ots Marco de Referencia para la Direccion de Proyectos El truco para leer este capitulo es asegurarse de mantener la mente abierta y buscar brechas especificas en tu conocimiento. Encontraras varias cosas pequcfias, que Examen Rapido > Ineresado > Trabajo de pueden irse sumando en el examen y pueden alterar tu > Gestién de los ‘operaciones comprensién de temas més complejos. No.sélo memorices interesados » Definicién de los conceptos de este capitulo; en cambio, utiliza este libro Estructura de la la direceién de para que te ayude a entenderlos y a ser un mejor director de onganizacion eee nye tricial » Oficina de direccién ee de proyectos (PMO) Pee > Dail » Definicién de un Definicion de un Proyecto pAainas* programa » Equilibrada — Definicién de un (“Todas las referencias a ntimeros de paginas son para la ional : a > Func portafolio Guia del PMBOK", Cuarta Edicion) > Orientada a » Ciclo de vide del ny ios ails Conocer la verdadera definicién de lo que es un proyecto P Bircdidordel Cleo devidedel ——_baayudadoa muchos de los que realzanelexamen a royecto responder bien hasta cuatro preguntas, Leela definicién eee pi de di it lee el ce Much: > Proceso de direceidn _y luego le el resto de esta seccién. Muchas personas se ieeaecesacoe cal de proyectos refieren a su trabajo como un proyecto cuando no lo es en ‘pecpecto. > OPM3 realidad. » Restrieciones > Matricial ajustado > Leccionesaprendidas ~ Spyetwes Un proyecto Definidndeun > Direccidn por > Esuna area temporal que tiene un principio yun inal proyecto abjetivos (MBO) vicio o resultado tinico. > Proyecto grande Siestés pensando que en el examen se te pregunta Qué es un proyecto?" la respuesta es no, Pro si deseribirs situaciones,y parte de tu andlisis de esas situaciones tendré que incluir la pregunta, ";Acaso esto constituye Ja descripcién de un proyecto?” Entonces, ;qué es un proyecto? Situ jefe entrara a tu oficina el dia de hoy y te dijera: “El sistema esté descompuesto. ;Puedes investigar queé le pasa y arreglarlo®” ;Seria esto un proyecto? {Estés continuando con la letura antes de haber pensado en detalle en la pregunta? De ser as, por favor léela otra vez y piensa tu respuesta. Se trata de un concepto importante, tanto para el examen como para el mundo real Delos mile de alums alos que RMC les ha dado clases, muy pocos legaron a nuestras clases entendiendo que primero debes tomar Io que tees dado y organizar el trabajo para converts en proyectos adecuados. El proceso 4e planificacién del proyecto produ cronogramas y presupuestos. Puedes calendarizar la trea de “arreglarlc” Sino sabes cul es el problema? Claro que no, Asi que hay al menos dos proyectos en a situacién anterior Recuerda que un director de proyectos debe presentar un plan para la direccién del proyecto que pueda ser acordado, que la gente considere realstay, lo més importante, un plan en el que el director del proyecto Pueda validar su reputacin, Ya es hora de que alguien diga esto en vor alta: sin contar los cambios aprobados que incluyen trabajo adicional, sel director del proyecto no logra completar el proyecto en el tiempo y de acuerdo con el presupuesto establecido (ademas de cumplir con otros objetivos), debe ser (© 2071 ME Publeatens. Ine « 652.8454484 « miozmenjct.com * van emepro}ect com 19———= Marco de Referencia para la Direccién de Proyectos cartuo cos 20 relevado de su puesto! ;Por qué tan drstico? Segiin investigaciones Ilevadas a cabo por el Standish Group ‘en 2009, s6lo 32 por ciento de los proyectos son exitosos. Esto significa que estamos haciendo tin mal trabajo de direccién de proyectos y que las cosas tienen que cambiar. 2Realmente te encuentras trabajando en proyectos? Para el examen, asegirate de que las iniciativas en las que estis pensando sean realmente proyectos. Necesitas Imaginar una iniciativa que te requiera utilizar ‘muchas de las herramientas de la direccién de proyectos. i trabajas en una mesa de ayuda y alguien te contacta acerca de un problema que tiene, tal vez puedas utilizar una EDT, zpero necesitas un diagrama de red? sY planes de gestién para alcance, tiempo y costo? Probablemente no, Algunas actividades simplemente son parte de las operaciones normales de la compaiia, en lugar de un proyecto. FRING] Deberias pensar en un proyecto grande cuando contestes las preguntas del examen, Piensa en un to Proyecto que sea nuevo para tu organizacién (uno que jamés se haya llevado a cabo), que utilice recursos de muchos paises, que tenga un equipo de mas de 200 personas, que dure més de tn afo, y que tenga un presupuesto superior a $10,000,000 de délares estadounidenses. Independientemente de sino te dedicas a proyectos de esta naturaleza: necesitars contestar las preguntas del ‘examen como si asi Jo fuera. Existe una gran diferencia entre trabajar en un proyecto grande y uno pequeiio Por cjemplo, en un proyecto pequefio, caminas hasta la persona con la que necesitas hablar cuando tienes un asunto «que necesita resolver. En un proyecto grande, tal vez tengas que pasar semanas planeando las comunicaciones. Cuando surge una polémica, tienes que investigar quiénes estén involucrados, dénde se encuentran, averiguar su método preferido de comunicacién y sus datos de contacto en el registro de interesados, para posteriormente comunicarte con ellos 2 través de esta via. Si tomas en cuenta este enfoque de proyecto grande mientras lees este libro, verés que los diferentes elementos que se describen a continuacién sobre lo que forma parte de la diteccién de proyectos tiene sentido. ¥ silos conceptos tienen sentido para ti, no tienes que memorizarlos, ;puedes usar la lgica para responder a las preguntas del examen! FA tra cosa a tener en cuenta para el examen es que debes asumir que las propuestas del proyecto EEARES stan siendo revsadas yaprobadas formalmente a nivel grencial en tu organizacin después de una ie mparacién con todos los proyectos posibles. Los proyectos no se escogen de manera arbitraria 0 informal, (Ve las discusiones sobre Caso de Negocio y Selecién del Proyecto en el capitulo Gestin de la Integracién.) Trabajo Operativo pAsina 22 La mayoria del trabajo que se leva a cabo dentro de las organizaciones puede describirse ya sea como ‘operativo © como trabajo de proyecto. El trabajo operativo es constante, mientras que el trabajo de proyecto se termina, Es importante que puedas distinguir entre ambos para el examen. Es posible que veas instancias, cn las que el verdadero problema del asunto es que alguien esta intentando ditigir el trabajo constante (operativo), por ejemplo la manufactura, como si fuera un proyecto. {Qué es la Direccion de Proyectos? picinas “Muchas personas creen que los directores de proyectos solo necesitan saber cmo dirigir a las personas, 0 peor, aque simplemente basta con comprar algin software para poder ser un director de proyectos. La profesién de direccién de proyectos esti creciendo con rapidez, Es tanto ciencia como arte, y sigue un proceso sistemtico. ELPMI divide la direccién de proyectos en grupos de procesos y Areas de conocimiento. Los grupos de procesos siguen el proceso de alto nivel de direcciin de proyectos: iniciacidn, planificacién, ejecucién, seguimiento y contro, y cierre. Las areas de conocimiento son: gestin de la integracién, alcance, tiempo, costo, calidad, recursos hhumanos, comunicaciones,riesgos yalquisiciones, aunque PMI también da un enfoque independiente al marco de referencia para la direccién de proyectos y los procesos de dizeccién de proyectos. sSabes qué es la direccién de proyectos? Lo ms seguro es que haya algunos aspectos clave de la direccién de proyectos que no conozcas,Incluso las personas con diplomas avanzados en materia de direccién de (© 2071 RMC Pubicatons, Ie + 952 846 4484» focrmeneectcom » wv rmepejectcomcapiruto vos Marco de Referencia para la Direccién de Proyectos —— proyectos a veces reprueban este examen. Ls describe a lo largo de este libro. Puede involucrar términas y procesos técnicas, pero también involucra roles y responsabilidades, asi como niveles de autoridad, Conforme lees este libro, es posible que encuentres que Ia direccién de proyectos implica mas de lo que pensabas. puesta a la pregunta “;Qué es la direccién de proyectos?” se Qué es un Programa? pisinas Un programa es un grupo de proyectos. Al agrupar los proyectos relacionados en un programa, una onganizacin puede coordinar la direccién de esos proyectos. El enfoque del programa puede ayudar a lograr una disminucién del riesgo, economias de escala y una direccién mejorada. Adems del trabajo necesario para completar cada persist tart tecerca dela dren proyecto individual programa también inlaye esfuerzos como la coondiacién de decor de programy cena tira actividades de direc, Por lo que cuando descubres que tenes mis de un proyecto siteresillaDenéico, sown puedes gestonar todos os proyectos como un programa. Esto debe hacereinicamente cuando el enfoque dl semen Programa result vallowo panilomacon abe = . Canes ttn ee ] ‘era Programa | Es I Owres ] trnjos || Provecto || Proyecto. || Proyecto relacionados || | jee qQué es un Portafolio? racias Un portafolio incluye un grupo de programas y proyectos individuales que se implementan para lograr un objetivo estratégico de negocio especifico, Es posible que los programas y proyectos que conforman el portafolio. no estén relacionados entre si, salvo por el hecho de que ayudan a lograr un objetivo estratégico comin, Potato i — Dire] I trabajos || Programa || Proyecto || Program || Proyecto relacionados Hee c —— ares ] tobaes || Proyecto |] Proyecto |] Proyecto. | Oficina de Direccién de Proyectos (PIMO)’ pAcina 11 Este departamento centraliza la direccién de proyectos, La oficina de direccién de proyectos generalmente sume uno de estos tres roles: > Provee politicas, metodologias y plantllas para dirigir proyectos dentro de la organizacién > Prove apoyo y direccién a los otros miembros dela organizacién con respecto a la manera en que se dirigen los proyectos, capacita a los dems en la direccidn de proyectos yen el software de direccién de proyectos, y brinds apoyo por medio de herramientas especifcas de direccién de proyectos > Provee directores de proyectos para diferentes proyectos, y ¢s responsable de los mismos; todos los proyectos, o proyectos de cierto tamafi, tipo o influencia, son dirigidos por esta oficina (©2011 AMC Publications, nc» 052.946.4484 + nfoGrmeprojectcom « amar.meprojecLeom 21Marco de Referencia para la Direccién de Proyectos cariruo vos 22 Soe pertertes cpa Laon de diner de pecs ce iacnnee eae organo es una sola persona, a ofcna de ducion de reyes pars Divi las interdependences ene payors > yudars prover recursos » Recomendar la terminacién de los proyctos > Darseguimiento a cumplimiento de los rocesos dela orgeniacion 1 Adara rcabar las leecione aprendiasy hacele dlopble s oros proyectos arama lantile(jemplo: par ls etructaras de deoloe del trae los planes de gestn de > Prover une gat del proven at de manera mds activa durant la inciactn del proyecto queen ass siguientes del proyecto » Ser pare del comité de contol de eabiog Bai bn endenci fuerte a empearoficias de dieccién de proyectos, pero las organizaciones deben reconocer Ue dinecion de proyectos sais de dlecciin de proyectos funcionan mal, generar sentiments negatives heca ts direcién de proyectos profesional, y esto puede rezagar ations on ‘compafia, Para implementar exitosamente tuna ofcina de drecién de proyectos, las organizacionesdeben een seon stos conceptos clave: 7 Tlrer del oficina de dteccién de proyectos debe ser definide Gan ant 7 Laclcine de direccin de proyectos debe tomar uno de los res reles Goon te definieron Previamente),y adherise a sin intentar hacer todo > Serequlete un compromiso de parte dela gerenci sjecutiva > 1a aficina de deceiin de proyectos no meforaré el rendimviento del proyecto sin el uso de los procesos CO ee ESR EREREE! cue ve dcbe preenover la ueccisa de peyton profesion Objetivos Elexamen puede hacer referencia a distintos tipos de objetivos, incluyendo tanto objetivos del proyecto como objetivos del producto. Estas preguntas pueden ser un prs capciosas, Lee cuidadosament Siguiente ts de cosas Unlcasque debes saber acerca de los abjctinen panne dane después de leer el resto del libro. {Tienes alguna brecha en tu conocimientor : >Los objetivos del proyecto estn establecidos en el acta de consttucion > bos proectos se consideran fnalizados cuando los objcthee he cumplidos. * Soe atermins que los objetivos del proyecto no pueden cumplinn ve date canegar el proyecto antes de completarlo. {Un entendimiento més completo sobre los objetivos se puede lograr alo largo del proyecto. El director del proyecto es responsable de cum , >a Plir con los objetivos del proyecto. FT paths debe tances Par Mt clide es Seogaaine de coe el ryoyoa oe econ tus objet Fee gee estamos lv aithclOAULty sedice ox iargpre las aenen dsl pea » tence etree eat AED en orien Sa ospucts, ar eaginal neg. influencia delosinteresados,deberin ser observadasy roeecenee arena att lemma ates toqulton eapecicose d tinue dal popeerry Ios objetivos generales que pr » arte {tl Proyecto se determinan durante inicacién del proyecto ye redeinen durantela planificacién : Bi sears ebititaGe pocese Desaroliar el Pisa para la Direccié del Proyecto es determina ‘ate (©2011 AMC Putestons, lnc + 46.4484 © nfogrmeproject.com « wwzmeprojct.comyr cpio oos Marco de Referencia para la Direccién de Proyectos <= Administracion por Objetivos (MBO) La administracién por objetivos es una filosofia de direccién de tres pasos: 1. Establecer objetivos realistas y no ambiguos. 2. Evaluar periédicamente silos objetivos se estan cumpliendo, 3, Implementar acciones correctivas. Para los directores de proyectos, esta filosofia significa que si un proyecto no esti en linea o no apoya los objetivos corporativos, es posible que pierda recursos, asistencia y atencién, Entienden también que aadministracién por objetivos sélo funciona si cuenta con el apoyo de la ge Restricciones’ pasinas. Como director de proyectos, debes manejar ¢ incluso hacer malabarismos con muchas cosas para lograr tun proyecto, ineluyendo restricciones del proyecto como el tiempo, costo, riesgo, alcance, calidad, recursos, satisfaccién del cliente y cualquier otro factor que limite las opciones. Por ejemplo, la fecha ‘en la que un hito debe ser completado, la fecha en la que un proyecto debe ser completado o el riesgo maximo permitido que puede tener un proyecto son todos ejemplos de restrieciones. Uiilizas las resricciones para ayudar a evaluar necesidades en competencia, La direccién directa 0 indirecta marca la prioridad de cada restriecién. Entonces utilizas esta jerarquizactén alo largo del proyecto para planificarlo de forma adecuada, evaluar el impacto de los cambios y comprobar la finalizacién exitosa del proyecto. Es importante darse cuenta de que necesitas evaluar el efecto que un cambio a una testriccién tiene sobre otras restricciones. En otras palabras, probablemente no puedas acortar el cronograma sin causar un impacto negativo en el costo, riesgo, etc Los interesados, gerentes y otras personas, inevitablemente tratardn de cambiar algo o affadir trabajo al proyecto. Como el director del proyecto, eres responsable de analizar estas solicitudes de cambio e identificar los impactos que tendrian sobre las restricciones a través del control integrado de cambios. Las restricciones se discutiran en muchas éreas de este libro. Timate tu tiempo para entender a fondo la discusidn acerca del control integrado de cambios en el capitulo Gestion de la Integraci6n, y la manera cen la que éste se relaciona con las restricciones, Recatsoe OPM3® ELOPMS ¢s el modelo de madurez para la direceidn de proyectos de una organizacin del PMI. Este sodelo esté disefado para ayudar a las organizaciones a que determinen su nivel de maduez.en la direceién de proyectos. Para el examen, debes estar familiarizado con el término “OPM3" y saber qué es en general (© 2011 AMC Pubiatons, Ine» 952.046.4484» ifoarmepjectcom + wwntemepeect com 2324 ‘e=eee Marco de Referencia para la Direccién de Proyectos cariwo vos Interesado,’ Gestion de los Interesados’ paciva 23 Piensa acerca de los iteresados en tus proyectos del mundo real. Te das cuenta de que ls interesados son més que slo el director del proyecto, cliente, patrocinador y equipo? Los interesados son cualquier persona u organizaciin iQuién tiene el poder en cada tipo de organizacién: el director del proyecto o el gerente funcional? » Las ventajas de cada tipo de organizacion > Las desventajas de cada tipo de organizacién ‘Muchas personas les han comentado a RMC que desearian haber pasado més tiempo estudiando este tema. Entonces tomemos nota ahora, A medida que leas os siguientes pirrafos que definen las diferentes estructuras corganizacionales, tomate tiempo para pensar cémo cada forma impactaria en tus proyectos en el mundo real 2011 MC Publetons, ne 952.846 4484 « inoGrmepreectcom « wenaimepejectcomcaritu.o oos Marco de Referencia para la Direccién de Proyectos — Funcional Esta es la forma mé especializacién dentro de distintas éreas funcionales (ejemplo: contabilidad, mercadotecnia y manufactura) Cuando te encuentres con “funcional” en el examen, piensa en el concepto de un “silo” Los proyectos, _generalmente ocurren dentro de un solo departamento Si se necesita informacién o trabajo del proyecto dc otro departamento, los empleados transmiten la solicitud al jefe de su departamento, quien a su vee se la comunica al jefe del otro departamento. De otra manera, a comunicacién se mantiene dentro del proyecto. Los miembros del equipo completan el trabajo del proyecto, ademis del trabajo departamental normal, comuin de organizacién. Tales organizaciones se agrupan por éreas de Orientada a Proyectos tn una organizacién orientada a proyectos la compasia entera esti cnganizada por proyectos el director de proyectos tiene el control del mismo. Se asigna el personaly se «examen, recuerda; “sin sede’ Los miembros del equipo deben completarinicamente trabajo del proyecto, y tuna ver que el proyecto se ha acabado, no tienen un departamento al cual reresar. Necesitan set asignadox a otro proyecto u obtener un trabajo con un empleador diferente. La comunicacién ocurre principalmente dentro del proyecto. Matricial’ sta forma es un intento de maximizar los puntos fuertes tanto de las estructuras funcionales como de las orientadas a proyectos. Cuando te encuentres con “matricial” en el examen, piensa en el concepto de “dos jefes Los miembros del equipo se reporten con dos jefe: el director del proyecto y el gerente funcional (¢jemplo: el director del departamento de ingenieria). La comunicacién pasa de los miembros del equipo a ambos jefes. Los miembros del equipo realizan el trabajo del proyecto ademis del trabajo normal de sus departamentos En una organizacién matricial fuerte, el poder recae en el director del proyecto. En una matricial débil, el poder recae en un gerente funcional, mientras que el poder del director de proyectos es comparable con el del coordinador o expedidor. En una organizaci6n matricial equilibrada, el poder es compartide entre el erente funcional y el director del proyecto 4ébil (0 en una organizacin funcional) puede llegar a ser mis el de un » Expedidor del Proyecto’ £1 expedidor del proyecto aca principalmente como un asistente del personal y coordinador de las comunicaciones. El expedidor no puede tomar decisiones ni hacerlas valer por si solo, > Coordinador del Proyecto Esta posicidn es similar ala del expedidor del proyecto, salvo por el hecho de que el coordinador tiene cierto poder para la toma de decisiones, un poco de autoridad,y reporta a un gerente de mayor nivel FRI Lo tipico cs que el examen no identifique la forma de la organizacién en la OF TH TRA jue te encuentras, Ei cuantas preguntas més FER Une organizacién matical ajustada no tiene nada que ver con una organizacion matric FAHY simplemente se refire a localiza las oficinas del equipo del proyecto en la misma habtacion, Dado Para estas preguntas en el examen (© 2011 AMC Publications, Inc» 952.646.4484 + inio@rmcorject.com * www rmcprolect.com 25| \i=ee Marco de Referencia para la Direccion de Proyectos cariruo vos 26 Ejercicio Pontes prueba! Puedes esperar proguntas en el examen sobre as ventas Ps y desventajas de cada estructura organizacional. Practica listand tus rexpuestasen lon Funcional Ventajas Desventajas Orientada a Proyectos Ventajas Desventajas li Loeaiaieoweeteiiaied TG a | Matricial Ventajas i Dasventajas Respuesta Fancional Y Ventajas Desventajas sencilla sos especialidades func Pees eee eee eeeeeeee etrimento del pro Tos miembros del equipo sereportan | No hay posiblidad de hacer carera en sélocon wn supervisor direccién de proyectos _ | [Los recursos similares estan Jl director del proyecto tiene poca 0 ralizados, ya que a compa se | ninguna auoridad upa por especalidadh | Oportunidades profesionalesdaras en fceas de especalizacion del trabajo (© 2011 NC Pubcatbons, ns » 952.045 4494 « inlotmcproject.com + wwe mepect.comcaeiruooos Marco de Referencia para la Direccién de Proyectos —— Orientada a Proyectos Ventajas Desventajas | “sede” cuando el trabajo se Organizacién de proyectos eficiente | No by completa L [Las comunicaciones son mas efectivas | Duplicacién de instalaciones y de ss de trabajo ecializacién en las disciplinas tad al proyecto Puede resultar en un uso menos eficiente de los recursos Matricial Ventajas Desventajas Objetivos del proyecto altamente visibles | Se requiere de administracién adicional “ejor control de los recursos por parte _| Mas de un jefe para los equipos del del director del proyecto __| proyecto a Mis apoyo de las éreas funcionales Dar seguimiento y control resultan mas complejos, Utilizacin maxima de recursos escasos_| La asignacién de recursos es mis compleja ‘Coordinacién mejorada Requiere del uso extenso de procedimientos y politicas “Mejora en la diseminacién de Es posible que los gerentes funcionales informacién horizontal y vertical tengan prioridades distintas a las de los directores de proyecto [Los miembros del equipo mantienen | Mayor potencial de conficto una “sede” Giclo de Vida rcna rs ‘Un clo de vida es el progres continu aves de une sei de tapas dedesarlla,Existn dos clos de ida y process general que des conocer pra el examen el cil devs dl product el cilo de vida el proyectay Bros de dwn de prayer, bs os conceptos se describen en los siguientes Ciclo de Vida del Producto PAGINA 18 Este ciclo de vide dura desde la concepcidn de un nuevo producto hasta su retiro, Un producto puede requerir o generar muchos proyectos a lo largo de su vida. Por ‘jemplo, durante la concepcién de un producto, puede haber un proyecto para determinar las necesidades del cliente. Cuando el producto esté maduro, puede haber un proyecto para analizar la competencia del producto en el mercado, TIEMPO {© 2017 AMC Pubcations, Ine» 952.846.4404 « nfermerojacteom * wwsmeprjecteom 27wee Marco de Referencia para la Direccion de Proyectos cariruo vos juloraveamos qué cosas estén involucradas en la terminacién de un proyecto, Necesitas dos metodologias, Primer esti el ciclo de vida del proyecto: lo que necestas hacer pars completr al trabajo, Segundo, esti el | Proceso de dreccién dl proyecto: lo que necestas hacer para dirigir el trabaj Giclo de Vida del Proyecto’ pict 15 En slguna ocasionesal ceo devide del proyecto seo conoce reer, pli Paso proyectos de won orgaizacin cect oun dparaentg Ears gue probate eam Produc ls etregabls del proyecto, Des entender qu cst clo dees ya Ser peuablemente vasa fas "il de via del proyect ene examen Hay varios ponte ce da Sareea ependiendo dea industria en aque trabaja un dsectr de proyecto ee organizacin. Algunos ejemplos de ciclo de vids som Construccion Visblidad,planifcacién, dseho,produccidn,enrega ycomienzo * earl dea informactén (1) Diseo de lo nivel deh deal cofccin, pasha, FEBig Se cidade con es refrencias aa fases del ciclo de vida en el examen (jmp: concepts, Feed cinco, madurez, decline, reir). Muchos delos que resan aloo oor ee *eferenciasY pensaron que el examen stbatérminosalerativososnicuados ron eel Pen dicccién de proyectos Recuerda, un producto o clo de Vda del proyecto reece feando muchas trios distinos, pero slo hay una manera de descrbirel prone de deans proyectos en el examen. Proceso de Direccion de Proyectos rl prceso de drecién de proyectos inchye grupos dl Frcnteaesnilacn plnicacin, decucién, seguimenioy cote, y cee Estos propose diner cts dtalle nl prximo capt, pero vames ata un momenta shore ogre Haotael pee acl ded dl proyecto el proceso de deecion de proyectos Elsigutone do lutzae proceso de diteccibn de proyectos Fste diagrama nos muestra eémo los grupos de procesos dela dreccién de proyectos se empalman entre si Lain aria para que el proyecto sea aprobado oficialmente. Como el director de ede rceallzas tn poco de planifcacin de alto nivel durante la iniciacién para veihenr que el proyecto ‘¢ Pueda completar dentro de las restricciones dadas de alcance, tiempo, costo ete Una ver que el proyecto se apruebs, pasa de la iiciacidn al planificacin detallada (1), donde se crea el plan {te indica de qué manera vasa planifcar y como ejecuarés dards Seguimientoy contecde a proyecto, ET Proyecto luego pasa a ejecucén (2), donde el equipo completa el trabajo de acuerdo con los procesos y Procedimientos que se detallan en el plan para a dreccién del proyecto. Mientras se relia el trabajo, los resultados del mismo (oinformacicn del rendimiento del trabajo) son S2viados a la parte de seguimientoy contol (3), com lo que se asegura que el Proyecto esté avanzando de acuerdo a las lineas base en el plan para la direccién del proyecto, | 28 © 2011 RHC Pubicatons nc «952. 046.484 intemegrojectcon «wonncmprectcom_ capiruo oos Marco de Referencia para la Direccion de Proyectos —= {impacto a las lineas base del proy ‘proyecto en consecuencia. Una ver que los cambios ala linea base han sido identificados y el plan ha sido moditficado, el plan revisado. se enviaa ejecucidn (2), en donde, una vez mis el proyecto se ejecuta de acuerdo con el plan actualizado y se hhace el seguimiento y control (3) en base a las lineas base revisadas. Si el proyecto se aleja tanto de las lineas base que Fequiere un anélisis que cuestione si el proyecto debe siquiera continuar, entonces volvenios a la iniciacién (6) para tomar esta decisién, Eyentualmente, cuando el trabajo se termina (o el proyecto es fnalizado), el proyecto pasa al cerre del proyecto (7), En el caso de proyectos pequefios, normalmente direccin de proyectos para el proyecto completo, y este conjunto se puede repeti lo largo del ciclo de vida del proyecto (ver Figura 2) Sin embargo, los proyectos grandes deben desglosarse en distintas fase, y cada fase del proyecto progresa a través de los grupos de procesos de direccién de proyectos (ver Figura 3) Alcomienzo del proyecto el director de proyecto ayuda a crear un acta de constitucin para la totalidad del proyecto y leva a cabo planificacin de alto nivel para lograr la aprobacién del acta de constitucién del proyecto. Poniendo como ejemplo el proyecto grande que aparece en la Figura 3, el director del proyecto revisaria el acta de constitucin de proyecto al comienzo de lactapa de disco y se aseguraria de que la organizacién quiera continuar con la fase del ciclo de vida. Sila organizactén decide continua el director {el proyecto debe realizar una planificacin detallada para la fase de diseRo;ejecutar, dar seguimiento y controlar la fas; y cerar la fase de disci. El proyecto pasa después al proceso de iniciacion de la fase de codifcacin del ciclo de vida del proyecto, nes un conjunto de los grupos de procesos de la Figura 2: Ciclo de Vida del Proyecto de un Proyecto Pequefio Tinvestigacion Codigo Prueba Transicion Figura 3: Ciclo de Vida del Proyecto para un Proyecto Grande ees row Céatigo ‘anseids Our oe Q rD G T po) SO NO (© 2071 RMC Pubscatins, nc + 962.846 4484+ inloSrmeprojet.com » wnewrmeprojec.cm 294e=——= Marco de Referencia para la Direccién de Proyectos cariruo vos Lecciones Aprendidas (Postmortem) En el primer capitulo de este libro, describimos las lecciones aprendidas (parte de los activos del proceso de la organizacién) como un PMI-ismo. Las lecciones aprendidas son un activo esencial para dirigir un proyecto; se toman en cuenta y se crean alo largo de un proyecto. Completa el siguiente ejercicio para evaluar tu comprensién de la lecciones aprendidas. aprendidas? Respuesta Los documentos de las lecciones aprendidas incluyen las cosas que se hicieron bien, las que se hicieron mal, ylas que se harian de manera diferente en «caso de que el proyecto se pudiera volver a hacer. Otra forma de decir lo anterior seria decir que las lecciones aprendidas incluyen la causas de ls polémicas las que se ha enfrentado el proyecto y el razonamiento que exist tras los cambios, Para ser lo mis valiosas posibles, les lecciones aprendidas deben cubrir tes dreas > Aspectos teenicos del proyecto (:Qué cosas hicimos bien y qué cosas mal sobre nuestro modo de completar el trabajo para producir el producto?) » Direccidn del proyecto (;Qué tal nos fue con la creacién de la EDT, planificacion de riesgos, et?) » Direccién (;Qué tal me fue a mi como director de proyectos en los aspectos de comunicacionesy liderazgo?) | | Ejerciclo | Poste « prucbal Qué tipo de informacidn inchiyen ls kecsiooes FAI Muchos directores de proyectos no entienden el olde las leciones aprendias en los proyectas. El 4k ciagrama a continvacién ayuda a expicar su fancién: eee eA ESA HITE] | 30 ©2011 ANC Publications, nc» 852.846.4484» niomeprjet.com + wa megoject com- capo oos Marco de Referencia para la Direccion de Proyectos —— Como director de proyectos, necesitas recolectary revisar las lecciones aprendidas de proyectos similares antes de que se empiece a trabajar en un nuevo proyecto. {Qué caso tiene cometer los mismos errores o enfrentarse a fos mismos problemas a los que otros ya se enfrentaron? Por qué no beneficiarse de las experiencias de otrost Imaginate que pudieras meter la mano en el cajén de un archivo o acceder a una base de datos para ver datos de todas los proyectos en los que ha trabajado tu empresa, ;Qué tan valioso seria esto? ‘Una ver quie tu proyecto estéllevindose a cabo, se requiere que aifadas lecciones aprendidas a la base de datos de la compaiia (activos del proceso de la organizacién). Espera: gestabas prestando atencién alo {que acabas de leer? Las leceiones aprendidas son una préctica de direccién de proyectos obligatoria, Son tanto vna entrada como tna salida de los proyectos. Como una entrada, ayudan a mejorar el proyecto actual. Como una salida, ayudan a mejorar la organizacién. Las lecciones aprendidas se llevan a cabo a Tolargo del proyecto y deben compartirse con el equipo del proyecto para mejorar el proyecto actual y con la organizacién como parte del proceso de Distsibuir la Informacién (ver el capitulo Gestién de las Comunicaciones), Después se finalizan durante el cierre del proyecto ola fase de cierre del proyecto. “Asegiirate de sentirte cémodo con todos los conceptos en este capitulo antes de seguir leyendo; estos conceptos constituyen una base para comprender gran parte del material que se presenta en lo que résta de este libro. {© 2011 AMC Publications, Inc « 952.846.4484 + infotrmopraject.com * wivnameprojectcom 31,4y— Marco de Referencia para la Direccién de Proyectos cart os 32 Examen de Practica 1. Cuil de los siguientes enunciados describe MEJOR cémo los interesados participan en un proyecto? A. Determinan el cronograma del proyecto, los entregables y los requisitos, B. Ayudan a determinar las restricciones del proyecto y los entregables del producto. C. Determinan las necesidades de los recursos y las restricciones de los recursos en el proyecto, D. Ayudan a proporcionar supuestos, la EDT y los planes de gestin, Dos directores de proyectos se acaban de dar cuenta de que estén en una organizacién matricial débil Y¥ que su poder como ditectores de proyectos esté bastante limitado, Uno de ellos cae en cuenta de que realmente trabaja de expedidor de proyectos, mientras que el otzo es coordinador del proyecto. En qué se diferencia un expedidor de proyectos de un coordinador de proyectos? A. El expedidor de proyectos no puede tomar decisiones. B. Elexpedidor de proyectos puede tomar més decisiones. G. El expedidor de proyectos reporta a un director de mayor nivel D. El expedidor de proyectos tiene cierta autoridad. 3, En una organizacion orientada a proyectos, el equipo del proyecto: A. Reporta a muchos jefes B. No tiene lealtad al proyecto, C. Reporta al gerente funcional D. No siempre tendra una “sede 4. Un director de proyectos estéintentando completar un proyecto de desarrollo de software, pero no puede captar atencién suficiente para el proyecto. Los recursos estin canalizados para la finalizacién del trabajo relativo al proceso y el director de proyectos tiene poca autoridad para hacer una asignacién de recursos. En qué tipo de organizacién esta trabajando el director de proyectos? A. Funcional B. Matricial CC. Expedidor, D. Coordinador. 5. Un director de proyectos tiene muy poca experiencia en proyectos, pero ha sido asignado como director de proyectos de un nuevo proyecto. Dado que estard trabsjando en una organizacién matricial para completar su proyecto, puede esperar que las comunicaciones resulten: A. Simples B, Abiertas y precisas C. Complejas, D. Dificiles ce automatizar ‘6. Un miembro del equipo del proyecto esti hablando con otro miembro del equipo y quejéndose de que ‘muchas personas le piden que haga cosas. Si trabaja en una organizacién funcional, zquign tiene el poder de dirigir al miembro del equipo? A. El director de proyectos B. El gerente funcional C. Bl equipo D. La oficina de direccién de proyectos (© 2011 AMC Pubcatons, Inc + 952.46.4486 « ifearmeprojetcom « winnimeprojectcomEe captruo os Marco de Referencia para la Direccién de Proyectos ———— 7. ¢Quién tiene el MAYOR poder en una organizacién orientada a proyectos? ‘A. El director de proyectos. B. El gerente funcional, . El equipo. D, Todos comparten el poder. '8, Las siguientes son caracteristicas de un proyecto, EXCEPTO: A. Es temporal B. Tiene un comienzo y final definitivos. C. Tiene actividades interrelacionadas. D. Se repite cada mes. 9. Las siguientes son todas partes del esfuerzo de gestidn de los interesados del equipo, EXCEPTO: A, Dar exteas alos interesados. B. Identificar a los interesados. CC. Determinar las necesidades de los interesados. D. Gestionar las expectativas de los interesados. 10, Un gerente y el jefe de ingenieria estan comentando un cambio hecho a un paquete de trabajo importante. Después de la reunién, el gerente te contacta y te pide que completes los papeles para hacer el cambio, Este es un ejemplo de: A. Atencién de la direccién a la gestién del alcance. B. Planificacién dela direccién. C. Laposicién del expedidor del proyecto D. Un sistema de control de cambios. 11. El proyecto esté en planificacién cuando tres interesados se acercan al director del proyecto solicitandole informacién sobre la nueva metodologia de direccién de proyectos de la empr Quieren saber de dénde salié y por qué es distinta de la manera en la que actualmente se di los proyectos. Estos interesados también son amigos del director del proyecto y como gi trabajado juntos por aitos. El proyecto utiliza términos nuevos como “accién correctiva’, que ponen @ algunos interesados nerviosos, pues no tienen certeza de sila forma en que el proyecto se dirige va a cambiar junto con Jos nuevos términos. ;Qué debe hacer el director de proyectos? ‘A. Informar alos interesados que se les mantendrs en el ciclo de comunicacién para el proyecto. B, Proveer una lista de términos nuevos con sus definiciones. . Notificar a la oficina de direccién de proyectos (PMO). D, Asegurarse de mantener la autoridad como director del proyecto a pesar de su amistad con los Interesados, 12, Un director de proyectos esté dirigiendo su segundo proyecto. Empez6 un mes después que el primero, yy ambos estin en proceso. A pesar de que el primer proyecto es pequefi, parece que el segundo crece Cada dia, Conforme pasan los dias, el director del proyecto empieza a sentirse més y més necesitado ide ayuda, El director del proyecto acaba de escuchar de un proyecto en la compafia, realizado el afio pasado, similar a su segundo proyecto, ;Qué debe hacer? ‘A. Contactar al otro director de proyectos para pedirle asistencia, B. Obtener registros historicos y orientacién de parte de la oficina de direccién de proyectos (PMO). . Esperar para ver si el proyecto es impactado por el crecimiento del alcance. D. Asegurarse de que el alcance del proyecto sea acordado por todos los interesados. {© 2011 AMC Publications, nc» 952.846.4484 + info@rmeproject com + www.meprojectcom 334—=—= Marco de Referencia para la Direccién de Proyectos cariruo vos 19, El ciclo de vida del proyecto difiere del ciclo de vida del producto en que el ciclo de vida del proyecto: A. No incorpora una metodologia. B. Fs diferente para cada industria, C. Puede generar muchos proyectos. D. Describe las actividades de la direccién de proyectos. La administracién por abjetivos sélo funciona si: A, Cuenta con el apoyo de la gerencia, B, Tiene reglas escritas, C. BI proyecto no tiene impacto en los objetivos. D. El proyecto incluye los objetivos en el acta de constitucién del proyecto. Tu gerencia ha decidido que todos los pedidos sean tratados como “proyectos” y que los directores de proyectos actualicen los pedios todos los dias, para resolver polémicas y asegurar que el cliente acepte formalmente el producto dentro de los 30 dias posteriores ala fecha en que fue completado, Los ingresos provenientes de los pedidos individuales pueden variar de los $100 délares estadounidenses hhasta los $150,000 d6lares estadounidenses, No se le solicitaré al director del proyecto que lleve a cabo planificacién o que haga entrege de documentacién que vaya més allé dela situacién diaria. ;Cémo definirias esta situacién? ‘A. Dado que cada orden individual es una “tarea temporal’, cada orden es un proyecto, B, Se trata de direccién de proyectos dado que hay muchos proyectos involucrados. C, Settrata de un proceso recurrente. D. Los pedidos que superen $100,000 en ingresos serian considerados proyectos e involucrarian direcci6n de proyectos. El director del proyecto anterior a tu proyecto lo ditigié sin mucha organizacién, Existe una falta de control dela gestin y no hay entregables claramente definidos.;Cusl de las siguientes seria la MEJOR opcién para mejorar la organizacién de tu proyecto? A. Adoptar un enfoque de ciclo de vida para el proyecto, B, Desarrollar las lecciones aprendidas para cada fase. C. Desarrollar los planes de trabajo especificas para cada paquete de trabajo. D. Desarrollar una descripeidn del producto del proyecto Un equipo de proyectos esté trabajando en la manufactura de un nuevo producto, pero esté teniendo problemas para crear el acta de constituci6n del proyecto, ;Cual es la MEJOR descripeién del verdadero problema? A. No han identificado los objetivos del proyecto, B, Estén trabajando en un proceso y no un proyecto. C. Nose ha establecido una fecha de finalizacién. D. No han identificado el producto del proyecto. Uno de los miembros de tu equipo te informa que no sabe cual de los muchos proyectos en los que esta trabajando es el mas importante. ;Quién debe determinar prioridades entre los proyectos de una companiia? A. El director de proyectos, B. El equipo de direccién de proyectos. . La oficina de diteccién de proyectos (PMO), D. Elequipo. Demanda de mercado, una necesidad de negocios y/o una disposicién legal son ejemplos de: A. Razones para contratar a un director de proyectos. B. Razones por las que se inician los proyectos. C. Razones por las que las personas o las empresas se convierten en interesados. D. Razones para patrocinar un proyecto. (© 2011 ANC Publications, In: © 952.845 494 Intoeemcaroject com warwmepojec cmcapituo vos Marco de Referencia para la Direccién de Proyectos <= 430. El trabajo operativo se distingue del trabajo de proyecto debido a que es: ‘A. Unico. B. Temporal C. Continuo y repetitivo. D. Parte de todas las actividades del proyecto. sven de la creacién de un documento de lecciones aprendidas. Cudl de los siguientes es el MEJOR uso que se le puede dar a las lecciones aprendidas? (A. Registros hist6ricos para proyectos futuros. B. Registro de planificacién para el proyecto actual C. Informar al equipo acerca de lo que ha hecho el director de proyectos. .cci6n del proyecto, | | | 21, Los procedimientos de la compaia req | | | . Informar al equipo sobre el plan para la di 22, Lo MEJOR seria que las lecciones aprendidas fueran completadas por: A. Eldirector del proyecto. B. El equipo. C. Elpatrocinador. D, Los interesados, 23, La consideracién de las operaciones del dia a dia y del mantenimiento es de crucial importancia para Jos productos de los proyectos. Las operaciones del dia « dia y el mantenimiento deben ‘A. Estar incluidos en las actividades que habran de levarse a cabo durante el cierte del proyecto. B. Tener una fase distinta en el ciclo de vida del proyecto, pues se gasta una parte importante de los costos del ciclo de vida en mantenimiento y operaciones. . No ser vistos como parte del proy D. Ser vistos como un proyecto separado. 24, ¢Qué es un programa? AA. Una iniciativa empezada por la direccién, B. Un medio por el cual obtener beneficios y controlar proyectos relacionados, C. Un grupo de proyectos sin relacién entre si que se dirige de forma coordinada, D. Una regulacién gubernamental 25. Una compaiia esta haciendo un esfuerzo por mejorar el rendimiento de su proyecto y crear registros historicos de proyectos pasados. ;Cusl es la MEJOR manera de lograrlo? A. Crear planes para la direccién del proyecto. B, Crear lecciones aprendidas. C. Crear diagramas de red D, Crear informes del estado, ications, Inc + 952.846.4484 + infocarmeprojec.com * wawrsrmcprojecLoom 35P 4 Marco de Referencia para la Direccién de Proyectos cairo os Respuestas 36 Respuesta B Explicacién El director del proyecto determina el cronograma del proyecto a través del desarrollo del cronograma, El equipo y otros interesados facilitan las entradas. Puesto que es también el rol del director del proyecto determinar las necesidades de los recursos y crear planes de gestidn, las opciones qu creacién de la EDT. Sin del producto, ;Pjate cuan capciosas pueden ser las preguntas si no las lees correctamente! Ten cuidado con esto en otras preguntas y presta especial atencidn a las diferencias de redaccién, ineluyen esos roles no pueden ser mejores. Los interesados por lo general tampoco participan en la embargo, ayudan a determinar las restricciones del proyecto y los entregables Explicacién El coordinador de proyectos reporta a un gerente de mayor nivel y tiene la autoridad para la toma de ciertas decisiones. El expedidor del proyecto no tiene la autoridad para la toma de decisiones, Respuesta D Explicacién El mayor inconveniente de una organizacién orientada a proyectos es que al final del al cual regresar. proyecto cuando el equipo es dispersado, no tiene un departamento funcional (“sede” Respuesta A Explicacién En una organizacién funcional, el director del proyecto tiene la menor cantidad de apoyo para el proyecto y tiene poca autoridad para asignar recursos. El expedidor del proyecto y el coordinador del proyecto son roles en una organizacién matricial débil Respuesta Explicacién Dado gue un proyecto llevado a cabo en una organizacién matricial involucra a personas ‘lo largo de la organizacién, las comunicaciones se vuelven mas complejas. Respuesta B Explicacién En una organizacién funcional, el gerente funcional es el jefe de los miembros del equipo y probablemente el jefe del director del proyecto. Respuesta A Explicacin En una organizacién orientada a proyectos, la compaiia entera esta organizada proyectos, por lo que el director de proyectos es quien tiene el mayor poder por Respuesta D Explicacién “Se repite a si mismo cada mes” implica que todo el proyecto se repite cada mes. Por lo ‘general, las tinicas cosas que podrian repetirse en un proyecto son algunas actividades. El proyecto en sino se repite, Respuesta A Explicacién Darle extras a los interesados se conoce como “bafiar en orc’. Esto no constituye una forma efectiva de gestion de los interesados o de gestién de Ia calidad Respuesta C Explicacién Esto es un ejemplo de una posicién de expedidor del proyecto pues no ests evaluando cambios, buscando los impactos, etc Estis simplemente implementando otras peticiones. (© 2011 AME Pusan, ne» 952.246.4488 « evocumepeeecteom « mw rmepeeecteom2. 13. 16. 18, capiruo nos Marco de Referencia para la Direccién de Proyectos —— Respuesta C Explicacién Algunas personas ta esta correcta, No la ha Hay muchas cosas que puede hacer un director de proyectos, gpero qué ¢s lo que deberia hacer? Las poitcas de la compatia son gestionadas por la ofcina de direccion de proyectos, y el director del proyecto debe asegurarse de que los interesados tengan informacién muy clara remitiéndolos ‘directamente con la autoridad de las politicas de la compafiia para la direccién de proyectos. I ver piensen que hay mas de una re Respuesta B Explicaci director de proyectos no es la mejor opcién, ya que el otro director di mentor experimentado. Sus sugerencias tal vez no sean adecuadas pa proyectos. Esperar para evaluarel impacto en el proyecto es reactivo; un director de proyectos debe fer proactivo, Obtener el acuerdo de todos los interesados en el alcance del proyecto tampoco es la tnejor opcidn. Seria titi, pero no toca de forma specifica el asunto de esta situacion, Si ofieina de direccién de proyectos es contactada, el director de proyectos pue muchos directores de proyectos, informacién hist6rica de varios de los proyectos y contar con Ja Hay muchas cosas que el director de proyectos podria hacer: Pedirle asistencia al otro proyectos tal vez no sea un ayudar al otro director de recibir el conocimiento de asistencia de alguien cuyo trabajo sea ayudar, Respuesta B Explicacin El ciclo de vida del proyecto incorpora una metodologia, para levar a cabo el trabajo. El ciclo de vida del producto es el que genera muchos proyectos. Las actividades de direccién de proyectos se describen en el proceso de direccin de proyectos. Fl ciclo de vida del proyecto es distinto para cada industria, por lo que esa es la respuesta correcta Respuesta A Explicacién La mejor respuesta es que nec sita apoyo de la g Respuesta C Explicacién Dado que los pedidos son numerosos y de corta duracién, esta situacién es un proceso recurrente, no un proyecto. Respuesta A Explicactén Desarrollar las lecciones aprendidas ayudaria a mejorar las fses subsiguientes, pero bles. "Tener planes para cada paquete de trabajo no haria nada para mejorar el control o los ent ayudaria a controlar cada fase, pero no controlaria la integraci6n de esas fases en un todo cohesivo. Una descripeidn del producto del proyecto ayudaria, pero eso no mejoraria el control y los entregables de cada fase. La direccion de proyectos efectiva requiere un enfoque del tipo del ciclo de vida a la direccin del proyecto. Adoptar un enfoque del tipo del ciclo de vida es la inica respuesta que abarca tanto el control como los entregables. Respuesta B Explicacién Manufacturar un producto es un proceso continuo; es un trabajo operativo, no trabajo de un proyecto. Porto tanto, el equipo de manufactura no tendria ninguna razén para crear un acta Ue constitucidn del proyecto y tendria difcultades para hacerlo silo intentara, debido a la naturaleza constante del trabajo. Respuesta C Explicacin Dado que la pregunta se refiere alas prioridades que existen entre los proyectos, éste no puede ser el rol del director de proyectos, el equipo de I direccion del proyecto, ni el equipo del proyecto, La determinacién de las prioridades entre os proyectos s un rol dela oficina de direccién de proyectos. Respuesta B Explicacién Todas éstas son razones por las que se empiezan los proyectos (© 2011 AMC Publications, ne « 952.846.4484 «inflo@rmeprjct.com + wwrsmeprectcom 37rm | 4—= Marco de Referencia para la Direccion de Proyectos csmo cs 38 20. Respuesta C Explicacién El trbsjo operativo es aquel qu se realiza de forma constante para sostener una organizactén, 21. Respuesta A Explicacién Date cuenta de que esta pregunta te pide informacién sobre el uso de una herramienta de a direceién de proyectos. Muchas personas pueden aprender de wn libro acerea de lo que es un documento de lecciones aprendidas, pero preguntas como esta pueden ser contestadas mis faciimente si realmente utilias la herramiena yconoce su valora partir deta propia experiencia, Prepuntate ati mismo sobre otras herramientas de a dreecin de proyectos. ;Por qué son beneficiosa? El prendida es como registros histricos para futuros proyectos, Hay otras MEJOR uso de las leccione: herramientas mejores pare cumplircon la cosas que se enlistan en las otras opciones. 22. Respuesta D Explicacién La mejor respuesta es intresados, ya que su entrada es critica para recolectar todas les lecciones aprendidas en cada proyecta, El érmino “interesados”incluye a todos los demas grupos. 23. Respuesta Explicacién Recuerda la definicién de proyecto: temporal y nico. Las operaciones y el ‘mantenimiento se consideran actividades del dia a dia, no temporales. Por lo tanto, dicho trabajo no se considera un proyecto ni parte de un proyecto 24, Respuesta B Explicacién Seleccionaste “un grupt ‘coordinada"? De ser asi, no leise las pala proyectos relacionados entre si proyectos sin relacién entre si que se dirige de forma as “sin relacién entre sf: Los programas son grupos de Respuesta B Explicacién Las lecciones aprendidas te ayudarin a evitarpeligrs en el futuro y a usar ls buenas ‘ideas de proyectos pasados. Esto leva a mejaas en los proyectos futuros (© 2011 AMC Publeston, in «95.86 446 = inftmereeccom « wentmepeject.com