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Primeros Pasos Curso Excel
Primeros Pasos Curso Excel
Primeros pasos
Antonio Roldn
PRIMEROS PASOS
En esta primera gua se presenta el programa Excel 2010 y se recorren sus principales
caractersticas elementales. Muchas de ellas se volvern a estudiar en posteriores
guas.
CONTENIDO
Primeros pasos ............................................................................................................. 1
Inicio del Excel ........................................................................................................... 2
Cinta de opciones ................................................................................................... 3
Barra de acceso rpido ........................................................................................... 3
Estructura de una Hoja de Clculo .......................................................................... 4
Vista backstage ....................................................................................................... 5
Movimientos del cursor ............................................................................................. 6
Con el ratn ............................................................................................................ 6
Con el teclado ......................................................................................................... 6
Vistas ......................................................................................................................... 7
Celda activa ............................................................................................................... 7
Referencia de una celda ............................................................................................. 8
Formato de una celda ................................................................................................ 9
Fuente .................................................................................................................... 9
Bordes .................................................................................................................... 9
Relleno ................................................................................................................. 10
Alineacin ............................................................................................................. 10
Proteger ............................................................................................................... 10
Nmeros............................................................................................................... 10
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Primeros pasos
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Si tienes un icono del programa Excel en el escritorio, basta con que hagas un doble
clic sobre l para iniciarlo. Si no, sigue la ruta: Inicio Programas Microsoft Office
Microsoft Excel 2010. Obtendrs una ventana con un contenido similar al de la
imagen.
Barra de acceso rpido
Pestaas de hojas
Cinta de opciones
Barra de estado
rea de trabajo
Zoom
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CINTA DE OPCIONES
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Si tienes la costumbre de acceder a los mens con el teclado en lugar de usar el ratn,
tambin puedes lograrlo ahora. Pulsa la tecla Alt y aparecern arriba las teclas que te
dan acceso a las distintas fichas.
En la imagen puedes observar las teclas que permiten acceder con Alt a las distintas
fichas y comandos. Despus se puede anular el acceso pulsando de nuevo la tecla Alt.
La cinta de opciones se puede personalizar, cambiando el orden y los contenidos de los
grupos, pero no lo desarrollaremos aqu. Con el botn derecho pulsado sobre la cinta
se puede elegir esa opcin
ESTRUCTURA DE UNA HOJA DE CLCULO
Una hoja contiene diferentes celdas distribuidas en filas y columnas. Las filas estn
rotuladas con nmeros desde 1 hasta 1.048.576 filas, y las columnas (hasta 16.000
columnas) con letras simples o dobles que van desde la A hasta la Z, AA hasta AZ y as
hasta la ltima columna que se nombra con las letras XFD.
Cada celda se nombra mediante su fila y columna. As por ejemplo la celda B4 ser la
situada en la fila 4 y columna B.
Los rtulos de las filas y columnas se encuentran en el borde de la ventana: en la parte
superior los de las columnas y a la izquierda los de las filas. Pulsando sobre un rtulo se
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El botn de Office ha sido sustituido por la entrada Archivo, que abre la Vista
backstage, a la que podemos traducir por interioridades o tramoya, porque
contiene todas las operaciones que no actan sobre el rea de trabajo.
Entre ellas estn las opciones de Archivo (Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir...), y otras
como
Reciente: Aloja la lista de los libros abiertos recientemente.
Informacin: Contiene los permisos, propiedades del libro, modificaciones, autor
Guardar y enviar: Es una ampliacin del antiguo Enviar.
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Las principales combinaciones de teclas para mover el cursor son, adems de las
usuales de flecha de cursor y RePg o AvPg, etc. son las siguientes:
Combinacin de teclas
Ctrl+Inicio Mueve el cursor a la celda A1.
Ctrl+Fin Mueve el cursor al final del rea de datos.
Inicio Seala a la primera columna A de la fila actual.
Ctrl+Izquierda Salta a la columna ms a la izquierda del bloque actual.
Funcionan de forma similar las combinaciones Ctrl+Derecha, Ctrl+Arriba y Ctrl+Abajo
Ctrl+AvPg Salta a la hoja anterior de la tabla.
Ctrl+RePg Salta a la hoja siguiente de la tabla.
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VISTAS
Podemos alejar o acercar la visin del rea de trabajo. Para
ello se dispone de la ficha Vista que contiene el Zoom
adems de otras opciones que iremos estudiando ms
adelante.
Mucho ms rpido es el desplazador de zoom que est
situado en la parte inferior derecha de la pantalla:
Como todos los de su clase, permite aumentos y disminuciones paso a paso con los
signos + y de los extremos o moviendo el cursor.
CELDA ACTIVA
Para modificar el contenido de una celda la debemos seleccionar previamente con el
cursor. Con esta operacin se convertir en la celda activa, es decir la que constituye el
foco del trabajo. Si se selecciona todo un rango todas sus celdas estarn activas,
aunque no se podrn editar una por una.
Observa la Barra de frmulas de la parte superior de la pantalla. El nombre de la celda
figura a la izquierda y su contenido en el centro, en la llamada lnea de entrada de
frmulas. Escribe algo manteniendo seleccionada la celda y pulsa Intro. Leers
entonces en esa lnea de frmulas lo que has escrito.
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Una frmula: Es una expresin que indica la operacin que hay que efectuar en esa
celda: =4+E3, =SUMA(A2:B4), etc.
Adems, todas las celdas poseen un formato, que es el conjunto de tipos de letra,
colores, alineacin o bordes que cambian el aspecto de cada celda.
Debemos, pues, distinguir el valor de una celda de su frmula. El valor es el resultado
de aplicar una frmula. Por ejemplo, si una celda contiene la frmula =2+2, su valor
ser 4.
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A los formatos de celda tambin se accede pulsando con el botn derecho y eligiendo
Formato de celdas en el men contextual que se obtiene.
En el cuadro de dilogo correspondiente podemos acceder a opciones muy potentes,
que se irn explicando ms adelante. Por ahora slo se describirn las pestaas:
FUENTE
No necesita explicacin particular porque coincide en lo esencial con todos los cuadros
de eleccin de fuentes en Windows. Los aspectos de tamao, fuente, color, efectos,
etc. son de comprensin fcil.
BORDES
Tambin es muy simple cambiar los bordes de una celda o de un grupo de celdas. Lo
ms importante de resear es que todos los efectos posibles en los bordes afectan a
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toda un rea, si est seleccionada y no slo a una celda. Los conceptos de bordes
predeterminados, estilo de lneas, colores de lneas y sombras, etc. se explican por s
solos.
RELLENO
En esta pestaa puedes rellenar el fondo de cada celda. No contiene opciones tan
potentes como otros programas de Office, pero basta con la gama que ofrece. Se
desaconseja el uso de tramas, porque pueden hacer confusa la lectura de los datos.
ALINEACIN
Las celdas de una hoja de clculo pueden protegerse para evitar alteraciones de su
contenido por una distraccin. Con esta opcin se pueden activar o dejar en blanco
cada una de dos opciones: Protegido u Ocultar. Esta operacin se har por separado
en distintos rangos, los que se quiere proteger y los que se dejarn para entrada o
modificacin de datos. La proteccin slo ser efectiva si despus se protege todo el
documento con el comando Herramientas Proteger...
NMEROS
Para operaciones elementales no hay que alterar el cdigo que figure en este campo.
No obstante, hay casos, como en las unidades fsicas, en los que desearemos aadir
smbolos como w, Km. o . Para ello aadiremos el smbolo \ detrs del formato
estndar (u otro cualquiera que figure como cdigo) y a continuacin el smbolo
deseado: #.##0.00\, estndar\Km., etc.
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Tambin se puede aadir texto usando comillas dobles, como en estndar botes de
pintura
Para ms detalles hay que consultar el apartado Cdigos de formato numrico de la
ayuda de Excel.
BOTONES DE FORMATO
La mayora de las veces usars mejor los botones directos, tanto de la ficha de Inicio
como del men contextual.
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Abrir
Abre un documento ya creado.
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Cerrar
Interrumpe el trabajo con un modelo y cierra el archivo correspondiente. Si hay datos
nuevos no guardados, avisar para guardar el modelo antes de cerrarlo.
Guardar
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Guardar y enviar
Enva el documento como correo, lo guarda en la Web o en SharePoint.
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