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  • Catastro de Usuarios Pequeños Municipios

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    metodología del ministerio de medio ambiente de Colombia para realizar el levantamiento de catastro de usuarios de sistemas de acueducto y alcantarillado

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    Augusto Ramirez Ocampo Ministro de Desarrollo Econémico Carmifia Moreno Rodriguez Directora General de Agua Potable y Saneamiento Basico William Carrasco Mantilla Coordinador de Municipios Menores y Zonas Rurales ‘Textos y desarrollo metodolégico William Carrasco Mantilla Alvaro Campy Orozco Colaboradores Johana Pérez Elsa Urrea Coordinacién editorial Maria Isabel Garcia Sara Lucia Franky Disefo grafico Juan Sénchez Ramirez Armada electrénica Formato Comunicacién Diseiio Correceién Magdalena Arango Hustracién Guillermo Cubillos Impresion Gente Nueva Editorial ISBN: 958-8137-17-9 Primera edicién. Mayo de 2001 Carel de Rooy Representante Unicef para Colombia y Venezuela Sara Benjumea Pérez Oficial de Desarrollo Local Unicef Francisco Burbano Marin Consultor de Agua y Saneamiento - Unicef Catasro de usuarios + Municipios menores y zonas ruales Contenido Presentacion Introduccion Conceptos generales Qué es el catasiro de suscriptores Por qué es importante para la empresa el censo de usuarios y la actualizacién del catastro de suscriptores Cuales son los esquemas de ejecucién de un censo de usuarios Cuales son las fases para el desarrollo del censo de usuarios Por qué es importante el mantenimiento del catastro de suseriptores Planeacién y programacién del censo Organizacién del personal y definicién de funciones Presupuesto de gastos Promocién del censo Preparacién de la informacién catastral y de usuarios Disefio de rutas Seleccién de encuestadores Programacién de encuestas Ejecucién del censo Levantamiento de las encuestas Verificacién y confrontacién de datos Procesamiento de datos Informe final Procedimientos de actualizacion Anexo Formulario del censo ¢ instructivo de diligenciamiento Referencias bibliograficas Catasto de usuarios + Municpios menores y zonas rurales 12 13, 13 a 18 24 24 26 28 36 37 De Pres Presentacion Nos asomamos al tercer milenio con la conviccién de que en una amplia cobertura de servicios publicos de bue- na calidad reposa parte de los cimientos para construir una sociedad mas equitativa y solidaria. Por mtltiples razones una buena gestién de las em- presas de agua potable, alcantarillado y aseo trae consigo el mejoramiento de la calidad de vida en las comunidades. Eleva el bienestar cuando la continuidad del servicio esta entre las metas de la empresa, contribuye a la salud pre- ventiva cuando el tratamiento del agua para consumo hu- mano es una prioridad y racionaliza el gasto familiar cuando os usuarios pagan sélo el servicio que consumen y no tie- nen que suplir esta necesidad basica recurriendo a la com- pra de agua envasada, notablemente mds costosa, 0 apelando a proveedores informales que no garantizan un suministro regular ni de buena calidad. Todo esto es particularmente valido en los municipios menores y zonas rurales de Colombia en las que el Estado esta llamado a asumir un papel de mediador entre el desa- rrollo y el medio ambiente, buscando profunda armonfa entre los procesos de modernizacién de las empresas prestadoras de los servicios y la preservacién de la naturaleza, en parti- cular del agua, fuente primaria de vida. La disminucién de las pérdidas de este valioso recur- 0 es uno de los aspectos mas determinantes en el proceso de modernizacién de las entidades encargadas de prestar el servicio de acueducto, pues en nuestro pais se derrocha el agua como si fuera inagotable, sin prever que mafiana po- dra faltarnos. Los datos de la Direccién General de Agua Potable y Saneamiento Basico muestran que entre mayor es el tama- fio de nuestras ciudades hay mas conciencia por parte de las empresas y de la ciudadania con respecto a la necesidad CCatastro de usuarios * Municipios menores y zonas rurales ritacion de racionalizar las pérdidas del recurso hidrico, mientras que en los municipios menores decae la importancia que se le presta a este tema siendo alli, precisamente, donde los indices de calidad de vida y las coberturas de abastecimien- to de agua son menores. Mientras en los 860 municipios con menos de 12.000 habitantes el indice de agua no contabilizada (IANC) es del 51%, en las cuatro grandes ciudades de Bogota, Medellin, Cali y Barranquilla es del 32%. Para el Ministerio de Desarrollo Econémico, respon- sable de la politica publica para el sector de agua potable y saneamiento basico, este panorama someramente descrito es raz6n suficiente para enfocar parte de sus esfuerzos al apoyo y al mejoramiento de la gestion administrativa, fi- nanciera y comercial de las empresas en los municipios menores y zonas rurales. Tal es el sentido y propésito de la presente guia en la que con un lenguaje sencillo se transmiten los conceptos de la administracién empresarial contempordnea. La serie Cultura Empresarial, de la que forma parte el presente do- ‘cumento, busca que sus lectores inicien 0 fortalezcan pro- cesos de investigacién y andlisis para cualificar la gestién de las empresas y satisfacer con servicios piblicos de cali- dad la demanda de comunidades de usuarios cada vez me- jor informados y més exigentes. Augusto Ramirez Ocampo Mabstro be Desarroio 0 Egpwentco— Catastro de usuarios + Municipios menores y zonas rurales Carta abierta A las administraciones municipales Consciente de los problemas que estan enfrentando los municipios co- Jombianos en la administracién y man- tenimiento de los sistemas de agua po- table y saneamiento el Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia, (Uni- ef), conjuntamente con el Ministerio de Desarrollo Econémico y la Superinten- dencia de Servicios Pablicos Domicilia- rios, ha tomado la decision de desarro- lar la serie Cultura Empresarial, dirigida a los municipios cuya poblacién no excede los 12.500 habitantes. El Programa de Desarrollo Local es un conjunto de acciones impulsadas por Unicef con un grupo numeroso y diverso de asociados a nivel nacional, departamental, de pequefios munici- pios y grandes ciudades del pais. Ac- ciones a las que el antiguo nombre de Servicios Sociales Bésicos les quedaba estrecho y a las que el término de De- sarrollo Local describe mejor, pues va mis alld del mejoramiento de la calidad y la cobertura de los servicios, el acce- ‘so equitativo a los mismos, la preocu- pacién excluyente por los pobres, el mejoramiento basico de las condiciones de vida, para aportar a la formacién del capital humano del pais, fortaleciendo la gestion local a través del poder de una sociedad civil capaz de exigir sus dere- chos y cumplir sus deberes y de una administracién capaz de adelantar pro- cesos de gerencia social. Esta guia hace parte del progra- ma nacional de Control de Pérdidas y Agua No Contabilizada que se ejecuta en el marco del Programa de Desarro- Ilo Local cuyo objetivo, en una primera fase, es mejorar la calidad de vida de las problaciones y, en especial, de la infantil a través de la eficiencia del gasto publico y la buena gestién empresarial para los sectores sociales; en este caso especifico, con la optimizacién de los sistemas de abastecimiento de agua y de modernizacién de las empresas de 25 municipios en cinco regiones de Colombia. En una segunda fase se bus- ca transferir las metodologias desarro- ladas al resto de municipios menores, los cuales representan mas del 80% del total de municipios del pais. Sin duda, los problemas de ges tin empresarial en las ciudades inter- medias y en las urbes populosas son de gran magnitud, pero también lo son las posibilidades de solucién, en cuan- to poseen mayores recursos profesio- nales y financieros y una mejor infra- estructura administrativa. Por otra parte, los municipios menores, por su tamafio y peculiaridad, requieren soluciones con caracteristicas téenicas e institucionales diferentes, como es el caso del mejoramiento de las condiciones del servicio de agua potable y saneamiento, a través de una gestion Catastro de usuarios * Municipios menores y zonas rurales empresarial que desarrolle asociaciones, comunitarias © pequefios grupos em- presariales constituidos porlos mismos usuarios. Para ello se esta utilizando ademés la estrategia de formacién de lideres en el sector con la capacitaci6n de PYMES (pequefios y medianos empre- sarios del agua). Esta guia sobre el tema de catas- tro de redes ha sido preparada pensan- do en estos pequerios municipios, en sus limitaciones, pero también en su decisién y capacidad para cumplir con esmero ia responsabilidad constitu- cional de asegurar la prestacién efi- ciente de los servicios de agua potable y saneamiento. Esta iniciativa puede contribuir a la reduccién de las inequi- dades que afectan a la poblacién mas vulnerable y que hacen parte de las causas estructurales de los problemas que vive el pais. Por supuesto, no es facil seleccio- nar aquellos temas que sean de mayor urgencia y maxima utilidad para las administraciones municipales, a las que se quiere llegar con unos concep- tos bien claros, expuestos de manera sencilla y encaminados hacia objetivos muy practicos. En este empefio dificil se ha teni- do la valiosa colaboracién del Ministe- rio de Desarrollo Econémico y la Su- perintendencia de Servicios Ptiblicos Domiciliarios. Confiamos en que la guia sea bien recibida por sus destinatarios y aprovechada convenientemente como un documento decisivo en el apoyo al fortalecimiento y mejoramiento de la prestacién eficiente de los servicios de agua potable y saneamiento. Aqui los temas se abordan desde una perspectiva diferente: se plantean en forma amigable y especialmente di- dactica para acompanar al gobierno municipal, con dnimo de asesoria y asistencia, sefialandole las pautas ba sicas y los lineamientos normativos para que, aplicando su propio criterio y cumpliendo con las disposiciones vi- sscoja la mejor opcién en la gestion local de los sistemas de sumi- nistro de agua potable y saneamiento y los desarrolle con éxito lo que, sin duda, mejorara las condiciones am- bientales en cada municipio y redun- dara en la salud y bienestar de todos sus habitantes y, en especial, de los nifios y las nifias colombianos. Carel de Rooy Representante Unicef para Colombia y Venezuela CCatastro de usuarios + Municipios menores y zonas rurales Introduccién Introduccion La modernizacién empresarial de las entidades encargadas de prestar en €l pais los servicios puiblicos de acueducto, alcantarillado y aseo es un propésito prioritario del gobierno nacional y un requisito indispensable para que los mu- nicipios puedan garantizar a toda la poblacién la prestacién de servicios eficien- tes y de buena calidad. E] programa nacional de Control de Pérdidas y Agua No Contabilizada y el programa Cultura Empresarial se constituyen en las dos estrategias principales para apoyar la gestiGn de las entidades prestadoras de estos servicios, con el fin de que alcancen sus metas de modernizacién empresarial en un contexto de sostenibilidad financiera y ambiental. En el marco de estos dos programas se ha desarrollado el quinto instru- mento de la serie Cultura Empresarial, cuyo propésito es servir como gufa prac- tica para que las empresas de servicios publicos de municipios menores y zonas rurales, al igual que los agentes departamentales de asistencia técnica y capaci- tacion sectorial, lleven a cabo con sus propios medios y recursos el levantamien- to de la informacién basica de sus usuarios y establezcan procedimientos giles para su actualizacién y mantenimiento. o Catastro de usuarios * Municpios menores y zonas rurales La forma mas razonable y técnica para adelantar un catastro de suscriptores es reunir en un manual de proce- dimientos todos los pasos necesarios para obtener datos correctamente registrados, protegidos, clasificados y apli cados, Con base en la calidad de los registros catastrales la entidad encargada del manejo comercial del servicio puede generar su facturacién y efectuar su cobro, con la seguri- dad de que todos los usuarios son reales, Es fundamental que el catastro refleje las caracteristicas del mercado de usuarios, que la informacién recolectada corresponda a la realidad y que el procedimiento utilizado para la ejecucién del censo de usuarios sea el propuesto en la guia, pues ha sido disefiada indicando paso a paso las actividades nece- sarias para que la entidad prestadora obtenga la informa- cién de sus clientes, de manera auténoma y autosuficiente. Igualmente, con la ejecucién del censo, la entidad pres- tadora podra actualizar el catastro de suscriptores incorpo- rando en el proceso de facturacién a toda conexién derivada, clandestina, ilegal o inactiva y disminuyendo asf el indice de agua no contabilizada, a la vez que podra retirar del pro- ceso de facturacién a los suscriptores inexistentes, los cua- les incrementan de manera irracional la cartera de la empresa Hutraduccian A Cec Cn Rs Pee eet a ere eres eur eal Cee cates Ceca) CO Re tLe ilegal oinactiva y dismi- Cees sd Ceres te Catastro de usuarios + Municipios menores y zonas rurales CONCEPTOS GENERALES ONT NTI YOM OLIV (6. Canceptas generales Qué es el catastro de suscriptores El catastro de suscriptores se puede definir como el conjunto de registros y procedimientos que permiten identificar, caracterizar y localizar a los usuarios de los servicios y a sus acometidas. La principal fuente de informacién del catastro de suscriptores es el censo de usuarios activos y potenciales del servicio, el cual se debe ejecutar técni mente para alimentar o actualizar el catastro con informacién confiable y real. Una vez definido el catastro de suscriptores con la informacién obtenida en el censo de usuarios es indispensable definir e implementar procedimientos ade- cuados para obtener su actualizacion y lograr su mantenimiento permanente. Por qué es importante para la empresa el censo de usuarios y la actualizacion del catastra de suscriptores Es importante porque le permite a la entidad prestadora: * Disponer dentro del sistema comercial de un médulo operativo, que ac- tit como directorio y se puede consultar permanentemente, actualizar y corregir o mantener. © Identificar de manera clara y precisa el ntimero real de usuari acometidas domiciliarias de acueducto y alcantarillado y s risticas. yde s caracte- © Identificar el niimero de conexiones fraudulentas, clandestinas, deriva- das y no contabilizadas. * Con relacién al usuario, conocer el sector de servicio, estrato 0 catego- Ha. * Con relacién al servicio, conocer el tipo de servicio que presta a cada usuario, las caracteristicas de la acometida y el medidor. * Identificar el estado de la micromedicién, para definir programas de re- posicin, mantenimiento y, en general, para mejorar la cobertura. * Obtener informacién basica, debidamente clasificada y seleccionada para la estructuracién de la estadistica comercial y de los indicadores de gestion. CCatastro de usuarios * Municipios menores y zonas rurales * Establecer y optimizar las rutas mas adecuadas para realizar los recorridos para toma de lecturas, criti- ca de lecturas, distribucion de la facturacién y aten- cién al usuario. © Identificar los predios y su ubicacién, con el apoyo de documentos gréficos, asi como también de la nomenclatura local. Cuales son los esquemas de ejecucién de un censo de usuarios Existen dos alternativas basicas para la ejecucién del censo de usuarios: a) Con apoyo del recurso humano vinculado a la enti- dad prestadora del servicio, y b) A través de la contratacién de terceros, es decir, de consultores o firmas especializadas. Las actividades para desarrollar el censo de usuarios contenidas en el presente capitulo estan disefiadas para ser aplicadas por las propias empresas prestadoras de los ser- vicios de acueducto y alcantarillado en municipios menores y zonas rurales, ya que el tamatio de las localidades, el nti- mero de usuarios del servicio y otras variables les permite hacerlo con sus propios recursos humanos y materiales. Cuales son las fases para el desarrollo del censo de usuarios Las fases que intervienen en el desarrollo de un censo de usuarios son tres: * Planeacién y programacién del censo * Ejecucién del censo * Elaboraci6n del informe final. Conceptos: yenerales MA Ra iu Ro Pe ed ee us tenida en el censo de Pee aes ec cus Peeters cue ree ic tescuie Pet Cuma Seca DCH Catastro de usuarios * Municipios menores y zonas rurales| Conceptos generaies Las actividades y subactividades que se deben desarrollar en cada fase se relacionan en la figura 1 y su explicacién detallada se presenta en los capitulos siguientes. as (EASES BE UN COOH UHKIARIOR | de funciones: ¢, Cronogeama de actividades fee |Site ‘2 Preparacin de informa- | a. Obtencién del plano general de la localidad Planeacion cidn catastral y de usuarios] b. Actualizacidn del plano de la localidad ‘del censo 4, Disefio de rutas a. Disefio de rutas: '. Verficacion y reconocimiento de rstas « Asignacin de cdigos a los usuarios 4. denificacion de cada precio €. Diujo del plano de utas 5. Seleooién de ‘a Contratacion | encuestadres b.Enenamint | 6 Proormacin dé a. Disb de personal, asigraion db paras | © encuestas cin de horas, dstioutn de predos | c. Preparacién de material yformuaros 1. Levantaiento de encuestas Ejecucin del censo | 2 Vian y ontenain de os 3, Procesamiento de datos | 4.istado de resultados Informe final 1. Resultados del conso 2. Aste y novedades del catasto de suscriptores 3. Recomendaciones y anexos CCatastro de usuarios * Municipios menores y zonas rurales Por que es importante e] mantenimiento del catastro de sustriptores Las informaciones, cifras, datos, planos y graficos obtenidos mediante un censo de usuarios y relacionados con los datos de los suscriptores, sus conexiones y medidores tienden muy répidamente a desactualizarse por diferentes razones, en especial, por causa del ritmo de la vida ciudadana, la aparicién de nuevas urbanizaciones y Jos frecuentes cambios en las instalaciones existentes. De alli que el mantenimiento sea una accién constante y activa de investigacién y actualizaci6n de los elementos del catastro, hecha con el fin de ase- gurar la integridad, la actualidad y la realidad de los registros catas- trales que sustentan la actividad comercial. En este manual se presenta la descripcién de procedimientos para el mantenimiento y la actualizaci6n del catastro de suscriptores, Existen cinco variables que influyen en Ia modificacién del ca- tastro: * Las variaciones urbanisticas de la localidad. Las nuevas urba- nizaciones, el fraccionamiento de lotes y la remodelacin de algunas areas. Conceptos generales A Su PUR ei Cd y activa de investiga- Cua! los elementos del ca- Seen Ca Re Seay eC eerie Pe oe (ty Arcuri) ee * Cambio en tos predios. Un predio o inmueble esta definido como un lote de terreno con edificaciones 0 sin ellas. Su estado y destino puede variar por construccién aquellos que estaban vacios, por el cambio de propietario o de direccién del predio. ne e al = ANTES CCatasro de usuarios + Municpios menores y zonas rurales Conceptos generales © Modificacién de la infraestructura de los servicios de acueducto y aleantarillado. © Modificacién de las caracteristicas del usuario. Por ejem plo, cuando un usuario cambia de uso residencial a comercial 0 cuando hay expansién 0 ampliacion de coberturas se afecta tanto la codificacién de identi cacion como de localizacién del usuario y se efectiia la modificacién de la caracterizacién del servicio. * Cambios en las caracteristicas de la acometida y del medidor. Estos cambios conducen a la modificacién de los planos catastrales y de las bases de datos. Los cambios y novedades ocurridas en la localidad, se pueden conocer por medio de in generada dentro o fuera de la empresa, los predios y los servicios informa Dentro de la empresa se obtiene informacién: por in- corporacién de un nuevo usuario al sistema; por amplia- cidn 0 reposicién de las redes de acueducto y/o alcanta- rillado, que incrementa el mercado de usuarios: por observacion durante el proceso de lectura de los medidores, registrando modificaciones en la acometida y el medidor: por cambios en los promedios de consumo de los usuarios, detectados en el proceso de critica de la facturacién. y por modificacién en la estratificacin de las viviendas. Fuera de la empresa, se recoge informacién cuando Jos usuarios solicitan a la empresa la actualizacién de da- tos, tales como: nombre del usuario, clase de servicio, did- metro medidor y conexién. Una vez la empresa aprueba los, cambios, debe proceder a la modificacién de su registro catastral. CCatastro de usuarios * Municipios menores y zonas rurales td PROGRAMACION DEL CENSO Planeacién y programacién del censo Para la implementacién de un catastro técnico de suscriptores por parte de la entidad prestadora del servicio el primer paso es planear, programar y prepa- rar los recursos humanos y materiales que participardn en la ejecucién del cen so de usuarios. Estas actividades basicas son: 1) Organizacién del personal y definicién de funciones 2) Promocién del censo. 3) Preparacién de la informacién catastral y de usuarios 4) Preparacién y disefio de rutas 5) Seleccién y capacitacién de encuestadores 6) Programacién de encuestas. Organizacién del personal y definicién de funciones El desarrollo de estas actividades comprende: la definicién de un organi- grama basico de trabajo del recurso humano que apoyaré la realizacién del ca {astro de suscriptores; la reproduccién de los formularios del censo: la elaboracién del cronograma de actividades que se van a ejecutar, y la elaboracién del presu- puesto de gastos del censo. Elaboracién del organigrama En la pagina siguiente se presenta la estructura organizacional propuesta para el desarrollo del censo (figura 2). Funciones del equipo de trabajo Coordinador: Es el responsable de dirigir la realizacién del censo de usuarios de acueducto y alcantarillado. Sus principales funciones son: * Definir y aprobar la ejecucién del censo. © Aportar el recurso humano nec rio para su desarrollo, * Suministrar los recursos materiales indispensables (instalaciones e imple- mentos de trabajo). * Proporcionar la informacién cartografica. * Suministrar los listados de catastro y usuarios. * Impartir las instrucciones necesarias para que las dependencias munici- pales suministren toda la informacion basica requerida. Catastro de usuarios * Municipios menores y zonas rurales Planeacion y pragramaciin del censo Cord cer iid orn o (Cootdnadr del censo adminsrador dela enidad prestadora del servicio. Supenisor de campo, Funcionaro capactado en as labores de supervision, Puede ser efesorero oe! confontacién y veticacién | _funconario encargado dela facturacion yrecaudoylo dela contabizacién del servicio, Proceso) de daios | Sentara aur de ofc yio dildo (ped er no so) Enouestadores Fevisores de redes, ontaneros, inspectores de obra, bachilres, estudiantes de 11° grado 0 polas,debidamente capacitados, ‘ssonciatonica Enidad 0 funcionaio especiaizado de la unided departamental de aguas 0 de la entdad que cumpa la funcion de apoyo al sector de agua potable y saneamiento biésico, 0 de entidades no gubemamentales. * Dirigir y dar instrucciones al personal. * Ordenar y procesar la informacién diaria derivada de las encuestas. * Tomar diariamente decisiones ante las situaciones anormales que se pre- senten y ordenar su procesamiento. Supervisor: Es el encargado de la supervisién y el control del proceso operativo y de campo del censo; igualmente debe coordinar y verificar en el terreno la toma de la informacién. Sus principales funciones son: * Efectuar la promocién del censo de usuarios, para que la comunidad tenga conocimiento sobre su realizacién. * Elaborar los formatos de control diario de encuestadores. * Demarcar las rutas del recorrido, de acuerdo con el listado de usuarios, en los planos urbanos generales y detallados. * Programar los recorridos diarios para la toma de las encuestas. * Asignar las labores diarias al personal a su cargo. Catastvo de usuarios + Municipios menores y zonas rurales Planeacién y pragramacién del censo * Ubicar en terreno a los diferentes grupos de encuestadores de acuerdo con los tramos de recorrido asignados, * Controlar diariamente el trabajo ejecutado, tanto en el campo como en la oficina, © Verificar por muestreo en el terreno la calidad y veracidad del contenido de las encuestas realizadas. * Ubicar los predios en el terreno. + Apoyar a los encuestadores a ubicar las conexiones, medidores, ete, * Resolver inquietudes a los encuestadores. * Recolectar las encuestas realizadas diariamente por los grupos de encues- tadores, revisarlas y entregarlas al coordinador 0 supervisor del censo. EI supervisor ser4 el encargado ademas de confrontar y verificar la infor- macién resultante de la encuesta y garantizar el cumplimiento de las activida- des programadas. Sus principales funciones son: * Dibujar los formatos y planos requeridos para el desarrollo del censo. © Revisar que cada encuesta se encuentre debidamente diligenciada, detec- tando las que queden pendientes por terminar. * Reclamar las encuestas pendientes. CCatastro de usuarios * Municipios menores y zonas rurales Planeacion y prugramaci Verificar, con listas de usuarios, planos prediales y de recorrido, la secuen- cia de las encuestas para garantizar que no se queden predios sin censar. Diligenciar el boletin informativo N’ 2 sobre resultados del censo. Diligenciar el cuadro resumen de censo. Preparar el informe final. Encuestadores: Son los encargados de efectuar, previo entrenamiento, el levan- tamiento de las encuestas, mediante la toma de informacién veraz y oportuna sobre cada uno de los conceptos definidos en ella, con la ayuda de planos de ruta y bajo el control de los supervisores de campo. Sus principales funciones son: Contactar en el predio al suscriptor del servicio e invitarlo a suministrar la informacién indicada en el formulario de encuesta, Recolectar los datos siguiendo los pasos indicados en el formulario de en- cuesta, Seguir la secuencia indicada durante el proceso de entrenamiento para hacer el diligenciamiento total de la encuesta. registrando cada dato en la respectiva casilla con letra clara y legible. Procesador de datos: Es el encargado, diariamente y en la oficina, de procesar toda la informacién derivada del censo y de velar por la calidad de la base de los datos catastrales. Sus principales funciones son: Asignar las labores diarias especificas al personal a su cargo, verificar y controlar su ejecucién. Supervisar la confrontacién de las encuestas con el listado de usuarios vigentes en el servicio y con los planos catastrales disponibles. Velar por la incorporacién de la informacién censal al computador 0 en su defecto, en los registros manuales. Generar las listas requeridas para la evaluaci6n y andlisis de los dos del censo. sulta- Producir listas de resultados y cuadros. Para adelantar estas actividades la entidad prestadora del servicio no ne- cesariamente debe contar con este recurso humano en su estructura organizativa. Estas tareas pueden ser apoyadas por personal vinculado a la administracién municipal. También se debe evaluar la posibilidad de hacer contratacién exter- na de estos servicios, por el término de ejecucién del censo. Catastro de usuarios + Municipios menores y zonas rurales tel censa Planeacion y programacién del censo La organizacién puede variar en el nimero de personas, de acuerdo con el tamafio de la poblacién y el niimero de encuestas programadas. A continuacién se presenta un ejemplo para el calculo del ntimero de encues + Poblacion: fadores requeridos: 12,000 habitantes ‘ Nimero de habtantes por vivienda (promedio):§ habitants por vivienda ‘+ Ndmero estimado de usuarios: poblackin/habitantes por vivienda: 12.000/5 = 2400 usuarios + Promedio de encusstas/tia: 120 (rendimiento normal por pareja de encuestadores) «Ndmero de dias requeridos: 2.400 120 = 20 ciasfpareja de encuestadores « Duracién del censo: Selas + Nimero de areas: —Disar de encuestadores 0 = A parejas de encuestadores. DDuracion del ceneo Se ha estimado aqui una duracién del censo de cinco dias, teniendo en cuenta que el ciclo de lecturas de la empresa en un municipio de estas caracte- risticas se demora en promedio ese tiempo. Definicién de formularios del censo MA Para la ejecucion del censo se requiere tener definidos los formatos y formularios que apoyaran la realizacién de las encuestas. Los for- PI ate mularios propuestos son los siguientes: eee toa PSCC eme Formato CU-001 — Boletin informativo N° 1. Divulgacién del censo RACE Formato CU-002 Cree cue PATMEAPERYEMEE Formato CU-003 — Formulario del censo Boletin informativo N° 2. Resultados del censo tas. Formato CU-004 —_ Control diario de encuestas Formato CU-005 _Notificacién de nueva visita. Cronograma de actividades El cronograma de actividades del censo de usuarios (figura 3) dependera de la disponibilidad de los recursos humanos y materiales para su ejecuci6n. En este sentido se recomienda que, una vez tomada la decisién de realizarlo, se adopten todas las medidas requeridas para que la empresa pueda ejecutar to- das las actividades necesarias en el menor tiempo posible. A manera de ejemplo, a continuacién se presenta un cronograma de actividades para la ejecucién de un catastro de usuarios y servicios en un municipio de 12,000 habitantes e Catastro de usuarios * Municipios menores y zonas rurales| acid y programacion del censo Planeacion y programacién del censo i Organizaibn cel personaly dfncin de fancones| [iat 112 | Elboracon dl organigrama ytunciones de fos cargos [ Det de ormulacon del censo Ti3 ronograma de actividades a Presupuesto de gastos 124 romocién del censo 122 Determinacion neoesidades de promocion [123 Preparacin de la camara 124 Fjecucén de campafa 13 Preparacin de informacion caastal 134 Obienctn plano deta poblacin [132 Acluazacin plano 133 Lista de usuarios de los servicios actualzada “14 Disefio de vias Za Disefo de ruias 142 [143]0 Veticasin yreconocimentodenias Diba det pane 15 ‘Seleccion de enovestadores 15s Contatacion| 152 Enivenamienio 18 Progaacdn de esos [ret Oistrbucidn del personal 162 Distrbuciin de horros y predios 163 Preparacion de material y formulatios : 2 Ejecucion del censo 24 Llevaniamiero de encuestas 22 Verticacién y conftontacién en a oicina 23 Procesamienio de daios 2a Uisiado do resutados Informe final ui Fesultados (32 Recomendaciones © Cooracr S: Superior Enoesoes P; cesar de aoe CCatastro de usuarios * Municipios menores y zonas rurales Plans ngeie Heb CER Presupuesto de gastos Es una estimacién de los costos que la empresa o la autoridad municipal debe tener en cuenta para que se disponga oportunamente de los fondos nece- sarios para cubrir los gastos de ejecucién del catastro, Los gastos que se deben considerar son: * Materiales y suministros * Sueldos, jornales ¢ incentivos a los encuestadores * Planos y fotocopias * Digitadores y auxiliares * Gastos de promocién del censo. 5.5 AGUAS DE-CAMPOALEGRE #.8:P; + MUNICIPIO DE CAMPOALEGRE EL ory Cerne Materiales (tablas, lioes, carpetas,borradores, Giobal T ganchos, escarapela, ec) Toarvos a enue Gob | C Caras 6 eens Dis @ | (ocho encuestadores po cinco as) Plas yori loaf, as, omaog Honora dl dgtador Promocin delcenso Promocién del censo Comprende todas las actividades que tienen por finalidad comunicar a los, usuarios de los servicios la realizacién del censo, incluida su promocién en los, diferentes medios de comunicacién de la localidad (hablados o escritos). Con ella se busca eliminar o vencer un eventual rechazo de la comunidad a las accio- nes del censo, obteniendo su apoyo para facilitar las labores, en especial, la de los encuestadores. Entre las actividades que debe adelantar la empresa y/o la autoridad municipal para promover el censo se destacan las siguientes: Determinacién de las necesidades de promocién Consiste en establecer el aleance de la actividad, para lo que se deben tener en cuenta factores tales como: caracteristicas de la poblacién, situacién de la empresa frente a la comunidad, grado de rechazo de la comunidad. Catastro de usuarios * Municipios menores y zonas rurales Planeacion y programacién del censo Preparacién de la campaiia Consiste en planear la campafia, disefiar y realizar los mensajes publicitarios y establecer los medios de divulga- cién més apropiados. Definicién del medio de divulgacion Consiste en establecer el o los medios para la divulga- sd cién de la labor de censo. Se pueden destacar los medios hablados, los escritos y los audiovisuales (televisién). Los Ph Rc ad hablados se refieren a radio, altoparlantes, charlas 0 a la Ndi) comunicacién directa de un funcionario de la empresa con Luba el usuario; los medios escritos tienen que ver con volantes, Cag boletines, folletos, carteles, pancartas, y los audiovisuales, Ge eg con television, videos, etc. duccién del material Ces Diseiio del material de promocién y divulgacién De acuerdo con la posibilidad de acceder a los diferen- tes medios de divulgacién se definird el disefio y reproduc- cién del material para la promocién. A continuacién se presentan los modelos para dos boletines de informacién a los usuarios: ee Game Estimado usuario La enidad prestadora del senico de acueducto iiiaré en los préximos dias el censo de usuarios, que tiene como ‘ropésitoactualar la nfomacin de los cients y asi poder restr a usted un mejor servicio, Pratl elect el préximo 14 de enero ge dar comienzo al recolecién dela infommacio relacionada con ls caracteris- ticas del sector y su inmueble. Nos intresa que partcipe actvamente en el censo, colaborando con los encuestadoes, ‘quienes estarin detidamente ientfcados ‘Una vez concluya el trabajo de recolecin de la inforacién le estamos envando los resultados corespondiontes a su pred, con elfn de que nos informe si son comecos Por aver, cuando rec este boat ire la relacion de contol que leva nuestro representant, Corianente, ‘Aguas de Campoalegre ESP CCatastro de usuarios + Municipios menores y zonas rurales AGUAS:DE CAMPOALEGRE E.8.P.- MUNICIPIO DE CAMPOALEGRE ACA [GGILIGIOIEIZY secunvo soverin be inronmAciON A LOS USUARIOS” enso de usuarios -Boletn informativo N° 2 Estimado usuario: Ha conclu el rabajo de recoleoion de la informacion que le anunciamos en nuesto primer bolt. Ahora queremos paricpare los resultados, con el fn de que nos infome s son corctos ono, Io cual pod hacer en un tempo no superior 2 10 dias habiles,contados a part de la fecha en que rei este bolt. En caso de no recibir respuesta suya,entenderemos que esta de acuerdo con ls siguientes dats recolectads por la empresa: Apelidos y nombxes del usuario: Direocién: Uso: Estat: Senvcios disponibles: acueducto (]alantarlado[] aseol] Tine meior: sO 10 C1 Némero dol mer: —— Marca del medidor. Eh medio tone tapa: st") nol) Nimero de personas: Nimero de famas: ——________ Cordaimente Aguas de Campoalegre ESP La entidad prestadora de los servicios en la localidad debe obtener la si guiente informacién basica: Plano general de la poblacién Este procedimiento tiene como finalidad disponer de un plano general de informacién local que permita ubicar en un solo documento la representacion geografica y urbana del municipio. El plano debe destacar el contorno urbano por manzanas. Este plano serd la base para ubicar el érea urbana y elaborar las rutas para la ejecucién del censo de usuarios, la realizacién de lecturas de medidlores. la distribucién de la facturacién y la atencién al cliente. La cartografia basica se obtiene en las entidades que poseen informacion actualizada sobre el municipio, entre otras: el Instituto Agustin Codazzi [IGAC) y cl Departamento Nacional de Estadistica (DANE), en donde se puede obtener una copia del plano municipal, el cual. con apoyo interno de la administracion - Catastro de usuarios * Municipios menores y zonas rurales Planeacion y programacion del censo de los servicios y/o de la Oficina de Planeacién Municipal puede actualizarse, si es necesario. Por lo general, los planos regionales disponibles en el IGAC para uso publi- co vienen en escalas 1:25.000 y los de las cabeceras municipales, en escalas 1:5.000 y 1:2.000. Es posible obtener en el DANE cartografia sistematizada, que puede procesarse facilmente si se conocen las técnicas para ello. Actualizacién del plano de 1a poblacién La cartografia empleada en el censo debe ser actualizada y contener el plano general de la Localidad en escala 1:5.000. Dado que el desarrollo de una localidad no es estatico, el plano ~de acuer- do con la materializacin de nuevos proyectos y el crecimiento urbano de la localidad- debe ser revisado y actualizado periédicamente, con el fin de incorpo- rarle toda nueva modificacién de tipo urbano. La documentacién que sirve de soporte para esta actualizacién proviene de la informacién de la que trata el capitulo 5 de esta guia. El plano debe tener delimitadas las manzanas, los perfiles de las cuadras, incluidas todas las calles, avenidas, sitios ptiblicos, areas residenciales, comer- clales e industriales, asi como zonas oficiales, escuelas, colegios, hospitales; asi mismo la nomenclatura vial vigente deber estar revisada y ajustada y el peri- metro sanitario estar definido. CCatastro de usuarios * Municipios menores y zonas rurales Planeacién y programacidn del censo Lista actualizada de usuarios de los servicios La lista de usuarios de los servicios es informacién importante y de uso restringido para el supervisor y el coordinador del censo, pues se utilizard para confrontar la informacién catastral obtenida en el censo con la existente en el municipio. La lista de usuarios se debe solicitar en las empresas municipales de ener- gia o de acueducto y alcantarillado o en la de aseo; si no existen estas empresas, en la oficina del municipio encargada de suministrar estos servicios. La lista debe contener: el nombre del usuario y la direccién completa del inmueble, la clase o uso del servicio y el estrato. Esta lista ser utilizada por el supervisor del censo para confrontar la infor- macién recolectada en el censo, si se presentan diferencias. El supervisor debe verificar en el terreno a qué se debe el cambio, haciendo las correcciones del caso. Disefo de rutas Se denomina ‘ruta de recorrido para censo de usuarios’ a la linea que se traza sobre el plano de la localidad y sefiala el camino y la direcci6n en que se debe ejecutar el trabajo de levantamiento de las encuestas, asi como también las actividades comerciales de lectura de los consumos, Ia distribucién de la facturacién y el contacto con el usuario. aA El disefio de las rutas sirve para optimizar el tiempo y el trabajo PEPE TEEE | ; 51 Usuarios 53 Usuarios i Carrera 4a, 52 Usuarios s “s & § ry g g Usuarios 3 PLAZA 2 Usuarios ¢ é & é & o + %—___ »@ carrera 3a. ‘<—___, <—_—_——" 60 55 62. Usuarios Usuarios Usuarios a < Carrera 20 IE Inicio de ta ruta @ Terminacién de la ruta Catastro de usuarios * Municipios menores y zonas rurales| Planeacion y prayramacion del censa El rendimiento promedio en este tipo de recorridos varia entre 250 y 750 lecturas/hombre/dia. Para poblaciones de menos de 12.000 habitantes se su- giere para el levantamiento del censo agrupar 400 usuarios por ruta, que a su vez seria un rendimiento aceptable para las labores posteriores de lectura y entrega de facturas por dia. Cémo se inicia y termina el recorrido La ruta debe iniciarse en la plaza principal, es decir, en el centro de la poblacién y seguir hacia las afueras o la periferia. La ruta debe terminar en donde se inicia; sin embargo, su finalizacién puede definirse por un accidente geografico (abismo, quebrada, montafia) o por la inexistencia de vias. Cuéntas rutas se deben disefiar El némero de rutas que se requiere disefiar se relaciona con el tamaiio de la poblacion y el ntimero estimado de predios o domicilios de la localidad. Para calcular el niimero de rutas se puede utilizar el procedimiento siguiente que se indica como ejemplo para una localidad con 12.000 habitantes: Poblacion (P: 12,00 habitantes Promedio de habltantes por vivienda (HPV): 5 Namero de domicitos (0): PIHPV = 12.0001 = 2.400 domictios Rendimiento (8): 400 usuario por ruts Nimero de rutas (NR): DIR = 2.400400 = 6 rutas Como se identifican las rutas La identificacién de la ruta se realiza con la asignacién de un cédigo numé- rico de dos digitos. La primera ruta se codifica con el numero 10 y de alli en adelante se numeran de diez en diez (ejemplo: 10, 20, 30, 40) para permitir incluir nuevas rutas en caso de que se densifique la poblacién. Cémo se registran las rutas El registro de las rutas (figura 4) se realiza sobre el plano de la poblacién, dibujandolas sobre el espacio que se deja para mostrar las calles y carrer: Para tal efecto se dibujan lineas continuas con flechas que indiquen la direccién del recorrido. La ruta se identifica con el cédigo que le corresponda. Catastro de usuarios * Municipios menores y zonas rurales Verificacién y reconocimiento de rutas Una vez dibujadas las rutas sobre el plano, el supervi- sor del censo debe realizar el recorrido para comprobar su eficiencia, observar en donde se inician y terminan y hacer las anotaciones que modifiquen su disefio, bien sea porque Ja ruta es demasiado larga 0 porque incluye algin tipo de obstaculo no considerado. Esta actividad es muy importan- te, ya que estos problemas se deben solucionar en esta eta- pa y no durante la recoleccién de la informacién En este recorrido se deben sefialar también sobre el plano las viviendas y los lotes, en cada perfil de manzana, dibujéndolos como rectangulos (figura 5), 1 uno de los predios es un lote, tenga o no conexién, se codifica y marca en el plano con la letra L, en maytisculas. ‘Cuando una vivienda ocupa un predio de esquina, ésta se debe censar por el lado donde est la entrada principal, asi la conexién esté por el otro frente o calle. Si el primer plano sufrié modificaciones, es recomen- dable pasar la informacién a un segundo plano. Ga Ruta 10 Site Planeacion y pragramacinn del cens . A Crue ea) ocupa un predio de Cy Cee ont tris Cee Te ea ey CR eeu ors CCatastro de usuarios + Municipios menores y zonas rurales Planeacién y proyramacion del censa Asignacién de cédigos a los usuarios Concluido el paso anterior, en el que se ha verificado la eficiencia de la ruta y demarcado cada vivienda, se asig- na el nimero secuencial de localizacion del usuario (de cua- tro digitos, numerados de cinco en cinco), se debe codificar cada predio dentro de una ruta definida, en forma secuencial, como se muestra en la figura 6. FIGURA 6 ASIGNACION DE CODIGOS DE LOCALIZACION

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