EXTRACTO DEL PROCESO:

GESTIN DE NOTIFICACIONES

EXTRACTO
GESTIN DE NOTIFICACIONES
1.

IDENTIFICACIN DEL PROCESO

NOMBRE DEL
PROCESO:

Gestin de Notificaciones

VERSIN DEL
DOCUMENTO:

2.0

RESPONSABLE DEL
PROCESO:

Secretara General

RESPONSABLE DE
ELABORACIN:

Secretara General

RESPONSABLE DE
REVISIN:

Xavier Paz

FRECUENCIA DE
EJECUCIN:

Diaria

Secretara Regional Norte

Secretarios Regionales y Provinciales
Alba Molina
Henry Prez

RESPONSABLE DE
ACTUALIZACIN:

2.

Secretara General

OBJETIVO
Gestionar planificadamente la validacin y notificacin de los actos administrativos y actos de
simple administracin generados por las Unidades Funcionales del Servicio de Rentas Internas
de forma eficiente y alineada a la normativa legal vigente.

3.

ALCANCE
El procedimiento establecido incluye todas las actividades que se realizan para la Gestin de
Notificaciones en el Servicio de Rentas Internas desde el envo de documentos por parte de la
Unidad Administrativa hasta la entrega de la informacin de la gestin de notificacin.

4.

BASE LEGAL

Diciembre, 2009

Cdigo Tributario
Ley de Rgimen Tributario Interno
Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Reglamento Orgnico Funcional
Ley de Comercio Electrnico
Departamento de Gestin de la Calidad
Direccin Nacional de Planificacin y Coordinacin

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5.

Reglamento a la Ley de Comercio Electrnico

Poltica de Numeracin Extra-Workflow Versin 1.1
Circular NAC-DGECCGC09-00004
Estatuto del Rgimen Jurdico y Administrativo de la Funcin Ejecutiva, Art. 65, 66 y 70.

NORMAS GENERALES

Todos los documentos generados por el Servicio de Rentas Internas, sin excepcin,
debern ser despachados nicamente a travs de las Secretaras, para la respectiva
notificacin a los sujetos pasivos, incluyendo a las Instituciones del Sector Pblico.

Todas las contestaciones finales originadas en el Sistema Nacional de Trmites debern

estar respaldadas con el original de la peticin y anexos al trmite, en caso de existir.

Toda la gestin de notificaciones deber ejecutarse a travs del Sistema de Notificaciones

y Valija acorde a los lineamientos establecidos en el manual de usuario y respetando la
normativa aplicable a este proceso.

Todos los documentos generados por las unidades y que sean para notificacin al
contribuyente, debern ser ingresados al Sistema de Notificaciones y Valija, el mismo que
le generar la Razn de Notificacin respectiva. El documento que no haya sido ingresado
por este medio no ser notificado.

Los actos administrativos y de simple administracin debern ser emitidos conforme a la

Poltica de Numeracin Extra-Workflow para los casos en que los nmeros de
contestacin no se generen en los Sistemas Institucionales. Para los casos que la Unidades
Funcionales necesiten asignar numeracin a nuevos grupos documentales debern
solicitar asesora a la Secretara para la correcta elaboracin.

Se registrar en el Sistema de Notificaciones y Valija, el nmero de trmite, cuando se

trate de contestaciones manuales que hagan referencia al mismo.

Las Unidades Funcionales debern referir en el documento de contestacin el nmero de

trmite manual (en caso de existir) y el nmero de trmite asignado por el Sistema
Nacional de Trmites.

En los actos administrativos y de simple administracin se har constar en el encabezado

el asunto del mismo, que deber ser expresado claramente. En un mismo documento,
no se mezclarn dos o ms asuntos de distinta naturaleza, con el fin de no dificultar los
trmites documentales. Se debe evitar el uso de frases que no ayuden a conocer el
asunto como por ejemplo: se atiende solicitud administrativa, se atiende peticin, etc.;

Plazo de notificacin.- Como referencia los plazos de notificacin de los documentos de

manera general son los establecidos en el Cdigo Tributario.

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Cuando la capacidad operativa de Secretara no permita gestionar los documentos

entregados por las unidades, en los planes emergentes, el rea o departamento
generador en conjunto con la Secretara coordinarn la prioridad de notificacin.

Direccin domiciliaria para notificaciones.- Los documentos que deban ser notificados en
lo posible debern contener un nmero telefnico y la direccin domiciliaria completa y
consistente donde el documento debe ser notificado.

Prioridad de notificacin.- La persona responsable del rea de notificacin en las diversas

oficinas deber evaluar la prioridad de entrega de la documentacin, que depender de:
-

Plazo de cada tipo de trmite segn el Cdigo Tributario o la causa particular.

Prioridad institucional, importancia de un caso especfico para la administracin.

Sobre esta base se deber establecer el tratamiento de la notificacin siendo el principio

general que los documentos con una prioridad ms alta debern ser notificados por
personal propio y con seguimiento minucioso.

Notificacin rechazada por el Contribuyente.- Se proceder segn lo indica el Cdigo

Tributario y se podrn utilizar estrategias de persuasin sin que esto se salga del marco
jurdico.

Las diferentes unidades debern entregar los documentos con fecha de vencimiento, con
4 das laborables adicionales a los plazos de notificacin establecidos en el numeral 4 del
Acuerdo de Servicios de Notificaciones.
Los departamentos o reas no debern emitir documentos para notificar a
contribuyentes cuyas direcciones han sido reportadas como no ubicados, hasta que se
defina una accin de actualizacin de informacin. A excepcin de documentos dirigidos
a contribuyentes que al momento de inscribirse o actualizar el RUC han sido marcados
como no ubicados.

Los departamentos o reas se comprometen a entregar diariamente los documentos para

notificar a las Secretaras hasta las 14h00. Los documentos que sean entregados fuera del
horario sern receptados, pero sealando la fecha del siguiente da laborable.

Los departamentos o reas que tengan documentos para notificar de manera urgente y
los entreguen fuera del horario establecido, debern comunicar a la Secretara respectiva
a travs de correo electrnico hasta las 14H00, indicando que se va a entregar esta
documentacin urgente fuera del horario.

Secretara se compromete a gestionar todas las notificaciones planificadas en los plazos

establecidos y no limitar el nmero de notificaciones emitidas por los departamentos y
reas emisoras de documentos, ni ampliar los plazos establecidos. Para el caso de

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documentos no planificados se deber realizar una evaluacin de capacidad operativa en

coordinacin con el Departamento de Gestin de la Calidad.

6.

Si un documento debe ser notificado a dependencias o funcionarios internos de la

institucin, la unidad generadora del documento deber emitir un ejemplar adicional
para cada destinatario interno, con su respectiva razn de notificacin generada por el
SNV y poder enviar a Secretara para su notificacin.

RESPONSABLES Y EJECUTORES
ROL O CARGO DEL
RESPONSABLE

NIVEL DE RESPONSABILIDADO FUNCIONES

Responsable / Analista del

Departamento Generador
del Documento.

Analista

Analista/Supervisor

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Generar los documentos a notificar con su respectiva

Razn de Notificacin.
Enviar los documentos a ser notificados al responsable del
proceso de Gestin de Notificacin.
Enviar la informacin requerida, e ingresarla al Sistema de
Notificaciones.
Receptar los Grupos Documentales de las Unidades
Funcionales.
Revisar la correcta emisin de los grupos documentales, en
referencia a la Poltica de Numeracin Extraworkflow,
Sistemas Institucionales y formatos preestablecidos para la
elaboracin de los actos administrativos y de simple
administracin.
Analizar la estructura formal y legal administrativa de los
grupos documentales emitidos.
Enviar los documentos validados a las Unidades
Funcionales del Servicio de Rentas Internas conforme lo
establecido en la parte resolutiva de los mismos.
Retroalimentar las inconsistencias encontradas en la
validacin de los documentos.
Investigar las direcciones de los documentos Inubicables.
Asistir con informacin de ubicacin de los contribuyentes
a los notificadores.
Realizar el control de calidad de la gestin de notificacin
(Interna y Externa).
Entrega de documentos notificados a las Unidades
Funcionales.
Monitorear los plazos legales vigentes de los actos
administrativos emitidos
para evitar el silencio
administrativo de los mismos.
Recopilar la informacin para generar los indicadores de
desempeo del proceso.

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Responsable
Departamento

Notificador

Responsables
Funcionales

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Unidades

Controlar el cumplimiento de los Manuales de Procesos,

Instructivos y Acuerdos de Servicio vigentes.
Capacitar en los procesos vigentes a los servidores de las
Secretaras de las Oficinas del Servicio de Rentas Internas.
Revisar la correcta emisin de los grupos documentales
crticos, en referencia a la Poltica de Numeracin
Extraworkflow, Sistemas Institucionales, y formatos
preestablecidos para la elaboracin de los actos
administrativos y de simple administracin.
Analizar la estructura formal y legal administrativa de los
grupos documentales crticos emitidos.
Organizar y distribuir los documentos a:
o Notificadores (Internos - Externos)
o Investigacin
Revisar los reportes diarios de trabajo de la gestin de
notificacin
Emitir y revisar las Actas de Documentos No Ubicados.
Administrar rdenes de Servicio y la relacin con la
Empresa Notificadora Externa.
Administrar las funciones del personal.
Emitir Reportes Gerenciales sobre la informacin generada
del proceso.
Ejecutar tareas de coordinacin con los Jefes
Departamentales de las unidades generadoras de los
documentos.
Monitorear y verificar el cumplimiento de los Acuerdos de
Servicio.
Reportar novedades y estadsticas al Jefe Inmediato.
Certificar los actos administrativos.
Supervisar la correcta ejecucin del proceso de Validacin
Documental y de Notificaciones.
Receptar los documentos correspondientes a su zona.
Ubicar al receptor de la notificacin
Entregar el documento a notificar y registrar la fecha y hora
de la notificacin
Entregar el reporte con los documentos gestionados y no
gestionados.
Elaborar informes y/o actas de documentos no ubicados y
otros que se requieran para la ejecucin del proceso.
Elaborar informes y/o actas de documentos ubicados en
direcciones presuntas.
Informar novedades y sugerencias en los procesos
relacionados.

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