Aplicando una Reingeniera de procesos

En los ltimos aos la palabra "reingeniera" ha tomado un protagonismo

importante en todos los mbitos de la sociedad, pareciera que el aplicar esta metodologa es
la respuesta a todos los problemas en cualquier proceso productivo, se ahorrara, se tendra
mayor productividad y se sera ms efectivo.
Pero Qu es una reingeniera? Cmo se aplica? Para qu sirve? Estas son
algunas de las preguntas frecuentes que se tienen al implementar un proyecto de este tipo y
que intentar responder en ste artculo.
Una reingeniera de procesos es bsicamente la eliminacin, reacomodo o adicin
de actividades en nuestros procesos productivos de acuerdo a un objetivo establecido, es
por eso que el primer paso es definir qu objetivos estamos persiguiendo al implementar
esta metodologa, Qu necesitamos? Podemos buscar reducir costos, aumentar la
productividad, poner candados en nuestros procesos de cobranza, eliminar fugas de
informacin etc. Para todos estos casos la reingeniera de procesos es una herramienta
bastante til, solo debemos tener bien en claro cmo debemos aplicarla para que sea
efectiva.
La manera ms bsica de realizar una reingeniera de procesos es eliminando las
actividades que no son necesarias y que no aportan valor ni a la organizacin ni a nuestros

clientes, con esto forzosamente estaremos aumentando la productividad de nuestra

organizacin ya que no desperdiciaremos recursos en retrabajos o en la ejecucin de
actividades intiles...
Y cmo empezar? bueno todo inicia con la realizacin de un mapeo de los procesos
que queremos optimizar, hay que recordar que los mapeos de procesos son la
representacin grfica de la interaccin de las actividades dentro de un proceso, donde
visualizamos como va fluyendo, informacin y/o materiales desde el inicio hasta llegar al
producto final, ste mapeo nos permitir tener una visin clara de todas las actividades que
intervienen en los procesos y as nos ser ms fcil hacer el anlisis de stas y eliminar las
que no necesitamos..
Para la eliminacin de las actividades que no nos aportan valor es tan sencillo como
tomar cada una de las actividades y seguir el diagrama que he incluido al inicio de ste
artculo y que explico a continuacin:
Necesaria para generar la salida?
Existen actividades que realizamos simplemente por costumbre o porque as se
haca desde antes de que llegramos, no nos hemos preguntado qu pasara si lo dejamos
de hacer? y muchas veces la respuesta es "nada", debemos desarrollar procesos esbeltos,
esto quiere decir que mientras menos entradas necesitemos para generar la salida es mejor..
Contribuye a los requerimientos del cliente?
Este pregunta requiere especial atencin, sabemos que lo ms importante es
satisfacer los requerimientos del cliente y en ste afn de entregar un producto que supere
las expectativas o generar una diferenciacin, podemos llegar a incluir informacin o
caractersticas que salen sobrando y que el cliente jams va a percibir, incluso hasta
podramos llegar a tener un impacto negativo en algunos casos puesto que podemos
terminar ofreciendo un producto que resulte complejo para el usuario final
Contribuye a las funciones de la empresa?
Una vez que nos demos cuenta de que una actividad no tiene impacto hacia el
cliente, tendremos que analizar si es necesaria internamente, algunas veces se implementan
actividades como un control que se pudo haber solucionado de una manera ms sencilla,
como sacar varias copias de un mismo documento y almacenarlas en diferentes sitios para
que no exista el riesgo de perder la informacin (ya lo he visto). Si encontramos actividades
que no nos aportan valor alguno o de las cuales podemos prescindir debemos eliminarlas
sin temor ya que eso genera desperdicio de recursos y por lo tanto impacta negativamente
en la productividad de ste proceso
Aplicando este sencillo diagrama de reingeniera de procesos podemos tener
resultados inmediatos y con bastante impacto, todo es cuestin de hacer un anlisis a
conciencia y que no se tenga miedo de cambiar la manera de trabajar que se ha tenido
siempre