GUIA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE Ww PROCEDIMIENTOS DE LA COMISION NACIONAL ie DE VIVIENDA ronan Guta para ta alahoracién da los Manuales da Procedimientas Coordinacién General de Administracién ‘Cédigo: QCW.3-MPCA-0O1 Lig, Elizabeth Barcenas Davila ‘Secretaria Técnica Rovisé y Aprobo: Lie. René Conde Ayala Coordinador General de ‘Administracion Fecha de emision: 23 abril 2074 Revisi6n niimero: 08 Pagina 160 17GUIA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COMISION NACIONAL. DE VIVIENDA INDICE No, Tema ead Presentacion| Objetivo Politicas 3 4 4 Glosario 5 4 Consideraciones Generales 6 4.1 Responsables de la documentacién, 6 42 Actualizacion del Manual 6 43, Integracién del Manual 6 5 Contenido del manual de procedimientos 6 5.1 Aspectos a considerar para laidentiicacion de los procedimientos 7 5.2 Informacién requerida para la documentacién de los procedimientos. 8 6 —_Especificaciones editoriales “ 7 Historia de Cambios 7 Anexo 1: Formatos para la documentacién de procedimientos © 13, instrctives Instructivo de Llenado para Firmas de autorizacion Instructivo de Llenado para Presentacién del procedimiento Instructivo de Llenado para Descripcién de actividades Inatructive de Llenado Diagrama de fujo Instructivo de Llenado Historial de Cambios Inatruetive de Llenado AnexosGUIA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COMISION NACIONAL DE VIVIENDA, PRESENTACION Con base en el articulo 21, fraccion IV del Estatuto Orgénico de la Comisién Nacional de Vivienda publicado en el DOF del 10 de febrero de 2014, la Coordinacién General de ‘Administracién (CGA) actualizé esta guia con el fin de que las unidades administratvas de la CONAVI, elatoren 0 actualicen sus procedimientos, acciones propias de cada unidad efecto de dar transparencia 8 las Con esta gula, se busca ofrecer un instrumento ctl que se convierta en una fuente de consuita confiable para que cada unidad sdministratva pueda cumplir con los pasos nevesarios para documentar, formular 0 actualizar sus procedimientos, y presentarlos para su. registo. La claboracién del Manual de Procedimientos debe entenderse como una de las actividades a desarrollar para el éptimo funclonamiento de la Comisién, as! come para alinearlo al Manual de Organizacién y como una base para implementar programas de mejora continua dentso‘de ft la misma, ‘Atentamente La Coordinacion General de Administracién Pagina 3 de 17GUIA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE We PROCEDIMIENTOS DE LA COMISION NACIONAL t DE VIVIENDA 4. OBJETIVO Presentar y difundir las bases y metodologia para la documentacién de los Manuales de Operacién y Procedimientos de las diferentes unidades adminstrativas con la finalidad de ‘estandarizary unformar los criterios para su elaboracién, 2, POLITICAS La elaboracién dol Manual de Operacién y Procedimiontos os facultad y obligacién de tod las Unidades Administrativas (UA) de la CONAVI, las cuales contardn con el apoyo técnico y la asesoria espectalizada del Secretaria Ejecutivo del COMERI, Cada UA deberé mantener actualizados sus respectivos manuales y provedimientos, siendo Titular de la misma el responsable de su contenido. Para efectos de su integracién, el Titular de la UA remitira sus procedimientas a la CGA en forma impresa y en medio magnético, para su aprobacién al COMERI y posteriormente a la H. Junta de Gobierno, Una vez integrado, ol manual deberd ser difundido entre el personal de la UA por el medio. ue se considere més conveniente siendo el Titular de la UA el responsable de su cision La CGA, a través del Secretario Ejecutivo del COMERI, serd la encargada de gestionar lo ecesario para que el manual correspondiente sea difundido al resio de la Comision ‘mediante la publicacién en la pagina de Intranet y la pagina Web de la CONAVI en la Normateca, una vez autorizada por COMERI, Junta de Gobierno y con las fimmas ‘orrespondientes de los responsables de su elaboracién, revision y autorizacion Autorizscin: La presente Guta ue autorizada por el Comité de Mejora ReguatoriaIntema (COMER, metiante ‘cuerdo nimero 002-tORD-27082014, de fecha 27 de marzo de 2014, en la Primera Sesién (Ordinata,celebrada en esa misma fecha, ‘Asimismo, con fundamento en los artculos 2 fraccin | de la Ley de Vivienda; a 9y 10 fraccion Vi del Estatuto Organica de la Comision Nacional de Vivienda, la H. Junta de Gobierno probe las mediicaciones mediante acuerdo nimero JG-31-230414-364 en la 31%. Sesion Ordinaria Celebrada el 23 abil del 2014. Las fimas de autotizacén quedarén plasmadas en ol acta dela sesi6n, en donde se dictamine procedente el acuerdo en comento, Pagina 4 de 17GUIA PARA LA ELABORAGION DEL MANUAL DE “OO PROCEDIMIENTOS DE LA COMISION NACIONAL i DE VIVIENDA. te 3. GLOSARIO: Para el mejor entencimiento de esta guia y para faciitar fa elaboracién del manual de procedimientos, deberd tenerse en cuenta al significado preciso que en este contexto tienen los siguientes términos: Cliente oxtorno: aquel que recibe un producto 0 servicio y que no es parte de la unidad administrativa que lo proves. Cliente interno: aquel que recibe un producto 0 servicio proveniente de la misma unidad administrativa Cliente: destinatario de un producto o servicio. CGA: Coordinacién General de Administracién, COMERI: Comité de Mejora Regulatoria Diagrama de flujo: representacion gtfica de las actividades de un proceso presentadas de forma secuencial H. J.G, Honorable Junta de Gobiemo de la Comisién Nacional de Vivienda, Instructive de trabajo: documento breve, redactado de forma simple y en un lenguaje claro, que describe detaladamente las tareas de una actividad espectica, Instructivo de llenado de formatos: dacumento breve, redactado en forma simple y en un lenguaje claro, que deseribe paso a paso como llenar los campos de un formato, Manual de procedimientos: conjunte de procedimientos documentados que describen la operacién de una unidad administrativa Procedimiento documentado: documento que contiene el objetivo y alcance de un Conjunto de actividades 0 proceso, asi como la descrilén de qué debe hacerse, por quien, cuando, qué documentos deben ser utiizados y como debe efectuarse su control y registro. Procedimiento: forma especifcada para levar a cabo un proceso. Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactian las cuales transfoman elementos de erraa en restos. fo Pagina 5 de 17GUIA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE “oD PROCEDIMIENTOS DE LA COMISION NACIONAL (tt DE VIVIENDA conv + Proceso clave: es aquel que da por resultado un servicio destinado a clientes externos PROCEDIMIENTOS DE LA COMISION NACIONAL. DE VIVIENDA, oes sc q Cuando por mejores practicas se requiera utilizar una metodologia diferente (p.e. un software) 4 la establecida en la presente Gula para la elaboracién de los Manuals, ésta se pondrd a {corisideravion det Comite, quien evaluara en todo caso, el impacto de las mejoras y autrizara suaplicacién, 5. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El manual de Procedimientos quedara integrado por: + Una portada; + Una Tabla de Contenido - un listado de procedimientes (apartadas) que conforman al manual + Mapeo te Procesos * Tantos apartados como procedimientos se hayan documentado, 5.1. Aspoctos a considerar para la identificacién de los procedimientos La elaboracién de! manual de procedimientos de una UA iniia con la identificactén de los Procesos especificos que dan cuenta de su operacién, Se sugiere que sea el Titular de la UA el responsable de identiicar los provesos, asi como de seleccionar el orden en que se documentarén los procedimientos correspondientes. De considerarlo.necesario, el Titular integraré un equipo responsable de documentar los, procedimientos, de recopiarios y de integratios, en el entendido que, siempre que una UA asi lo requiera, la CGA brindara la asesoria necesatia para la adecuada aplicacién de esta guia Para la correcta identifcacién de los procedimientos es importante tener presente las siguientes consideraciones: 2) Un procedimiento es la forma especifica en que un proceso se leva a cabo. ) Todo proceso tiene los siguientes rasgos cistintivos: + 98 repetitive; + esta dalimitado; * transforma insumos que recibe de sus proveedores; * el producto 0 servicio resultado de la transformacién esté destinado al cliente (interno o externa); ‘= est8 conformado por diferentes actividades, ©) Existen procesos clave y procesos de soporte: los primeros se caracterizan por dar ‘como resultado un servicio que esta destinado a un cliente externa a la UA, mientras ‘que los segundos permiten brindar servicios a los clientes internos y sirven de af para la adecuada realizacién de un proceso clave, : Pigina 7 de 17GUIA PARA LA ELABORAGION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COMISION NACIONAL DE VIVIENDA a) 4) La documentacién de los provedimientos deberéiniciar con aquellos asociados a los procesos ciave. «) Los procedimientos asociados a los procesos clave estén, en buena medida, notmados poor leyes, decretos, regiamentos o lineamientos tanto exteros como internos a la CONAVI (por ejemplo, Ley Organica de la Administracién Pdblica Federal: Ley de Planeacién; Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federacién, Ley de Vivienda, Reglas de Operacién de los Programas, Lineamientos Especificos, Ofcios-Ciculares, ttc). Por tanto, para la corractaidentificacién de los procedimientes carrespondlientes estos procesos, se vuelve indispensable tener una visién clara y precisa de la ‘normatividad que rige a cada proceso dela UA. El procedimiento de una UA debe quedar perfectamente delimitado. Es decir, s6lo eberdn considerarse como parte del mismo aquellas actividades que realza algtn ‘rea adsorta ala misma 9) El area duetia de los pracedimientos serd siempre una Direccién & Subdireccién de rea atin cuando la documentacién de los mismos incuya niveles jerérquicos superiores. 5.2. Informacion requetida para la documentacién de los procedimientos Una vez identificados os procesos de la UA, se procedera a la documentacion de los procedimientos agociados a ellos. La documentacién de un procedimiento consiste en recopilarinformacién diversa y presentarla en el formato y apartados que para tal efecto se han disefiado en esta guia. Los apartados del formato referido son: ‘A. Flrmas de autorizacién B. Presentacién del procedimiento ©: Descripcién de actividades . Diagrama de flujo E, Historial do cambios F. Anexos. NOTA‘: la presentacién de estos apartados no debe ser alterada en ringuno de sus campos oe configuracién. NOTA 2: dichos apartados se reproducen en un solo formato y son acompafiados de sus correspondientes instructvos de llanado, en el Anexo de esta guia, ‘A continuacion se hace una referencia general de la informacign requerida para documentar cada procedimiento, sefialando el formato en el que deberd presentarse la misma, Pagina 8 de 17 ——anbGUIA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COMISION NACIONAL DE VIVIENDA, A. Firmas de autorizacién Anotar el nombre del procedimiento de que se trata asi como el de la Subdireccion 6 Coorainacion General del Area responsable de operarlo, codiicar el provedimiento © Identiicar alos responsables de su documentacion. B.- Prosentacién de! procedimionto: Anotar los siguientes aspectos caracteristicos de! procedimiente que ge esté dacumentande: bjotive (s): deseribr clara y brevemente el resultado timo que se pretende aleanzar cone! osarrollo del procedimiento. En caso de que existan dos 0 més objetivos, éstos se deben Jerarquizar de acuerdo a su importanciarelativa Glosario: describir con precisin el significado de los términos que en et contexte det procedimiento adquieren una acepcién particular. Marco legal: star las normas juridicas y adminitrativas especificas que inciden directamente fen el procedimiento de que se trate, anotando el o los articulos correspondientes conforme al siguiente orden: nombre de la norma, medio y fecha de publicacién, ultima reforma 0 adicién (en su caso) y lo los articulos © numerales que incidan directamente en el procedimiento, El listado debe ordenarse de acuerdo aa siguiente jerarquia: + Disposiciones constitucfonales. + Leyes. digo. Gonvenios. Roglamentos. Decretos. ‘Acuerdos. Disposiciones diversas (documentos normativos-adiinistratvos internos tales como ‘oficios ylo circulares) Para este efecto, ol Secretario Ejecutivo del COMER! s6lo revisara la congruencia de dich rormatividad respecto al procedimiento en cuestin, sin emit juicio juridico alguno. La UA es responsable de incluir la normatividad coespondiente a la operacion de cada uno de los procedimientos. Referencias: listar los documentos tales como gulas, manuales, procedimientos e instuctivos PROCEDIMIENTOS DE LA COMISION NACIONAL i DE VIVIENDA fora Ce (esorbir fas actividades del procedimlento en forma clara y concisa, presentadas en forma secuencial, Integrando la informacién de las acciones principales, iniciando con verbo en tiempo presente y modo indicative, utiizando palabras de uso comin, indicando el cargo del responsable de que la actividad sea desarrollada y haciendo referencia a los formatos con el cédige de identiicacién (cuando aplique), registros, documentos 6 sistemas que ulice como ‘Soporte alas operaciones que ejecuta, En la columna de Responsable, debe anotarse el puesto del personal involucrado en el procedimiento, considerando personal de estructura, operativo y de apoyo en general D- Diegrama de flujo Representar gréficamente las actividades que conforman el procedimiento y que fueron identifcadas en el formato anterior. Indicar fos registros del procedimiento que dan evidencia de las actividades realizadas. Estos PROCEDIMIENTOS DE LA COWISIGN NACIONAL. tty DE VIVIENDA coun 1) Historia! de Cambios: Muestra el historial de las modifcaciones, fecha de realizacién, numero de emision, descripciin y motivo de los cambios, inicando por la lima revisién y resaltada con negritas, (Por seccién. |) Anexos: Documentos de apoyo al Manual en cuestién, éstos pueden ir inlegrados dentro del texto, 6en el caso de formaios de manera impresa, anexos al final del documey Pagina 17 de 17 &INSTRUGTIVO DE LLENADO DE: A. “Firmas de Autorizacién” Nombre y clave del procedimiento: Guia para la Elaboracin de | Fecha de emision: Manuales de Procedimiontos ‘Abril 2014 Rev. 05 Objetivo: Describirlos campos de llenado del formato: No, Campo Deseribir 4 Manual de Procedimientos [Anolar con mayisculas y en negritas ef nombre de Taj [Comision Nacional de Vivienda Procedimiento [Anotar con mayisculas y mindsculas y en “negrias” el nombre del procedimiento iniciando con un sustantivo| éerivado de verbo, seguido del sueto al que se le aplique| fa accién, Ejemplo 1: Ditusion de Programas Ejemplo 2: Atencion de Solcitudes: Subslreccién General de, (Coerdinacion General de. JAnotar con mayisculas y mindsculas la Subalrecdi [General yo Coordinacion General del Area responsable de operar el procedimiento. [cécigo JAnotar et cédigo del procedimiento bajo la siguiente metodologt: Jaqws-PR-900 En este espacio se anota el_nimero| ‘consecutvo del procedimiento uilizando dos digits. Este espacio no se modifica pues las letras PR indican que el documento es. un| procedimiento. En este espacio se debe anotar Ia clave| Presupuestal que la SHOP otorga e/a] CONAvI Etaboré Revisd (Fima ) probs stampa, en Tos espacios correspondientes, la fima de J Persona que elabord el procedimiento, dela que lo reviséy finaimente de aquella que lo aprobs. INOTA: el Titular de la Subdrecién General o Coorsnecis Genera, os ol nico responsable de aprobar el procedimionto. [Se sugere que sean los siguentes dos nivles Jararqucos ls encargados de evasloyeaborara,INSTRUGTIVO DE LLENADO DE A. “Firmas de Autorizacin” ww ies conav Nombre y cave del Guia para la Elaboracion de] Fecha de emision procedimiento: ‘Manuales de Procedimiontos Abit 2014 Rev. 05 Campo Deseribir labors Revise (Nombre) /Aprob6 ‘Anotar, en Tos espacios correspondientes, ol tuo y| nombre de la persona que elaboré el procedimiento, de la ‘que lo revis6 y nalmente de aquella que lo aprobé. labore [Anotar, en Tos espacios correspondiente, el cargo de la Persona que elaboré el procedimiento, dela que lo revis6 y 7. \Revse (Cage) Fratmerie de aque To eprobs oir ea 6 ete 1 ROSTERS i |pechade navn green oss rr oe digs [Reson nimero i ws NT EE freee aINSTRUGTIVO DE LLENADO DE: (> B, “Presentaci6n del Procedimiento” ict Nombre y cave del Guia para la Elaboracion de] Fecha de emision procedimiento: Manuales de Procedimientos ‘Abr 2014 QCW.3-MPCA-001 Rev. 05. Objetivo: Descrbi- past {paso el contenido de Ia informacion que se require para i elaboracion de los procedimientos Deseribir ‘Anotar con mayieoulas y en negitas el nombre de Ta [Comision Nacional de Vivienda ‘Anotar con mayiscilas y minisculas el nombre del proceaimlento tal come ee anoté en el apartado de frmas| le autrizaci, /Anotar el cécigo del procedimiento tal Coma 6 anot6 en [apartado de frmas de autorizacién, Describir clara y brevemente el resultado tino que =| pretend aleanzar con el desarrollo del procedimienta, En| ‘caso de que existan dos © mas objelvos, estes se deben Jerarquizar de acuerdo a su importancia relativa, escribir con precisién ef significado de los términos que| fen el contexto de este procedimiento adquieren una| acepctén particular ster las normas juricieas y administravas especifcas| ‘que inciden dectamente en el procedimiento, anotando el (0 los aticulos correspondiantes conforme ‘al siguient| ‘orden: nombre dela nota, medio y fecha de publieacion, | ‘ma reforma o adicién (en su caso) ye! los atculs 0| rhumerales que incidan directamente en el procedimiento, El listado debe ordenarse de acuerdo a la siguent| jerarquia: Disposiciones constitucionales, Leyes, Cédigos, (Converios, Reglamentos, Decretos, Acuerdos, Oricos y/o Jeirculares,” documentos nomatives-administrative| interns, Uistar Tes documentos tales como _gulas, manvales,| procedimientos e insiructivos de trabajo que se utlizan| [como apoyo para la documentacién del procediminto, No. Campo 11. | anual de Procedimientos 2. | Nombre del Procedimiento c6aigo 4. | objetivo 5. | Glosario 6. | Marco Legal 17. | Referencias 8. | Alcance [Defnir el &mbito de apicacion del procedimiento ore a los clientes que salican el service ado Pagina tde 1TNSTRUGTIVO DE LLENADO DE: ( ©. “Descripci6n de Actividades” ics Nombre y cave del Gula para la Elaboraclon de | Fecha de emision procedimiento: Manuales de Procedimiontos ‘Abi 2014 OCW. MPCA-D01 Rev. 05 Objetivo: escribir paso a paso 4e los procedimientos 1 contenido de la informacion que debe levar la descripc Campo Deseribir 11. | manual de Procesimientos ‘Anctar con mayascilas y en negitas ef nombre de Ta [Comisign Nacional de Vivienda 2. | Nombre del Procedimiento ‘Anatar con mayisculas y mindsculas el nombre del Procedimient. codigo Anotar el cécigo del procedimient, 4. | Paso num. ‘Analar elnimero consecutive de fa acivdad a deseribir 6. | Responsable ‘Analar el cargo del responsable directo de que la actividad sea desarrollada, considerando personal de estructura, ‘operativo y de apoyo en general Cuando el responsable de realizar la actividad en cuestién| sea personal operativo o de apoyo, debe hacerse mencién ‘al cargo del responsable de supervsar la eecucién de la misma, cuidando que dicho cargo se anole tal y como| ‘aparece en la estructura orgénica no basica vigente de la 'UA correspondiente (de Director General a Jefe de| Departamento), por lo menos la primera vez, Posteriomente se pueden utlizar las siglas que identifican| el puesto, 6. | actividad ‘Anotar de manera breve y clara Ta manera en que se| reallza la actividad, ineiando la deseripclén con un verbo| Jen mode indicalivo, on Ulempa presenle yen tevcora| Persona del singular, utlizando frases cortas construidas| mediante. un lenguaje preciso sencilo que. permita entender la ejecucién correcta de la actividad JEs necesario que la descripcién responda de manera| general a las siguientes preguntas: .qué se hace? z.cémo| se hace? {Con qué elementos se hace? 7, [Nombre y lave del documento | de vabajo [Nombre y, en su eas0, eave con que se Wentiica(n) el fos documentos) itzado (ena acted deserts» Pina 1 de KINSTRUCTIVO DE LLENADO DE: D. “Diagrama de Flujo” tw Nombre y dave del Fecha de emision procedimiento Manuales de Procedimientos ‘Abi 2014 Rev. 05 Objetivo: Describir los campos de llenado del formato: presentar la simbologta para la elaboracién del Diagrama de Fj. No, Campo Deseribir [Anotar con mayisculas y en negrtas ef nombre de Ta 1. |Manual de Procedimientos | Comisién Nacional de Vivienda [Anctar con mayisculas y mindsculas el nombre del 2 | Noni dePecetnen [pecs 2: [ etdge da posed [Anacapa ovina aed TSG al a aa a a. [sno guar sinboto Desc Ta STS FS TSH RSS OTS C) perenne Relvidad= Se usa para representaracciones, acividades de| Verificacién, revisién, comprobacién, confrontacién, movimiento F.“Anexos” is Nombre y dave del Gula para la Elaboracion de] Fecha de emision" procedimiento: Manuales de Procedimientos ‘Abril 2014 Rev. 05. Objetivo: Desctibir los campos de lenado del formato: ‘Campo Deseribir ‘Manual de Procedimientes Nomire del Procedi [Anotar con tayisoulas y en negrilas et nombre de Ta [Comisién Nacional de Vivienda JAnotar con mayisculas y minusculas el nombre de] Procedimiento, . [esago prog da poets Raia et nimer cores Gl oma To) ave a. [nim var el rocco t [Anotar el nombre completo del formato ylo documento de | fob tly como se aon pata do Sooopeln cocttatades Js. [omme deltemato vio | Sey anfan oos ls fos odocumeros af ai de origen interno como externo, que sean utilizados para la sjsu del proceso lr Sv 6 ig eG Soca ww 5 lee Eva posed. EN caso Ge use Se foes on clave se pone NIA, fo