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PROGRAMA DE INDUCCIN

DE
PERSONA
L

Elaborado por Mnica Turr Guida


Psicloga Laboral

Tte. Jos Lpez 142 c/ Mcal. Lpez Asuncin, Paraguay


Telfono: (021) 50 22 85 Mvil: (0971) 97 52 55
E-mail: m onica_turro@puntoejecutivo.com

Programa de Induccin del Personal


.

Contenido
Definicin e implicancia de la Induccin de Personal, 3
Propsitos de la Induccin y Etapas, 3
Aspectos importantes que se deben incluir en la induccin especfica, 4
Beneficios y ventajas de un buen programa de Induccin de Personal, 4
Importancia del aprendizaje en el sistema de Induccin, 5
Planeamiento de la Induccin, 6
Documentaciones a entregar al nuevo empleado, 7
Contenido del Manual de Bienvenida, 8
Recomendaciones para la Induccin al puesto de trabajo, 9
Seguimiento a la Induccin, 11
Etapas de un modelo de Plan de Induccin, 12

Consultora Punto Ejecutivo

Definicin e implicancia de la Induccin de Personal


La
Induccin de
Personal
tambin
llamada
Integracin
en
la
Empresa u Orientacin a la Empresa, es el proceso que proporciona
a
los
empleados nuevos informacin bsica de los antecedentes de la
organizacin, informacin que necesitan para realizar sus actividades de manera
satisfactoria.
La Induccin es un componente del proceso de socializacin del
nuevo empleado con la empresa, que se da de manera gradual, ya
que busca la adaptacin
y la
ambientacin
inicial
del
nuevo
empleado a la misma y al ambiente social y fsico donde va a
trabajar.
Implica inculcar en todos
los empleados
las
actitudes
prevalentes,
los
criterios,
valores
y patrones
de conducta que son esperados por la organizacin. De esta
manera la Induccin inicia el proceso que es un paso hacia la
obtencin del compromiso del empleado con la empresa, sus valores y metas.
Se realiza mediante una programacin sistemtica, llevada a efecto por quin
ser su jefe inmediato, por un instructor especializado o por un
compaero especialmente encargado, a travs del llamado Programa
de Induccin de Personal
Propsitos de la Induccin
Facilidad de ajuste del nuevo empleado a la organizacin: ayuda al nuevo
empleado a ajustarse a la organizacin, tanto formal como informalmente
Proporcionar
informacin
respecto
a
las
tareas
y
las
expectativas
de desempeo. Los empleados desean y necesitan saber
lo que se espera de ellos
Reforzar una impresin favorable ayuda al empleado a calmar los temores
que pudiera tener a cerca de si habr tomado una buena
decisin de empleo
Etapas de la Induccin
Primera etapa:
la organizacin

se

proporciona

informacin

general

acerca

de

Segunda etapa: en esta etapa el responsable es el supervisor inmediato del


empleado. Las actividades de esta etapa implica: los requerimientos
del puesto, la seguridad, una visita por el departamento para que el
empleado lo conozca, una sesin de preguntas y respuestas y
presentaciones a los otros empleados que trabajaran ms directamente con
l

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Programa de Induccin del Personal


.

Aspectos importantes que el jefe inmediato debe incluir en la Induccin


Especfica. Segunda Etapa
Presentacin entre los compaeros de trabajo
Mostrar el lugar de trabajo donde se desenvolvera el nuevo empleado
Comentar los objetivos de trabajo del rea y las estrategia a llevar a cabo
Ratificacin de las funciones del puesto y entrega de medios necesarios de
informacin sobre el mismo
Comentario sobre las formas de evaluacin del desempeo
Conversaciones sobre la cultura, el clima laboral, costumbres, relaciones
de jerarqua, entre otros temas afines
Mtodos y estilos de direccin que se emplean
Al trmino de la Induccin se debe realizar un diagnstico de necesidades
de aprendizaje del nuevo empleado
Beneficios y ventajas de un buen programa de Induccin de Personal
Menos errores y una mejor comprensin de lo que se espera del empleado
lo que conllevara a un mejoramiento del servicio al cliente,
de las relaciones entre los empleados y de la productividad. Los
beneficios que trae este programa son, primordialmente al empleado, a la
organizacin y al cliente
Reduccin del tiempo perdido por el empleado; al ingresar l
recibe la informacin general necesaria acerca de la empresa y del cargo
que va a ocupar de la manera ms racional para que su ajuste sea
lo ms rpido posible
Reduccin del nmero de despidos o de acciones correctivas que puedan
efectuarse
Asignacin al supervisor la responsabilidad de explicar al nuevo empleado
su condicin real en la organizacin,
antes que se le informe
equivocadamente al respecto
Suministro de una mayor seguridad al nuevo empleado
sus temores con respecto al desconocimiento del nuevo
empresa y que podra dificultar
el logro
de su
ideal;
l
recibe
los requerimientos exigidos por
cargo, acorde a la descripcin del mismo

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para vencer
cargo y/o la
productividad
el perfil del

La mayora de los nuevos empleados llegan a su primer da de


trabajo con entusiasmo, nerviosismo o inquietud. A ste inters inicial
puede drsele un uso positivo o bien puede destrursele dependiendo
de la forma en que se nutra.
La induccin de un nuevo empleado no es difcil y no se necesita dedicar gran
cantidad de tiempo. De hecho, cuando se da adecuadamente, a la
larga, la induccin ahorra tiempo.
Una induccin mal planeada o la inexistencia de ella puede
convertir con rapidez a un empleado cuidadosamente reclutado y
seleccionado,
en
una estadstica de rotacin. Esto implica mas trabajo
para su organizacin ya que ser necesario empezar nuevamente todo
el proceso de reclutamiento, seleccin y contratacin.
Un buen plan de induccin, despejar todas las dudas que puedan inquietar al
empleado, obteniendo resultados favorables para l y para la empresa, ya
que al sentirse miembro de ella podr adaptarse ms rpidamente.
No slo
el sentirse dueo de elementos de informacin que le sern de
utilidad, tambin le ayudar a mostrar resultados en un plazo mas corto, y de la
misma manera despertar en el empleado la iniciativa indispensable para un
buen desempeo.
La atmsfera de confianza que se crea desde el principio cuando se cuida el
aspecto de induccin de un recin llegado (a la empresa o al puesto) permitir
que el individuo tenga una actitud ms abierta hacia su trabajo, su entorno y su
propio
aprendizaje.
En
ese
momento
pondr
a
trabajar
sus
capacidades
y rendir resultados satisfactorios; ya que en el periodo de
adaptacin ser ms breve y menos angustiante.
Es preferible invertir tiempo en inducir al nuevo elemento qu d
resultados durante el primer mes y no lanzarlo a su trabajo sin ninguna gua y
que como autodidacta, d resultados tres o ms meses despus
Importancia del Aprendizaje en el sistema de Induccin
El aprendizaje es un factor fundamental del comportamiento humano, ya
que afecta poderosamente no slo la manera como las personas piensan
sienten y hacen, sino tambin sus creencias, valores y objetivos. El
hecho de que una persona sea sumisa o dominante,
tienda a
la pasividad o actividad sea expresiva o retrada, etc. est determinado
por sus caractersticas hereditarias y
sus
experiencias
aprendidas.
Los instintos
o
impulsos
biolgicos
son llamados
factores
hereditarios y requieren importancia, pero actualmente los deseos y
las
necesidades son
muy
influenciados
por
el
aprendizaje.
La manera
como
un
individuo
administra
sus
frustraciones
y
resuelve
sus conflictos, por lo general, es aprendida.
Los intereses,
actitudes y motivaciones son fuertemente afectados por el aprendizaje

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Programa de Induccin del Personal

El proceso de aprendizaje est influido por muchos factores, algunos de ellos


se detalla a continuacin:
El individuo tiende a continuar la respuesta que percibe como
recompensadota.
De manera
similar tiende a discontinuar el
comportamiento que no le trae ninguna recompensa, as se da la ley
del efecto
La
frecuencia
de
los
estmulos
es
otro
factor
en
el
aprendizaje. Los estmulos que se repiten tienden a desarrollar
patrones
estables
de reaccin, pero los estmulos no frecuentes
tienden a ser respondidos con mayor variacin
La intensidad de la recompensa afecta el aprendizaje. Si la recompensa es
grande, el aprendizaje tiende a ser ms rpido, no as si la recompensa es
pequea
El aprendizaje est
producir la respuesta

afectado

por

el

esfuerzo

exigido

para

Planeamiento de la Induccin
Previsin y Planeacin
Es importante que, antes del ingreso del nuevo empleado, se lleven a
cabo algunas funciones de investigacin sobre los cursos alternativos de accin
del nuevo integrante y se definan perfectamente los procedimientos y las
polticas que se seguirn durante el periodo de adaptacin del mismo a la
empresa o al puesto segn sea el caso. Esto quiere decir, planear
todos
los
detalles necesarios que, aunque parezcan insignificantes,
contribuyen en gran medida a la rpida adaptacin del empleado. Definir qu
debe hacerse y cundo.
Organizacin
Estructurar todas las funciones que se requieren para lograr los objetivos. En
concreto, cmo y quin va a hacer cada cosa. Organigrama,
descripcin de puesto, etc.
Integracin
Articular los elementos humanos y materiales que son necesarios
para el funcionamiento correcto del individuo dentro de la organizacin y de la
empresa en general. Integrar al empleado con sus compaeros, equipos,
funciones, etc., para
que
poco
a
poco
conozca
sus
objetivos,
sistemas de informacin, controles, etc.

Direccin
Realizar las actividades de trabajo bajo la direccin del jefe inmediato para el
logro de los objetivos del puesto y, en el caso de tener subordinados, dirigirlo a
quienes le corresponda.
Control
Vigilar
que
el
trabajo
se
realice
como
se
haba
planeado.
Comparar los resultados actuales y
pasados en relacin con los
esperados, con el fin de corregir, mejorar
y
formular nuevos
planes. Aqu
es
donde
reside el seguimiento a la
induccin. Sin ste, no tiene objeto el esfuerzo realizado para lograr la
adaptacin dinmica del empleado, pues no se conocer
el
desempeo ni las impresiones del personal inducido.
Documentaciones importantes que deber entregarse al empleado nuevo:
Manual de bienvenida, donde se le expliquen las polticas
generales que rigen en la compaa, la historia de la misma, la misin, la
visin, etc.
Organigrama de la empresa para que conozca su ubicacin exacta dentro
de la organizacin, la autoridad que tiene y sus colaboradores
Contrato de trabajo para su firma respectiva
Descripcin de su cargo y funciones
Reglamento interno de trabajo
Directorio con el nmero de las extensiones telefnicas de la empresa
Instructivos de seguridad e higiene, si proceden
Otros datos de inters acorde al rubro de la empresa

Contenido del Manual de Bienvenida


1.-Bienvenida
empleado

al

nuevo

Bienvenida breve pero cordial por parte de la empresa, a travs de una carta
representativa donde puede firmar el represente de la empresa o
gerente general. Esta introduccin nos permite hacer que el nuevo empleado se
sienta en confianza y que comprenda la importancia de lo que se va a informar
2.- Historia
evolucin

de

la

compaa

su

Se presenta la filosofa de la empresa, donde el nuevo empleado


tendr antecedentes sobre la institucin a la que ahora pertenece y
conocer qu sucesos importantes la han llevado a su actual
situacin. Comunicarle qu fines persigue la empresa, su visin,
misin, valores, logros obtenidos y posibles proyecciones, etc. Esta
informacin ayudara a que el individuo se forme una imagen de la
empresa y adquiera confianza al ver que pertenece a una institucin seria,
firme y con tendencias de crecimiento. As mismo, desde el principio, se sentir
partcipe de los intereses y objetivos de la empresa, los cuales se le dan a
conocer desde su ingreso, dndole a entender que l es importante para
la empresa y que su trabajo contribuir al logro de los objetivos finales de la
organizacin
3.Organigrama
Organizacin de la empresa por reas y funciones de cada una. El propsito de
esta informacin es para que el empleado tenga una idea general de
cmo estn distribuidas las funciones de cada rea, de que es
responsable y que fines
persigue,
lgicamente
esta
informacin
debe ser general, es decir mencionar las ms importantes y generalizar las
que sean muy especficas ya que an contando con el tiempo necesario, si
se diera informacin detallada sobre cada rea, el empleado no
recordara todo y quiz no obtendra una visin global que en determinado
momento le orientara.
Otorgar una visin global debera ser lo importante, posteriormente
cada persona
de
acuerdo
a
su
labor
o
inters
podra
ir
adentrndose
ms
en aquellas
reas
que
desee
conocer.
Tambin se dar a conocer otras dependencias fsicas de la empresa
que son relevantes

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Programa de Induccin del Personal

4.- Polticas
empresa

generales

de

la

Normas o polticas que tiene la empresa sobre permiso, llegadas tardas, faltas
injustificadas, uniformes, normas de higiene y seguridad, das y horas de pago,
descansos,
etc.
Es
conveniente
explicarlas
brevemente,
para
recalcar
la importancia que tiene el cumplimiento de las mismas, y hacer
hincapi en que dichas normas y polticas, sern explicadas por su
jefe inmediato, dado que algunas pueden variar acorde al departamento o rea
6.-Breve
brinda

descripcin
la empresa

sobre

los

productos

servicios

que

Mencionar cuales son los productos o servicios que produce y


presta la empresa, si son muchos hablar de ellos por grupos
homogneos, que necesidad satisfacen o a quienes estn dirigidos. An
cuando el trabajo del nuevo empleado no est directamente ligado a la
creacin, produccin o venta de los productos o servicios de la
empresa, podr conocerlos y a travs de ellos entender mejor a la
empresa, as como saber dar orientacin e informacin a clientes o
personas ajenas a la misma
7.-Reglamento
Trabajo

Interno

de

Comentar en forma general sobre los puntos ms relevantes del Reglamento y


dejar en claro al empleado que puede consultar sobre las dudas que
tenga sobre cualquiera de los puntos del documento
Recomendaciones para la Induccin al puesto de trabajo
Es relevante determinar quienes son responsables de hablar con el
personal del rea de la empresa donde el nuevo empleado prestar sus
servicios, con objeto de lograr un ambiente adecuado para recibirlo en la fecha
de ingreso.
El gerente o jefe del rea har una exposicin ante las personas relacionadas
con el puesto, explicando la necesidad de contratar a ese empleado.
Esto ltimo ayuda a crear un ambiente grato y abierto para
recibirlo, lo que contribuye en gran medida al logro satisfactorio de los
objetivos del mismo. En esta forma, contar con un equipo de trabajo
dispuesto a colaborar con l.
Se requiere que exista un contacto muy estrecho entre el jefe y el
nuevo empleado, con el propsito de definir objetivos claros y
concretos que este ltimo debe alcanzar durante el periodo de prueba. Es
correspondan en los plazos estipulados.

importante preparar toda la


documentacin
necesaria
para
firma del
nuevo
empleado
y
para presentarla ante
dependencias que

correspondan en los plazos estipulados.

la
las

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Programa de Induccin del Personal

Si se trata de un contrato por tiempo indefinido, desde el principio


debern establecerse los
objetivos a
alcanzar en periodos
cortos para
que, paulatinamente,el
empleado
vaya cubriendo
el total
de actividades y
responsabilidades contenidas en la descripcin de su
puesto.
Debe presentarse al nuevo empleado con todo el personal, si es posible; por lo
menos con quienes se relacionan con su puesto, como son; compaeros, jefe
inmediato, subordinados (si los tiene), cajero, vigilantes, recepcin, etc.
Dar aviso del nuevo ingreso, a travs e-mail, memorndum en
los
tableros destinados a comunicaciones internas, as como a recepcionistas,
telefonistas y vigilancia o a travs de otros medios de comunicacin
utilizados en la empresa.
Mostrarle la ubicacin fsica de las instalaciones, tanto en el rea administrativa
como en el rea de operacin como: oficinas generales, sanitarias,
supermercado, ferretera, veterinaria, entre otros. En muchos casos no
est definido el lugar fsico donde trabajar el nuevo empleado, pero es
necesario hacerlo y debe determinarse quien es responsable de ello
El jefe inmediato del nuevo empleado le har entrega de una copia
de la descripcin de su puesto y de los objetivos que deber alcanzar
durante el perodo de prueba o de los objetivos iniciales que se
definieron previamente con objeto de que el empleado conozca sus prioridades.
El empleado debe contar con una gua de la empresa (Manual del Empleado,
Descripcin de Cargos y Reglamento Interno, entre otros) para que
sepa concretamente qu es lo que se espera de l en corto tiempo,
para
igualar criterios
y
enfocar
sus
esfuerzos
hacia
los
aspectos que sus superiores consideran ms importantes o urgentes. En
otras palabras, podemos decir que el empleado conocer los objetivos de
su puesto de corto y largo plazo, as como sus alcances, actividades
y responsabilidades. As, la adaptacin y el conocimiento de su puesto se
darn en un lapso ms breve, con la asimilacin paulatina de todas las
funciones anotadas en su descripcin de puesto. Asimismo, deber
explicrsele el funcionamiento del rea donde presta sus servicios, los
problemas existentes, etc.
El jefe inmediato le har saber que puede acercarse a l en el momento
tenga dudas o le derivar con el superior correspondiente acorde a la duda
se presente o sobre un tema en particular, con la seguridad de
se le escuchar y ayudar a integrarse a la empresa, a
puesto y a sus compaeros. Le dar la bienvenida personalmente.

que
que
que
su

Para un mejor aprovechamiento del aprendizaje en el periodo de Induccin, los


primeros das pueden llevarse a cabo reuniones entre el nuevo
empleado y algunos superiores directos de reas con los que el nuevo
empleado tendra relacin laboral. Estas reuniones deberan ser programadas

para cada puesto segn su nivel y necesidades

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rograma de Induccin del Personal

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Seguimiento a la Induccin
Con un buen plan de induccin y de seguimiento a la misma, pueden obtener
muchos beneficios corno son: hacer sentir bien al nuevo empleado, lograr
un buen rendimiento en sus funciones en corto plazo, evitar juicios subjetivos
por parte de los jefes inmediatos en cuanto a la apreciacin de
su subordinado. Todo esto es muy conveniente en una organizacin.
El hecho de que exista una lista de las prioridades que se deben atender para
lograr los objetivos de cada puesto, adems de brindar al empleado una gua
concreta de sus funciones y responsabilidades, permitir a la empresa revisar
los avances y tornar una decisin atinada y objetiva sobre el
desempeo de esta persona. En esta forma se puede saber si es o no un
elemento til a la organizacin, detectando las fallas para poner ms atencin en
ellas.
La base para desarrollar el seguimiento a la induccin consiste en
tener en cuenta la descripcin del puesto con los objetivos establecidos
y realizar los controles pertinentes acerca de los primeros objetivos alcanzados
por el nuevo empleado, los avances que tuvo hasta el momento de
los controles a su gestin
El control es vigilar que el trabajo se realice como se haba
planeado, comparando los resultados obtenidos con los esperados, con miras a
corregir y mejorar deficiencias y formular nuevos planes para alcanzar los
objetivos.
Para este fin, debern efectuarse entrevistas peridicas de ajuste, tantas
como
sea
necesario,
con
objeto
de
intercambiar
opiniones
con
el
empleado, involucrndolo en los objetivos, aclarndole dudas si las tiene, o
para hacerlo sentir que la empresa est interesada en l, en su
participacin activa en el equipo, en detectar necesidades de capacitacin, en
general ayudarlo.
Al mismo tiempo, podemos decir que es muy importante conocer la opinin del
empleado respecto a si la empresa es lo que l esperaba o no, y el porqu de
esos sentimientos. Conviene conocer cmo se ha sentido con
respecto al personal con el que tiene contacto, si se le ha
brindado el apoyo y la colaboracin requeridos, cmo son sus
relaciones con el personal. Deben aprovecharse estas conversaciones
para felicitarlo si lo merece y estimularlo a seguir adelante o, en su caso,
llamarle la atencin en lo que amerite, con objeto de que conozca sus fallas y
tenga oportunidad de corregirlas si es de su inters continuar en la empresa.
Estas
prcticas
deben
propiciarse
de
forma
continua
en
las
empresas, no nicamente cuando se trata de una persona que va
a ingresar. Hacerlo constantemente permite conocer muchos aspectos del
empleado y, a travs de l, a la empresa, sus procedimientos y sistemas. Estas
entrevistas de ajuste y que dan seguimiento al proceso de induccin, deben

convertirse en las futuras evaluaciones del desempeo de los empleados

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Pograma de Induccin del Personal

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Etapas de un modelo de Plan de Induccin


1.

Induccin a las polticas y procedimientos de la empresa (da 1 y 2)


Saludo y carta de bienvenida donde se manifiesta la Importancia del
nuevo empleado para la organizacin
Breve historia de la empresa
Objetivos de la empresa
Filosofa o ideologa
Productos y servicios que presta
Estructura operativa (organigrama)
Das y horarios de trabajo
Das de pago
Polticas del personal referentes a puntualidad, permisos, ausencias, etc.
Reglamento interior del trabajo.

2.

Induccin de operaciones (da 3)


Induccin al puesto: referente a todo lo relacionado a la descripcin del
puesto y sus funciones

3.

Revisin y asignacin de trabajo (da 4,5 y 6)


El empleado desempea su labor en las tareas asignadas bajo
supervisin del jefe inmediato
Dentro de las etapas anteriores, el nuevo empleado puede expresar sus
dudas, observaciones de inconformidades acerca de la organizacin en
general

La cantidad de tiempo invertido en cada punto es relativa, ya que depende de


cada empresa, objetivos y prioridades; as como de la complejidad del perfil del
cargo del nuevo empleado, y las actividades que demanda el mismo

Consultora Punto Ejecutivo

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