Pelatihan Audit Internal

Sistem Manajemen Terpadu

(ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, PAS 99)
Jakarta, 27 28 Oktober 2014
1

PROXSIS Inc.

INTRODUCTION

Proxsis Group

PROXSIS Education:
Professionals Development Center

Proxsis Consulting Group

PT. ADHINIAGA KREASINUSA

Tam
blingWildlifeNatureConse
rvation

Trainer
Ahmad Riyandi, SE, MM
Specialist

Integrated Management System

Project Management
Supply Chain Management
Quality Management
Procurement Management
Marketing Management

Certified
PMP
QMS Lead Auditor

Agenda Pelatihan
Sesi 1 Pengenalan Audit Sistem Manajemen Terpadu
Sesi 2 Proses Audit Internal Sistem Manajemen Terpadu
Sesi 3 Workshop Audit Internal Sistem Manajemen Terpadu

Tujuan Pelatihan
Memberikan pengetahuan dan ketrampilan praktis

kepada peserta untuk melaksanakan audit sistem

manajemen terpadu
Memahami persyaratan audit sistem manajemen
terpadu (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 dan
PAS 99)

Pre Test
1

2
4

10

PreTest
5

11

Sesi 1
Pengenalan
Audit Sistem Manajemen Terpadu

12

Seri Standar Audit - ISO 19011

ISO 19011:2012
Pedoman Audit Sistem Manajemen
Standar ini memberikan panduan tentang sistem manajemen audit, termasuk prinsip-prinsip
audit, pengelolaan program audit dan melakukan audit sistem manajemen, serta
panduan tentang evaluasi kompetensi individu yang terlibat dalam proses audit,
termasuk orang yang mengelola program audit , auditor dan tim audit.
Hal ini berlaku untuk semua organisasi yang perlu untuk melakukan audit internal atau
eksternal dari sistem manajemen atau mengelola program audit.

13

Audit Sistem Manajemen Terpadu

Proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk
mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk
menentukan tingkat pemenuhan kriteria audit.
audit
Audit internal, kadang-kadang disebut audit pihak pertama, yang dilakukan oleh organisasi itu sendiri,
atau atas nama, untuk tinjauan manajemen dan tujuan internal lainnya (misalnya untuk
mengkonfirmasi efektivitas sistem manajemen atau untuk mendapatkan informasi bagi perbaikan
sistem manajemen) . Audit internal dapat membentuk dasar bagi selfdeclaration organisasi
kesesuaian. Dalam banyak kasus, terutama di organisasi kecil, kemandirian dapat ditunjukkan dengan
kebebasan dari tanggung jawab atas kegiatan yang diaudit atau kebebasan dari bias dan konflik
kepentingan.
Audit eksternal mencakup audit pihak kedua dan ketiga. Audit pihak kedua yang dilakukan oleh pihak
yang memiliki kepentingan dalam organisasi, seperti pelanggan, atau oleh orang lain atas nama
mereka. Audit pihak ketiga dilakukan oleh organisasi audit independen, seperti regulator atau yang
memberikan sertifikasi.
14

Tujuan audit Sistem Manajemen

Menentukan kesesuaian dengan kriteria audit
Memastikan kesesuaian penerapan dan pemeliharaan
sistem manajemen
Menentukan efektivitas sistem manajemen
Identifikasi area-area yang potensial untuk melakukan
peningkatan
Melaporkan hasil audit agar ditinjau oleh manajemen
puncak
15

Siapa yang melakukan Audit?

Lead Auditor
o Orang yang memiliki kompetensi untuk mengelola dan
melaksanakan audit

Auditor
o Orang yang memiliki kompetensi untuk melaksanakan
audit

Auditee
o Organisasi yang diaudit
16

Prinsip Audit (1)

Integritas: dasar profesionalisme
Auditor dan orang mengelola program audit harus:
Melakukan pekerjaan mereka dengan kejujuran, ketekunan, dan tanggung
jawab;
Mengamati dan mematuhi persyaratan hukum yang berlaku;
Menunjukkan kompetensi mereka saat melakukan pekerjaan mereka;
Melakukan pekerjaan mereka dengan cara yang tidak memihak, yaitu tetap
adil dan tidak bias dalam semua urusan mereka;
Peka terhadap segala pengaruh yang mungkin diberikan pada penilaian
mereka saat melakukan audit.
17

Prinsip Audit (2)

Adil : kewajiban untuk melaporkan dengan jujur dan
akurat
Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit harus mencerminkan
jujur dan akurat kegiatan audit. Kendala berarti yang ditemui selama
audit dan opini divergen terselesaikan antara tim audit dan auditee
harus dilaporkan. Komunikasi harus jujur, akurat, obyektif, tepat waktu,
jelas dan lengkap.

18

Prinsip Audit (3)

Perawatan profesional karena: penerapan ketekunan
dan penilaian dalam audit
Auditor harus berhati-hati karena sesuai dengan pentingnya tugas mereka
melakukan dan kepercayaan ditempatkan di dalamnya oleh klien audit
dan pihak lain yang berkepentingan. Salah satu faktor penting dalam
melaksanakan pekerjaan mereka dengan perawatan profesional karena
adalah memiliki kemampuan untuk membuat penilaian beralasan dalam
semua Audit
19

Prinsip Audit (4)

Kerahasiaan: keamanan informasi
Auditor harus menerapkan kebijaksanaan dalam penggunaan dan
perlindungan informasi yang diperoleh dalam menjalankan tugas
mereka. Informasi Audit tidak boleh digunakan tidak untuk keuntungan
pribadi oleh auditor atau klien audit, atau dengan cara merugikan
kepentingan yang sah dari auditee. Konsep ini mencakup penanganan
informasi sensitif atau rahasia.

20

Prinsip Audit (5)

Independence: dasar untuk ketidakberpihakan audit
dan objektivitas kesimpulan audit
Auditor harus independen dari kegiatan yang diaudit dimanapun praktis, dan harus dalam
semua kasus bertindak dengan cara yang bebas dari bias dan konflik kepentingan.
Untuk audit internal, auditor harus independen dari manajer operasi dari fungsi yang
diaudit. Auditor harus menjaga objektivitas selama proses audit untuk memastikan
bahwa temuan audit dan kesimpulan didasarkan hanya pada bukti audit.
Untuk organisasi kecil, hal itu mungkin tidak mungkin bagi auditor internal untuk
sepenuhnya independen dari kegiatan yang diaudit, tetapi setiap upaya harus
dilakukan untuk menghilangkan bias dan mendorong objektivitas.
21

Prinsip Audit (6)

Pendekatan berbasis bukti: metode rasional untuk
mencapai kesimpulan audit yang handal dan
direproduksi dalam proses audit yang sistematis
Bukti audit harus diverifikasi. Ini akan pada umumnya didasarkan pada sampel
informasi yang tersedia, karena audit dilakukan selama periode waktu yang
terbatas dan dengan sumber daya yang terbatas. Penggunaan yang tepat
dari pengambilan sampel harus diterapkan, karena ini berkaitan erat
dengan kepercayaan yang dapat ditempatkan dalam kesimpulan audit.
22

Latihan 1
Proyek XYZ membutuhkan seorang inspector. PM Proyek XYZ
mengajukan permohonan untuk disediakan quality inspector kepada
QCD Manager dengan melalui email pada tanggal 23 Januari 2014
yang dilampirkan Formulir Permohonan Inspector dan scope of work.
QCD Manager menginstruksikan kepada Quality Lead untuk
menindaklanjuti permohonan tersebut. Quality Lead menunjuk Mr Anton
berdasarkan rekomendasi dari Mr Basuki. Guna melakukan penilaian
kompetensi Mr Anton maka Quality Lead menunjuk Mr Jacky, Mrs Jane
dan Mr Basuki sebagai tim penilai. Dari hasil penilaian maka Mr Anton
dinyatakan lulus. Pada tanggal 31 Januari 2014 QCD Manager
menetapkan Mr Anton sebagai quality inspector pada Proyek XYZ
23

Latihan 2
Mr Anton memiliki kualifikasi sebagai berikut:

CSWIP (TWI, UK) Welding Inspector.

BGAS-CSWIP (TWI, UK) Welding Inspector (for pipelines only).
PCN (BINDT, UK) Weld Inspection Level 2.
AWS QC1 (1996 or later edition) Certified Welding Inspector (CWI).

Underwater welding inspector divers shall as a minimum be qualified to CSWIP

Level 3.1U.

Quality lead menetapkan Mr Anton sebagai Senior Welding

Inspector
24

Sesi 2
Proses Audit Internal SMM

25

Proses audit
MR membuat program audit
MR membuat program audit

Auditor yang ditugaskan telah diberi

Auditor yang ditugaskan telah diberi
pelatihan
pelatihan

Membuat Audit Plan

Membuat Audit Plan
mis. Diskusi dengan manajer
mis. Diskusi dengan manajer
Baca dokumen
Baca dokumen
Membuat rencana audit
Membuat rencana audit
Membuat checklist
Membuat checklist
Membuat urutan audit
Membuat urutan audit

Persiapan Audit

Melakukan pertemuan pembukaan

Melakukan pertemuan pembukaan
Tentukan agenda
Tentukan agenda

Pelaksanaan audit
Pelaksanaan audit
Ikuti urutannya
Ikuti urutannya
Berdiskusi dengan staff terkait
Berdiskusi dengan staff terkait
(periksa ketidaksesuaian/temuan audit
(periksa ketidaksesuaian/temuan audit
yang lalu telah selesai)
yang lalu telah selesai)

Pertemuan penutup
Pertemuan penutup
Presentasikan temuan
Presentasikan temuan

Tindak lanjut
Tindak lanjut
Tindakan perbaikan
Tindakan perbaikan
dilakukan dan diperiksa
dilakukan dan diperiksa

Sepakati temuan kemudian tulis:

Sepakati temuan kemudian tulis:
Apa yang baik
Apa yang baik
Ketidaksesuaian/temuan
Ketidaksesuaian/temuan
Observasi/peningkatan
Observasi/peningkatan
Tindak lanjut
Tindak lanjut

Melakukan Audit

Pelaporan Audit dan

Tindak Lanjut
26

Program Audit

Tujuan untuk program audit dan audit individu;

Batas / jumlah / jenis / durasi / lokasi / jadwal audit;
Prosedur program audit;
Kriteria audit;
Metode audit;
Pemilihan tim audit;
Sumber daya yang diperlukan, termasuk perjalanan dan akomodasi;
Proses untuk menangani kerahasiaan, keamanan informasi, kesehatan
dan keselamatan, dan hal-hal serupa lainnya.
27

Contoh Tujuan Audit

Untuk berkontribusi pada perbaikan sistem manajemen dan kinerjanya;
Untuk memenuhi kebutuhan eksternal, misalnya sertifikasi standar
sistem manajemen;
Untuk memverifikasi kesesuaian dengan persyaratan kontrak;
Untuk mendapatkan dan mempertahankan kepercayaan pada
kemampuan pemasok;
Untuk menentukan efektivitas dari sistem manajemen;
Untuk mengevaluasi kompatibilitas dan keselarasan tujuan sistem
manajemen dengan kebijakan sistem manajemen dan tujuan organisasi
secara keseluruhan.
28

Ruang lingkup audit

Ini ditentukan untuk
mencakup:
Apa yang terjadi di dalam
audit
Apa yang terjadi di luar audit

Praktek terbaik adalah

melihat proses juga lokasi
fisik termasuk semua
hubungan dengan prosesproses lainnya.
29

Seleksi tim audit

Lead auditor dipilih oleh

MR/Manajemen Puncak
Lead auditor memilih tim audit
berdasarkan:
o
o
o
o

Kualifikasi
Pengalaman audit
Pengalaman industri
Pengetahuan dan Ketrampilan
yang sesuai

30

Metode pengumpulan data

Wawancara (bicarakan apa yang
terjadi)
Memperhatikan aktivitas (lihat
apa yang terjadi)
Periksa:

Dokumen-dokumen
Catatan-catatan (Lihat apa yang
sudah terjadi di waktu lampau)
Ringkasan data / analisis
Laporan-laporan, mis. umpan
balik pelanggan

31

Waktu dan sumber daya

Audit biasanya dilakukan 0.5

April 2014

atau 1 hari kerja

Lamanya audit ditentukan oleh
Manajer / MR
Biasanya dilakukan oleh
seorang Lead Auditor/Auditor
Waktu Persiapan sangat penting
seperti audit itu sendiri

32

Rencana audit

Tujuan audit
Bagian-bagian sistem mutu
Alur proses
Bagian-bagian Organisasi
Dokumen-dokumen yang disyaratkan
Personel yang ingin anda temui, mis.
Manajer, staff terkait
Jadwal waktu

Rencana Audit

33

Menerbitkan rencana audit

Diterbitkan oleh lead auditor/auditor
Menerbitkan sebelumnya agar auditee mengalokasikan
waktunya

Terbitkan ke:
o Manajemen Puncak/MR
o Auditee
o Auditor
o Catatan
34

Kelayakan sebuah Audit

Kelayakan audit harus ditentukan untuk memberikan
keyakinan yang memadai bahwa tujuan audit dapat dicapai.
Penentuan kelayakan harus empertimbangkan faktor-faktor
seperti ketersediaan berikut:
Informasi yang cukup dan tepat untuk perencanaan dan
pelaksanaan audit;
Kerjasama yang memadai dari auditee;
Waktu dan sumber daya yang memadai untuk melakukan
audit.
35

Alur audit
Ikuti proses dari awal sampai akhir

atau sebaliknya
Anda melihat apa yang sesungguhnya
terjadi (bukan hanya apa yang
dikatakan prosedur)
Agar anda tetap dalam jalur
Kemungkinan terlewat kecil
Audit lebih sistematis/logis

Contoh Alur
Kebijakan

Tujuan dan Sasaran

Program

Peningkatan berkelanjutan

36

Tinjauan dokumen
Auditor mendapatkan

prosedur
Dengan melakukan tinjauan
membantu
o Memahami departemen atau
proses
o Membuat Rencana Audit
o Membuat Daftar Periksa

37

Tujuan daftar periksa audit

Memberikan kerangka kerja
audit
Memastikan seluruh aspek
dicakup
Membantu Auditor
Berguna untuk auditor baru

Checklist
Apa?
Di mana?
Kapan?
Kenapa?
Bagaimana?
Siapa?

38

Sumber pembuatan daftar periksa audit

Standar Internasional (ISO

9001, ISO 14001, OHSAS

18001, PAS 99)
Dokumen perusahaan
Peraturan perundangan dan
persyaratan lainnya
Masalah yang diketahui dan
klasik
Ide-ide dari sumber lain
Pengetahuan akan industri
Daftar periksa dari audit
terdahulu

39

Perlengkapan auditor

Clipboard
Buku catatan
Daftar Periksa
Rencana audit
Form laporan
Form tindakan perbaikan
Dokumen Standar Internasional
(ISO 9001, ISO 14001, OHSAS
18001, PAS 99)
40

Latihan 2
Buatlah kriteria audit untuk proses pembelian
berdasarkan Standar Internasional ISO 9001, ISO
14001, OHSAS 18001 dan PAS 99

41

Proses audit
MR membuat program audit
MR membuat program audit

Audit yang ditugaskan telah diberi

Audit yang ditugaskan telah diberi
pelatihan
pelatihan

Membuat perencanaan
Membuat perencanaan
mis. Diskusi dengan manajer
mis. Diskusi dengan manajer
Baca dokumen
Baca dokumen
Membuat rencana audit
Membuat rencana audit
Membuat checklist
Membuat checklist
Membuat urutan audit
Membuat urutan audit

Persiapan Audit

Melakukan pertemuan pembukaan

Melakukan pertemuan pembukaan
Tentukan agenda
Tentukan agenda

Aktual audit
Aktual audit
Ikuti urutannya
Ikuti urutannya
Berdiskusi dengan staff terkait
Berdiskusi dengan staff terkait
(periksa ketidaksesuaian/temuan audit
(periksa ketidaksesuaian/temuan audit
yang lalu telah selesai)
yang lalu telah selesai)

Pertemuan penutup
Pertemuan penutup
Presentasikan temuan
Presentasikan temuan

Tindak lanjut
Tindak lanjut
Tindakan perbaikan
Tindakan perbaikan
dilakukan dan diperiksa
dilakukan dan diperiksa

Sepakati temuan kemudian tulis:

Sepakati temuan kemudian tulis:
Apa yang baik
Apa yang baik
Ketidaksesuaian/temuan
Ketidaksesuaian/temuan
Observasi/peningkatan
Observasi/peningkatan
Tindak lanjut
Tindak lanjut

Melakukan Audit

Pelaporan Audit dan

Tindak Lanjut
42

Rapat pembukaan
Lead Auditor

Penjelasan proses
Menentukan tujuan
Konfirmasi rencana
Menjawab pertanyaan

43

Agenda rapat pembukaan

1. Perkenalan
2. Tujuan dan ruang lingkup
3. Rencana audit (scope dan
metode)
4. Penjelasan proses yang
mempunyai nilai tambah
5. Penentuan ketidaksesuaian/
temuan
6. Peranan pemandu

Agenda
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Perkenalan
Tujuan dan
ruang lingkup
Rencana audit
Penjelasan
Penentuan
NC/temuan
Peranan
pemandu
Metode
pelaporan
Pertanyaanpertanyaan

7. Metode pelaporan (Ke MR)

8. Pertanyaan-pertanyaan

44

Peranan pemandu
Mendampingi auditor pergi ke
manapun

Memperkenalkan auditor ke
auditee

Berperan sebagai saksi

Menyelsaikan masalah
Memberikan jawaban yang
hilang

Tidak selalu diperlukan

Biasanya hanya diam
45

Proses audit
MR membuat program audit
MR membuat program audit

Audit yang ditugaskan telah diberi

Audit yang ditugaskan telah diberi
pelatihan
pelatihan

Membuat perencanaan
Membuat perencanaan
mis. Diskusi dengan manajer
mis. Diskusi dengan manajer
Baca dokumen
Baca dokumen
Membuat rencana audit
Membuat rencana audit
Membuat checklist
Membuat checklist
Membuat urutan audit
Membuat urutan audit

Persiapan Audit

Melakukan pertemuan pembukaan

Melakukan pertemuan pembukaan
Tentukan agenda
Tentukan agenda

Aktual audit
Aktual audit
Ikuti urutannya
Ikuti urutannya
Berdiskusi dengan staff terkait
Berdiskusi dengan staff terkait
(periksa ketidaksesuaian/temuan audit
(periksa ketidaksesuaian/temuan audit
yang lalu telah selesai)
yang lalu telah selesai)

Pertemuan penutup
Pertemuan penutup
Presentasikan temuan
Presentasikan temuan

Tindak lanjut
Tindak lanjut
Tindakan perbaikan
Tindakan perbaikan
dilakukan dan diperiksa
dilakukan dan diperiksa

Sepakati temuan kemudian tulis:

Sepakati temuan kemudian tulis:
Apa yang baik
Apa yang baik
Ketidaksesuaian/temuan
Ketidaksesuaian/temuan
Observasi/peningkatan
Observasi/peningkatan
Tindak lanjut
Tindak lanjut

Melakukan Audit

Pelaporan Audit dan

Tindak Lanjut
46

Segitiga audit
Pertanyaan
(Tanya apa yang mereka lakukan)

Perhatikan

Periksa

(Lihat apa yang dilakukan)

(Apa yang harus

dilakukan sesuai
prosedur)
47

Pertanyaan
Teknik funnel
Pertanyaan terbuka

o Membiarkan auditee bicara

secara bebas
o Gunakan Apa, Di mana,
Kapan, Kenapa, Bagaimana
dan Siapa?

Pertanyaan detail

o Tindak lanjut atau fokus

kepada hal yang lebih detail

Apa yang anda

kerjakan

Bagaimana dengan
yang ini?

Pertanyaan tertutup

o Digunakan bika anda

menginginkan jawab Ya atau
tidak

Apakah ini benar?

dan jangan lupa Tunjukkan

pada saya.
48

Elemen-elemen yang harus diperiksa selama audit

di lapangan
Peralatan

Personel

Identifikasi
Jenis yang tepat
Kapasitas
Kondisi
Tersedia

Identifikasi
Kompetensi
Terlatih
Atribut yang benar
Tersedia

Informasi
Material

Identifikasi
Jenis yang tepat
Kondisi sesuai
Tersedia

Rekaman

Identifikasi
Kecukupan isi
Edisi sesuai
Kondisi sesuai
Komunikatif
Kapasitas
Tersedia

Rekaman sebagai bukti objectiv bahwa

persyaratan SMM telah dipenuhi atau dilaksanakan

49

Perilaku interpersonal
Pasif
Agresif
Asertif
Memperlihatkan kebutuhan anda,
keinginan, pandangan dan
perasaan
Stand up for your rights
Langsung dan jujur
Menghormati hak orang lain
Bekerja untuk memuaskan semua
pihak
50

Mengajak orang agar santai

Temukan tempat yang baik untuk

wawancara
Tersenyum bila diperlukan
Hindari penghalang, mis. berhadapan meja
Selalu dalam kondisi yang sama dengan
auditee
Jadilah asertif
Jangan melanggar wilayah personal'
Terbuka dalam berbicara dan tata krama
Gunakan humor sesuai kebutuhan
Tenang, hangat dan obyektif
Berikan feedback

51

Feedback oleh auditor

Mengangguk bila diperlukan
Kelihatan tertarik
Sesekali mengulangi yang telah
dikatakan auditee
Mengarahkan secara santai
Membuat pertanyaan dari apa
yang dikatakan auditee

52

Wawancara proses-proses
1. Identifikasi individu yang akan diaudit
2. Kenalkan diri anda
3. Jelaskan mengapa anda di sana dan
break the ice
4. Gunakan pertanyaan terbuka
5. Gunakan pertanyaan detail
6. Lakukan tolong perlihatkan pada saya
7. Periksa fakta dan buat catatan
8. Mengucapkan terima kasih ke auditee
9. Identifikasi auditee berikutnya
53

Auditor sebaiknya

ambil poin-poin pentingnya

tepat waktu
lakukan semua tugas-tugas
hindari perdebatan
menghargai kerahasiaan
audit sistem bukan individu
catat bukti obyektif
melakukan audit di tempat
auditee bekerja

54

Membuat catatan
selalu berusaha mengikuti alur
audit
terbuka
Gunakan clipboard dan/atau
buku catatan
Catatan

ketidaksesuaian
Pengamatan
Info yang diberikan nanti
Hal-hal yang akan ditindak-lanjuti
Ide-ide peningkatan
(Bukti positif kesesuaian)

55

Meninjau audit
Memantau/merubah

rencana audit
Bertukar informasi
Diskusikan area-area yang
bermasalah
Konfirmasikan
ketidaksesuaian

56

Proses audit
MR membuat program audit
MR membuat program audit

Audit yang ditugaskan telah diberi

Audit yang ditugaskan telah diberi
pelatihan
pelatihan

Membuat perencanaan
Membuat perencanaan
mis. Diskusi dengan manajer
mis. Diskusi dengan manajer
Baca dokumen
Baca dokumen
Membuat rencana audit
Membuat rencana audit
Membuat checklist
Membuat checklist
Membuat urutan audit
Membuat urutan audit

Persiapan Audit

Melakukan pertemuan pembukaan

Melakukan pertemuan pembukaan
Tentukan agenda
Tentukan agenda

Aktual audit
Aktual audit
Ikuti urutannya
Ikuti urutannya
Berdiskusi dengan staff terkait
Berdiskusi dengan staff terkait
(periksa ketidaksesuaian/temuan audit
(periksa ketidaksesuaian/temuan audit
yang lalu telah selesai)
yang lalu telah selesai)

Pertemuan penutup
Pertemuan penutup
Presentasikan temuan
Presentasikan temuan

Tindak lanjut
Tindak lanjut
Tindakan perbaikan
Tindakan perbaikan
dilakukan dan diperiksa
dilakukan dan diperiksa

Sepakati temuan kemudian tulis:

Sepakati temuan kemudian tulis:
Apa yang baik
Apa yang baik
Ketidaksesuaian/temuan
Ketidaksesuaian/temuan
Observasi/peningkatan
Observasi/peningkatan
Tindak lanjut
Tindak lanjut

Melakukan Audit

Pelaporan Audit dan

Tindak Lanjut
57

Hasil dari audit

Perlu menentukan jika tujuan tercapai, mis.
o Periksa kesesuaian mis. Ke ISO 9001:2008
o Periksa efektivitas, mis.
Apakah sistem memberikan nilai tambah (apakah kita perlu melakukan
semuanya?)
Apakah sistem memenuhi persyaratan
Melakukan penyelidikan masalah

o Mengidentifikasi peningkatan
o Berbagi praktek-praktek yang baik

58

Ketidaksesuaian harus
Fact
Location
Objective
Reference
59

Temuan ketidaksesuaian
Ketidaksesuaian Temuan melebihi praktek normal
Tingkat ketidaksesuaian dapat diklasifikasikan berdasarkan
Manjor dan Minor
A sampai dengan E
0 sampai dengan 100%
Dan lain lain, harus dapat diukur

Observasi (Opportunity for improvement/OFI)

60

Diskusi dan sepakati temuan

Jangan terbitkan

ketidaksesuaian/temuan di
depan staff, jika memungkinkan
Terbitkan, pada kesempatan
pertama, dengan
pamandu/manajer
Selesaikan masalah dengan
diskusi
Berikan feedback kepada
auditee namun dengan cara
yang positif
61

Tindakan perbaikan
Pimpinan fungsi menentukan

tindakan dan jangka waktu

Tindakan bisa dua hal:

Hilangkan gejalanya
Hilangkan akar penyebabnya

Jangka waktu harus realistis

RENCANA
TINDAKAN
Tindakan
Jangka waktu
Penanggung-jawab

62

Proses audit
MR membuat program audit
MR membuat program audit

Audit yang ditugaskan telah diberi

Audit yang ditugaskan telah diberi
pelatihan
pelatihan

Membuat perencanaan
Membuat perencanaan
mis. Diskusi dengan manajer
mis. Diskusi dengan manajer
Baca dokumen
Baca dokumen
Membuat rencana audit
Membuat rencana audit
Membuat checklist
Membuat checklist
Membuat urutan audit
Membuat urutan audit

Persiapan Audit

Melakukan pertemuan pembukaan

Melakukan pertemuan pembukaan
Tentukan agenda
Tentukan agenda

Aktual audit
Aktual audit
Ikuti urutannya
Ikuti urutannya
Berdiskusi dengan staff terkait
Berdiskusi dengan staff terkait
(periksa ketidaksesuaian/temuan audit
(periksa ketidaksesuaian/temuan audit
yang lalu telah selesai)
yang lalu telah selesai)

Pertemuan penutup
Pertemuan penutup
Presentasikan temuan
Presentasikan temuan

Tindak lanjut
Tindak lanjut
Tindakan perbaikan
Tindakan perbaikan
dilakukan dan diperiksa
dilakukan dan diperiksa

Sepakati temuan kemudian tulis:

Sepakati temuan kemudian tulis:
Apa yang baik
Apa yang baik
Ketidaksesuaian/temuan
Ketidaksesuaian/temuan
Observasi/peningkatan
Observasi/peningkatan
Tindak lanjut
Tindak lanjut

Melakukan Audit

Pelaporan Audit dan

Tindak Lanjut
63

Rapat penutupan
Ringkasan dapat

dipresentasikan
Manajer mendapat
feedback langsung
Pertanyaan-pertanyaan
dapat dijawab

64

Tipikal agenda rapat penutupan

1) Terima kasih atas kerja sama
2) Ringksan poin-poin baik
3) Ketidaksessuain/temuan
4) Pengamatan dan advice
5) Tindakan perbaikan
6) Catatan lengkap
7) Apa yang terjadi berikutnya
8) Ada pertanyaan
65

Langkah selanjutnya

Sirkulasi laporan
Update program audit
Daftar periksa disimpan
Tindakan perbaikan dilakukan
Kecenderungan sebagai
masukan tinjauan manajemen
Tindakan perbaikan diperiksa

66

Manfaat audit internal

Menciptakan budaya tidak menyalahkan

Auditor dan Auditee sebaiknya bekerja sebagai mitra
Staff mengajak menghilangkan area-area yang masalah
Gunakan teknik audit process-based
Baik Auditor dan Auditee harus melakukan peningkatan
Audit harus terlihat sebagai hal yang esensial dalam bisnis
Istilah-istilah dapat digunakan (mis. temuan bukan ketidaksesuaian)

Temuan atau ketidaksesuaian harus dilihat sebagai kesempatan untuk

melakukan peningkatan
Harus ada waktu dan sumberdaya yang cukup untuk auditor/auditee
67
dalam melakuan audit

Proses audit
MR membuat program audit
MR membuat program audit

Audit yang ditugaskan telah diberi

Audit yang ditugaskan telah diberi
pelatihan
pelatihan

Membuat perencanaan
Membuat perencanaan
mis. Diskusi dengan manajer
mis. Diskusi dengan manajer
Baca dokumen
Baca dokumen
Membuat rencana audit
Membuat rencana audit
Membuat checklist
Membuat checklist
Membuat urutan audit
Membuat urutan audit

Persiapan Audit

Melakukan pertemuan pembukaan

Melakukan pertemuan pembukaan
Tentukan agenda
Tentukan agenda

Aktual audit
Aktual audit
Ikuti urutannya
Ikuti urutannya
Berdiskusi dengan staff terkait
Berdiskusi dengan staff terkait
(periksa ketidaksesuaian/temuan audit
(periksa ketidaksesuaian/temuan audit
yang lalu telah selesai)
yang lalu telah selesai)

Pertemuan penutup
Pertemuan penutup
Presentasikan temuan
Presentasikan temuan

Tindak lanjut
Tindak lanjut
Tindakan perbaikan
Tindakan perbaikan
dilakukan dan diperiksa
dilakukan dan diperiksa

Sepakati temuan kemudian tulis:

Sepakati temuan kemudian tulis:
Apa yang baik
Apa yang baik
Ketidaksesuaian/temuan
Ketidaksesuaian/temuan
Observasi/peningkatan
Observasi/peningkatan
Tindak lanjut
Tindak lanjut

Melakukan Audit

Pelaporan Audit dan

Tindak Lanjut
68

Tindakan perbaikan
Harus menyampaikan ketidaksesuaian
Harus mencari akar penyebab masalah
Harus mencegah pengulangan

ketidaksesuaian
Harus membantu meningkatkan sistem
lingkungan
Harus menentukan waktu yang tepat untuk
menyelesaikannya

69

Pemeriksaan tindakan perbaikan

Auditor pada awalnya mengevaluasi Permohonan Tindakan Perbaikan

dan Tindakan Pencegahan

Jangka waktu penyelesaian cukup (tidak terlalu lama atau cepat)
Tindakan perbaikan harus memastikan penyelesaian akar penyebab
masalah
Ketidaksesuaian minor dapat diselesaikan dan dikirim lewat pos/email,
dll. atau saat audit surveillance
Ketidaksesuaian mayor mungkin memerlukan kunjungan khusus untuk
menyelesaikan masalah
Bukti obyektif akan selalu diminta untuk menjelaskan ketidaksesuaian
70

Sesi 3

WORKSHOP AUDIT SISTEM

MANAJEMEN TERPADU
71

Akhir Pelatihan
Terima kasih
Telah mengikuti pelatihan

72