Almacenamiento

MDULO 6
ALMACENAMIENTO

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Almacenamiento

Programa
1

Introduccin

La Gestin de Almacenes

Mayor Competitividad al mnimo coste.

La ampliacin geogrfica de Mercados.
Nivel de Inventario
Gestin de Almacn e Informtica.
3

Revisin de los Factores de Gestin

Estados de Stock
El tratamiento de las Recepciones
Identificacin del Stock
Concepto de Codificacin
Ubicacin de la mercanca Localizacin.
Conversin de Datos en Informacin Cruce de Datos.
Transacciones
Gestin de la Preparacin de Pedidos
Reposicin del picking
Opttimizacin de la Extraccin.
Procesos que implican transacciones de transformacin
Postponement
Ejercicio de Transformacin
Trazabilidad y Re-call
4

Integracin de La Gestin en el Sistema Principal de la Empresa

Requerimientos de Finanzas (Costes, Auditorias, Inv. Fsicos)
Requerimientos de Produccin
Requerimientos del Dpto. Legal
Requerimientos del Dpto. de Ventas
Requerimientos del Dpto. de Calidad

36

Mejoras en la eficiencia a travs del Modelo de Gestin

46

Almacenes

49

Cross-Docking
Silos, P Personalizados, Confeccin
Satlites
7

Herramientas de Diseo. Diseo de Procesos de Gestin

Primero El Proceso. Diagramas SIPOC
Descripcin del Proceso
Proceso de Implementacin. Un caso de Diseo: Post-facturacin.

55

Informtica de Almacn. Parametrizacin

64

1 Introduccin
En los ltimos tiempos, debido a la investigacin y puesta en marcha de una serie de
disciplinas logsticas (nuevas o re-diseadas), la Gestin de Almacenes ha quedado un
tanto olvidada. Sin embargo, a pesar de que un almacn est bien diseado, posea equipos

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modernos y adecuados a su actividad, tenga el personal especializado y convenientemente
entrenado, y haya desarrollado unos procesos acordes a su funcin, ser solamente su
modelo de gestin y sus procesos asociados los que van a marcar la diferencia entre un
desempeo mediocre y un buen desempeo. Un almacn es lo que su modelo de gestin le
permita ser.
El Almacn es el centro neurlgico de toda la operativa logstica. El control de cualquier
operacin logstica se fundamenta en el control de sus Almacenes. Dentro de los distintos
aspectos y procesos de un Almacn, es su gestin lo que marcar el nivel de su
desempeo.
Muchos de nuestros alumnos consideran, a priori, que en este mdulo se habla
fundamentalmente de sistemas informticos. Ello est bastante lejos de la realidad. Aunque
s hablaremos de sistemas informticos, ellos no representan para nosotros nada ms que
una herramienta / utensilio que nos va a facilitar la gestin de los almacenes.
Muy al contrario, este mdulo pretende formar en la Gestin Integral de los almacenes, lo
cual va mucho ms all de las herramientas informticas. Nuestra intencin es la
capacitacin total para la Direccin y puesta en funcionamiento de Almacenes que, de uno u
otro modo, pasa por la absoluta necesidad de que el responsable ltimo del almacn, y de
las operaciones logsticas globales, comprenda el alcance de TODAS las gestiones del
almacn y pueda dominarlas no solamente frente a potenciales necesidades de su gestin
profesional sino por formacin gerencial, ya que el desconocimiento de todos los detalles de
gestin y su alcance, le va a conducir inevitablemente a desempeos mediocres o, en
determinadas situaciones, a sufrir autnticas tribulaciones en su carrera profesional.
El diseo de Gestin de los Almacenes tiene una gran dosis de tcnica, por un lado, y una
gran dosis de experiencia, por el otro. En cuanto a la parte tcnica, el enfoque es
matemtico-lgico y cuanto mayor contacto con la diversidad de situaciones que pueden
darse en la Gestin del Almacn, mayor experiencia se adquiere.
No cabe duda de que la formacin tcnica se adquiere mucho ms rpido, tambin,
mediante la prctica. Es por ello que en este Mdulo se va a trabajar sobre estas situaciones
que permitan al alumno hacer las extrapolaciones correspondientes para su aplicacin en la
vida real.
2 La Gestin de Almacenes
Los Mercados y las Sociedades donde estn inmersas las Empresas no son marcos
estticos. Las demandas de la comunidad, la configuracin de los Mercados y el ambiente
competitivo, estn cambiando continuamente.
En los primeros aos de la Era Industrial, la funcin de los almacenes tena una serie de
exigencias concretas que eran muy acordes con la definicin original y clsica de lo que es
un Almacn:
Sitio donde se tienen mercancas para su custodia o venta.
En los ltimos 20 aos, se han desarrollado una serie de factores que han hecho cambiar la
concepcin de la Logstica de la Distribucin Fsica:

Una Competencia feroz.

Poca fiabilidad en la prediccin de las Ventas.
Fuertes acciones estratgicas enfocadas en disminuir el capital invertido
La ampliacin geogrfica de los Mercados.

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Almacenamiento
Estas condiciones han forzado el desarrollo de un nuevo enfoque logstico general para
contribuir a batir los nuevos retos y a propiciar un desempeo que proporcione a La
Empresa una posicin ganadora frente a estos factores. Adems, estos cambios de
concepto se traducen en acciones concretas que la red de Distribucin debe considerar:

Procurar la diferenciacin de la competencia

Atender la demanda dinmica con niveles de servicio muy exigentes.

Satisfacer al cliente.

Cuidar el beneficio, reduciendo costes, mientras se reduce tambin el capital

invertido.

Por todo ello, los procesos del Almacn deben cambiar y alinearse con estas nuevas
necesidades de actuacin facilitando su consecucin.
Por otro lado, hay un nuevo e importante factor que juega un papel decisivo en la
comprensin del Nuevo Enfoque Logstico y que impacta directamente en el Almacn como
elemento clave en las redes logsticas y de distribucin:

La Ampliacin Geogrfica de los Mercados

La cada de las fronteras comerciales en Europa, ha propiciado un replanteamiento de las

redes de Distribucin Europeas. Son estos cambios, los que han puesto de moda la Reingeniera de las redes de Distribucin Fsica.
La red de Almacenes es el punto vital y clave de los procesos de Re-ingeniera. A su vez, la
nueva visin Regional de la Logstica, como un conjunto, hace de la interdependencia en
la Gestin un factor Clave en el futuro de la gestin de Almacenes.

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Almacenamiento
Por tanto, de cara a la gestin de Almacenes, tenemos una serie de factores (nuevos!) muy
a tener en cuenta, y muy determinantes en el diseo e implementacin de nuevos sistemas
de Gestin:

La diferenciacin de los distintos tipos de almacenes:

Reguladores

Satlites

Plataformas / Cross-Docking.

Las necesidades de gestin combinada en toda la red.

Los nuevos procesos a desarrollar desde la red de almacenes:

VMI / CRP

Postponement

Conexin EDI y entregas electrnicas concertadas.

Ilustracin de las nuevas tecnologas de conexin EDI y entregas concertadas.

La Nueva Tecnologa
Invoice

Supplier
Order

Customer Whse

RECADV
Inventories

DESADV

CRP

Delivery Note

LSP

Este panorama tiene una lectura clara: La necesidad de cambiar. La necesidad de mantener
una mejora competitiva constante.
En la logstica moderna, un almacn es algo ms que un contenedor de existencias. Incluso,
con los nuevos desarrollos de redes logsticas, es posible que un almacn concreto no
posea, siquiera, existencias.
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Almacenamiento
Uno de los aspectos ms importantes a entender en la configuracin de un sistema de
Gestin para el almacn es el nivel de inventario, como elemento fundamental de la
disminucin del capital invertido.
Nivel de Inventario
Hace muchos aos, las polticas de gestin del nivel de Inventario se establecan en base a
unos criterios de oportunidad y capacidad. Los sistemas de compra tradicionales, basados
fundamentalmente en el precio o en la oportunidad, forzaban a una utilizacin de almacn
por oleadas, y el almacn era, efectivamente, un centro de custodia de bienes (a bajo
precio) para su comercializacin posterior, sin preocupar demasiado el nivel de inventario en
cada momento. Por otro lado, no exista una exigencia crucial de despacho y las labores de
expedicin se realizaban con la mayor optimizacin posible del medio de transporte y sin un
excesivo inters en la agilidad del despacho.
Todo esto ha cambiado completamente. Hoy en da, los niveles de inventario son
fundamentales en la disponibilidad de Caja, y su reduccin ha conducido a la necesidad de
incrementar el nivel de respuesta de las operaciones del almacn. Por tanto, una parte
importante de la Gestin del Almacn debe incluir medios y tecnologa que aseguren:

Planificacin de Inventarios reducidos.

Gestin de Inventarios reducidos.

Velocidad en los movimientos / Excelencia en el Nivel de Servicio.

Porque es importante que sepamos con precisin qu significa para nuestra empresa el
Inventario: Tener inventario supone transformar dinero en existencias y, cuanto menor
sea la inversin, mayor liquidez estamos dando a La Compaa para soportar sus
operaciones:
Quemar dinero en inventarios es la peor forma de emplearlo.
Otra necesidad importante en los Almacenes est en la capacidad para conocer y gestionar
la calidad del Inventario. Por diversas circunstancias, comunes a un gran nmero de
operaciones, no toda la existencia de una determinada referencia se encuentra en las
mismas condiciones operativas (estados). Estos podran ser los distintos estados del
inventario:

Cuarentena

Daados

Devoluciones

Semi-terminados

En proceso.

E incluso, las capacidades del almacn deberan tener posibilidades de gestionar y controlar
otros estados en los que puede estar la mercanca, aunque sta no se encuentre
fsicamente en el recinto del Almacn. Por ejemplo:

Entrada en trnsito

Salida en trnsito Entrega no confirmada.

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Almacenamiento
Adems, los almacenes deben estar en capacidad de discernir la edad del Inventario. Es
conocido que la mayora de los almacenes estn obligados a tener un sistema de rotacin
del inventario, bien FIFO, bien LIFO, etc, etc.
Es decir, nuestro sistema de gestin deber poder identificar la edad del producto. Esta
determinacin puede ser un requerimiento no excesivamente restrictivo (soft constraint) y
permitir la datacin de la mercanca en base a su fecha de llegada, o bien, puede ser un
requerimiento totalmente restrictivo (en la industria farmacutica, por ejemplo) donde no
bastar con la datacin por entrada sino que habr que conocer y gestionar la fecha de
fabricacin del producto y controlarlo de acuerdo a esta fecha, para entregarlo de acuerdo al
sistema de rotacin que la empresa aplique (lo ms comn en estos casos es un sistema
FEFO).
Vemos con claridad que la funcin de un sistema de Gestin de Almacn es proporcionar
las capacidades de control suficientes que nos permitan establecer los procesos ms
convenientes para cumplir con nuestra misin de acuerdo a las exigencias de La Empresa y
el Mercado.
Gestin del Almacn e Informtica
Es, por tanto, muy importante, recalcar que un sistema de gestin no es intrnsecamente
bueno o mediocre. El soporte informtico que utilicemos ser una consecuencia de lo que
queramos definir como nuestro proceso de Gestin, y no al revs.
Es un grandsimo error, incorporar un sistema informtico de gestin de almacenes a ciegas,
porque nos han dicho que es bueno.
La bondad de un sistema de Gestin est en la definicin y diseo de los procesos. El
soporte informtico de control no es ms que una herramienta accesoria (pero clave) que
nos ayuda a cumplir con el desempeo que hemos diseado.
Como hemos visto, un sistema de Gestin de Almacn no es un Software. El soporte
informtico es una consecuencia del proceso que el responsable del almacn quiera
tener. Esta idea es muy importante y fundamental para comprender correctamente el
objetivo del trabajo de gestin de un Responsable de Almacn.
Un sistema de Gestin del almacn debe observar los requerimientos presentes (y futuros)
que va a tener el almacn para ajustar los requisitos exigidos a las capacidades que la
instalacin, y sus procesos, deben proveer.
La funcin principal de un Sistema de Gestin de Almacenes va mucho ms all del control
de los procesos. Las capacidades de nuestro sistema de gestin de almacenes van a
determinar la capacidad de nuestro desempeo.
Por tanto, el sistema de Gestin no es algo que se decide puntualmente, se instala, y queda
fijo e invariable para siempre. Es necesario, en nuestro trabajo, prestar atencin continua a
los requerimientos cambiantes de nuestros clientes para mantener nuestros procesos
adaptados a esos requerimientos. El Sistema de Gestin de Almacn forma parte de nuestro
trabajo de adaptacin y debemos estar alertas a sus capacidades y conocerlo en
profundidad para poder determinar los mdulos de control y gestin que vamos a necesitar a
lo largo del tiempo; as como, cul ser el soporte informtico idneo para el sistema de
Gestin que necesitamos.
Debido a que el Sistema de Gestin marca la pauta en el ritmo de trabajo del almacn y sus
particularidades generan el modus operandi de todo el equipo de trabajo, es conveniente
instalar un sistema slido que prevea, no solo todos los requerimientos actuales de la

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Almacenamiento
operativa, sino la mayor parte posible de los requerimientos futuros para que los proyectos
de implementacin de nuevas posibilidades se hagan con un sentido de continuidad.
El hecho de cambiar (o instalar nuevo) el Sistema de Gestin del Almacn supone un
trauma para toda la fuerza de trabajo ya que el entrenamiento del personal en cualquier
Sistema de Gestin requiere de un esfuerzo considerable.
Sin embargo, es nuestro deber mantener los ojos bien abiertos y evaluar continuamente
nuestros procesos para mantener nuestro sistema de Gestin siempre a la altura de los
requerimientos.
Finalmente, no debemos perder de vista la conexin e integracin del Almacn con el resto
de La Empresa. Nuestro Sistema de Gestin (y nuestro programa informtico) deben estar
en capacidad de facilitar de forma cmoda y automtica la informacin sobre las
transacciones de almacn que el resto de la Empresa necesita. Debido a su importancia,
dedicaremos todo un captulo a este asunto.

3 Revisin de los Factores de Gestin

La primera gran divisin conceptual de los factores de Gestin del Almacn es en dos
grandes grupos:

Stocks

Transacciones

Esto es, en resumen, todo lo que vamos a encontrar en la Gestin de un almacn.

Vamos a tomar como ejemplo el proceso de recepciones, para ilustrar estos conceptos.

Entrada en
trnsito

Llegada
confirmada

Ubicacin

Recepcin

En este proceso tenemos ya diferentes estados de stock y varias transacciones.

Centrmonos en principio en la identificacin de los estados:
Estados de Stock
Control de Producto no Recibido an (trnsito).- En muchos tipos de negocio y, sobretodo,
en industrias de bienes de alto movimiento, es conveniente tener la capacidad de registrar y
gestionar el producto que est en trnsito hacia nuestro almacn.
No solamente se mantienen estas prcticas desde el punto de vista de la organizacin de
los procesos de recepcin sino, mucho ms relevante, para tenerlos en cuenta desde el
punto de vista de existencias activas que podran ser asignadas a pedidos.
Veremos ms adelante cmo, en determinado tipo de almacenes (Cross-Docking), la
informacin inherente al producto no recibido an es de vital importancia en su gestin.
Productos de distinta naturaleza (Materia prima, material de empaque, producto terminado,
etc). Evidentemente, un inventario de frascos vacos, tapones, cajas de cartn, etc., no tiene

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Almacenamiento
la misma naturaleza que un producto terminado. Aunque pudieran estar en el mismo estado
de disponibilidad, es posible que sea necesario darles un estado diferente que, en este
caso, es inherente a su condicin.
Debe darse especial atencin a la gestin de los procesos relacionados con la logstica
inversa: la devolucin de productos puede llevar asociados determinados procesos de
recuperacin que tienen que ser gestionados apropiadamente. El producto devuelto es,
definitivamente, un estado particular de la mercanca.
Productos en distinta condicin (Cuarentena, Lotes, fechas).- Sobretodo para los bloqueos
de producto (cuarentenas) va a ser fundamental la capacidad de nuestro Sistema para
identificar y bloquear estos productos incluso desde su estado de trnsito.
La gestin de cuarentenas y productos no aptos tiene distintos enfoques, vlidos todos
mientras se adapten a las necesidades de gestin.
El tratamiento de las Recepciones
En vista de lo expuesto, ya el simple hecho de gestionar una transaccin, aparentemente
tan simple como la recepcin, lleva consigo todo un universo de posibilidades. La gestin
correcta de las recepciones est ligada a tres sistemas fundamentales de gestin del
almacn:

El tratamiento adecuado del estado del stock que se recibe.

Identificacin del stock.

Ubicacin de la mercanca.

Tratamiento adecuado del Estado de Stock que se recibe

Mediante el anlisis de este ejemplo, parece que queda claro lo que significa un estado del
stock. Cmo se resuelve la Gestin de los distintos estados de la mercanca a nivel de
Gestin?
Por un lado, es posible contemplar los distintos estados de la mercanca como asociados a
distintos almacenes virtuales dentro del mismo almacn fsico.
Esta separacin puede ser incluso fsica dentro del propio almacn (aunque no
recomendable) debido a requerimientos legislativos. Sin embargo, lo ms usado hoy en da
es la separacin virtual, en forma de almacenes lgicos que tienen definidas sus
transacciones con otros almacenes virtuales.
Por otro lado, es posible marcar el estado de la mercanca relacionado con cualquier otro
parmetro biunvoco que permita la identificacin exacta. Por ejemplo, una prctica habitual
es asociar un estado de mercanca a una ubicacin determinada, de tal forma que, en
realidad, lo que estamos definiendo es una ubicacin fsica y, todo lo que contenga, se
encontrar en el estado indicado.
Cualquiera que sea el sistema seleccionado para identificar el estado de la mercanca, este
debe ser seguro y unvoco.

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Identificacin del Stock
Unidades de Medida - Composicin del producto
Uno de los problemas fundamentales en la gestin del almacn es la identificacin correcta
de la mercanca y sus unidades de medida. Por regla general, una mercanca standard, que
viene paletizada y con un nmero de referencia (o de cdigo) suele describirse su situacin
como:
Referencia

Descripcin

Cantidad

La cantidad expresada es funcin de la unidad de medida designada. Hay que tener mucho
cuidado con esto ya que no siempre est clara esa unidad de medida, y hay muchos
procesos donde ser necesario manejar mltiples unidades de medida y sus
correspondientes factores de conversin.
Sea, por ejemplo, el caso de una operacin cosmtica donde hay un producto que se vende
tanto a grandes clientes mayoristas y grandes superficies como a farmacias individuales. El
producto, que es una crema facial, es empacado en la fbrica de la siguiente manera
:
o

La unidad primaria de producto es un tarro de crema que contiene 250 ml de

producto en su interior. Esta unidad est codificada con un EAN 13.

6 tarros de crema estn retractilados formando un grupo de 6 unidades. Esta

unidad est etiquetada con un EAN13.

4 retrctiles se empacan en una caja de cartn. La caja est codificada con

un ITF 14.

80 cajas estn paletizadas en un Euro-palet. Esta unidad lleva un cdigo de

barras tipo EAN 128.

Cuando los clientes envan sus pedidos, lo hacen de la siguiente manera:

Hipermercados y Supermercados piden en Cajas.

Mayoristas piden en retrctiles.

Farmacuticos piden en unidades (tarros).

En nuestro sistema de gestin debemos ser capaces de gestionar indistinta e

inequvocamente todas las unidades de medida. La interpretacin correcta de la unidad de
medida es clave para mantener el control del stock. Estos sistemas se vuelven ms
sofisticados cuando se incluyen procesos de lectura por Radiofrecuencia (que veremos ms
adelante).
La clave de la identificacin de los productos est en la construccin del Maestro de
Artculos. Hemos dicho que, en principio, la descripcin de una referencia podra ser
suficiente con:
Referencia

Descripcin

Cantidad

Sin embargo, ante el problema planteado sobre las unidades de media, es necesario que el
archivo maestro de artculos del almacn posea ms informacin, que le permita gestionar
todas las situaciones. Por tanto, el Maestro de Artculos debera incluir campos que
conformen perfectamente la descripcin de los distintos agrupamientos de la mercanca.
Reference
Description

Intermediate Unit 3

Cons. Units
I.U. 1 Units
I.U. 2 Units

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Consumer Unit

Barcode
BOM

Intermediate Unit 1

Cons.Units
Barcode

Intermediate Unit 2

Cons. Units
I.U. 1 Units
Barcode

Barcode
Int. Unit 4 (Shipper) Cons. Units
I.U. 1 Units
I.U. 2 Units
I.U. 3 Units
Barcode
Pallet

Cons. Units
I.U. 1 Units
I.U. 2 Units
I.U. 3 Units
# Shippers

Concepto de Codificacin
El problema de las unidades de medida nos lleva hacia el estudio del concepto de
codificacin. Es un tema polmico en el que los profesionales de la logstica suelen tener
copiosas discusiones con el resto de la organizacin. Vamos a intentar definir qu es una
referencia o cdigo de almacn y veamos como estos criterios chocan con la excesiva
tendencia del resto de la organizacin a una simplificacin excesiva. Para ello voy a
contarles una historia real:
En cierta compaa de cosmticos existe un determinado shampoo cuya descripcin en el
maestro de Artculos es la siguiente:
Referencia: 445678
Descripcin: Shampoo XX 500 cc cabello normal
Consumer unit EAN: 3400234366571
Int Unit 4: 12
ITF14: 34001656783350

Palet: 576
IU 4: 48

Box/layer: 12
Layer/palet: 4
En cierto momento, dos clientes especficos requieren ese producto pero informan a Ventas
que:
El cliente A quiere que su producto sea etiquetado por unidad de consumo, con su etiqueta
de PVP (marcaje de PVP).
El cliente B quiere que su producto venga retractilado de tres en tres dentro de la caja.
Analicemos las modificaciones al maestro de artculos del segundo caso. El producto es
prcticamente igual pero aparece una unidad intermedia que antes no exista y las cosas
cambian:
Referencia: 445678
Descripcin: Shampoo XX 500 cc cabello normal
Consumer unit EAN: 3400234366571
Int Unit 1: 3
EAN: N/A
Int Unit 4: 12
IU 1: 4
ITF14: 34001656783350

Palet: 576
IU 4: 48

Box/layer: 12

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Layer/palet: 4
Por tanto, no puede tratarse de la misma referencia! Por qu?
Imagine que Ud dispone de 57600 unidades de la referencia 445678. Su localizador le
indica que hay 100 lugares en el almacn donde estn localizados los palets
correspondientes. Ud. Sabe que, hace dos semanas se prepar un stock especial de
producto para el cliente B.
Dos semanas despus, sabra ud. Dnde estn? Y lo que es peor: cuando ayer despach
10 palets de este producto para otro cliente, cmo sabe que no se enviaron cajas con el
producto retractilado en grupos de 3?
Adems, si el almacn recibe maana una devolucin, la identificacin de la mercanca se
har por cdigo. No hay forma de saber si el producto viene retractilado o no, a no ser que
sepa su origen (sin embargo, la trazabilidad de origen no es prctica ni se utiliza como
identificador del producto normalmente, excepto en procesos de re-call que, por su
naturaleza son muy especiales). Ni siquiera en los procesos de re-call la identificacin de
origen se aplica a unas unidades fsicas determinadas.
Para explicar esto pongamos el ejemplo de una furgoneta de reparto que recoge la misma
referencia en tres farmacias. Cuando llega al almacn, informa lo que ha recogido y de qu
farmacias lo ha recogido. Sin embargo una vez almacenadas en el camin es posible que
sea incapaz de determinar qu unidades precisas fueron retiradas de determinado origen.
En el caso del shampoo puede ocurrir lo mismo: imagnese una devolucin de nuestro
cliente especial B que llega a una plataforma remota (Mlaga por ejemplo). A lo largo del da
se producen en la zona de Mlaga varias devoluciones ms de la referencia de shampoo
mencionada. Todas las devoluciones se cargan a ltima hora del da, de forma conjunta, en
un nico camin y, cuando la mercanca llega a Madrid se puede saber cunto devolvi el
cliente especial pero, probablemente no ser capaz de determinar fsicamente cuales son
las cajas correspondientes (a menos que, una por una las abra todas hasta obtener la
cantidad total).
Por esto, es conveniente saber que una referencia de almacn es todo aquello que
cumple con su descripcin total en el maestro de artculos.
Pero no es suficiente. A veces hay situaciones sutiles donde es necesario tener muy claro el
concepto de codificacin para no estar en problemas posteriormente por esta causa. Para
entenderlo, veamos el ejemplo del cliente A. En este caso, el maestro de artculos, en
principio no sufrira ningn cambio, sin embargo, es obvio que el producto debera ser
distinto. Para hacerlo constar, se puede hacer un cambio en el Maestro de Artculos: la
descripcin
Descripcin anterior: Shampoo XX 500 cc cabello normal
Nueva descripcin: Shampoo XX 500 cc cabello normal Etiq. A
Por tanto el maestro reflejar un nuevo cdigo que se diferenciar en el Maestro, adems de
por la referencia, por la descripcin. En realidad, en este caso lo que est cambiando es la
unidad de consumo en s misma puesto que la lista de materiales que componen el producto
final ha cambiado (se ha aadido un material adicional que es la etiqueta con el PVP).

Hay que tener mucho cuidado con la codificacin y manejarla adecuadamente. Al principio
deca que esto era origen de discusiones en el seno de las Empresas, siendo las razones
ms importantes, las siguientes:
-

Gestin de un cdigo adicional para la Fuerza de Ventas.

Una lnea ms en la contabilidad del inventario y transacciones.

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Almacenamiento
-

Una complejidad ms a la hora de crear un Forecast de demanda.

Y para el personal del propio almacn: una lnea de picking adicional.
Etc,etc,

Todo ello indica claramente que nadie (ni siquiera Ud.) desea aumentar el nmero de
referencias en su almacn. Sin embargo, como hemos visto, la correcta codificacin en base
a su concepto, estn por encima de ello. Sobretodo para nosotros donde nos jugamos
mucho a la hora de medir la calidad de nuestro desempeo.
Estos han sido algunos ejemplos pero puede haber ms motivos para una codificacin, que
veremos ms adelante.
Aunque nos hemos enfocado en este apartado en las distintas configuraciones de producto
para evocar y analizar la importancia del Maestro de Artculos, ste es mucho ms amplio
de lo que hemos descrito hasta este momento. Un Maestro de Artculos funcional y moderno
debe incluir TODOS los parmetros inherentes a la definicin de un artculo y es, por tanto,
necesario decir que El Maestro debe incluir todos los datos relativos a medidas de pesos,
dimensiones y volmenes de las distintas agrupaciones.
Adems, es posible encontrar en el Maestro campos concretos relativos al valor de los
artculos, especificando en ocasiones los costes por agrupacin. De este modo, el Maestro
de Artculos adquiere toda su fuerza como elemento bsico en la Gestin.
Ubicacin de la Mercanca
Localizacin
Un Sistema de Gestin debe incluir la capacidad de controlar y gestionar un Mapa del
almacn de forma que asigne una ubicacin especfica a una determinada cantidad de una
referencia.
De forma general, los sistemas de ubicacin mapean huecos-palet. Sin embargo, muchas
operaciones de las llamadas de picking intensivo requieren de la gestin de ubicaciones de
cajas (o unidades) y de dinmicas de picking.
Aparte del sistema localizador en s, los sistemas de ubicacin deben tener posibilidades de
asignacin de prioridades de tal forma que, si un almacn est en fase de crecimiento de
inventarios, la ocupacin se vaya realizando de forma ptima de acuerdo con los recorridos
mnimos y la accesibilidad de la mercanca.
El sistema de localizacin est ligado al proceso de recepciones y al proceso de despacho.
Es en el proceso de despacho donde el sistema localizador debe ofrecer ms posibilidades
para la extraccin rpida y de acuerdo a las polticas de stock que se hayan parametrizado.
Tanto los sistemas FIFO, LIFO of FEFO se apoyan totalmente en la parametrizacin del
sistema localizador para su funcionamiento.

Conversin de Datos en Informacin Cruce de Datos.

Como hemos visto en el tratamiento de Recepciones, hemos involucrado ya tres procesos
bsicos de gestin:

el Estado del Stock,

su identificacin y
su ubicacin en nuestro almacn.

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Almacenamiento
Un aspecto de gestin es la forma de identificar y dar entrada a la informacin en nuestros
sistemas, ya que, hoy en da, se han desarrollado tecnologas que agilizan
significativamente este proceso (Ser desarrollado en ms detalle en el mdulo 7).

Pero esto no son ms que datos: Bases de Datos.

Desde el punto de vista de la gestin, esto no basta. Ahora ser necesario generar procesos
de cruce de la informacin de forma que las respuestas de nuestro Sistema de Gestin
sean adecuadas a nuestras necesidades.
El Sistema de Gestin debe estar preparado para contestar, de forma inmediata a preguntas
como:

Dnde est el producto A que se encuentra en el estado X?

Cuntas referencias tengo en el almacn en estado Y? Qu proporcin del
almacn ocupan?
Etc, Etc.

Es aqu donde el anlisis de nuestros requerimientos de desempeo va a marcar la pauta

sobre los sistemas de informacin a desarrollar.
Posteriormente a la etapa de recepcin, los datos proporcionados a los distintos sistemas
(estados, ubicacin, stock) y su configuracin informtica, sern de utilidad clave para la
obtencin de informacin que nos permita gestionar otros procesos dentro del almacn.
Veremos ms adelante como potenciales procesos de transformacin y todos los procesos
de expedicin, van a tener su base en el cruce de la informacin ya registrada durante la
recepcin y su posterior asociacin a otros requerimientos (pedidos, rdenes de produccin,
etc, etc.)
Es importante entender que el sistema informtico standard que instalemos para la gestin
del almacn tendr (y seremos responsables de que lo tenga) una configuracin tal que nos
proporcione respuestas a nuestras necesidades de gestin; sin embargo, el nmero de
posibilidades siempre ser limitado debido, en primer lugar, a que no seremos capaces de
prever, en el diseo, todas las posibles preguntas que forzaremos a contestar a nuestro
sistema de gestin.
Sin embargo, al tener esto presente, debemos estar en capacidad de extraer de forma
continua datos del sistema principal para poder efectuar anlisis particulares o instalar otras
aplicaciones simples perifricas que nos puedan dar soluciones puntuales a problemas o
necesidades de informacin puntuales.
Uno de los grandes problemas actuales de la gestin es que est en evolucin continua. La
capacidad de adaptacin, desde el punto de vista de la gestin de informacin, es
fundamental.
Transacciones
Una definicin purista de la transaccin es la accin que hace que una mercanca cambie
de estado. En el modelo de Almacenes Virtuales, las transacciones se reducen a
movimientos de entrada y salida de almacn aunque no podemos limitar la exposicin
conceptual a esta definicin ya que hay ejemplos donde, en un modelo de almacenes
virtuales se producen transacciones dentro del mismo almacn (veremos ejemplos cuando
abordemos los procesos de postponement y fabricacin)

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Almacenamiento
Una vez analizado el proceso de recepciones, el segundo proceso en importancia a nivel de
gestin del almacn es LA EXPEDICIN o salida de productos.
Hay una serie de transacciones importantes que afectan a la preparacin de pedidos que
debemos analizar en detalle.
Gestin de la Preparacin de Pedidos
La preparacin de pedidos y todos sus detalles tecnolgicos sern vistos en detalle en el
Mdulo 9 de este curso.
Paso Primero.- Gestin de pedidos
Un pedido, a efectos de almacn, no es ms que un requerimiento que el almacn debe
convertir en un pedido fsico que debe entregar en el punto de entrega indicado.
Antes de convertir el pedido en una entrega, hay una serie de pasos universales en el
proceso, que un sistema de gestin debe contemplar:
-Depuracin de la informacin.
Esta actividad consiste en, de algn modo, asegurar que todas las referencias incluidas en
la instruccin (pedido) no tienen errores y, numricamente, coinciden con las referencias de
nuestro Maestro de artculos. Esta etapa no es obvia y constituye uno de los mayores
puntos de atasco de los sistemas de gestin en los Almacenes. El concepto subyacente es
que, todo lo que entra en nuestro Sistema de Gestin debe contener datos compatibles con
el lenguaje que utilizamos. De no ser as, nuestro Sistema de Gestin no podr procesar
los datos y generar informaciones coherentes.
Esta depuracin consiste, adems, en que las unidades requeridas sean coherentes con
nuestras polticas de preparacin de pedidos, y estn cuadradas a las unidades de
preparacin pactadas.
-Depuracin Financiera
En este paso interviene el anlisis de los lmites de crdito del cliente y su comparacin
contra la deuda en su cuenta (cuentas por cobrar).
- Asignacin de stocks
En este paso, el sistema de gestin debe proceder a asignar, contra el stock contable del
almacn, la mercanca correspondiente al pedido.
Las premisas de esta etapa son:
El stock, una vez asignado a un pedido, no puede seguir disponible y el sistema tiene que
rebajar las cantidades asignadas.
En cierto modo, las cantidades asignadas pasan a otro estado (y suele ser as como lo
contemplan la mayora de los sistemas) aunque a ojos de La Compaa el stock a
desaparecido del activo (aunque, en realidad sigue estando en el almacn).
Es importante entender cmo se ve esta posicin especial de la mercanca ya que su
tratamiento es distinto en funcin de quin sea el observador:
-Para el financiero, resumiendo mucho, el stock fsico deja de existir y se convierte en una
cuenta por cobrar (con matices, ya que no se ha facturado an).
-Para el responsable del almacn, el stock alocado sigue siendo tan stock como antes y no
ha sufrido ningn cambio (en principio) hasta tanto no se extraiga y se prepare el pedido
fsicamente.
-Para el operario responsable del cuadre de stocks (que suele reportar al Jefe del Almacn),
el inventario alocado no cuenta a efectos de cuadre con el contable y SI CUENTA a efectos

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Almacenamiento
del stock fsico. Por tanto cualquier conteo deber RESTAR el inventario alocado del stock
fsico para cuadrar con el contable.
Este paso es muy importante y es necesario entenderlo muy bien ya que hay tcnicas de
gestin modernas que van a exigir del almacn una claridad meridiana en la comprensin
fsica y contable de lo que est ocurriendo. Lo veremos ms adelante.
Paso Segundo.- Consolidacin de la informacin para extraccin en almacn.
En determinados casos, el proceso de alocacin de pedidos se realiza en modo batch (a
diferencia de en continuo). En este modo, una vez terminado el proceso de alocacin de
una serie de pedidos, se cierra la actividad y comienza el proceso de consolidacin.
Este consiste en reportar la totalidad de la mercanca alocada, y anexar su localizacin en el
almacn para proveer la informacin necesaria para la siguiente etapa, la extraccin fsica
(se ver en detalle ms adelante: ver reposicin de picking).
Paso Tercero.- Actualizacin de los distintos mdulos del Sistema de La Compaa.
-Actualizacin de la contabilidad de ventas.
-Actualizacin de la contabilidad de costes.
-Actualizacin hacia el P&L.
-Cuentas a cobrar (aunque realmente esto no se produce hasta que no se factura).
-Actualizacin de stocks
-Roturas (Backorders)
-etc, etc.
Es en este paso, la actualizacin hacia los sistemas contables generales de La Compaa
donde las cosas se complican sobremanera.
En cualquier caso, siempre hay que tener claro que la informacin primaria necesaria para
actualizar los otros sistemas pasa por los siguientes campos:
-A quin se ha facturado.
-Qu se ha facturado.
-Cul es el coste de los productos facturados.
-Cul es el precio de venta de los productos facturados.
-Cualquier descuento sobre lnea o total factura debidamente identificado.
-Posicin de stock antes y despus de de facturar.
Esto, dicho as, parece muy sencillo pero tiene bastantes detalles implcitos en la
descripcin de la informacin. Esta es solamente la informacin primaria con la que se
puede calcular cualquier requerimiento ulterior.
Me refiero con ello a que el requerimiento puede no limitarse simplemente a una cifra en el
caso del coste de los productos facturados. Puede ser que nuestra empresa requiera que
nuestro sistema de gestin alimente el sistema central de una forma ms sofisticada, como,
por ejemplo, solicitndonos el coste por familia de productos (o marca) no ya diariamente
sino con un acumulado desde el ltimo cierre.
Bien, esta cuestin o cualquier otra puede ser contestada si tenemos la informacin que se
describe ms arriba ya que, en otras palabras, cualquier sofisticacin que se nos solicite

Pg. 16/60

Almacenamiento
puede calcularse y presentarse siempre y cuando conservemos los campos enunciados con
todo detalle (por referencia). En el caso de la pregunta concreta, nos piden una agrupacin
por marca. Esta es una informacin de base que debemos poseer en el maestro de artculos
(por ello, cuando me refiero a Qu se ha facturado, la pregunta implica la capacidad de
conocer exhaustiva y plenamente la informacin de cada producto.

Reposicin del Picking

Veamos en el paso segundo, cmo este est centrado en la consolidacin de la demanda
total de un proceso determinado de expediciones.
La gestin de la extraccin fsica de la demanda correspondiente a los pedidos que hay que
preparar, vara enormemente en funcin del tipo de negocio que gestiona el almacn, los
volmenes implicados y el tipo de preparacin del pedido final.
Fundamentalmente, se pueden establecer diferentes procesos de extraccin y preparacin
fsica del pedido en funcin de las caractersticas de la unidad de expedicin final.
A)Expedicin de consolidados por parte de un almacn Regulador.
Este es el caso en que un almacn que acta como regulador de un rea geogrfica
concreta, expide agrupaciones o consolidados de carga que, ms tarde, sern fragmentados
en pedidos en almacenes remotos.
Una de la unidades normales de trabajo es el palet completo, aunque la unidad mnima
puede estar determinada por la caja de producto y no se van a dar extracciones de unidades
sueltas.
En los almacenes standard, normalmente organizados por estanteras que permiten
almacenar palets en altura, es necesario aplicar una serie de tcnicas sencillas de gestin
para facilitar el proceso.
En primer lugar, el sistema de gestin de almacn debe estar organizado de tal forma que
permita agrupar las cantidades totales a extraer de cada referencia, pero no solamente de
una manera total, sino de forma parcial para poder efectuar la fragmentacin por ruta de
despacho hacia otros almacenes.
Uno de los principios bsicos de gestin consiste en efectuar todas las operaciones
de almacn con el mnimo nmero de movimientos fsicos posibles.
Veamos lo que ello significa en la preparacin de pedidos con un ejemplo:

t
Ex

c
ra

n
c i

l
ta
To

R-1

e
Pr

ra
pa

n
c i

en

as
ut

R-2
R-3

En la ilustracin, se muestra un modelo de extraccin dividido en dos maniobras:

Pg. 17/60

Almacenamiento
-

Extraccin de la totalidad del volumen

Fragmentacin del volumen extraido en rutas de transporte.

Desde el punto de vista operativo, la operacin presenta la ventaja de que, al realizar

primero la extraccin total, se evitan muchas acciones de picking de unidades.
En este tipo de operaciones, los huecos en altura se designan para la extraccin de palets
completos, mientras que, para el picking de cantidades menores que el palet, se destinan
los llamados huecos cero (vase reposicin del picking en el apartado B).
Sin embargo, en un modelo como el de la figura siguiente, evita el doble movimiento de la
mercanca. Pero aumenta drsticamente el nmero de operaciones de picking individual.

Extraccin y preparacin en un solo paso

R-1
R-2
R-3

Habra otras alternativas?

Independientemente del sistema fsico de extraccin que tengamos (manual,
radiofrecuencia), el sistema de Gestin puede ser diseado de forma que haya una tercera
alternativa que optimice, al mismo tiempo, los inconvenientes de las alternativas anteriores.
Es sistema podra, en primer lugar, establecer un consolidado total cuya base de datos
indique no solamente los palets completos sino la ruta a que van destinada. Inmediatamente
despus, indicar los palets completos que sern fragmentados posteriormente en cajas por
ruta y, finalmente, el picking de cajas directo que habr de efectuarse.
Con esta organizacin en el sistema de gestin, hemos minimizado el nmero de
movimientos de extraccin y hemos reducido el nmero de movimientos de la mercanca al
mximo.

Pg. 18/60

Almacenamiento
Directo a fragmentacin

Picking Directo

Directo a Rutas

R-1
R-2
R-3

B)Preparacin Directa de Pedidos finales.

Este es el caso de un almacn cuya misin es preparar pedidos finales al Cliente. Dentro de
esta modalidad, en base al tamao de pedido y cantidades de pedido mnimo, podemos
tener varios sistemas.
Si los pedidos se limitan a cajas completas (pedidos de cierta envergadura que pueden
incluir tambin palets completos), la problemtica del sistema de preparacin no difiere
mucho del caso anterior, y pueden aplicarse los mismos enfoques.
Sin embargo, en el caso de que los pedidos haya que prepararlos extrayendo el producto de
forma individual de las cajas de embalaje, tenemos lo que se llama una operacin de picking
intensivo.
El picking intensivo tiene sus particularidades que sern tratadas en detalle en el mdulo 9.
En lo que respecta al rea de gestin, lo importante es determinar cmo van funcionar los
flujos y cmo debemos organizar los sistemas para su control.
Sea cual fuere el sistema de picking empleado (dinmicas, carrouseles, A-Frame, etc.) la
operacin clave de gestin es la llamada reposicin del Picking.
El problema de la reposicin del picking se establece como la necesidad de mantener
constantemente alimentados, en las cantidades correctas, los distintos mecanismos que
donde se va a realizar la operacin final de picking. Veamos un ejemplo:
Una empresa determinada posee una gama de productos en el sector de pequeos
repuestos de ferretera. El nmero de referencias activas es de 100. El almacn ha sido
diseado para preparar, mediante dinmicas de gravedad, y picking manual, una media de
100 pedidos diarios. El nmero de referencias (lneas) por pedido oscila entre una y 22,
teniendo, en raras excepciones algunos pedidos con mayor nmero de lneas.
El almacn ha dispuesto las dinmicas en forma de U dejando una zona central de unos
100 metros cuadrados para el movimiento de los operarios.

Pg. 19/60

Almacenamiento
Picking
Reposicin
Dinmica

Las dinmicas tienen cinco alturas. La zona en U tiene una capacidad para 110
referencias.
Cmo configurar el sistema de Gestin para mantener la zona operativa?
Problemas:
-Mantenimiento de una operativa de picking constante.
-Ley de mnimo nmero de movimientos. (Reposicin a mxima capacidad)
Es indudable que, desde el punto de vista de gestin, no podemos permitir que se detenga
la labor de picking debido a la necesidad de reponer las dinmicas. Sin embargo, las
dinmicas pueden no tener la capacidad para absorber el volumen total de una operacin de
picking, y ser necesario hacer reposiciones cuando la demanda lo requiera.
Una de las soluciones al problema viene dada por la asignacin de un espacio virtual a la
zona de dinmicas. Mediante esta tcnica, se configura el sistema de tal forma que cada vez
que un pedido sea confirmado (preparado y terminado), las cantidades correspondientes se
rebajen del espacio virtual del picking.
Esta operacin hay que combinarla con un sistema que avise que es necesario reponer el
picking.
En aplicacin de la ley de mnimo movimiento, se suelen parametrizar los sistemas de
reposicin a dinmica completa y con optimizacin del mltiplo de reposicin.
Expliquemos esto con un ejemplo:
Supongamos que una dinmica concreta tiene una capacidad para 20 cajas. El momento
ideal para reponer es aqul en que:
-Hay suficiente tiempo para la reposicin antes de que la dinmica caiga a cero.
-La cantidad a reponer es un palet, mltiplo de palet, o una capa completa.
-Las instrucciones de reposicin, optimizando el parmetro anterior, tienden a llenar
completamente la dinmica (20 cajas)
A veces, es conveniente que, tras la operacin de picking, las dinmicas queden con el
mnimo inventario posible debido a la necesidad de variar la ubicacin de productos debido
a cuestiones de estacionalidad u otro tipo.

Pg. 20/60

Almacenamiento
Para ello, se puede establecer un control particular que, a medida que repone el picking,
chequea la cantidad total a extraer y no permite que la diferencia entre la cantidad total
acumulada repuesta en picking sea mayor que la demanda total del batch operativo.
Optimizacin de la Extraccin: Recorridos y Extraccin Mltiple.
Otro aspecto interesante en el picking intensivo manual, es la optimizacin de recorridos.
Este principio se basa en que para preparar cualquier pedido, siempre hay un recorrido
mnimo a realizar por el operario.

El mismo picking con dos planificaciones de recorrido distintas.

La solucin a estos problemas de optimizacin viene dada por una rama de las matemticas
llamada Investigacin Operativa.
No es el objeto de este curso entrar en la teora de esta rama de las matemticas que, por
otra parte, usan una serie de herramientas que no tenemos tiempo de desglosar aqu
(anlisis de grafos asistido por ordenador).
Sin embargo, si el caso lo requiere, se puede subcontratar una empresa especialista en este
tipo de anlisis para que nos ayuden a optimizar los recorridos en nuestro almacn y
parametrizar adecuadamente nuestro sistema de RF para que acte en consecuencia.
En la mayora de los casos, hay soluciones ms intuitivas que, actuando con grandes dosis
de lgica y anlisis de los datos, podemos aplicar. Estas soluciones pasan por:
-Clasificacin ABC de referencias y ubicacin correspondiente en el rea de picking.
-Ubicacin de referencias de mayor rotacin agrupadas y cerca de la zona de expedicin.
-Parametrizacin del sistema de extraccin mediante la tabulacin (sort) de las ubicaciones
para que se aplique a las lneas de pedido y establezca los requerimientos en ese orden.
Extraccin Mltiple
Una de las tcnicas ms eficientes en la optimizacin de las operaciones de picking manual
es la extraccin mltiple.
La tcnica consiste en que cada operario, al iniciar un proceso de picking, lleva consigo
ms de un pedido a preparar. Por tanto, el nmero de visitas a una ubicacin concreta se
reduce en proporcin al nmero de pedidos que se preparan simultneamente.
El problema de la extraccin mltiple, aparte de la organizacin del sistema de gestin para
su control, en la dificultad para emparejar de la forma ms optimizada posible los pedidos
que van a simultanear su preparacin.

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Almacenamiento
En el caso de pocas referencias y pedidos muy similares, esto no constituye un problema.
Sin embargo, la situacin se va a agravando a medida que crece la complejidad.
EL problema combinatorio que genera la bsqueda de pedidos con referencias comunes es
de tal magnitud, que para un negocio como el de nuestro ejemplo, con 100 referencias y un
promedio de 100 pedidos, el programa de optimizacin es de tal magnitud que sera
necesario que los ordenadores hicieran ms de un billn de comparaciones para cada
proceso de preparacin de pedidos.
En estos casos, los sistemas a aplicar se basan en una optimizacin lgica parcial, tomando
un nmero muy reducido de referencias (las de mayor rotacin), creando subconjuntos de
pedidos que posean en comn estas referencias.
Procesos que implican transacciones de Transformacin (fabricacin)
Para que se produzcan transacciones que implican procesos de transformacin en un
almacn, no es necesario que exista una fbrica en toda regla. En la actualidad los procesos
de Postponement se han constituido en un enfoque cada vez ms comn cuya gestin
implica el dominio de transacciones de transformacin.

Postponement
Con la posibilidad de contratar ciertas operaciones de manipulacin en los operadores
logsticos, hay un cmulo de posibilidades que eliminan costes logsticos en base a dos
principios: a) el suministro directo b) el aumento de la comunalidad de un stock en una
Regin o Mercado.

Una de estas posibilidades es, por ejemplo, la utilizada por una empresa de ordenadores,
que hace que los teclados y monitores que debe entregar con sus PC, sean suministrados
por sus proveedores lo ms cerca del consumo final posible y solo anexionados al PC
proveniente de la fbrica de la empresa en el momento de la entrega, aunque esto suponga
responsabilizar al operador logstico del embalaje del pack completo .

Existen en campos completamente distintos otras experiencias que diluyen la fronteras entre
los procesos logsticos de produccin y distribucin que normalmente se producen cuando la
gama de productos responde a un esquema que es tpico en cierto tipo de industrias y que
podra definirse de la siguiente forma:
1. Existe un nmero considerable de materias primas que se utilizan para fabricar unos
pocos componentes bsicos (chasis, por ejemplo)
2. Estos pocos componentes bsico combinados entre s y con otras materias primas
producen una gran variedad de productos acabados
3. Esta gama de productos acabados es creciente para satisfacer la demanda, cada vez
ms personalizada, del cliente final.

4. Las previsiones de venta unitarias de una gama tan amplia provoca un error de
previsin considerable a nivel tipo
5. Este error se reduce notablemente si se analiza la "venta" de componentes bsicos, o
sea si se agrega la venta de productos a nivel de componente bsico

Pg. 22/60

Almacenamiento

La naturaleza de los productos tiene la siguiente forma:

Amplia gama de productos

Pocos
Componentes

Amplia gama de materiales

Pongamos un ejemplo para entenderlo:

Imagnese un almacn que posee un rea fsica particular, vallada y separada del resto de
la instalacin donde un reducido grupo de personas trabajan para, a partir de producto
standard ubicado en el almacn de producto disponible, dar un valor aadido y transformar
el producto en una promocin o empaque especial determinado.
Imaginemos una operacin concreta: El grupo de trabajo tiene que unir una botella de Aceite
de 500 cc a una botella de Gel de 100 cc. Y producir 4.500 duplos.
La promocin consiste en la venta del Aceite y el regalo del Gel.
Para ello, van a utilizar un tnel de retrctil para unir mediante film las dos botellas. Debern
tomar Aceite 500 cc (en cajas de 24) y Gel 100 cc (en cajas de 36) standards del inventario,
pasarlo al almacn de transformacin, producir la promocin (que debern empacar en
cajas de 12 duplos).
Las transacciones son las siguientes:

Pasar 4.500 unidades de Aceite 500 cc (cdigo A) al almacn de produccin. Para

ello debern pasar 188 cajas de 24 unidades (4.512).

Pasar 4.500 unidades de Gel 100 cc (cdigo B) al almacn de produccin. Para ello
debern pasar 125 cajas de 36 unidades (4.500).

Con estas dos acciones, los inventarios correspondientes de los cdigos A y B habrn
quedado reducidos en el inventario disponible y aumentados en el inventario del almacn de
produccin.

Producir las 4.500 unidades (cdigo C) de la promocin (375 cajas exactamente).

La generacin del cdigo C y la desaparicin proporcional de los cdigos A y B obliga a

ajustar el inventario dentro del almacn de produccin. Esto es una transaccin que se

Pg. 23/60

Almacenamiento
realiza dentro del propio almacn (sin cambiar de almacn). La transaccin, que llamaremos
convencionalmente, ajuste de produccin por transformacin de cdigo, sera la siguiente:
Codigo A
Codigo B

Inv Inic.
4.512
4.500

Ajuste
-4.500
-4.500

Inv Fin.
12
0

Codigo C

4.500

4.500

Pero estas no son todas las transacciones, en la operacin de transformacin se han

consumido materiales. Si el film utilizado no est inventariado (considerado como
consumible no inventariable), si debera estarlo la nueva caja de embalaje utilizada para
empacar el cdigo C. Llamemos a esta caja como cdigo X.
Entonces la transaccin total sera:
Codigo A
Codigo B

Inv Inic.
4.512
4.500

Ajuste
-4.500
-4.500

Inv Fin.
12
0

Codigo C

4.500

4.500

Codigo X

400

375

25

Adems, es posible que sea conveniente gestionar otras posiciones de inventario que se
podran generar en esta operacin. Por ejemplo, el stock de cajas de embalaje que se
genera de los productos que generan la transformacin. As, despus de la operacin, nos
quedara un stock de cajas de embalaje de Aceite (187 cajas) y un stock de cajas de
embalaje de Gel (125 cajas). No es banal el control de este material ya que, diseando una
operacin correcta, este material se genera en perfecto estado de calidad con la posibilidad
de ser reutilizado si, controlado por nosotros, se reporta y devuelve a fbrica para su
utilizacin.
Cuando existen procesos de transformacin, uno de los factores importantes a considerar es
la capacidad de gestin del BOM (bill of materials) y las capacidades para la explosin e
implosin de materiales que permitan mantener el control de los stocks matemticamente.
Veamos brevemente el concepto BOM y cmo funciona:
Para la operacin anterior de generacin de la promocin shampoo + colonia, el BOM
correspondiente sera:

Compaa XX

BILL OF MATERIALS

Producto:

Shampoo 500 + Colonia 100

Cdigo

Descripcin

Shampo 500 cc

0,00%

Colonia 100 cc

0,00%

Caja embalaje S+C

F.U.
Teor.

Waste
%

0,08

Uso
Real

0,50% 0,084

Pg. 24/60

Almacenamiento
Como se ve, el BOM es una base de datos (tabla) que puede ser usada sobre soporte
informtico y que, de esta forma, proporcionara una serie de capacidades de gran utilidad al
sistema de gestin.
Vemos que, para producir 4.500 unidades del producto final, basta multiplicar el valor uso
real por el nmero de unidades para obtener las necesidades de stock de materiales en esa
produccin:

Compaa XX

BILL OF MATERIALS
Cantidad

Producto:

Shampoo 500 + Colonia 100

Cdigo

Descripcin

Shampo 500 cc

0,00%

4500

Colonia 100 cc

0,00%

4500

Caja embalaje S+C

0,50% 0,084

377

4.500

F.U.
Teor.

Waste
%

0,08

Uso
Real Consumo

Tomando en consideracin lo que hemos dicho sobre la generacin de nuevos materiales

en el proceso (cajas de embalaje de los componentes), se puede controlar esta operacin
desde el BOM:

Compaa XX

BILL OF MATERIALS
Cantidad

Producto:

Shampoo 500 + Colonia 100

Cdigo

Descripcin

Shampo 500 cc

0,00%

4500

Colonia 100 cc

0,00%

4500

X
Y
Z

Caja embalaje S+C

Caja embalaje shampoo
Caja embalaje colonia

0,50% 0,084
3,00% -0,04
3,00% -0,03

377
-182
-121

4.500

F.U.
Teor.

Waste
%

0,08
-0,0417
-0,0278

Uso
Real Consumo

Es interesante hacer notar que la generacin o produccin de un stock de materiales no es

una caracterstica habitual. Para hacer funcionar el BOM con este tipo de materiales es
necesario prestar especial cuidado con la formulacin de tal modo que los nmeros y sus
signos (+/-) tengan sentido.
En este caso, los nmeros negativos se usan como criterio matemtico para indicar lo
contrario que consumo. Adems, en este caso, el % de desperdicio aplicado, debe tomarse
de forma opuesta ya que, en el caso de generacin de materiales, la merma hace que
obtengamos o generemos MENOS stock que el terico (todo lo contrario que en los
consumos, donde la merma hace que requiramos MAS stock que el terico).

Pg. 25/60

Almacenamiento
En determinados casos, los procesos de transformacin en relacin con el almacn se
complican debido a las caractersticas de la operacin. Tomemos uno de los ejemplos ms
complicados y donde se producen las mayores dificultades en de Gestin:

EJERCICIO DE TRANSFORMACIN
Imaginemos una planta de produccin de la Industria Qumica cuyo almacn gestiona todas
las materias primas y material de empaque y, al mismo tiempo, recibe de produccin el
producto terminado para su posterior distribucin a otros almacenes.
La situacin es la siguiente:

El almacn recibe parte de las materias primas directamente de cisternas que se

vacan en unos tanques especiales que alimentan las lneas de produccin (20
toneladas de capacidad por tanque). Los materiales de estos tanques se alimentan
directamente a los reactores de produccin. Las materias primas correspondientes a
estos tanques de almacenamiento, son comunes a varias formulaciones (pero con
factores de uso distintos). Hay dos productos que se reciben en tanques:

Ref. 30 - SLS3ET

Ref. 33 - Tween 20

Hay dos tanques para la ref 30 (SLS3ET) y un tanque para la ref 33 (Tween 20)

Otra parte de las materias primas se reciben en tambores o contenedores

paletizables.

El material de empaque se recibe en unidades paletizables.

El almacn debe entregar los materiales para fabricacin ajustados a las frmulas de
fabricacin segn el lote de produccin. Para ello, dispone de una instalacin
especial para efectuar el pesaje de las materias primas y preparar las cantidades
ajustadas al lote de fabricacin. La fabricacin se efecta en lotes de 5.000 Kg de
frmula final.

No hay una salida de materiales o una entrada de producto terminado. El rea de

fabricacin es un estado de stock que se denomina WIP.

El proceso est afectado por una serie de variables inherentes al proceso de

produccin:

Pg. 26/60

Almacenamiento
o

Desperdicio (% waste) tanto en materias primas como en empaque.

El rea de WIP mantiene ciertos inventarios en forma de pre-mixes.

Cul sera el proceso de esta operacin?

Imaginemos un da de actividad con los siguientes sucesos:

6:00 a.m.
Inventario inicial Tanque SLS3ET : 9.000 Kg
Inventario inicial Tanque Tween 20: 27.500 Kg
Inventario inicial de otros materiales:
Ref Descripcin
11 Tegobetaina
12 Perfume Lavanda
13 Goma silicona
14 Kathon CG
15 Perlante
16 Sosa
18 Perfume Lirio
19 Proteinas Cx
20 Lipsintrin
90 Botellas sh 500
95 Botellas gel 500
93 Tapn amarillo
96 Tapn rosa
91 etiquetas sh 500
98 etiquetas gel 500
94 Caja 24, sh 500
99 Caja 12, gel 500
101 Gel bulk

Inventario
1.600,000
67,315
345,230
800,500
1.098,200
467,010
97,144
172,067
1.256,450
78.809
109.423
98.456
200.100
154.202
245.612
4.000
6.500
650,000

UOM
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Kg
Ea
Ea
Ea
Ea
Ea
Ea
Ea
Ea
Kg

6:30 a.m.
El Dpto. de planificacin pasa a almacn las siguientes rdenes de produccin:
Orden de produccin #1: 70.000 unidades de shampoo 500
Orden de produccin #2: 58.000 unidades de gel 500
BOM shampoo (especificado para 1.000 botellas de 500 cc). Cantidad terica.
30

SLS3ET

111,200 Kg

33

Tween 20

12

Perfume Lavanda

0,680 Kg

13

Goma Silicona

1,780 Kg

14

Kathon CG

0,120 Kg

19

Proteinas cx

1,020 Kg

90

Botellas sh 500

1.000 ea

33,300 Kg

Pg. 27/60

Almacenamiento
93

Tapn amarillo

1.000 ea

91

Etiqueta sh 500

1.000 ea

94

Caja 24s sh

41,667 ea

16

Sosa

0,1

Kg (para ajuste de pH)

BOM gel (especificado para 1.000 botellas de 500 cc). Cantidad terica.
30

SLS3ET

154,200 Kg

33

Tween 20

18,300 Kg

14

Kathon CG

0,120 Kg

11

Tegobetaina

8,355 Kg

15

Perlante

18

Perfume lirio

0,990 Kg

20

Lipsitrin

6,610 Kg

95

Botellas gel 500

1.000 ea

96

Tapn rosa

1.000 ea

98

Etiqueta gel 500

1.000 ea

99

Caja 12s gel

83,334 ea

11,400 Kg

Las frmulas se completan con agua desionizada.

Densidad del shampoo: 1,033 Kg/Lit

Densidad del gel: 1,038 Kg/Lit

6:45 a.m.
A la puerta del almacn hay una serie de camiones de proveedores cuya documentacin
indica que traen:
1.- SLS3ET (ref 30). Dos cisternas con 14.000 Kg cada una: total 30.000 kg.
2.- Caja shampoo 500 (ref 94): 2.000 cajas
3.- Caja de gel 500 (ref 99): 5.000 cajas

7:00
Preparacin de los lotes de fabricacin. Preguntas:
Nro. de lotes necesarios para el shampoo:
Nro. de lotes necesarios para el gel:
(Aplicar como % waste un 0,5% para materias primas y un 1% para material de empaque).

15:00
Posicin de Inventario final.

Pg. 28/60

Almacenamiento
Notas:

Trazabilidad y Re-call
Es este un factor de extrema importancia cuando es necesario mantener el control de la
mercanca expedida incluso mucho tiempo despus de su expedicin a los puntos de
destino. Son factores requeridos tpicamente en los negocios farmacuticos y en la gestin
de productos perecederos en general.

Pg. 29/60

Almacenamiento
La trazabilidad consiste en la capacidad del almacn de saber qu producto ha expedido, en
determinada fecha y a qu punto de destino lo ha enviado. Para comprenderlo pongamos un
ejemplo:
Supongamos una empresa farmacutica que posee un nmero determinado de referencias
que, por ley, necesitan trazabilidad.

El sistema debe mantener, al menos desde la recepcin, qu nmero de lote est

asignado a cada unidad de producto.

Cada lote lleva asociada una fecha de caducidad. El sistema debe conocerlas, para
cada lote, y avisar automticamente de los productos en stock cuya fecha de
caducidad se aproxima a un nmero determinado de meses (sera absurdo
despachar un producto que va a caducar antes de 3 meses o, simplemente,
despachar producto caducado).

El almacn provee servicio directo a 2.000 farmacias y 12 hospitales. Prepara del

orden de 100 pedidos diarios con un promedio de 6 lneas por pedido.

Para cada lnea y pedido debe mantener un registro de qu lote de producto ha

preparado, empacado y enviado.

Estos registros permanecen bajo control del almacn hasta mucho tiempo despus
de que el producto ha sido expedido y las bases de datos que contienen la
informacin han de estar construidas de forma inteligente, para acceder a consultas
rpidas de cualquier tipo.

Un tipo de consulta muy comn es pedirle al sistema que nos indique dnde ha sido enviado
un nmero de lote determinado.
La respuesta puede tener la siguiente forma:
Compaa XXXX
Listado de Trazabilidad
Producto:
Lote:

Emitido: 2 de Abril de 2003

Fibrilostin 25 ml ampollas - 12's

299-565-02

Cantidad total del Lote:

Caducidad:

1985 Packs
oct-03

ENTREGAS
Codigo
Cliente

Nombre cliente

11011 F. Lic. Herrera Alonso

11023 F. Lic.Arraez Lucia
11056 F. Lic. Lucena Castro
11123 F. Lic. Martn Tom
11145 F. Lic. Jimenez Arnau
11148 F. Lic. Jimenez Ua
11189 F. Lic. Jauregui Lozano
11237 F. Lic. Luis Aresti
11245 F. Lic. Anmer Hilt
11278 F. Lic. De Andrs
11298 F. Lic. Prez Gmez
11309 F. Lic. Concha Hdz.
........
...........
........
...........
Total Distribucin

Poblacion

Provincia

Madrid

Madrid

2 01 03

Fecha

N/E
14043

Factura Cantidad
1989

Madrid
Aranjuez
Alcala de H
Alcobendas
Chinchn
Toledo
Valdepeas
Avila
Torija
Sacedn
Segovia
........
........

Madrid
Madrid
Madrid
Madrid
Madrid
Toledo
C. Real
Avila
Guadalaj
Guadalaj
Segovia
........
........

2 01 03
3 01 03
4 01 03
5 01 03
5 01 03
5 01 03
6 01 03
6 01 03
6 01 03
7 01 03
8 01 03
........
........

14102
14111
14232
14256
14334
14389
14433
14438
14476
14534
14677
........
........

2009
2101
2190
2206
2456
2490
2545
2577
2591
2612
2649
........
........

2
1
1
1
2
1
1
3
1
1
1
........
........
403

Pg. 30/60

Almacenamiento
Sin embargo, la informacin no estara formalmente completa si no se identificara dnde se
encuentra el resto del producto correspondiente al lote (que, como indica, consta de un total
de 1.985 paquetes.
El reporte, por tanto, se completa con la informacin correspondiente a lo que an no ha
sido despachado:
ALMACEN
Localiz

Estado

Estado

Cantidad

A 6 - 12- 2
X 14- 1-

Disponible
Disponible -Picking

1
1

1440
184

C 00- 1-

Devolucin procesada

Total Almacn

1582

Total Localizador

1985

La segunda parte de este concepto es lo que se da en llamar Re-Call. Bsicamente, un ReCall es la accin de retirar un producto del Mercado de un lote determinado debido a
cuestiones regulatorias (judiciales o legislativas) o de seguridad.
El documento base para la ejecucin del Re-call es del tipo del que acabamos de ver. Una
vez disponible esta informacin, la recogida de organiza por varios mtodos en funcin del
tipo de producto y el alcance del problema.

4 Integracin de La Gestin en el Sistema Principal de la Empresa

Como ya hemos indicado, el Almacn es el centro neurlgico de la Operacin Logstica.
Pero, ni el almacn, ni la operacin logstica, son mdulos aislados dentro de la Empresa.
La conexin del almacn con el resto de la Organizacin tiene mltiples aspectos y gran
variedad de requerimientos.
Es prctica normal en las Empresas, poseer un Sistema ERP que gobierna la totalidad de
las operaciones y transacciones y que centraliza los distintos mdulos de informacin para
su posterior utilizacin desde el punto de vista de control (Dpto. de Finanzas
fundamentalmente), el legal y el contable.
Es importante evaluar las capacidades de estos Sistemas en cuanto a su mdulo de gestin
de almacn. Es muy probable que el Sistema usado no tenga las capacidades suficientes
para la gestin especializada del almacn. Sin embargo, para los programas especializados
en la gestin de almacn que instalemos debemos asegurarnos con nuestros especialistas
informticos que pueden construirse los, as llamados, interfaces adecuados que
mantengan el nivel de dilogo con el sistema principal de La Compaa.
Este es el insoluble problema que nos plantea el mundo informtico actual: las exigencias,
por un lado, de utilizar diferentes softwares y la necesidad, por el otro, de que se hablen
entre ellos. No hay una solucin universal. Sin embargo, la recomendacin es no perder de
vista nunca las necesidades de integracin con el ERP de la Empresa y verificar que
cualquier paquete que instalemos no nos va a crear problemas de comunicacin.
Analicemos los requerimientos de conexin ms importantes:

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HR
Almacenamiento
Legal

Produccin

Almacn
Calidad

Ventas
Finanzas

Requerimientos de Finanzas

Inventarios

Costes

Auditoras

Resumen de determinados Movimientos (transacciones).

Costes
En lo que se refiere a los Costes hay un concepto bsico para los contables que est
relacionado con el Inventario.
El inventario a Coste
El inventario a Venta
Tanto uno como el otro son de fcil control y gestin siempre y cuando se tenga un buen
control del inventario. La razn es que los costes de inventario son una simple conversin de
concepto inventario de Unidades a Coste. Por tanto, basta con tener el coste por unidad
(cualquiera que esta sea y que tengamos identificada en nuestros controles) para cada
referencia, para obtener de forma directa el coste del inventario.
Solamente hay dos aspectos dignos de mencin en este tema y que tienen cierta
importancia en determinados negocios.
A) Revalorizacin anual de inventarios: Debido a las caractersticas intrnsecas de
determinados stocks, se produce un fenmeno de cambio de coste y precio en los
inventarios con el cambio de ao fiscal. Un ejemplo de ello puede ser el cambio que
se produce en el stock de un concesionario de automviles. En este ejemplo pueden
producirse revalorizaciones tanto positivas como negativas del producto. Baste decir
que, por ejemplo, un modelo viejo que queda en stock cuando ya ha llegado el
modelo que lo sustituye, se le puede aplicar una revalorizacin negativa, mientras
que los modelos nuevos, con el cambio de ao, pueden experimentar una
revalorizacin positiva.
B) El coste variable: existen determinados tipos de mercanca cuyo coste vara en
funcin de el tiempo. Baste mencionar como ejemplo determinados productos cuyos
componentes estn afectados de grandes cambios en los precios de la materia
prima. En estos casos, las diferencias son tan significativas que los artculos se
suelen indicar con referencias distintas (en estos casos, la codificacin puede ser
usada comercialmente para actos de negociacin y venta, al conocer las existencias
de cada cdigo y poder ofertar en consecuencia al cliente. Antese, por favor, como
un ejemplo ms de la necesidad de diferenciacin en el almacn).

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Almacenamiento
Auditoras
En lo que se refiere a los procesos de auditoras, nuestro sistema de Gestin, adems de
sus ventajas operativas, debe dar informacin adicional sobre las transacciones. Si bien es
verdad que el objetivo central de las auditoras financieras est en la comprobacin fsica de
las existencias, no es menos importante la seguridad de los procedimientos y la
transparencia en las transacciones.
En cuanto a los procesos, una recomendacin bsica: tenerlos TODOS documentados.
Para documentar los procesos el mtodo ms recomendable es el de diagramas de flujo
(flowcharts) que proporciona informacin grfica, ms breve que cualquier mtodo
descriptivo y ms fcil de cambiar cuando se introducen mejoras.
Cualquier proceso puede ser expresado en forma de diagrama de flujo. Si algn proceso
pareciera que no puede ser expresado en esta forma es porque el propio proceso no est
definido claramente. Veremos, ms adelante la potencia de los diagramas de flujo y su
aplicacin a la resolucin de problemas prcticos de gestin.
Volviendo a la trazabilidad de las transacciones, nos estamos refiriendo a los procesos que
nos permiten reconstruir la historia de los acontecimientos en un almacn, as como verificar
que los movimientos estn debidamente autorizados y estn destinados a la correcta
ejecucin de los procesos.
Antiguamente, cuando no haba ordenadores, este era un problema de cierta importancia en
la operativa del almacn. En su momento, todos los registros en el antiguo Kardex (o libro
maestro de movimientos de almacn e inventarios) deban estar soportados por un
documento fsico debidamente firmado. Estos documentos, anexos a la Hoja del Libro,
constituan la mayora de las largas horas que los auditores pasaban en su trabajo de
investigacin.
Hoy en da, prcticamente cualquier sistema de gestin es capaz de mantener una
trazabilidad sobre las transacciones simplemente por el registro de contrasea del usuario.
Ello ha evitado mucho papel y ha agilizado enormemente la gestin. Sin embargo, para un
responsable de almacn, las responsabilidades de control siguen estando presentes y debe
asegurarse de que su sistema de transacciones tiene la trazabilidad adecuada en las
transacciones que lo requieren.
Cuando se instala un almacn desde cero o cuando se reciben responsabilidades por
primera vez sobre un almacn, es este control sobre las transacciones, una de las primeras
cosas que debe hacer el nuevo responsable. En general, la direccin de un Almacn implica
la aceptacin de unas responsabilidades de custodia sobre un activo muy importante de La
Compaa, que, adems de su valor (que suele ser significativo) tiene que operar en
condiciones de seguridad adecuadas para que el resultado del desempeo sea tambin el
adecuado.
Hoy en da, muchos programas de gestin tienen la facilidad de con determinado nivel de
acceso, entrar en unos mens especiales que nos dan listados de movimientos
determinados indicando bajo qu accesos se han hecho. Adems de mantener un control
peridico sobre esta informacin, el Jefe de Almacn tiene a menudo la responsabilidad de
asignar los niveles de acceso de su personal. En este aspecto, varios autores han dictado
normas ms o menos formales y congruentes pero, en mi opinin, no cubren nunca todos
los supuestos.
Adems, las organizaciones en los almacenes son muy variadas y estn evolucionando
continuamente. Por tanto, la mejor recomendacin para asignar los niveles de accesos est
en dos aspectos:
-

La necesidad de saber.

La necesidad de ejecutar.

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Almacenamiento
En primer lugar, debemos considerar dos tipos de acceso al sistema de gestin: el acceso a
consultas, por un lado, y el acceso a modificacin por el otro.
En lo relativo al acceso a consultas, este debe darse basados en la necesidad de saber
que tienen los empleados del almacn. Es bastante engorroso y poco eficiente recortar la
autonoma de nuestros empleados sin motivo alguno.
En lo relativo al acceso a transacciones debemos ser ms selectivos pero sin entrar en
conflicto con la eficiencia del trabajo. Lo que mejor funciona es: autorcese con suficiente
generosidad y mantngase control en todo momento.
Inventario Fsico
El aspecto de mayor enfoque (y esfuerzo) por parte de los auditores es la toma de inventario
fsico. Es esta siempre una labor tediosa, que requiere de gran atencin por parte de los
participantes y que, casi siempre, es recibida con disgusto por parte del personal debido, no
solo al esfuerzo sino a que las operaciones se ven interrumpidas.
Por otro lado, para algunos es una labor de resultado insospechado lo que la puede
convertir en desagradable. Por ello es nuestra intencin dar algunas claves para que el
control del Inventario pase a ser una labor pro-activa y la toma de inventario fsico sea un
proceso con menos sorpresas y mayores satisfacciones.
En primer lugar, por qu se producen diferencias en los inventarios? Solamente por dos
razones:
-

Nos han robado.

Nos hemos equivocado en alguna transaccin.

Asumamos que las cuestiones bsicas por las que puede darse la primera razn estn
cubiertas, y tenemos un sistema de seguridad de accesos conveniente, as como un control
general del personal suficientemente adecuado.
Si nos hemos equivocado en alguna transaccin, deshacer el error sera muy fcil si este se
detecta en un periodo de tiempo corto, complicado si el periodo de tiempo es mayor, e
imposible despus de transcurrido cierto tiempo.
Esto ya lo saban los buenos jefes de almacn hace mucho tiempo y, cuando no haba
sistemas localizadores y la ubicacin se realizaba agrupando la mercanca por referencia,
hemos conocido diversas argucias para mantener el control y evitar que, errores en
transacciones, quedaran perdidos en el olvido del ajuste desconocido.
La importancia que tiene detectar los errores a tiempo es vital. Existen sistemas no
demasiado sofisticados que ayudan a mantener un sistema preventivo de deteccin de
errores.
Para el control de las referencias (que se controlan agrupadas en un solo punto y hasta tres
grupos, como mximo en el almacn, diseamos una tarjeta de cartulina que se coloca
fsicamente en la zona frontal del producto. La tarjeta tena la siguiente forma:
Codigo:
Fecha

Entrada

Salida

Inventario

Resp

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Almacenamiento

El operador que, o bien recibe, o bien expide mercanca de esa referencia debe hacer el
movimiento primero, indicarlo despus en la tarjeta y, lo ms importante, contar el producto
que queda en el grupo para determinar que la cantidad total fsica cuadra con la que se
deduce del movimiento.
Si el producto no cuadra, debe llamar al Jefe de Almacn de inmediato.
Al final de cada da, antes de cerrar el Almacn, el Jefe de almacn pide todas las tarjetas
de todos los cdigos que han tenido movimiento en el da (segn los movimientos tericos
asentados en el libro (un % de los cdigos totales). Despus verifica que las cantidades en
el Libro del da cuadran con los movimientos y los inventarios finales.
Sin embargo, cmo aplicarlo a un almacn moderno con cientos de referencias y
terriblemente ms dinmico.
Pues hay maneras, siempre y cuando se pueda acceder visualmente a la mercanca. Un
enfoque distinto de control del inventario, pero que est relacionado con ste es el de la
calidad del servicio.
Si hay variacin en el inventario, desde el punto de vista de calidad de servicio, donde ms
nos puede afectar es cuando la diferencia es determinante para servir un pedido. Es decir,
en aquellos inventarios bajos donde pudiera tenerse el riesgo de necesitar hasta la ltima
unidad del inventario para una expedicin. Por tanto, una medida lgica a tomar sera
verificar que los inventarios por debajo de cierto umbral son fsicamente correctos con el
inventario terico. Imaginemos por un momento que definimos este umbral por debajo de
1000 cajas de producto. Establezcamos un procedimiento por el cual, un operario
determinado, con buenas dotes para hacer inventario, debe, diariamente al principio o al
final de la jornada (cuando haya menos movimiento) tomar del ordenador todas las
referencias con menos de 1.000 cajas e imprimir un listado con las localizaciones
correspondientes.
Despus se va al almacn con el siguiente procedimiento:
A) Todos los huecos de palet completo (no huecos de picking) no estn vacos.
B) Cuenta fsicamente el hueco de picking correspondiente a cada referencia.
C) Si ningn hueco de palet completo est vaco, asume la cantidad correcta para ese
hueco y se la suma a la cantidad contada en picking. El total debe coincidir con la
cifra terica.
Con este mtodo, se est asegurando indirectamente la existencia fsica de la referencia.
Sin embargo, deja algunos detalles sin confirmar, como un error de ubicacin de palet
completo. Sin embargo, si se toma un mnimo adecuado (compromiso entre el tiempo de
que dispone el operario y cantidades pequeas adecuadas) y se efecta la operacin
sistemticamente todos los das, no hay duda de que el mtodo tiene gran validez.
Por otro lado, estos mtodos nunca se usan aisladamente. Es la combinacin de
procedimientos lo que asegura un control cruzado que fortalece el resultado y asegura el
control.
Por ejemplo, el mtodo anteriormente descrito, lo aplica J&J en sus almacenes, controlados
por su operador logstico. Adems de este mtodo, se establecen otros procedimientos:
- Un cuadre contable diario entre los stocks del operador logstico y los de J&J.
Esto se hace simplemente comparando en un ordenador los inventarios al final del da de
uno y otro. El ordenador extrae un reporte solo de aqullas referencias cuyo resultado no es
el mismo en ambos contables.

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Almacenamiento
Se obtienen todos los movimientos de las referencias indicadas (recepciones, facturacin,
defectuosos, etc.) y se repasan los asientos en ambos sistemas.
El error aparece rpido y siempre. El secreto es que no hay que buscar ms all del da
anterior y esto provoca que:
-

El nmero de documentos a revisar es pequeo.

La mercanca est fsicamente donde qued el da anterior y se puede

verificar el error yendo a las ubicaciones con movimiento del da anterior.

La revisin es muy rpida porque el nmero de referencias no pasa de las

que se pueden contar con los dedos de una mano.

Otros mtodos rpidos que se pueden combinar es el registro diario de calles a niveles
altos. Consiste en que, cada da (e insisto en la necesidad de que estas prcticas se
efecten diariamente) un operario, subido en una cesta recorre una calle y se fija en las
referencias de producto en cada hueco a determinada altura (siempre a la misma altura). Va
anotando las referencias (solo tiene que anotar las referencias, lo cual es muy rpido) u
cuando termina se va al ordenador y pide un listado de referencias para la calle recorrida a
la altura seleccionada. Su lista y el ordenador deben coincidir.
En nuestro almacn en J&J, donde cada calle/fila tiene 180 palets, la operacin se efecta,
completa, por dos personas, en unos 20 minutos.
Hay que advertir que nada de esto funciona si las paletizaciones de producto no son
estrictamente correctas y todos los procesos de almacn funcionan con razonable eficiencia.
Estos mtodos son para detectar errores no para descubrirnos que nuestro proceso de
codificacin o de gestin no estn correctos.
Requerimientos de Produccin
En muchas organizaciones, la estructura organizativa est determinada por un flujo de
transacciones en que produccin (y el estado WIP) son independientes del almacn.
Adems, hay algunas organizaciones que poseen, en torno a Procuccion dos almacenes
diferentes: uno para materiales, a la entrada, y otro para producto terminado, a la salida del
ncleo de produccin
Cuando esto es as, la salida tpica de un almacn de materiales es hacia produccin y est
reglada normalmente por las rdenes de produccin. Una organizacin tan fragmentada
tiene problemas particulares de control y dificultades y tensiones aadidas.
Uno de los puntos de conflicto en la gestin est en las inevitables diferencias que se
producen en los procesos de transformacin. El sistema de gestin debe ser muy claro en
cuanto a la identificacin de diferencias y su localizacin. Si se permite que todas las
diferencias originadas en el proceso total caigan en el almacn, el control de stocks se
convierte en una misin prcticamente imposible. Lo ms claro y conveniente desde el punto
de vista formal es que en estos casos, se establezca la frontera de las transacciones y se
cuadren los diferentes estados de inventario por separado.
Veamos un ejemplo:
Determinada Compaa tiene una planta de produccin cuya organizacin tiene tres
departamentos organizados de la forma siguiente:

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Almacenamiento

Almacen
de Materiales

Planta

Almacen
P. Terminado

Veamos el enfoque correcto del control de materiales:

El Dpto. de Produccin emite las ordenes de produccin que, mediante BOM se convierten
en requerimientos de materiales, ajustados a cantidades Batch.
El almacn de materiales prepara la salida del batch, efeta todas las pesadas y entrega el
batch a la planta. Esta entrega produce una salida (real: la terica, segn BOM no sera
vlida) y esto ajusta el inventario de materiales.
Aqu debera terminar la gestin del almacn de materiales.
La planta, al recibir los materiales, los coloca en estado WIP, y adquiere el compromiso de
generar una cantidad de producto terminado. Es decir, el stock dentro del recinto de planta,
en estado WIP puede encontrarse, total o parcialmente, en forma de materiales, producto
semiterminado o producto terminado. Al final, para el almacn de producto terminado puede
generarse ya una expectativa de entrada en trnsito que este almacn podra colocar en
tal estado al recibir la informacin correspondiente a las rdenes de produccin.
Qu diferencias de inventario se van a producir?
Cmo gestionara Ud. estas diferencias en la continuidad de los procesos de La
Compaa?
Nuestras conclusiones sobre los requerimientos de produccin pueden resumirse indicando
que los sistemas de gestin del centro de produccin necesitan estar absolutamente
relacionados con los sistemas de gestin del almacn puesto que las transacciones tienen
una relacin matemtica unvoca entre ellas.
La clave est en la incertidumbre sobre las cantidades de producto final generadas, debido a
la variacin inherente al proceso de Produccin, as como las variaciones reales en el uso
de materiales por el mismo motivo.
Desde el punto de vista estricto de Costes, el BOM es la hoja de costes Standard del
producto. A partir de ah, se pueden establecer grupos de diferencias en funcin de los
criterios que adoptemos:
-

Ganancias / prdidas en produccin.

Ganancias / prdidas en materiales.

Ganancias / prdidas en productos terminados.

Requerimientos del Dpto. Legal

En este apartado, de modo similar al anterior, me quiero referir a todas las labores de
soporte especializado que proporcionan al almacn los grupos de la Compaa dedicados a
la cobertura legal formal y operativa del almacn. El tipo de problemas que se tratan aqu
son:
- Inspecciones ministeriales (Sanidad, por ejemplo).

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Almacenamiento
- Cobertura de Seguros y Responsabilidad Civil.
- Sistemas de seguridad, incendios, etc, ajustados a las normas de Industria
Los requerimientos de informacin por parte del almacn hacia estos departamentos suelen
ser bastante espordicos y puntuales. Solamente cuando se trata de abrir un nuevo almacn
o pasar una auditora externa, los contactos se vuelven muy intensos y es muy
recomendables mantener bien engrasadas nuestras relaciones con esta rea.
Aunque suele ser una funcin incluida dentro de los Dptos. De Calidad, los controles de
trazabilidad y las potenciales operaciones de re-call caen dentro de este mbito de
relaciones y responsabilidades. Por tanto, en estos casos, ser necesario estar preparados
para transferir, de forma gil y operativa, informacin relativa a estos procesos (posiciones
de stock, reportes de trazabilidad, etc). En estos casos, la previsin es importante y, por ello,
establecer procesos de actuacin de emergencia en conjunto con el dpto. legal o de
Calidad, ANTES de que haya necesidad de usarlos, es fundamental y muy valioso para
asegurar la continuidad de las operaciones en situaciones de difciles o de emergencia.
Por otro lado, el Dpto. legal es un ncleo de soporte fundamental cuando se trata de
actividades como el establecimiento de contratos (de arrendamiento, de transporte, alquiler
de equipos, contratacin de personal temporal o subcontratacin, etc), y, en nuestros
procesos siempre deben existir (y asegurarnos de su eficacia) actividades de soporte desde
el punto de vista legal en estos aspectos.

Requerimientos de Ventas
Podemos preguntarnos qu puede necesitar ventas, o qu relacin tiene con la gestin del
almacn.
En principio no es necesaria ninguna. Esta afirmacin es correcta desde un punto de vista
clsico y tradicional. Sin embargo, en la empresa moderna, la gerencia sabe que la
informacin es, no solo poder, sino eficiencia.
Las tendencias actuales son, por un lado, la creciente responsabilidad de los departamentos
comerciales en las estimaciones de ventas. En determinadas compaas se ha establecido
como buena prctica que parte de los objetivos de la Gerencia de Ventas estn
relacionados con los resultados de las previsiones de demanda. Una poltica an ms
avanzada, va an ms all y comprende la relacin que existe entre una buena previsin
(Forecast) y el nivel de stocks en el almacn.
Por otro lado, las mejores compaas estn estableciendo tambin objetivos generales (para
todos los departamentos) de Nivel de Servicio (OFR / LFR / OTD) como consecuencia de las
tendencias ms modernas de gestin empresarial por procesos en vez de por
departamentos. Ello implica que los objetivos de nivel de servicio tambin les afectan en
cierta medida y hay una creciente preocupacin por su parte en el soporte a la organizacin
para la mejora de estos parmetros.
Por tanto, nuestros departamentos comerciales (o de ventas) actuales, son mucho ms
conscientes de su influencia en los resultados logsticos y requieren de informacin para
mejorar su gestin. Como consecuencia, en los modernos equipos de los vendedores,
usados fundamentalmente como terminales ordenadores para la transmisin de pedidos por
medios EDI, se estn incorporando otros procesos en el intercambio de informacin. Uno de
ellos, demostrado como ms importante, es la informacin diaria (u on line en algunos
casos) de la situacin de stock disponible para la venta en el almacn.
Las fuerzas de venta estn tomando, cada vez ms, el cuidado de verificar las existencias
de producto antes de comprometer entregas con sus clientes. Esta transmisin de

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Almacenamiento
informacin sobre inventarios, apoyada con otro tipo de mensajes relativos, como por
ejemplo:
El cdigo XXXX , actualmente sin inventario, estar disponible en fecha aa/bb/cc.
El cdigo YYYY no tiene ms reposicin. Favor solicitar asignacin de cupo ya que la venta
no es libre.
Estos mensajes y la visin de la situacin de stocks permiten no solo una cierta gestin del
representante comercial sino, adems, la tranquilidad por menor incertidumbre en el
cumplimiento de las demandas de servicio que genera mediante sus pedidos.
Por otro lado, es de gran valor la informacin que pueda tener un vendedor sobre el status
de entregas a un determinado cliente para poder planificar correctamente su visita. En
muchos casos, los terminales de los vendedores son capaces de previa solicitud, informar a
un vendedor del status de todos los pedidos ms recientes de un determinado cliente
(entregado y fecha, pendiente y estimado fecha de entrega, rechazos, devoluciones, etc,
etc)
Por tanto, en el lenguaje del almacn, esto significa tener registrado el control del trnsito
hacia los clientes y las confirmaciones de entrega.
Requerimientos de Calidad
Uno de los Departamentos con el que almacn tiene una relacin de equipo ms acusada
es el Dpto. de Calidad de La Compaa. La naturaleza de la interaccin est relacionada con
varios procesos del almacn ya que las responsabilidades de Calidad son muy variadas en
el contexto del almacn y sus procesos:
A) Procesos de retencin liberacin de producto y cuarentenas.
Todas las instrucciones sobre el movimiento de este tipo de inventarios vienen del
Departamento de Calidad. Por tanto, la informacin de stocks en estos estados (que
adems debe cumplir una serie de requisitos que incluyen fechas o lotes de fabricacin)
debe estar disponible para nuestro Dpto. de Calidad.
B) Procesos de Buenas Prcticas de Almacn.
Suele ser comn que los Dptos. De Calidad tengan la responsabilidad de disear y editar los
procedimientos bsicos sobre el tratamiento de la mercanca almacenada. Ello no va a tener
nada que ver directamente con la gestin, como veremos a continuacin, pero s con
determinadas acciones del almacn. Tpicamente, en este grupo de requerimientos estn:
- La informacin sobre palets remontables y no remontables.
- Las especificaciones de empaque y paletizacin.
- La sealizacin de reas especiales de almacn.
- Los procedimientos de preparacin de mercanca destinada a destruccin
- Los procedimientos de destruccin en s mismos.
- Procedimientos para el tratamiento de averas o roturas y re-empaque de productos.
- etc, etc
Es fundamental que la relacin del almacn con Calidad sea de primera calidad y, an
mejor, que formen un equipo permanente de trabajo. Aparte de que el sistema de gestin
tendr que tener en cuenta algunos de sus requerimientos, es de gran valor involucrarlos
activamente en el re-diseo de procesos o del propio almacn.

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Almacenamiento

Requerimientos de Recursos Humanos

Como tendrn Uds. la oportunidad de ver con mayor amplitud todo lo relacionado a la
gestin de los Recursos Humanos del almacn en el mdulo 13 de este curso, no vamos a
extendernos en este aspecto.
5 Mejoras en la eficiencia a travs del Sistema de Gestin
En este captulo intentar mostrar cmo el Sistema de Gestin y su conformacin, diseo y
dominio, pueden cambiar radicalmente el nivel de nuestro desempeo.
Y debo insistir: A pesar de que un almacn est bien diseado, posea equipos modernos y
adecuados a su actividad, tenga el personal especializado y convenientemente entrenado, y
haya desarrollado unos procesos acordes a su funcin, ser solamente su modelo de
gestin y sus procesos los que van a marcar la diferencia entre un desempeo mediocre y
un buen desempeo. Un almacn es lo que su modelo de gestin le permita ser.
Considero este tema como crucial dentro del Modulo de Gestin de Almacenes y por ello,
me empear en demostrar a Uds. que lo que afirmo en el prrafo anterior es
absolutamente cierto.
En captulos anteriores, hemos sentado las bases y los conceptos necesarios para ofrecer
una comprensin general de lo que significa la gestin de un almacn. Ahora, vamos a
jugar con la arquitectura que ya conocemos para comprender el gran nmero de
posibilidades y cmo la capacidad gerencial aplicada al modelo de gestin puede marcar
grandes diferencias.

Caso.- Gestin del Order Entry / Entradas en Trnsito Facturables / Despachos

sobre camin.
En determinada compaa existe una presin enorme sobre la reduccin de inventarios. Ello
ha conducido a un significativo incremento en las frecuencias de reposicin (en lenguaje del
almacn: un aumento de la actividad de recepciones) y ha aumentado el riesgo de mantener
el nivel de servicio a los clientes (se pueden producir ms backorders por falta de
existencia).
Nuestro Responsable de Almacn tiene un sistema de gestin que le permite conocer, no
solo sus existencias, transacciones, etc.) sino adems la fbrica que le suministra le informa
diariamente del trnsito hacia su almacn. En un momento determinado, su sistema le
puede informar, por referencia de:
Total Reposicin pendiente: cantidad total de la referencia colocada en pedidos a la fbrica.
Entradas Estimadas: donde su fbrica proveedora le indica la mercanca que ha cargado
confirmado, pero que no ha llegado.
Existencia Disponible: inventario de producto real. (cada vez que se recepciona una entrada,
la transaccin disminuye el stock en el campo de Entradas Estimadas y lo aumenta en el de
Existencia Disponible).
Cartera de Pedidos a facturar: Demanda total de esa referencia en los pedidos a despachar
en el da.
Pedidos alocados: Mostrara la existencia ya asignada a pedidos una vez que stos van
pasando por el proceso de alocacin (la cantidad en cartera se reduce a medida que la
cantidad alocada aumenta).
Existencia Final: es la cantidad calculada resultados de restar de la existencia real los
pedidos alocados.

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Almacenamiento
En un momento determinado al comienzo de la actividad, la situacin es la siguiente:

Referencia Total
Reposicin

Entradas
Estimadas

Existencia
Disponible

Pendiente

Cartera de Pedidos
Pedidos a alocados
facturar

Existencia
final

100011

15.000

3.500

1.000

1.400

100034

8.000

1.500

4.500

3.000

110050

2.000

2.000

7.000

3.000

El sistema, tal como se ha descrito, con capacidades para dar la informacin en tiempo real
(on line) se supone, a priori, ideal y suficiente para la gestin diaria de la facturacin en el
almacn. Este sistema, por supuesto, est ligado a un programa de ubicaciones, se dispone
de Radio Frecuencia para facilitar la visin on line y tenemos un personal bien entrenado.
El procedimiento de trabajo, dictado por el sistema de gestin, es que el analista de
facturacin va alocando por pedido, o grupos de pedidos para producir una o varias rdenes
de extraccin con las responsabilidades adicionales de optimizar la carga en los camiones y
el proceso de picking.
Para ello dispone adems de visibilidad por ordenador sobre los pedidos donde los campos
con los que trabaja son:
Direccin del destinatario (para efectuar los agrupamientos de carga)
Cantidades por referencia (para efectuar el ajuste ptimo de los camiones y optimizar el
picking)
Esta informacin la puede manejar con gran capacidad de anlisis ya que puede pedirle al
Sistema que le ordene los pedidos por zona geogrfica (provincia, por ejemplo) y que
efecte agrupamientos de pedidos para consolidar sus cantidades. Adems, este programa
est perfectamente conectado con su maestro de artculos de forma que puede transformar
las cantidades en palets o fraccin de palets y mostrarle las ubicaciones de stos en el
plano del almacn ordenando su picking de forma optimizada para los recorridos.
El analista de facturacin debe transmitir el detalle de los pedidos que salen para un
almacn remoto de cross-docking determinado toda la informacin de los mismos con la
finalidad de que, en dicho almacn puedan organizar las rutas de distribucin capilar y las
prioridades en funcin de las fechas de entrega comprometidas que vienen indicadas por
nuestros vendedores en los pedidos.
El analista est obligado a servir lneas de pedido completas y todo el backorder que se
genera debe reportarse para que el vendedor de turno lo tenga en cuenta para su siguiente
pedido (el backorder no queda en el sistema pendiente de servicio).
Todo parece perfecto sofisticado y bastante avanzado.
Por otro lado las condiciones operativas, definidas en el sistema de gestin, son las
siguientes:
7:00 se pasan los pedidos al sistema del almacn.
7:15 la actividad de los operarios se concentra en la recepcin y ubicacin.
11:00 se produce la asignacin de inventarios a los pedidos y se factura.
11:30 se reporta a la Empresa la facturacin diaria y el backorder.

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Almacenamiento
12:00 se procede a la extraccin fsica y se suspenden las recepciones. La naturaleza del
producto no requiere de limitaciones FIFO o de ningn otro tipo.
15:00 comienza la carga de vehculos hacia los diferentes destinos de reparto.
17:00 un segundo turno reducido reanuda las recepciones / ubicaciones hasta las 19:00
horas.
19:00 hay un segundo proceso de recepcin de pedidos, asignacin de inventarios y
facturacin. Se reportan las ventas y el backorder.
19:30 se efecta la extraccin de mercanca de la segunda facturacin y se carga en
vehculos hasta las 23:00 horas en que se cierran operaciones.
La operacin es simple, clara, con procesos bien definidos y aparentemente eficiente.
Cmo podramos incrementar su eficiencia? (ntese que por eficiencia se entiende mejorar
los resultados de nivel de servicio y de costes)
Tres propuestas:
Gestin del Order Entry.
Entradas en Trnsito Facturables.
Despachos sobre camin
Notas:

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Almacenamiento
6 Almacenes
Como hemos visto al principio de este mdulo, las nuevas exigencias comerciales y los
nuevos requerimientos logsticos han conducido a que un almacn no se pueda definir ya
nunca ms de acuerdo a su concepto clsico: Contenedor de existencias.
El almacn clsico, regulador, ha sido complementado, y muchas veces sustituido por
ciertos tipos de almacn que por sus caractersticas operativas, se apartan de los modelos
standard.
Del mismo modo, la naturaleza del producto que se almacena, puede condicionar la
existencia de cierto tipo de almacenes muy particulares. Todos ellos los veremos aqu.
Sin embargo, es posible demostrar que, a nivel conceptual, en todos es aplicable el mismo
enfoque para el diseo de su Gestin. Por eso hemos insistido en la importancia que tiene la
comprensin correcta y completa de los conceptos de gestin que hemos visto. Si esto se
ha adquirido, lo dems es cuestin de anlisis y seleccin de las herramientas que mejor se
acomoden a las necesidades del negocio.
El tipo de almacn llamado de cross-docking, o en trminos de Operador Logstico,
simplemente Plataforma, tiene ciertas particularidades de gestin. Veamos cmo funciona
Almacn de Cross-Docking
Un almacn de Cross-docking, o plataforma, es un centro de recepcin y expedicin de
mercancas que trabaja con cero stock. Su funcin consiste en la recepcin diaria de
mercancas de uno o varios orgenes, para su consolidacin y distribucin capilar, en su
totalidad, en su rea de cobertura.
Qu sentido tiene un almacn de este tipo?
Imaginemos un grupo de Empresas que tiene sus centros de produccin repartidos en los
alrededores de Madrid. Sus productos son de venta nacional y su distribucin tiene que ser
capaz de alcanzar puntos de entrega en Barcelona, Sevilla, Valencia, Corua, Baleares, etc.
Mediante un Operador Logstico, estas empresas han establecido un almacn central
(llamado Regulador) en Madrid. Diariamente, el volumen de producto que estas empresas
envan a una zona como Galicia, no sobrepasa un total de dos palets en promedio.
El Operador Logstico, por su parte tiene otros clientes, con sus centros de produccin y
Distribucin (reguladores) establecidos en Barcelona, Sevilla y Alava. Los clientes de estas
zonas tambin tienen un volumen de distribucin regular hacia Galicia.
El Operador establece una plataforma (almacn de Cross-Docking) en Orense. Dicha
plataforma recibe continuamente envos consolidados (todas las empresas juntas) tanto de
Madrid como de Barcelona, Sevilla y Alava. Su misin es descargar la mercanca para, tan
pronto como sea posible, reorganizar su traslado a los puntos de destino en la regin
Gallega.
Cmo se desarrolla el sistema de Gestin de un almacn de este tipo?
En primer lugar, el factor lder en este proceso es la rotacin, ya que la mercanca, una vez
recibida permanece apenas unas horas en el almacn. Por otro lado, no hay grandes
problemas con la infraestructura de almacenamiento ni los sistemas de control de rotacin
son muy aplicables. Tampoco hay procesos complejos de facturacin puesto que, en la
mayora de los casos, la mercanca viene ya documentada y preparada para una entrega
determinada a un cliente. En fn, su funcin es la fragmentacin correcta de la carga y la
organizacin de rutas con una optimizacin adecuada del transporte capilar. Puede tener,
adems, responsabilidades sobre el seguimiento de las entregas y la confirmacin de las
mismas para efectuar procesos de post-facturacin.
Sus ventajas las va a obtener de los siguientes aspectos:

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Almacenamiento
-

Anticipacin de la informacin correspondiente al trnsito y precisin de

llegadas.

Desarrollo de sistemas fsicos de fragmentacin de carga

Desarrollo de sistemas de planificacin sofisticados y rpidos.

La anticipacin de la informacin para un almacn de este tipo es vital en su desempeo. La

mejor manera de preparar la carga capilar es cuando an sta no se ha recibido
fsicamente. Como las rutas no tienen porqu llegar todas al mismo tiempo, la cadencia en
la recepcin es importante y, por tanto, la precisin en los horarios estimados de llegada del
producto.
Al mismo tiempo, la configuracin del almacn debe variarse continuamente de acuerdo a
los volmenes que van a venir por rea de entrega y, por supuesto, las capacidades de
transporte de reparto deben ser anticipadas tambin dentro de las responsabilidades de la
planificacin.
Una vez llegado el camin con los consolidados, la eficiencia en la descarga es fundamental
y los sistemas de fragmentacin de carga hacen que, a veces, la recepcin de un camin no
tenga nada que ver con la recepcin en un almacn standard. Por ejemplo, uno de los
mtodos usados es:
-Tener un diseo de playas variable cuya configuracin se adapta a los volmenes (an en
trnsito) que vayan a llegar por zona.
-Descargar los camiones y depositar la mercanca directamente en la zona de playa
correspondiente para su expedicin.
En otras palabras, la gestin necesita que la playa de descarga sea igual a la playa de
expediciones con lo que se evitan muchos movimientos intiles. Los sistemas que pueden
ayudar a esta labor estn basados en cdigos de barras y radio frecuencias para que los
ordenadores ayuden y agilicen el proceso.
En muchas instalaciones de este tipo, se establecen sistemas de rodillos controlados por
ordenador, de forma que cada palet depositado en los rodillos en la zona de descarga, es
guiado hasta la zona de playa correspondiente, sin intervencin humana.
Silos
Si nos fijamos en los sistemas de silos, la gestin, en comparacin a un almacn standard,
vara tambin de forma significativa. La necesidad de un almacn tipo Silo se establece por
la naturaleza de la mercanca a almacenar.
En un almacn de silos, no tiene sentido el control de la rotacin puesto que es la gravedad
la que se encarga de efectuarla automticamente. Puede ser exigible la trazabilidad y, de
hecho, puede ser gestionada siempre y cuando los lmites de control se puedan establecer
por silo independientemente.
El problema de moda en los silos es la gran limitacin que existe en los procesos para
aumentar la eficiencia de despacho o recepcin debido a las caractersticas especficas de
este tipo de instalacin. Cualquier variacin en estos lmites debe hacerse a base de equipo,
los procesos no pueden hacer prcticamente nada.
Todo lo dems que hemos visto en los factores de gestin de un almacn, puede ser
aplicable a este tipo de almacenes tambin.

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Almacenamiento
Almacenes de Productos personalizados.
Existen determinado tipo de Empresas que tienen una venta importante de los llamados
productos personalizados. Algunos ejemplos de este tipo los hemos encontrado en
industrias tan dispares como las de fabricacin y distribucin de jamones o de mquinas
especializadas.
En el caso de los jamones, lo que ocurre es que determinadas crianzas del producto salen
de la fbrica con un destino concreto. Puede ser una persona fsica o un establecimiento de
venta al pblico concreto. Imagnese un almacn de temperatura controlada con 45.000
jamones, de los cuales unos 1.500 (ya identificados) estn destinados a su distribucin a
otras tantas personas en sus domicilios particulares, unos 15.000 estn destinados (y
previamente identificados) a tres cadenas de hipermercados y, el resto, no tienen ninguna
identificacin de propietario.
La diferencia de gestin en estos casos se basa, simplemente en la distinta codificacin. El
jamn XXX para el Sr. ZZ debe ser tratado como un cdigo de producto distinto del que se
aplica al resto de los jamones en stock (adems el stock de esa referencia no va a ser
nunca mayor que 1). Con esta solucin, la gestin de este tipo de almacenes se adapta
perfectamente a lo que hemos aprendido en este mdulo.
Almacenes para La confeccin (logstica de percha)
Otra actividad no standard es la llamada logstica de percha y se encarga de la gestin de
aquellos productos de confeccin que no pueden se almacenados en bultos o cajas sino
que, por el contrario, se almacenan colgados en perchas.
El almacn de percha es completamente distinto a un almacn standard y sus posiciones
estn organizadas de otra manera. Sin embargo, una vez conocido el sistema fsico de
ubicacin la gestin es la misma.
Un aspecto ms importante en este tipo de negocio est en la correcta gestin de tallas y
colores. De nuevo, esto no debe suponer ningn misterio para nosotros ya que las
premisas de identificacin de producto aprendidas son igualmente aplicables aqu. Sin
embargo hay ciertas particularidades que conviene sealar para tener en cuenta:
-Muchas veces los cdigos de modelo (o de diseo) son nicos y universales.
-La distincin entre colores se codifica bajo otra denominacin llamada versin.
-Igual ocurre con las tallas que conforman un dato aparte del producto en cuestin.
De todos modos, al final, sigue siendo lo mismo pero expresado de otra manera:
Mientras en un producto standard hemos visto que trabajamos con cdigo, en un modelo
textil, por ejemplo, la identificacin del producto son tres campos:
33567 02 38
El primer nmero suele ser el cdigo de modelo (que define la especificacin del corte y
tejido). El segundo nmero suele ser el color y el tercero la talla.
Esta diferenciacin es til en este tipo de negocio al facilitar las consultas de stock ms
detalladas. Por ejemplo, si queremos saber cuntas unidades hay de un modelo
determinado, basta con buscar y agrupar por el primer cdigo. Ese cdigo suele estar
adems descrito en el Maestro de Artculos con su especificacin completa.
Si queremos saber qu tallas se estn vendiendo ms de todos los modelos que tenemos,
basta con apelar al tercer cdigo (sin tomar en consideracin los otros). Lo mismo para el
color y para cualquiera de las combinaciones que se nos ocurran (ejemplo: cuantos vestidos
del modelo xxxx se han vendido en color negro).

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Almacenamiento
Almacenes satlite
El concepto de almacn satlite est a medio camino entre la plataforma pura de Crossdocking y el almacn regulador. Su requerimiento es logstico, en aspectos de configuracin
de la red logstica, y est comnmente descrito en los procesos de re-ingeniera.
Los almacenes satlites son aquellos que controlan la distribucin en una zona geogrfica
determinada y necesitan tener un stock para cumplir con determinadas exigencias de nivel
de servicio.
Un ejemplo muy tpico es el de la zona geogrfica de Distribucin en las Islas Canarias. Su
ubicacin geogrfica hace imposible la entrega desde la pennsula en un tiempo razonable
Una manera de responder a la demanda en Las Islas, es disponer de un almacn con stock
que se suministre desde el correspondiente almacn regulador en la pennsula. Las tcnicas
de gestin de este tipo de almacenes puede abordarse desde diversos ngulos. El ms
obvio es la consideracin de un almacn en Canarias con todas las caractersticas y
atribuciones de un almacn Regulador. Sin embargo, esta solucin exige unos niveles de
inventario que no siempre son necesarios para operar debido a la proporcin de la demanda
en Canarias con respecto al resto del pas.
Una tcnica muy caracterstica de este tipo de satlites y que define toda una operativa es el
Satlite con stock de choque. La solucin consiste en ubicar en dichas plataformas un stock
que cubra la demanda durante el tiempo de re-aprovisionamiento desde el almacn central
(Stock de Choque) y considerar, a todos los efectos, que este stock est en el almacn
central (Stock Virtual). Los pedidos de las reas afectadas son suministrados utilizando
el stock de choque situado en las mismas y, simultneamente, el almacn central
suministra la misma cantidad al stock de choque para reponerlo.
En otras palabras, desde el almacn central se suministran, todos los das, todos los
pedidos independientemente de si trabajamos con plataformas prximas que no requieren
stock (modo cross-docking), o si son plataformas lejanas que tienen un stock de choque.
Tanto las aproximaciones del modelo terico como la constatacin real han
demostrado que si el stock virtual es inferior al 15% del total (es decir, el stock en el
almacn central es superior al 85%) el sistema es estable.
Supongamos una empresa espaola que est distribuyendo sus productos en Canarias. El
tiempo de trnsito a la plataforma de Tenerife es de 6 das y se puede establecer un
suministro semanal.
El stock necesario en Tenerife sera el correspondiente a una semana de demanda
(frecuencia de reposicin) ms el correspondiente a la mxima desviacin de la venta
durante los 6 das siguientes (tiempo de aprovisionamiento).

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Almacenamiento

P
P

SC

A
P

SC

SC

SC

En las redes de Distribucin, los satlites con stock de choque se pueden encadenar.
Cules sern las particularidades de un almacn satlite con Stock de choque?
Analicemos sus caractersticas:
-Su stock es reducido pero posee unas caractersticas de rotacin similares a un regulador.
-Tiene un proceso de preparacin de pedidos igual al de un almacn regulador.
-Tiene que almacenar.

Sin embargo,
-No tiene que facturar. La mercanca est asignada desde un sistema central (que puede ser
el regulador)
-No posee demasiados estados de stock (cuarentenas?, Materiales?, etc.)
-Puede tener logstica inversa.

Pero su caracterstica diferencial definitiva es:

Su razn de ser es la Entrega a Tiempo a los Clientes.

Por tanto, si bien su gestin general es muy similar a la de un regulador, su enfoque

particular (donde tiene que ser realmente bueno) es en la gestin y control de sus procesos
de Entrega a Clientes, tanto en precisin como en control del tiempo de ciclo.

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Almacenamiento
7 Herramientas de Diseo
Habamos hablado anteriormente de las tcnicas de mapping de los procesos y
mencionamos los diagramas de flujo como herramienta recomendable. En este momento,
vamos a entrar de lleno en el diseo de modelos de gestin y parametrizacin con lo que
debemos tratar en detalle el tema.
Dentro de las diversas metodologas para el diseo, vamos a profundizar en los mtodos
ms modernos usados actualmente, no slo para el caso de Diseo de Modelos de Gestin
de Almacenes, sino, en general para la gestin de proyectos de esta naturaleza.

Primero el Proceso
Como hemos visto, el modelo de Gestin, como cualquier trabajo, no es un acto puntual y
aislado sino que constituye un proceso. Por tanto, antes de abordar cualquier etapa de
diseo hay que conocer perfectamente el proceso con el que se va a trabajar.
A este respecto, hay una consideracin importante: Mantener el proceso diseado acorde a
la realidad. Es un error muy frecuente ver cmo los Gerentes de Proyectos tienden a olvidar
la realidad para sumergirse en desarrollos tericos muy estticos e interesantes pero que
son, luego, inviables debido a la tozuda realidad. La mxima en este caso es: Disear un
proceso que se adapte a la realidad en vez de pretender que la realidad se adapte a nuestro
proceso (insistiremos en ello cuando hablemos de parametrizacin).
Dicho esto, es entonces imperativo que, antes de abordar el diseo, conozcamos
perfectamente la naturaleza y calidad de los inputs, nuestra realidad estructural y nuestras
capacidades tcnicas y humanas para que nuestro diseo se adapte a ellos.
Por otro lado, hay que considerar la calidad del output o resultados que debemos dar con
la finalidad de disear al nivel que exigen los requerimientos.
La mejor herramienta que se est utilizando en estos momentos son los denominados
diagramas SIPOC que pasamos a detallar a continuacin:

Diagramas SIPOC
Las siglas SIPOC es la abreviatura de los trminos Suppliers, Inputs, Process, Outputs,
Customers. Y el diagrama correspondiente nos ayuda precisamente a identificar todos estos
componentes del proceso. Una operacin sencilla de un almacn podra tener el siguiente
diagrama SIPOC:

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Almacenamiento

Supplier

Input

Fbrica

Plan
produccin

Process
de

Out put

Customer

Previsin
entradas

de Almacn
Recepciones

Entradas
Estimadas

Almacn

Pedidos

Fbrica

Recepcin

Almacn

Playa
de
Producto entrante
Recepciones

Producto
Ubicado

Almacn

Ventas

Pedidos

Albaranes

Cliente

Precios

Facturas

Cliente

Info de Trnsito

Planificacin

Ordenes
reposicin

de

Transportista

Producto
Fabrica

de

Identificacin
clientes

de Gestin

Almacn

del Maestro
Clientes

de

Almacn

Administracin

Lmites de Crdito

Sistema
Cuentas
cobrar

Facturacin

Asignacin
inventario

Informacin de
Picking
y Almacn
pedidos

Calidad

Especificaciones

Maestro
Artculos

Almacn

Cuarentenas

Bloqueos

Stock

Estados de Stock

Control Stock

Almacn

Maestro
Artculos

Almacn

Sistema
Gestin

de

de

de
a Almacn

Transacciones
Transformaciones
Identificacin
producto

Dicho de otra forma, el diagrama SIPOC, usado de esta manera, nos ayuda a trocear la
actividad del almacn en forma de procesos ms concretos que, a partir de aqu, podemos
analizar (pero sin perder de vista la globalidad).
A partir de este diagrama preliminar, se debe completar la informacin para cada uno de los
procesos identificando, sobretodo, los siguientes factores:
Disponibilidad, calidad y formato de la informacin entrante (input)
Requerimientos del output (calidad, nivel de detalle, capacidad).

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Almacenamiento
Estas notas nos ayudan a saber cul es la situacin actual (la realidad) para analizar si hay
que trabajar o re-disear las etapas anteriores al proceso de gestin por ser imperativo
mejorarlas para una gestin mnima adecuada en el almacn.
Este es un trabajo de investigacin importante pues ahorra mucho esfuerzo y suprime
mucho trabajo potencialmente intil, para concentrar los esfuerzos en las causas raz que
van a condicionar el desempeo de los procesos.
Descripcin del proceso
Hecho esto, debemos ahora disear cmo van a funcionar los procesos. La herramienta
ms poderosa para el diseo, anlisis y posterior medicin del proceso es el Diagrama de
Flujo.
Un diagrama de flujo es una representacin grfica de un proceso. La simbologa
convencional bsica es la siguiente:

Inputs o Entradas al proceso

Actividades

Decisiones

Documentos

Anotaciones o aclaraciones
Existen otras figuras pero, de momento, nos vamos a quedar con estas. Vamos a poner en
forma de diagrama de flujo el siguiente proceso:
Recepcin
-Los camiones llegan al rea de recepciones y el transportista entrega la documentacin
-Se verifica la mercanca para determinar si hay que mantener algo en cuarentena o no. El proceso de cuarentena
requiere introducir una clave al registrar la recepcin de producto para que el ordenador lo tenga en cuenta y
establezca la prioridad de ubicacin predeterminada para cuarentenas y bloquee la posicin.
-Se descarga el camin y se cuenta la mercanca. El producto queda en la playa pendiente de ubicacin.
-Se solicita al sistema de ubicaciones que asigne huecos a la mercanca en playa, se obtiene la ubicacin y se
determina si se confirma o no, ya que el operario debe tener la potestad de variar una ubicacin para, por
ejemplo, poner determinado producto ms accesible.
-Un segundo operador se dedica a la ubicacin correspondiente. Cada vez que el operador termina de ubicar un
palet, lo registra (RF) en el inventario.

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Almacenamiento
Producto sobre
camin

Cambiar
Ubicaciones

Marcar clave de
Prioridad de
ubicacin

No

Recepciones
Cuarenten
a
?

No

Aceptado
?

Si

Descargar

Doc
Depositar

Asignacin

En Playa
y incidencias sobre De huecos
Hay que devolver copia del Albarn firmado al transportista y Hacer
constar
El documento
contar

Ubicacin /
Almacenamiento

Traslado a
Almacn
(ubicacin)

Las operaciones de descarga

Pueden hacerse simultneas
Con la asignacin de huecos

Producto en
Playa

Ubicaciones

Registro RF a
Inv. Disponible

Inv. Disponible
actualizado
T=0

T=0,5

T=1,5

T=2

La Tcnica de Diagramas de Flujo se completa con:

-Separacin grfica de tareas por departamentos
-Asignacin de regleta de tiempos
Existen en el Mercado programas informticos para la elaboracin de diagramas de flujo. La
oportunidad de usarlos est, no ya en la graficacin sino en las posibilidades de clculo y
simulacin que son capaces de hacer posteriormente.
Una cuestin importante a considerar cuando hacemos diagramas de flujo, es el parmetro
de zoom que vamos a emplear. Un diagrama de flujo se puede hacer tan detallado como se
quiera. Sin embargo, hay que escoger cuidadosamente el nivel de detalle de modo que sea
suficiente para su comprensin y describa las caractersticas clave que deseamos resaltar.
Esta es una caracterstica que permite utilizar los diagramas de flujo a muchos niveles.
Cualquier actividad de un diagrama de flujo puede ser tratada como un proceso y, a efectos
de entrenamiento, informativo o descriptivo, puede convenir su realizacin.
Como ya decamos, el diagrama de Flujo se utiliza tambin como Manual de Procedimientos
y se ve claramente que es mucho ms sencillo estudiar los procedimientos sobre estos
diagramas que sobre textos. Adems, a la hora de cambiar / mejorar procesos, es mucho

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Almacenamiento
ms sencillo mantener la documentacin actualizada cuando est en forma de diagramas de
flujo.
Procesos de Implementacin
Una vez decididos los procesos a implementar, el hecho de pasarlos a la realidad puede
darnos an muchas sorpresas debido a la no ponderacin de las realidades en nuestro
proceso terico.
Es por ello fundamental tener en cuenta las tcnicas de implementacin. Mucho se ha
desarrollado la tcnica sobre la planificacin y desarrollo de proyectos. Sin embargo, se ha
descuidado bastante, a nivel acadmico, la fase de implementacin. Ello constituye hoy en
da un punto negro en las Empresas, hasta tal punto que algunas organizaciones han
creado lemas y enfoques dedicados a la Ejecucin sin Fallos (Flawless Execution). Hay,
incluso, libros publicados exclusivamente sobre el tema.
Las recomendaciones que se van a dar aqu son sencillas pero muy valiosas en todo lo que
es el control preventivo de los procesos de implementacin. Desde el punto de Vista de la
Gestin del Almacn, he aqu algunas recomendaciones:
-Planificar la implementacin en pasos continuos pero pequeos. Mantener frecuentes
reuniones de anlisis despus de cada paso.
-Mantener perfectamente informado al equipo de trabajo. Ello no consiste simplemente en
dar instrucciones sino en compartir el diseo y los objetivos con los involucrados.
-Promover un ambiente participativo en el proyecto.
-Modelar y parametrizar los sistemas informticos y hacerlos actuar en paralelo hasta que
estn suficientemente testados para pasar a controlar la operacin en vivo.
-Establecer pruebas piloto para cada sub-proceso y en areas pequeas y controlables, de
manera que nos permita observar y confirmar el comportamiento real.
-Establecer un sistema de medidas exhaustivo durante las pruebas y determinar objetivos
de los resultados.
-Una vez realizada una implementacin determinada, detenerse a revisar el proceso de
implementacin. Es una fuente de aprendizaje de gran valor y nos permitir ir
desarrollando un proceso sistemtico y fuerte de cmo hacer las cosas para implementar
un proyecto.
Un caso Particular de diseo de Gestin: La Post-facturacin.
Cuando el almacn es responsable de la entrega a clientes finales de La Empresa, tiene que
gestionar distintos procesos de la Facturacin. En los ltimos tiempos, en los canales ms
dinmicos de los Mercados, se ha establecido el proceso de Post-facturacin.
La post-facturacin consiste, nada menos, que en elaborar la factura al cliente una vez que
este ha confirmado plenamente la Entrega.
Para ello, tenemos que controlar el proceso de entrega ms all de la Salida del Almacn y
estar en capacidad de obtener informacin sobre la entrega.
El proceso en s es el siguiente:

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Almacenamiento
Preparacin
De Pedido

Transporte
Hasta el cliente

Informacin exacta
De la Entrega

Informacin Integrada
En Sistema de Gestin

Facturacin
Sin errores

Para que la informacin quede integrada en el sistema de gestin y sea til, correcta y
suficiente para una facturacin sin errores, cmo deberamos organizar el diseo del
proceso?

I
Sistema
De Gestin

Registro
previo de la
informacin

Generacin
De Albarn

Albaranes

Transporte

Detalles de la
Entrega

Alimentacion
Al Sistema

Detalles
Reales de
Facturacin

Sistema
De Gestin

Albarn
+
Confirmacin

Facturar

II
Transporte

III
Sistema
De Gestin

Factura

Cliente,
Empresa

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Almacenamiento

Maestro
Articulos

Datos
Cabeceras

Stock
disponible

Pedido

Datos
detalle

Albarn

A lb a ra n
1 22
1 22
1 22
1 22
1 22
1 22

Maestro
Clientes

II

R ef

C ant
1
2
3
4
5
6

10
12
16
10
12
16

Albarn

Datos
detalle

Confirmacin
Mercancia

Albaran Ref Cant

122
1
122
2
122
3
122
4
122
5
122
6

Datos
Cabeceras

Albaran Cli Name Dir

122
3 pepe p C/ xx

A l b a ra n R e f C a n t
1 22
1
1 22
2
1 22
3
1 22
4
1 22
5
1 22
6

Confirm.
OK
OK
OK
OK
6
OK

Prov
Mad

Factura Albaran Cli

x-0001
122

Datos
detalle

10
12
16
10
12
16

Ref
10
12
16
10
12
16

1
2
3
4
5
6

Name Dir
3 pepe p C/ xx

Cant
10
12
16
10
6
16

Albaran Ref Cant Real

122
1
10
10
122
2
12
12
122
3
16
16
122
4
10
10
122
5
12
6
122
6
16
16

II

Prec

Prov
Mad

Importe

Factura

Precios

Datos
detalle

Albaran Ref Cant

122
1
122
2
122
3
122
4
122
5
122
6

10
12
16
10
12
16

Confirm.
OK
OK
OK
OK
6
OK

Reportes

A travs del diagrama SIPOC, vemos que el problema se puede dividir en tres partes:
-

El proceso de generacin del albarn de entrega.

El proceso de recopilacin de la informacin detallada sobre la Entrega.

La asignacin de la informacin de la entrega al albarn y su facturacin.

Pg. 54/60

Almacenamiento
El anlisis del proceso de generacin de albaranes nos indica ya, claramente dnde van a
estar los elementos necesarios para identificar cada entrega que nos permitirn,
posteriormente, aplicarlos en la correcta facturacin.
EL diseo ms importante est en el proceso de generacin de la Confirmacin de Entrega
donde tenemos un requerimiento de datos de detalle que sern la clave para su aplicacin
posterior al proceso de post-facturacin.

8 Informtica de Almacn. Parametrizacin

Siempre que vayamos a disear un modelo de gestin para una operacin concreta,
debemos abordar el problema de forma que nuestro diseo sea capaz de obtener los
resultados que necesitamos, pueda manejar nuestra realidad estructural y tenga en cuenta
la naturaleza y calidad de los inputs.
La adaptacin de un sistema informtico a la Gestin del Almacn pasa por la
parametrizacin como aspecto clave ms importante para su correcto desempeo. Se est
hablando concretamente de la configuracin y el diseo de los parmetros clave que
marcarn el ritmo de trabajo de los programas informticos que nos ayudarn a desarrollar
la gestin.
Estudiemos la complejidad de un proceso de parametrizacin de un sistema informtico, con
un ejemplo:
Supongamos una compaa espaola con una actividad comercial en el sector de la
alimentacin que posee la siguiente descripcin operativa:
La compaa posee una nica fbrica, donde produce la totalidad de la gama de productos
(23 referencias). Todos los productos van desde su fbrica a un almacn regulador central
ubicado en la zona sur de Madrid.
El almacn central es el encargado de la recepcin, almacenamiento, preparacin de
pedidos y planificacin del transporte (subcontratado) y entregas a los clientes.
Los pedidos se reciben en las Oficinas Centrales, donde se filtran y depuran para su envo al
almacn (EDI) quien realiza la asignacin de inventario, la generacin de albaranes y la
facturacin.
La conexin entre la fbrica-oficinas y el almacn se efecta mediante una lnea muerta (24
hrs) desde la que se tiene acceso al sistema de gestin (ERP) de la Compaa, desde
ambos lados, por lo que todas las transacciones informticas estn centralizadas en un
nico programa.
Los pedidos se transmiten via EDI desde terminales de los vendedores hacia el sistema
central que los recoge en un archivo para pasarlos posteriormente al sistema de pedidos del
ERP.
El flujo general, a grandes rasgos, es el siguiente:

Pg. 55/60

Almacenamiento
Pedidos
Terminales

Referencias y
Precios

Concentrador

Entrada al sistema

Gestin
asignacin
Inventario

Gestin Fechas
De Entrega

Procesos de
Extraccin

Generacin de
Albaranes

Generacin de
Facturas

Consolidados de
extraccin

Limites de
Crdito

Pesos y
Volmenes

Confirmacin
Y seguimiento

Consolidados
Por ruta
Instrucciones de
Entrega
Envos Directos

La primera parte del proceso, podramos trocearla del siguiente modo:

S
Vendedor

Pedidos

Depuracin

Pedido Admitido

C
Almacn

Los requerimientos de desempeo son los normalmente exigidos a una compaa del tipo
de nuestro ejemplo, con entregas frecuentes, cortos tiempos de ciclo y requerimientos
especficos de cumplimientos de horarios.

Cuando ponemos en conjunto el proceso y sus requerimientos, la primera parte consiste en

adaptar el diseo a los requerimientos. Hecho esto, la segunda parte es la Parametrizacin
correcta del Sistema para que funcione de acuerdo a lo que se necesita:

Parmetros

Pg. 56/60

Almacenamiento
Pedidos
Terminales

Concentrador

Referencias y
Precios

Limites de
Crdito

Entrada al sistema

Parmetros
-Concentrador permanece abierto 24 hr., 7 das a la semana
-Vaciado del concentrador hacia el sistema: en batch. Dos veces al da (6 a.m. Y 12.a.m.)
Las actividades de control de referencias, precios y lmites de crdito, generan flujos de
decisin que pueden retener pedidos.
Ser necesario parametrizar el sistema con las tablas de lmites de crdito (cliente, tipo de
cliente, etc.).
Los pedidos que no pasen los controles, debern tener definido un proceso de gestin que
debe parametrizarse adecuadamente en el sistema.

La entrada de los pedidos al Sistema en modo Batch, condiciona las actividades de chequeo
de precios y referencias, y la de lmites de crdito. (que se efectan de forma inmediata, tras
la entrada de pedidos al sistema).
Para el resto del proceso se siguen las mismas pautas:

Parmetros de la asignacin de inventario:

-Prioridad de lectura por tipo de cliente
-Por fecha de entrega.

Gestin
asignacin
Inventario

Gestin Fechas
De Entrega

Generacin de
Albaranes

Procesos de
Extraccin

Generacin de
Facturas

Parmetros para la generacin de albaranes:

-Informacin particular en funcin de las exigencias de cada cliente.
-Post-confirmacin de bultos o codificacin EAN128.
-Instrucciones de entrega en el albarn.

Los sistemas de asignacin de inventario pueden realizar su trabajo de mltiples formas. Si

bien el sistema debe permitir la asignacin individual y selectiva de pedidos, lo ms
frecuente es la parametrizacin de un proceso automtico al que hay que dar unos
parmetros de funcionamiento.
En este caso, por ejemplo, se establecieron los siguientes criterios de asignacin:

Pg. 57/60

Almacenamiento
-De todos los pedidos en situacin de listos para asignacin el sistema apartar del
proceso aquellos cuya fecha de entrega sea superior a una semana.
-De todos los pedidos en situacin de listos para asignacin, el sistema revisar el campo
actividad y seleccionar primero aquellos clientes designados como Hipermercados. En
segundo lugar, Supermercados, etc. Y, en ltimo lugar, mayoristas.
-Dentro de cada grupo, se han construido unas tablas de prioridad de asignacin mediante
las cuales el ordenador selecciona los clientes que deben leer primero el inventario.
-El sistema est parametrizado, adems, para correr el proceso en batch, de tal forma que
no permitir acciones sobre l, ni obtencin de datos de extraccin hasta que no se haya
completado para la totalidad de los pedidos en posicin de listos para asignacin.

Parmetros de los procesos de extraccin:

-Parametrizacin del sistema Localizador.
-Optimizacin de recorridos.
-Fragmentacin de la extraccin por fecha de carga.
-Discriminacin automtica de envos directos.

Consolidados de
extraccin

Pesos y
Volmenes

Consolidados
Por ruta

Confirmacin
Y seguimiento

Instrucciones de
Entrega
Envos Directos

Una vez terminado el proceso de asignacin, el sistema ha producido una serie de

albaranes (instrucciones de entrega) y ha generado una serie de bases de datos con la
consolidacin de la informacin desde diferentes ngulos.
A partir de aqu, uno de los procesos de parametrizacin ms importantes es la conexin de
la informacin obtenida con nuestros sistemas localizadores en el almacn. El nmero de
posibilidades es casi ilimitado. La forma en que el sistema nos permita dialogar con l y los
parmetros bsicos establecidos en el sistema localizador, van a determinar en gran medida
nuestro desempeo y capacidad para ejecutar los procesos de picking.

Pg. 58/60

Almacenamiento
Generacin de
Albaranes

DESADV, etc.
A clientes

Planificacin de

Transporte
Consolidados de

extraccin
Reposicin
de
Picking

Envos Directos
Consolidados
Por ruta

Capilarizacin

Entregas
La obtencin de los consolidados de extraccin, por s mismos, generan una serie de
necesidades de gestin y organizacin para los que El Sistema debe proveer soluciones
adecuadas.

Algunos otros factores que deberemos tener en cuenta son:

-Adaptacin de la extraccin a los criterios de Rotacin de la Empresa (FIFO, en este caso)
-Diseo de los sistemas de extraccin adaptados a nuestros sistemas de preparacin.
-Coordinacin para la reposicin del picking.
-Peso / Volumetra para la planificacin de transporte.
Finalmente, una vez realizadas las expediciones, el sistema debe mantener un control sobre
el trnsito y permitirnos gestionar el seguimiento de las entregas hasta su total confirmacin.
Para ello, se pueden parametrizar procesos de ayuda automticos en funcin del nmero de
das que un pedido permanece sin recibir confirmacin (proceso auxiliar de un diseo como
el ya visto de post-facturacin).
Por otro lado, se pueden conectar los albaranes pendientes con una base de datos de
clientes que nos facilite el seguimiento y, en su caso, el contacto directo con el cliente,
teniendo la posibilidad de visualizar todas las entregas recientes a un mismo cliente, la
persona de contacto, nuestras notas de la ltima conversacin con l, etc, etc, etc...

Pg. 59/60

Almacenamiento
Este tipo de actividades estn totalmente ligadas a lo que se denomina el Servicio de
Atencin al Cliente (o Customer Service), que ha alcanzado en los ltimos tiempos un nivel
de exigencia de informacin y tecnologa, como nunca antes.
La seleccin de los paquetes informticos adecuados a nuestras necesidades de gestin,
debe hacerse mediante la investigacin de las capacidades informticas en relacin con los
resultados que deseamos obtener de nuestros procesos. Por otro lado, siendo (como es) el
proceso de implantacin de un modelo de gestin bastante laborioso, complejo y que genera
un tiempo de cierta inestabilidad en el almacn, su eleccin debe hacerse de forma
cuidadosa para obtener el mximo rendimiento en el tiempo y evitar continuos cambios en
esta parte tan delicada de los Sistemas de Almacn.
En todo caso, las reglas dadas para los procesos de implantacin son de gran utilidad a la
hora de abordar un proceso de cambio de sistema informtico:
-Planificar la implementacin en pasos continuos pero pequeos.
-Mantener perfectamente informado al equipo de trabajo.
-Modelar y parametrizar los sistemas informticos y hacerlos actuar en paralelo hasta que
estn suficientemente testados para pasar a controlar la operacin en vivo.
-Establecer pruebas piloto para cada sub-proceso y en reas pequeas y controlables, de
manera que nos permita observar y confirmar el comportamiento real.
-Establecer un sistema de medidas exhaustivo durante las pruebas y determinar objetivos
de los resultados.

Pg. 60/60