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2014-03-07 Actividad Practica DSGC Modulos 1 y 2 Silvio Granados
2014-03-07 Actividad Practica DSGC Modulos 1 y 2 Silvio Granados
014
ESTRATEGIA PARA LA IMPLEMENTACIN DE LA TCNICA CRM
EN LA ARMADA NACIONAL
Marco Terico.
Definicin de Customer Relationship Management (CRM)
conocimiento profundo
CRM es la sigla
de las necesidades y
para
Customer
gustos de stos.
Relationship
Management
CRM 1 es usado
(Administracin de la
para definir el proceso
relacin con el cliente).
de
creacin
y
El escudo simblico de la
Armada Nacional es una
representacin
emblemtica
de
la
Seis
partes
mantenimiento
de
relaciones con negocios
de clientes, o clientes.
CRM es un proceso
holstico
de
identificacin,
atraccin,
diferenciacin
y
retencin de clientes;
y
el
campo:
campo
del
Escudo de Armas de la
Repblica de Colombia,
que tiene un permetro de
forma suiza, terciado en
faja de acuerdo con el
artculo 5. Del Decreto
nmero 861 del 17 de
mayo de 1924.
la
cadena
de
proveedores
para
crearle valor al cliente
en todos los pasos
mediante el aumento
de beneficios a bajos
Generalidades de la Empresa.
Razn Social: Armada Nacional de la Repblica de Colombia.
Misin
Contribuir a la defensa de la
efectivo de un poder
espacios
martimo,
su responsabilidad,
cumplir la funcin
participar en el
poder martimo
proteccin de
de
los
Funcin
La
Armada
como funcin
contribuir a la
Nacin mediante
Poder Naval. El
dicho poder deber
y
garantizar
la
de los ciudadanos y del
jurisdiccin de la Armada
Nacional tiene
constitucional
defensa de la
la aplicacin del
empleo eficaz de
llevar a consolidar
seguridad territorial,
Estado dentro de la
Nacional.
Estructura Organizacional.
claramente
las
interrelaciones y los
procesos, los cuales se
controlan mediante el
cumplimiento de los
procedimientos
e
instructivos
que
contienen
las
caractersticas
del
servicio. Adems, se
cuenta con indicadores
de gestin en cada uno
de
los
procesos
institucionales.
A
continuacin
se
detallan los procesos:
Procesos de Planeamiento
Estratgicos
Al interior de la
Armada Nacional, los
procesos estratgicos se
encuentran a nivel del
Comando
de
la
Armada
Nacional,
Segundo Comando, El
Grupo de Asesores
Permanentes,
la
Jefatura de Operaciones
Navales y la Jefatura de
Planeacin Naval.
Procesos Misionales
Los
procesos
misionales (Operaciones
Navales,
Inteligencia
Naval y Accin Integral)
estn
orientados
principalmente
a
contribuir
con
la
defensa de la Nacin a
travs del empleo
efectivo de un poder
Naval
en
la
recuperacin
y
consolidacin de
la paz y la
seguridad
democrtica de
los colombianos.
Estos procesos son
liderados por las
Jefaturas
de
Operaciones Navales
(JONA), Jefatura de
Inteligencia
Naval
(JINA) y la Direccin
de Accin Integral
(DACIN).
Procesos de Apoyo
Conformado por los
sub
procesos
de
Talento Humano y
Logstica, se enfocan
principalmente a la
Gestin Integral del
Talento Humano y la
administracin de los
recursos
fsicos,
financieros
y
tecnolgicos para el
cumplimiento
misin.
de
la
acompaamiento a los
procesos y unidades de
la Armada Nacional en
el cumplimiento de las
normas
legales,
polticas
institucionales, planes y
programas dirigidos a
fomentar la cultura de
control y la mejora
continua
en
los
procesos de la
Institucin.
El liderazgo de
los procesos de
control
y
evaluacin,
recae
principalmente
en la Inspeccin
General de
la
Armada Nacional y
en la Direccin del
Sistema Integrado de
Gestin de la Calidad.
Relacin
entre
el
organigrama interno de la
Armada Nacional y los
principios de calidad
orientados hacia el cliente
Con respecto a esto se
debe partir del hecho
de que el cliente de la
Armada Nacional es la
Nacin, es decir, toda la
poblacin
civil
colombiana, en ese
sentido, se pueden
evidenciar falencias en
la
estructura
organizacional de la
Armada Nacional y la
orientacin que debe
tener hacia el cliente,
situacin que se puede
comprobar con el hecho
de que la Oficina de
Atencin al Ciudadano
(resaltada
en
el
organigrama mediante
un cuadro de color
rojo),
es
una
dependencia que se
encuentra relegada al
ltimo escaln de la
estructura
organizacional de la
Armada
Nacional,
siendo esto contrario a
los postulados de la
estrategia
CRM,
consistente
en
fortalecer y estrechar la
relacin
entre
la
organizacin y sus
clientes, adems, al no
dar a la Oficina de
Servicio al Ciudadano
la importancia que
reviste
para
el
cumplimiento de la
misin institucional, se
estn vulnerando los
procesos
institucionales,
para
garantizar
integralmente
la
satisfaccin
de
los
colombianos en cuanto
a la seguridad en el
mbito
naval
y
adicionalmente se estn
creando
limitaciones
para la generacin de
adecuados canales de
servicio
para
la
atencin personalizada,
telefnica y virtual
hacia los colombianos.
Haciendo nfasis en la
atencin personalizada,
Oficina de Atencin al
Ciudadano en un sitio
de fcil acceso. Su
direccin es: Carrera 10
No. 27-27 Int. 137
Edificio Bachu Piso 5o.
Bogot D.C.
LNEA
FAX
TELEFNICA
Atendiendo
las
caractersticas
de
operacin
y
ser
atendidas,
conseguir informacin
y
gestionar
documentos.
CORREO ELECTRNICO
servicio.
Alterno a este medio se
cuenta
con
las
siguientes formas de
contacto para atencin
ciudadana:
ATENCIN
PERSONALIZADA
Debido a la gran
dificultad que presenta
el
ingreso
a
las
instalaciones
del
Ministerio de Defensa
Nacional, la Armada
Nacional ha creado su
jurisdiccin
de la Armada Nacional,
es muy factible que
muchos
colombianos
de fuera de la ciudad
de
Bogot
deseen
establecer contacto. Por
esta
razn
se
implement la lnea
gratuita
No.
01800011380, la lnea
directa No. 57 1 327
8402 el y fax No. 57 1
327 8403 mediante la
cual las solicitudes de
los ciudadanos podrn
7
Con respecto a la
relacin
con
los
proveedores
el
panorama es mucho
peor, no se cuenta en la
estructura
organizacional con una
dependencia del orden
de Jefatura que lidere
los procesos de relacin
con los proveedores y
proponga
estrategias
para
fortalecer
los
vnculos, organizacinproveedores.
cultural
Nacin.
de
la
Decreto 01 del 2 de
enero
de
1984
Cdigo Contencioso
Administrativo; del
cual se extraen las
formalidades
y
trminos
para
atender
las
Marco
Legal
Constitucin
Poltica
de
Colombia, al tenor
de su Artculo 2, en
el que menciona los
fines esenciales del
Estado, entre los que
estn servir a la
comunidad, facilitar
la participacin de
todos
en
las
decisiones que los
afectan y en la vida
econmica, poltica,
administrativa
y
solicitudes
y
peticiones
presentadas por los
ciudadanos
ante
cualquier
entidad
del Estado.
Decreto No 2232 del
18 de diciembre de
1995 por medio del
cual
se
dan
funciones de las
dependencias
de
8
Quejas y Reclamos y
se crean los Centros
de Informacin de
los
Ciudadanos;
reglamentando
la
Ley 190 de 1995 en
cuanto
a
las
funciones generales
de las Oficinas de
Quejas y Reclamos
de las entidades de
la
Administracin
Pblica, las cuales
se toman como
referencia
para
la
asignacin
de funciones
a las Oficinas de
Atencin
al
Ciudadano en la
Armada Nacional.
Directiva Ministerial
No
31800
MDSGAOC-577 del
25 de julio de 2006
coordinacin
y
articulacin de la
atencin y servicio al
ciudadano en el
sector defensa. En
adopcin
de
la
directiva
presidencial,
el
sector
defensa
ampla
estos
lineamientos
ajustndolos a la
misin y funciones
especficas
que
cumple la Fuerza
Pblica y dems
instituciones
vinculadas.
Decreto 2623
2000, mediante
cual se crea
Sistema Nacional
Servicio
Ciudadano.
de
el
el
de
al
Resolucin
Ministerial
No.5861 del 21
de diciembre
de
2007,
Artculos
6.11,17 y 18.
Por la cual se
reglamenta
la
tramitacin
interna del derecho
de peticin en el
Ministerio
de
Defensa
Nacional,
Comando General.
Fuerzas Militares y
Polica Nacional y se
dictan
otras
disposiciones.
Directiva
Permanente
NO.15CARMAJEDHU-DIPER-
35.1del 06 de octubre
de 2006, Creacin y
Organizacin de la
Oficina de Atencin
al Ciudadano en la
Armada Nacional.
Disposicin 014 del
11 de marzo de 2008,
por medio de la cual
se crea y activa el
Comit Anti tramites
y
de
Atencin
Efectiva
al
Ciudadano en la
Armada Nacional.
DESCRIPCIN DE
LA ESTRATEGIA
CRM
La estrategia que se
presenta a continuacin
tiene como objetivo
primordial, consolidar
en la Armada Nacional
un servicio adecuado
9
prestadoras
servicios.
de
ISO
10002:2004 Gestin de
la calidad. Satisfaccin
del cliente. Directrices
para el tratamiento de
las quejas en las
organizaciones
En tal sentido se
recomienda que antes
de iniciar con la
implementacin de la
estrategia CRM, la
Institucin designe al
seor Inspector General
de la Armada Nacional
como lder del proceso
gerencial de atencin y
servicio al ciudadano,
haciendo comn su
ejecucin a todas las
unidades subordinadas
Norma
Para el diseo de la
estrategia
CRM
se
parti del principio
inalienable del servicio
al cliente, segn el cual
el cliente es la razn de
ser de toda
institucin,
en ese sentido, es
necesario generar al
interior de la Armada
Nacional la cultura de
la transversalidad, en
la
cual
la
responsabilidad directa
de atender al cliente no
recae exclusivamente
sobre
un
rea
especfica, sino que se
hace homognea a toda
la
organizacin,
estando
as
todos
comprometidos en la
satisfaccin integral de
En
este
tema
es
importante tener claro
que los clientes de la
Armada Nacional son
todos los colombianos
sin distincin alguna y
que
todos
tienen
necesidades diferentes,
por ello es necesario
establecer cules son
las necesidades de los
colombianos en lo que
tiene que ver con la
seguridad y el bienestar
en el mbito martimo y
fluvial, siendo estas las
reas
de
responsabilidad de la
Armada
Nacional.
2)
de la Armada Nacional
y
dndole
la
importancia
que
merece este proceso.
Pasos
para
la
creacin
de
la
estrategia CRM en
la Armada Nacional
1) Decidir qu es lo que
se
quiere
saber
acerca del cliente
(colombianos).
10
Establecer
una
matriz
de
segmentacin
de
clientes.
Para el caso especfico
de la Armada Nacional,
se considera sui generis
la segmentacin del
mercado, puesto que
los clientes de la
institucin son todos
los colombianos, sin
embargo,
para
garantizar una mejor
prestacin del servicio
hacia los clientes que
ms lo requieren, es
en
estos
lugares
donde la institucin
puede
prestar
sus
servicios
hacia
la
poblacin.
En este sentido la
Armada
Nacional
puede
resolver
los
problemas
de
los
clientes en cuanto a
necesidades
de
seguridad y/o bienestar
los
clientes
(colombianos)
en
reas
las
de
responsabilidad de la
Institucin, se plantea
llevar
cabo
los
siguientes mtodos:
Investigacin
Primaria: a travs de
entrevistas
de
campo, se obtendr
la informacin de
primera
mano,
dialogando con los
clientes
y
conociendo
cules
11
martimo, zonas
en alto riesgo por
mar de leva o
aumento
en
las
mareas.
E-mail: por medio
del
correo
electrnico
ciudadano@armada.
mil.co se mantendr
comunicacin
con
los clientes y a
atravs
de
este
medio pueden dar a
conocer
sus
necesidades, una vez
analizadas se podrn
trazar
estrategias
para
solucionarlas
de manera ptima y
oportuna.
4) Crear un modelo
nico de interaccin
centrado
en
la
experiencia
del
cliente
La
Armada
Nacional
requiere
prontamente
enfocarse en la
real interaccin
con
los
colombianos y
alinear
sus
estrategias con base en
lo que requieren los
cliente, para ello se
propone la creacin de
un mapa con los puntos
de contacto de la
Armada Nacional, que
en su defecto seran las
localidades donde se
ubican
las
Cuatro
Fuerzas Navales de la
Armada Nacional (1.
Fuerza
Naval
del
Caribe-Cartagena,
2.
Fuerza
Naval
del
Pacifico-Baha Mlaga,
3. Fuerza Naval del
Sur-Puerto Leguizamo-
Putumayo y 4. Fuerza
Naval del OrientePuerto
CarreoVichada), desde estos
puntos de contacto se
establecern medios de
interaccin
con
la
poblacin
civil,
haciendo uso de las
emisoras
radiales
Marina Estreo y por
medio
de
los
Departamentos
de
Accin Integral, se
buscar tener mayor
se trata de informacin
esencial de
alguna
situacin que pueda
poner en riesgo la
seguridad fsica del
cliente (poblacin) o de
los miembros de la
institucin,
esta
informacin
se
obtendr
principalmente
por
medio de la lnea de
emergencias 146, la
cual funciona las 24
horas de da y a travs
acercamiento con la
poblacin, en aras de
fortalecer los vnculos
institucin-clientes
y
obtener
informacin
referente
a
sus
necesidades reales y
buscar la mejor forma
de satisfacerles dichas
necesidades.
5) Definir
cmo
capturar informacin
crtica del cliente.
6) Analizar
oportunidades
mercadeo
y
inteligencia
clientes.
La informacin crtica
del cliente, que para los
casos de la Institucin
12
las
de
la
de
insatisfechas
y
agrupadas
de
acuerdo
al
tipo
(seguridad, bienestar,
apoyo social y apoyo
econmico),
la
necesidad de mayor
incidencia o frecuencia
en la poblacin ser a la
que se orientar mayor
esfuerzo para darle
pronta
solucin,
logrando impactar a la
mayor cantidad de
personas.
7) Plantear tcticas de
mercadeo
que
cierren la brecha y
aseguren
la
experiencia
cliente.
del
Se
plantean
las
siguientes tcticas de
mercadeo para cerrar la
brecha
o
distanciamiento entre
la
poblacin civil
institucin:
la
Tratamiento
personalizado:
cada
persona
tiene
una
necesidad de seguridad
diferente,
por
esta
razn y por mandato
constitucional,
la
Armada Nacional debe
darle un tratamiento
personalizado a toda
persona que acuda a
sus servicios, adems,
que esta tctica permite
fortalecer los lazos de
confianza y relacin
entre la institucin y la
poblacin (clientes).
13
Penetracin: a travs de
las emisoras radiales
Marina
Estreo,
ubicadas
en
las
unidades tcticas de la
Armada
Nacional,
llegar
a
aquellas
poblaciones que por
limitaciones
geogrficas se dificulta
mantener una frecuente
interaccin con ellos,
pero, por medio de las
Emisoras
se
les
pueden hacer llegar
mensajes
institucionales
y
animarlos a que llamen
a los nmeros de
telfono que se tienen
en las emisoras y
manifiesten
las
necesidades y que tipo
de apoyo que requieren
de la institucin.
8) Ejecutar el plan de
negocios
y
las
tcticas
de
mercadeo.
En
este
requerir
aspecto,
de
se
una
los
planes
para
cambios
en
la
estructura
Contacto
organizacional interna
Institucin
de
poblacin
la
institucin,
entre
la
la
civil.
Por
dndole la importancia
ltimo
que se merece a la
gestionar la adquisicin
Oficina de Atencin al
de un software que
Ciudadano,
igualmente,
encargando
del
se
deber
se logren determinar
los
seor Inspector de la
estrategia, resultados y
Armada
principalmente
asignar
Nacional;
responsables
avances
en
la
los
niveles de satisfaccin
de los clientes.
desarrollar,
como la penetracin de
mercado por medio de
las Emisoras radiales
Marina
Estreo,
asignarle funciones de
mejoramiento
de
la
cuatro
Navales,
Fuerzas
quienes
9) Cerrar la brecha
La implementacin y
puesta en marcha del
sistema CRM para
gestionar la relacin
con los clientes, no
garantiza por si solo
que los resultados sean
los esperados, por esta
14
insatisfecho
con
el
servicio y 5
satisfaccin
total
con el servicio. Una
vez
analizadas
las
medidas
de
desempeo, se deben
tomar
las
acciones
necesarias para corregir
las
falencias
encontradas
y
mantener una cultura
de mejora continua en
el proceso.
BENEFICIOS QUE SE
ESPERAN LOGRAR
CON LA
IMPLEMENTACION
DEL SISTEMA CRM
Los
beneficios
de
garantizar la calidad en
los
productos
y/o
servicios que se ofrecen
a
la
comunidad,
representan para la
Armada Nacional uno
de
sus
objetivos
primordiales, siendo su
ms
importante
activo
para
una buena
relacin
con la
Comprensin de las
necesidades reales y
las expectativas de la
poblacin (cliente).
Comunicacin de las
necesidades y las
expectativas
del
cliente a toda la
Institucin.
Determinacin de la
satisfaccin
del
cliente y actuar con
sociedad
en general.
A su vez, con la
implementacin
del
sistema CRM, tambin
se podrn evidenciar
otros
beneficios
al
interior
de
la
institucin, entre ellos:
relaciones
clientes.
con
los
Aumento
de
la
credibilidad
y
confianza
ciudadana,
obtenidas mediante
respuestas rpidas y
flexibles
a
las
necesidades de los
clientes.
Mayor participacin
y vinculacin activa
del cliente en la
solucin de
sus
propias
necesidades.
base
en
resultados.
los
Gestionar
sistemticamente las
15
Mejor desempeo en
el cumplimiento de
la
misin
institucional,
la
satisfaccin de las
necesidades de la
poblacin.
BIBLIOGRAFA
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1992
Pp
85
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Tomado
de
http://www.
camposcnet/0repositorio/ensayos/00excelencia pdf
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Ruiz Canela, Jos. La gestin por calidad total en la empresa moderna. Mxico.
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Pgina web
www.armada.mil.co
16