LA GRAN FERIA CAMPESINA

La llave de la economia

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIN
CODIGO:GFC-P-36

VERSIN : 0

FECHA DE ELABORACIN: 14/11/2014

1. OBJETIVO
Gestionar estrategias de comunicacin que fortalezcan competencias comunicativas en la
organizacin internamente y con las partes interesadas.
2.

ALCANCE
Inicia desde la necesidad de comunicacin en la organizacin y administracin de la comunicacin
interna, partes interesadashasta la recepcin correcta de la informacin.
3. DEFINICIONES
Comunicacin ascendente: comunicacin desde los subalternos hacia los superiores y continua
ascendiendo por la organizacin.
Comunicacin descendente: comunicacin desde la alta direccin hacia los dems niveles de la
organizacin.
Comunicacin transversal: incluye los flujos tanto ascendente como descendente y fluye entre
todos los niveles, procesos y servidores.
Comunicacin Organizacional: es el componente de control que orienta la difusin de polticas y la
informacin generada al interior de la entidad, para una clara identificacin de los objetivos, las
estrategias, los planes, los programas y los proyectos hacia los cuales se orienta las acciones de la
entidad.
Debe convocar a los servidores pblicos referente a una imagen corporativa que comprenda una
gestin tica, eficiente y eficaz, que proyecte su compromiso.
Medios de Comunicacin: Como medios de comunicacin se definen las herramientas tecnolgicas
y dems, que dispone la entidad para divulgar las acciones que realiza y que permite llegar a los
diferentes grupos de inters tanto externos como internos.
4. RESPONSABILIDADES
El responsable de la comunicacin tiene la responsabilidad de crear y manejar los canales adecuados
que lleven la informacin de forma adecuada identificando a quien va dirigida segn la importancia de
la misma as mismo tener una comunicacin directa con los accionistas para que ellos aprueben las
ideas a comunicar.

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5. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
O

ACTIVIDADES

5.1

RECIBIR
SOLICITUDES
DE
LOS
PROCESOS
Recibir solicitudes de la informacin a divulgar
de acuerdo a su importancia Ej. Talento
humano, actividades, cumpleaos, retiros
hacia los empleados para fortalecer la
comunicacin interna.

Responsable de
comunicacin

5.2

ASIGNAR UN RESPONSABLE:
Asignar un responsable de comunicacin, ya
sea en la parte administrativa o de gestin de
talento humano para atender el requerimiento
de divulgacin de la informacin.

Responsable de
comunicacin

REALIZAR ACCIONES DE COMUNICACIN:

Realizar las acciones de comunicacin
organizacional conforme a las solicitudes
presentadas.
Divulgacin de la informacin
El tipo de informacin que se divulgue puede
realizarse mediante: carteleras las cuales se
publicaran en la cartelera de avisos, volantes
que sern distribuidos en un punto de cada
proceso o correos electrnicos enviados desde
la gerencia los cuales sern actualizados
dependiendo de la informacin que se requiera
comunicar segn el anexo 1 y 2.

Responsable de
comunicacin

NA

Jefe de
comunicacin

Formato de seguimiento
a comunicacin.

5.3

5.4

REALIZAR SEGUIMIENTO A LOS CANALES

DE COMUNICACIN:
Realizar seguimiento al cumplimiento de los
canales que la organizacin confirmando que
la informacin si ha sido recibida tanto por el
personal de la organizacin como por las
partes interesadas.

RESPONSABLES

DOCUMENTO
REGISTRO

No

Formato de seguimiento
a comunicacin.
GFC-F-51

Formato de seguimiento
a comunicacin.
GFC-F-51

GFC-F-51

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No

ACTIVIDADES

5.5

REALIZAR SEGUIMIENTO AL CANAL DE

LAS PARTES INTERESADAS :
Realizar
seguimiento
de
los
canales
establecidos entre la organizacin, clientes,
proveedores y entidades que soliciten
informacin correspondiente a la organizacin
buscandoque la comunicacin sea asertiva y
as poder realizar cualquier cambio que se
considere necesario.

Jefe de
comunicacin

5.6

PERCEPCIN Y SATISFACCIN DEL

CLIENTE: Aplicar encuestas de percepcin o
satisfaccin relacionadas con la comunicacin
de la organizacin Con estas encuestas se
toman acciones que sern documentadas para
fortalecer el proceso de comunicacin.

Jefe de Talento
humano

6. ANEXOS
Anexo 1 Tabla 1. Tipos de informacin
Anexo 2 Tabla 2 Partes Interesadas
GFC- F- 51 Formato de seguimiento a comunicacin.
GFC-F- 60 Listado maestro de registros

RESPONSABLES

DOCUMENTO
REGISTRO

Formato de seguimiento
a comunicacin.
GFC-F-51

Formato de seguimiento
a comunicacin.
GFC-F-51

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7. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION

FECHA

DESCRIPCION

RESPONSABLE

APROBACIN DE DOCUMENTOS
ELABORO
REVISO
NOMBRE
CARGO
FIRMA
FECHA

Asistente de calidad

Gerente

APROBO

Coordinador de calidad

TABLA 1 TIPOS DE INFORMACIN

TIPO DE INFORMACION
Poltica
Manual de Funciones
Memorandos
Horarios
Retiros espirituales

CANAL DE INFORMACIN
Cartelera de anuncios
Por escrito en puntos de
uso
Correo electrnico, por
escrito.
Cartelera de anuncios

RESPONSABLE
Administrador.
Jefe de comunicacin
Jefe de talento Humano

RESPONSABLE
Administrador.
Jefe de comunicacin
Jefe de talento Humano

TABLA 2
PARTES INTERESADAS
Proveedores
Clientes
Entidades involucradas

FORMAS DE COMUNICACIN
CANAL DE COMUNICACIN
Telefnicamente , correo
electrnico
Volantes promocionales
Por escrito o de forma
verbal (Micrfono)