MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

06GC-01.1
Rev. 03

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Pgina 1 de 5

1. OBJETIVO
Establecer un sistema que se aplique como gua para estandarizar la elaboracin, control y
mantenimiento de todos los documentos de CFG INVESTMENT SAC.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a toda la documentacin de la organizacin (Polticas, manuales,
procedimientos, instrucciones, formatos, etc.).
3. REFERENCIAS
- Norma ISO 9001:2008 Requisito 4.2 Requisitos de la documentacin
- Norma Tcnica Peruana 833.910:2003 Requisito 5.3 Control de la Documentacin
- Norma IFFO: 2012 Requisito 2.2 Mantenimiento de Registros
- Norma BASC: 2012 Requisito 4.4.4 Documentacin del sistema y Requisito 4.4.5 Control de los
documentos
- Norma GMP+B2 (2010) - Revisin 2013 Requisito 4.4 Documentacin y registro
- Norma GMP+B3 (2007) - Revisin 2013 Requisito 4.4 Documentacin y registro
- Norma ISO 9000:2005 Sistemas de gestin de la calidad Fundamentos y vocabulario
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
4.1. Definiciones
- Informacin: Datos que poseen significado.
- Documento: Informacin y su medio de soporte.
- Manual de la calidad: Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de una
organizacin.
- Procedimiento: Forma especfica para llevar a cabo una actividad o un proceso.
- Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas.
- Instrucciones: Documentos que especifican las actividades operativas de las diferentes
etapas del proceso (Solo aplica para la unidad operativa Pisco).
4.2. Abreviaturas
- SIG: Sistema Integrado de Gestin
- SG: Sistemas de Gestin
5. RESPONSABILIDADES
Unidad Operativa:
5.1. Superintendente:
- Es responsable de revisar y aprobar los documentos que se elaboran.
5.2. Comit del Sistema Integrado de Gestin:
- Es responsable de revisar los documentos que se elaboran.
5.3. Coordinador SIG:
- Es responsable de revisar y administrar la documentacin del SIG.
5.4. Jefes de rea:
- Es responsable de elaborar y actualizar los documentos.
En Sede Central:
5.5. Gerente de rea:
- Es responsable de aprobar los documentos corporativos.
5.6. Coordinador/Jefe de rea:
- Es responsable de elaborar y actualizar los documentos corporativos del rea de su
competencia para el uso en la unidad operativa y/o sede central.

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

06GC-01.1
Rev. 03

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Pgina 2 de 5

6. PROCEDIMIENTO
6.1. Elaboracin y actualizacin de documentos:
6.1.1. CFG INVESTMENT SAC autoriza la elaboracin y actualizacin de todos los documentos de
la organizacin a cada jefe de rea o al coordinador correspondiente (procedimientos,
instrucciones, formatos y otros), quienes elaborarn sus documentos de acuerdo a los
lineamientos establecidos en el procedimiento Estructura de documentos 06GC-01.1.1.
6.2. Revisin, aprobacin y codificacin:
6.2.1. Cuando el documento es elaborado por un coordinador la revisin ser efectuada por el
Gerente de rea correspondiente, en el caso de que el documento sea elaborado por un Jefe
de rea en la unidad operativa, dicho documento deber ser revisado por el comit de
Sistema Integrado de Gestin de la unidad operativa.
6.2.2. Cuando corresponda, luego de la revisin, el autor deber realizar la modificacin del
documento incluyendo las observaciones del Gerente o Comit segn sea el caso, as mismo
actualizar el nmero de revisin, en caso de que sea documento nuevo la revisin iniciar
con el nmero 00.
6.2.3. Los cambios efectuados en el contenido de un documento se colocarn en letra negrita y
cursiva, para que los usuarios identifiquen las modificaciones con respecto al
documento anterior. En el caso que se efecte la eliminacin total de un prrafo en el
documento, este se colocar en un cuadro de texto al final del documento revisado en
letra tamao 6.
6.2.4. Todos los documentos del sistema GMP+B2 y GMP+B3 sern revisados como mnimo una
vez al ao de emitidos y/o cuando fuera necesario, con el propsito de asegurar
continuamente la relacin entre lo que se describe y lo que se aplica; para el caso de los
dems sistemas, estos debern revisarse cuando se requiera.
6.2.5. La aprobacin de los documentos elaborados por los Coordinadores/Jefe de rea ser
realizada por el Gerente de rea correspondiente y aquellos documentos elaborados por un
Jefe de rea en la unidad operativa ser aprobado por el Superintendente de la unidad
operativa. Los responsables de revisar y/o aprobar los documentos, no podrn elaborar los
mismos.
6.2.6. Una vez que el documento ha sido revisado y aprobado, este deber estar registrado en los
formatos 06GC-01.1.R5 Listado maestro de documentos o 06GC-01.1.R2 Listado maestro
de formatos, segn sea el caso.
6.2.7. Una vez revisado, aprobado y registrado, el documento entra en vigencia, todos los
documentos vigentes debern permanecer legibles e identificables a travs del cdigo
asignado.
6.2.8. La elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos se registra en el documento
(no aplica para formatos).
6.2.9. La codificacin de los documentos del SIG se realizar de acuerdo a lo establecido en
el procedimiento 06GC-01.1.1Estructura de Documentos.
6.2.10. Una vez aprobado el documento el Coordinador del SIG o el Coordinador de SG lo
ingresa a una base de datos, siendo accesible para todos los usuarios.
6.3. Distribucin
6.3.1. El Coordinador del SIG o Coordinador SG segn correspondan, dispondr la impresin
de las copias a distribuir, dichas copias sern identificadas con las palabras COPIA
CONTROLADA N XX (siendo XX el nmero de control correlativo) y COPIA NO
CONTROLADA segn sea el caso.

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

06GC-01.1
Rev. 03

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Pgina 3 de 5

6.3.2. En el caso de un documento actualizado, a la entrega de este se deber retirar la copia

original, de ser necesario mantener dicha copia se le identificar con las palabras
DOCUMENTO NO VIGENTE las dems copias debern ser colectadas y destruidas.
6.3.3. En el caso de un documento nuevo, se har la entrega de las copias a quien el comit del
sistema Integrado de Gestin o Gerente, segn sea el caso, considere.
6.3.4. Si las reas necesitan que se les entreguen copias de los originales de los documentos
del sistema, para el uso del personal que no puede acceder a la Base de Datos,
solicitar al Coordinador del SIG mediante un memorndum, e-mail o en forma verbal,
el nmero de copias controladas que necesitan, acompaado de la lista de personas
que recibirn dichos documentos.
6.3.5. Para hacer efectiva la entrega de un documento controlado, el usuario deber devolver la
copia anterior y firmar la 06GC-01.R1 Lista de distribucin de documentos controlados
como prueba de la recepcin del documento.
6.4. Almacenamiento, proteccin y eliminacin de documentos
6.4.1. Todos los documentos se debern mantener en un lugar cerrado protegido de las condiciones
ambientales (polvo, humedad, luz solar) y libre de plagas para evitar prdidas o deterioro,
debiendo estar ubicados en zonas de fcil acceso.
6.4.2. Todos los documentos de las normas GMP + B2, IFFO, BASC, GMP+B3 debern ser
almacenados por un periodo de tres aos, el responsable ser el Jefe de rea o
Coordinador correspondiente.
6.5. Control de firmas y sellos
6.5.1. La firma y sello de los documentos de la empresa es realizado por las personas responsables
del rea, cuya funcin y autonoma est determinado por el superintendente de la unidad
operativa.
6.5.2. Las personas autorizadas para firmar documentos oficiales que salen de la unidad operativa
son el superintendente y administrador de la unidad operativa.
6.5.3. Las personas autorizadas para firmar documentos internos de la empresa, son aquellas cuya
firma est registrada en el formato 06GC-01.1.R3 Registro de firmas. Igualmente cada rea
es responsable de administrar los sellos que requieran por conveniente.
6.5.4. El administrador de la unidad operativa identifica, controla y mantiene actualizado el formato
06GC-01.1.R3 Registro de firmas y el formato 06GC-01.1.R4 Registro de sellos; donde se
encuentran las firmas y sellos de todo el personal que autoriza procesos y/o participan en
procesos crticos, el cual sirve como medio de registro para la verificacin. El lder del comit
SIG deber firmar estos registros como responsable de lo que ah est establecido sea
vlido.
6.6. Documentos de procedencia externa
6.6.1. Cuando sea necesario mantener documentos de procedencia externa (manuales de
operacin de equipos, fichas tcnicas, normas tcnicas, entre otros.) los responsables de
cada rea lo registraran en el formato 06GC-01.1.R6 Listado de control de documentos
externos, definiendo su ubicacin y responsable de su uso, estos documentos se colocarn
en un archivo fsico y/o electrnico claramente identificado.
6.6.2. Cuando sea necesario la distribucin de las copias controladas de los documentos externos,
estos se registrar en el formato 06GC-01.1.R6 Listado de control de documentos externos
6.6.3. El responsable del rea ser el encargado de adquirir la nueva versin de ser necesario para
su proceso o actividad, procediendo a retirar la versin anterior (identificado con las palabras
FUERA DE USO en caso se mantenga por cualquier razn).

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

06GC-01.1
Rev. 03

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Pgina 4 de 5

6.7. Control de Registros del SIG

Los registros del SIG son controlados y conservados para demostrar la conformidad con los
requisitos y el funcionamiento efectivo del SIG, para ello la empresa ha establecido y
mantiene:
6.7.1. Identificacin de Registros: De acuerdo a lo establecido en el procedimiento 06GC01.1.1Estructura de Documentos.
6.7.2. Almacenamiento y proteccin de Registros
6.7.2.1. Los registros electrnicos debern estar almacenados en el sistema electrnico
denominado ERP (Planeacin de Recursos Empresarial) o SAP (Sistemas,
Aplicaciones y Productos en Procesamiento de Datos) segn corresponda.
6.7.2.2. Los registros son archivados y almacenados de tal forma que sean fciles de
ubicar en el ambiente de cada rea, los mismos que estn bajo el control del
Jefe de rea o persona responsable designada y son registrados en el 06GC01.1R7 Inventario de Registros del SIG.
Para archivar los Registros del Sistema Integrado de Gestion , se puede
tener en cuenta los siguientes criterios:
a) Orden alfabtico.
b) Orden cronolgico.
c) Si es informacin externa: Por cliente, subcontratista, pas, institucin,
proyecto, asunto, persona datos complementarios u otro tipo de
identificacin inequvoca.
d) Si es documentacin interna: Por rea, asunto, persona datos
complementarios u otra identificacin inequvoca.
La persona responsable en cada rea, verifica y se asegura del normal
mantenimiento de los registros del sistema, de tal forma que siempre estn
legibles, completos, actualizados y protegidos durante el tiempo de
conservacin establecido en el 06GC-01.1R7 Inventario de Registros del SIG.
6.7.3. Registros en medios magnticos
La conservacin de los registros, as como de los dems documentos se asegura
a travs de la elaboracin de back ups el cual es ejecutado segn lo establecido en
el PR.TI.01 Procedimiento de Seguridad de la Informacin
6.7.4. Eliminacin de los registros del Sistema Integrado de Gestin
El Jefe o responsable de los registros del SIG en cada rea dispone la eliminacin
de los registros. Dicha eliminacin deber estar conforme a los requerimientos de
la Norma GMP+B2, GMP+B3 a la normativa legal vigente y a lo establecido en el
formato 06GC-01.1R8 Conservacin de registros del SIG, de acuerdo a las
necesidades de la empresa.
7. REGISTROS
- 06GC-01.1.R1. Lista de distribucin de documentos controlados.
- 06GC-01.1.R2. Listado maestro de formatos.
- 06GC-01.1.R3. Registro de firmas.
- 06GC-01.1.R4. Registro de sellos.
- 06GC-01.1.R5. Listado maestro de documentos.
- 06GC-01.1.R6. Listado maestro de documentos externos.
- 06GC-01.1R7. Inventario de Registros del SIG.
- 06GC-01.1R8. Conservacin de registros del SIG.
8. ANEXOS
No aplica.

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

06GC-01.1
Rev. 03

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Pgina 5 de 5

PARRAFOS ELIMINADOS:

6.3.6.
6.4.2
6.4.3
6.4.5

Todos los documentos controlados sern distribuidos en fsico

En el caso de los registros se debe tener especial consideracin en que estos debern ser exactos y se encuentren sin adulterar, se deber contar
con los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin y la recuperacin
De ser indicado por la gerencia, la documentacin puede estar disponible, administrar y archivar en forma digital.
En el caso de los documentos no vigentes, ser la copia original debidamente almacenada por un periodo de tres aos, despus del cual el Jefe de
rea o Coordinador correspondiente dispondr su eliminacin.

FECHA APROBACIN

14/03/2013

ELABORADO

REVISADO

APROBADO

S. Huamn

T. Castro

P. Bonilla

(JAC U.O. Pisco)

(CSG CFG)

(GC CFG)

FIRMA