Herramientas de dinamizacin

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ste captulo aporta algunas herramientas para trabajar en torno a tres

aspectos bien definidos
Cmo desarrollar reuniones. Se analizar tanto lo que se debe tener en
cuenta a la hora de convocar una reunin, como el procedimiento ms
correcto para desarrollarlas.

El papel de la persona encargada de coordinar las reuniones.

De tcnicas participativas. Qu son, cmo aplicarlas y algunos ejemplos.

Qu debemos tener en cuenta para

preparar y coordinar una reunin?
Para que una reunin sea eficiente adems de eficaz, hay que tener en cuenta
tres momentos importantes para su adecuado desarrollo:

Antes de la reunin
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Comprobar que sus objetivos estn claros y justifican su necesidad.

Concretar los temas a tratar o puntos del orden del da, ordenarlos segn
su importancia y prever el tiempo que se necesitar para su desarrollo.
Identificar a las personas que deben participar.
Elegir el lugar, fecha y hora ms adecuados para su desarrollo, de acuerdo
con las circunstancias de quienes van a participar, la urgencia e importancia
del tema, etc.
Difundir la convocatoria y la informacin necesaria para que las personas
convocadas puedan preparrsela adecuadamente.

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Comprobar que las personas previstas que van a participar conocen la convocatoria, los objetivos de la reunin, la informacin previa, etc.
Preparar la reunin: la documentacin y materiales necesarios, la introduccin y preguntas de cada punto a tratar, la informacin complementaria que
pueda necesitarse, la disposicin y condiciones de la sala de reunin, etc.

Durante la reunin
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Comenzar a la hora anunciada (como mucho, guardar 15 minutos de cortesa

si es que faltara mucha gente).
Si es preciso, la persona responsable de dirigir la reunin puede presentarse e invitar a que se presente brevemente el resto del grupo. En el caso de
que ya se conozcan, no est mal recordar los nombres y las razones por las
que participan en la reunin.
Presentar el programa de trabajo, de acuerdo con el orden del da previamente difundido y recordar los objetivos de la reunin.
Introducir, directamente o por medio de la persona que vaya a tratar el
punto, uno por uno los temas a tratar, antes de abrir el dilogo. Hacerlo con
brevedad y claridad, utilizando, si es que ello facilita la comprensin, cuadros, grficos, transparencias, proyecciones de vdeo, etc.
Cuidar que el dilogo se produzca de forma ordenada, que las intervenciones
sean breves y claras, que todo el mundo exponga su opinin, que no se desve
la atencin del tema tratado, etc.
Si el tema es complejo y el grupo numeroso, puede trabajarse discutindolo
en subgrupos, lo que ayudar a enriquecer el dilogo y facilitar una mayor
participacin e implicacin.
Tomar nota, preferiblemente en papelgrafo, de las opiniones que se vayan
exponiendo.
Recordar las conclusiones alcanzadas antes de cerrar un tema y pasar al
siguiente.
Si la reunin es muy larga es aconsejable hacer un descanso o pausa cada dos
horas.

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Debe controlarse el tiempo. Si un debate se prolonga excesivamente, debe

interrumpirse. Hay que distribuir el tiempo disponible entre los temas a tratar, de acuerdo con su nmero e importancia.
Deben sintetizarse las conclusiones alcanzadas, recordando los compromisos
y acuerdos adoptados antes de concluir la reunin.

Recoger opiniones y sugerencias para mejorar reuniones futuras.

Agradecer la participacin y aportaciones a todo el grupo.

Concluir la reunin a la hora prevista.

Despus de la reunin
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Elaborar una "memoria" con las conclusiones y acuerdos alcanzados.

Distribuir la memoria entre quienes participaron en la reunin, esto les ayudar a recordar las conclusiones y a preparar las prximas.
Evaluarla comprobando si se han alcanzado los objetivos previstos, valorando las sugerencias y toma decisiones para mejorar en el futuro la eficacia y
satisfaccin de otras reuniones.

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Dinmica

Cmo son nuestras reuniones?

Ahora bien, veamos como lo hacemos generalmente.

Individualmente responder el siguiente cuestionario.

En las reuniones en que participamos...

casi
nunca
1

algunas
veces
2

1. Sus contenidos estn preparados con antelacin y existe un orden del da previo precisando los temas a tratar.
2. Las personas implicadas estn convocadas con antelacin y disponen de informacin suficiente sobre los temas
a tratar.
3. Los tiempos y horarios necesarios estn previstos, evitando todo exceso que inhiba la motivacin.
4. Las condiciones materiales, lugar, disposicin de asientos, comodidad, medios tcnicos, etc., son las adecuadas.
5. Los horarios de comienzo y final son respetados, evitando interferencias e interrupciones no previstas.
6. Existe una persona que modera o coordina la reunin y
alguien que toma nota de las conclusiones que se van
alcanzando.
7. Si las personas implicadas no se conocen suficientemente, la reunin se inicia con su presentacin.
8. Al comienzo, se comprueba que todo el mundo conoce
los objetivos y contenidos de la reunin.
9. La reunin se introduce con la presentacin esquemtica de los temas y de la informacin bsica para poder
abordarlos.
10. El tiempo se reparte, segn la importancia de cada
tema, para garantizar el tratamiento de todos los previstos.
11. Se vela por el cumplimiento de los tiempos establecidos, evitando divagaciones que dispersen la atencin.

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casi
siempre
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En las reuniones en que participamos...

casi
nunca
1

algunas
veces
2

casi
siempre
3

12. Se invita a todos los participantes a expresar su opinin y todas se escuchan, respetan y valoran.
13. Se controlan y respetan los turnos de palabra, limitando los tiempos de intervencin si es preciso o conveniente.
14. Se controla cortsmente a quienes acaparan la palabra y se invita expresamente a opinar a quienes guardan
silencio.
15. Se evitan reiteraciones, sintetizando brevemente las
opiniones ya expresadas sobre un tema.
16. Se alcanzan conclusiones y se toman acuerdos antes
de cerrar un tema.
17. Todas las decisiones adoptadas, y los responsables de
su ejecucin, se recuerdan antes de concluir la reunin.
18. Se evala la reunin antes de acabar y se recogen sugerencias para mejorar las prximas.
19. Se agradece la participacin de las personas asistentes, valorando sus aportaciones y sugerencias antes de
despedirnos.
20. Posteriormente, se ordenan y pasan a limpio las conclusiones obtenidas, en "actas", resmenes o "memorias".
21. Se hacen copias y se difunden las conclusiones, garantizando que llegarn a todas las personas que participaron y a otras interesadas.
22. Al comienzo de nuevas reuniones, se recuerdan los
acuerdos adoptados en las anteriores y se evala su cumplimiento.

Una vez contestado, en pequeos grupos analizaremos los resultados y posteriormente se expondrn al plenario, donde se discutirn con el objetivo de analizar nuestra forma habitual de proceder y ver cmo mejorarla.

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Qu debe tener en cuenta la

persona que coordina una reunin?
La persona que coordina una reunin, fundamentalmente, debe facilitar la
comunicacin organizando el dilogo y garantizando el adecuado desarrollo de las
reuniones para que se cumplan los objetivos propuestos.
Sus funciones en una reunin se centran en tres puntos bsicos:
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Preguntar

Es la persona que formula las preguntas, y no quin aporta las respuestas, y

tiene que hacerlo de forma breve y directa. Tambin es quin introduce el tema
o las cuestiones a tratar, y la encargada de dinamizar la participacin de las personas asistentes.
r

Recoger

Estimula y favorece la reflexin y la expresin, tanto individual como colectiva, facilitando la produccin ordenada de ideas, las escucha y las recoge mediante notas escritas, papelgrafo, grabadora, vdeo, etc.
r

Sintetizar

Contribuye a sintetizar las ideas expuestas, presentando diferentes alternativas planteadas a lo largo del debate, facilitando la toma de decisiones.
Dirigir herramientas de dinamizacin no es complicado, slo es cuestin de
actuar tranquilamente, con la mayor naturalidad posible y con sentido comn. Para
ello es necesario confiar en el grupo y su capacidad de reflexin, por lo que hay
que observar atentamente cmo va conducindose el grupo y sus diferentes
miembros para, de ese modo, tener en todo momento una visin clara de lo que
ocurre, de las necesidades y demandas del grupo.
En aquellos casos en que no sepamos algo o surja un problema que no dominamos, debe decirse claramente, devolvindole la pregunta al grupo, proponiendo
una o varias formas para que ste busque la informacin precisa (hablando con
otras personas, consultando textos o documentos, etc.).
Con el tiempo, la experiencia ser la que vaya marcando pautas, entonces
podremos ver que cuantas ms veces trabajemos con grupos menos dificultades
y complicaciones encontraremos.

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