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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA.


UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA
DE LA FUERZA ARMADA BOLIVARIANA.
NUCLEO ANZOTEGUI - SEDE: SAN TOM.
INGENIERA DE SISTEMAS
ANALISIS DE SISTEMAS

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACION PARA EL


CONTROL DE INVENTARIO DE MATERIALES
MDICO-QUIRRGICOS DEL HOSPITAL GENERAL
DR. LUIS FELIPE GUEVARA ROJAS UBICADO
EN EL TIGRE, ESTADO ANZOTEGUI.

Docente:

Bachilleres:

Ing. Yuliana Parejo

William Castillo

C.I: 21.175.915

_______________________

Jackeline Urbano

C.I: 22.858.517

_____/ _____/ _____

Luis Gmez

C.I: 21.514.776

Alvelys Rodrguez C.I: 24.492.415


5 Semestre
Seccin: D01

Drino Quintana

C.I: 24.578.116

Jos Subillaga
San Tome, Junio de 2013

C.I: 17.870.241

NDICE DE CONTENIDO

INTRODUCCION Pg. 4
CAPTULO I. PRESENTACION.. Pg. 5
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..... Pg. 5
1.2. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECIFICOS Pg. 7
1.2.1. Objetivo General
1.2.2. Objetivos Especficos
1.3. JUSTIFICACION. Pg. 8
1.4. ALCANCE Y LIMITACIONES. Pg. 10
CAPITULO II: MARCO REFERENCIAL.. Pg. 11
2.1. MARCO TEORICO... Pg. 11
2.1.01.
Definicin de control
2.1.02.
Importancia del control
2.1.03.
Bases del control
2.1.04.
Elementos del control
2.1.05.
Principios del control
2.1.06.
Definicin de almacn
2.1.07.
Actividades principales que realizan en la
seccin de almacn
2.1.08.
Tipos de almacn
2.1.09.
Importancia de un almacn
2.1.10.
Funcin de los almacenes
2.1.11.
Control de almacenamiento
2.1.12.
Procedimientos de almacenamiento
2.1.13.
Almacenamiento
2.1.14.
Almacenamiento de materiales
2.1.15.
Tcnicas de almacenamiento de materiales
2.1.16.
Orden de compra
2.1.17.
Aspectos de una orden de compra
2.1.18.
Despacho
2.1.19.
Registro
2.1.20.
Inventario
2.1.21.
Tipos de inventarios
2.1.22.
Valoracin de inventarios
2.2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA... Pg. 27
2.3. TIPO Y DISEO DE LA INVESTIGACION.. Pg. 27
2.4.

TECNICA DE RECOLECCION DE DATOS.... Pg. 28


2.4.01.
2.4.02.
2.4.03.
2.4.05.
2.4.06.

Observacin directa.
Anlisis documental
Entrevista estructurada
Encuesta
Anlisis de los datos obtenidos

ANLISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS


(DFD).............................................................................. Pg. 37
2.5.

2.5.01.

Nivel 0.

2.5.02.

Nivel 1

2.6.

ANLISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS.. Pg. 39

2.7.

METODOLOGIA Pg. 40

2.8.
2.9.

DIAGRAMA DE GANTT.. Pg. 44


ESTUDIO DE FACTIBILIDAD.... Pg. 46
2.8.01.
Factibilidad operacional.
2.8.02.
Factibilidad tcnica.
2.8.03.
Factibilidad econmica.
CAPITULO III. MARCO METODOLGICO... Pg. 48
3.1. DESARROLLO DEL SOFTWARE. Pg. 48

3.2.

3.1.01.

MySQL

3.1.02.
3.1.03

MySQL Workbench
Por qu es utiliz este programa?

PRUEBAS DEL SISTEMA. Pg. 49

CONCLUSIONES Pg. 50
RECOMENDACIONES.. Pg. 52
ANEXOS... Pg. 53

INTRODUCCIN

La automatizacin de un sistema de inventario, en este caso del


Hospital General Dr. Luis Felipe Guevara Rojas de El Tigre, representara
un gran cambio con respecto a su funcionamiento y control, debido al mal
control y manejo de los productos entrantes, salientes o anteriormente
existentes en almacn, debido a que se vuelve tedioso llevar un control
manual de dicho depsito. Mejorando tales problemas se ahorrara tiempo
y esfuerzo a los trabajadores encargados de este proceso, por lo que con
este trabajo investigativo se plantean soluciones a los problemas
previamente existentes. Al hablar de los problemas no solo de prdida de
material o desconocimiento del mismo, al automatizarse el sistema de
inventario se puede disminuir el costo de consumo en compra de
materiales porque se conocera cuanto se tiene y cuanto se necesita sin
exceder algn lmite que se tenga del presupuesto. Conociendo las
indicaciones planteadas en este trabajo, se espera una mejora notable y
favorable en el depsito del Hospital General Dr. Luis Felipe Guevara
Rojas de El Tigre.

CAPTULO I. PRESENTACIN

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA


El inventario de una empresa est constituido por sus materias
primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza en sus
operaciones y los productos terminados
En este orden de ideas, la finalidad de los inventarios es encontrar
respuestas a las preguntas Cunto pedir? Y Cundo pedirlo? A manera
de minimizar costos. Es difcil llevar un control de mercanca o artculos
almacenados por una empresa sin utilizacin correcta y peridica de un
inventario. Es por ello que el objetivo principal del control de inventario es
tener la apropiada informacin de materia prima, materiales y otros
productos terminados en el lugar adecuado, en el tiempo oportuno y con
el

menor

costo

posible,

proceso

que,

al

ser

automatizado,

(computadorizado) resultara ms efectivo. Actualmente y, con la


velocidad de cambio acelerado generado por las nuevas tecnologas,
resulta imprescindible para toda empresa u organizacin tener una buena
gestin de inventarios, lo que le permitir conocer sus necesidades de
mercanca.
El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios
inherentes, tales como: la planeacin de compras de la empresa,
planeacin de un flujo de efectivo, productos en condiciones ptimas,
control de los costos, estandarizacin de la calidad, entre otros, en aras
de tener mayores utilidades.
En este contexto, y de acuerdo a las observaciones realizadas por
los investigadores en el Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del
Hospital General Dr. Luis Felipe Guevara Rojas, ubicado en la ciudad de
El Tigre, Estado Anzotegui, se pudo evidenciar que no se lleva un
manejo eficiente del control de inventarios pues no existe un sistema
automatizado para la realizacin de dichos procesos, siendo llevados a
cabo de manera manual por el personal que all labora utilizando tarjetas
en las que anotan la cantidad de recursos pedidos y enviados a cada rea

que solicite y sin llevar un control especfico del material con el que se
cuenta o que se necesite.
Esta situacin ha trado como consecuencias:
Retardo en las actividades de pedido-despacho de insumos en la
institucin.
Desconocimiento de las cantidades exactas de mercanca o
artculos con los que cuenta el depsito.
Inexistencia de un inventario confiable desde el ao 2009.
Incomodidad de los empleados a la hora de llevar el control debido
a la falta de un sistema automatizado.
Desorganizacin, confusin, retardo en las operaciones propias del
depsito, desconocimiento de la existencia real de insumos, prdida de
tiempo, as como menoscabo en la credibilidad de la empresa.
Por lo antes expuesto, se hace necesario Analizar el Sistema de
Inventario usado por el Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del
Hospital General Dr. Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado
Anzotegui, con la finalidad de proponer soluciones factibles para mejorar,
agilizar e incrementar el rendimiento del registro de inventario.

1.2. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECIFICOS

1.2.1.Objetivo General:
Analizar del Sistema de Inventario usado por el Depsito de
Materiales Mdico-Quirrgicos del Hospital General Dr. Luis Felipe
Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui.

1.2.2.Objetivos especficos:

Identificar los factores que afectan el proceso de control de


inventario del Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del
Hospital General Dr. Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado
Anzotegui.

Definir las causas que generan los problemas que afectan el


proceso del control de inventario del Depsito de Materiales
Mdico-Quirrgicos del Hospital General Dr. Luis Felipe Guevara
Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui.

Proponer soluciones factibles para mejorar, agilizar e incrementar


el rendimiento del registro de inventario en el Hospital General Dr.
Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui.

1.3. JUSTIFICACIN

Gracias a la llegada de herramientas tecnolgicas, son muchos los


cambios que se han producido en diferentes reas profesionales,
incluyendo casi todo tipo de instituciones, pues gracias a dichas
herramientas procesos que antes eran manuales ahora se realizan de
manera automatizada, aumentando su calidad y eficiencia.
El caso estudiado en este trabajo de investigacin no escapa de
dicha situacin, pues siempre que sea factible mejorar una tarea debe
hacerse. Gestionar un inventario con todos sus procesos en algo muy
comn en los sitios que se trabaja con productos y la distribucin de los
mismos, en este caso en un hospital.
Llevar a cabo la administracin del inventario manualmente puede
servir para poco volumen de informacin pero cuando la informacin es
demasiado grande es necesario buscar otras alternativas al proceso
manual, es por eso que es necesario una automatizacin del mismo.
Dicha automatizacin proveer un mayor respaldo y seguridad de la
informacin de los procesos, tambin permitir que los datos una vez
almacenados puedan ser localizados, listados, comparados, realizar
estadsticas, as como otras muchas funciones que se necesite de
manera iterativa y que de forma manual requieren un alto gasto de
recursos.
Lo que persigue la automatizacin del proceso es que este se
pueda hacer de manera mucho ms rpida, eficiente, mejorando las
condiciones de trabajo del personal, incrementando la seguridad, mejorar
la disponibilidad de los productos, pudiendo proveer las cantidades
necesarias en el momento preciso. Simplificar el mantenimiento de forma
que el operario no requiera grandes conocimientos para la manipulacin
del proceso productivo.
En este sentido, la automatizacin del Sistema de Inventario del
Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del Hospital General Dr. Luis
Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui beneficiara a dicho
centro de salud agilizando todos los procesos de la manera descrita
anteriormente generando eficiencia y eficacia.

Igualmente los investigadores se vern favorecidos ya que ganarn


conocimientos y experiencias que no pueden aprenderse mediante la
teora.

1.4. ALCANCE Y LIMITACIONES

1.4.1.Alcance

Esta aplicacin es realizada en un corto periodo de tiempo y est


dirigida directamente al Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas de El
Tigre, Estado Anzotegui la cual fue el objeto de estudio durante la
realizacin del proyecto. Dicha aplicacin permite llevar un control de
entrada y salida de inventario en los materiales Mdico Quirrgicos del
Hospital tenga en existencia, adems de una mejor organizacin haciendo
uso de una nueva tecnologa y utilizando la informacin con carcter
estratgico, usando el control de registro.

1.4.2.Limitacin
La ausencia de un sistema automatizado obedece al hecho de que
el departamento no existe un control de entrada y salida de los
implementos Mdico - Quirrgicos llevando una desorganizacin en los
implementos la cual conlleva a perdida de los materiales de uso
hospitalario.

CAPTULO II. MARCO REFERENCIAL

2.1. MARCO TEORICO

2.1.01.

Definicin de control

En tanto, Callejas, A. (2002), dice que el control:


l es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque
una

empresa

cuente

con

magnficos

planes,

una

estructura

organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no


podr verificar cual es la situacin real de la organizacin si no existe
un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo
con los objetivos.(p. 146)
En el mismo orden de ideas, Gmez, Miraima y otros, (2006)
definen al control como:
Un conjunto de actividades o proceso por el cual los
administradores de una empresa, se asegura que los recursos de
capital, tcnicos y humanos estn siendo utilizados efectiva y
eficazmente de acuerdo a los objetivos que se han fijado, los
administradores o gerente de la sociedad De all que se utilicen para
mantener una revisin constante de todas las actividades que se
realizan en la empresa con el fin de determinar que los recursos tanto
patrimoniales como tcnicos y humanos, estn siendo utilizados de
acuerdo a los objetivos planteados por los gerentes de dicha
organizacin. (p 147).

2.1.02.

Importancia del control

Al respecto Gmez, Miraima y otros, (op.cit), afirman que:Una de


las razones para las que se requiere el control es porque el mejor de los
planes se puede desviar, sin embargo, el control tambin sirve a los

gerentes para vigilar los cambios del ambiente, as como sus


repercusiones en el avance de la organizacin Dado el ritmo de los
cambios del ambiente de las organizaciones registrados en aos
anteriores, este aspecto de control ha ido adquiriendo cada vez ms
importancia. (p 365).
Desde otro punto de vista, Gmez, Miraima y otros, (op.cit) sealan
que el control es importante puesto que:
Establece medidas para corregir las actividades de tal forma que
se almacenen los planes exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Localiza los sectores responsables de la administracin desde el
momento en que se establecen medidas correctivas.
Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin
de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el
proceso de plantacin.
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores
Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la
administracin

consecuentemente

en

el

logro

de

la

productividad de todos los recursos de la empresa. (p 172).


En otras palabras, el tener un control ayuda a que los hechos vayan de
acuerdo a los planes establecidos, aplicando medidas correctivas, de
manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado con el
fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes
para alcanzarlo se cumplan eficaz y econmicamente.

2.1.03.

Bases del control

Se podra comenzar definiendo qu es una base. Bastara traer a


nuestra memoria y fijarnos en la clase de geometra cuando nos
explicaban que un tringulo est conformado por dos elementos
principales: base y altura. Para aquel entonces bastaba fijarnos en la
parte inferior de la figura y darnos cuenta que sin aquella base sera
acaso posible la estabilidad del tringulo? Asimismo funciona con el
control organizacional y sus basamentos, podramos decir que el control
se basa en la consecucin de las siguientes actividades:

Planear y organizar

Hacer.

Evaluar.

Mejorar.

Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que
facilitarn alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la
planificacin y organizacin para fijar qu debe hacerse y cmo.

El hacer es poner en prctica el cmo se planific y organiz la


consecucin de los objetivos. De ste hacer se desprende una
informacin que proporciona detalles sobre lo que se est realizando,
o sea, ella va a esclarecer cules son los hechos reales. Esta
informacin debe ser clara, prctica y actualizada al evaluar.

El evaluar que no es ms que la interpretacin y comparacin de la


informacin obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar
decisiones acerca de qu medidas deben ser necesarias tomar.

La mejora es la puesta en prctica de las medidas que resolvern las


desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

2.1.04.

Elementos del control

Gmez, Miraima y otros (op.cit), afirman que:

El control es un proceso cclico y repetitivo. Est compuesto de


cuatro elementos que se suceden:
1. Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del
control, que establece los estndares o criterios de evaluacin o
comparacin. Un estndar es una norma o un criterio que sirve de
base para la evaluacin o comparacin de alguna cosa. Existen
cuatro tipos de estndares; los cuales se presentan a continuacin:
2. Estndares de cantidad: Como volumen de produccin,
cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, nmeros de
horas, entre otros.
3. Estndares de calidad: Como control de materia prima
recibida, control de calidad de produccin, especificaciones del
producto, entre otros.
4. Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un
determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto
determinado, entre otros.
5. Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de
administracin, costos de ventas, entre otros.(p. 366)

2.1.05.

Principios del control

A) Del equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe


proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma
manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al
delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes
para verificar que se estn cumpliendo con la responsabilidad
conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente
ejercida.

Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los

objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas especficas


de actuacin, o estndares, que sirvan de patrn para la evaluacin

de lo establecido mismas que se determinan con base en los


objetivos. Los estndares permiten la ejecucin de los planes dentro
de ciertos lmites, evitando errores y, consecuentemente, prdidas de
tiempo y de dinero.
B) De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe
aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.
C) De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los
objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar
los objetivos preestablecidos. Ningn control ser valido si no se
fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se revisa el logro
de los mismos.
D) De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se
presenten en relacin con los planes deben ser analizadas
detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo
originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro.
Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas
y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.
E) De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control
debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en
relacin con las ventajas reales que este reporte. Un control slo
deber implantarse si su costo se justifica en los resultados que se
esperen de l; de nada servir establecer un sistema de control si los
beneficios financieros que redita resultan menores que el costo y el
tiempo que implican su implantacin.
F) De excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las
actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y
tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratgicas

requieren

el

control.

Este

principio

se

auxilia

de

mtodos

probabilsticos, estadsticos o aleatorios.


G) De la funcin controladora: La funcin controladora por ningn
motivo debe comprender a la funcin controladora, ya que pierde
efectividad de control. Este principio es bsico, ya que seala que la
persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada
con la actividad a controlar.

2.1.06.

Definicin de almacn

Silva, J. (op.cit) expone que el almacn Es un lugar especficamente


estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes
de activos fijos y variables de una empresa, antes de ser requeridos para
la administracin, la produccin o su comercializacin. (p 11)

2.1.07.

Actividades principales que realizan en la

seccin de almacn
Silva, (op.cit) explica que las actividades principales que realiza la
seccin de almacn son las siguientes:
La planificacin de los espacios necesarios y de la organizacin
interna del almacn. Por la naturaleza misma de la mayora de
los productos manejados por la empresa y sus diferentes
exigencias de temperatura, humedad, etc., a la hora de ser
almacenados,

deben

separarse,

acondicionndose

convenientemente los distintos espacios destinados a cada uno


de estos materiales. Es necesario, adems, reservar una zona
de descarga aislada de la zona de almacenamiento propiamente
dicha. En este lugar, un muelle o zona de trnsito, permanecer

el material hasta superar el proceso de control de calidad o ser


devuelto al proveedor.
Recepcin de materiales: Esta operacin se realizar en la
zona reservada expresamente para ello (zona de descarga). Se
exigir siempre comprobante acompaando a los materiales, el
cual deber contrastarse contra el pedido para averiguar si
coinciden las especificaciones de lo solicitado con lo servido.
Control de calidad: Antes del almacenamiento del material debe
realizarse siempre el control de calidad. Esta actividad es
responsabilidad

no

del

personal

del

Almacn,

sino

de

especialistas pertenecientes al departamento de Produccin. La


naturaleza de las pruebas depende de los productos a
contrastar,

suelen

ser

realizadas

sobre

muestras

representativas.
Entrada de materiales y almacenamiento: Las unidades que
pasaron

satisfactoriamente

el

control

de

calidad

son

identificadas, introducidas sus referencias en el ordenador (para


actualizar las existencias) y trasladadas a su lugar de depsito
Conservacin de los materiales: Todas las existencias
almacenadas deben mantener ntegramente, a pesar del paso
del tiempo, su capacidad de satisfacer las necesidades para las
que fueron adquiridas. Es responsabilidad del personal de
Almacn crear y mantener las condiciones necesarias para ello,
evitando deterioros en su manipulacin o conservacin, as como
prdidas de cualquier clase. Por ello, no es recomendable el
trnsito por el Almacn de personal ajeno al mismo
Salida de materiales: sta siempre debe producirse mediante
peticin de persona autorizada, normalmente el responsable de
la seccin productiva que ha de consumirlos. El requerimiento se
har por escrito, en documento o vale de salida, que servir
despus de justificante para la introduccin en el ordenador de la

correspondiente baja de existencias y la imputacin del coste al


departamento solicitante. (p. 12)

2.1.08.

Tipos de almacn

As mismo, Silva (op.cit), contina explicando que:


El almacn puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, o
una tienda de productos de consumo. Los almacenes se pueden
diferenciar segn la mercanca que resguarda, custodia, controla y
abastece y puede ser de la siguiente manera:
1. Almacn de Materia Prima y Partes Componentes: Este
almacn tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno
de materias primas o partes componentes a los departamentos
de produccin.
2. Almacn de Materias Auxiliares: Los materiales auxiliares o
tambin llamados indirectos son todos aquellos que no son
componentes de un producto pero que se requieren para
envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes,
grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.
3. Almacn de Productos en Proceso: Si los materiales en
proceso o artculos semi-terminados son guardados bajo
custodia

control,

intencionalmente

previstos

por

la

programacin, se puede decir que estn en un almacn de


materiales en proceso.
4. Almacn de Productos Terminados: El almacn de productos
terminados presta servicio al departamento de ventas guardando
y controlando las existencias hasta el momento de despachar los
productos a los clientes.
5. Almacn de Herramientas: Un almacn de herramientas y
equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el
control de esas herramientas, equipo y tiles que se prestan a

los distintos departamentos y operarios de produccin o de


mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de
esmeril, etc.
6. Almacn de Materiales de Desperdicio: Los productos partes o
materiales rechazados por el departamento de control y calidad y
que no tienen salvamento o reparacin, deben tener un control
separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del
departamento mismo.
7. Almacn de Materiales Obsoletos: Los materiales obsoletos
son los que han sido descontinuados en la programacin de la
produccin

por

falta

de

ventas,

por

deterioro,

por

descomposicin o por haberse vencido el plazo de caducidad. La


razn de tener un almacn especial para este tipo de casos, es
que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios
disponibles para aquellos que son de consumo actual.
8. Almacn de Devoluciones: Aqu llegan las devoluciones de los
clientes, en el se separan y clasifican los productos para
reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn. (p. 12)

2.1.09.

Importancia de un almacn

Debido a que los almacenes son aquellos lugares donde se


guardan los diferentes tipos de mercancas, la formulacin de una poltica
de inventario para un departamento de almacn depende de la
informacin respecto a tiempos de adelantos, disponibilidades de
materiales, cambios en los precios y materiales de compras. Esta funcin
controla fsicamente y mantiene todos los artculos inventariados.

2.1.10.

Funcin de los almacenes

Segn Silva, (op.cit) son las siguientes:


1. Controlar administrativamente los movimientos de los materiales
mediante formularios apropiados.
2. Vigilar que no se agoten los materiales (mximos- mnimos).
3. Tener suficiente materiales y productos tanto en volumen y
especificaciones para el momento en que se necesitan, en
cualquier etapa del proceso.
4. Asegurar la recepcin, conservacin y distribucin de los
materiales.
5. Permitir a las personas autorizadas al acceso a las materias
primas, materiales, y otros suministros almacenados.
6. Mantener en constante informacin al departamento de
compras, sobre las existencias reales de materia prima. (p. 13)

2.1.11.

Control de almacenamiento

Silva (op.cit), aclara que:


En el control de almacenamiento debe aplicarse buenos mtodos
de direccin de empresa y almacenamiento que permitan la ubicacin
adecuada de los materiales impidiendo al mismo tiempo acumulaciones
de existencias, deterioros y cada en de uso de artculos. Esto se logra
slo con la constante revisin del cumplimiento de los controles
establecidos. (p. 575)

2.1.12.

Procedimientos de almacenamiento

Silva (op.cit), establece que El procedimiento de almacenamiento


es la funcin de guardar artculos desde que se producen hasta que se
necesitan (p. 89).
En tanto, Villalva, J. (2007) resalta que:
La importancia del mobiliario para el mantenimiento de los
materiales, afirman que las estanteras ajustables se montan
rpidamente y se adaptan a los cambios y ampliaciones y casi todos
los modelos son modificables sin necesidad de ampliaciones. (p. 135).
Como procedimientos inciales para el almacenamiento de materiales
se pueden citar los siguientes:
Se coloca cada producto en el lugar que le corresponda, los
equipos pesados en sitios bajos y los pequeos se pueden ubicar
en los altos.
Se realiza un conteo de los productos almacenados.
Se actualizan los costos de los equipos almacenados.
Se realizan la toma de inventarios fsico anual, mensual o
semanal.
Se realizan las fichas de stock para la incorporacin de material.
(p. 63)

2.1.13.

Almacenamiento

De la misma manera, Silva, (op.cit) explica que:


La funcin del almacenamiento comprende el conjunto de
operaciones que tienen por objeto el ocuparse de los materiales que la
empresa recibe o manipula. Esta permite a la empresa tener
posibilidad de los materiales necesarios en el momento oportuno. Bien
sea para el proceso o para su distribucin. La funcin de

almacenamiento bajo el concepto moderno, implica una actividad


debidamente planeadas, donde deben considerarse una series de
aspectos que van incidir directamente sobre la ptima gestin de los
materiales. (p. 29).

2.1.14.

Almacenamiento de materiales

Los materiales son almacenados en sus estantes correspondientes


de acuerdo a su nmero de partes, siempre y cuando haya espacio
disponible, de lo contrario son almacenados en otro sitio hasta que el
lugar que le corresponda este desocupado.

2.1.15.

Tcnicas de almacenamiento de materiales

Segn Villalva (op.cit) son las siguientes:


Estanteras: Es una serie de anaqueles unidos por perfiles de
diferentes tamaos; mediante ellos se puede aprovechar el
espacio existente facilitando as su localizacin, clasificacin y
manejo de materiales.
Cajas o Cajones: Constituyen un excelente medio para
transportar elementos o piezas pequeas, tales como; tornillos,
gomas, etc. stos se pueden disponer unas encimas de otros,
hasta formar una gran fila que asemeje un estante. Estas cajas
pueden ser de cartn, plstico o metal y sus dimensiones tienden
a ser variables.
Columnas: Se utilizan para almacenar tubos, varillas, perfiles y
otros, de tal manera que se puedan manipular fcilmente y se
eviten las obstrucciones u obstculos en las instalaciones del
almacn.

Apilamientos: Su forma tiende a indicar que tipo de paletas se


pueden

necesitar,

sus

dimensiones

dependen

de

las

caractersticas o el tipo de materiales.


Contenedores Flexibles: Son como sacos o bolsas que nos
permiten mover material a granel y su capacidad pueden variar
entre 500 1000 Kg. (p. 110)

2.1.16.

Orden de compra

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por


determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin
especifica los trminos de pago y de entrega. La orden de compra es una
autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una
factura. Todos los artculos comprados por una compaa deben
acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con
el fin de suministrar control sobre su uso.

2.1.17.

Aspectos de una orden de compra

Villalva (op.cit); desglosa los siguientes:


Nombre impreso y direccin de la compaa que hace el pedido
Nmero de orden de compra
Nombre y direccin del proveedor
Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
Trminos de entrega y de pago
Cantidad de artculos solicitados
Nmero de catlogo
Descripcin
Precio unitario y total
Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados.

Costo total de la Orden


Firma autorizada.
El original se enva al proveedor y las copias usualmente van al
departamento de contabilidad para ser registradas en las
cuentas por pagar y otra copia para el departamento de
compras. (p. 115)

2.1.18.

Despacho

El mismo autor explica que el despacho Es la funcin del almacn


en el cual se realizan un conjunto de actividades que tienen como
objetivo principal entregar productos de la empresa a los clientes
(externos y internos) (p. 29)

2.1.19.

Registro

La pgina Web www.gestiopolis.com, (2008), define al registro


como Un libro o documento que contiene o comprueba algunas o todas
las actividades de una empresa, o que contiene o justifica una
transaccin, asiento o cuenta (s/p)

2.1.20.

Inventario

As mismo, la pgina Web www.gestiopolis.com, (op.cit), dice que


el inventario:
Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido
adquiridos con el nimo de volverlos a vender en el mismo estado en que
fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y
vendidos como tales. Las empresas dedicadas a la compra y venta de
mercancas, por ser esta su principal funcin y la que dar origen a todas
las restantes operaciones, necesitaran de una constante informacin
resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura

de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos


controles. (s/p)

2.1.21.

Tipos de inventario

1. Inventario de Mercancas: Lo constituyen todos aquellos bienes


que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los
cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta
Cuenta se mostrarn todas las mercancas disponibles para la Venta.
Las que tengan otras caractersticas y estn sujetas a condiciones
particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las
mercancas en camino (las que han sido compradas y no recibidas
an), las mercancas dadas en consignacin o las mercancas
pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han
sido dadas a terceros en garanta de valor que ya ha sido recibido en
efectivo u otros bienes).
2. Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes
adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales
son transformados para ser vendidos como productos elaborados.
3. Inventario de Productos en Proceso de Fabricacin: Lo integran
todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su
cuantificacin se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y
gastos de fabricacin, aplicables a la fecha de cierre.
4. Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales
con los que se elaboran los productos, pero que todava no han
recibido procesamiento.

5. Inventario de Suministros de Fbrica: Son los materiales con los


que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados
de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).

2.1.22.

Valoracin de inventarios

Hangren, Harrison y Robinson (2007), explican que:


Existen numerosas bases aceptables para la valoracin de los
inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en
circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicacin general, la
de principal importancia es la consistencia: La informacin contable debe
ser obtenida mediante la aplicacin de los mismos principios durante todo
el periodo contable y durante diferentes periodos contables de manera
que resulte factible comparar los estados financieros de diferentes
periodos y conocer la evolucin de la entidad econmica; as como
tambin

comparar

con

estados

financieros

de

otras

entidades

econmicas. Las Principales bases de valoracin de los inventarios son


las siguientes:
Base de costo para la valoracin de los inventarios: El costo incluye
cualquier costo adicional necesario para colocar los artculos en los
anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho de
importacin, fletes u otros gastos de transporte, almacenamiento, y
seguros, mientras los artculos y/o materias primas son transportados
o estn en almacn, y los gastos ocasionales por cualquier periodo de
aejamiento.
Base de costo o mercado, el ms bajo: El precio de mercado puede
determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases, segn sea el
tipo de inventario de que se trate:
-

Base de compra o reposicin: esta base se aplica a las mercancas o


materiales comprados.

Base de Costo de reposicin: se aplica a los artculos en proceso, se


determina con base a los precios del mercado para los materiales, en
los costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricacin
corrientes.
Base de realizacin: para ciertas partidas de Inventario, tales como las

mercancas o materias primas desactualizadas, o las recogidas a clientes,


puede no ser determinable un valor de compra o reposicin en el mercado
y tal vez sea necesario aceptar, como un valor estimado de mercado el
probable precio de venta, menos todos los posibles costos en que ha de
incurriese para reacondicionar las mercancas o materia prima y
venderlas con un margen de utilizad razonable.

2.2. ANTECEDENTES DE UNA EMPRESA


El Hospital Dr. Luis Felipe Guevara Rojas, fue inaugurado el 4 de
diciembre de 1955. Desde principios de los aos 60, el Hospital funciona
su edificio actual, en la Av. Winston Churchil.

2.3. TIPOS Y DISEOS DE LA INVESTIGACION


La metodologa utilizada en la investigacin es de tipo explicativa,
ya que para el desarrollo del proyecto es necesario estudiar el problema,
las condiciones en que ste se manifiesta, establecer el comportamiento y
determinar las relaciones causa-efecto de las variables que se encuentran
inmersas, lo cual hace posible obtener resultados y conclusiones del
proyecto en estudio.
Con el objeto de responder al problema y alcanzar los objetivos
planteados para el

proyecto, se considera que la investigacin es

documental debido a que para el estudio, es necesario la bsqueda,


recuperacin, anlisis, crtica e interpretacin de datos e informacin. El
propsito de ste diseo, es el aporte de nuevos conocimientos en lo que
respecta al proceso de recoleccin de datos propios de la empresa
estudiada. Para el desarrollo del proyecto es de gran importancia la

utilizacin de sta estrategia ya que contribuye y facilita el logro de los


objetivos (Arias, 2006). Y de campo, ya que la recoleccin de los datos se
ocurre directamente de la realidad donde ocurren los hechos, en ste
caso, se analiza el ambiente donde se va a implementar el sistema como
tal y se estudia las condiciones sobre las cuales podra operar. Para la
recoleccin de dichos datos, fu necesario acudir al punto de ubicacin
de la licorera.

2.4. TCNICAS DE RECOLECCIN DE DATOS


En todo trabajo de investigacin, es importante destacar que los
mtodos de recoleccin de datos constituyen la vas de las cuales se vale
el investigador para obtener la informacin necesaria que le permita lograr
los objetivos de la investigacin.
Las tcnicas de recoleccin de datos consisten en las distintas formas
o maneras de obtener la informacin. Son ejemplos de estas las tcnicas,
observacin directa, la encuesta en su dos modalidades: oral y escrita
(cuestionario), la entrevista, el anlisis documental, anlisis de contenido,
entre otros.
Las tcnicas que se implementaron en el presente trabajo de
investigacin fueron:

2.4.01.

Observacin directa.

Es la tcnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista, en


forma sistemtica, cualquier objeto, fenmeno o situacin que se
produzca en la naturaleza o en la sociedad, en funcin de unos objetivos
de investigacin preestablecidos.
Esta tcnica fue de frecuente uso en la realizacin de esta
investigacin, ya que permiti conocer y determinar las condiciones del

sistema estudiado y obtener una idea general de su funcionamiento y


fallas.

2.4.02.

Anlisis documental

Es casi posible que un estudio escrito crezca del soporte documental,


pues conviene siempre revisar lo que ha ocurrido o acontecido en
diferentes lugares y tiempo; de estudio de autores, artculos cientficos o
experimentos.
Esta tcnica fue de gran ayuda ya que les permiti a los investigadores
obtener informacin referente al problema planteado, utilizando como
fuentes de investigacin libros, sitios web, manuales, tesis., con el fin de
poder obtener un Marco Terico que gue y sustente la investigacin.

2.4.03.

Entrevista estructurada

La entrevista estructurada o preparada es la ms esttica y rgida de


todas, ya que se basa en una serie de preguntas predeterminadas e
invariables que deben responder todos los aspirantes a un determinado
puesto. Esto facilita enormemente la unificacin de criterios y la valoracin
del candidato, pero no permite que el entrevistador ahonde en las
cuestiones ms interesantes.
Otra tcnica empleada en la recoleccin de datos fue la entrevista
estructurada donde se le realiz una serie de preguntas, previamente
redactadas por los investigadores, a la Licenciada Olivia Freites,
encargada de llevar el control de todos los inventarios del Hospital
General Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui, con el fin de
conocer en detalle el proceso investigado y determinar la problemtica
existente.

2.4.05.

Encuesta

Estudio en el cual el investigador obtiene los datos a partir de realizar


un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra
representativa o al conjunto total de la poblacin estadstica en estudio,
formada a menudo por personas, empresas o entes institucionales, con el
fin de conocer estados de opinin, caractersticas o hechos especficos.
Tal tcnica se implement para obtener informacin de los
departamentos relacionados con el Depsito de Materiales MdicoQuirrgicos del Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre,
Estado Anzotegui los cuales reciben servicios de este. Se realiz una
encuesta a una persona por cada departamento.

2.4.06.

Anlisis de los datos obtenidos

Para conocer ms ampliamente el proceso que sigue el registro del


Sistema de Inventario Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del
Hospital General Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui, se
realiz una entrevista a Licenciada Olivia Freites, encargada de llevar el
control de todos los inventarios del referido centro de salud.
Se aplic un cuestionario con diferentes preguntas con respecto al
proceso y funcionamiento del Sistema de Inventario del depsito en
cuestin. La Lic. Explic que el proceso manual se lleva a travs de
tarjetas donde se escribe (con una mquina de escribir) la descripcin y
cantidad de productos a solicitar (cuando el deposito compra o cuando los
departamentos solicitan) y son pasadas a los encargados del control
quienes descuentan o agregan los valores indicados. La encuestada
confirm la existencia de un retraso en el control de inventario (desde el
ao 2.009) atribuyndole este no solo al problema de no existir un registro

automatizado sino tambin a los retrasos en los envos de los


proveedores (SALUDANZ- en Barcelona).
Durante la fase de recoleccin de datos tambin se realiz una
encuesta a los diferentes departamentos que se ven beneficiados por los
servicios prestados por el Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del
Hospital General Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui. A
continuacin se muestra cada uno de los tems con un grfico descriptivo
de las respuestas obtenidas. Los departamentos encuestados fueron:
Farmacia.
Psiquiatra.
Departamento de Ciruga.
Departamento de Ginecobstetricia.
Banco de Sangre.
Laboratorio.
Pediatra.

TEM 1

CALIFIQUE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS PRESTADOS


POR EL DEPSITO
a)

Bueno

b) Regular

c) Malo

GRFICA N 1

De acuerdo a la grfica N 1, cuatro de seis departamentos


encuestados afirm que la calidad de los servicios prestados por el
depsito podra mejorar mientras que los dos restantes afirmaron no tener
problema con esta. Ningn departamento califico como malos dichos
servicios.

TEM 2

HA TENIDO PROBLEMAS CON EL SERVICIO PRESTADO


POR EL DEPSITO?
a) S

b) No

GRFICA N 2

En relacin a este segundo tem, la mitad de los encuestados


(50%) aleg haber tenido problemas con el servicio, los cuales se referan
a la inexistencia de los productos que solicitaban, mientras que el 50%
restante no present ningn inconveniente con el referido servicio.

TEM 3

CONOCE EL ESTADO ACTUAL DEL SISTEMA DE


INVENTARIO?
a) Si

b) No

GRFICA N 3

Al igual que en tem anterior, las respuestas de los encuestados


estuvo dividida a la mitad. Uno de cada dos departamentos usuarios del
depsito no conoce el estado del inventario llevado por el Hospital en
estudio.

ITEM 4
CREE USTED QUE EL SISTEMA DE INVENTARIO PUEDE
MEJORAR?
a) Si

b) No

GRFICA N 4

En cuanto a este tem, todos los encuestados coincidieron en que el


sistema de inventario debe mejorar para as lograr una mayor efectividad
en las actividades del Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del
Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado
Anzotegui.

Tras analizar los datos mostrados anteriormente, se pueden


evidenciar las fallas a las que conlleva el problema que se tiene con el
control de inventario del Depsito de Materiales Mdico-Quirrgicos del
Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado
Anzotegui, pues ste afecta directamente al desempeo de los
departamentos que de l dependen.
La mayora de los encuestados comentaron sobre la inexistencia
de los productos que se eran solicitados (los pedidos no llegaban o
llegaban incompletos) y esto se debe a que los valores escritos en el
inventario manual actual del depsito no son confiables y en algunas
ocasiones se cree que se tiene suficiente cantidad para surtir a las
diferentes reas pero fsicamente esa cantidad no existe o es menor de lo
esperado.
Adems, la mitad de los encargados de los departamentos
desconoce el estado actual del inventario del depsito y denuncian
indulgencia por parte de los empleados de ste y causa molestias debido
a que las fallas no se deben del todo al personal a cargo.
En tal sentido, se recibieron algunas sugerencias para la mejora del
Sistema de Inventario, tales como: automatizacin de los procesos,
capacitacin del personal, estadsticas, entre otras.

2.5. DFD Y DIAGRAMAS UML


Nivel 0

Proveedores

Departamentos
Su
mi
nis
tro

de

ma
te

ria
l

es

0
Controlar
Inventario

ci
i
t
Pe

Gestionar el Inventario

Oficina Principal

eM
d
n

at

al
eri

es

Nivel 1

Suministro
de
Materiales

Gestin del
Inventario

2
Peticin de
Materiales

Peticin
Impresa

Peticin
Impresa

2.6. ANLISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS


(DFD)
2.6.01.

Nivel 0.

En este se distingue el sistema principal el cual es Controlar el


Inventario.

Adems

de

esto

existen

entidades:

Proveedores,

Departamentos y Oficina principal, los cuales estn relacionados al


sistema central mediante 3 procesos; Suministro de materiales, Peticin
de Materiales y Gestionar el Inventario.
Los proveedores son los que proporcionan los materiales al depsito
donde se guarda el inventario. Los departamentos son los que se
encargan de pedir los materiales a la oficina principal y la oficina principal
recibe material de los proveedores para luego satisfacer la demanda de
los departamentos.

2.6.02.

Nivel 1.

Se observan 3 procesos enumerados de la siguiente manera:


1. Suministrar materiales: este proceso lo ejercen los proveedores
hacia la oficina principal despus de que esta ha hecho una peticin de
material nuevo. Tiene como entrada la peticin de materiales y como
salida la entrega de materiales.
2. Gestionar inventario: se hace a travs de la oficina principal y se
encarga de pedir nuevo material y de distribuirlo a los dems
departamentos luego de que estos hacen un peticin impresa, para
distribuirlo verifican la peticin hecha por los dems departamentos y la
comparan con el existente en el depsito, variando as la cantidad
demandada y la despachada.

3. Solicitar materiales: este proceso es llevado a cabo por los


diferentes departamentos, estos solicitan el material mediante un formato
impreso que contiene los materiales demandados, el cual es recibido por
la oficina principal que se encarga de satisfacer la demanda de
materiales.

2.7. METODOLOGIA
Previamente a la realizacin del presente proyecto, se ha presentado
lo que es la eleccin o escogencia del tema por parte del investigador o
estudiante, la cual representa la primera fase que siembra las bases para
la construccin del proceso metodolgico. Se prefiri escoger un tpico
que responda y se adapte a las capacidades y criterios propios, que
pueda ser analizado objetivamente, que a la hora de estudiar los datos a
recoger, se requiera de la capacidad de interpretacin del investigador
para determinar los logros que se pretenden alcanzar; que sea de agrado,
pues aunque presenta problemticas, proporciona cierta motivacin en el
investigador para resolverlas, despus de todo los problemas existen para
encontrarles solucin; que permita recabar informacin anticipadamente
para poder realizar un efectivo anlisis; y que posea diversas fuentes
bibliogrficas para revisar posibles hechos y antecedentes relacionados
con el mismo.
Luego de haber completado las fases exploratorias e investigativas del
proyecto en cuestin, tales como el diagnstico de necesidades y
problemas de acuerdo a la situacin presentada, la aplicacin de tcnicas
de observacin directa y participante, la redaccin del marco terico
abordando las caractersticas y cualidades del fenmeno o problema en
estudio, la seleccin de muestras poblacionales aleatorias, dividiendo los
individuos en distintas categoras, la recoleccin de datos o levantamiento
de informacin de forma manual elaborando preguntas mediante la

aplicacin de encuestas, entrevistas y cuestionarios, la clasificacin y


procesamiento de dichos datos, se decide utilizar una metodologa para el
diseo de sistemas de informacin que considerada un proceso de
desarrollo de software, constituye junto con el Lenguaje Unificado de
Modelado (UML) la metodologa estndar ms utilizada para el anlisis,
implementacin y documentacin de sistemas orientados a objetos,
llamada Proceso Unificado de Rational o RUP (Rational Unified Process).
El RUP en realidad no es un sistema con pasos firmemente
establecidos, sino un conjunto de metodologas adaptables al contexto y
necesidades de cada organizacin, y se basa en 6 principios claves:
Adaptar el proceso: El proceso deber adaptarse a las necesidades
del cliente ya que es muy importante interactuar con l.
Equilibrar prioridades: Los requisitos de los diversos participantes
pueden ser diferentes, contradictorios o disputarse recursos limitados, por
lo que debe encontrarse un equilibrio que satisfaga los deseos de todos
para corregir desacuerdos que surjan en el futuro.
Demostrar valor iterativamente: En cada iteracin se analiza la opinin
de los inversores, la estabilidad y calidad del producto, y se refina la
direccin del proyecto as como tambin los riesgos involucrados.
Colaboracin entre equipos: El desarrollo de software ha de ser
realizado no por una nica persona sino por mltiples equipos. Debe
haber una comunicacin fluida para coordinar requisitos, desarrollo,
evaluaciones, planes, resultados, etc.
Elevar el nivel de abstraccin: Evita que los ingenieros de software
vayan directamente de los requisitos a la codificacin de software a la
medida del cliente, sin saber con certeza qu codificar para satisfacer de

la mejor manera los requisitos y sin comenzar desde un principio


pensando en la reutilizacin del cdigo.
Enfocarse en la calidad: No solo debe realizarse al final de cada
iteracin, sino en todos los aspectos de la produccin.
Asimismo, comprende dos aspectos importantes por los cuales se
establecen las disciplinas:
Proceso: Comprende a su vez una diversidad de tareas, como
modelado de negocio, requisitos, anlisis y diseo, implementacin,
pruebas, despliegue.
Soporte: Contiene las etapas de gestin del cambio y configuraciones.
El ciclo de vida RUP es una implementacin del Desarrollo en espiral.
Fue creado ensamblando los elementos en secuencias semi-ordenadas.
El ciclo de vida organiza las tareas en fases e iteraciones. Divide el
proceso en cuatro fases, dentro de las cuales se realizan varias
iteraciones en nmero variable segn el proyecto y en las que se hace un
mayor o menor hincapi en las distintas actividades.
Las cuatro fases que encierra este tipo de metodologa son las
siguientes:
Inicio: Tiene como propsito definir y acordar el alcance del proyecto
con los patrocinadores, identificar los riesgos asociados al proyecto,
proponer una visin muy general de la arquitectura de software y producir
el plan de las fases y el de iteraciones posteriores.
Elaboracin: Se seleccionan los casos de uso que permiten definir la
arquitectura base del sistema y se desarrollarn, se realiza la

especificacin de los casos de uso seleccionados y el primer anlisis del


dominio del problema, se disea la solucin preliminar.
Desarrollo o construccin: Se completa la funcionalidad del sistema,
para ello se deben clarificar los requisitos pendientes, administrar los
cambios de acuerdo a las evaluaciones realizados por los usuarios y se
realizan las mejoras para el proyecto.
Cierre o transicin: Se asegura disponibilidad del software para los
usuarios finales, ajustan los errores y defectos encontrados en las
pruebas de aceptacin, capacitan a los usuarios y proveer el soporte
tcnico necesario. Se debe verificar que el producto cumpla con las
especificaciones entregadas por las personas involucradas en el proyecto.
Cabe destacar que UML (Unified Modeling Language) o Lenguaje
Unificado de Modelado es el lenguaje de modelado de sistemas de
software ms conocido y utilizado en la actualidad; concebido para
visualizar, especificar, construir y documentar un sistema, ofreciendo un
estndar para describir un "plano" del sistema (modelo), e incluyendo
aspectos conceptuales tales como procesos de negocio, funciones del
sistema, y aspectos concretos como expresiones de lenguajes de
programacin, esquemas de bases de datos y compuestos reciclados.

2.8. DIAGRAMA DE GANTT

Perodo: Abril Junio (2013).


Duracin: Ocho semanas.
Requerimientos: - Ubicacin del problema (rea de aplicacin).
- Planteamiento de los objetivos.
-Metodologa a aplicar.
-Clculos poblacionales y muestreos.
-Tcnicas

de

recoleccin

anlisis

de

datos

realizadas.
-Estudio de factibilidad.
El

presente

diagrama

de

Gantt

est

enfocado

nica

especficamente al proceso de desarrollo del sistema de informacin


planteado para resolver con efectos de rapidez y automatizacin el
problema del depsito de inventario y materiales mdico-quirrgicos del
Hospital General Luis Felipe Guevara Rojas de El Tigre, Estado

Anzotegui, donde se establecen claramente cada una de las actividades


a llevar a cabo con sus especificaciones para cumplir con el objetivo,
indicando por supuesto su estimada duracin expresada en semanas, por
lo que se puede notar que cada una necesita aproximadamente dos
semanas de dedicacin.

2.9. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD


2.8.01.

Factibilidad operacional.

Desde el punto de vista de la implementacin de un sistema


automatizado para llevar el sistema de inventario del Hospital General de
El Tigre Luis Felipe Guevara Rojas, se ha determinado que los usuarios
del nuevo sistema se adaptarn rpidamente al mismo pues la posible
resistencia al nuevo sistema se reduce a cero, y para eso la manera a
trabajar del sistema a implementar ser detalladamente explicada a los
nuevos usuarios del sistema, es decir, habr una capacitacin de los
usuarios acerca del nuevo sistema para que se adapten los ms rpido
posible y aprovechen mejor el nuevo sistema que se les presentar.

2.8.02.

Factibilidad tcnica.

La tecnologa elegida para realizar la implementacin del nuevo


sistema actualmente se encuentra disponible en casi cualquier tienda de
ventas de equipos de computacin, al igual que dichos equipos son los
adecuados para el tipo de software que se implantar en ellos. A la hora
de adaptar los datos viejos no habr problemas de formatos o
incompatibilidad, pues el sistema actual trabaja manualmente por lo que
automatizar esos no ser ms que transcribir toda la informacin que est
presente en fichas y hojas al nuevo sistema donde quedarn respaldados
los datos y con un acceso mucho ms fcil a ellos.

2.8.03.

Factibilidad econmica.

En cuanto al presupuesto que un nuevo sistema requiere para ser


implementado, se puede decir que este es razonablemente correcto a la
hora de evaluar los mltiples beneficios que el nuevo sistema traer
consigo. Pues si bien el sistema nuevo a implementar cueste tal cantidad

se habla de grandes beneficios. Estos beneficios se resumen en una


manera mucho ms efectiva y eficaz de guardar los datos obtenidos de la
distribucin y recepcin de los materiales al inventario, se traduce en
menor tiempo a la hora de acceder a los datos previos de temporadas
anteriores lo que facilita a la vez anlisis estadsticos, esto beneficia tanto
a los usuarios del nuevo sistema como a los que se benefician del
sistema de inventario.
A continuacin se muestra un presupuesto de los materiales que se
desean comprar para la implementacin del proyecto.
Presupuesto realizado para la compra de una computadora.
CPU Intel Dual Core 3.2 GHz 755, Ddr3 Con Monitor y sus respectivos
perifricos

CAPITULO III. MARCO METODOLGICO

3.1. DESARROLLO DEL SOFTWARE.


El desarrollo del software de aplicacin se llev a cabo mediante el
uso del gestor de bases de datos MySQL, donde el objetos que permiti
el desarrollo de un control entre el usuario y el programa

3.1.01.

MySQL

Es un sistema de gestin de bases de datos relacional, multihilo y


multiusuario con ms de seis millones de instalaciones.

3.1.02.

MySQL Workbench

Es una herramienta visual de diseo de bases de datos que integra


desarrollo de software, Administracin de bases de datos, diseo de
bases de datos, creacin y mantenimiento para el sistema de base de
datos MySQL.

3.1.03.
El

Por qu es utiliz este programa?


Software es utilizado para guardar para llevar el control de

inventario de cada uno de los implementos que se utilizan en los


diferentes departamentos.
Mediante la utilizacin de MySQL podemos usar las siguientes
sentencias:

CREATE DATABASE: Este comando crea una nueva base de


datos sobre el gestor que se est utilizando

SHOW DATABASES: A veces es necesario verificar si an no se


ha creado una base de datos con algn nombre especifico, o tal
vez verificar que al crear una base de datos, la operacin haya
tenido xito, para esto, el comando show permite visualizar las
bases de datos sobre el manejador o las tablas sobre una BD en el
rea de trabajo.
Entre otros comandos estn:

INSERT INTO, SELECT, DELETE FROM, UPDATE

3.2. PRUEBAS DEL SISTEMA


Una vez finalizado el desarrollo de la aplicacin, la misma se
someti a pruebas que permitieran determinar la funcionalidad de la
misma, obteniendo como resultado una respuesta satisfactoria por parte
del gestor de bases de datos.

CONCLUSIONES

Despus de haber realizado el anlisis del sistema de control de


inventario del Depsito de Materiales Mdico-quirrgicos del Hospital
General Luis Felipe Guevara Rojas en El Tigre, Estado Anzotegui, se
puede llegar a las siguientes conclusiones:
El control y registro del inventario es llevado manualmente a travs
de tarjetas, lo que trae como consecuencia inexactitud en los datos a la
hora de consultar informacin y de generar estadsticas.
Los diferentes departamentos que existen en la institucin son los
principales beneficiarios a la hora de automatizar dicho inventario.
Gracias a las encuestas se sabe que la mayora de los diferentes
departamentos punta como regular el sistema de control de inventario
actual, y recalcan que este puede mejorar mucho ms, por lo que uno
nuevo mejorara la opinin de los mismos.
Al realizar la entrevista a la representante de la oficina de gestin
del control de inventario, se pudo notar que tenia deseos de mejorar o
automatizar el control pues, de esta manera se brindara un mejor servicio
a los dems departamentos.
Utilizando un sistema de control de inventario automatizado se
mejora exponencialmente la rapidez y eficiencia a la hora de registrar
datos, as como tambin su consulta, y seguridad de respaldo.
A travs del anlisis del sistema de control de inventario se pueden
escoger las mejores alternativas para automatizar el sistema.
Gracias a la realizacin del proyecto los investigadores conocieron
diferentes tcnicas de recoleccin de datos e instrumentos de recoleccin

de datos, y tambin les permiti conocer experiencias que no pueden ser


aprendidas mediante la teora.

RECOMENDACIONES

Una vez que el sistema sea automatizado, los responsables de


mantener

operativo

el

sistema

de

control

de

inventario

sern

responsables del que mismo trabaje bajo un ritmo adecuado que permita
la mejora que se persigue.
Es necesario que los nuevos usuarios del sistema automatizado
reciban capacitacin acerca del sistema antes de empezar a trabajar con
el mismo.
En caso de que se requiera una ampliacin de las instalaciones
donde se desarrolla el sistema de control de inventario ser necesario
evaluar si el sistema automatizado tambin necesitar extenderse.
Se recomienda mejorar la comunicacin tanto entre la oficina que
gestiona el inventario con los proveedores de material, como tambin con
los dems departamentos de la institucin.
Hacer mantenimiento necesario al sistema automatizado, para
mantenerlo operativo al 100%.
Aprovechar los recursos ahorrados con el nuevo sistema en otras
actividades que los requieran.
Chequear

cada

cierto

tiempo

actualizaciones para el nuevo sistema.

ANEXOS

determinado

si

existen