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  • Resolucion 128 Del 30 Julio de 2014

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    POR MEDIO DEL CUAL SE DEROGA LA RESOLUCIÓN No.054 DE MARZO 24 DE 2010, SE CREA EL ARCHIVO GENERAL E HISTÓRICO Y REGLAMENTA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES DEL MUNICIPIO DE LA APARTADA CÓRDOBA.

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    REPUBLICA DE COLOMBIA "MUNICIPIO DE LA APARTADA beat DEPARTAMENTO DE CORDOBA ae NIT 812.001.681 - 6 RESOLUCION N° 128 (Julio 30 de 2014) "POR MEDIO DEL CUAL SE DEROGA LA RESOLUCION N° 054 DE MARZO 24 DE 2010, SE CREA EL ARCHIVO GENERAL E HISTORICO Y REGLAMENTA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS COMUNICACIONES, OFICIALES DEL MUNICIPIO DE LA APARTADA CORDOBA. CONSIDERANDO Que la Ley 594 de 2000 regula todo lo pertinente a las reglas y principios generales que las instituciones ptiblicas deberén tener en cuenta para cumplir son la funcione archivistico de! Estado Que el acuerdo 060 de! 30 de Octubre de 2001 del archivo General de la Nacién, establece las pautas para la administracién de las comunicaciones de las entidades publicas. Que el Decreto 2578 del 2012 reglamento el sistema Nacional de archivos, establece la Red Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a la Administracién de los archivos del Estado. Que los documentos praducidos por Ia institucién requieren para su conservacién la formulacién de politicas internas acorde con las fijadas por el Archivo General de la Nacién. Que es necesario garantizar la adecuada conservacién de los documentos que reposan en el archivo de la Alcaldia y facilitar su consulta; asi mismo, el de procurar reducir costo, de espacio fisico tiempo, ‘Que para llevar a cabo la organizacién de los archivos y el adecuado manejo de la correspondencia se hace necesario dotar a la entidad con fundamento en los anteriores considerandos, las herramientas materiales y humanas necesarias para cumplir con este cometido. RESUELVE ARTICULO PRIMERO: De Ia Oficina de Archivo General y Comunicaciones Oficiales. Esta oficina desarroliaré las funciones de manera separada, y estard adscrita a la Secretaria del Interior. "MI PROPOSITO ES SERVIR” ipal — Carrera 7 N° 20 - 21 Barrio Alfonso Pa: TEL. (4) 8104171, e-mail REPUBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CORDOBA NIT 812.001.681 - 6 ARTICULO SEGUNDO: Objeto y Funciones de la Oficina de Archivo General y Comunicaciones Oficiales: Objetivo. Adoptar programas para administrar adecuadamente el servicio de consulta y la conservacién de documentos, acordes con la misién, vision, funciones y programas de la entidad, con sujecién a las pautas y principios establecidos por la Ley, normas interna y pautas fijadas por el Archivo General de la Nacién. 1. Dirigir y controlar la gestion de la oficina. 2. Proponer el plan de seleccién, transferencia y eliminacién de documentos para presentario a su jefe inmediato y ante el comité de Archivo, de acuerdo con los criterios de las tablas de retencién documenta 3. Proponer el plan para la conservacién de documentos. 4. Rendir y evaluar el informe de atencién al piblico, actividades programas y proyectos desarrollados durante el periodo ante el superior inmediato y proponer mecanismos para optimizar este labor. 5. Sugerir las politicas, planes y programas para la seleccién, eliminacién, transferencia, conservacién y limpieza anual de los archivos de gestién, central e histérico y verificar su cumplimiento conforme a la tabla de retencién documental y demas normas legales. 6. Responder por el correcto manejo de recurso del archivo central e hist6rico. 7. Proponer procedimientos © instrumentos requeridos para el dptimo funcionamiento de los archivos central'e histérico. 8. Recibir las transferencias documentales de las diferentes dependencias. 9. Revisar los listados enviados por las dependencias. 10. Organizar los archivos por afios y por dependencias, 11. Facilitar la consulta de los documentos que reposan en los archivos central @ historico. 12, Proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control para optimizar las funciones y actividades propias de su area en concordancia "MI PROPOSITO ES SERVIR” Palacio Municipal — Carrera 7 N° 20 - 21 Barrio Alfonso Paz- TEL. (4) 8104171 gt e-mail ", REPUBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CORDOBA NIT 812.001.681 - 6 con los planes y programas de la alcaldia. 13. Contestar los requerimientos solicitados, oportunamente. 14.Rendir informe anual 0, cuando asi se requiera, de las actividades, programas y proyectos desarrollados durante el period. 15. Administrar, controlar y custodiar los bienes y el recurso humano asignado para el cumplimiento de sus funciones 16. Dirigir los procesos de conservacién, organizacién, inventario, servicio y control de la dacumentacién del archivo central. 17, Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestion para que la retencién, seleccién y eliminacién se haga acorde con los esténdares y manuales establecidos y precisar los cronogramas de transferencia. 18. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestién sobre las reglas que deben observarse para el servicio y consulta de los documentos. 19.Hacer el monitoreo en los archivos de gestién para controlar el cumplimiento de las politicas, reglas y esténdares. 20. Las demas que le sean asignada por afinidad de la oficina de archivo y correspondencia. ARTICULO TERCERO: Servicio de Archivo. La Unidad de Archivo podré prestar ademas los siguientes servicios: a. Atencién a consultas: sobre el estado del tramite solicitado. b. Préstamo de documentos: se refiere a la disposicién y consulta para el usuario de la serie documental consecutivo de correspondencia; se puede utilizar controles para registrar los préstamos y para dejar constancia de Jos mismo en la respectiva serie ARTICULO CUARTO: Objetivo y Funciones de la Seccién de Comunicaciones Oficiales: Objetivo. Gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcién, radicacién y distribucién de las comunicaciones oficiales; cumplir con 21 desarrollo de las ‘fases de produccién y recepcién, tramite, distribucion y consulta del programa de gestién documental “MI PROPOSITO ES SERVIR” Palacio Municipal ~ Carrera 7 N° 20 - 21 Barrio Alfonso Paz~ TEL. (4) 81041714 pb e-mail a REPUBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE LA APARTADA DEPARTAMENTO DE CORDOBA NIT 812.001.681 - 6 Funciones: Esta oficina desarrollara las siguientes funciones: 1, Adoptar programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, 2. Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de informacién sobre las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva con ‘oportunidad y en orden consecutivo. 3. Guardar estricta reserva sobre documentos, las informaciones a las cuales se tiene acceso y los asuntos de su competencia 4. Proponer métodos, procedimientos y propender por la incorporacién y uso de las nuevas tecnologias, que permitan modemizar los procesos del érea de correspondencia, 5. Prestar asesoria en materia de administrar de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que los requieran. 6, Hacer una programacién para la distribucién de la correspondencia recibida y enviada a los usuarios, por intermedio de los mensajeros de la alcaldia

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