las diferentes
dependencias de la Administracin Departamental.
16.
15
5.
Remitir al titular del Despacho para su aprobacin: el inicio, adjudicacin,
declaratoria desierta, adicin, ampliacin, modificacin y suspensin de procesos
contractuales, contratos y/o convenios.
6.
Asesorar al titular del respectivo Despacho en los diferentes temas contractuales
que se revisen.
7.
Elaborar y remitir trimestralmente a la Secretara Tcnica del Comit de
Orientacin y Seguimiento en Contratacin, los informes de seguimiento al cumplimiento
de las polticas y las propuestas de polticas en materia de Contratacin Administrativa.
8.
Remitir al Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin los procesos de
su competencia.
La Secretara Tcnica del Comit Interno de Contratacin estar a cargo del servidor que
haga las veces de Lder Gestor de Contratacin.
EL COMIT ASESOR EN SUPERVISIN E INTERVENTORIA
De conformidad con el artculo 83 de la Ley 1474 de 2011, en concordancia con el artculo
26 de la Ley 80 de 1993 y con el nico fin de proteger la moralidad administrativa, de
prevenir la ocurrencia de actos de corrupcin y de tutelar la transparencia de la actividad
contractual, las entidades pblicas tienen la obligacin de vigilar permanentemente la
correcta ejecucin del objeto contratado a travs de un supervisor o un interventor. En
consideracin de lo anterior, se conform el Comit Asesor en Supervisin e Interventora
para el Departamento de Antioquia, encargado de brindar apoyo y acompaamiento a los
diferentes supervisores e interventores para la adopcin y toma de decisiones en materia
contractual.
El Comit est integrado por:
1. Un Delegado de la Secretara de Hacienda con conocimientos y experiencia en
aspectos tributarios.
2. Un Delegado de la Secretara de Infraestructura con conocimientos y experiencia
en interventora de obra pblica.
3. Un Delegado de la Subsecretara Jurdica de la Secretara General con
conocimientos y experiencia en contratacin estatal
4. Un Delegado de la Subsecretara de Logstica de la Secretara General el cual
asumir la Secretara Tcnica.
A las sesiones del Comit Asesor en Interventora deber ser invitado un representante
de la Gerencia de Control Interno.
Funciones:
1. Asesorar en forma permanente a los supervisores e interventores, para resolver y/o
precisar los temas asociados a los aspectos administrativos, financieros, tributarios,
tcnicos, legales y econmicos del contrato en ejecucin.
2. Evaluar cada solicitud, atendiendo la asesora y colocando la disposicin de todos los
supervisores e interventores, a fin de que su prctica se haga extensiva para situaciones
similares por parte de todos los servidores que ejercen labores de supervisin.
3. Evaluar y realizar seguimiento al Plan de Interventora del Departamento de Antioquia.
4. Emitir recomendaciones en forma concertada durante las sesiones programadas sobre
la actividad de interventora en concordancia con lo establecido en el Comit de
Orientacin y Seguimiento en Contratacin.
5. Evaluar los recursos necesarios para el funcionamiento del Comit y la correcta
realizacin de la actividad designada; para lo cual iniciarn los trmites pertinentes para
su consecucin.
6. Disear, establecer y mantener la base de datos de todas las supervisiones e
interventoras que se adelanten en la administracin departamental.
7. Disear e implementar un plan de comunicaciones y medios, en asocio con la Oficina
de Comunicaciones y la Direccin de Informtica o quien haga sus veces, dirigido a todos
los servidores pblicos y particulares que se desempean como supervisores e
interventores respectivamente.
8. Recomendar a la administracin ya los supervisores e interventores los correctivos que
consideren necesarios, tanto administrativos como legales, tcnicos y financieros.
9. Apoyar la solucin de controversias que en materia de supervisin e interventora se
presenten entre las diferentes dependencias de la administracin departamental.
10. Coordinar los equipos de trabajo que se encargarn de vigilar, controlar y supervisar
las labores de supervisin e interventora en los contratos de obra pblica como en
aquellos que de acuerdo a la necesidad se requieran.
11. Visitar los sitios de trabajo cuando lo estime conveniente.
12. Proponer, disear y realizar capacitaciones a los servidores pblicos en los temas que
considere necesarios.
17
1.1 Elaboracin
Los Ordenadores del Gasto de las Secretaras, Gerencias y Departamentos
Administrativos del Departamento de Antioquia, se deben reunir con sus equipos de
trabajo con el fin de proyectar los planes especficos, dejando constancia de la aprobacin
de los mismos.
Los insumos para realizar los planes son: el Plan de Desarrollo, el Plan Operativo Anual
de Inversiones (POAI) y el proyecto del presupuesto de gastos de la siguiente vigencia
fiscal que contiene los techos de funcionamiento e inversin por dependencia; con el fin
de que las adquisiciones estn articuladas con los objetivos de la organizacin. De igual
manera, para su preparacin, se recolecta informacin de diferentes fuentes histricas,
bases de datos, ndice de precios u otros datos necesarios para hacer la proyeccin de
cifras, que permitan formular dichos planes lo ms ajustados a la realidad, respetando los
principios de economa y eficacia contemplados en la norma, en busca de la
estandarizacin y consistencia en las adquisiciones.
El Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica es el instrumento gerencial
de planificacin y programacin de las adquisiciones del Departamento de Antioquia, que
contribuye efectivamente a realizar una correcta y oportuna ejecucin de recursos,
convirtindose en un mecanismo para el seguimiento a la ejecucin contractual y apoyo
para el control de la gestin. Comprende principalmente la programacin del conjunto de
bienes, servicios y obra pblica a adquirir, objetos, modalidades de seleccin, fechas
proyectadas de inicio de los procesos de contratacin y duracin del contrato. Permite
dar a conocer al pblico en general y a los organismos de control, los bienes, servicios y
obra pblica que el Departamento de Antioquia contratar en el periodo fiscal respectivo,
con miras a incentivar la participacin ciudadana y a la transparencia.
1.2 Anlisis
Despus de la elaboracin de los planes por Secretaras, Gerencias, Departamentos
Administrativos y la revisin por cada ordenador del gasto, se remite a la Subsecretara
Logstica para su anlisis y propuesta de ajustes en lo que tiene que ver con los bienes y
servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin (genricos),
buscando economas de escala.
1.3 Adopcin
El Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica se presenta al Comit de
Orientacin y Seguimiento en Contratacin por parte de los servidores que hacen parte
del Comit Interno de Contratacin de cada dependencia, con el fin de analizarlo y
presentar las recomendaciones para su posterior adopcin. La Subsecretara Logstica
es la responsable de su consolidacin y envo a la Oficina de Comunicaciones para su
publicacin en cumplimento a las normas establecidas.
19
2.3 Anlisis
Una vez elaborados los Planes por cada una de las dependencias y revisados por los
ordenadores del gasto, en el mbito de sus respectivas competencias, compete a la
Subsecretara Logstica consolidar el Plan de Supervisin e Interventora de la entidad.
2.4 Adopcin
El Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin validar y adoptar el Plan
institucional de Supervisin e Interventora previamente consolidado por la Subsecretara
Logstica de la Secretara General. El referido Comit evaluar y recomendar las
modificaciones al mismo.
Ser responsabilidad de cada ordenador del gasto, adoptar y/o efectuar las
modificaciones a los planes especficos.
2.5 Evaluacin y seguimiento
La Evaluacin del Plan de Supervisin e Interventora se har de manera peridica de
acuerdo con lo establecido en las normas internas emitidas por el Departamento
Administrativo de Planeacin.
El seguimiento debe hacerse en sesin del Comit Asesor de Supervisin e Interventora,
y posteriormente enviarse a travs de la Subsecretara Logstica al Comit de Orientacin
y Seguimiento en Contratacin, tal como lo establecen los Decretos Departamentales 008
y 009 de 2012.
CAPTULO IV
ETAPAS DE LA CONTRATACIN
1. ETAPA PRECONTRACTUAL
SECCION 1. ETAPA DE LA PLANEACION
Constituye el perodo en que se realizan las actividades necesarias para adelantar el
proceso de seleccin del contratista o actos preliminares a la celebracin del contrato en
procura de seleccionar la mejor propuesta que satisfaga los requerimientos de bienes,
obras y servicios por parte del Departamento de Antioquia. Comprende los trmites desde
la designacin del Comit Asesor y Evaluador, hasta la adjudicacin y suscripcin del
contrato o hasta declaratoria de desierta del proceso de seleccin correspondiente.
Las actividades que se realizan en esta etapa son:
21
ACTIVIDAD
1
RESPONSABLE
Designacin del Comit Asesor y Evaluador (Acto Ordenador del Gasto (Vase
administrativo).
Decreto 008 de 2012)
Comit Asesor y Evaluador.
(Vase: Roles establecidos en
Elaboracin de Estudios y Documentos Previos
el Decreto 008 de 2012, y
formato en Isolucin)
Ordenador del Gasto y
Solicitud y expedicin del Certificado de
Direccin de Presupuesto
Disponibilidad Presupuestal (CDP).
Comit
Interno
de
Contratacin y Comit de
Orientacin y Seguimiento en
Contratacin, en caso de
requerirse. (Vase Decreto
008 de 2012)
Los estudios previos deben ser elaborados por aquellas personas designadas por el
Ordenador del Gasto conforme a las normas internas.1 Dichos estudios debern contener
los siguientes elementos mnimos:
1.1. La descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la
contratacin.
Expresin escrita y detallada de las razones que justifican el qu y para qu de la
contratacin. Para ello es necesario tener en cuenta que toda la actividad de la
administracin es reglada, es decir, la celebracin de un contrato implica la habilitacin
legal para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones
asignadas en el ordenamiento jurdico.
En este anlisis deben concretarse los siguientes aspectos:
La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratacin.
Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.
Verificacin de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan de Adquisiciones de
bienes, servicios y obra pblica de la entidad o inclusin de sta a travs del ajuste
respectivo.
Relacin existente entre la contratacin a realizar y el rubro presupuestal del cual se
derivan sus recursos.
1.1.2. La forma de satisfacer tal necesidad
Descripcin de cmo se puede llevar a cabo la solucin a la necesidad planteada y
porqu se requiere especficamente el contrato identificado, esto es, relatar la
conveniencia del tipo de contrato recomendado (mediante la ejecucin de un proyecto, la
realizacin de un estudio, diseo o prediseo o la contratacin de un servicio).
1.2 El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del contrato a
celebrar.
Los elementos esenciales del contrato que deben definirse son:
- Objeto. Es la forma en que la Administracin establece cul es el bien, servicio u obra
pblica que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deber definirse de
manera concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a
celebrar.
1
23
PINO RICCI, Jorge, Cartilla de Contratacin, Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP, Bogot, 2010, Pg. 19.
25
Los factores mnimos a tener en cuenta para efectuar un adecuado estudio de costos y
mercado son los siguientes:
- Cotizaciones. El estudio de costos puede efectuarse adems mediante la solicitud de
cotizaciones, verificacin de precios o condiciones de mercado en Internet o
telefnicamente (dejando constancia escrita por parte del tcnico encargado del proceso
de las llamadas, personas, empresas contactadas y resultados obtenidos), las
experiencias anteriores efectuadas por la administracin, y en general cualquier
mecanismo que permita precisar el valor comercial del bien o servicio a contratar.
Para proyectar el presupuesto oficial en caso de que se obtengan ofertas en una moneda
diferente y que se contemple la posibilidad de aceptar las variaciones en la moneda,
siendo el pago posterior, habra que darle un margen para tales variaciones ya que
pueden surgir cambios que afecten dicha proyeccin.
- Condiciones Comerciales. Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la
validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y
la garanta en meses del producto ofrecido. Adems si es necesario se deben especificar
todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento, como
por ejemplo obras adicionales para la instalacin de los bienes.
- Forma de Pago. Debe precisarse si se har o no entrega de anticipo, pago anticipado,
definir los porcentajes y determinar cmo se efectuarn los pagos al contratista (pagos
parciales, pago nico, mensual, bimensual entre otros).
Para determinar la forma de pago deben tenerse en cuenta las directrices y polticas
establecidas por el Consejo Departamental de Poltica Fiscal (CODFIS).
Acorde con el Estatuto de Contratacin y siempre y cuando la Tesorera cuente con los
recursos lquidos disponibles, en los contratos o convenios que celebre el Departamento
de Antioquia se podr pactar la entrega de anticipos y de pagos anticipados y su monto
no podr exceder el 50% del valor del respectivo contrato, de conformidad con lo
dispuesto por el pargrafo del artculo 40 de la Ley 80 de 1993.
Todos los convenios y contratos que estipulen el desembolso de anticipo, contemplarn
tambin la forma como ste deber amortizarse.
Si el convenio o contrato se encuentra parcialmente financiado con vigencias futuras, el
valor del anticipo ms los impuestos y las retenciones a que hubiere lugar, no podrn ser
igual al 100% de la apropiacin de la vigencia, debido a la dinmica contable y sus
efectos tcnicos en el sistema SAP.
- Aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales
Los servidores que elaboran los Estudios Previos y en cada una de las etapas de los
procesos de contratacin, cuando aplique, deben tener en cuenta las disposiciones tanto
externas como internas en material presupuestal, tributaria, financiera y contable, de
manera que se ajusten al cumplimiento de las directrices de la Direccin de Impuestos y
Aduanas Nacionales (DIAN), se realicen los estudios de mercado adecuadamente, se
facilite el seguimiento de la ejecucin del contrato y se registre y clasifique la informacin
contable.
Al respecto la Secretara de Hacienda estableci las directrices que en esta materia
deben cumplirse. (Vase Circular N 260 del 21 de junio de 2012).
Si durante alguna de las fases del proceso contractual (precontractual, contractual o
poscontractual) se presentan dudas en los aspectos presupuestales, tributarios,
financieros y contables, se debe elevar la consulta ante la Direccin de Contabilidad de la
Secretara de Hacienda.
- Rendimientos financieros
El Departamento de Antioquia no pactar reinversin de los rendimientos financieros en la
celebracin de contratos interadministrativos, generados por los establecimientos pblicos
o por la Empresas industriales y Comerciales del Estado y las sociedades de Economa
mixta del Orden Departamental con los recursos transferidos por este.
Los rendimientos que llegaren a producir los recursos entregados en calidad de anticipo,
pertenecern al Departamento de Antioquia (Artculo 8.1.18 del Decreto 734 de 2012).
1.5 Justificacin de los factores de seleccin que permitan identificar la oferta ms
favorable.
En cumplimiento de la seleccin objetiva del contratista, se debern establecer criterios
que sern objeto de evaluacin y clasificacin, los cuales permitirn concluir de manera
precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento ms
favorable para la entidad y los fines que ella busca. Dichos criterios han de estar
justificados tcnicamente pues no podr determinarse al arbitrio o capricho de un
funcionario pblico, sino acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del
artculo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artculo 88 de la Ley 1474 de 2011 y
el artculo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012.
1.6 El soporte que permita la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos
previsibles que puedan afectar el equilibrio econmico del contrato.
Las entidades estatales tienen la obligacin de realizar un anlisis que incluya la
tipificacin, valoracin y asignacin de riesgos previsibles involucrados en la contratacin
(Art. 4 Ley 1150). Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la contratacin
27
Pino Ricci, op. cit., pg. 18-19. El artculo 2.1.2 del Decreto 734 de 2012 determina los riesgos previsibles para los efectos
previstos en el artculo 4 de la Ley 1150 de 2011. Asimismo, servir para la orientacin en la compresin de los mismos la
directriz de Planeacin Nacional, documento Conpes 3714 de 2011.
4
Ibd., pg. 19. El Ttulo V del Decreto 734 contiene las normatividad aplicable en materia de Garantas en la contratacin
de la Administracin Pblica.
Circular 203 del 14 de mayo de 2012 de la Subsecretara Jurdica de la Gobernacin. Contratacin Pblica de los
acuerdos comerciales negociados por Colombia.
29
Existe la obligacin por parte de las entidades estatales, de garantizar previo al inicio de
cualquier proceso de contratacin las respectivas disponibilidades presupuestales,
tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado en el estudio de costos.
(Vase Ley 80 de 1993 artculo 25).
Para el caso del Departamento de Antioquia, se debe garantizar cuando el proceso entre
para la recomendacin de inicio al Comit Interno de Contratacin, la existencia del
respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el que se gestiona a travs de la
Direccin de Presupuesto.
-
31
Documento que contiene las caractersticas tcnicas de un bien o servicio que es objeto
de una subasta inversa, en la cual se incluir sus especificaciones, en trminos de
desempeo y calidad cuya elaboracin ser responsabilidad de cada entidad. cuya
elaboracin ser responsabilidad del servidor pblico que desempee el rol logstico.
Las fichas tcnicas debern contener, como mnimo:
a) Denominacin de bien o servicio;
b) Denominacin tcnica del bien o servicio;
c) Unidad de medida;
d) Descripcin general.
TRMITES NECESARIOS
TERMINOS
Acto administrativo de conformacin del
Comit Asesor y Evaluador. (Artculo
2.2.9, pargrafo 2, Decreto 734 de 2012, y Discrecional
artculo 7 y 8 del Decreto 008 de 2012).
Estudios y documentos previos
Diseos y proyectos de factibilidad y
RESPONSABLE
Comit Asesor y
Evaluador
Deben tenerse en
cuenta
las
Comit de Orientacin y Seguimiento en sesiones de los
Contratacin cuando aplique
respectivos
comits.
Comit
Evaluador
Asesor
Integrantes de los
Comits.
Dentro de los 10
a
20
das
calendario
anteriores a la
apertura de la
Licitacin,
se
publicarn hasta
3
avisos
de
convocatoria con
intervalos entre 2
y
5
das
calendario, segn
lo
exija
la
naturaleza, objeto
y cuanta del
contrato en la
pgina Web de la
entidad
y
el
Secop.
Aviso de convocatoria: El cual adems de A ms tardar con Comit asesor
publicarse en el SECOP debe publicarse la publicacin del evaluador
en la pgina web de la entidad. Artculo proyecto
de
2.2.1 del Decreto 734 de 2012.
pliego
de
condiciones.
El proyecto
pliegos
condiciones
publicar por
de
de
se
lo
33
menos con 10
das hbiles de
antelacin a la
fecha que ordena
la apertura del
proceso.
El trmino de
publicacin
del
pliego
de
condiciones
definitivo se fijar
en el cronograma
de acuerdo con la
naturaleza
del
objeto
a
contratar.
Preferiblemente
Visita tcnica al lugar de ejecucin del antes
de
la
contrato, si hay lugar a ello.
audiencia
de
aclaraciones
Audiencias: Audiencia de aclaraciones a Dentro de los 3
los pliegos de condiciones y revisin de das
hbiles
estimacin, asignacin y tipificacin de siguientes
al
riesgos.
inicio del plazo
para
la
Como resultado de lo debatido en la presentacin de
audiencia y cuando resulte conveniente, el propuestas.
jefe o representante de la entidad expedir Artculo
30,
las modificaciones pertinentes a dichos numeral 4 Ley 80
documentos y prorrogar, si fuere de
1993
necesario, el plazo de la licitacin hasta por modificado por el
seis (6) das hbiles.
Artculo
220
Decreto 019 de
2012.
Plazo de la Licitacin. Es el momento a Por lo menos el
partir del cual se pueden presentar da
hbil
propuestas, hasta el cierre de la Licitacin siguiente a la
Ordenador
Gasto
del
Comit
Evaluador
Asesor
Comit
Evaluador
Asesor
Comit asesor
evaluador.
Comit asesor
evaluador.
10
Ordenador
Gasto.
del
y Durante
el Comit
trmino sealado Evaluador
en el Pliego de
condiciones
La aceptacin o rechazo de tales
observaciones se har de manera
motivada, para lo cual la entidad agrupar
aquellas de naturaleza comn.
Asesor
Presentacin
de
observaciones
sugerencias al pliego de condiciones.
11
Comit Asesor
Evaluador.
35
12
13
14
Debe
ser
proporcional a la Comit asesor
complejidad del evaluador.
bien,
obra
o
servicio
a
adquirir,
de
manera que se le
garantice a los
proponentes
la
preparacin
de
ofertas.
15
16
17
18
Respuesta
a
las
observaciones El plazo ser
presentadas a la evaluacin y publicacin determinado en el
de las respuestas en el SECOP.
pliego
de
condiciones y en
todo caso deber
darse respuesta a
ms tardar en la
audiencia
de
adjudicacin
Comit Interno de Contratacin: Vencido el Con anterioridad
trmino de traslado del informe de a la audiencia de
evaluacin, el proceso es llevado al Comit Adjudicacin
para que el Ordenador del Gasto apruebe o
no, segn el caso, la recomendacin del
Comit Asesor Evaluador.
Audiencia pblica de adjudicacin o De acuerdo con
declaratoria de desierta:
la fecha y hora
sealada en el
La adjudicacin se efecta en audiencia
pliego
de
pblica mediante resolucin motivada, la
condiciones
que se entiende notificada al proponente
Comit asesor
evaluador
Comit asesor
evaluador.
Ordenador
Gasto.
del
Comit asesor
evaluador
Ordenador
Gasto
del
De acuerdo con el Concepto de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado: Cuando las entidades
estatales estn facultadas para verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, puede darse el caso de que surja la
necesidad de requerir la subsanabilidad de los mismos, caso en el cual se otorgar a los proponentes, en igualdad de
condiciones, un plazo razonable anterior a la adjudicacin o a la realizacin de la subasta, para que responda el
requerimiento efectuado por la entidad.(Subrayas fuera del original) Radicado 1992 del 20 de mayo de 2010, CP: Enrique
Jos Arboleda Perdomo.
37
19
20
2. SELECCIN ABREVIADA
Corresponde a la modalidad de seleccin objetiva prevista para aquellos casos en que por
las caractersticas del objeto a contratar, las circunstancias de la contratacin o la cuanta
o destinacin del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para
garantizar la eficiencia de la gestin contractual. Esta modalidad de seleccin se
encuentra desarrollada en el artculo 2 numeral 2 de la Ley 1150 de 2007, y en los
artculos 3.2.1.1 a 3.2.8.1 del Decreto reglamentario 734 de 2012.
Las causales de seleccin abreviada de contratistas son:
a) La adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de
comn utilizacin.
b) La contratacin de menor cuanta.
c) La celebracin de contratos para la prestacin de servicios de salud.
d) La contratacin por declaratoria de desierta de la licitacin.
e) La enajenacin de bienes del Estado.
f) Adquisicin de productos de origen o destinacin agropecuarios.
g) Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas
Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de
Economa Mixta (SEM).
h) Contratos de entidades a cargo de ejecucin de Programas de Proteccin de
Personas Amenazadas, Desmovilizacin y Reincorporacin, Poblacin
Desplazada, Proteccin de Derechos Humanos y Poblacin con Alto Grado de
Exclusin.
i) La contratacin de bienes y servicios para la Seguridad y Defensa Nacional.
del
del
El Decreto 734 de 2012 reglamenta cada una de las causales de Seleccin Abreviada, sin
embargo para efectos de este Manual, se detallarn las causales ms utilizadas al interior
del Departamento que de acuerdo con el reglamento tienen diferente procedimiento:
2.1 La adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas
uniformes y de comn utilizacin.
Las caractersticas tcnicas uniformes, de acuerdo con el literal a) del numeral 2 del
artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artculo 3.2.1.1 del Decreto 734 de 2012, se
predican de aquellos bienes y servicios que poseen las mismas especificaciones
tcnicas, con independencia de su diseo o de sus caractersticas descriptivas, y
comparten patrones de desempeo y calidad objetivamente definidos. El pargrafo 2 del
citado 3.2.1.1 del Decreto 734 establece que el diseo o caractersticas descriptivas es el
conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que
resultan accidentales a la prestacin del servicio, pero que no inciden en la capacidad del
bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en
que no alteran sus ventajas funcionales y que se ofrecen en el mercado, en condiciones
equivalentes para quien los solicite.
Por caractersticas tcnicas uniformes se quiere significar que se trata de un bien o
servicio que presta la misma utilidad para la Administracin y satisface idntica necesidad
de la misma forma, independientemente de la marca o nombre comercial del bien o
servicio ofertado o de su forma de presentacin, es decir, que el elemento fundamental
son las caractersticas intrnsecas del bien o servicio y no quien lo ofrece o su apariencia
fsica.7
La adquisicin de estos bienes y servicios puede hacerse a travs de tres (3)
procedimientos:
Subasta inversa. En la modalidad de presencial o electrnica.
Compra por acuerdo marco de precios. (Este procedimiento an no ha sido
reglamentado por parte del Gobierno Nacional)
Adquisicin a travs de bolsa de productos. (Artculos 3.2.1.2.1 y siguientes Decreto
734 de 2012)
ETAPA
TRMITES NECESARIOS
TERMINOS
Acto administrativo de conformacin del Discrecional
Comit Asesor y Evaluador. (Artculo 2.2.9,
par 2, Decreto 734 de 2012, Artculo 7 y 8
del Decreto Departamental 008 de 2012).
RESPONSABLE
Comit Asesor y
Evaluador.
SANTOS RODRGUEZ, Jorge Enrique, Seleccin Abreviada (Articulo sin publicar). Especializacin Contratacin Estatal,
Universidad Externado de Colombia, 2010.
39
Comit
Asesor
Deben tenerse en Evaluador
cuenta las sesiones de
los
respectivos
comits.
Integrantes de los
comits
El proyecto de pliegos
de
condiciones
se
publicar por lo menos
con 5 das hbiles de
antelacin a la fecha
Proyecto de pliego de condiciones (Artculo que ordena la apertura
2.2.6 Decreto 734 de 2012).
del proceso (Artculo
2.2.6 del decreto 734
Durante este proceso debern publicarse de 212)
todas las observaciones presentadas a los
proyectos de pliegos y las respuestas a las
observaciones (2.2.6 inciso 3ro del Decreto
734 de 2012)
Acto Administrativo de apertura: Deber El
trmino
de
contener la informacin a que alude el publicacin del pliego
Artculo 2.2.2 del Decreto 734 de 2012. de
condiciones
Dicho acto administrativo podr revocarse definitivo se fijar en el
o suspenderse en los trminos del Artculo cronograma
de
2.2.2, Pargrafos 1 y 2.
acuerdo
con
la
naturaleza del objeto a
Pliego de condiciones definitivo (conforme contratar.
al Art. 2.2.6 Decreto 734 de 2012). Se
incluirn las modificaciones pertinentes
acorde con las observaciones hechas por
los futuros proponentes interesados en
participar en el proceso de seleccin
durante la etapa del proyecto de pliegos, o
las dems que haya detectado la
administracin. Deber contener los
requisitos mnimos establecidos en el
Comit Asesor y
Evaluador.
Ordenador
Gasto
del
Comit Asesor y
Evaluador
Deber regularse en el
pliego de condiciones
el
plazo
mximo
dentro del cual pueden
expedirse adendas o a
falta de tal previsin, a
ms tardar el da hbil
anterior al cierre. En
todo
caso
deber
otorgarse un trmino
prudencial para que
los
proponentes
puedan ajustar sus
ofertas,
si
fuere
necesario.
Comit Asesor
Evaluador
Ordenador
gasto.
del
Comit
Evaluador
Asesor
Presentacin
de
observaciones
y Las observaciones al Comit Asesor
sugerencias al pliego de condiciones. (Art. pliego de condiciones Evaluador
2.2.6 Decreto 734 de 2012).
deben ser presentadas
durante el trmino
La aceptacin o rechazo de tales establecido
en
el
observaciones se har de manera cronograma.
motivada, para lo cual la entidad agrupar
aquellas de naturaleza comn.
De conformidad con el artculo 2.1.2 del
Decreto 734 de 2012, la entidad podr, de
considerarlo necesario, realizar audiencia
para la tipificacin, estimacin y asignacin
de riesgos.
41
10
11
12
Se
pondr
a Comit asesor y
disposicin por 3 das evaluador.
hbiles.
Comit asesor
evaluador.
Comit asesor
evaluador.
El
plazo
ser
determinado
en
el
pliego de condiciones.
El establecido en los
Pliegos de Condiciones
sin que supere la mitad
del
inicialmente
estipulado
para
presentar propuestas.
De acuerdo con el Concepto de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado: Cuando las entidades
estatales estn facultadas para verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, puede darse el caso de que surja la
necesidad de requerir la subsanabilidad de los mismos, caso en el cual se otorgar a los proponentes, en igualdad de
condiciones, un plazo razonable anterior a la adjudicacin o a la realizacin de la subasta, para que responda el
requerimiento efectuado por la entidad.(Subrayas fuera del original) Radicado 1992 del 20 de mayo de 2010, CP: Enrique
Jos Arboleda Perdomo.
13
14
15
43
16
17
18
Posteriormente
adjudicacin
Asesor
la Comit asesor
evaluador.
Ordenador
gasto.
del
Durante el trmino
Ordenador
establecido en el pliego gasto.
de condiciones.
Contratista
del
TRMITES NECESARIOS
TERMINOS
Acto administrativo de conformacin del Comit Discrecional
Asesor y Evaluador. (Artculo 2.2.9, pargrafo 2,
Decreto 734 de 2012, y artculo 7 y 8 del Decreto
008 de 2012).
RESPONSABLE
Comit Asesor y
Evaluador
de
factibilidad
Deben
tenerse
en cuenta las
sesiones de los
respectivos
comits.
Comit
Asesor
Evaluador
Integrantes
los Comits.
del
45
10
Comit asesor y
evaluador.
Comit asesor y
evaluador.
Comit asesor y
evaluador.
Comit asesor y
evaluador.
Ordenador
Gasto.
del
fuere necesario.
11
12
13
Debe
ser
proporcional a la
complejidad del
bien,
obra
o
servicio
a
adquirir,
de
manera que se le
garantice a los
proponentes
la
preparacin
de
ofertas.
El plazo para la
evaluacin ser
estipulado
de
acuerdo con la
naturaleza, objeto
y cuanta de la
misma9.
Comit asesor y
evaluador.
Comit asesor y
evaluador.
De acuerdo con el Concepto de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado: Cuando las entidades
estatales estn facultadas para verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, puede darse el caso de que surja la
necesidad de requerir la subsanabilidad de los mismos, caso en el cual se otorgar a los proponentes, en igualdad de
condiciones, un plazo razonable anterior a la adjudicacin o a la realizacin de la subasta, para que responda el
requerimiento efectuado por la entidad.(Subrayas fuera del original) Radicado 1992 del 20 de mayo de 2010, CP: Enrique
Jos Arboleda Perdomo.
47
14
15
16
17
18
Comit asesor y
evaluador.
Comit asesor y
evaluador.
Ordenador
del
Gasto.
Segn la fecha Comit asesor y
sealada en el evaluador.
pliego
de
condiciones.
Ordenador
del
gasto.
Posteriormente a
la adjudicacin
Comit asesor y
evaluador.
Durante
el
trmino
establecido en el
pliego
de
condiciones.
Ordenador
gasto.
del
Comit asesor y
evaluador.
uso del procedimiento previsto para la seleccin abreviada de menor cuanta. Ver numeral
2.2 del presente manual.
Cabe anotar, que las personas naturales o jurdicas que presten dichos servicios deben
estar inscritas en el Registro Especial Nacional del Ministerio de la Salud o quien haga
sus veces de conformidad con lo previsto en la Ley 10 de 1990.
Para el presente proceso se debe tener en consideracin lo previsto en el artculo 6 de la
Ley 1150 de 2007, como quiera que no se exigir el Registro nico de proponentes.
2.4. Por declaratoria de desierta de la licitacin.
Por disposicin del artculo 3.2.4.1 del Decreto 734 de 2012, si la entidad decide no
adelantar nuevamente un proceso de Licitacin Pblica, podr iniciar dentro de los cuatro
(4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de seleccin abreviada de
menor cuanta, de conformidad al procedimiento del numeral 2.2 del presente manual.
En este proceso no se aplicar lo relacionado con la publicacin del proyectos de pliego
de condiciones, la manifestacin de inters, ni con el sorteo de oferentes.
2.5. Enajenacin de Bienes del Estado.
Se toma como referencia lo establecido en el numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de
2007, que faculta a las entidades pblicas para la venta de bienes de su propiedad y en
tal sentido, el literal e) de la norma invocada establece: En los procesos de enajenacin
de los bienes del estado se podr utilizar instrumentos de subasta y en general de todos
aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado, siempre y cuando en desarrollo
del proceso de enajenacin se garantice la transparencia, la eficiencia y la seleccin
objetiva.
De acuerdo con lo dispuesto en el artculo 3.7.1.2 del Decreto 734 de 2012, la entidad
podr realizar directamente la enajenacin, o contratar para ello a promotores, bancas de
inversiones, martillos, comisionistas de bolsa de bienes y productos agropecuarios,
agroindustriales o de otros comodities, o cualquier otro intermediario idneo, segn
corresponda al tipo de bien a enajenar. Tambin podr hacerlo a travs de la sociedad
Central de Inversiones CISA S.A., caso en el cual, se suscribir el respectivo contrato
interadministrativo.
2.5.1. Enajenacin directa por oferta en sobre cerrado.
ETAPA
1
TRMITES NECESARIOS
TERMINOS
Acto administrativo de conformacin del Comit Discrecional
Asesor y Evaluador. (Artculo 2.2.9, pargrafo 2,
Decreto 734 de 2012, y artculo 7 y 8 del Decreto
RESPONSABLE
Ordenador
del
Gasto
49
008 de 2012).
Comit Asesor y
Evaluador
Deben
tenerse
en cuenta las
sesiones de los
respectivos
comits.
El establecido en
el proyecto de
pliegos.
Comit
Asesor
Evaluador
Integrantes
del
los Comits.
Comit asesor y
evaluador.
El proyecto de
pliego
de
condiciones
se
publicar mnimo
cinco (5) das
hbiles
de
del
de
Ordenador
Gasto
del
Comit Asesor y
Evaluador
das Comit
Asesor
Evaluador
51
10
11
Comit asesor y
evaluador.
Comit asesor y
evaluador.
al Comit asesor y
de evaluador.
Ordenador
del
Gasto.
Segn la fecha Comit asesor y
sealada en el evaluador.
pliego
de
condiciones.
Ordenador
del
gasto.
Comit asesor y
evaluador.
12
Ordenador
gasto.
del
Comit asesor y
evaluador.
TRMITES NECESARIOS
TERMINOS
Acto administrativo de conformacin del Comit Discrecional
Asesor y Evaluador. (Artculo 2.2.9, pargrafo 2,
Decreto 734 de 2012, y artculo 7 y 8 del Decreto
008 de 2012).
RESPONSABLE
Ordenador
del
Gasto
Comit Asesor y
Evaluador
Deben
tenerse
en cuenta las
sesiones de los
respectivos
comits.
El proyecto de
pliego
de
condiciones
se
publicar por lo
menos con 5 das
hbiles
de
antelacin a la
fecha que ordena
la apertura del
proceso.
Comit
Asesor
Evaluador
Integrantes
del
los Comits.
Comit asesor y
evaluador.
53
El trmino de
publicacin
del
pliego
de
condiciones
definitivo se fijar
en el cronograma
de acuerdo con la
naturaleza
del
objeto
a
contratar.
Ordenador
Gasto
del
Comit Asesor y
Evaluador
El plazo ser
determinado en el
pliego
de
condiciones.
El establecido en
los Pliegos de
Condiciones sin
que supere la
mitad
del
inicialmente
estipulado para
presentar
propuestas.
Una
vez
publicadas
las
respuestas
a
observaciones,
segn
el
cronograma
previsto en el
pliego.
Comit asesor y
evaluador.
Comit asesor y
evaluador.
Comit asesor y
evaluador.
55
En
la
fecha Comit
Asesor
sealada en el Evaluador
pliego
de
condiciones
definitivo
Ordenador
del
Gasto
10
11
12
13
Posteriormente a
la adjudicacin
Comit asesor y
evaluador.
Durante
el
trmino
establecido en el
pliego
de
condiciones.
Ordenador
gasto.
del
Comit asesor y
evaluador.
ETAPA
TRMITES NECESARIOS
TERMINOS
Acto administrativo de conformacin del Discrecional
Comit Asesor y Evaluador. (Artculo 2.2.9,
par 2, Decreto 734 de 2012, Artculo 7 y 8
del Decreto Departamental 008 de 2012).
RESPONSABLE
Ordenador
del
Gasto
Comit Asesor y
Evaluador.
57
Comit Asesor y
Evaluador.
El procedimiento ser
el sealado por la
respectiva Bolsa.
Antes de la suscripcin
del contrato
Comit
Evaluador
Asesor
del
con
el
SECOP
Comit asesor y
evaluador
Ordenador
del
Gasto
10
En los trminos y
condiciones que las
disposiciones legales
sobre los mercados de
las
bolsas
de
productos
o
los
reglamentos que estas
dispongan
para
el
efecto.
En los trminos y
condiciones que las
disposiciones legales
sobre los mercados de
las
bolsas
de
productos
o
los
reglamentos que estas
dispongan
para
el
efecto.
En los trminos y
condiciones que las
disposiciones legales
sobre los mercados de
las
bolsas
de
productos
o
los
reglamentos que estas
dispongan
para
el
efecto.
En los trminos y
condiciones que las
disposiciones legales
sobre los mercados de
las
bolsas
de
Comit Asesor y
Evaluador
Revisada
y
aprobada por quien
cumpla
el
rol
jurdico
Comit Asesor
Evaluador
Ordenador del
Gasto
Comit Asesor
Evaluador
Comit Asesor
Evaluador
59
11
productos
o
los
reglamentos que estas
dispongan
para
el
efecto.
En los trminos y Bolsa de productos
condiciones que las
disposiciones legales
sobre los mercados de
las
bolsas
de
productos
o
los
reglamentos que estas
dispongan
para
el
efecto
12
Ordenador del
gasto
2.7. Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas
Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economa
Mixta (SEM).
De conformidad Artculo 3.2.6.1 Actos y contratos de las EICE y las SEM. Las Empresas
Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economa Mixta en las que el
Estado tenga participacin superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las
sociedades entre entidades pblicas con participacin mayoritaria del Estado superior al
cincuenta por ciento (50%), que se encuentren en competencia con el sector privado
nacional o internacional o desarrollen su actividad en mercados regulados, as como
aquellas a las que se refiere el artculo 16 de la Ley 1150 de 2007, se regirn para su
Para los efectos previstos en el literal i) del numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de
2007, son bienes y servicios que se requieren para la defensa y seguridad nacional,
los adquiridos para ese propsito por el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la Repblica, las entidades del sector defensa, la Agencia de
61
63
ETAPA
TRMITES NECESARIOS
TERMINOS
Acto
administrativo
de Discrecional
conformacin
del
Comit
Asesor y Evaluador. (Artculo
2.2.9, pargrafo 2, Decreto
734 de 2012, y artculo 7 y 8
del Decreto 008 de 2012).
Publicacin del aviso de
solicitud de expresiones de
inters y del proyecto de
pliegos. Los cuales deben
publicarse en el SECOP y
contener
la
informacin
establecida en los artculos
2.2.6 y 3.3.3.2 del Decreto
734 de 2012 respectivamente.
El
que
se
considere
razonable para que los
interesados
alleguen la
documentacin que soporte
el cumplimiento de los
requisitos habilitantes.
Audiencia de Aclaraciones:
Para procesos cuya cuanta se
inferior al
Presentacin manifestaciones El establecido en el aviso
de inters y verificacin de los
requisitos habilitantes
Publicacin del informe de El que garantice el deber de
evaluacin y presentacin de seleccin
objetiva
de
observaciones
conformidad con el inciso
segundo del artculo 8.1.14
del Decreto 0734 de 2012.
Audiencia de conformacin de Se realizar conforme las
la lista corta o multiusos y
reglas establecidas en el
adopcin de la decisin que
artculo 3.3.3.5 del Decreto
corresponda.
734 de 2012
RESPONSABLE
Comit
Asesor
Evaluador
Comit
Asesor
Evaluador
Comit
Asesor
Evaluador
Comit
Asesor
Evaluador
Comit
Asesor
Evaluador
ETAPA
TRMITES NECESARIOS
TERMINOS
Acto administrativo de conformacin del Comit Discrecional
Asesor y Evaluador. (Artculo 2.2.9, pargrafo 2,
Decreto 734 de 2012, y artculo 7 y 8 del Decreto
008 de 2012).
RESPONSABLE
Comit Asesor y
Evaluador
Ordenador
gasto
del
Deben
tenerse
en cuenta las
sesiones de los
respectivos
comits.
Comit
Asesor
Evaluador
Integrantes
los Comits.
65
del
Aviso de convocatoria
El cual adems de
publicarse en el SECOP y en la pgina web de
la entidad. Artculo 2.2.1 del Decreto 734 de
2012.
Comit asesor y
evaluador.
Si se hace uso de
precalificacin,
slo
proceder
una
vez
se
encuentre
en
firme
la
conformacin de
la lista corta o la
lista multiusos.
Ordenador
Gasto
del
El trmino de
publicacin
del
pliego
de
condiciones
definitivo se fijar
en el cronograma
de acuerdo con la
naturaleza
del
objeto
a
contratar.
Comit Asesor y
Evaluador
67
10
11
12
13
14
Por un trmino no
superior a tres (3)
das hbiles para
que
los
proponentes
puedan formular
observaciones las
cuales
se
resolvern en el
acto
de
adjudicacin.
Audiencia pblica de apertura y revisin de la Una
vez
propuesta econmica: la entidad procede a abrir concluida
la
el sobre que contiene la propuesta econmica evaluacin
del proponente ubicado en le primer lugar en el tcnica.
orden de calificacin. La cual deber ser
consistente con la propuesta tcnica.
Comit Interno de Contratacin: Vencido el
trmino de traslado del informe de evaluacin, el
proceso es llevado al Comit para que el
Ordenador del Gasto apruebe o no, segn el
caso, la recomendacin del Comit Asesor
Evaluador.
Resolucin de adjudicacin: Debidamente
motivada.
Comit
Asesor
Evaluador
Comit asesor y
evaluador.
del
Ordenador
gasto.
del
Comit asesor y
evaluador.
NOTA: Tratndose de concurso de meritos abierto, debern agotarse cada uno de los
pasos descritos anteriormente. Para el concurso de meritos con precalificacin, deber
observarse adems el procedimiento especial sealado en los artculos 3.3.3.1 y
siguientes del Decreto 734 de 2012. Ver numeral 3.4 del presente documento.
4. CONTRATACIN DIRECTA
Son causales de contratacin directa, de acuerdo con el numeral 4 del Artculo 2 de la
Ley 1150 de 2007 las siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
Urgencia manifiesta
Contratacin de emprstitos
Contratos interadministrativos
La contratacin de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento
Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisicin
Los contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas;
Los contratos de encargo fiduciario cuando inician el Acuerdo de Reestructuracin
de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas
que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando lo celebren con entidades
financieras del Sector Pblico.
Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado
Para la prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin, o para la
ejecucin de trabajos artsticos que slo puedan encomendarse a determinadas
personas naturales
El arrendamiento o adquisicin de inmuebles.
Para esta modalidad se deben tener en cuenta las restricciones en periodo electoral que
regula la Ley 996 de 2005 (Artculo 3.4.2.7.1 del Decreto 734 de 2012).
De acuerdo con el Decreto 734 de 2012 (Captulo IV, Seccin I, artculos 3.4.1.1 y ss), las
disposiciones generales aplicables a la contratacin directa son las siguientes:
ETAPA
TRMITES NECESARIOS
TRMINOS
Acto administrativo de conformacin del Discrecional
Comit Asesor y Evaluador (artculo 7 y 8 del
Decreto Departamental 0008 de 2012).
RESPONSABLE
Comit Asesor y
Evaluador
(rol
tcnico, jurdico y
financiero).
69
Comit Asesor y
Evaluador
Acto
administrativo
que
justifique
la Antes de la
contratacin directa de acuerdo con sealado suscripcin del
en el Artculo 3.4.1.1, Decreto 734 de 2012 y el contrato.
artculo 3.4.2.5.1 inciso final cuando se trate de
contratos de prestacin de servicios para la
ejecucin de trabajos artsticos que solo
puedan encomendarse a determinadas
personas naturales.
Comit asesor y
evaluador.
Compromiso presupuestal.
Deben
efectuarse
las
apropiaciones
presupuestales pertinentes, a favor del
contratista y por el valor de la adjudicacin,
mediante los mdulos del sistema SAP.
Suscripcin del contrato
Integrantes de los
Comits
Posterior al
acto
administrativo
que justifica la
contratacin
directa
Comit asesor y
evaluador.
Ordenador
Gasto
del
5. MNIMA CUANTA
Corresponde a aquellos contratos cuya cuanta no excede el Diez por ciento (10%) de la
menor cuanta de la entidad, o lo que es lo mismo el equivalente a Cien (100) salarios
mnimos legales mensuales vigentes.
ETAPA
1
RESPONSABLE
Comit Asesor y
Evaluador
(rol
tcnico, jurdico y
financiero).
Deben
tenerse Comit
asesor
en cuenta las Evaluador
sesiones
del
comit.
Integrantes
Comit interno de
contratacin.
La invitacin se Comit asesor y
publicar por un evaluador
trmino
no
inferior a un (1)
da hbil (artculo
94 de la Ley 1474
de 2011).
El trmino para Comit asesor y
presentar
la evaluador
oferta no podr
ser inferior a un
(1) da hbil
De acuerdo con Comit asesor y
el
cronograma evaluador
establecido en la
invitacin.
71
Comit Asesor y
evaluador
Comit asesor y
evaluador.
Ordenador
gasto
del
CONSIDERACIONES GENERALES:
1. En caso de contradiccin entre lo consignado en el presente Manual y las normas
legales y reglamentarias vigentes en la materia, prevalecern estas ltimas.
2. La publicacin electrnica de los actos y documentos que se generen en desarrollo de
la actividad precontractual deber hacerse en la fecha de su expedicin, o a ms tardar
dentro de los tres (3) das hbiles siguientes.
3. El Comit Asesor Evaluador es responsable de garantizar la publicidad de todos los
procedimientos y actos asociados a los procesos de contratacin, salvo los asuntos
expresamente sometidos a reserva. La falta de publicacin en el SECOP constituye la
vulneracin de los deberes funcionales de los responsables.
4. Al momento de confeccionar los pliegos de condiciones deben establecerse requisitos y
exigencias coherentes al objeto y valor del proceso, que no constituyan condiciones y
exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de la responsabilidad derivada de
los datos, informes y documentos que se suministren.
5. Los procesos de seleccin deben tener reglas claras que no induzcan a erros a los
proponentes y que impidan la formulacin de ofrecimientos de extensin ilimitada o que
dependan de la voluntad exclusiva de la entidad.
6. El cronograma de los procesos de seleccin debe contener plazos suficientes para que
los interesados analicen la informacin del proceso y puedan preparar y disear sus
ofertas, de igual forma debe fijar un plazo razonable para la evaluacin de las ofertas, de
acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.
7. La visita de obra debe informarse con suficiente anticipacin para que los interesados
puedan asistir a la misma.
8. De conformidad con los Acuerdos Comerciales vigentes, en las modalidades de
seleccin de Licitacin Pblica, Seleccin Abreviada de Menor Cuanta y Concurso de
Mritos, el plazo entre la publicacin del aviso de convocatoria del proceso y el cierre para
presentar ofertas de ste no podr ser inferior a treinta (30) das calendario cuando el
aviso de apertura, las bases del proceso y la documentacin de la contratacin sean
publicados en el Portal nico de Contratacin: http://www.contratos.gov.co. Cuando se
trate de concurso de mritos con precalificacin, el trmino se contar a partir del
momento en que la entidad invita a los proveedores a presentar ofertas hasta el cierre
para presentar ofertas.
En el caso de la adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas
uniformes y de comn utilizacin por parte de las entidades a travs de la modalidad de
seleccin abreviada, el plazo entre apertura y cierre de la contratacin no podr ser
73
Tipo de contrato
Identificacin completa de las partes del contrato
El bien, obra o servicio a contratar: Objeto
Los elementos esenciales del contrato: Valor, plazo de ejecucin, forma de pago
(apropiaciones presupuestales)
El sitio de entrega de los bienes, de la prestacin de los servicios o ejecucin de la
obra
Las obligaciones de las partes
Las especificaciones tcnicas del bien, servicio u obra contratado
Indicacin de la existencia de una supervisin y/o interventora del contrato
Indicacin de las multas aplicables conforme las normas y procedimientos vigentes
Clusula de indemnidad conforme lo dispuesto en las normas vigentes (Ver
artculo 5.1.6 del Decreto 0734 de 2012)
Clusula penal pecuniaria (Cuando aplique)
Garantas (Cuando aplique)
Clusula de restablecimiento o ampliacin de la garanta (Ver artculo 5.1.12 del
Decreto 0734 de 2012)
Pacto de las clausulas excepcionales al derecho comn (Ver artculo 14 de la ley
80 de 1993) cuando estas apliquen.
Indicacin expresa de la no existencia de relacin laboral con el contratista o el
personal del que ste disponga.
Prohibiciones a las que haya lugar
La indicacin del rgimen jurdico aplicable
Indicacin sobre la solucin de controversias
Domicilio del contrato
75
As mismo el rol jurdico deber apoyarse de quienes asumen el rol tcnico y logstico en
lo que compete a cada uno de ellos dentro del proceso contractual.
2.1.3 Requisitos de legalizacin
Para la legalizacin de los contratos se requiere del correspondiente registro presupuestal
de compromiso (RPC). (Ver artculo 8.1.16 del Decreto 0734 de 2012). La dependencia
competente en el Departamento de Antioquia para crearlo es la Secretaria de Hacienda.
El registro presupuestal de compromiso consiste en la certificacin de apropiacin de
presupuesto con destino al cumplimiento de las obligaciones pecuniarias del contrato; es
un instrumento a travs del cual se busca prevenir erogaciones que superen el monto
autorizado en el correspondiente presupuesto, con el objeto de evitar que los recursos
destinados a la financiacin de un determinado compromiso se desven a otro fin.
Es importante que en cada uno de los procesos contractuales y contratos se tenga en
cuenta los conceptos de vigencia futura y las disposiciones en los casos de urgencia
manifiesta (Ver Ley 1957 de 2007)
2.1.4 Requisitos de ejecucin
Para la ejecucin de los contratos se requiere de la aprobacin de la(s) garanta(s)
requerida(s) en el contrato conforme al anlisis de riesgos hecho (desde el estudio previo)
y de la existencia de la disponibilidad presupuestal, entendindose sta ltima como
registro presupuestal de compromiso (RPC) (Ver artculo 8.1.16 del Decreto 0734 de
2012).
En el Departamento de Antioquia la persona responsable de revisar y aprobar las
garantas es quien asume el rol jurdico en el equipo de contratacin de cada una de las
dependencias ordenadoras del gasto y delegadas para contratar. Es importante conocer
entonces lo pertinente a las garantas:
Garantas en los Contratos:
Con ellas se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de la
Gobernacin de Antioquia con ocasin de: a) La presentacin de los ofrecimientos. b) Los
contratos y de su liquidacin c) Los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad
derivados de la responsabilidad extracontractual que le pueda sobrevenir por las
actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas (Ver artculos
5.1.1 y siguientes del Decreto 734 de 2012)
Clases de garantas:
En los procesos de contratacin los oferentes o contratistas podrn otorgar nicamente,
como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantas:
a. Pliza de seguros
b. Fiducia mercantil en garanta
c. Garanta bancaria a primer requerimiento
d. Endoso en garanta de ttulos valores
e. Depsito de dinero en garanta.
Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la administracin
derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas
slo puede ser amparada mediante pliza de seguro.
Monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantas:
Se determinarn teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las caractersticas de cada
contrato, los riesgos que se deban cubrir y teniendo en cuenta las reglas establecidas en
las normas vigentes aplicables. (Ver Artculos 5.1.3 a 5.4.4 del Decreto 734 de 2012).
Las particularidades de cada garanta y las disposiciones especiales o excepcionales
debern ser consideradas al momento de requerirlas desde la elaboracin del estudio
previo de la respectiva contratacin y su cumplimiento deber ser verificado por las
personas competentes en los respectivos equipos de contratacin de cada dependencia
del Departamento de Antioquia.
No obligatoriedad de garantas:
No sern obligatorias en:
a.
b.
c.
d.
77
La entidad estatal podr abstenerse de exigir garanta de cumplimiento para los contratos
celebrados bajo la modalidad de contratacin directa salvo que en el estudio previo
correspondiente se establezca la conveniencia de exigirla atendiendo la naturaleza y
cuanta del contrato respectivo.
Preservacin de las garantas:
Para preservar la efectividad de las garantas, en ejercicio de su labor el supervisor y/o
interventor deber advertir inmediatamente al ordenador del gasto delegado para la
respectiva contratacin de todas aquellas situaciones que puedan afectar la(s) garantas).
El contratante (Ordenador del gasto y delegado para contratar) informar al garante de
aquellas circunstancias que alteren el estado del riesgo, as por ejemplo remitir, entre
otros: La copia de la aprobacin de la garanta y sus anexos, de las modificaciones u
otrosi del contrato, las actas de suspensin y de reanudacin, y de las diversas
actuaciones que se adelanten con miras a la imposicin de multas, clusula penal
pecuniaria y declaratoria de caducidad.
2.2. EL PAGO
Para la realizacin de cada pago, el Departamento de Antioquia deber verificar la forma
de pago planteada en el contrato, la ejecucin del contrato por parte del contratista, el
cumplimiento satisfactorio de dicha ejecucin, y que el contratista se encuentre al da en
el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, as
como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensacin Familiar, cuando
corresponda.
Para estos pagos el Departamento de Antioquia deber respetar el orden de turno, cuyo
procedimiento es fijado por la Secretaria de Hacienda quien dar aplicacin a lo dispuesto
en las normas vigentes aplicables. (Ver artculo 4 numeral 10 de la Ley 80 de 1993, 19
de la Ley 1150 de 2007, 8.1.16 del Decreto 734 de 2012)
En cada dependencia del Departamento de Antioquia, la persona responsable de verificar
la acreditacin de estos pagos por parte del contratista es el supervisor o interventor,
quien en caso de requerirlo se apoyar en quien asumi el rol jurdico del respectivo
contrato para verificar que se est dando cumplimiento a la norma. Ver Circular 000260
del 21 de junio de 2012 de la Secretara de Hacienda.
Definicin de la supervisin
Definicin de Interventora
79
DESCRIPCIN
Conocida claramente la intencin de los contratantes,
debe estarse a ella ms que a lo literal de las palabras
a
su
Autonoma de la voluntad
Principio de legalidad
10
Consejo de Estado. Seccin Tercera, Sala de lo Contencioso Administrativo. C.P: Dr. Alier Eduardo Hernndez Enrquez.
31 de marzo de 2005. Rad: 25000-23-15-000-2002-02739 (AP)
11
Corte Constitucional. M.P: Dr. Vladimiro Naranjo Mesa. 19 de marzo de 1997. Sentencia C - 154
81
83
Cuando se celebra esta cesin, se est entregando los derechos y obligaciones objeto del
mismo, es decir que la persona a quien se le cede el contrato queda con la obligacin de
ejecutar a favor del Departamento de Antioquia el contrato.
Para el caso de la cesin de mutuo acuerdo, es decir previa autorizacin del
Departamento de Antioquia, el procedimiento es el siguiente:
a. El contratista debe solicitar al ordenador del gasto delegado para contratar la
autorizacin para realizar la cesin del mismo indicando justificacin y las causas por las
cuales le es imposible ejecutar el contrato.
b. El ordenador del gasto contratante previa recomendacin del Comit Interno de
contratacin y Comit de Orientacin y Seguimiento en Contratacin si es el caso,
determinar la conveniencia para la entidad y proceder a autorizar o rechazar la cesin.
c. Una vez recomendada la cesin, se proceder a suscribir la correspondiente acta de
cesin del contrato (Debe quedar plasmadado expresamente el estado en que queda el
contrato), la cual ser proyectada por la persona que asumi el rol jurdico del respectivo
proceso, respetando los lineamientos y directrices de la Secretaria General.
d. El cesionario del contrato (contratista), deber tramitar la expedicin de la garanta
nica que ampare sus obligaciones, cuya cobertura debe amparar los mismos riesgos del
contrato original y pagar los impuestos a que haya lugar.
e. Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la
cesin, las cuales sern proyectadas por la persona que asumi el rol jurdico del
respectivo proceso, aplicando los lineamientos y directrices de la Secretaria General.
f. Hacer las publicaciones a que haya lugar conforme las normas vigentes aplicables.
g. Celebrada la cesin al contrato, se proceder incluir y registrar esta novedad en el
sistema de informacin presupuestal vigente, conforme el procedimiento dispuesto por la
Secretaria de Hacienda.
Una vez se haya autorizado la cesin del contrato en el centro gestor encargado de su
ejecucin se deber entregar a la Secretara de hacienda Direccin de Contabilidad y la
Direccin de Presupuesto copia del acta de cesin y las condiciones de la cesin. Lo
anterior con el fin de modificar la informacin contable y presupuestal que reposa en la
Secretara de Haciendo de los contratista del Departamento de Antioqua.
2.7.4.2 Cesin de derechos econmicos:
Cuando se celebra esta cesin, se est entregando a un tercero los derechos de pago y
todo lo que de l se derive. (Ver Capitulo 1 Cdigo Civil Colombiano)
85
e. Superados los hechos que llevaron a la suspensin del contrato, las partes debern
suscribir el acta de reinicio del contrato, de la cual se deber remitir copia a la Compaa
Aseguradora.
2.7.6 Resciliacin o terminacin anticipada
Para el particular la resciliacin es una forma de disolucin de los contratos que consiste
en terminar por mutuo consentimiento de todos los que intervinieron en su celebracin un
contrato o convenio. El fenmeno de la resciliacin opera solamente para los contratos
vlidamente perfeccionados y que aun estn vigentes sin haberse extinguido sus efectos
jurdicos, y no para actos unilaterales.
Para resciliar un contrato celebrado por el Departamento de Antioquia deber tenerse en
cuenta como mnimo lo siguiente:
a. Se requiere la manifestacin escrita de terminacin anticipada o resciliacin por parte
del contratista, o requerimiento por parte de la entidad, en donde se manifiestan las
razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura.
b. Se requiere el informe actualizado del supervisor y/o interventor, donde se evidencie el
seguimiento tcnico, administrativo, jurdico, contable, etc del contrato, con la indicacin
expresa de las razones de la resciliacin y el concepto sobre la procedencia de la misma.
c. El ordenador del gasto contratante previa recomendacin del Comit Interno de
Contratacin y Comit de Orientacin y Seguimiento segn se trate, determinar la
conveniencia para la entidad y proceder a decidir sobre la resciliacin.
d. Una vez recomendada la resciliacin, se proceder a suscribir la correspondiente acta
de resciliacin y de liquidacin del contrato por las partes del contrato, la cual ser
proyectada por la persona que asumi el rol jurdico del respectivo proceso, respetando
los lineamientos y directrices de la Secretaria General.
e. Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la
resciliacin, las cuales sern proyectadas por la persona que asumi el rol jurdico del
respectivo proceso, aplicando los lineamientos y directrices de la Secretaria General, esto
es a las partes del Convenio, a la Secretara de Hacienda, a la Compaa Aseguradora o
garante, entre otras.
3. ETAPA POSCONTRACTUAL
Esta inicia una vez vence el plazo del contrato hasta la liquidacin del mismo.
Liquidacin del Contrato: Es el perodo en el cual contratante y contratista, realizan una
revisin a las obligaciones contradas respecto a los resultados financieros, contables,
87
jurdicos y tcnicos, para declararse a paz y salvo de las obligaciones contradas. Aqu se
hacen los reconocimientos y ajustes a que hubiere lugar a travs de acuerdos,
conciliaciones y transacciones.
En este perodo es fundamental la actuacin del supervisor o interventor del contrato
quien efectuar junto con el contratista, la revisin y anlisis sobre el cumplimiento de las
obligaciones pactadas y as lo plasmar en el documento de liquidacin el cual avalar
con su firma y ser suscrito por el ordenador del gasto y el contratista.
Se liquidan aquellos contratos cuya ejecucin o cumplimiento se prolongue en el tiempo
(contratos de tracto sucesivo) e implican una verificacin de los pagos y saldos por pagar.
No todos los contratos deben ser liquidados, verbigracia los contratos de prestacin de
servicios y de apoyo a la gestin, de conformidad con el artculo 217 del Decreto - Ley
0019 de 2012; no obstante por poltica de la Administracin Departamental deben
liquidarse todos los contratos en que sea parte el Departamento de Antioquia.
3.1 Formas de llevar a cabo la liquidacin
3.1.1. Por mutuo acuerdo de las partes
Conforme a lo dispuesto en el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007, el Departamento de
Antioquia liquidar de mutuo acuerdo los contratos dentro del trmino fijado en el
correspondiente pliego de condiciones, o dentro del que acuerden las partes para el
efecto. Si no se hubiere pactado un trmino la liquidacin se realizar dentro de los cuatro
(4) meses siguientes a la expiracin del trmino previsto para la ejecucin del contrato o a
la expedicin del acto que ordene la terminacin, o a la fecha del acuerdo que lo
disponga. Con base en la revisin y anlisis efectuados, el interventor o supervisor del
contrato proyectar el acta de liquidacin, en la que constarn los acuerdos,
conciliaciones y transacciones a que haya lugar para poder declararse a paz y salvo.
3.1.2. Unilateralmente por el Departamento de Antioquia.
En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidacin previa notificacin
o convocatoria que le haga el Departamento, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre
su contenido, el Departamento tendr la facultad de liquidar el contrato en forma unilateral
dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del trmino para liquidar el contrato
en forma bilateral.
Contra el acto administrativo que ordena la liquidacin unilateral proceden los recursos
que dispongan las normas vigentes aplicables.
Si no se procediere a efectuar la liquidacin de los contratos dentro de este perodo, antes
del vencimiento, el supervisor y/o interventor deber exigir al contratista la ampliacin de
la garanta.
89
91
5.2.11. Contratos de Factoring de las entidades pblicas (Ley 488 de 1998, artculo 134).
5.2.12. Contratos de concesin de juegos de suerte y azar. Se rigen por el Estatuto pero
tiene reglas especiales (Ley 643 de 2001).
5.2.13. Contratos de concesin de minas (Ley 685 de 2001, artculos 45 a 155).
5.2.14. Contratos de estabilidad jurdica para la inversin extranjera (Ley 963 de 2005).
5.2.15. Contratos que se ejecuten con cargo a gastos reservados que no puedan ser
ejecutados por los canales ordinarios (Ley 1097 de 2006, artculo 3).
5.2.16. Contratos, incluidos los relativos a su rgimen laboral y las operaciones de crdito
de los proveedores de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (Ley 1341
de 2009, artculo 55).
5.2.17. Ley 1508 de 2012 y Decreto reglamentario 1467 de 2012 rgimen jurdico de las
Asociaciones Pblico Privadas, se dictan normas orgnicas de presupuesto y se dictan
otras disposiciones.
CAPTULO VI
RGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL
1. GENERALIDADES
De conformidad con el Artculo 8.1.10 del Decreto 734 de 2012 para la imposicin de
multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, as como para la estimacin de los
perjuicios sufridos por la entidad contratante, y a efecto de respetar el debido proceso al
afectado a que se refiere el Artculo 17 de la Ley 1150 de 2007, la entidad observar el
procedimiento establecido en el Artculo 86 de la Ley 1474 de 2011. Asi mismo, el Manual
de Contratacin ser la herramienta que deber utilizar la Administracin Departamental
para establecer trmites internos y competencias en la imposicin de sanciones por
incumplimientos contractuales.
El procedimiento adoptado para la imposicin de multas, exigencia de clusula penal y
declaratoria de caducidad se soporta en el principio fundamental del debido proceso y los
principios que regulan la funcin pblica, conforme a lo preceptuado en los artculos 29 y
209 de la Constitucin Poltica y a los principios orientadores de las actuaciones
administrativas a que se refiere el Artculo 3 del Cdigo Contencioso Administrativo. En
este sentido, no se podr imponer multa alguna sin que se surta el procedimiento
sealado, o con posterioridad a que el contratista haya ejecutado la obligacin pendiente
93
si sta an era requerida por la entidad, lo anterior de conformidad con el Artculo 8.1.10
del Decreto 734 de 2012.
2. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO
ETAPA
ACTIVIDAD
Inicio
Audiencia
DESCRIPCION
El Supervisor y/o interventor
citar al contratista por escrito a
Audiencia
para
debatir
lo
ocurrido. En el evento en que la
garanta
de
cumplimiento
consista en pliza de seguros, el
garante ser citado de la misma
manera.
RESPONSABLES
Supervisor
interventor.
y/o
El
Ordenador
del
Gasto Ordenador del Gasto
presenta las circunstancias de
hecho que motivan la acusacin, Servidor pblico con el
enuncia las normas o clausulas rol jurdico
posiblemente violadas y las
consecuencias derivadas de la
actuacin del contratista.
Se presentan descargos por el
contratista y el garante.
Decisin
Pruebas
Mediante Resolucin motivada la Ordenador del Gasto
entidad procede a imponer o no
la multa, sancin o declaratoria Servidor pblico con el
rol jurdico
de incumplimiento.
Supervisor
interventor.
Notificacin
y/o
y/o
y/o
6
De igual forma debe remitirse
copia a la Cmara de Comercio
segn lo dispuesto en el numeral
6.2 del Artculo 6 de la Ley 1150
de 2007 y en el Artculo 6.1.3.5
del Decreto 734 de 2012.
95
CAPITULO VII
GLOSARIO
A continuacin se definen una serie de conceptos o trminos que son de frecuente
utilizacin en el presente manual o dentro de los procesos de contratacin que sean
adelantados por el Departamento de Antioquia:
Acta de inicio: Es el documento en el cual se deja constancia del inicio de la ejecucin
del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalizacin y
ejecucin, que permiten la iniciacin formal de actividades.
Acta de liquidacin: Es el documento suscrito por quienes suscribieron el contrato, el
supervisor y/o interventor del contrato y el contratista, en el que se refleja el balance de la
ejecucin financiera del contrato o corte de cuentas entre las partes.
Adenda: Es el instrumento mediante el cual la administracin puede, aclarar o modificar
los pliegos de condiciones integrando con estos una totalidad. Las adendas una vez
publicadas hacen parte del pliego de condiciones.
Adicin: Mmodificacin contractual que obedece al cambio en las condiciones
estipuladas inicialmente en el clausulado del respectivo contrato. Como indica la definicin
gramatical del trmino, es figurativamente inyectar ms dinero al contrato inicialmente
pactado en aras a garantizar la existencia de recursos suficientes para continuar
satisfaciendo la necesidad de la Administracin la adicin no podr ser superior al 50%
del valor inicialmente pactado expresado en SMMLV.
Ampliacin: Hace referencia a una extensin en el tiempo que inicialmente se haba
acordado para la ejecucin del contrato. Esta categora de modificacin contractual no
conlleva necesariamente al cambio de las especificaciones tcnicas o circunstancias
accesorias del objeto contractual inicialmente pactado y tampoco implica adicin de
recursos.
Anticipo: Es una suma de dinero que entrega el Departamento al contratista a ttulo de
prstamo que habr de destinarse al cubrimiento de los costos inciales, es decir, la
finalidad del anticipo es financiar el objeto contractual. Para que proceda debe efectuarse
un estudio tcnico del contrato que justifique tal entrega, este anticipo debe ser
amortizado en cada pago. El anticipo no podr exceder del cincuenta por ciento (50%) del
valor del respectivo contrato.
Asignacin del riesgo: Es el sealamiento que hace de la parte contractual que deber
soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada como riesgo
previsible, asumiendo su costo.
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CAPTULO VIII
NORMOGRAMA
1. MEMORANDOS, DECRETOS Y RESOLUCIONES DEPARTAMENTALES
Memorando del 01 de marzo de 2012, solicitud de informacin en materia de
supervisin e interventora.
Memorando 005 del 22 de marzo de 2012, asesoras y acompaamientos en
contratacin.
Memorando del 09 de marzo de 2012, dando aplicacin al concepto del Consejo de
Estado relativo a la problemtica que suscita la aplicacin de las clusulas
excepcionales en los contratos de interventora.
Circular 005 del 05 de enero de 2012, cuantas para la contratacin de la Gobernacin
de Antioquia.
Circular 032 del 20 de enero de 2012, directriz prioritaria para el departamento de
Antioquia- regla general de contratacin.
Circular 044 del 30 de enero de 2012, aplicacin del decreto antitrmites Decreto
0019 del 2012.
Circular 076 del 10 de febrero de 2012, instructivo para la adquisicin de tiquetes
areos nacionales y/o internacionales.
Circular 081 del 15 de febrero de 2012, impresos y publicaciones.
Circular 103 del 24 de febrero de 2012, instructivo general de riesgos previsibles y
garantas en la contratacin.
Circular 143 del 21 de marzo de 2012, instructivo para el reconocimiento y pago de
imprevistos en el contrato que celebre el Departamento de Antioquia y orientacin en
materia de A.I.U.
Circular 143 del 21 de marzo de 2012, directriz para la solicitud de conceptos jurdicos
a la subsecretaria jurdica.
Circular 150 del 23 de marzo de 2012, resolucin de justificacin en los contratos de
prestacin de servicios.
Circular 160 del 10 de abril de 2012, experiencia del personal del proponente.
Circular 161 del 10 de abril de 2012, consideraciones sobres supervisin e
interventora.
Circular 202 del 14 de mayo de 2012, adicin de contratos y convenios
interadministrativos.
Circular 203 del 14 de mayo de 2012, contratacin pblica de los acuerdos
comerciales negociados por Colombia.
Circular 208 del 22 de mayo de 2012, instrucciones solicitud conceptos Comit de
Orientacin y Seguimiento.
Circular 214 del 23 de mayo de 2012, alcance del seguimiento tcnico, administrativo,
financiero, contable y jurdico, previsto en la supervisin de los contratos estatales y
directrices en materia de supervisin.
103
105
Decreto 1397 del 29 de junio de 2012, por el cual se modifica el numeral 1 del Artculo
6.1.1.2 del Decreto 734 de 2012.