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El proceso administrativo

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.
La administracin comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es
indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta disciplina,
correctamente.
ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Estas cuatro funciones fundamentales -Planeaci6n Organizaci6n, Direccin Ejecucin y Control
constituyen el proceso de la administracin.
a) PLANEACIN En esencia se formula un plan o un patrn integrado predeterminado de las
futuras actividades. Esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propsito de ver
hacia delante. En pocas palabras, es necesaria la planeacin. Esta es una funcin
fundamental de la administraci6n.
seleccin de metas.
Establecerse objetivos para las sub-unidades
prepara programas
toma en cuenta
viabilidad y si sern aceptables para gerentes y los empleados.
b) ORGANIZACIN
Podemos definir a la organizacin como:
La eleccin dentro de la posibilidad real y completa de accin, elegida en la planeacin de
cierta funcin, de la combinacin ms productiva de factores componentes, al agruparlos,
al asignar otros grupos y fajarles medios de todas clases.
c) DIRECCIN
Una vez trazados los planes, decidida la estructura de la organizacin, el reclutamiento y
adiestramiento del personal, el siguiente paso es hacer que se avance en la obtencin de las
ms definidas. A esta funcin se le conoce con varios nombres: direccin, motivacin,
estimulacin y otros.
d) CONTROL
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo s esta haciendo
para asegurar que el trabajo de otros este progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo
predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas
por este plan y la ejecucin exitosa de cada miembro no asegura que la empresa tenga un
xito. Esta funcin fundamental de la administracin constituye el control. Es una funcin
fundamental de la administracin.
El trmino "organizacin
Del Latin Organn, rgano elemento de un sistema y sistema en s, QU ES ORGANIZACIN: Es
un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus
miembros y as permite a una empresa alcanzar determinados objetivos
La estructura organizacional en un medio del que se sirve una organizacin cualquiera para
conseguir sus objetivos con eficacia
Departamento es un rea bien determinada, una divisin o sucursal de una organizacin sobre la
cual un gerente tiene autoridad para el desempeo de actividades especficas
CARACTERSTICAS
1. Complejidad: Existen organizaciones altas y bajas.
2. Anonimato: Le da importancia al trabajo u operacin que se realice
3. Rutina Estandarizada

4.Estructura especializada no oficiales


Tendencia a la especializacin y a la proliferacin de funciones
5. Tamao: Va depender del nmero de participantes y dependencias
TIPOS DE ORGANIZACIN Segn su estructura y caractersticas principales
1) Organizaciones segn sus fines,
a. Organizaciones con fines de lucro
b. Organizaciones Sin fines de lucro
2) Organizaciones segn su formalidad
a. ORGANIZACIONES FORMALES
a. Organizacin Lineal
b. Organizacin Funcional
c. Organizacin Lnea-Staff
d. Comits
e. Organizaciones Informales
3) Organizaciones segn su grado de centralizacin.
a. Organizaciones Centralizadas
b. Organizaciones Descentralizadas
FUNCIONES
1. ANLISIS
2. DIAGNSTICO
3. ADMINISTRATIVO
4. DISEO ORGANIZACIONAL

NORMAS Y REGLAMENTOS
Norma:
Las normas son patrones aceptables de comportamiento para las personas dentro de un grupo.
Regla: Lo que se debe seguir o que se debe ajustar a las conductas, como debemos comportarnos.
Nos sealan algo que no debemos hacer. Son prohibiciones.
DIFERENCIA ENTRE NORMA Y REGLAMENTO:
Es decir Una regla es una accin a cumplir. Y una norma es una conducta que se asume ante una
regla. Al no cumplir con la normativa de cierta empresa, se acude al reglamento interno para realizar
las acciones pertinentes.
Funcin de las normas: Su principal funcin es reglamentar el comportamiento de los empleados
dicindoles lo que se permite y lo que no se permite en el lugar de trabajo.
Caractersticas de las normas:
Para que las normas apoyen el logro de los objetivos de tu empresa, deben tener las siguientes
caractersticas:
Ser consistente. sea siempre la misma para el mismo incidente, Ser justas. O sea, que el
premio o sancin en funcin de la conducta
Ser conocidas por todos
Estar relacionadas con los objetivos laborales.
Deben ayudar a expresar los valores de tu empresaDeben conocerse las consecuencias
de la violacin de la norma.
ESTRUCTURA DE LAS NORMAS

En toda empresa es muy importante mantener un orden y la igualdad de acuerdo a la estructura.


Para disear una norma interna se necesita tener en cuenta algunos elementos que son:
PROPOSITO, ALANCE DEFINICIONES SMBOLOS Y ABREVIATURAS
CLASIFICACIN REQUISITOS GENERALES REQUISITOS ESPECFICOS MTODOS DE
ENSAYO PROCEDIMIENTOS O INSTRUCCIN
CONTROL DE LAS VARIABLES APENDICE ANEXOS
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
REGLAMENTOS una lista de condiciones de trabajo que ayudan al funcionamiento prctico de una
empresa y si no son respetadas, dan lugar a una sancin.
Objetivos del Reglamento
1. establecer las medidas o forma de proceder en la trabajo convenido en los contratos-ley,
individuales o colectivos.
2. Establecer normas genricas de comportamiento laboral,
3. Mejoramiento del desempeo..
4. Necesidades de capacitacin y desarrollo.
FUNCIN: proteger los derechos de los trabajadores, todo Reglamento Interno debe ser analizado
y aprobado por un ente de Control.

Ventajas de las normas y reglamentos

Reducen los problemas interpersonales entre los empleados


Facilitan la interaccin entre los empleados.
Favorecen un ambiente laboral ms justo,
Reducen los resentimientos de los empleados
Ahorran tiempo al empresario,
Protegen al empresario y a la empresa,

DIVISIN DE TRABAJO
Es la especializacin y cooperacin de las fuerzas laborales en diferentes tareas y roles, con el
objetivo de mejorar la eficiencia.
Se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las Personas
sean responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general.
CARACTERSTICAS
Ahorro de capital
Ahorro de tiempo
Simplicidad de las funciones a realizar
Invencin de nuevas mquinas.
Diferencia de capacidades
Aprendizaje por medio de la experiencia
TIPO DE DIVISION DE TRABAJO
Divisin industrial: Se trata de la divisin de tareas dentro de una misma industria o
empresa.

Divisin vertical: Un conjunto de trabajos realizados antes por una persona o actualmente d
lugar a distintas profesiones.
Divisin colateral: Es la divisin por la cual se separan distintas profesiones
Organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de
sus reas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen.
Utilidad
imagen formal de la organizacin.
Facilita el conocimiento de una organizacin,.
Representa un para el anlisis organizacional.
fuente autorizada de consulta
DISEO
2. FIGURAS: los elementos grficos esenciales para la elaboracin de organigramas son las
figuras (comnmente rectngulos) para presentar las unidades administrativas y las lneas de
conexin para expresar los grados de autoridad y responsabilidad, as como la clase de
relacin entre los rganos de la institucin
3. FORMA: es recomendable representarlas bajo un solo tipo de figura y estandarizar el tamao
de la misma.
4. DIMENSION: los rectngulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones
semejantes
5. COLOCACION DE LAS FIGURAS: se debe tener presente el nivel jerrquico que ocupa la
unidad dentro de la organizacin y es importante tomar en cuenta la clase o tipo de
organigrama que se desea elaborar
LNEA DE CONEXIN: muestran los diferentes tipos de relaciones que se dan entre las unidades
administrativas
1) RELACIN LINEAL: en ella la autoridad y la responsabilidad se transmite mediante una sola
lnea.
2) relacin DE AUTORIDAD FUNCIONAL: relacin de mando especializado. Se representa por
medio de lneas cortas de trazo fino discontinuo
3) relacin DE COORDINACIN: tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan
diferentes unidades de la organizacin. Se representa por medio de lneas largas de trazo
descontinu
4) relacin DE ASESORA: existe entre unidades que brindan informacin tcnica o
conocimientos especializados a unidades de lnea.
Lneas de autoridad
5. INTERNA: es la que proporcionan las unidades asesoras, que forman parte de la estructura
organizacional, a los rganos de lnea. (estn conformadas con recursos de la empresa). Se
representan por medio de lneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la
lnea de mando de la unidad a la cual se adscriben.
6. EXTERNA: es la que suministran unidades asesoras a los rganos de lnea, que aunque
forman parte del grfico de la organizacin, desempean sus funciones en forma
independiente de sta. Su colocacin en el organigrama se hace a travs de lneas de trazo
discontinuo colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad de la cual
dependen jerrquicamente.
CLIMA: ORGANIZACIONAL
Percepciones del ambiente o contexto social.
Descripciones de ese ambiente (Los compaeros de trabajo se ayudan). el clima organizacional se
define como un conjunto de propiedades del ambiente laboral, percibidas directamente o

indirectamente por los empleados que se supone son una fuerza que influye en la conducta del
empleado
CULTURA: Creencias normativas, valores, y supuestos bsicos que caracterizan a una organizacin
(Los empleados son nuestro principal recurso). Creencias normativas, valores, y supuestos bsicos
compartidos por los miembros de una organizacin.
PODER Y AUTORIDAD
PODER Es la capacidad de un individuo o grupo de individuos para inducir o influir en las
creencias o acciones de otras personas o grupos.
FUENTES DEL PODER
Poder de Recompensa:
Segn este tipo de poder, como base existen dos personas, una llamada el influyente y otra
llamada el influido y se fundamenta en la capacidad que tiene el influyente para recompensar
al influido por cumplir ordenes o alcanzar una meta propuesta.
Poder Coercitivo: se basa en la capacidad del influyente para sancionar al influido por no
cumplir rdenes o metas.
Poder Legitimo: este existe cuando un subordinado o influido reconoce que el influyente
tiene el derecho de ejercer influencia, dentro de ciertos limites.
Poder Experto Se basa en la idea de que el influyente tiene una experiencia o conocimiento
especial que el influido no tiene.
Poder Referente Su base es la identificacin con una persona que tiene recursos deseables
o caractersticas personales. El poder referente se desarrolla de la admiracin a otro y el
deseo de ser como esa persona
AUTORIDAD Y PODER
AUTORIDAD Es Potestad, facultad, poder que tiene una persona sobre otra que le esta
subordinada. Persona revestida de algn poder o mando.
BASE DE LA AUTORIDAD FORMAL DOS POSICIONES
la posicin clsica
la posicin de la aceptacin.
TIPOS DE AUTORIDAD
AUTORIDAD DE LINEA Es la que tiene un administrador para dirigir el trabajo de un
subordinado. Es la relacin de autoridad superior - subordinado que se extiende de la cima de
la organizacin al escaln mas bajo siguiendo la llamada cadena de mando.
AUTORIDAD DE PERSONAL: los administradores de lnea encuentran que no tienen el
tiempo con la experiencia ni lo recursos para realizar bien su trabajo. En respuesta crean
funciones de autoridad para apoyar, aconsejar y en general reducir algunas de las cargas
informales que tienen. La autoridad de personal se fundamenta en el poder de experto.
AUTORIDAD FUNCIONAL Esta autoridad complementa la de lnea y la de personal. Es una
forma de autoridad muy limitada, porque su uso rompe la denominada cadena de mando. Por
tanto se basa en el poder legitimo y en el experto.
Empowerment significa que los empleados, administradores o equipos de todos los niveles
de la organizacin tienen el poder para tomar decisiones sin tener que requerir la autorizacin
de sus superiores
COORDINACIN
Es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a
efectos de perseguir las metas de la organizacin con eficacia.
FORMAS DE COORDINAR

Por organizacin: Por la inter-relacin de las distintas divisiones de trabajo dentro de una
estructura, basada en la autoridad, donde el trabajo pueda ser coordinado por medio de rdenes
e instrucciones que los superiores dan a sus subordinados
Por medio el dominio de una idea: Mediante la aparicin y desarrollo de una unificacin de
propsitos, donde cada trabajador adoptar sus tareas a las de otros, con la habilidad y el
entusiasmo necesarios.
Coordinacin Vertical: Puesto que ejerce una autoridad directa sobre los titulares de los
departamentos, la cual le permite integrar los esfuerzos institucionales en busca de
interrelaciones armnicas.
Coordinacin Horizontal: desprovista de autoridad y de mando depende de la aplicacin del
conocimiento.
PRINCIPIOS
El Principio del Contacto Directo: establece que la coordinacin debe lograrse a travs de
relaciones colaterales u horizontales
El Principio de La Coordinacin en las Labores de Poltica y Planificacin: establece la
conveniencia de lograr una armonizacin formal de criterios y de esfuerzos desde las etapas
primarias.
El Principio de la Reciprocidad: de todos los factores hace nfasis en que, al igual que los otros
aspectos administrativos de una empresa o institucin
El Principio de la Coordinacin como proceso ininterrumpido: reconoce el dinamismo que
tiene toda organizacin y, por lo tanto, la necesidad de que se hagan ajustes peridicos para
mantener esa armona de esfuerzos.
DELEGACIN Es asignar autoridad a una persona para llevar a cabo actividades especificas.
Asignacin de deberes
Delegacin de autoridad
Asignacin de responsabilidad
Creacin de confianza
CARACTERSTICAS
ASIGNACIN DE DEBERES:
Cesin de una funcin especfica que conlleva la obligacin del cumplimiento de un conjunto
de actividades.
AUTORIDAD
Conjuntamente con la asignacin de un deber se concede autoridad.
DIRECCIN
COMPORTAMIENTO INDIVIDUAL Y GRUPAL
COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL Es el estudio de lo que las personas hacen en una
organizacin, que distingue a las organizaciones unas de otras y que el objeto de dicho estudio es
aplicar el conocimiento a mejorar la organizacin
COMPORTAMIENTO INDIVIDUAL, el cual consiste en la comprensin y direccin del
comportamiento individual.
COMPORTAMIENTO DE GRUPO atiende a la comprensin y direccin de grupos y procesos
sociales y el organizacional radica en la comprensin y direccin de procesos y problemas
organizativos

CLASIFICACION DE LOS GRUPOS


FORMALES definidos por la estructura organizacional
Grupo de Mando: Se determina por las relaciones formales de autoridad y definidos por el
organigrama
Grupo de Tareas: Estn determinados por la organizacin, representan aquellos trabajadores
encargados de una tarea laboral determinada o funciones
Grupos temporales o creados "ad hoc": se conciben para realizar tareas, proyectos o
actividades de carcter transitorio. El grupo tiene una duracin limitada, disolvindose una vez
concluida su funcin o alcanzado su objetivo.
INFORMALES son alianzas que no estn estructuradas formalmente ni determinadas por la
organizacin.
Grupo de Inters: La gente que pudiera estar o no alineada con grupos de mando comn o
de tarea podra afiliarse para lograr un objetivo especfico con el cual est interesado.
Grupos de Amistad: los grupos con frecuencia se desarrollan debido a que los miembros
individuales tienen una o ms caractersticas en comn. Llamamos a estas formaciones
grupos de amistad.
Los grupos formales: Les corresponden a una organizacin con una identidad pblica y un
objetivo por alcanzar.
Los grupos informales: Surgen con base a intereses comunes, centrados principalmente en
lo personal y sus relaciones.
Un Lder o Lideresa es un individuo fsica e intelectualmente capaz de guiar a un grupo a travs de
planes y actividades concretas de trabajo, a alcanzar de forma exitosa, metas y objetivos
especficos propuestos.
FUNCIONES DE UN LDER O LIDERESA.
ORGANIZAR: Integrar a las y los miembros del grupo para el logro de los objetivos comunes a
travs de la participacin ordenada en la toma de decisiones, valorizando iniciativas y
capacidades de las personas.
MOVILIZAR: Es hacer que la comunidad organizada participe activamente en todas las acciones
que se planifiquen.
REPRESENTAR: Es cuando unas y unos pocos llevan el punto de vista, la opinin o el sentir de
la comunidad u organizacin ante otras instancias.
NEGOCIAR: Es hacer de intermediario dentro y fuera de la comunidad para buscar acuerdos
entre dos o ms partes.
ADMINISTRAR: Promover la participacin activa de la comunidad u organizacin, al coordinar
proyectos que buscan la solucin de problemas.
FORMAR: propiciar el crecimiento de toda la comunidad.
ASESORAR: Es aconsejar, dar apoyo, seguimiento, informacin o conocimientos a la comunidad
sobre los temas que domine.
CUALIDADES
Buena autoestima
Disciplina y orden
Compromiso
Optimismo
Iniciativa y creatividad
Tener capacidad
LIDERAZGO Es el mtodo, la forma o el estilo en que un lder dirige o gua un grupo, por lo tanto,
implica capacidad administrativa para lograr objetivos de grupos trabajando con y a travs de otras
personas.

TIPOS DE LIDERAZGO.
Liderazgo Autocrtico. no necesita del grupo para tomar decisiones cuando lo hace,
simplemente le comunica a sus seguidores lo que deben de hacer
Solo vive dando rdenes.
Siempre quiere ser el primero en el grupo.
Todo lo quiere hacer solo.
No toma en cuenta la idea de los dems, pues piensa por todos y los cree tontos.
segn l tiene las mejores ideas.
Liderazgo democrtico. Se caracteriza como lder que comparte funciones de direccin con
las y los miembros, estimulando la participacin grupal en la determinacin de las metas y en
el planteamiento de los objetivos
Es exigente en el cumplimiento de tareas asignadas.
Dirige a todas y todos dando la oportunidad para que participen.
Es accesible a la comunicacin con el grupo.
Permite que analicen su comportamiento.
Sabe que no es eterno y ensea a otras y otros a trabajar.
Reconoce sus errores.
Se cree igual a todos.

Liderazgo Laissez faire (Dejar hacer, Dejar pasar). Se caracteriza por dejar en manos de
las y los subordinados la autoridad, el grupo sabe que hay un jefe, pero es el mismo grupo el
que debe tomar las decisiones, establecer metas, resolver los problemas, sin recibir ninguna
orientacin, o si la recibe es mnima.
Desordenado e irresponsable.
Teme ejercer disciplina.
Suele ser incompetente.
Poco comunicativo.
A menudo no mide las consecuencias de sus acciones.

Liderazgo Paternalista. El lder paternalista no ayuda a los miembros del grupo a desarrollar
sus propias capacidades. Siempre los trata como un padre sobre protector. Cuida, protege,
quita todos los obstculos de su camino, hace todo para que no se preocupen, resuelve los
problemas.
liderazgo Presuntuoso. Este modelo de liderazgo lo podemos encontrar con ms facilidad en
el mbito laboral. En su relacin con el grupo, se aprovecha de cada oportunidad para
presumir de sus conocimientos, estudios o de su experiencia previa.
Liderazgo Manipulador.

TOMA DE DECISIONES Es un proceso en el que uno escoge entre dos o ms alternativas. Todos y
cada uno de nosotros nos pasamos todos los das y las horas de nuestra vida teniendo que tomar
decisiones.
Pasos en el proceso de la toma de decisiones
1. Asegurarse de la necesidad de una decisin.
2. Criterios de decisin
3. Ponderar los criterios (NO TODOS no tienen igual importancia)
4. Base de la toma de decisiones. (lista de todas las alternativas)
5. Evaluar las alternativas
6. Toma de decisiones
TIPOS DE DECISIONES

1. decisiones son programadas en la medida en que son repetitivas y rutinarias,


2. Decisin no programada Cuando un mando confronta un problema mal estructurado o uno
que es nuevo, no tiene solucin instantnea. Requiere de un tratamiento especfico y a su
medida.
PROCESO SOLUCIN DE PROBLEMAS
Problema que proviene a su vez del griego y significa "lanzar hacia adelante". conjunto de hechos
y circunstancias que dificultan la consecucin de algn fin
Resolucin de Problemas Es una competencia primordial de la gestin estratgica del
campo educativo, porque su preocupacin es qu hacer con los problemas, de forma tal de
asegurar calidad y realizacin.
La resolucin de problemas como mtodo se concentra en encarar y generar tres grandes
desafos:
La comprensin del problema.
La creacin de una estrategia de resolucin o intervencin.
El logro del mejoramiento o la solucin al problema.
Etapas:
Identificar el problema.
Explicar el problema.
Idear las estrategias alternativas.
Decidir la estrategia.
Disear la intervencin.
Desarrollar la intervencin.
Evaluar los logros.
OBJETIVOS
COMPRENDER EL PROBLEMA, CREAR UNA ESTRATEGIA DE SOLUCIN, LOGRAR EL
MEJORAMIENTO

Negociacin
Es un proceso de comunicacin dinmico en el cual dos o ms partes intentan resolver
diferencias y defender intereses en forma directa a travs del dilogo con el fin de lograr una
solucin o un acuerdo satisfactorio.
El proceso de negociacin
La negociacin consiste de cinco pasos:
1. Preparacin y planeacin Cul es la naturaleza del conflicto
2. definicin de las reglas bsicas reglas generales y procedimientos bsicos con la otra parte
acerca de la negociacin misma
3. Aclaracin y justificacin sus demandas originales.
4. Negociacin y solucin del problema discutir a fondo un acuerdo
5. Cierre y puesta en prctica el acuerdo sobre el que se ha trabajado y desarrollar cualquier
procedimiento que sea necesario para la puesta en prctica y el monitoreo.
Existen dos tipos o estilos de negociacin:
Negociacin distributiva
negociacin posicional, negociacin de suma cero, negociacin
competitiva, o negociacin ganar-perder, es un tipo o estilo de negociacin en donde las partes
compiten por la distribucin de una cantidad fija de valor Estrategias de la negociacin
distributiva
No revelar informacin propia
Obtener informacin de la contraparte

Las tcticas de una negociacin distributiva son acciones especficas, pero tienen el
mismo objetivo, que es el de lograr un acuerdo lo ms cercano posible al punto de reserva
de la otra parte
o Establecer una oferta elevada
o Hacer demandas excesivas
o Hacer miniconcesiones
o Comparaciones:
o Precedentes:
o Establecer lmites:
o Moldeo de aspiraciones
o Serrucho:
o Influir en sus utilidades subjetivas

Negociacin integrativa. tambin conocida como negociacin principista, negociacin


cooperativa, o negociacin ganar-ganar, es un tipo o estilo de negociacin en donde las partes
cooperan para lograr un resultado satisfactorio para ambas. Estrategias de la negociacin
integrativa
Revelar informacin propia:
Obtener informacin de la otra parte
Tcticas de la negociacin integrativa
o Enviar un mensaje sobre la intencin
o de cooperar:
o Generar un clima de resolucin de problemas
o Procurar una comunicacin fluida
o Buscar diferencias

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