Elaboracin de Planes de Calidad

del Sistema Integrado de Gestin

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1. Objetivo y Alcance
Definir las actividades y criterios necesarios para la adecuada elaboracin, revisin,
aprobacin, implementacin, seguimiento y evaluacin de Planes de Calidad cuando la
Universidad de Pamplona a travs de sus procesos misionales, ofrezca y suministre
productos, servicios, proyectos y/o contratos especficos.
Comprende desde la identificacin de la necesidad hasta el control y seguimiento a los
Planes de Calidad.
2. Responsable
El Responsable por garantizar la adecuada aplicacin y ejecucin del presente
procedimiento es el Lder de cada uno de los Procesos de la Universidad de Pamplona.
3. Definiciones
3.1 Proyecto
Serie de actividades ordenadas e interdependientes para lograr un objetivo definido.
3.2 Caracterizacin
Rasgo diferenciador especfico de un proceso.
3.3 Etapa
Secuencia de actividades que conforman un proceso
Las dems definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000. Sistemas de Gestin de Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.
4.

Contenido

4.1 Identificacin de la Necesidad

Responsable: Lder del Proceso

La necesidad de crear un nuevo plan de calidad surge de los convenios o contratos

generados en los procesos que ofrezcan productos, servicios, proyectos y/o contratos
especficos. El Lder del Proceso correspondiente define la pertinencia del plan para su
elaboracin y adopcin.

Fecha

Elabor

Aprob

Valid

Firma
Mabel Johanna Coronel Acevedo

Firma
Mara Victoria Bautista Bochag

Firma
Mara Victoria Bautista Bochag

23 de abril de 2010

Fecha

23 de abril de 2010

Fecha

30 de abril de 2010

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4.2 Elaboracin del Plan de Calidad

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Responsable: Funcionario

Para la elaboracin del FAC-22 Plan de Control de Calidad, el responsable asignado

puede apoyarse en conceptos de otros lderes o funcionarios de los procesos del
Sistema Integrado de Gestin o profesionales externos a la Universidad de Pamplona.
La estructura que se utiliza en la elaboracin de este plan es:
Objetivo: Quien elabora el plan define el propsito del Plan de Calidad.
Alcance: Quien elabora el plan define la actividad inicial y la actividad final.
Exclusiones: Teniendo en cuenta la caracterizacin de los procesos involucrados en la
realizacin del producto, en la prestacin del servicio, en la ejecucin del proyecto o del
contrato, el responsable de elaborar el plan, define los requisitos de la norma ISO
9001:2009, que no se aplican en dicho plan.
Definiciones: Quien elabora el plan define claramente los trminos que se utilizan en el
texto y que puedan prestarse para diferentes interpretaciones. Esto con el fin de facilitar
la comprensin por parte de quienes utilizarn el plan de calidad.
Procesos: Quien elabora el plan describe los procesos necesarios para la realizacin
del producto, la prestacin del servicio, la ejecucin del proyecto o del contrato,
indicando que, las disposiciones no descritas acerca de los dems procesos del S.I.G.
de la Universidad de Pamplona se encuentran en el Manual de Calidad del mismo
sistema.
El funcionario responsable diligencia el siguiente esquema reemplazando la instruccin
dada con la informacin correspondiente, y tomando como referencia la caracterizacin
del proceso descrita en el Manual de Calidad.
PROCESO: Nombre del Proceso
Fase Inicial: Primera etapa del proceso
Fase Final: Ultima etapa del proceso
Responsable: Lder del Proceso
Fases: Etapas necesarias para el desarrollo del proyecto
RECURSO HUMANO
Segn la necesidad

PROVEEDOR
Quien suministra el recurso

RECURSOS FSICOS Y DE SOPORTE

Segn la necesidad

PROVEEDOR
Quien suministra el recurso

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REQUISITOS
REGLAMENTARIOS
UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
Reglamentarios que aplican
Universitarios que aplican

NTC ISO 9001:2000

De la Norma que
Aplican

SEGUIMIENTO Y MEDICIN
ACTIVIDAD
Actividades de seguimiento y medicin

RESPONSABLE
Cargo responsable de realizar la actividad

*Para cada etapa del proceso, el responsable de elaborar el plan diligencia la siguiente
tabla reemplazando la instruccin dada con la informacin correspondiente, y tomando
como referencia la caracterizacin del proceso descrita en el Manual de Calidad:
Etapa del proceso
ACTIVIDADES:
Primera actividad de la etapa
Segunda actividad de la etapa

ltima actividad de la etapa
ENTRADAS

SALIDAS

PROVEEDOR INSUMO

PRODUCTO

CLIENTE

Proceso que proporciona el insumo

Informacin o insumo requerido para realizar la actividad
Elemento construido o entregable
Proceso o Cliente que recibe el producto
RESPONSABILIDADES
UNIVERSIDAD DE PAMPLONA
Responsables/actividades a ejecutar

CLIENTE
Responsables/actividades a ejecutar

FACTORES A TENER EN CUENTA:

Condiciones o recomendaciones adicionales, relacionadas con las etapas del proceso.
Por cada proceso del Sistema Integrado de Gestin que interviene en el proyecto, el
responsable de elaborar el plan, diligencia el mismo esquema anterior, con sus
respectivas tablas para las etapas del proceso.
Documentos de referencia: En este tem se citan los documentos que sirven como
referencia o soporte. Se relacionan con su ttulo y cdigo o nmero de referencia de
consulta para ser correctamente interpretados y aplicados. Por ejemplo: procedimientos,

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instructivos, leyes, normas, catlogos, etc.

Historia de Modificaciones: En este tem se identifican y describen los cambios que
tenga un documento por la actualizacin de su versin.
Anexos: En este tem se anexan los formatos, tablas, que acompaan el plan de calidad
como informacin adicional.
4.3 Revisin y Aprobacin del Plan de
Calidad
4.3.1 Revisin

Responsable: Grupo de Mejoramiento

Una vez revisado la coherencia, pertinencia y cumplimento de los requisitos definidos

para el Sistema de Gestin del Plan de Calidad, el Lder de Proceso firma la casilla de
Reviso con su respectiva fecha, lo remite a la Administracin del Sistema Integrado de
Gestin para su validacin.
4.3.2 Aprobacin
Una vez aprobado el Plan de Calidad por parte de la Administracin del Sistema
Integrado de Gestin queda oficializado y listo para su inclusin en el FAC-01 Listado
Maestro de Documentos Internos. El Administrador del Sistema Integrado de Gestin
lo remite al Lder del Proceso mediante FAC-08 Acta de Reunin para que proceda a
su divulgacin.
4.4 Control y Seguimiento a los Planes
Responsable: Administracin del
de Calidad
Sistema Integrado de Gestin
El control y seguimiento al Plan de Calidad lo realiza el grupo de mejoramiento del
Proceso con base en lo establecido en la actividad 4.2 Elaboracin del Plan de
Calidad, dejando evidencia en el FAC-08 Acta de Reunin y reportando las
novedades a la Administracin del Sistema Integrado de Gestin.
5. Documentos de Referencia
NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario
NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos.
NTC GP 1000:2004. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.
NTC GP 1000:2009. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.
Modelo Estndar de Control Interno

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6. Historia de Modificaciones
Versin
00
01
02

03

Naturaleza del
Cambio
Actualizacin del
documento
Actualizacin del
documento
Actualizacin del
documento
Actualizacin del
documento segn lo
descrito en el Acta N
010 del 23 de abril de
2010

Fecha de
Aprobacin
19 de Octubre de
2007

Fecha de
Validacin
25 de Octubre de
2007

Enero 25 de 2008

Enero 31 de 2008

Abril 07 de 2008

Abril 10 de 2008

23 de abril de 2010

30 de abril de 2010

7. Administracin de Formatos
Cdigo

Nombre

Responsable

Ubicacin

FAC-01

Listado
Maestro de
Documentos
Internos

Grupo de
Mejoramiento

Administracin
del Sistema
Integrado de
Gestin

FAC-08

Acta de
Reunin

Grupo de
Mejoramiento

Administracin
del Sistema
Integrado de
Gestin

FAC-22

Plan de
Control de
Calidad

Grupo de
Mejoramiento del
Proceso

Procesos
Misionales

8. Anexos
No Aplica

Acceso

Tiempo de
Retencin

Personal
Autorizado
Segn las TRD
por el
Administrado
r(a) del S.I.G
Personal
Autorizado
por el
Segn las TRD
Administrado
r(a) del S.I.G
Personal
Autorizado
Segn las TRD
por el
proceso

Disposicin Final
Archivo Central de
la Universidad de
Pamplona

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