TABLAS DINMICAS

Si hay algo espectacular en una hoja de clculo eso es sin duda la figura de Tablas Dinmicas.
La TD es un monstruo hambriento de nmeros y datos. Maneja con absoluta eficiencia la aritmtica de suma,
recuento y promedio. Es totalmente fiable. Puede poner sus manos al fuego. Es una solucin en busca de
problemas.
Qu es una Tabla Dinmica?
Es una prestacin de Excel que permite resumir grandes volmenes de datos y presentarlos en forma sinptica de
manera que pueda ser entendida y evaluada fcilmente. De hecho, las primeras tablas dinmicas de Excel eran
conocidas como Cuadros Sinpticos. Excel tiene la tendencia de cambiar su propia terminologa a menudo. Los
creadores de la TD al parecer se inspiraron en el cubo de Rubik, el dado aquel con sus 3 ejes y sus facetas mosaico
de colores.
Para entenderle mejor a las tablas dinmicas es conveniente tener en cuenta lo siguiente:
Toman los datos de una base de datos de Excel o fuente externa
Es decir, una simple tabla de datos como la que tenemos en la hoja "Fuente", en este archivo, sirve como origen de
datos con los cuales trabajan las TDs.
Tambin una tabla de datos de una aplicacin de BD puede ser la fuente de datos para una TD.
Presentan los datos en 4 ejes:
Pagina, Fila, Columna y Datos. (este ultimo es obligatorio; los otros opcionales)
No se actualizan automticamente
Cuando se agrega un nuevo registro o se modifica alguno existente en la base de datos fuente de la TD, sta no
refleja los cambios inmediatamente. Para que ello ocurra es necesario actualizar la misma seleccionando una celda
de la TD y ejecutar el comando Datos/ Actualizar datos.
Mantienen en memoria los datos subyacentes
Con una base de datos de menos de 20.000 registros la TD quizas no exigira muchos recursos de memoria al
sistema; pero recuerde que las TD tambien toman los datos de una fuente externa, como ser Acces, Oracle o FoxPro,
y suele ocurrir que esas bases de datos tienen centenares de miles, incluso millones de registros, y para mantener en
la memoria todos esos datos cuando se guarda el archivo que contiene la TD, el mismo tendra un tamao
anormalmente grande. Por ello es conveniente liberar la memoria al momento de guardar y cerrar el archivo. Use el
comando Datos/ Informe de Tablas y grficos dinmicos.../ Opciones.../ Guardar datos con el diseo de la
tabla, y desactive la opcin.
Cuando abra nuevamente el archivo, reactive la opcin y actualice los datos de la TD.
A partir de la versin XP ya no es necesario reactivar esta opcin. Basta con ejecutar el comando Datos/ Actualizar
Datos

Vendedor
Abad
Belinda
Abad
Sandalio
Belinda
Belinda
Belinda
Yusara
Belinda
Yusara
Yusara
Abad
Abad
Belinda
Belinda
Yusara
Abad
Abad
Sandalio
Belinda
Yusara

Producto
Gomas
Agendas
Gomas
Lpices
Gomas
Llaveros
Lpices
Lpices
Llaveros
Llaveros
Agendas
Gomas
Lpices
Lpices
Agendas
Agendas
Agendas
Lpices
Llaveros
Lpices
Lpices

Cantidad
56
1097
958
206
680
1452
827
1707
970
916
112
1394
1865
1896
1266
6
556
987
611
1375
523

Regin
Norte
Norte
Centro
Sur
Sur
Norte
Norte
Norte
Centro
Sur
Centro
Norte
Norte
Norte
Norte
Norte
Norte
Sur
Norte
Centro
Sur

Fecha
12-Jan-05
9-Feb-05
9-Mar-05
6-Apr-05
4-May-05
1-Jun-05
29-Jun-05
27-Jul-05
24-Aug-05
21-Sep-05
19-Oct-05
16-Nov-05
14-Dec-05
11-Jan-06
8-Feb-06
8-Mar-06
5-Apr-06
3-May-06
31-May-06
28-Jun-06
26-Jul-06

3 tablas dinmicas con vistas sencillas

Detalle en el eje FILA

Regin
Vendedor

(Todas)
(Todas)

Regin
Producto

(Todas)
(Todas)

Vendedor
Producto

Producto
Agendas
Gomas
Lpices
Llaveros
Total general

Total

Vendedor
Abad
Belinda
Sandalio
Yusara
Total general

Total

Regin
Centro
Norte
Sur
Total general

3037
3088
9386
3949
19460

5816
9563
817
3264
19460

(Todas)
(Todas)
Total
3415
12733
3312
19460

Ejemplo de TD algo mas compleja

Detalle en los ejes FILA y COLUMNA
Obtenga datos selectivamente con el control de la celda c6
Vendedor
Producto
Agendas
Gomas
Lpices
Llaveros
Total general

(Todas)
Centro
112
958
1375
970
3415

Norte
2925
1450
6295
2063
12733

Sur
680
1716
916
3312

Total general
3037
3088
9386
3949
19460

Tabla dinamica con 2 campos en el eje FILA y uno en ele eje PAGINA

Vendedor

(Todas)

Regin

Producto
Agendas
Gomas
Lpices
Llaveros

Centro
Total Centro
Norte

Agendas
Gomas
Lpices
Llaveros

Total Norte
Sur
Total Sur
Total general

Gomas
Lpices
Llaveros

Total
112
958
1375
970
3415
2925
1450
6295
2063
12733
680
1716
916
3312
19460

TD con 2 campos en el eje FILA y uno en ele eje COLUMNA

Suma de Cantidad
Vendedor
Producto
Abad
Belinda
Sandalio
Yusara
Total general

Regin
Centro
958
2,345
112
3,415

Norte
3,871
6,538
611
1,713
12,733

Sur
Total general
987
5,816
680
9,563
206
817
1,439
3,264
3,312
19,460

TD igual que el ejemplo 4 pero con autoformato

Vendedor

Abad

Producto
Agendas
Gomas
Lpices

Agendas
Gomas
Lpices
Llaveros

Total Belinda
Sandalio

958

958

Total Abad

Belinda

Centro

987

Total general
556
2,408
2,852

3,871

987

5,816

680
1,375
970

2,723
1,452

2,345

6,538

Lpices
Llaveros

112

6
1,707

2,363
680
4,098
2,422

680

9,563

206

206
611

206

817

523
916

118
2,230
916

611

611
Agendas
Lpices
Llaveros

Sur

2,363

Total Sandalio

Yusara

Norte
556
1,450
1,865

Total Yusara

112

1,713

1,439

3,264

Total general

3,415

12,733

3,312

19,460

TD con fechas agrupadas

Vendedor
Producto
Regin

(Todas)
(Todas)
(Todas)

Meses

Operaciones

Ene
Feb
Mar
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic

Total general

1
1
1
1
1
2
1
1
1
1
1
1

13

Fecha (Todas)
Aos 2005

Cantidad
56
1,097
958
206
680
2,279
1,707
970
916
112
1,394
1,865

12,240

El inconveniente de
El inconveniente de
agrupar fechas en las
agrupar fechas en las
tablas dinmicas es que
tablas dinmicas es que
no es fcil actualizar la TD
no es fcil actualizar la TD
cuando se agregan
cuando se agregan
nuevos registros a la base
nuevos registros a la base
de datos.
de datos.
Se desconfigura.
Se desconfigura.
Desaparecen de la TD los
Desaparecen de la TD los
campos Meses y Aos.
campos Meses y Aos.
En la leccin 6 est la
En la leccin 6 est la
solucin al problema.
solucin al problema.

nte de
ente de
as en las
has en las
cas es que
micas es que
tualizar la TD
ctualizar la TD
regan
gregan
ros a la base
stros a la base

ura.
gura.
de la TD los
n de la TD los
es y Aos.
ses y Aos.

6 est la
n 6 est la
oblema.
problema.

Ejemplo de TD algo mas compleja

Vendedor con detalle de porcentaje
Regin
Producto

Vendedor
Belinda
Abad
Yusara
Sandalio

Total general

(Todas)
(Todas)

Cantidad
9,563
5,816
3,264
817

%
49.1%
29.9%
16.8%
4.2%

19,460 100.0%