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CONCEPTOS GENERALES
INTRODUCCIN
El presente manual ha sido preparado haciendo hincapi sobre todo en los procedimientos, sin embargo
usted encontrar el suficiente marco terico de cada tema, el que ser ampliado por el instructor mediante
las Prctica Dirigidas.
PRESENTACIN
Microsoft Excel para Windows es una hoja electrnica de clculo diseada para trabajar en un ambiente
grfico combinando tres tipos de programas: Hoja de Clculo, Grficos y Gestin de Base de Datos. Es una
herramienta de pronstico empresarial y anlisis financiero que le permitir tomar decisiones basndose en
la evaluacin de resultados obtenidos.
INICIO DE TRABAJO EN MICROSOFT EXCEL
Prender la computadora, se cargar el programa MS-Windows.
Hacer un Clic en INICIO, seleccionar la opcin Programas, luego hacer un Clic en la opcin Microsoft
Excel. (Si est en red, deber ingresar nombre, contrasea y dominio)
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Etiqueta de la Hoja
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Mediante el Men de Ayuda se puede obtener de manera rpida informacin acerca de cualquier comando,
opcin de un comando y sus alternativas. Puede obtener la definicin de trminos que no entienda, obtener
informacin si aparece un mensaje de error, obtener ms informacin sobre una opcin en una Ventana de
Dilogo o sobre alguna parte de la pantalla de Excel.
El nuevo Asistente para Ayuda le permitir determinar el tipo de ayuda necesaria. Podr preguntar con
sus propias palabras en la ficha Asistente para Ayuda, quin le ofrecer respuestas que le ayudarn a
concluir ms rpido su trabajo. Podr utilizar el botn INTERROGACIN para averiguar que hace cada
elemento de una ventana de dilogo. En la ventana AYUDA podr obtener asistencia con las fichas
Contenido e ndice, y, para encontrar palabras o expresiones especficas podr utilizar la ficha
Buscar.
Para visualizar alguna sugerencia acerca de un comando o elemento de la pantalla, podr hacer Clic en el
botn AYUDA de la Barra Estndar o pulsar la tecla [F1]. Contar adems con explicaciones y respuestas
visuales que le informarn los tipos de documentos que se pueden crear. Tambin con una seccin
llamada Procedimientos del Asistente donde encontrar sencillas instrucciones que le mostrarn la
mejor forma de completar una tarea.
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Hacer un Clic o colocar el cursor sobre la celda donde desea ingresar la informacin.
Escribir la informacin correspondiente. Si comete algn error utilizar la tecla [BACKSPACE] para
corregir.
Hacer un Clic sobre el smbolo 9, pulsar la tecla [ENTER] o una de las teclas del cursor. Si hace un
Clic sobre el smbolo 9, la informacin ingresar y el indicador se quedar en dicha celda. Si pulsa la
tecla [ENTER] o una de las teclas del cursor, la informacin ingresar y el indicador se desplazar a
la siguiente celda en direccin de la flecha.
TIPOS DE DATOS
En una celda se pueden introducir bsicamente dos tipos de datos: Constantes y Frmulas.
Valor Constante: Se refiere a los datos que se introducen directamente en una celda; ya sea un valor
numrico, una fecha, una hora, un valor de moneda, un porcentaje, una fraccin, una notacin cientfica, un
valor lgico o un texto. Los valores constantes no cambian a menos que seleccione la celda y edite el valor
directamente. Los valores constantes ms frecuentes son los valores y los literales.
Un Valor es cualquier informacin que pueda ser evaluada numricamente, incluyendo
nmeros, fechas y frmulas matemticas. La fechas se consideran valores porque se
almacenan como tal, y Excel puede llevar a cabo operaciones aritmticas con ellas.
Una expresin literal es una cadena de caracteres que generalmente se usa como un texto
descriptivo, tales como ttulos de informes, cabeceras de columnas o nombres de tems. Se
puede incluir cualquier combinacin de letras, nmeros y signos especiales hasta un mximo
de 255 caracteres.
Frmula: Es la secuencia de valores constantes, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores,
que producen valores nuevos de valores ya existentes. Un valor que es producido como resultado de una
frmula puede cambiar cuando cambian los valores de las celdas que se incluyen en la frmula.
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Un nmero no podr empezar con ningn carcter que no sea un dgito entre 0 y 9, un punto decimal,
un signo ms (+) o un signo menos (-). El signo ms (+) delante ser ignorado.
El nmero podr terminar con un signo de porcentaje (%) el cual aparecer junto al nmero ingresado
y Excel configurar automticamente la celda con dicho formato y el nmero ser dividido por 100.
En Microsoft Excel, un nmero slo puede contener los siguientes caracteres: 1 2 3 4 5 6 7 8 9
+ - ( ) , / $ % . E e y estarn alineados a la derecha.
Podr anteponer un signo monetario el cual aparecer en la celda junto al nmero ingresado y Excel
configurar automticamente la celda con dicho formato.
Para ingresar nmeros negativos podr utilizar el signo menos (-) o bien los parntesis ().
Se podr introducir un nmero configurado en notacin cientfica.
Podr incluir comas (,) o puntos (.) en el ingreso de nmeros constantes como separador de miles y
millones y Excel configurar automticamente la celda con dicho formato.
Excel justificar automticamente a la derecha todos los nmeros que se introduzcan en una celda, y
no permitir utilizar ningn carcter de alineacin (cualquier carcter de alineacin lo convertir en un
literal).
Se deber tener cuidado de no sustituir la letra "i" mayscula o la letra "l" (ele) minscula por el
nmero 1, as como la letra "o" mayscula por el nmero 0. Si sucede Excel lo interpretar como
texto.
Si algn dato contiene algn carcter que no sea un nmero o carcter especial anteriormente
nombrado, Excel lo interpretar como texto.
Un nmero no podr tener ms de 255 dgitos de largo. Sin embargo si un nmero no cabe dentro de
los lmites de una celda, lo visualizar en notacin cientfica, o bien con signos de nmero (#####),
dependiendo del formato que tenga la celda.
Excel almacena los nmeros con 15 dgitos de precisin, los clculos se hacen en base a estos
dgitos, y no con los que presenta la celda. Al realizar clculos con estos nmeros, se utilizar el
nmero almacenado, independientemente de la cantidad de decimales que se muestre en pantalla. Si
desea que Excel calcule de acuerdo a la cantidad de decimales que visualiza en pantalla, seleccione
la celda o bloque de celdas y luego de la barra de mens, seleccione Herramientas / Opciones /
calcular / Precisin de pantalla.
Para ingresar fracciones anteponga al nmero el signo igual. Ejemplo : =3/4. Si ingresa , el Excel
asignar automticamente el formato de fecha a esta celda.
Al crear una nueva hoja de trabajo, todas las celdas utilizan el formato numrico "General". En este
formato, Excel despliega los nmeros tan precisamente como sea posible.
Para dar formato de texto a nmeros como cdigos postales y nmeros de serie, cambie el formato
de nmero de la celda por el de texto. Puede resultar conveniente, por ejemplo, para ordenar una
columna de datos que incluye nmeros y texto. Para asegurar el orden correcto, d formato de texto
a todas las celdas de la columna.
Tambin puede situar un apstrofo (') delante del nmero. Sin embargo, esta tcnica no es muy
recomendable si va a usar los datos de Microsoft Excel con otras aplicaciones.
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Una frmula podr tener hasta 1024 caracteres de longitud. Si se escribe una funcin en minsculas,
Excel lo convertir a maysculas.
Manual Excel Bsico
Expositor: Daniel Alvarez Bravo
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Excel calcula de izquierda a derecha, y efecta las multiplicaciones y divisiones antes que las sumas y
restas.
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Slo deber ingresar la frmula de la celda E4, las dems frmulas debern ser copiadas.
Observe que cuando usted copia las frmulas, automticamente cambia el nmero de fila en orden
ascendente de la frmula original, esto en la prctica se denomina referencia relativa.
REFERENCIA ABSOLUTA
Se utiliza cuando se desea hacer referencia a una celda y no se desea que esta vare cuando la frmula a
la que pertenece sea copiada. Para convertir una celda en absoluta anteponga el smbolo de dlar ($)
delante de la columna y/o delante de la fila.
Veamos el siguiente ejemplo:
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Si en la celda F4, ingresamos: =E4*$F$3 y la copiamos hacia abajo, observe que la referencia a la celda F3
no vara. Esto es lo que justamente deseamos.
CELDA MIXTA
Una Celda Mixta es aquella que combina referencias relativas y absolutas, de modo que la columna es
relativa y la fila absoluta o viceversa. Los ingresos posibles son: $ColumnaFila o Columna$Fila. Para
modificar el tipo de referencia de una celda:
Coloque el cursor sobre la celda cuya referencia desea modificar.
Haga un Clic sobre la Barra de Frmulas o bien pulse la tecla [F2].
Coloque el cursor sobre la direccin de celda que desea modificar y pulse la tecla [F4] para pasar por las
referencias absoluta, relativa y mixta hasta que encuentre la que desea.
Haga un Clic sobre el smbolo 9 o pulse la tecla [ENTER].
FUNCIONES
Una funcin es una frmula especial preescrita que toma un valor o conjunto de valores, realiza una
operacin y retorna un valor o conjunto de valores. Las funciones pueden ser utilizadas en forma individual
o como un bloque en otras frmulas. Excel proporciona ms de 100 funciones que se pueden utilizar en
diferentes operaciones. Todas las funciones tienen la siguiente sintaxis:
Nombre de la Funcin(Arg1,Arg2,Arg3,...,ArgN)
Los valores que se den a una funcin se llaman Argumentos. Los valores que regresa la funcin se llaman
Resultados de la Funcin. Los parntesis informan al programa del comienzo y fin de los argumentos. Los
argumentos pueden ser nmeros, textos, valores lgicos, valores de error o referencias. Adems los
argumentos pueden ser constantes o frmulas, las cuales pueden contener otras funciones, lo que se
conoce como Funciones Anidadas (se pueden anidar hasta 7 niveles).
USO DEL ASISTENTE PARA FUNCIONES
Coloque el cursor en la celda donde desea ingresar la funcin.
Seleccione la secuencia INSERTAR, FUNCIN o haga un Clic en el botn ASISTENTE PARA FUNCIONES
de la Barra Estndar. Tambin puede pulsar las teclas [SHIFT] + [F3].
Seleccione la categora de la funcin que desea utilizar en el cuadro "Categoras de Funciones".
Seleccione el "Nombre de la Funcin" que desea utilizar y haga un Clic en el botn SIGUIENTE.
Introduzca los valores para los argumentos (puede introducir valores, referencias, nombres, frmulas y otras
funciones). Si requiere ms de un argumento utilice el punto y coma (;) para separarlos. Luego haga un
Clic en el botn TERMINAR.
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4. Seleccione la secuencia EDICIN, BORRAR, FORMATOS para borrar solamente el formato asignado a
la celda o rango seleccionado.
5. Seleccione la secuencia EDICIN, BORRAR, NOTAS para borrar solamente las notas de la celda o
rango seleccionado.
BORRAR ARRASTRANDO
1. Seleccione la celda o el rango que desea borrar.
2. Para borrar solamente el contenido, haga un Clic sobre el "Cuadro de Llenado" y soltar arrastre haca
adentro hasta que la celda o rango quede de color gris.
3. Si desea borrar el contenido, los formatos aplicados y las notas, pulse la tecla [CTRL] mientras arrastra
el Mouse.
ELIMINAR CELDAS
Seleccione la celda o rango que desee eliminar.
Seleccione la secuencia EDICIN, ELIMINAR o pulse las teclas [CTRL] + [-].
Haga un Clic en la opcin "Desplazar las Celdas haca la Izquierda" o "Desplazar las Celdas haca
Arriba" y luego en el botn ACEPTAR.
ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS
Seleccione las filas o columnas que desea eliminar y seleccione la secuencia EDICIN, ELIMINAR.
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0 (CERO)
COMA (,)
%
PUNTO (.)
Significado
Presenta el nmero en formato General.
Marcador de lugar para dgitos. Si el nmero tiene
ms dgitos a la derecha de la coma decimal que la
cantidad de nmeros a la derecha en el formato, MSExcel redondear el nmero agregando lugares
decimales segn la cantidad de nmeros que haya a
la derecha. Si el nmero tiene ms dgitos a la
izquierda de la coma decimal que la cantidad de
nmeros a la izquierda en el formato, MS-Excel
mostrar los dgitos adicionales.
Marcador de lugar para dgitos. Sigue las mismas
reglas definidas anteriormente para el marcador #,
excepto si el nmero tiene menos dgitos que la
cantidad de ceros en el formato, MS-Excel mostrar
los ceros adicionales.
Marcador de lugar para dgitos. Sigue las mismas
reglas definidas anteriormente para el marcador 0,
excepto que MS-Excel colocar un espacio para los
ceros no significativos a cualquiera de los lados de la
coma decimal, para que las comas decimales
queden alineadas. Tambin se puede utilizar este
smbolo para fracciones que tengan cantidades
variables de dgitos.
Coma decimal. Este smbolo determina cuntos
dgitos (ceros o nmeros) mostrar MS-Excel a la
derecha y a la izquierda de la coma decimal. Si el
formato contiene slo nmeros a la izquierda de este
smbolo, MS-Excel iniciar los nmeros menores que
1 con una coma decimal. Para evitar que esto
ocurra, use 0 como primer marcador de lugar para
dgitos a la izquierda de la coma decimal en lugar del
nmero. Tambin se puede usar la coma decimal
para crear formatos de hora con fracciones de
segundo.
Porcentaje. MS-Excel multiplica por 100 y agrega el
carcter %.
Separador de millares.
MS-Excel separa los
millares con puntos, si el formato contiene un punto
rodeado de nmeros o ceros. Un punto despus del
marcador de lugar para dgitos mide al nmero por
un millar.
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Con el smbolo [Condicin Valor], se puede establecer un criterio propio para cada seccin de un formato de
nmero.
GRFICOS
DEFINICIN DE GRFICO
Un grfico es una representacin grfica de datos de una hoja de clculo. Los valores de las celdas
(puntos de datos) aparecern en el grfico en forma de barras, lneas, columnas, secciones o como otras
formas. Los puntos de datos se agruparn en series de datos que se podrn distinguir con diferentes
colores o diseos. Un grfico le ayudar a evaluar los datos pues se podrn presentar en forma clara e
interesante y adems podr comparar entre los distintos valores de la hoja.
TERMINOLOGA UTILIZADA EN LA GESTIN DE GRFICOS
Grfico Flotante
Es un grfico insertado en la hoja de clculo, que est en lazado dinmicamente con los datos de la hoja de
clculo. Si se modifican los datos de donde se gener el grfico, el grfico cambiar, esto implica un en lace
dinmico.
Serie de datos
Es un conjunto de nmeros que pertenecen a un mismo grupo. Ejemplo : las ventas realizadas en el mes de
Enero es una primera serie, las ventas realizadas en el mes de Febrero es una segunda serie de datos, etc.
Punto de datos
Cada uno de los datos de una serie de datos. Un punto de datos es la interseccin de un valor y una
categora (grupo).
TIPOS DE GRFICO
Grfico de reas
Grfico de Barras
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Grfico de Columnas
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Grfico de lneas
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Subtipos Mx-Min-Cierre
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Grfico Radar
Grfico Superficie 3D
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Podr crear un Grfico Incrustado (como un objeto) en una hoja de clculo cuando desee mostrar el
grfico junto con los datos a los que est asociado.
Podr crear un Grfico en una Hoja Individual de un Libro cuando desee mostrar el grfico separado
de los datos a los que est asociado.
En cualquiera de las dos formas, los datos del grfico se vinculan automticamente a la hoja de clculo
utilizada para su creacin, de tal manera que siempre que cambie los datos de la hoja, dichos cambios
se reflejarn en el grfico.
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