FORMATOS

Comunicacin oficial
Hoja de control
Rotulo identificacin carpeta
Rotulo identificacin caja
Formato nico de inventario documental
Formato de eliminacin documental
Nota interna
Planilla de control comunicaciones oficiales internas
Planilla de control comunicaciones oficiales enviadas
Planilla de control de comunicaciones recibidas
Formato de afuera
Formato de consulta

DEPARTAMENTO DE POLICIA ARAUCA

SIGLA 1 : Quien aprueba el documento Ej: DEARA (Firma)

SIGLA 2 : Quien origina el documento Ej: PLANE.
TRD : Nmero de serie y subserie del listado de las TRD.

TRD : Numero de serie en el

listado. Ej:
Orden de cumplimiento
38.10
Orden de trabajo
38.12
Orden del da
38.14
Derechos de Peticin
22
Plan de defensa Instalaciones
40.52

T.R.D.

FECHA EJEMPLO: 04 de junio de 2009

Todo debe ir en bloque extremo

Asunto: Indica el propsito de la comunicacin

oficial

Las comunicaciones oficiales se deben

diligenciar en letra ARIAL 10, bloque
extremo.

Atentamente,
Grado FIRMA Y
POSFIRMA
Cargo
BLOQUE EXTREMO
ANEXO:
asociados

Relacin de los documentos

Copia: Grado Nombres y Apellidos de quien queda con copia

Cargo
EJEMPLO

Ubicacin: Ruta virtual.

1DS-OF-0001
VER: 0

Codificacin asignada por la oficina

de Planeacin de la DIPON
no se debe modificar

Correo electrnico de La unidad

Direccin y nmero telefnico de la Unidad que origina
Cuando la comunicacin oficial comprende ms de
una hoja, esta informacin debe colocarse
en la ltima hoja.

meci.calidad@policia.gov.co
Carrera 59 No. 26-21 4 Piso CAN Telfono: 3159143

Instructivo
039
SUDIR-OFPLA
del
120509, adopcin logotipo a partir del
010609 hasta el 311210.
Cuando
la
comunicacin
oficial
comprende ms de una hoja, el logo
debe colocarse en la ltima hoja

FORMATO MODELO
POLICA NACIONAL

HOJA DE CONTROL

Pgina 1 de 1
Cdigo: 1GD-FR-0007
Fecha:
Versin: 0

Nombre Funcionario: ______________________________________________________

FECHA

Fecha Elaboracin:

TIPO DOCUMENTAL

FOLIO (S)

_________________________
_______________________________________________
Firma Funcionario Responsable

Elabor: SI. GUSTAVO GRANADOS G.

Fecha: 27-08-2009

Revis: CT. EDGAR F. LOPEZ

GONZALEZ
Fecha: 04-09-2009

Aprob: DR. ALFONSO QUINTERO G.

Fecha:07-09-2009

IDENTIFICACION CARPETA
Pagina 1 de 1

FORMATO MODELO

Cdigo: 1GD-FRFecha: 07-09-2009

POLICIA NACIONAL
ROTULO IDENTIFICACION CARPETA

Versin: 0

AREA:
GRUPO:
CODIGO SERIE/SUBSERIE:
NOMBRE SERIE/SUBSERIE:
TITULO CARPETA:
FECHA INICIAL:
DD
FECHA FINAL:
DD
N DE FOLIOS
N DE CARPETA

MM
MM
VOLUMEN

AA
AA
DE

Elaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZ

Reviso: CT. EDGAR FERNANDO LOPEZ GONZALEZ

Aprob: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIA

Fecha: 27-08-2009

Fecha: 04-09-2009

Fecha: 07-09-2009

FORMATO MODELO

POLICA NACIONAL

ROTULO IDENTIFICACION CAJA

Pagina 1 de 1
Codigo: 1GD-FRFecha:
07-09-2009
Version: 0

(DEPENDENCIA)
REA:
GRUPO:
CODIGO
SERIE/SUBSERIE
:
NOMBRE SERIE/SUBSERIE:

Nro. DE CAJA:
Nro. CARPETAS
FECHAS EXTREMAS:
INICIAL:
DD
FINAL:
DD
Elabor: SI. GUSTAVO
GRANADOS GONZALEZ
Fecha: 27 -08-2009

MM
MM

AA
AA

Revis: CT. EDGAR FERNANDO Aprob DR. ALFONSO

LOPEZ GONZALEZ
QUINTERO GARCIA
Fecha: 04-09-2009
Fecha: 07-09-2009

Pagina 1 de 1

FORMATO MODELO

POLICIA NACIONAL

Cdigo: 1GD-FRFecha: 07-09-2009

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Versin: 0
OBJETO DEL INVENTARIO (X)

UNIDAD PRODUCTORA:
AREA:
GRUPO:
OFICINA PRODUCTORA:
CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA

No. DE
CDIGO
ORDEN

NOMBRE DE LAS SERIES,

SUBSERIES, O ASUNTOS

DIA

REGISTRO DE ENTRADA
MES
AO

N.T. = Nmero de Transferencia

TITULO DE LA CARPETA

FECHAS EXTREMAS
Inicial (D-M-A)

Final (D-M-A)

UNIDAD DE CONSERVACIN No. CAJA

Carpeta

Libro

Otro

AG

AC

No.
SOPORTE
FOLIOS

FRECUENCIA DE
CONSULTA
A
M
B

OBSERVACIONES

`
CONVENCIONES:
AG Archivo de
Gestin
AC Archivo Central
A Alta
M Media
B Baja

Elaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZ

Fecha: 27-08-2009

N.T.

Reviso: MY. JOSE MEDINA BERNAL

Fecha: 04-09-2009

Aprob: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIA

Fecha: 07-09-2009

POLICIA NACIONAL

Pagina 1 de 1

FORMATO MODELO

Codigo: 1GD-FR-0011
Fecha:

FORMATO DE ELIMINACIN DOCUMENTAL

04-10-2009

Version: 0

UNIDAD PRODUCTORA:
AREA:
GRUPO:
OFICINA PRODUCTORA:
CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:

FECHAS EXTREMAS
No.

CDIGO

NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES, O ASUNTOS

TITULO EXPEDIENTE
Inicial (D-M-A)

Final (D-M-A)

UNIDAD DE
CONSERVACIN
C

No. FOLIOS Y/O

CMS

MOTIVO POR EL CUAL SE ELIMINA LA DOCUMENTACIN

VB DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA

ELABORADO POR: _____________________________________________________________________

CARGO: _________________________________________ GRADO:_____________________________

FIRMA:________________________________________________________________________________

GRUPO:_________________________________________ FECHA:_____________________________

Elaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZ

Fecha: 27-08-2009

APROBADO POR: ___________________________________________________________________________________________

CARGO: ___________________________________________________ GRADO: _______________________________________

FIRMA:_____________________________________________________________________________________________________

FIRMA:__________________________________________________________________________________________________

GRUPO: __________________________________________________

GRUPO: ______________________________________________________

FECHA: ______________________________________

Reviso: MY. JOSE MEDINA BERNAL

Aprob: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIA

Fecha: 04-09-2009

Fecha: 07-09-2009

FECHA: _______________________________

Pgina 1 de 1

PROCEDIMIENTO:
RECEPCIONAR, DISTRIBUIR Y TRAMITAR LAS COMUNICACIONES OFICIALES

POLICIA NACIONAL

Cdigo: 1GD-FR-0006
Fecha: 04-10-2009
Versin: 0

NOTA INTERNA

Nro.

Nro.

FECHA:__________________________________________________________________________

FECHA:__________________________________________________________________________

PARA: _____________________________________________________________________________

PARA: _____________________________________________________________________________

DE:

DE:

URGENTE

ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA

URGENTE

ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA

PARA SU INFORMACIN
FAVOR DAR CONCEPTO
INFORMAR POR ESCRITO

DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA

FAVOR TRAMITAR
ARCHIVAR

PARA SU INFORMACIN
FAVOR DAR CONCEPTO
INFORMAR POR ESCRITO

DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA

FAVOR TRAMITAR
ARCHIVAR

ENCARGARSE DEL ASUNTO

ENTERARSE Y DEVOLVER

ENCARGARSE DEL ASUNTO

ENTERARSE Y DEVOLVER

OTRO:

DILIGENCIAR Y DEVOLVER

OTRO:

DILIGENCIAR Y DEVOLVER

OBSERVACIONES:

FIRMA:

OBSERVACIONES:

RECIBIDO:

FIRMA:

FECHA:

FECHA:

HORA:

RECIBIDO:

HORA:

POLICA NACIONAL

Pagina 1 de 1

MODELO FORMATO
CODIGO: 1GD-FR-0005
FECHA:

PLANILLA CONTROL COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS

04-10-2009

VERSIN: 0

RECIBIDO
CONSECUTIVO

NUMERO DE OFICIO

UNIDAD DE ORIGEN

UNIDAD DE DESTINO

NOMBRE QUIEN RECIBE

FIRMA
FECHA

TOTAL

Elaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZ

Reviso: MY. JOSE HERNANDO MEDINA BERNAL

Aprob: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIA

Fecha: 27-08-2009

Fecha: 04-09-2009

Fecha: 07-09-2009

HORA

Pagina 1 de 1
CODIGO: 1GD-FRFECHA: 07-09-2009

FORMATO MODELO

POLICA NACIONAL

PLANILLA CONTROL COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS

VERSIN: 0

Fecha:
Planilla
___________________________________________________________________________________
Nro._____________________________

Correspondencia despachada por correo: ___________________________________________________________________________________________________

NUMERO DE ORDEN

CONSECUTIVO

DESTINATARIO

LUGAR

GRAMOS

Ordinario
Mensajero
Estafeta
Certificado
VALOR

TOTAL
Elaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZ
Fecha: 27-08-2009

Reviso: MY. JOSE HERNANDO MEDINA BERNAL

Fecha: 04-09-2009

Aprob: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIA

Fecha: 07-09-2009

POLICA NACIONAL

Pagina 1 de 1

PROCEDIMIENTO: RECEPCIONAR, DITRIBUIR Y TRAMITAR LA COMUNICACIONES RECIBIDAS

CODIGO: 1GD-FR-0001
FECHA:

PLANILLA CONTROL COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS

04-10-2009

VERSIN: 1

CONSECUTIVO

NUMERO DE OFICIO

UNIDAD DE ORIGEN

CONTENIDO DOCUMENTAL

UNIDAD DE DESTINO

TOTAL

Elaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZ

Reviso: MY. JOSE HERNANDO MEDINA BERNAL

Aprobo: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIA

Fecha: 27-08-2009

Fecha: 04-09-2009

Fecha: 07-09-2009

FIRMA

FORMATO DE AFUERA

CODIGO:
FECHA:

Pagina 1 de 1
1GD-FR-0002
08-07-2009

POLICA NACIONAL
MODELO ENCABEZADOS DE LOS FORMATOS
VERSIN: 0

SERIE/SUBSERIE

____________________________________________________________________________

TITULO DEL EXPEDIENTE

____________________________________________________________________________
HISTORIAL DE PRESTAMOS
PRESTAMO

NOMBRE DEL SOLICITANTE

FECHA

HORA

DEVOLUCION

TOMOS
No FOLIOS
PRESTADOS PRESTADOS

FECHA

HORA

NOMBRE DE QUIEN DEVUELVE

TOMOS
FOLIOS
DEVUELTOS DEVUELTOS

Elaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZ

Fecha: 01-04-2009

Reviso: MY. JOSE HERNANDO MEDINA BERNAL

Fecha: 20-05-2009

Aprob: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIA

Fecha: 26 -06- 2009

POLICA NACIONAL

Pagina 1 de 1

FORMATO SOLICITUD DE CONSULTA

CODIGO: 1GD-FR-0003
FECHA:

MODELO ENCABEZADOS DE LOS FORMATOS

08-07-2009

VERSIN: 0

DEPENDENCIA:

CODIGO DEPENDENCIA

NOMBRE DE USUARIO:

IDENTIFICACION:

FECHA:
No DE SOLICITUD _________________

HORA:

EN SALA

TELEFONO

OFICIO

MEMORANDO

FAX

E- MAIL

DOCUMENTOS SOLICITADOS:

SERVICIO PRESTADO:
CONSULTA SALA

MEMO

FAX

TELEFONO

SI

NO

E - MAIL

PRESTAMO DE DOCUMENTOS

No DE FOTOCOPIAS

RELACION DE DOCUMENTOS PRESTADOS

No.

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Nro. FOLIOS

UNIDAD DE CONSERVACION

UBICACIN TOPOGRAFICA

FECHA DE DEVOLUCION:____________________________________

FECHA LIMITE DE DEVOLUCION:________________

OBSERVACIONES:

SOLICITANTE :

HORA

NOMBRE:
CC. Nro.

FIRMA

FUNCIONARIO QUE ATENDIO EL SERVICIO

JEFE DE DEPENDENCIA

Elaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS

Reviso: MY. JOSE H. MEDINA BERNAL

Aprobo: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIA

Fecha: 01-04-2009

Fecha: 20-05-2009

Fecha: 26-06-2009

GRACIAS POR SU
ATENCIN

Carrera 42 Nro. 17 A 58, Zona Industrial

gargesegen@policia.gov.co