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La Auditora Administrativa en la
Estructura Organizativa de las Empresas
MONOGRAFA
para obtener el Ttulo de:
Licenciado en Contadura
Presenta:
Xalapa-Enrquez, Veracruz
Junio 2011
I
II
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contadura y Administracin
La Auditora Administrativa en la
Estructura Organizativa de las Empresas
MONOGRAFA
para obtener el Ttulo de:
Licenciado en Contadura
Presenta:
Xalapa-Enrquez, Veracruz
Junio 2011
III
AGRADECIMIENTOS
A Dios:
Por darme la vida y salud, fuerza y sabidura para realizar todos mis logros.
A mis padres:
Por su amor, comprensin, sacrificios, consejos y apoyo incondicional que me
brindaron todo ste tiempo, siempre les estar agradecida. Los quiero mucho.
A mi hermano:
Por haber crecido juntos y apoyarme en las buenas y en las malas.
A mis abuelos:
Gracias por su paciencia, por tus consejos y por el amor que me han brindado
A mis amigos:
Que estarn por siempre en mi mente, por los momentos agradables y malos que
vivimos en este trayecto de nuestras vidas. Los quiero y estimo. Gracias por todo.
A mi asesor:
Por el apoyo, disposicin y asesora brindados en la realizacin de este trabajo.
A mis sinodales:
Por su apoyo, tiempo invertido y contribucin a este trabajo.
IV
NDICE
RESUMEN 1
INTRODUCCIN.. 2
CAPTULO I. MARCO CONCEPTUAL
1.1 Antecedentes histricos. 7
1.2 Definicin de auditora 8
1.3 Tipos de auditora... 9
1.4 Definiciones de auditora administrativa. 12
1.5 Objetivos de la Auditora Administrativa..
14
16
38
2.2 Planeacin... 38
2.2.1 Objetivo. 39
2.2.2 Investigacin preliminar.. 39
2.2.3 Preparacin del proyecto de auditora. 40
2.2.4 Diagnostico preliminar. 42
2.3 Organizacin....... 42
2.3.1 Caractersticas de la organizacin 43
2.3.2 Principios de organizacin. 43
2.4 Direccin.. 45
2.4.1 Importancia... 46
2.4.2 Factores que intervienen en la direccin. 46
2.5 Control.. 47
2.6 Programa de auditora 49
2.6.1 Ventajas del programa de auditora.. 50
2.6.2 Contenido del programa. 51
2.7 Recoleccin de datos..... 53
2.7.1 Medios de recoleccin.... 54
2.7.2 Papeles de trabajo... 55
2.8 Medicin 55
2.9 Verificacin de la informacin... 56
2.10 Registro de la informacin...... 57
2.10.1 Diagramas de organizacin. 57
2.10.2 Carta de actividades..... 58
2.10.3 Diagrama linear de responsabilidad... 59
2.10.4 Carta de distribucin de actividades...... 59
2.10.5 Diagramas de flujo. 60
VI
III
66
VII
IV
VIII
V
RESUMEN
La Auditora Administrativa consiste en revisar y evaluar los mtodos, sistemas y
procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo de
una empresa y aseguran el cumplimiento del mismo con polticas, planes
programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en
la operacin y en los reportes, y asegurar si la organizacin lo est cumpliendo y
respetando.
INTRODUCCIN
lograr una administracin gil, dinmica y eficaz que valla de acuerdo con las
exigencias de nuestros tiempos.
En el primer captulo se observarn los antecedentes de la Auditora en general,
as como su clasificacin, definicin, sus ventajas y limitaciones, mientras que a su
vez, hablo del encargado de realizar este tipo de tarea; el Auditor.
En el segundo captulo expongo la metodologa de la Auditora Administrativa y
enfoques de algunos investigadores de la materia.
En el tercer captulo presento el informe de la Auditora Administrativa, su
aceptacin e implementacin y su importancia para lograr a travs de ste
examen una mejora en la Estructura Administrativa de las empresas a travs de
su control interno.
CAPITULO I:
MARCO CONCEPTUAL
1.1Antecedentes Histricos
Para poder tener una nocin del tiempo que ha tenido el uso de la Auditora
debemos entender que es una de las aplicaciones de los principios cientficos de
la contabilidad, y se basa en la verificacin de los registros patrimoniales de las
empresas para observar su exactitud; no obstante, este no es su nico objetivo.
Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose
conocimiento de su existencia desde pocas lejanas como la civilizacin sumeria.
En pocas anteriores, el alcance de la Auditora en una empresa se limitaba a
estudiar nicamente el rea financiera de la misma, sin embargo con el paso del
tiempo las empresas comenzaron a crecer dando como resultado un control y una
administracin ms complicada, por ello se vio la necesidad de crear nuevas
formas de administrar, es aqu donde se empieza a tomar en cuenta la importancia
de la Auditora y an mas de la Auditora Administrativa como mtodo de
evaluacin y revisin de la compleja estructura de una entidad.
La Auditora Administrativa surgi de la necesidad para medir y cuantificar los
logros alcanzados por la empresa en un periodo de tiempo determinado. Surge
como una manera efectiva de poner en orden los recursos de la empresa para
lograr un mejor desempeo y productividad.
Entre los primeros antecedentes que existieron de forma escrita sobre la Auditora
administrativa aparece un documento perteneciente al ao 1945, dicho escrito
proviene del instituto de auditores internos norteamericanos; y trata de una
discusin sobre el alcance de la auditora interna de operaciones tcnicas.
Cabe mencionar que en Mxico uno de los primeros antecedentes con los que
contamos sobre Auditora Administrativa lo encontramos en el libro El anlisis
factorial: gua para estudios de economa industrial de los autores Nathan
Grabinsky y Alfred W. Klein publicado en 1959.
En la actualidad podemos encontrar muchas empresas que no han sabido
aprovechar todas las ventajas que ofrece la Auditora Administrativa. El futuro que
podemos prever para la profesin contable en el sector Auditora es realmente
importante, es por ello que es necesario difundir la trascendencia de este tipo de
estudio y mostrar que el Auditor Administrativo es un profesionista capaz de
desempear todas aquellas actividades que exige su profesin a su vez que
brinda los soportes necesarios para llevar a cabo una buena administracin de las
empresas.
1.3
Tipos de Auditora
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La Auditora tambin puede ser clasificada de acuerdo con el fin para el que es
practicada, entre esta podemos encontrar:
Segn su objeto de estudio:
Auditora Administrativa: (No numrica) Es una revisin sistemtica con el fin de
evaluar a una dependencia, entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la
finalidad de determinar si la organizacin est operando eficientemente para
cumplir con los objetivos que tiene encomendados dentro de la Administracin
Pblica Federal.
La Auditora Administrativa abarca una revisin de los objetivos, planes y
programas de la empresa; su estructura orgnica y funciones; sus sistemas,
procedimientos y controles para dar una opinin sobre la eficiencia administrativa
de toda la empresa o la parte a evaluar de la misma.
Auditora Operacional: Es la valoracin independiente de todas las operaciones
de una empresa, en forma analtica, objetiva, constructiva, sistemtica y
profesional, para determinar si se llevan a cabo, las polticas y procedimientos de
forma aceptable; si se siguen las normas establecidas por la entidad, si se utilizan
los recursos de una forma eficaz y econmica a la vez que se comprueba si los
objetivos de la organizacin se han alcanzado y as maximizar resultados
obtenidos para fortalecer el desarrollo de la empresa.
Auditora Financiera: (Numrica) Consiste en el examen de los registros,
comprobantes, documentos y otras evidencias que sustentan los estados
11
Roberto Macas Pineda. Aquella que constituye una oportunidad para mostrar
qu es lo que un negocio est logrando. Es una audiencia en la cual los asistentes
pueden enterarse de lo que se ha logrado con respecto a las polticas y programas
sobre los que se hace la Auditora.
Desde el punto de vista de Pineda, este tipo de Auditora es una evaluacin de lo
que la entidad est logrando por medio de las polticas y programas que se aplican
en la organizacin.
13
Anaya Snchez. Es la tcnica que tiene por objeto revisar, supervisar y evaluar
la administracin de una empresa
Esta definicin que nos brinda Anaya, maneja a esta Auditora como un examen
que evala por completo todas las actividades administrativas realizadas por la
entidad.
1.5
14
Es por todo esto, que es necesario definir los objetivos que por rea permiten
encaminar a logros especficos.
De acuerdo con Enrique Benjamn Franklin F. podemos encontrar 8 objetivos
sobresalientes de la Auditora Administrativa:
1. De control: destinados a orientar los esfuerzos en la aplicacin de la
auditora y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con
estndares preestablecidos.
15
16
Limitaciones:
Como limitaciones de la Auditora Administrativa podemos sealar 2 muy
significativas (C.P. y L.A. Vctor M. Rubio Ragazzoni y L.A. Jorge Hernndez
Fuentes. (2000):
1. La resistencia de la organizacin al cambio
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2. Sector de la empresa
3. Naturaleza de sus operaciones
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Fundaciones
Agrupaciones
Asociaciones
Fondos
Empresas de solidaridad
Programas
Proyectos
Comisiones
Colegios
2. Naturaleza de su funcin
Educacin
Cultura
Empleo
Alimentacin
Derechos humanos
Prdidas econmicas.
23
24
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debe ser una persona paciente y tolerante la cual debe de ejecutar su trabajo
mediante una serie de pasos lgicos hasta llegar a la conclusin del mismo.
El Auditor tiene la virtud de or y revisar cuentas; se encarga de llevar a cabo la
evaluacin de normas, controles, tcnicas y procedimientos que se tienen
establecidos en una empresa para lograr la confiabilidad, oportunidad, seguridad y
confidencialidad de la informacin obtenida de las entidades; sin embargo su
estudio debe estar encaminado a un objetivo especfico que es el de evaluar la
eficiencia y eficacia con que se est operando para que, por medio de ste se
puedan tomar cursos alternativos de accin, y se tomen decisiones que permitan
corregir los errores, en caso de que existan, o bien, mejorar la forma de actuacin
que la empresa lleva desarrollando hasta ese momento.
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Teora de la organizacin
Metodologa de investigacin
Sistemas y procedimientos
Empowerment
Planeacin estratgica
Sistemas de informacin
Correlacin
Reingeniera
Finanzas
Inteligencia emocional
Mercadotecnia
Modelos de inventario
Costos
Presupuestos
Benchmarking
Programacin lineal
Desarrollo organizacional
Liderazgo
Comercio internacional
Innovacin tecnolgica
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su
atencin
problemas
administrativos
operacionales,
que
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Actitud positiva.
Estabilidad emocional.
Objetividad.
Sentido institucional.
Saber escuchar.
Creatividad.
Mente analtica.
Capacidad de negociacin.
Imaginacin.
Capacidad de observacin.
Iniciativa.
Discrecin.
Comportamiento tico.
30
1.13.6 Experiencia
Una de las caractersticas fundamentales que se deben considerar en el Auditor,
es su experiencia personal, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y
diligencia profesionales que empleara y la profundidad con que emitir sus
observaciones.
Por la naturaleza de la funcin a desempear, existen varios campos que tiene
que dominar:
La tica desde un punto de vista organizacional, puede ser definida como los
principios morales y las normas que orientan el comportamiento en el mundo de
los negocios. Estos forman parte de los cdigos de tica que los colegios de
profesionales e instituciones preparan, a los cuales se tiene acceso durante el
periodo de formacin acadmica y, posteriormente, en el transcurso de la vida
productiva.
31
Vnculos
personales,
profesionales,
financieros
oficiales
con
la
Los segundos estn relacionados con factores que limitan al Auditor a llevar a
cabo su funcin de manera puntual y objetiva como son:
En estos casos, tiene el deber de informar a la organizacin para que se tomen las
precauciones necesarias.
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CAPITULO II:
METODOLOGA DE LA AUDITORA
ADMINISTRATIVA
2.2 Planeacin
En el actual mundo de los negocios ya no se concibe una empresa sin planes.
Esta necesidad nace de cualquier situacin en la que el futuro es incierto y se
debe actuar sobre la base de hacer previsiones. Al planear se estn definiendo los
objetivos y determinando los medios necesarios para alcanzarlos, lo cual implica la
formulacin de pronsticos para definir el curso de la accin a seguir.
El papel de la Auditora Administrativa es precisamente llevar a cabo una revisin
de los planes mediante un anlisis de sus principales componentes y avaluarlos
en trminos de la eficacia con que contribuyen al logro de los objetivos de la
empresa.
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2.2.1 Objetivo
La planeacin de la Auditora Administrativa tiene como objetivo el determinar las
acciones que se deben realizar para instrumentarla en forma secuencial y
ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para
alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.
39
Estimacin del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo
definido.
40
2.3 Organizacin
La Auditora Administrativa se encarga de identificar aquellos defectos y
deficiencias que propicien problemas en la administracin de todos los recursos
humanos y materiales de la organizacin.
Esta revisin debe ser exhaustiva, ya que es en esta etapa donde se puede
justificar mejor la Auditora Administrativa al encontrar deficiencias, sugerir
mejoras y proponer mejor uso de los recursos, en fin, dejar bases tiles para una
mejor revisin en las fases de direccin y control.
42
Unidad de mando
Tramo de control
43
Delegacin de autoridad
Cada uno de estos principios ser explicado brevemente con la finalidad de poder
ampliar el conocimiento referente al tema.
Unidad de mando. Debido a que la unificacin de esfuerzos, la consistencia de
direccin y la efectividad de coordinacin solo se logran cuando un grupo tiene un
solo jefe, este principio exige del auditor un completo entendimiento de lo que es
la autoridad tal como se ejerce realmente en el rea sujeta a revisin, lo cual
implica un conocimiento detallado de las actividades de cada persona.
Para realizar correctamente este principio es necesario que el auditor recurra a
instrumentos tales como el anlisis de puestos y manuales y graficas de
organizacin para que pueda definir claramente la situacin de cada miembro
dentro de la estructura orgnica.
Tramo de control. Este principio es un factor que limita el nmero de unidades y
su disposicin en la estructura orgnica. Por ello seala que un jefe solo debe
tener el numero de subordinados que pueda controlar eficientemente, a su vez
sostiene que a mayor numero de subordinados reporten a un jefe, mayor dificultad
encontrar ste en dirigirlos.
El auditor en su estudio debe tratar de determinar el nmero ptimo de
subordinados, teniendo presente que tanto el aumento como la disminucin del
tramo de control tiene consecuencias indeseables como una falta de direccin y
control de los propios subordinados.
Delegacin de autoridad. En cualquier tipo de organizacin, como en cualquier
grupo humano, la autoridad es un elemento clave, ya que por medio de ella se da
facultad para exigir a otros que acten en el cumplimiento de los objetivos que se
han fijado.
44
2.4 Direccin
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas
esenciales. La relacin y el tiempo son fundamentales para las actividades de la
direccin. La direccin debe de saber cmo es el comportamiento de la gente
como individuos y cuando estn en grupos y entender la forma en cmo operan
los diferentes tipos de estructura.
dinmicamente
en
contacto
con
sus
subordinados,
guindolos
45
2.4.1. Importancia.
46
2.5. Control
Es evidente que el ejercicio de control tiene como fundamento la planeacin, la
organizacin y la direccin, de las cuales depender la efectividad de los
diferentes controles. El auditor administrativo, al haber revisado esas funciones,
tambin ha hecho avances en la revisin de los controles, ya que estos tienen
como elementos los puntos siguientes:
1. Definicin de objetivos
2. Fijacin de polticas adecuadas
3. Programas de accin precisos
4. Sistemas y procedimientos eficientes
5. Estructura orgnica adecuada
6. Buena prctica de relaciones humanas
7. Comunicaciones eficientes
8. Registros y formas adecuadas
No obstante que el auditor haya revisado los puntos anteriores y que
indirectamente significan una revisin de los controles, estos tambin deben ser
examinados directamente desde los puntos de vista siguientes:
Fases de control. Todo control se desarrolla por medio de fases perfectamente
definidas, mismas que el auditor administrativo debe revisar junto con todos
aquellos elementos que estn ntimamente relacionados.
En la revisin de los controles, el auditor administrativo debe llegar al fondo de las
causas que han originado desviaciones para poder definir no solo que sucede sino
tambin el por qu, para que de esta forma las correcciones no sean transitorias
sino permanentes. Asimismo, debe percatarse tambin de que los controles estn
actualizados en cuanto a su mecanismo, ya que de estar obsoletos la eficiencia
del control estar disminuyendo.
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Campos del control. Este se refiere al campo que los controles cubren, en vista
de que toda actividad puede controlarse con respecto a uno, varios o todos los
campos como son: cantidad, calidad, unidad monetaria y tiempo.
El auditor administrativo debe considerar que un control ser ms efectivo cuando
abarque el mayor nmero de campos; pero desde luego que no es necesario que
cada actividad comprenda cada uno de los cuatro campos, ya que en muchos
casos, un control dar buenos resultados cuando slo comprenda un campo. La
importancia de lo que se quiera controlar ser lo que nos diga cuantos y cuales
campos deben considerarse en un control.
Tipo de control
Control financiero
Campos principales
Unidades monetarias
Cantidad (horas-hombre, horas-maquina, unidades de produccin, etc.)
Tiempo (periodo presupuestal)
Control de costos
Unidades monetarias
Tiempo (costos incurridos en un periodo)
Control de personal
Control de produccin
Control de ventas
Control de inventario
Control de calidad
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forma que cuente con un medio que le sirva de gua para llevar a cabo la revisin
con la mxima eficiencia.
Un programa de auditora administrativa no debe ser rgido e infranqueable, sino lo
suficientemente flexible para hacer frente a circunstancias no previstas o a
elementos no conocidos que exijan hacer variaciones o ampliaciones a los
programas de trabajo establecidos inicialmente.
As pues, el primer paso para la formulacin del programa de auditora
administrativa es conocer y definir su objeto en razn de la empresa en la cual se
va a desarrollar. Solo hasta conocer el objetivo de la Auditora Administrativa se
podr desarrollar el programa adecuado que sea la gua que marque el trabajo a
realizar.
Es muy conveniente que el auditor en jefe y sus colaboradores revisen
detenidamente el programa de trabajo que se piensa realizar con el objeto de
mejorarlo y unificar criterios entre los miembros del grupo que realizaron la
revisin administrativa.
5. Sirve como un historial del trabajo efectuado y como una gua para futuros
trabajos.
6. Facilita la revisin del trabajo por un supervisor o socio.
7. Asegura una adherencia a los Principios y Normas de Auditora.
8. Respalda con documentos el alcance de la Auditora.
9. Proporciona las pruebas que demuestren que el trabajo fue efectivamente
realizado cuando era necesario.
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Todos los puntos son importantes, sin embargo, es el ltimo de estos el que nos
dar la pauta para hacer la evaluacin de toda situacin administrativa. Es este el
punto que deber desarrollarse ampliamente, basado principalmente en las fases
del proceso administrativo, ya que los elementos de cada funcin administrativa
nos darn un ordenamiento para realizar metdicamente la auditora de la
administracin de la entidad a evaluar.
Trabajos preliminares
Entrevistas, platicas telefnicas, correspondencia, lista de puntos a definir,
propsito de la auditora.
Contratos de servicios profesionales
Tipo de auditora, honorarios, tiempo de la auditora, condiciones y limitaciones,
facilidades.
Informacin general de la empresa
Caractersticas jurdicas, operacin, organizacin, funcionarios principales,
diagramas de organizacin, manuales de organizacin, reglamentos.
Fuentes de informacin
Formas de papelera, archivos, lugares de trabajo, personal que se entrevistar,
otros registros, externa.
Personal que se empleara
Auxiliares, analistas, supervisores, especialistas, otros.
Facilidades que proporcionara la empresa
Personal, local, instrumentos, equipo, discusin de problemas.
Secuencia de la auditora
Funciones, departamentos, secciones, puestos.
Formulacin de cuestionarios
De aspectos administrativos, aspectos tcnicos, departamentales, seccionales,
otros.
Entrevistas
Director general, gerentes, supervisores, obreros, empleados.
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Tcnicas
Tipos de diagramas, tcnicas matemticas, tcnicas de ingeniera industrial, otras
Informe de auditora
Consejo de administracin, director general, gerentes, supervisores, otros
Plan de reorganizacin
Diagramas, manual de organizacin, equipo, personal, fecha de iniciacin, tiempo
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particulares del rea bajo examen darn la pauta para formular los cuestionarios
adecuados.
Cdulas: se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el
propsito de la auditora. Estn conformadas por formularios cuyo diseo
incorporan casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su
contenido para su revisin y anlisis. No obstante, si en el curso de la revisin se
advierten situaciones de las que se pueda inferir la existencia de irregularidades,
las pruebas debern ampliarse hasta conseguir evidencia suficiente.
2.8. Medicin
Para poder consolidar toda la informacin obtenida, es necesario que los hechos
se puedan evaluar relacionndonos con una medida, la cual parte de los
indicadores establecidos por el proceso administrativo y de los elementos
especficos, as como del propsito estratgico y atributos fundamentales
asociados con uno y otro.
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La eleccin y el uso de las escalas de medicin estn vinculados con las normas y
directrices acordadas para aplicar la Auditora Administrativa; aunque su variedad,
alcance y precisin dependen tambin de las acciones que de manera particular
ejerza el auditor, por lo que es necesario que las integre de manera racional y
congruente.
56
59
2.12 Examen
El examen de los factores de la auditora consiste en dividir o separar sus
elementos componentes para conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen
de su comportamiento, sin perder de vista la relacin, interdependencia e
interaccin de las partes entre s y con el todo, y de estas con su contexto.
El auditor debe llevar a cabo este examen en forma lgica determinando el
propsito, buscando relaciones, verificando los diferentes pasos que siga el rea
bajo estudio, con el objeto de tener una clara comprensin de lo que es sujeto de
anlisis y pensando que el objetivo de la Auditora Administrativa es: eliminar la
prdidas y deficiencias, mejorar los sistemas, procedimientos y mtodos de
operacin, mejorar los medios de control, desarrollar mejor al personal y utilizar
mejor los recursos.
61
las
relaciones
que
operan
entre
cada
elemento,
considerado
individualmente y en conjunto
-Identificar y explicar su comportamiento, con el fin de entender las causas que lo
originaron y el camino para su atencin
probatorios
Administrativa
3. Definicin de un objetivo general y objetivos por rea especifica
4. Efecto de la estrategia seguida
5. Consecuencias de la implementacin del proyecto de auditora
6. Nivel de aplicacin del proceso administrativo
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64
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cuando
existan
cambios
plenamente
justificados
de
las
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1. Propsito de la auditora
2. Hechos relevantes a nivel de empresa
3. Hechos relevantes de cada departamento o seccin
4. Recomendaciones
5. Conclusiones
6. Anexos
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3.2.4 Recomendaciones
El auditor deber anotar en esta parte todas las recomendaciones que
positivamente van a beneficiar a la empresa. Dichas recomendaciones tambin
deben formularse de forma clara y concisa, y a su vez, debern dar una idea
71
general del porque de los cambios y beneficios que se originen una vez aceptados
e implantados.
Algunos ejemplos de recomendaciones podran ser:
Se recomienda que los supervisores del departamento de produccin tomen un
curso de capacitacin para informar sus prcticas en el manejo del personal
Se sugiere la implantacin de un sistema de sugestiones para el personal de
fbrica, ya que esto puede contribuir a obtener mejores mtodos de trabajo
Independientemente
de
que
estas
recomendaciones
puedan
no
ser
3.2.5 Anexos
Esta es la ltima seccin del informe, y en ella se deben incluir las graficas,
diagramas, cuadros, formas de papelera y en general todos aquellos datos que
sirven para ampliar o hacer ms clara la informacin contenida en las secciones
anteriores a los anexos.
Con la finalidad de facilitar la lectura e interpretacin de los anexos, estos debern
ser presentados siguiendo el mismo orden en que se desarrollen las secciones
anteriores.
Titular de la organizacin
rgano de gobierno
Niveles directivos
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2. Causas
3. Efectos
4. Alternativas de solucin planteadas
5. Alternativas de solucin aplicadas
6. Acciones correctivas realizadas
7. Calendario de aplicacin
75
76
El plan de reorganizacin exige ser discutido con los jefes de aquellas reas
donde se van a implantar las mejoras con el objeto de hacer todas las
explicaciones y aclaraciones pertinentes, a fin de que exista un completo
entendimiento de los cambios que se van a efectuar. De esta manera se tendrn
las bases para desarrollar el propio plan de reorganizacin en cuanto a su
secuencia cronolgica y operativa.
Para lograr el convencimiento del plan propuesto, es recomendable que el auditor:
1. Presentar sus proposiciones de forma completa y clara.
2. Hablar con todos aquellos que intervienen y deban intervenir en los
cambios propuestos.
3. Preparar todo lo necesario para hacer un ensayo, ya sea practica o
grficamente.
Es importante que el auditor obtenga la completa aceptacin de los jefes, sobre
todo de los niveles superiores, ya que su apoyo contribuye a influir sobre el
personal de niveles inferiores. En el caso de cambios importantes que afecten a
toda la empresa en conjunto, es necesario obtener la aceptacin formal del
director general e inclusive del consejo de administracin.
Antes de llevar a cabo los cambios, es necesario que el auditor tome todas las
medidas necesarias para evitar temores y oposiciones entre el personal, que
pueden originar el que surjan rumores o apreciaciones derivados de la falta de
entendimiento y finalidad del plan de reorganizacin. Por otra parte, el auditor
debe darse cuenta que el personal de una empresa siempre tiende a oponer
resistencia al cambio, a no aceptar criticas y a desconfiar de lo que no entiende.
El personal de la empresa siempre presenta esas suposiciones porque creen que
su seguridad puede verse afectada, no obstante que los cambios emprendidos
generalmente tienden a beneficiarlos en sus formas de trabajar y aun
econmicamente.
77
El auditor debe poner en prctica una serie de puntos debido a la importancia que
reviste el convencimiento de que los cambios sean aceptados (Enrique Benjamn
Franklin F. ,2004):
EL PROPOSITO DEL CAMBIO DEBE DARSE A CONOCER EN FORMA CLARA
Y ACCESIBLE- las personas presentan mayor resistencia al cambio cuando lo que
se les presenta es ambiguo o utiliza una terminologa que ellos desconocen.
LOS JEFES DEL AREA AFECTADA POR LOS CAMBIOS DEBEN TENER
PARTCIPACION- la naturaleza de las personas los lleva a apoyar aquellos
aspectos en cuya creacin han participado, ya que les es ms fcil seguir las
sugestiones en las cuales han intervenido.
LOS CAMBIOS NO DEBEN FUNDAMENTARSE EXCLUSIVAMENTE EN
RAZONES PERSONALES- el personal solo va a responder de razones
personales cuando se les demuestre que resolvern un problema suyo, de esta
forma alcanzarn un objetivo y obtendrn un beneficio especifico.
DEBEN EXISTIR EFICIENTES COMUNICACIONES SOBRE LOS CAMBIOSaunque un cambio slo se relacione con una o dos personas integrantes de un
grupo, ste debe ser informado completamente acerca del cambio, a fin de dar
una sensacin de seguridad y seguir manteniendo la cooperacin de todo el
grupo.
LOS BENEFICIOS DEL CAMBIO DEBEN BENEFICIAR A QUIENES SALEN
AFECTADOS- aunque solo sea benfico para la empresa, el personal estar a
disgusto si el cambio no les produce un beneficio directo y, ms an, cuando
resienten alguna desventaja en su trabajo.
LOS CAMBIOS DEBEN COMUNICARSE ANTICIPADAMENTE- el plan de
reorganizacin debe comunicarse anticipadamente a las personas que sern
afectadas por l, pues aunque se pueda exigir su aplicacin repentina y brusca, el
personal puede obstruirlos en diferentes formas difciles de advertir.
78
Tomando en cuenta los puntos anteriores, queda claro que el principal problema
para emprender cualquier cambio es particularmente de carcter humano y
constituye el principal obstculo que demanda paciencia y practica de muy buenas
relaciones humanas.
la empresa en todos sus aspectos segn cada una de las posibilidades que se han
apuntado.
La estructura organizativa del trabajo que tenga una empresa influye directamente
en la percepcin que pueda tener un trabajador de sus condiciones laborales y en
su rendimiento profesional.
que dependiendo del caso, puede que no sea fcil localizar el origen del mismo,
por ello se requiere el realizar estudios a fondo dentro de la organizacin que no
solo permita localizar lo errores dentro de las entidades sino brindar a su vez
posibles soluciones, es aqu donde recae la importancia de la Auditora
Administrativa, y el porqu es indispensable su realizacin.
84
86
CONCLUSIONES
89
90
FUENTES DE INFORMACIN
COLEGIO DE CONTADORES PBLICOS. (2011) Normas de Auditora, para
atestiguar, revisin y otros servicios relacionados
91
Recursos electrnicos:
E. Gmez, GIOVANNY (2001) control interno. Responsabilidad de los
integrantes de la organizacin empresarial. Recuperado el 15 de mayo de
2011, de: http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no11/
controlinterno.htm
92
NDICE DE FIGURAS
93
NDICE DE TABLAS
94
95