GESTION DOCUMENTAL II

PRESENTADO POR:
WILLIAM FERNANDO RESTREPO JARAMILLO

TRABAJO DE INVESTIGACIN: SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL

GRUPO: 4

PRESENTADO A:
LUZ MARINA ARIAS GONZLEZ
TUTORA
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
UNIVERSIDAD DEL QUINDO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
SEPTIEMBRE DE 2013

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

DEFINICIN 1:
Es el conjunto de actividades administrativas y tcnicas con el objetivo de planificar,
el manejo y la organizacin de la documentacin producida y recibida por las
diferentes entidades, desde su origen hasta su conservacin.
DEFINICION 2:
Segn Duchein: Es un sistema que pretende organizar y racionalizar la gestin de
los fondos desde el mismo momento de la produccin de los documentos hasta su
ingreso a los archivos nacionales, interviniendo tanto en el trabajo de las oficinas y
en los servicios administrativos en las distintas etapas del tratamiento de los
fondos

OBJETIVOS
1. Racionalizacin y la normalizacin de la documentacin desde su produccin
hasta su destino final.
2. El manejo integral de los documentos y de la informacin como base para la
toma de decisiones y la preservacin de la memoria institucional.

3. La integracin de los estamentos institucionales en torno a objetivos

comunes y a una poltica informativa total.
4. La evaluacin y valoracin de la documentacin para evitar la acumulacin
innecesaria de informacin y reducir costos en la produccin y conservacin
del acervo documental.
5. La simplificacin de trmites en los procesos administrativos con miras al
flujo normal y eficaz de la informacin.
6. La normalizacin de las tareas archivsticas a la luz de la nueva concepcin
de Archivo Total.

ETAPAS PARA DESARROLLAR UN PGD

PRIMERA ETAPA: Investigacin preliminar sobre la institucin y sus
fuentes documentales:

Compilacin de la Informacin Institucional

Historia de la Institucin: desde su creacin hasta la actualidad.
Cambios legales y/o administrativos que han regulados sus funciones y la
estructura administrativa.

Normograma tanto interno como externos que afecta el desarrollo de las

actividades propias de la Institucin.
Manuales de procedimientos.
Compilacin de la Informacin Documental
Inventarios documentales.
Estudio de produccin documental para identificar los tipos documentales.
Cuestionario de recoleccin de informacin documental aplicables a todos
en la organizacin, para determinar las series documentales.

Fuente: Archivo General de la Nacin, link: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=7616

SEGUNDA ETAPA: Anlisis e Interpretacin de la Informacin

Compilada.

Conformacin de equipo interdisciplinario para conceptuar sobre la

importancia de los documentos y la informacin desde el punto de
vista legal, fiscal, administrativo, tcnico e histrico.

Identificadas las series documentales se para a elaborar las Tablas

de Retencin Documental.

Disear un Programa de Transferencia de Archivos. Es necesario

para llevar a cabo esta accin la elaboracin de un instructivo para
todas las unidades administrativas en donde se indique los criterios
generales para las transferencias documentales.

Fuente: Archivo General de la Nacin. Decreto 2609 de 2012.

GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL SGD.

DECRETO. 2609 DE 2012

 Garantizar:
Autenticidad,
PRESERVACIN
integridad,
DE
confidencialidad y la
DOCUMENTOS
conservacin a largo
EN AMBIENTES
plazo de acuerdo con
ELECTRNICOS
las TRD y las TVD.
Disponibilidad,
legibilidad e
interpretacin

INTEROPERABILIDAD
DE LOSSGD.

AGN y MinTic definirn

Estndares y
protocolos, para la
interconexin y la
interoperabilidad de los
S.I.

VISITA DE CAMPO A LA GOBERNACIN DE ANTIOQUIA:

GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL MERCURIO

Software:

DESCRIPCIN DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL MERCURIO

INFORMACIN EMPRESA AUTORA DEL SOFTWARE:
NOMBRE:

SERVISOFT S.A.

DIRECCIN:

Cra. 77 B N 45 G 61, Medelln, Antioquia

TELFONO:

(574) 4160055

PGINA WEB:

www.servisoft.com.co

SOPORTE TCNICO:

servicioalcliente@servisoft.com.co

PRINCIPALES FUNCIONES:

Mantiene un registro permanente de todos los documentos que entran,

salen o se generan en la empresa, por medio del proceso de radicacin.

Controla el flujo de los documentos, teniendo en cuenta las rutas, el tiempo

y los procesos.

Agiliza y controla el envo y recibo de documentos entre las diferentes reas

y su respectivo trmite.

Permite el rastreo de documentos, identificando su ubicacin actual y cada

una de las secuencias que tuvo el mismo en la organizacin.

Controla el log de auditoria, que indica cada trmite sobre los documentos y
las respectivas imgenes.

Reporta los documentos pendientes de respuesta y con retrasos en

devoluciones.

Suministra la informacin y asegura las consultas de los diferentes usuarios.

Mejora la eficiencia y calidad del servicio en la localizacin y suministro de

informacin.

Asegura la consulta de documentos en medios de almacenamiento

electrnico como CD-ROM, Discos Duros y otros.

Permite ubicar la informacin de documentos en medios de

almacenamiento como microfilms y cajas.

Mantiene un control de los documentos inactivos.

Permite generar expedientes o carpetas de documentos que lleven una

relacin directa por sus respectivos asuntos.

Controla los prstamos y devoluciones de los documentos y/o expedientes.

Controla el nivel de acceso de cada usuarios, sobre los tipos documentales

y los expedientes. En este nivel de seguridad incluso se puede llegar a
manejar seguridad por cada nivel de carpetas y subcarpetas.

El sistema contiene un mdulo para el mantenimiento de la informacin

bsica y administracin de la seguridad.

Con la informacin manejada en el sistema se generan reportes de

consultas de base de datos e imgenes en red local o remota. Adems de
los reportes de respuestas pendientes y retrasos en devoluciones.

Sirve en resumidas cuentas, para unificar, estandarizar y mantener los

procesos de gestin documental.

GENERALIDADES DEL SISTEMA

ADMINISTRACIN

Trabaja con el sistema de seguridad EUREKA, permite

la proteccin de la informacin y la administracin de
accesos a los usuarios.
Usa una interfaz grfica de usuarios, utiliza ventanas
tipo MDI. El sistema puede trabajar tanto en redes de
rea local (LAN) como en redes de cobertura amplia
(WAN).

Dispone del mdulo de administracin, el cual permite

estandarizar todas las tablas bsicas y entidades que
utilizan el sistema para su operacin, adaptndose a la
estructura organizacional.

Control de Documentos
Gestiona los documentos de trmites.
El sistema inicia con un proceso propio del sistema
de administracin de archivos llamado Radicacin
en donde se captura la informacin bsica en una
ficha de control de cada documentos registrado con
formalidad plena.
Adicionalmente existe el diseo y seguimientos de
rutas de trabajo por donde circulan los documentos.

Work Flow Trmite Documentales

Administra el flujo de documentos, permitiendo:
Administra las rutas que los documentos deben seguir.
Permite crear rutas libres como desee la organizacin,
para que el radicador de documentos decida por cual
de ellas enva el documento.
Cada uno de los pasos genera alarmas (correo
electrnico) para avisar sobre la llegada de un
documentos para ser tramitado y/o del vencimiento el
tiempo establecido en el diseo inicial.

Expedientes
Permite que la organizacin estructure el archivo
digital similar al archivo fsico basado en el concepto
de carpetas.
Este mdulo maneja los datos e imgenes de
expedientes en forma dinmica, es decir, permite
consultar, adicionar documentos desde y hacia los
expedientes. Es utilizado para administrar hojas de
vida, expedientes de crdito y cartera, historias
clnicas, documentos contables, etc.

Control de Inventario

Controla el cumplimiento de los tiempos de retencin

para cada una de las series documentales
administradas con el sistema.

Procesos Especiales

Hace posible que el usuario cambie su password en

cualquier instante de tiempo, configurar los das no
hbiles, las alarmas, horarios de oficina.

Sistema de Seguridad
Se usa la aplicacin EUREKA, que permite
administrar la seguridad del sistema Cliente /
Servidor.
El sistema de seguridad EUREKA est diseado para
controlar el acceso a las aplicaciones y para
administrar los permisos de acceso otorgados a los
usuarios, no reemplaza en ningn momento la
seguridad que debe tener los sistemas operativos y la
Red.

RESUMEN DE LAS CARACTERSTICAS QUE APORTA EL

SISTEMA AL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL DE LA
GOBERNACIN DE ANTIOQUIA

Controla el ciclo vital de los documentos

Genera descartes fsicos y electrnicos a otros medios magnticos de menor

ocurrencia.

Genera reportes de estructuras documentales y organizacionales.

Almacena imgenes digitalizadas en formatos: TIF, GIF, PJG, PDF, etc. Faxes
enviados y recibidos, documentos en procesador de texto, mensajes de correo
electrnico, hojas de clculo, reportes, planos digitales, fotografas, entre otros.

Manipulacin, mantenimiento e indexacin de documentos digitalizados.

Permite adicionar ndices dinmicos de acuerdo con las necesidades de los

usuarios.

Posee un servicio especial de seleccin y descarte documental desde el punto de

vista electrnico, de acuerdo con las tablas de retencin documental.

Permite administrar anexos con el fin de adicionar informacin al documento sin

afectar su originalidad.

Por medio del sistema de rutas (WorkFlow) de una manera lgica se puede
trasladar un documento de una dependencia a otra, agregando la informacin
requerida, sin alterar el documento original, a travs del flujo electrnico.

RESUMEN DE LAS CARACTERSTICAS QUE APORTA EL

SISTEMA AL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL DE LA
GOBERNACIN DE ANTIOQUIA

Posee tanto en el mdulo de control de documentos como en el de expedientes,

la opcin de indexacin masiva por lotes documentales.

Genera radicados electrnicos automticos como identificacin nica por cada

serie documental.

Envo y recepcin de correo interno con radicado electrnico automtico.

Control y registro de la hora de llegada y hora de salida de datos.

Recupera los documentos por fecha de recibo, nmero interno del radicado,
asuntos, dependencia destino y dems campos de la base de datos.

FUENTES:
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Mini Manual No. 3. Gestin Documental:
Bases para la Elaboracin de un Programa de Gestin Documental. Impresin:
Editores Grficos Colombia Ltda. 1996.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. DECRETO 2609 DE 2012.
EMPRESA SERVISOFT LTDA.
GOBERNACIN DE ANTIOQUIA.