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NACIN
INTRODUCCIN A LA ORGANIZACIN DE
ARCHIVOS
Instructor: Francisco O. Acevedo Gutirrez
ARCHIVO HISTRICO
ARCHIVO HISTRICO
Unidad responsable de
organizar, describir,
administrar y conservar a
perpetuidad los documentos
que despus de haber
concludo su vida semiactiva
y haber adquirido valores
tiles para la investigacin
histrica, cientfica, social,
etc. (evidencial e
informativo), constituyen la
memoria histrica de su
institucin productora.
ARCHIVO HISTRICO
ARCHIVO
HISTRICO
PRINCIPIOS DE
PROCEDENCIA Y ORDEN
ORIGINAL
El principio de procedencia y
el de respeto al orden original
El principio de procedencia
y el de respeto al orden
original
En 1814, el archivista e
historiador francs Natalis
de Wailly enuncia la nocin
de fondo de archivo,
consistente en mantener
reunidos los documentos
provenientes de un mismo
organismo, persona,
familia, etc.
Surge, de este modo, el
principio de procedencia o
de respeto a los fondos
El principio de procedencia y
el de respeto al orden original
El principio de
procedencia y el de
respeto al orden original
El principio de
procedencia y el de
respeto al orden original
En conclusin:
El principio de procedencia
y el de respeto al orden
original
Ventajas:
Al preocuparse por la unidad de los documentos, protege
su integridad ya que los orgenes y procedimientos a los
que deben su existencia estn reflejados en su
ordenacin.
Sirve para revelar el significado de los documentos. Esto
es, el contenido de un documento individual slo puede
entenderse completamente cuando los documentos son
ordenados de acuerdo con este principio
Proporciona al archivista una gua prctica y econmica
para ordenar, describir y analizar los documentos que
estn bajo su custodia.
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
Fondo:
Totalidad de la documentacin producida, acumulada y/o
recibida por una institucin o persona, cuya organizacin
refleja la estructura o las funciones de su entidad
generadora.
El fondo es el resultado de una primera aplicacin del
principio de procedencia y vincula a la totalidad de los
documentos producidos por una institucin.
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
Subseccin:
Divisin de la seccin realizada en virtud de la
estructura orgnica y las lneas de accin de entidad
generadora del fondo.
Serie:
Conjunto homogneo de documentos producidos de
manera continuada o seriada como resultado de una
misma actividad, la cual tiende a repetirse
indefinidamente en el tiempo. Es equivalente a
tipologa documental.
Las series son el resultado de la aplicacin del
principio de orden original y responden al carcter
seriado de los documentos.
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
Unidad documental simple (documento
singular o suelto):
La unidad archivstica ms pequea,
intelectualmente indivisible, por ejemplo:
una carta, una memoria, un informe, una
fotografa, una grabacin sonora, etc.
Archivo General de la Nacin 2004
ORGANIZACIN Y
DESCRIPCIN DOCUMENTAL
ORGANIZACIN
ORGANIZACIN
ORGANIZACIN
ORGANIZACIN
ORGANIZACIN
Instalacin:
Conjunto de actividades de tipo fsico orientadas a dotar
de empaques adecuados, y ubicar fsicamente los
documentos, todo ello llevando un control riguroso, que
redunde en una pronta recuperacin del material.
En trminos tcnicos significa:
Colocar en cajas archivadoras los documentos
respetando su clasificacin y ordenacin,
Acomodar ordenadamente la documentacin en la
estantera y en su respectivo repositorio.
Identificar dichas cajas por medio de etiquetas u otros
recursos tcnicos; aqu se incluye el inventario de control
y todos aquellos instrumentos que faciliten su bsqueda.
Existen dos mtodos de instalacin:
La que reconstruye el cuadro de clasificacin.
El
sistema
de
numeracin
continua
(independientemente de la seccin o serie).
DESCRIPCIN
DESCRIPCIN
DESCRIPCIN
DESCRIPCIN
Principios:
DESCRIPCIN
DESCRIPCIN
Por lo expuesto, y dependiendo de la agrupacin
documental a la que se describa, existen diversos
instrumentos de consulta:
GUA SIMPLE DE
ARCHIVOS
MARCO JURDICO
MARCO JURDICO
REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y
ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA GUBERNAMENTAL
Artculo 46.
De conformidad con los lineamientos a que se refeire el artculo 42 de este
Reglamento, los comits elaborarn un programa que contendr una gua simple
de la organizacin de los archivos de la dependencia o entidad, con el objeto de
facilitar la obtencin y acceso a la informacin pblica. Dicha gua se actualizar
anualmente y deber incluir las medidas necesarias para custodia y conservacin
de los archivos. Asimismo, los Comits supervisarn la aplicacin de los
lineamientos o criterios a que se refiere este captulo.
Archivo General de la Nacin 2004
MARCO JURDICO
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIN Y CONSERVACIN
DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL. (D.O.F. 20-II-04)
Artculo 2.
Para los efectos de los presentes Lineamientos, adems de las definiciones
contenidas en el artculo 3 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica Gubernamental y 2 de su Reglamento, se entender por:
Archivo General de la Nacin 2004
MARCO JURDICO
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIN Y CONSERVACIN
DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL. (D.O.F. 20-II-04)
Artculo 7.
Las dependencias y entidades elaborarn una gua simple de sus archivos con
base en el cuadro general de clasificacin archivstica de sus series documentales,
la relacin de los archivos de trmite, de concentracin e histrico, as como el
nombre y cargo del responsable, la direccin, telfono y correo electrnico de cada
uno de ellos.
DISPOSICIONES GENERALES
De aplicacin
La elaboracin de la gua simple es obligatoria para todos los archivos de las
dependencias o entidades de la Administracin Pblica Federal.
Cada unidad administrativa de la dependencia o entidad elaborar la gua de sus series
documentales en todos y cada uno de sus archivos: trmite, concentracin o histrico.
A partir de la gua de cada unidad administrativa se integrar la Gua Simple de la
dependencia o entidad.
Los elementos de descripcin son aplicables del modo ms amplio posible a los archivos
sin tener en cuenta su volumen, etapa o espacio fsico.
El orden de integracin de la relacin de archivos ser, en primer lugar, todos y cada uno
de los archivos de trmite (etapa activa); segundo, archivos de concentracin (etapa
semiactiva) y, por ltimo, histricos (etapa inactiva).
DISPOSICIONES GENERALES
De excepcin
En el caso de los archivos histricos que por razones de procedencia contienen ms de un fondo, se har la descripcin partiendo de ese nivel.
En los archivos previos a 2005, cuya estructura no est establecida por serie, se
aplicar para la descripcin el nivel inmediato superior.
DISPOSICIONES GENERALES
De responsabilidades
El coordinador de archivos o, en su caso, el responsable del archivo de
concentracin de la dependencia o entidad deber elaborar la relacin de
archivos.
El rea coordinadora de archivos de la dependencia o entidad ser la
responsable de integrar la gua simple y de entregarla a la Unidad de Enlace de la
dependencia o entidad para su divulgacin a travs del portal de transparencia.
Recomendaciones:
DISPOSICIONES GENERALES
De estructura
Se han establecido 12 elementos de descripcin cuya estructura y contenido
informativo para cada uno de ellos se integra por:
Nombre
Objetivo por el cual se incluye
Regla o reglas aplicables al elemento de descripcin
Observaciones referentes a su aplicacin o de excepcin
Los elementos de descripcin se agrupan en dos reas informativas:
1. IDENTIFICACIN
2. CONTEXTO
1. rea de identificacin
1.1
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Objetivo:
Regla:
Observaciones:
Se considera unidad administrativa a la que con tal carcter seala el reglamento interior o equivalente de
la dependencia o entidad.
Registrar, si es el caso, la estructura jerrquica inmediata superior del archivo.
1.2.
Objetivo:
Regla:
Registrar el nombre del rea (direccin de rea, subdireccin, departamento o equivalentes) donde se
localiza el archivo
Observacin:
Se aplica cuando exista ms de un archivo en la unidad administrativa.
NOMBRE DEL RESPONSABLE Y CARGO
Objetivo:
Regla:
Observaciones:
El espacio fsico donde se localiza el archivo no determina la etapa del ciclo vital en la que se encuentran
los documentos de archivo, toda vez que en un mismo espacio fsico pueden localizarse archivos activos,
semiactivos o histricos, en cuyo caso cada seccin y serie se ordenar consecutivamente por archivos de
trmite, concentracin e histricos.
Existen unidades administrativas que integran las unidades de archivo de trmite, concentracin e
histricos en una misma unidad de depsito denominado Archivo Central, Archivo General, etc. Se
consignar el nombre y cargo del titular jerrquico superior responsable.
1.3
1.
rea de identificacin
1.4
DOMICILIO
Objetivo:
Regla:
Consignar los datos relativos a identificar el lugar de trabajo: calle, nmero, colonia,
cdigo postal, delegacin o municipio, estado, pas.
Observaciones:
En algunos casos la direccin del lugar de trabajo del servidor pblico responsable del archivo no
corresponder al del depsito fsico de los documentos.
1.5
TELFONO
Objetivo:
Regla:
Observaciones:
Archivo General de la Nacin 2004
1. rea de identificacin
1.6
CORREO ELECTRNICO
Objetivo:
Regla:
Observaciones:
En los casos que el responsable no cuente con una direccin electrnica oficial individualizada,
registrar la institucional del archivo.
2.
rea de contexto
2.1
Objetivo:
Regla:
Observaciones:
En el caso de los archivos histricos que por razones de procedencia contienen ms de un fondo,
se har la descripcin partiendo de ese nivel.
El uso de este elemento de descripcin depender de la estructura y jerarqua de la organizacin
del archivo.
El espacio fsico donde se localiza el archivo no determina la etapa del ciclo vital en la que se
encuentran los documentos de archivo; puede ocurrir que en un mismo espacio fsico se localicen
archivos activos, semiactivos o histricos, en cuyo caso cada seccin y serie se ordenar
consecutivamente por archivos de trmite, concentracin e histricos.
Archivo General de la Nacin 2004
2.
rea de contexto
2.2
SECCIN DOCUMENTAL
Objetivo:
Regla:
Observaciones:
En el caso de archivos que fueron abiertos con anterioridad a enero de 2005 y que carecen de
cuadro de clasificacin se aceptar sustituir la seccin documental por la unidad administrativa de
procedencia.
2.
rea de contexto
2.3
SERIE DOCUMENTAL
Objetivo:
Regla:
Consignar todos y cada uno de la(s) serie(s) documental(es) que integran el acervo en
custodia.
Observaciones:
Toda vez que los Lineamientos establecen que la unidad de descripcin es la serie documental, en
el caso de archivos que fueron abiertos con anterioridad a enero de 2005 y que carecen de cuadro
de clasificacin, se aceptar sustituir la(s) serie(s) documental(es) por el rea generadora
(direccin de rea, subdireccin, departamento o equivalente).
De no existir una descripcin a nivel de serie documental en archivos abiertos antes de 2005, se
indicar cul es el nivel existente de descripcin (fondo o seccin)
2.
rea de contexto
2.4.
FECHA (S)
Objetivo:
Regla:
Proporcionar y consignar para cada serie documental que se describe, segn los casos,
una sola fecha o un intervalo de fechas.
Observaciones:
En los casos de archivos histricos, las fechas extremas sern:
Aquellas en las que el productor acumul los documentos
Aquellas en las que la produccin de los documentos, incluyen fechas de documentacin
producida con anterioridad a su acumulacin por actividad.
Cuando se dificulte conocer las fechas extremas utilizar el o los siglos que cubre la
documentacin custodiada
2.
rea de contexto
2.5
VOLUMEN
Objetivo:
Regla:
Observaciones:
Alternativamente si es el caso por la organizacin de la propia serie, consignar en metros lineales
(opcional otro tipo de informacin).
2.6
UBICACIN FSICA
Objetivo:
Regla:
Observaciones:
RELACIN DE ARCHIVOS
ARCHIVO DE TRMITE
Unidad administrativa
Nombre del
responsable
Cargo
Domicilio
Telfono
Correo
electrnico
No.
CONCEPTO
DESCRIPCIN
ARCHIVOS DE TRMITE
Hoja__ de ___
Unidad Administrativa
Cargo
Domicilio
Telfono
Correo electrnico
Nota: Se anotarn todas y cada una de las unidades administrativas que conforman la dependencia o entidad.
RELACIN DE ARCHIVOS
ARCHIVO DE CONCENTRACIN
Cargo
Domicilio
Telfono
Correo
electrnico
10
11
12
ARCHIVO DE CONCENTRACIN
Nombre del responsable
Cargo
10
Domicilio
11
Telfono
12
Correo electrnico
RELACIN DE ARCHIVOS
ARCHIVO HISTRICO
Cargo
Domicilio
Telfono
Correo
electrnico
13
14
15
16
17
ARCHIVO HISTRICO
Nombre del responsable
14
Cargo
15
Domicilio
16
Telfono
17
Correo electrnico
13
RELACIN DE ARCHIVOS
ARCHIVO DE TRMITE
Unidad administrativa
Nombre del
responsable
Cargo
Domicilio
Telfono
Correo
electrnico
ARCHIVO DE CONCENTRACIN
Cargo
Domicilio
Telfono
Correo
electrnico
10
11
12
ARCHIVO HISTRICO
Cargo
Domicilio
Telfono
Correo
electrnico
13
14
15
16
17
ELABOR
Nombre 18
cargo y firma 19
VALID
Nombre 20
cargo y firma 21