Está en la página 1de 12
CÓDIGO: PROCESO DE SGC SGC-PRO-02 FECHA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTRO 19/11/2014 VERSIÓN PÁGINA 01
CÓDIGO:
PROCESO DE SGC
SGC-PRO-02
FECHA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTRO
19/11/2014
VERSIÓN
PÁGINA
01
1 de 12
1.
OBJETIVO
Establecer requisitos necesarios para realizar, revisar, actualizar y controlar las
emisiones, cambios y cancelaciones de los documentos del Sistema de gestión de
calidad; su distribución y adecuada utilización en los diferentes procesos.
2.
ALCANCE
Aplica a todos los documentos internos y externos del Sistema de gestión de
calidad de la empresa Paya Envíos y a todas las áreas responsables de la
emisión de los mismos.
3.
CONDICIONES GENERALES
El
Coordinador de SGC es el responsable
de
llevar el
control de la
documentación.
Cuando se cambie y/o apruebe una versión o nueva vigencia de un
documento, este sustituye a la versión o vigencia anterior y los obsoletos
son recopilados y destruidos inmediatamente posterior al año de archivo,
conservando mínimo una (1) copia física o magnética del original, de la
última versión anterior a la vigente, para el archivo de los obsoletos del
Sistema de gestión de calidad. El documento obsoleto, se identifica como
obsoleto.
La revisión de los cambios de los documentos es responsabilidad de cada
responsable de proceso, quien lo comunica al Coordinador SGC, quien autoriza la
realización de los cambios.
4.
DEFINICIONES
PROCESO: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
GUÍAS: Documento que establece recomendaciones o sugerencias
Documento controlado por Paya
Envíos
Página 1
CÓDIGO: PROCESO DE SGC SGC-PRO-02 FECHA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTRO 19/11/2014 VERSIÓN PÁGINA 01
CÓDIGO:
PROCESO DE SGC
SGC-PRO-02
FECHA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTRO
19/11/2014
VERSIÓN
PÁGINA
01
2 de 12
INSTRUCTIVOS: Documento que describe en detalle el qué y el cómo de
una actividad o proceso específico. Por su extensión o referencia repetida
en uno o varios documentos se debe definir en un documento separado.
Los instructivos pueden ser:
De formatos: Describe cómo debe diligenciarse un formato y da
pautas para el análisis.
De trabajo: Describe la forma de realizar una tarea u operación de
manera sencilla y clara.
FORMATOS: Es un documento preestablecido impreso o digital, donde se
registra información relacionada con una actividad o proceso y que facilita
la recolección de información clave.
 REGISTROS: Documento que presenta resultados obtenidos, o
proporciona evidencia de las actividades desempeñadas. [ISO 9001: 2008]
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Es la relación ordenada de los
documentos que forman parte del SGC. Sirve para conocer el inventario y
la última versión aprobada de los documentos
INFORMACIÓN: Datos que posee significado
DOCUMENTACIÓN: Información y su medio de soporte
DOCUMENTO OBSOLETO: Es el documento que ya no tiene vigencia ya
sea por modificación, cambio o mejora.
 COPIA CONTROLADA: Son copias de documentos del sistema
entregadas a los empleados por motivos de capacitación o consulta, que se
deben mantener actualizadas.
COPIA NO CONTROLADA: Son copias de documentos del sistema
suministradas a los clientes externos, proveedores o cualquier otra parte
interesada, con las cuales no existe la obligación de mantenerlas
actualizadas.
REVISIÓN: Es verificar que lo que está escrito se hace.
APROBACIÓN: Es autorizar que lo escrito tiene que hacerse.
ESTADO DE REVISIÓN: Estado referente al número de revisiones
realizadas a un documento.
 VERSIÓN: Señala el número de veces que se han efectuado
modificaciones al documento. La primera versión corresponde al número
uno (1).
Documento controlado por Paya Envíos Página 2
CÓDIGO: PROCESO DE SGC SGC-PRO-02 FECHA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTRO 19/11/2014 VERSIÓN PÁGINA 01
CÓDIGO:
PROCESO DE SGC
SGC-PRO-02
FECHA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTRO
19/11/2014
VERSIÓN
PÁGINA
01
3 de 12
 VIGENCIA DE DOCUMENTO: Fecha en que se crea el documento o se
actualiza su última versión.
GARANTÍA DE CALIDAD Conjunto de acciones que deliberada y
sistemáticamente realizan los individuos, las organizaciones y la sociedad,
para generar, mantener o mejorar la calidad.
5.
DESARROLLO DEL DOCUMENTO
5.1 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: (Aplica para Manuales,
Procedimientos e instructivos, entre otros).
ENCABEZADO:
LOGO DE LA
EMPRESA
PROCESO AL QUE PERTENECE
CÓDIGO:
(2)
(3)
(1)
PROCEDIMIENTO
FECHA
(4)
VERSIÓN
PÁGINA
(5)
(6)
(1) En la parte superior izquierda: Logotipo de la empresa Paya Envíos.
(2) En la parte superior Central: Se define el proceso al que pertenece el
Documento y el nombre del documento que lo identifica.
(3) En la parte superior derecha: Se coloca el código: Se identifican de acuerdo a
la siguiente estructura alfanumérica:
VVV-ZZZ-##
VVV: Nombre del PROCESO al que pertenece
ZZZ: Tipo de Documento
##: Consecutivo
Nombre de los Procesos
Documento controlado por Paya Envíos
Página 3
CÓDIGO: PROCESO DE SGC SGC-PRO-02 FECHA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTRO 19/11/2014 VERSIÓN PÁGINA 01
CÓDIGO:
PROCESO DE SGC
SGC-PRO-02
FECHA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTRO
19/11/2014
VERSIÓN
PÁGINA
01
4 de 12
PROCESOS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PGG
Gestión Gerencial
PGC
Gestión comercial
PROCESOS TRANSVERSALES
PHSQE
Higiene, seguridad, calidad y medio ambiente
PROCESOS MISIONALES
PPS Proceso de prestación de servicios
PROCESOS DE APOYO ADMINISTRATIVO
PLL
Proceso de recepción de llamadas
PTH Talento Humano
PCO
Compras
Tipo de Documento
MAN Manual
POL Política
LIS
Listado
MAT Matriz
OBJ Objetivos
PRO Procedimiento
GUI
Guías
PTR Protocolos
FOR Formato
INS Instructivo
CRO Cronograma
PROG Programa
.
(4) Indicará la fecha a partir de la cual se hace efectiva la aplicación del
documento.
Documento controlado por Paya Envíos
Página 4
CÓDIGO: PROCESO DE SGC SGC-PRO-02 FECHA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTRO 19/11/2014 VERSIÓN PÁGINA 01
CÓDIGO:
PROCESO DE SGC
SGC-PRO-02
FECHA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTRO
19/11/2014
VERSIÓN
PÁGINA
01
5 de 12
(5) Versión: Compuesto por Dos (2) campos, que hacen referencia a la
versión del Documento.
Ej.: Para un documento desarrollado por primera vez se establece con versión 01
(6) Página:
El
número
de
página
se
establece
con
la
siguiente
nomenclatura: Página: X de Y.
5.2 IDENTIFICACIÓN DE FORMATOS, CRONOGRAMA Y MATRICES
PROCESO AL QUE PERTENECE
CÓDIGO:
NOMBRE DEL FORMATOS,
CRONOGRAMA Y MATRIZ,
PROCEDIMIENTO
FECHA
LOGO DE LA
EMPRESA
VERSIÓN
PÁGINA
5.3
INFORMACIÓN AL FINAL DEL DOCUMENTO: Al final del documento se
debe establecer el siguiente cuadro:
MODIFICACIONES
#
Versión
Versión
Vigencia
Descripción de Cambios
Revisión
Actual
Nueva
Nueva
5.4
OTRAS CONSIDERACIONES
La
firma
de
constancia
de
Revisión
de
los documentos y formato
corresponderá a los responsables de procesos en la planilla de los cambios.
Al momento en que se emite una solicitud de creación, cambio y anulación
de documento y formato el encargado tiene un tiempo de 3 días para
digitarlo y enviarlo para su revisión.
Para realizar la observaciones a los documentos en proceso de elaboración
o modificación se tienen 5 días hábiles, si en el término de éste tiempo no
Documento controlado por Paya Envíos
Página 5
CÓDIGO: PROCESO DE SGC SGC-PRO-02 FECHA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTRO 19/11/2014 VERSIÓN PÁGINA 01
CÓDIGO:
PROCESO DE SGC
SGC-PRO-02
FECHA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTRO
19/11/2014
VERSIÓN
PÁGINA
01
6 de 12
se reciben observaciones se procederá a la aprobación y emisión del
documento.
Se emitirá una respuesta sobre la aprobación o no aprobación de la
solicitud vía e-mail y explicando los motivos si no se aprobó la solicitud.
Los documentos de origen externo se identifican por su nombre y se
controlan a través del “Listado Maestro de Documentos Externos”.
El “Listado Maestro de Documentos Externos”. Tiene una revisión y
actualización mensual, donde se verifica que estén todos los documentos
de origen externos que se utilizan en la compañía.
Los documentos estarán disponibles para el personal aprobado por el
Coordinador SGC.
Las copias de los documentos que se utilicen para capacitación serán
copias controladas y se deberán solicitar solo al coordinador SGC
El paginado puede ir en el encabezado o pie de página en el documento.
Cuando algún funcionario necesite una copia de algún documento del
sistema de Gestión de SGC de Paya Envíos, deberá solicitarla al
encargado de SGC, el cual imprimirá el documento solicitado con la
siguiente nota en el pie de página: “La versión vigente de este documento
se encuentra disponible en archivo, Este documento impreso se considera
COPIA NO CONTROLADA”
 Para los siguientes casos SGC imprimirá copias controladas: donde sea
difícil el acceso al archivo, cuando se requiera para una auditoria o cuando
amerite la autorización del Gerente.
 Los formatos pre impresos antes de la creación del sistema están exentos
de cumplir con el numera 5 (Contenido) del procedimiento de control de
documentos hasta agotar existencia.
Documento controlado por Paya Envíos
Página 6
CÓDIGO: PROCESO DE SGC SGC-PRO-02 FECHA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTRO 19/11/2014 VERSIÓN PÁGINA 01
CÓDIGO:
PROCESO DE SGC
SGC-PRO-02
FECHA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTRO
19/11/2014
VERSIÓN
PÁGINA
01
7 de 12
6.
DESARROLLO DEL DOCUMENTO
QUE
QUIEN
COMO
EVIDENCIA
A partir de las necesidades de
los
procesos
y
teniendo
en
cuenta los requisitos internos y
externos
determinan
la
INICIO
1.
Solicitar
elaboración,
modificación y/o
anulación de un
documento.
necesidad de crear, modificar o
anular un documento y
diligencian
la
solicitud,
anexando el modelo del nuevo
Solicitud,
elaboración
Responsables de
del
documento
o
cambio
de
de
procesos.
éste,
cada persona que
documentos
detecte el cambio lo reportara
al
líder
del proceso
para que
este
a
su
vez
lo
evalué y
lo
envíe
al representante de la
dirección.
Analizando
la
justificación
y
nueva propuesta, determina si
Enviar,
se amerita el cambio y lo
aprobar y
2.
Enviar al
aprueba;
en
caso
contrario,
solicitar
representante de la
dirección y aprobar
la solicitud o negar.
Coord. SGC
envía
justificación
de
la
negación al solicitante. En caso
de que el cambio sugerido
pueda afectar a otros procesos,
se
presentara
la
solicitud
de
cambio en el comité para su
3.
Elaborar e
Nuevo
identificar los
SI
documento.
Elaborar e
documentos
Coord. SGC
identificar
aprobados para
documentos
5
creación o
modificación.
NO
Anular
4.
Anular
documentos
documentos
Coord. SGC
análisis y/o aprobación.
Transcribe la información de
los nuevos documentos de
acuerdo con las condiciones
generales de elaboración y lo
envía a los cargos involucrados
para sus observaciones.
Solicita a los encargados del
sistema de gestión retirar las
copias de los documentos
obsoletos con la misma planilla
A
y se actualiza el listado maestro
de documentos o registros.
Documento controlado por Paya Envíos
Página 7
CÓDIGO: PROCESO DE SGC SGC-PRO-02 FECHA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTRO 19/11/2014 VERSIÓN PÁGINA 01
CÓDIGO:
PROCESO DE SGC
SGC-PRO-02
FECHA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTRO
19/11/2014
VERSIÓN
PÁGINA
01
8 de 12
Una vez revisado el documento
Nuevo
A
Documento
Responsables de
5.
Revisar y
procesos/ Coord.
Revisar y aprobar
aprobar
SGC
el encargado de aprobar evalúa
si el documento cumple con los
objetivos del proceso y firma
en señal de aprobación.
documentos
6.
Controlar
documentos
Coord. SGC
Controlar
documentos
Asigna la Versión y Vigencia del
Documento y actualiza el
listado maestro de documentos
y registros así mismo deja
sentado en el mismo
documento las modificaciones
realizadas
en
el
cuadro
de
control de cambios.
Una
vez
aprobado
el
Correo
documento
se
actualiza
el
electrónico
Emisión de
7.Emisión de
publicado.
Es responsabilidad
documentos
documentos
Coord. SGC
del encargado del Sistema de
imprimir el nuevo documento
si
es
registro y
entregarlo
en
físico. Enviando
por correo
a
cada
área
responsable
los
cambios realizados.
Coordinador SGC
enviara
un
email informando de los
Email
8.Divulgación del
cambios
realizados
en
los
enviado
Divulgación
documento
Coord. SGC
documentos, inmediatamente
del
documento
se realice la actualización.
Posteriormente el
dueño
del
proceso o al que él se lo asigne
difunde el nuevo documento y
el manejo
de
los
respectivos
9.Control de los
documentos
obsoletos
Controlar
documentos
Coord. SGC
obsoletos
B
registros.
Inmediatamente se reciba el
nuevo documento las versiones
anteriores deben ser enviados
al Coordinador SGC y se firma
en la planilla de creación,
cambio, anulación y
distribución del documento.
Documento controlado por Paya Envíos
Página 8
CÓDIGO: PROCESO DE SGC SGC-PRO-02 FECHA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTRO 19/11/2014 VERSIÓN PÁGINA 01
CÓDIGO:
PROCESO DE SGC
SGC-PRO-02
FECHA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTRO
19/11/2014
VERSIÓN
PÁGINA
01
9 de 12
C
De acuerdo
a
la aplicación de
10. Diligenciar los
formatos
Responsables de
los
procedimientos y/o
Diligenciar
procesos
procesos.
formatos
para los
registros
fin
7. REGISTROS
7.1
OBJETO
El presente procedimiento tiene como objeto formalizar la metodología para
controlar los registros requeridos por las normas.
7.2
ALCANCE.
Este procedimiento cubre los registros de todas las áreas de la empresa Paya
Envíos. Se debe tener en cuenta que para la administración de los registros son
los responsables cada proceso
7.3
CONDICIONES GENERALES
Cuando se cambie y/o apruebe una versión o nueva vigencia de un registro
controlado, este sustituye a la versión o vigencia anterior y los obsoletos
son recopilados y destruidos inmediatamente posterior al año de archivo,
conservando mínimo una (1) copia física o magnética del original, de la
última versión anterior a la vigente, para el archivo de los obsoletos del
Sistema gestión de calidad. El documento obsoleto, se identifica como
obsoleto.
DILIGENCIONAMIENTO: Todos los registros de SGC que se manejan en
la Empresa Paya Envíos se diligencian de tal manera que la información
que en ellos se registra cumple con los siguientes requisitos:
Documento controlado por Paya Envíos
Página 9
CÓDIGO: PROCESO DE SGC SGC-PRO-02 FECHA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTRO 19/11/2014 VERSIÓN PÁGINA 01
CÓDIGO:
PROCESO DE SGC
SGC-PRO-02
FECHA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTRO
19/11/2014
VERSIÓN
PÁGINA
01
10 de 12
Permanencia: Que no pueda modificarse, borrarse o eliminarse sin
dejar evidencia de ello.
Legibilidad: Que se puede leer fácilmente.
Exactitud: Que incluya datos correctos y completos.
Claridad: Que se puede entender con facilidad.
Consistencia: Que toda la información contenida sea siempre
consistente.
Letra: El tipo de letra en el cual se emiten los documentos será en
calibri.
Fecha:
El
formato
de
fecha
será
indicando
día,
mes,
año:
dd/mm/aa.
7.4 DESARROLLO DEL DOCUMENTO
El listado maestro de registro se actualiza cada vez que se realiza una
modificación, creación o eliminación de los formatos.
Control de los registros: los registros son controlados por el representante
de la Gerencia a través del Listado Maestro de Registros, el cual a su vez
es controlado mediante la versión que identifica el formato y la vigencia;
adicionalmente tenemos la fila de fecha de actualización para colocar las
actualizaciones sin modificar el formato.
Todos
los
registros
de
los
sistemas
quedan
referenciados en los
procedimientos.
Archivo de los registros: las personas que realizan actividades que generan
registros deben garantizar, proteger y recuperar los registros.
Emisión de los registros. A partir de las necesidades de operación de cada
proceso y teniendo en cuenta los requisitos externos e internos, los
responsables de los procesos determinarán la necesidad de definir
formatos.
El Responsable del proceso y el Representante de la Dirección planifican el
control del registro.
El Coordinador del sistema se encarga de elaborar el formato y actualizar el
Listado Maestro de Registros.
El trabajador encargado del registro lo diligencia de forma legible.
El encargado de los registros dispone de los registros que no son activos de
acuerdo a lo establecido en el Listado Maestro de Registros.
Los cargos registrados en el listado maestro de registros y los auditores son
los que poseen accesos a dicho documentos.
Documento controlado por Paya Envíos Página 10
CÓDIGO: PROCESO DE SGC SGC-PRO-02 FECHA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTRO 19/11/2014 VERSIÓN PÁGINA 01
CÓDIGO:
PROCESO DE SGC
SGC-PRO-02
FECHA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTRO
19/11/2014
VERSIÓN
PÁGINA
01
11 de 12
7.6 FLUJOGRAMA
QUE
QUIEN
COMO
EVIDENCIA
1.
Diligenciar los
Responsables de
De acuerdo
a
la
aplicación de
inicio
formatos y/o
procesos
los
procedimientos
y/o
registros.
procesos
1. Diligenciar formatos
para registros
2.
Almacenar los
Responsables de
Según
lo
dispuesto
en
el
registros
procesos
Listado Maestro de registros se
diligenciados.
asignan
la
forma
de
2.
almacenamiento.
Almacenamiento
3.
Proteger los
.Responsables
Según
lo
dispuesto
en
el
Nuevo
registros.
de procesos
Listado
Maestro
de
documento.
3. Protección de
los registros
Documentos
4.
Verificar
Responsables de
vigencia del
procesos
Comparando
el
tiempo de
registro.
NO
retención vs. Fecha de registro
4. Verificación
guardada.
3
SI
5.
Retener y
Nuevo
Disponer de los
registros por
tiempo estipulado
5. Retener y
disponer de los
registros
Coord. SGC
Los
registros
que
se
deben
Documento
preservar
se
envían
para
un
archivo inactivo y/o se anula
y/o recicla.
FIN
Documento controlado por Paya Envíos
Página 11
CÓDIGO: PROCESO DE SGC SGC-PRO-02 FECHA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTRO 19/11/2014 VERSIÓN PÁGINA 01
CÓDIGO:
PROCESO DE SGC
SGC-PRO-02
FECHA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTRO
19/11/2014
VERSIÓN
PÁGINA
01
12 de 12
8.
FORMATOS.
Listado maestro de registro
Listado maestro de documentos
9.
Registro de cambios
#
Versión
Versión
Vigencia
Descripción de Cambios
Revisión
Actual
Nueva
Nueva
Documento controlado por Paya Envíos
Página 12