Almacn

El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una

empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control
y abastecimiento de materiales y productos.
Entre

los

elementos

que

forman

la

estructura

del

sistema

logstico,

en

las empresas industriales o comerciales, el almacn es una de las funciones que acta en
las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribucin fsica,
constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de la empresa;
sin embargo, muchas veces fue olvidada por considerrsele como la bodega o depsito
donde se guardaban los materiales que produccin o ventas requera.
Su dependencia de los elementos mencionados, se basaba en la necesidad de contar con
los materiales y por eso se destinaba a trabajar en l personal de confianza de los
dirigentes.
Funciones del Almacn
La manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios
factores tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el grado
de descentralizacin deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa
de los equipos y facilidades de manufactura y de la programacin de la produccin. Sin
embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a
todo tipo de almacenes:

Recepcin de materiales.

Registro de entradas y salidas del almacn.

Almacenamiento de materiales.

Mantenimiento de materiales y del almacn.

Despacho de materiales.

Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios

y contabilidad.

Principios Bsicos del Almacn

El almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger
y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos
para la administracin, la produccin o la venta de artculos o mercancas.
Todo almacn puede considerarse redituable para un negocio segn el apoyo que preste
a las funciones productoras de utilidades: produccin y ventas.
Es importante hacer hincapi en que lo almacenado debe tener un movimiento rpido de
entrada y salida, o sea una rpida rotacin.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva
el costo del producto final sin agregarle valor, razn por la cual se debe conservar el
mnimo de existencias con el mnimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de
operacin.
Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn:
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo
la responsabilidad de una sola persona en cada almacn.
El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas, hasta donde
sea posible, de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y de ayuda en el
control de inventarios.
Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de salida, y ambas bajo control.
Hay que llevar un registro al da y control interno de entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventario y a contabilidad de los movimientos diarios
de entradas y salidas del almacn, y a programacin y control de produccin de las
existencias.
Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y
conocido de compras, control de inventarios y produccin.
La identificacin debe estar codificada cuando sea posible.

Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en

pasillos, estantes y espacios marcados con unas nomenclaturas que facilite la colocacin
en su lugar y la localizacin cuando haya de buscarse. Esta misma localizacin debe
marcarse en la tarjeta correspondiente del registro y control de existencia.
Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por personal ajeno al almacn.
Toda operacin de entrada o de salida del almacn requiere la documentacin autorizada
segn un sistema establecido.
La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y
estar restringida a personal autorizado por la gerencia o el departamento de control de
almacenes.
Los materiales almacenados debern obtenerse fcilmente cuando se necesiten.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible, es decir, deber disponerse
de manera que puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversin mnima
adicional.
La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.
El rea ocupada por los pasillos respectos de la del total del almacenamiento propiamente
dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin.
Tipos de Almacn
La mercanca que resguarda, custodia, controla y abastece un almacn puede ser la
siguiente:

Materias primas y partes componentes

Materiales auxiliares

Productos en proceso

Productos terminados

Herramientas

Refacciones

Material de desperdicio

Materiales obsoletos

Devoluciones
El negocio puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, almacenadora o una
tienda de productos de consumo.
Almacn de Materias Primas
Este almacn tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno de materias primas
o partes componentes, a los departamentos de produccin. Normalmente requiere tener
tres secciones:
Recepcin
Almacenamiento
Entrega
Las reas de recepcin y entrega pueden estar dentro del almacn o bien fuera de l.
Un almacn central de materias primas pueden tener uno o varios sub-almacenes en una
planta, segn las necesidades del departamento de produccin, o bien, localizados en
varias plantas de un mismo negocio.
Almacn de Materiales Auxiliares
Los materiales auxiliares, o tambin llamados indirecto, son todos aquellos que no son
componentes de un producto pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo o
empacarlo.
Este almacn puede ser una seccin del almacn de materias primas cuando las
necesidades de la organizacin no necesiten una instalacin aparte.
La funcin del almacn de materiales auxiliares es la de dar servicio oportuno
e informacin a:
Los departamentos de produccin
A la seccin de empaque
Al departamento administrativo para el control contable y de reabastecimiento.
Almacn de Materiales en Proceso
Si los materiales en proceso o artculos semiterminados son guardados bajo custodia y
control, intencionalmente previstos por la programacin, se puede decir que estn en un

almacn de materiales en proceso. Puede haber uno o varios de estos almacenes segn
las necesidades de fabricacin.
Almacn de Productos Terminados
El almacn de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando
y controlando las existencias hasta el momento de despachar los pedidos de los clientes.
Almacn de Herramientas y Equipos
Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado,
ofrece siempre grandes ventajas; muy especialmente para el control de esas
herramientas y del equipo y tiles que se prestan a los distintos departamentos y
operarios de produccin o de mantenimiento. Este cuarto de herramientas guarda y
controla tambin las herramientas no durables tales como brocas, machuelos, piezas de
esmeril, etc.
Almacn de Refacciones
Cuando el departamento de mantenimiento se encuentra fuera del rea de manufactura,
se ha encontrado conveniente el que tenga su propio almacn de refacciones y
herramientas con un control tan estricto como el de los dems almacenes.
Almacn de Material de Desperdicio
Los productos, partes o materiales rechazados por el departamento de control de
calidad y que no tienen salvamento o reparacin, deben tener un control por separado;
ste queda, por lo general, bajo el cuidado del departamento de control de calidad. Siendo
el rengln de rechazos y material de desperdicio un elemento que afecta directamente los
costos de fabricacin, debe destinrsele un almacn de control.
Almacn de Materiales Obsoletos
Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programacin de la
produccin por falta de ventas, por deterioro por descomposicin, o por haberse vencido
el plazo de caducidad.

La razn en este caso para tener otro almacn separado del de materias primas es que
los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para lo que s es
de utilidad.
Almacn de Devoluciones
Aqu llegan devoluciones de clientes. En l se separan y clasifican los productos para
reproceso, desperdicio y entrada al almacn.
Las reas del Almacn
Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe tener tres
reas en el almacn, como base de su planeacin:
1. Recepcin
2. Almacenamiento
3. Entrega
El tamao y distribucin de estas tres reas depende del volumen de operaciones y de la
organizacin de cada empresa en lo particular. stas pueden estar completamente
separadas e independientes unas de otras, o bien dentro de un solo local cerrado.
Cuando se presenta este ltimo caso basta con sealar las reas en el piso o levantar
divisiones.
rea de Recepcin
El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora,
requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin.
Condiciones que impiden el flujo rpido:
Espacio de maniobras restringido o inadecuado.
Medios de manejo de materiales deficientes.
Demoras en la inspeccin y documentacin de entrada.
El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la
permanencia de la mercanca en el rea de recepcin sea la mnima posible.

El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de

mercanca que es descargue y del tiempo de su permanencia.
rea de Almacenamiento
La planeacin del rea de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo de
materiales o mercanca con caractersticas similares, requiere un conocimiento pleno del
producto y de las condiciones que exige su resguardo, proteccin y manejo. Enseguida se
dan algunas recomendaciones:
Para aminorar el riesgo de incendio
Aislar los productos inflamables como cartn, papel, estopa, trapo, telas, tintas,
tner, pintura, etc.
Prevenir la combustin espontnea de estopas, trapo o papel impregnados de aceite o
grasa oxidante. Se requiere un lugar aparte, con recipientes a prueba de fuego, y donde
haya una libre ventilacin.
Aislar los productos explosivos, de ser posible fuera del almacn.
Revisar peridicamente los extintores.
Despejar los pasillos de acceso a los extintores; separar los materiales de fcil
combustin con un espacio mnimo de 45 cm.
Para evitar la corrosin y el enmohecimiento
Colocar todo lo que sea de metal en lugar seco y distante de la tubera de agua o de
vapor.
Corregir las goteras de techos y tuberas.
Evitar la humedad en piso y paredes.
Alejar

los

productos

materiales

de

los

recipientes

con cidos que

despidan gases corrosivos.

Cubrir los materiales o productos de acero con grasa, aceite o barniz especial.

Colocar productos qumicos absorbentes de humedad en las reas de almacenamientos

de acero.
Evitar derrames de agua o lquidos en el piso.
Para que no se estropeen
Evitar que los productos sean golpeados unos con otros, especialmente cuando se
almacenan e grandes tambores o recipientes, o por los equipos de manejo de materiales.
No permitir que los medios de almacenamientos rompan o rayen los artculos.
Los materiales de cristal o frgiles deben quedar lejos de mquinas o trfico dentro del
rea de almacenamiento.
Proteger los materiales y productos contra el polvo tapando la entrada y salida de los
estantes con alguna tela.
Para evitar el deterioro
Proteger de la luz de las ventanas o guardar en lugares con poca iluminacin los
materiales o productos que se decoloren con la luz.
Evitar que se ensucien o manchen las mercancas y materiales al manejarlos o
almacenarlos.
Las condiciones del piso deben observarse en los proyectos de mejoras.
Consideraciones para la disposicin del rea de almacenamiento
Anlisis del articulo:
Tamao del artculo: largo, ancho y alto.
Peso del artculo
Nmero de unidades que habr que almacenar a un mismo tiempo, por lote econmico de
compra o de produccin
Recipiente o envase que contiene al artculo, si se emplea
Clase de estantera, casilleros o bastidores necesarios

Mtodos de almacenamiento o apilamientos

Mtodos para manipular el material
Riesgos especiales de accidentes
Frecuencia con que se pide el artculo
Sistema empleado para controlar la calidad
Objetivos de la planeacin:
Facilidad de localizacin de los materiales almacenados, cuando se necesite
Flexibilidad de la disposicin del rea de almacenamiento
Disposicin del rea de almacenamiento de forma que facilite el control de los materiales
El rea ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del rea de almacenamiento, debe
representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operacin.

Sim Narasimban. Planeacin de la Produccin y Control de Inventarios. Segunda Edicin.

Editorial Prentice-Hall
Alfonso Garca Cant, Almacenes: planeacin, organizacin y control. Tercera edicin.
Editorial Trillas.