Curso de gestin de proyectos con

financiamiento internacional

Provincia de San Juan, 15 de mayo de 2008

Administracin de Proyectos
(Project Management)

Project Management Institute (www.pmi.org)

PMBOK, 2004. Tercera Edicin

Parte 1

PROYECTOS

1. Finalidad
2. Que es un proyecto?
3. Qu es la direccin de proyectos?
4. Estructura del PMBOK
5. reas de experiencia
6. Contexto de la direccin de proyectos

FINALIDAD

Identificar el subconjunto de fundamentos de la

Direccin de Proyectos (DP) generalmente reconocido
como buenas prcticas
Proporcionar y promover un vocabulario comn para
analizar, escribir y aplicar la DP
Proporcionar una referencia fundamental a la DP, la
gerencia y a los stakeholders (involucrados) del
proyecto

QUE ES UN PROYECTO

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva

a cabo para crear un producto, servicio o
resultado nico.
Temporal: Posee un comienzo y final definido
Productos, servicios o resultados nicos: Crea
entregables nicos. Entregables son productos,
servicios o resultados.

QUE ES UN PROYECTO

Un proyecto es alcanzar un objetivo y luego

concluir.
Vs.

Una operacin es dar respaldo al negocio

QUE ES UN PROYECTO

Se usan para lograr el plan estratgico de la

organizacin
Surgen como resultado de:
Una demanda de mercado
Una necesidad de la organizacin
Una solicitud del cliente
Un avance tecnolgico
Un requisito legal

QUE ES LA DIRECCIN DE
PROYECTOS

La aplicacin de conocimientos, habilidades,

herramientas y tcnicas a las actividades de un
proyecto para satisfacer sus necesidades

Se logra mediante la aplicacin e integracin de

los procesos de: inicio, planificacin,
ejecucin, seguimiento y control, y cierre.
El responsable de alcanzar los objetivos del
proyecto es el Director del Proyecto

QUE ES LA DIRECCIN DE
PROYECTOS

Incluye:
Identificar los requisitos
Establecer objetivos claros y realizables
Equilibrar las demandas concurrentes de calidad,
alcance, tiempo y costos
Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque
las diversas inquietudes y expectativas de los
interesados (stakeholders)

Pregunta

Todas las siguientes son caractersticas de un

proyecto, con excepcin de:
1. Temporario
2. Comienzo y fin definidos
3. Actividades interrelacionadas
4. Se repite a si mismo cada mes

Rta: 4

ESTRUCTURA DEL PMBOK

SECCIN I: Marco conceptual de la DP: proporciona una estructura bsica

para entender la DP
Captulo 1: Introduccin: define los trminos clave y proporciona una descripcin
general del resto de la Gua del PMBOK
Captulo 2: Ciclo de vida del proyecto y Organizacin: Describe el entorno del
proyecto

SECCIN II: Norma para la DP de un proyecto: especifica todos los procesos

de DP que usa el equipo del proyecto para gestionar un proyecto
Captulo 3: Procesos de DP para un proyecto: describe los 5 grupos de procesos de
DP aplicables a cualquier proyecto y los procesos de DP que componen tales grupos

SECCIN III: reas de conocimiento de la DP: organiza los 44 procesos en 9

reas de conocimiento: Gestin de la integracin, alcance, tiempo, costos,
calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones del
proyecto. (Captulos 4 al 13)

AREAS DE EXPERIENCIA

De la DP: estructura el desglose de trabajo, anlisis de camino crtico y la gestin

del valor ganado
Del equipo de la DP: comprender, usar los conocimientos y habilidades de al
menos, 5 reas de experiencia:

Fundamentos de la Direccin de proyectos

Conocimientos, normas y regulaciones del rea de aplicacin

Compresin del entorno del proyecto

Conocimientos y habilidades de direccin general

Habilidades intrapersonales

Fundamentos de la DP:
Conocimiento de la metodologa PMI, superpuesta con otras disciplinas de
direccin. Se componen de:

Definicin del ciclo de vida del proyecto

5 grupos de procesos de DP

9 reas de conocimiento

CONTEXTO DE LA DP

La DP existe en un contexto ms amplio que incluye:

Programas y Direccin de Programas: Un programa es un
grupo de proyectos relacionados
Portafolio y gestin de portafolio: es un conjunto de proyectos
o programas y otros trabajos, que se agrupan para facilitar la
gestin efectiva de aquellos, a fin de cumplir con los objetivos
estratgicos del negocio
Subproyectos: Con frecuencia, los proyectos se dividen en
componentes o subproyectos ms fciles de gestionar

CONTEXTO DE LA DP

Oficina de Gestin de Proyectos (PMO):

Centraliza y coordina la direccin de proyectos
Supervisa la DP, programas o una combinacin de ambas
Pone nfasis en la planificacin y ejecucin de proyectos y subproyectos vinculados con el objetivo de negocio
Proporciona desde funciones de respaldo hasta la direccin y
responsabilidad para lograr los objetivos del proyecto

Pregunta

Usted administra la aprobacin de un nuevo

medicamento en el mercado, ud. Cumple el rol de:
1. Gerente funcional, ya que ud. Tiene buen conocimiento del
funcionamiento de la industria farmacutica
2. Gerente de proyecto, ya que ud. Est creando un producto nico
con planificacin de tiempo especfica

3. Gerente de operaciones, ya que ud. Realiza diferentes tareas

repetitivas
4. Gerente de Programa, ya que ud. Tiene que administrar diferentes
sub-proyectos pata hacer su trabajo.

Rta: 2

Administracin de Proyectos
(Project Management)

Project Management Institute (www.pmi.org)

PMBOK, 2004. Tercera Edicin

Parte 2

METODOLOGA PMI
1. Ciclo de vida del proyecto y del producto
2. Grupos de procesos
3. Procesos de iniciacin
4. Procesos de planificacin
5. Procesos de ejecucin
6. Procesos de supervisin y control
7. Procesos de cierre

CICLO DE VIDA DE
PROYECTO Y DEL PRODUCTO

Relacin entre ambos

Ciclo de vida
del producto

Operaciones

Plan de
negocios

Idea

Ciclo de vida
del proyecto
Inicio

Planificacin

Disposicin

Producto

Ejecucin

Supervisin y control

Cierre

GRUPOS DE PROCESOS

Para producir un entregable de calidad, se debe equilibrar

las demandas de:
Tiempo
Costos
Alcance
Calidad

Satisfaccin del cliente

Riesgos

GRUPOS DE PROCESOS

Los procesos de DP, describen qu hacer para administrar un

proyecto
mientras que el ciclo de vida de un proyecto, describe el
trabajo involucrado en un proyecto
Se documenta la informacin necesaria para: Iniciar, planificar,
ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto
Los procesos de la DP han sido reconocidos como buenas
prcticas para la mayora de los proyectos, la mayor parte del
tiempo

GRUPO DE PROCESOS

Ciclo de vida
del proyecto

Procesos de Planificacin
Procesos
de Inicio

Procesos de Ejecucin

Procesos de Supervisin y control

Procesos de
Cierre

GRUPOS DE PROCESOS

Productos
entregables

Lmites del
proyecto
Iniciador /
Patrocinador
del proyecto
Entradas del
proyecto

Inicio

Planificacin

Usuarios
finales

Ejecucin

Supervisin y control

Cierre

Activos de
los procesos
Registros del
proyecto

Procesos del PMBOK

PROCESOS DE INICIACIN

Acta de constitucin del proyecto

Documento emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto
que autoriza formalmente un proyecto, y nombra al director de
proyectos para aplicar los recursos a las actividades del proyecto
Contrato
Enunciado del trabajo
del proyecto
Factores ambientales de
la empresa
Activos de los procesos
de la organizacin

Desarrollar el
Acta de
Constitucin del
Proyecto

Acta de
Constitucin del
Proyecto
(Project Charter)

PROCESOS DE INICIACIN

Enunciado Preliminar del Alcance del Proyecto

Descripcin narrativa del alcance del proyecto y una descripcin
del trabajo, que permite tomar decisiones sobre el proyecto y
desarrollar un entendimiento comn entre los interesados
Acta de Constitucin
del Proyecto
Enunciado del trabajo
del proyecto
Factores ambientales de
la empresa
Activos de los procesos
de la organizacin

Desarrollar el
Enunciado
preliminar del
alcance del
proyecto

Enunciado
preliminar del
alcance del
proyecto (PPSS)

Project Iniciation - Stakeholders

PROCESOS DE INICIACIN

Procesos y reas de conocimiento

Procesos

rea de
conocimiento

4.1. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

(Project Charter)

INTEGRACIN

4.2. Desarrollar el Enunciado del Alcance Preliminar del

Proyecto (Preliminary Project Scope Statement)

INTEGRACIN

PROCESOS DE
PLANIFICACIN

Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto

Es un documento formalmente aprobado
Objetivo: Definir como se ejecuta, supervisa y controla, y cierra un
proyecto antes que sea realizado
Enunciado del alcance
del proyecto preliminar
Procesos de direccin de
proyectos
Factores ambientales de
la empresa
Activos de los procesos
de la organizacin

Desarrollar el
Plan de Gestin
del Proyecto

Plan de Gestin
del Proyecto

PROCESOS DE
PLANIFICACIN

Procesos y reas de conocimiento

Procesos

rea de
conocimiento

5.1. Planificacin del alcance

ALCANCE

5.2. Definicin del alcance

ALCANCE

5.3. Crear EDT (WBS)

ALCANCE

6.1. Definicin de actividades

TIEMPO

6.2. Establecimiento de la Secuencia de las actividades

TIEMPO

6.3. Estimacin de los recursos de las actividades

TIEMPO

6.4. Estimacin de la duracin de las actividades

TIEMPO

6.5. Desarrollo del cronograma

TIEMPO

7.1. Estimacin de costos

COSTO

7.2 Presupuesto del proyecto

COSTO

PROCESOS DE
PLANIFICACIN

Procesos y reas de conocimiento

Procesos
8.1. Planificacin de la calidad

rea de
conocimiento
CALIDAD

9.1. Planificacin de los recursos humanos

RRHH

10.1. Planificacin de las comunicaciones

COMUNICACIONES

11.1. Planificacin de la gestin de riesgos

RIESGOS

11.2. Identificacin de riesgos

RIESGOS

11.3. Anlisis cualitativo de riesgos

RIESGOS

11.4. Anlisis cuantitativo de riesgos

RIESGOS

11.5. Planificacin de la respuesta a riesgos

RIESGOS

12.1. Planificar las compras y adquisiciones

ADQUISICIONES

12.2. Planificar la contratacin

ADQUISICIONES

Pregunta

Cules son las acciones especficas que son necesarias

para completar el proceso de iniciacin?
1. Definicin del Alcance
2. Alcance Preliminar y Acta de constitucin del proyecto
3. Adquirir el equipo de proyecto
4. Generar reportes de performance

Rta: 2

PROCESOS DE EJECUCIN

Dirigir y gestionar la ejecucin del Proyecto

Es la coordinacin de personas y recursos, la integracin y realizacin
de actividades, conforme al Plan de gestin del proyecto (PGP)
Objetivo: Completar el trabajo del Plan y alcanzar sus objetivos
Plan de gestin del proyecto
(PGP)

Productos entregables
Cambios solicitados

Acciones correctivas aprobadas

Acciones preventivas aprobadas
Solicitudes de cambio aprobadas
Reparacin de defectos aprobada
Reparacin de defectos validada
Procedimiento de cierre
administrativo

Dirigir y
gestionar la
ejecucin del
Proyecto

Solicitudes de cambio implementadas

Acciones correctivas implementadas
Acciones preventivas implementadas
Reparacin de defectos implementada
Informacin sobre el desempeo del
trabajo

PROCESOS DE EJECUCIN
Procesos y reas de conocimiento
Procesos

8.2. Realizar el aseguramiento de calidad

rea de
conocimiento
CALIDAD

9.2. Adquirir el equipo de proyecto

RRHH

9.3. Desarrollar el equipo de proyecto

RRHH

10.2. Distribucin de la informacin

COMUNICACIONES

12.3. Solicitar respuestas de vendedores

ADQUISICIONES

12.4. Seleccin de vendedores

ADQUISICIONES

PROCESOS DE SEGUIMIENTO
Y CONTROL

Supervisar y controlar el trabajo del proyecto

Es la recopilacin, medicin y distribucin de informacin del
desempeo del proyecto
Objetivo: Evaluar las mediciones y tendencias respecto del plan para
mejorar el proceso, mediante la introduccin de cambios
Acciones correctivas
recomendadas
Plan de gestin del proyecto
(PGP)
Informacin sobre el desempeo
del trabajo
Solicitudes de cambio rechazadas

Supervisar y
controlar el
trabajo del
Proyecto

Acciones preventivas
recomendadas
Proyecciones
Reparacin de defectos
recomendada
Cambios solicitados

PROCESOS DE SEGUIMIENTO
Y CONTROL

Control integrado de cambios

Es la gestin de los cambios aprobados, incluyendo cuando se
producen
Objetivo: Controlar los factores que producen cambios, asegurarse que
esos cambios sean beneficiosos, determinar si se ha producido un
cambio
Solicitudes de cambio aprobadas
Solicitudes de cambio rechazadas
Plan de gestin del proyecto (PGP)

PGP (actualizaciones)

Cambios solicitados
Informacin sobre el desempeo del trabajo
Informacin sobre el desempeo del trabajo
Acciones preventivas recomendadas

Control integrado
de cambios

Enunciado del alcance del proyecto

(actualizaciones)
Acciones correctivas aprobadas
Acciones preventivas aprobadas

Acciones preventivas recomendadas

Reparacin de defectos aprobada

Reparacin de defectos recomendada

Reparacin de defectos validada

Productos entregables

PROCESOS DE SEGUIMIENTO
Y CONTROL
Procesos y reas de conocimiento
Procesos

rea de
conocimiento

5.4. Verificacin del alcance

ALCANCE

5.5. Control del alcance

ALCANCE

6.6. Control del cronograma

TIEMPO

7.3. Control de costos

COSTO

8.3. Realizar control de calidad

9.4. Gestionar el equipo de proyecto

CALIDAD
RRHH

10.3. Informar el desempeo

COMUNICACIONES

10.4. Gestionar a los interesados

COMUNICACIONES

11.6. Seguimiento y control de riesgos

12.5. Administracin del contrato

RIESGOS
ADQUISICIONES

Pregunta

Cules son las salidas claves, entre otras, de la

administracin de la ejecucin del proyecto?
1. El Acta de constitucin
2. Entregables, cambios requeridos, acciones correctivas
3. Liberacin de recursos para la reparacin de defectos
4. Cambios requeridos

Rta: 2

PROCESOS DE CIERRE

Cierre del proyecto

Finaliza todas las actividades de todos los PGP
Objetivo: Confirma que todos los objetivos han sido alcanzados

Plan de gestin del proyecto

(PGP)

Procedimiento de cierre
administrativo

Documentacin del contrato

Factores ambientales de la
empresa
Activos de los procesos de la
organizacin
Informacin sobre el desempeo
del trabajo
Productos entregables

Cerrar Proyecto

Procedimiento de cierre del

contrato
Producto, servicio o resultado
final
Activos de los procesos de la
organizacin (actualizaciones)

PROCESOS DE CIERRE

Cierre del contrato

Conclusin y aprobacin del vnculo contractual
Objetivo: Obtencin de la aceptacin formal por parte del cliente

Plan de gestin de las

adquisiciones

Contratos concluidos

Plan de gestin del contrato

Documentacin del contrato
Procedimiento de cierre del
contrato

Cerrar Proyecto

Activos de los procesos

de la organizacin
(actualizaciones)

PROCESOS DE CIERRE
Procesos y reas de conocimiento
Procesos

4.7. Cerrar el proyecto

12.6. Cierre del Contrato

rea de
conocimiento
INTEGRACIN
ADQUISICIONES

Anlisis del captulo de Los simuladores

Identificar los procesos de la metodologa del PMBOK en la serie.

Identificar cuando comienza y termina cada uno de los grupos de procesos del
proyecto.

Contacto
Lic. Sebastin San Juan
ssanjuan@prosap.gov.ar

http://www.sebastiansanjuan.com/pmbok/