UNIDAD II. INTRODUCCION AL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. 2.1 El enfoque de los sistemas administrativos en las organizaciones. Sistemas de planeacién Podemos definir la actividad de planteamiento como la accién consistente en definir objetivos y elegir los medios aptos para alcanzarlos EI proceso de planteamiento es en general elitista y aprovecha una pequefia proporcién del potencial creativo de la organizacién. Para Hamel (1997) el problema principal en las organizaciones es que no alcanzan a entender la diferencia entre “planificar’ y “estrategizar’. El planteamiento tiene que ver con la programacién, no con el descubrimiento. El planteamiento es para los tecnécratas, no para los sofiadores. Planteamiento tdctico. Se caracteriza por decisiones que se basan en el andlisis de relaciones insumo-producto, de costo-beneficio y de ingresos-egresos, Surge en consecuencia, la evidente necesidad de un modelo que integre la fase de planificacién estratégica (objetivos, opciones estratégicas, generadores de valor identificados en la relacién empresa-mercado) con la fase de planificacién tdctica (presupuestos, proyectos, programas, etc.) Planteamiento operativo. Entendemos la seleccién de los procedimientos més convenientes para la ejecucién de los programas. Sistema financiero, Tiene por objetivo administrar el capital invertido por los accionistas y los fiyjos de fondos (ingresos y egresos) que se producen por el desarrollo de las actividades de la organizacién. Estos flujos se originan en la cobranza de los montos generados por la venta de los bines y/o servicios, y los egresos, por el pago de la obligaciones contraidas por la organizacién. El responsable en la toma de decisiones financieras debe asegurar recursos para el desarrollo de las operaciones habituales que lleva acabo la organizacion (capital de trabajo) y puede optar entre distintas posibilidades de inversion de los excedentes de caja recurriendo al mercado financiero; este retribuye a la organizacién un interés por la colaboracion de dinero durante un plazo en el cual permanece inmovilizado. Asimismo, debe elegir entre las distintas fuentes definanciamiento a las que puede recurrir cuando el estado de liquidez resulte desfavorable. Con respecto a las fuentes de financiamiento podemos distinguir, basicamente: - Aportes de capital de los accionistas, tanto inicial como por ampliaciones futuras; - _Utilidades obtenidas y no repartidas entre los accionistas; - Préstamos obtenidos en entidades financieras - Créditos otorgados por los proveedores para las operaciones habituales. Sistema de recursos humanos 0 personal. Este sistema comprende todas las actividades necesarias para satisfacer los requerimientos de los distintos sectores de la organizacién en materia de recursos humanos. Por lo tanto, debera ocuparse en primer lugar de identifica las necesidades de este recurso, teniendo presentes los objetivos y politicas fijados al respecto por la direccién. Las actividades restantes que estén comprendidas en el sistema tienen que ver con la incorporacién del recurso humano (reclutamiento, seleccién y adiestramiento), su administracién (administracién de legajos, administracién de remuneraciones y liquidacién de haberes) y su mantenimiento dentro de la organizacién (evaluacién de desemperio, capacitacién y desarrollo). Es importante resaltar que este sistema se relaciona con los demas sistemas operativos, es decir, los de abastecimiento, conversién, ventas y finanzas (cobranzas y pagos). La caracteristica que diferencia a este sistema de los demas es que se trata de un apoyo para el resto, ya que se ocupa de la administracién de un recurso necesario para e! desarrollo de todos ellos. En su interior se encuentra el sindicato, con un peso particular, en la medida en que defiende no sélo los interese de los trabajadores, sino también los propios, con el objeto de fortalecer su representatividad. Descripcién de! proceso El proceso se inicia con el reciutamiento del personal necesario, con el objeto de satisfacer el 0 los requerimientos de la organizacién, y tiene por la finalidad incorporar personas idéneas para el desarrollo de las distintas funciones solicitadas. Las fuentes y/o canales para efectuar la biisqueda de esa gente sonbastante variados: puede hacerse fuera de la organizaci6n, en lo que se denomina “mercado de trabajo" ~ya sea a través de propio departamento de Personal como en una consultora extema-, 0 dentro de la propia empresa; en este caso puede utilizarse como un elemento de motivacién para el desempefio de los individuos. A esta actividad de reclutamiento sigue la seleccién, cuya finalidad es establecer cual de los candidatos satisface mejor el perfil requerido para ocupar el puesto. La seleccién comprende distintos pasos que van desde el andlisis de la informacion y antecedentes laborales y ambientales pedidos al postulante en su solicitud de empleo, hasta la entrevista y evaluaciones (psicol6gica, técnica y fisica) Tras la eleccién definitiva se pone en marcha la segunda etapa, que comienza con el adiestramiento 0 induccién (adoctrinamiento). En esta actividad no solo participa el departamento de Personal, sino que este comparte el compromiso con el responsable de! departamento o del sector al que se incorpore la persona. Tiene Por finalidad “socializar” al individuo inculcdndole a través de distintos métodos los valores y costumbres que hacen la cultura de la organizacién. Sistema de recursos materiales. Es la parte que se encarga de dar un tratamiento especifico a los insumos Productivos, incluye la determinacién de los procedimientos a seguir y medios materiales y humanos a utilizar para el movimiento de los productos dentro de los almacenes y locales de venta de la propia empresa. EI manejo de materiales puede llegar a ser el problema de la produccién ya que agrega poco valor al producto, consume una parte del presupuesto de manufactura Este manejo de materiales incluye consideraciones de: - Movimiento - Lugar - Tiempo - Espacio - Cantidad EI manejo de materiales debe asegurar que las partes, materias primas, material en proceso, productos terminados y suministros se desplacen periédicamente de un lugar a otro. El manejo de materiales debe considerar un espacio para el almacenamiento.En una época de alta eficiencia en los procesos industriales las tecnologias para el manejo de materiales se han convertido en una nueva prioridad en lo que respecto al equipo y sistema de manejo de materiales. Pueden utiizarse para incrementar la productividad y lograr una ventaja competitiva en el mercado. Aspecto importante de la planificacién, control y logistica por cuanto abarca el manejo fisico, el transporte, el almacenaje y localizacién de los materiales, Sistema de organizaci6n, procedimientos y métodos. Considerado como una disciplina que maneja sus propias tecnologias y metodologias de investigacién, busca incrementar la eficiencia y la eficacia de las organizaciones, a través de transformaciones en su estructura, sistemas procedimientos de trabajo y comportamiento institucional. Las nuevas lineas del pensamiento administrativo, conciben a la organizacién desde diferentes enfoques tedricos. Estos acercamientos conceptuales han redimensionado el propio estudio de organizacion y métodos EI enfoque de sistemas permite visualizar a las organizaciones como un todo integral, desde el punto de vista interno y de sus relaciones con el medio ambiente en el que se desarrollan, a la vez que facilita estudiar las partes de este todo, asi como las relaciones que guardan entre si y con el contexto que interactiian con el fin de adecuar su funcionamiento para responder con eficacia y eficiencia a las nuevas y conscientes demandas sociales Concibe a la organizacién misma en términos de flujos y procesos; y dado a que las partes elementales de la organizacién son la gente que participa en la misma, esta debe desarrollar los procesos y crear y mantener esos flujos. Asi, existe la necesidad de organizar el trabajo de tal forma que se pueda facilitar la ejecucion eficaz y efectiva de las tareas organizacionales Sistema de recursos tecnolégicos. Se le define como un método (0 procedimiento) para efectuar algo, en esta definicién se deben de considerar los medios (instrumentos, herramientas y maquinas) vinculados al procedimiento y a la clase de materiales que se ransforman. También debe incluir los conocimientos cientificos formales (escritos y al alcance de cualquier persona o institucién), asi como los que forman parte de la cultura de la sociedad en general: empresa, grupo de trabajo o trabajador enParticular, todo lo anterior con un objetivo especifico que generalmente es de producir y comercializar un bien o un servicio A la tecnologia como variable motriz de las organizaciones se le debe administrar con un enfoque estratégico considerando la brecha existente entre lo que se tiene y lo que se desea A la tecnologia no se le considera como un elemento tinico y aisiado, sino que por el contrario se percibe como una serie de elementos interrelacionados con el objetivo comtin de satisfacer las necesidades de los clientes; en otras palabras se les define como sistema. 2.1.1. Ambiente administrativo Shoderbek y otros, en su libro Sistemas administrativos, consideran al ambiente de un sistema como todo lo que es externo a él, aquello que no puede controlar y Que al mismo tiempo ejerce una influencia considerable y significativa en su propio comportamiento. La organizacién se desarrolla en un medio determinado con el cual mantiene una relacién dinamica y mutua permanente de mayor o menor grado, segtin sea su naturaleza EI ambiente determina la incertidumbre y las restricciones de las organizaciones; a complejidad y el cambio contribuyen a la incertidumbre, y la hostilidad y Giversidad constituyen restricciones. Mintzberg propone el andlisis de cuatro variables que caracterizan el ambiente; las restricciones son consecuencia de la munificencia del entorno. a CARACTERISTICAS DEL AMBIENTE eee cee eeee eee Simple | «————-+complejo Estable = «——______ indmico Munificente <———————+ostil Integrado 4 Diversificado | ee |El ambiente puede ser simple o complejo: es simple cuando el producto 0 servicio no requiere un trabajo y atencién calificados. Es complejo cuando las exigencias ‘son mayores y, en consecuencia, hacen falta conocimiento sofisticados acerca del Producto o servicio, acerca de los clientes u otros factores; en este caso, el trabajo tiende a ser profesional El ambiente puede variar entre estable y dindmico: es estable cuando los cambios ‘son predecibles; por ejemplo, en el caso de un diario o revista, los cambios existen en forma continua y se convierten en una constante, de manera que su entorno se toma estable. Es dindmico cuando los cambios no se pueden predecir, como ocurre con la tecnologia. Las condiciones cambiantes del entorno requieren mayor adecuacién de las estructuras que las condiciones estables La munificencia puede aplicarse a la Politica gubernativa, a la disponibilidad de apoyo financiero, al acceso a canales de distribucién estratégicos, a la presencia de recursos humanos capacitados y de recursos fisicos criticos. El ambiente es hosti! cuando la situacién no favorece a la organizacién, porque se ve afectado por la competencia, por las relaciones que mantienen la organizacin Con los sindicatos, el gobierno y otros grupos externos, 0 por la disponibilidad de recursos con que cuenta. EI mercado al cual se orientan los productos y servicios puede ser integrado 0 diversificado. Es integrado cuando el producto 0 servicio es Unico, o la zona geogréfica en la que se comercializa es una sola; es diversificado cuando la empresa atiende a una amplia gama de clientes con productos o servicios diferentes, o la distribuye en zonas geograficas diversas Las estructuras de las organizaciones son mas burocrdticas cuando el ambiente es més simple, estable y/o munificente; y mas organicas, cuando este es complejo, dinamico y/u hostil. Los nuevos enfoques ecolégicos sostienen que las organizaciones pueden trabajar en equipo para controlar la incertidumbre del entomo y prever sus amenazas. EI ambiente administrativo puede verse también como un ambiente econémico, ambiente ético, ambiente politico, ambiente social, ambiente tecnolégico. Ambiente econdmico: ambiente de los administradores que se relaciona con elementos tales como la disponibilidad y el precio; el capital, los materiales, la productividad, ejecutivos de alta calidad, la politica fiscal, los clientes y la demanda de bienes y servicios. Ambiente ético: ambiente de los administradores que se relaciona con los grupos de estandares de conducta socialmente aceptadosAmbiente politico: ambiente de los administradores que se relaciona con la legislacién, reglamentaciones y dependencias gubernamentales y sus acciones. Ambiente social: ambiente de los administradores que se relaciona con las actitudes, deseos, expectativas, grados de inteligencia, creencias y costumbres de las personas en cualquier grupo 0 sociedad determinadbs: fuerzas sociales. Ambiente tecnolégico: ambiente de los administradores relacionado con elementos tales como el conocimiento de la forma de hacer las cosas y los inventos y las técnicas en las areas de procesos, méquinas y herramientas. Algunos factores de! ambiente que pueden afectar en forma directa o indirecta a las organizaciones son: EI marco fisico: la naturaleza condiciona al ser humano pero no en forma absoluta Se puede luchar contra el marco geogréfico, el clima, el acceso o no al agua; son factores que influyen, pero no determinan a la organizacién. EI marco social: las normas sociales son los parametros que moldean la conducta, las actitudes y los valores de los miembros de una organizacién. Dichas normas se derivan de las leyes, las costumbres, las creencias y las précticas habituales, y hay que tenerlas en cuenta en el momento de tomar decisiones sobre los comportamientos, cuando se disefian los puestos. EI marco politico: el proceso econémico actual trae como consecuencia la caida de las fronteras nacionales en lo econémico, en lo politico y en lo cultural; surgen ideas criticas al progreso y la ‘*modemizaciéon’ EI marco econémico: con la globalizacién de la economia, el norte se extiende hacia el sur; continentes enteros como Asia o América del Sur estén uniéndose a los paises desarrollados, Una empresa debe comprender lo que sucede en su propio pais, que es lo mas importante para determinar su capacidad, 0 incapacidad, de crear y mantener una ventaja competitiva en términos internacionales. 2.2. Conceptos basicos. 2.2.1. El concepto de los sistemas. Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto 0 combinacién de cosas 0 partes que forman un todo complejo 0 unitario. Es un conjunto de abjetos unidos Por alguna forma de interaccién o interdependencia. Los limites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedadEI concepto de sistema se define como un conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y métodos), relacionados entre si, que contribuyen a realizar una funcién. 2.2.2.1. Elementos fisicos Formas: Se refiere a los distintos tipos de formatos que se utlizan dentro de una entidad -Reportes: Un reporte es un informe o una noticia, -Equipo: Se refiere a aquello tangible que sirve para el desarrollo de la actividad que realice la empresa -Material: Hace referencia a lo que se necesita para la elaboracién de un bien o servicio, desde la materia prima para la elaboracion asi también como las herramientas -Papel 2: .2 Elementos de informacién. Los elementos de informacién pueden ser: -Datos: Un dato es un documento, una informacién o un testimonio que permite llegar al conocimiento de algo o deducir las consecuencias legitimas de un hecho -Archivo de datos (memoria): La finalidad general es almacenar informacién y permitir a los usuarios recuperar y actualizar esa informacion con base en Peticiones. Esta informacién puede ser cualquier cosa que sea de importancia para el individuo 0 la organizacién; es decir, todo lo que sea necesario para auxiliarle en el proceso general de su administracién -Instrucciones, 4cémo hacerlo? -Procedimientos, {qué hacer y cémo hacerlo? (método): EI Procedimiento es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuacién administrativa para la realizaci6n de un fin, no se confunda con proceso administrativo. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisién de un acto administrativo.-Medidas evaluaciones-comparaciones: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando la determinacién de las desviaciones y la adopcién de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas 2.2.2.3. Elementos humanos. -Quién -Acciones tomadas -Conexiones-interrelaciones 2.2.2. Concepto de procedimiento. Es el conjunto de actos y diligencias conducentes a la emision de un acto administrative. Es decir el procedimiento administrative es la secuencia de operaciones 0 pasos concatenados entre si y que ordenamos en forma ldgica, permiten alcanzar un objetivo predeterminado. 2.2.3, Concepto de método. Serie 0 conjuntos de pasos ordenados y sistematizados que tienen como fin llegar a la obtencién del conocimiento. Proviene del vocablo griego, meta-fin y odos- camino, es decir, “el camino para llegar a un fin” 2.2.4. Concepto de actividad. Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un Programa 0 subprograma de operacién, que consiste en la ejecucién de ciertos procesos 0 tareas (mediante la utilizacién de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado), y que queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo. Es una categoria programética cuya produccién es intermedia, y por tanto, es condicién de uno 0 varios productos terminales. La actividad es la accién presupuestaria de minimo nivel e indivisible a los propésitos de la asignacién formal de recursos. Conjunto de operaciones 0 tareas que son ejecutadas por una persona o unidad administrativa como parte de una funcién asignada. Tipos de actividades - Actividad técnica: (fabricacién, produccién, transformacién.) - Actividad comercial: (compras, ventas, investigacion de mercado) - Actividad financiera: ( busqueda y administracion de capitales) - Actividad de seguridad: ( proteccién de bienes y de personas)- Actividad de contabilidad: (inventarios, balance, precio de costo, estadistica) - Actividad de administracién: (previsién, organizacién, mando, coordinacién, y control. 2.2.5. Concepto de operacién. Cada una de las acciones, pasos o etapas, fisicas 0 mentales que es neceserio ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor determinada. Es la division minima del trabajo administrativo. 2.2.6, Concepto de funcién. Conjunto de actividades asignadas a cada uno de las unidades administrativa que integran una institucién que se define a partir del ordenamiento que la crea. Grupo de actividades afines necesarias para alcanzar los objetivos de una institucién 2.2.7. Concepto de simplificacién de trabajo, La simplificacién se aplica en la administracién para reducir la complejidad de un trabajo, es decir, hacer las cosas més faciles, con menos etapas, menos tareas La simplificacion se puede aplicar de diversas maneras como: = Duplicacién y/o fragmentacién de tareas: Verificar en que parte de los procesos se estn llevando a cabo duplicacién de tareas y asi eliminarlas - Flujos completos 0 cuellos de botella: cambiar el orden de las tareas, combinandolas o separandolas para balancear el trabajo de los integrantes de la organizacién - Reducir el movimiento: Al hacer un pedido de materias primas, en vez de trasladarse hasta el establecimiento se puede realizar mediante una llamada telefénica 0 un correo electrénico. - Eliminar registros 0 formatos: Reducir formatos que no se utilizan en la organizacién al igual registros que estén de mas 0 en su caso duplicados. Se recomienda realizar estas verificaciones al menos cada seis meses. 2.2.8. Estudio de trabajo. Es la aplicacién de ciertas técnicas que se utilizan para examinar el trabajo humano en todos sus contextos y que llevan sistematicamente a investigar todos los factores que influyen en la_eficiencia y economia de la situacién estudiada, con el fin de efectuar mejoras.Procedimiento basico para el estudio del trabajo 1. Seleccionar el trabajo 0 proceso que estudiar. 2. Registrar por observacién directa cuanto sucede utilizando las técnicas mas apropiadas. 3._Examinar los hechos registrados. ,Qué?, Dénde?, yCudndo?, gQuién? y éCémo? 4, Idear otro método. 5. Definir el nuevo método y el tiempo correspondiente. 6. Implantar el nuevo método como practica general aceptada. 7. Mantener en uso la nueva préctica mediante procedimientos de control adecuados. & Qué se hace en realidad | ELIMINAR partes Froposite: Por qué hay que hacerlo innecesarias del trabajo Dénde se hace Lugar Por qué se hace alll COMBINAR siempre que sea posible u ORDENAR de nuevo la Cuando de hace ° Sucesién sucesion de las i Por qué se hace en ese momento oraaee 7 para obtener mejores Quien lo hace ersene Por qué lo hace esa persona seamen Medios Cémo se hace SIMPLIFICAR la Por qué se hace de ese modo operacion 2.3. Funciones genéricas de una unidad de organizacién de sistemas. cu lades De Mejoramiento Administrativo). Son las unidades administrativas creadas por las organizaciones con el propésito de proponer y llevar a la practica medidas de racionalizacién para mejorar su desemperio. Contribuir al mejoramiento administrative de una organizacién, para la cual Proponen y concretan medidas de apoyo técnico orientadas a optimizar sus planes, programas, estructura, procesos, procedimiento, funciones, sistemas o proyectosDebido a la naturaleza de sus funciones, estas unidades pueden ser identificadas con diferentes nombres, los cuales se asignan de acuerdo con las necesidades o Fequerimientos de cada organizacién: entre los ms comunes se encuentran los siguientes: * De organizacién y métodos * De asistencia técnica * De asistencia técnica y normatividad * De sistemas y procedimientos * De organizacién y sistemas * De apoyo técnico * De innovacién y calidad La composicién de una unidad de estas caracteristicas se determina por la naturaleza de la organizacién, tamafio, sector y giro industrial, alcance, tipo de producto y/o servicio, nivel de desarrollo tecnolégico y grado y forma de la delegacién de autoridad En la figura 1 se incorpora una estructura “tipo” de una unidad de mejoramiento administrativo (UMA). NOMBRE DE LA UNIDAD ORGANIGRAMA GENERAL Titular an, 7 ] Analisis Informacion Y Proyectos | Organizacional Programacién Especiales | Analistas “Analistas [_Analistas Figura’: Estructura ‘tipo’ de una unidad de mejoramiento administrativo UMA, Fuente: Benjamin Y Fincowsky, 20142.3.1. Adscripcion Es recomendable que estas unidades se adscriban a la maxima autoridad de la organizacién 0, en su defecto, que dependan del érgano encargado de las funciones adjetivas — particularmente las relacionadas con _planeacién, Programaci6n y sistemas— 0 del responsable de manejar los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolégicos. EI otro elemento que desempefia un papel decisivo en su ubicacién en la estructura orgénica es el tipo de autoridad que se les asigna, esto es, si se les crea como érgano de linea o autoridades Staff (asesoras). De acuerdo con estas dos opciones, a continuacién se presentan las alternativas de posicién en un organigrama. 2.3.1.1 En el Sector Publico En este sector las unidades pueden colocarse en diferentes adscripciones, segun la naturaleza de la institucion a la cual pertenecen, 2.3.1.1.1 A Nivel Central Las instituciones que integran este nivel son las conocidas como secretarias, ministerios o dependencias del Ejecutivo Federal,En la figura 2 aparecen tres opciones de adscripcién como érganos asesores: SECTOR PUBLICO A NIVEL CENTRAL {COMO ORGANO ASESOR) NIVEL NIVEL Secretaria uma ]@ Subsecretaria [ ] ] | oficiatia Mayor uma |@ uma ]@ Direccién [ 1 3 General eee ee J Figura 2: Estructura "tipo" de unidad de mejoramiento administrative (UMA). Fuente: Benjamin Y Fincowsky; 2014 @ Directamente del secretario del ramo @ De un subsecretario @® Del oficial mayorEn la figura 3 se incluyen dos ubicaciones como érganos de linea ‘SECTOR PUBLICO A NIVEL CENTRAL (COMO ORGANO DE LINEA) Nivel NIVEL Secretaria | BEC eee Pr Eee EE Eee subsecretaia [] [] [J oficiata mayor Direccién i 1 General ] uma |@ Direccién De Area uma 1@ Figura 3: Las UMA como érganos de linea en el sector publico a nivel central. Fuente: Benjamin Y Fincowsky, 2016 @ Como una direccién general de la oficialia mayor o de una subsecretaria @ Como una direccin de area dependiente de esas mismas unidades2.3.1.1.2. A Nivel Paraestatal Las instituciones que forman parte de este nivel colaboran con el Poder Ejecutivo y se agrupan en torno a un sector administrativo. En la figura 4 se muestran tres niveles de adscripcién en calidad de érganos asesores: Nivet SECTOR PUBLICO A NIVEL PARAESTATAL, (COMO ORGANO ASESOR) bireccién Genera uma |@ ‘ ae sundreecn [7] | ofa Mayor uma |@ Dread 0 elena st Gerencia De Area | oa Subgerencia O Departamento Figura 4 Niveles de adseripcién en el sector piblico a nivel paraestatal de las UMA Fuente: Benjamin Y Fincowsky, 2014 @ Como unidad de Staff del titular de la institucion @ Como unidad de apoyo de una subdireccién divisional o su equivalente @® Como unidad asesora de una direccién o gerencia de areaEn la figura 5 se presentan como érgano de linea, por lo que se les puede encontrar en tres puntos del gréfico: NIVEL SECTOR PUBLICO A NIVEL PARAESTATAL (COMO ORGANO DE LINEA) Direccién | General 7 Subdireccién ] [oma] @ i 6nO cerencia De krea LUMA ]@ Subgerencia 0 Departamento uma |@) Figura 6: Las UMA como érganos de linea en el sector piblico a nivel paraestatal, Fuente: Benjamin Y Fincowsky, 2014 @® Como subdireccién divisional o su equivalente @® Como direccion o gerencia de drea @® Como subgerencia o departamento2.3.1.1.3. A Nivel De Gobierno Estatal Las representaciones que se encuentran en este nivel son las llamadas entidades federativas, gobierno de los estados o departamentos. En la figura 6 se le puede ‘situar en dos distintas instancias en su caracter de organo asesor: NIVEL SECTOR PUBLICO A NIVEL GOBIERNO ESTATAL (COMO ORGANO ASESOR) Gobernador uma |@ Secretarios | in | re Estatales eI) uma | @ Direccién Figura 6: Las UMA como érgano asesor en el sector publico a nivel estatal, Fuente: Benjamin Y Fincowsky; 2014 @ Adscritas a la oficina del gobernador @ Subordinadas a un secretario estatalEn la figura 7, con mando lineal, se les puede colocar en dos areas: NIVEL SECTOR PUBLICO A NIVEL GOBIERNO ESTATAL (COMO ORGANO DE LINEA) Gobernador “Sale Lows JO] | Direccién uma |@ Figura 7: Las UMA como érgano de linea en el sector piblico a nivel estatal. Fuente: Benjamin Y Fincowsky, 2014 @ Como soporte del gobierno con nivel de secretaria estatal @® Como direccién bajo las érdenes de un secretario estatal 2.3.1.2. En el Sector Privado Por lo que se refiere a este sector, las unidades pueden inscribirse en lugares diferentes, ya que en este dmbito existen micros, pequefias, medianas y grandes ‘empresas.En la figura 8 pueden encontrarse de tres maneras con autoridad de asesoria: NIVEL SECTOR PRIVADO (COMO ORGANO ASESOR) Direccién O Gerencia Divisional @ UMA uma |@ cerenca [ oma] Subgerencia Figura 8: Las UMA como organos asesores en el sector privado, Fuente: Benjamin ¥ Fincowsky; 2014 @ Como un Staff del director general @ Como asistente de una subdirecci6n o gerencia divisional @ Como drgano asesor de una gerencia de 4reaEn la figura 9 se insertan tres posiciones adscritas como érganos de linea: NIVEL SECTOR PRIVADO (COMO ORGANO DE LINEA) Direccién O Gerencia General Subdireccién O : | Gerencia [ ] [ UMA ]® Divisional ang ce { | [oma ]@ Subgerencia uma |@ Figura 8: Las UMA como érganos de linea en el sector privado, Fuente: Benjamin Y Fincowsky; 2014 @® Como subdireccién o gerencia divisional @ Como gerencia de drea @ Como subgerencia de area 2.3.1.2.1 Funciones Generales De Los Organos Asesores Estudian y analizan la estructura y el funcionamiento general de una organizacion. con base en lo cual: ‘A) Proponen y, en su caso, adaptan los sistemas administrativos y las modificaciones que permitan elevar su eficiencia B) Diagnostican sobre los procesos, métodos de operacién y los sistemas de informacién. C) Disefian sistemas que incluyen el estudio de los recursos de tecnologia de la informacién necesarios para su correcto funcionamiento.D) Elaboran manuales administrativos para los sistemas aprobados y controlan su aplicacin y mantenimiento. E) Adecuan la estructura organizacional y las funciones a las disposiciones legales vigentes en coordinacién con las areas u érganos juridicos. F) Asesoran a las areas 0 unidades de la organizacién en la interpretacion y aplicacién de técnicas administrativas. G) Realiza_una labor de investigacion permanente para allegar a la organizacién elementos de tecnologia de punta en forma agil y oportuna H) Promueve la capacitacién, el desarrollo y adiestramiento constante del personal de la organizacién. 1) Coordina la presentacién de los nuevos proyectos y de estudios especiales a los diferentes niveles jerarquicos. 2.3.1.2.2. Personal Estas unidades integran técnicos y profesionales de distintas especialidades que cumplen funciones especificas dentro de la estructura y de la forma de trabajo con la cual operan. Normalmente, los puestos que las caracterizan se identifican con los siguientes nombres genéricos: au Coordinador General ~ Lider De Proyecto ~ Analista 0 Programador Técnico ae 2.3.1.2.3. Caracteristicas Generales Del Personal = Estabilidad Emocional = Etica Profesional ~ Mente Analitica = Objetividad Capacidad De Negociacién = Actitud Positiva Claridad De Expresion Verbal Y Escrita a aFacilidad Para Trabajar En Grupo Capacidad De Observacién Creatividad Iniciativa Discrecion 2.3.2 Servicio De Consultoria 2.3.2.1. Definicion Es el servicio que brinda u n profesional independiente a una persona fisica 0 moral, con el propésito de ayudarla a percibir, comprender y resolver problemas prdcticos relacionados con su forma de operar y su entorno. 2.3.2.2. Caracteristicas Fundamentales La consultoria posee rasgos distintivos muy especificos ev Es un servicio consultivo Se basa en hechos concretos La proporciona personal calificado Permite una vision imparcial del entorno Facilita la deteccién y comprensi6n de problemas en forma objetiva Proporciona soluciones viablesBibliografia: Franklin, F. E. B. (2014). Organizacién de empresas. 4° Edicién. México: McGraw- Hill Alvarez, T. M. G. (2008). Manual para elabora_manuales de politicas_y procedimientos. 2° Edicién. México: Panorama. Mahler, Walter R. (1982).Planeacién_de la estructura en las organizaciones México. Gilli, Juan José. (2007). Disefio oraanizativo: estructura y procesos. 1° Edicién. Grarica.