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4. Planeacin
Planeacin
Palabras Claves
Planeacin, formalizacin, coordinacin, planeacin estratgica, planeacin operacional, diversificacin, integracin vertical y horizontal, expansin, innovacin, programas, proyectos, presupuestos, administracin por objetivos, cuadro integral de mando, balanced scorecard.
4. Describir los sistemas de planeacin como la Administracin por Objetivos (APO) y el Cuadro Integral de
Mando (Balanced Scorecard).
7. Describir las barreras comunes que impiden la planeacin efectiva y las formas de reducirlas.
Resumen
Este ncleo cubre la funcin de planeacin y su importancia en el xito de las organizaciones. Los planes proporcionan un fundamento para coordinar y dirigir las actividades de una empresa de manera que se obtengan los objetivos.
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La planeacin proporciona una carta de navegacin para que los miembros de una
organizacin comprendan la importancia de sus responsabilidades diarias dentro del
esquema global.
A lo largo del ncleo se da una atencin especial a la comprensin del proceso de
planeacin, tanto en el nivel estratgico como en el nivel operativo.
Desarrollo temtico
4.1.1.
Qu es planeacin?
Planeacin es el proceso de identificar y disear las actividades que son necesarias para
obtener los objetivos de una organizacin.
Un plan es el resultado tangible de un proceso deliberado
que prescribe las actividades y sus dependencias, los
plazos y tiempos y las personas o equipos responsables
de dichas actividades.
El propsito de planear es asegurar la eficiencia y eficacia
de la organizacin al proporcionar un marco de referencia
sobre el que se pueda llevar un control del desempeo
organizacional.
4.1.2.
Beneficios de la Planeacin
Formalizacin. La planeacin proporciona un mapa de ruta para ayudar a la organizacin en el logro de sus objetivos.
Mejor coordinacin. La planeacin crea los fundamentos necesarios para la coordinacin de un amplio conjunto de actividades de la organizacin.
Enfoque al futuro. La planeacin obliga a los administradores a pensar hacia adelante y considerar las necesidades futuras de recursos. Permite que los gerentes estn
alertas a las oportunidades y amenazas potenciales que puede enfrentar la organizacin en el corto y largo plazo.
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Planeacin
4.1.3.
Costos de la Planeacin
De arriba hacia abajo. Los gerentes, quienes conocen la empresa de forma global,
inician el proceso de planeacin.
De abajo hacia arriba. Las personas que estn ms cerca de la operacin, de los
clientes y de los proveedores, conducen el desarrollo del plan.
En la tabla siguiente se pueden examinar las caractersticas de ambos procesos de planeacin con sus ventajas y desventajas.
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De abajo arriba
De arriba abajo
Nivel
Organizacional
Personas / departamentos ms
cercanos a los productos, servicios, clientes y proveedores
Proceso de
planeacin
Detalle del
plan
Ventajas
potenciales
Desventajas
potenciales
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Planeacin
Un proceso de planeacin exitoso debe tambin enfocarse en la creacin de valor para los
clientes y los inversionistas adaptndose a las necesidades especficas y nicas de la organizacin. Un plan que ha funcionado para una empresa no puede ser trasladado automticamente a otra sin tener en cuenta las singularidades de sta ltima. Cada organizacin es
responsable de originar sus propios planes y estrategias.
4.2.1.
Planeacin estratgica
Detalle
Participantes
Horizonte
Junta directiva
5 10
aos
Estrategia
Corporativa
Desarrollar una
mezcla de unidades de negocio que cumplan
con los objetivos
de crecimiento y
rentabilidad de
la empresa.
Extenso
Estrategia
de
Negocios
Desarrollar
y
mantener una
ventaja competitiva
distintiva
que asegure el
xito de la empresa.
Especfico
del negocio
Ejecutivos de
alto nivel
Estrategia
Funcional
Especfico
de la funcin
Gerentes medios
Ejecutivos de
alto nivel
15
aos
Gerentes de
unidades de
negocio
12
aos
Gerentes regionales
Gerentes funcionales
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Diversificacin Cuando una organizacin agrega nuevos productos, servicios o reas de negocios a los que posee actualmente. La diversificacin puede ser relacionada o no con los negocios actuales de la empresa.
Integracin vertical Ocurre cuando una empresa adquiere a otra con el fin de controlar sus canales de distribucin (integracin hacia delante) o sus proveedores (integracin hacia atrs)
Integracin horizontal Se da cuando una empresa adquiere a uno de sus competidores con el fin de aumentar su cuota de participacin en el mercado para expandirse en un mercado que no domina.
Expansin Ocurre cada vez que una empresa ingresa a un nuevo mercado geogrfico (expansin regional), a un nuevo grupo de consumidores (expansin de nicho de
mercado) o intensifica sus esfuerzos de venta en los mercados que ya ocupa (desarrollo de mercado).
La planeacin estratgica de cada unidad de negocio define cmo debe operar en su entorno competitivo.
La planeacin estratgica funcional especifica las actividades de produccin, de investigacin y de desarrollo, de finanzas, de gestin de personas y de mercadeo necesarias para
llevar a cabo las estrategias corporativas y de unidades de negocio.
4.2.2.
Planeacin operacional
Cuando llega el momento de especificar las actividades concretas que son necesarias para
lograr alinear a la organizacin con las estrategias, se cuenta con varios tipos de planes:
Planes operativos. Propuestos para lidiar con las actividades, circunstancias y problemas que ocurren en forma recurrente en la organizacin. (Ejemplo: planes de produccin, planes de mercadeo, planes de distribucin)
Polticas y guas. Establecen los lineamientos que gobiernan ciertas situaciones organizacionales y proporcionan a las personas la base para tomar decisiones. (Ejemplo: polticas de calidad, polticas de gestin ambiental, guas de seguridad)
Procedimientos. Proveen instrucciones explcitas sobre cmo llevar a cabo tareas especficas y frecuentes. (Ejemplo: procedimientos de facturacin, procedimientos de
manejo de mercancias)
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Planeacin
Reglamentos. Renen regulaciones especficas y estrictas para las acciones. (Ejemplo: reglamento de trabajo, reglamento de salud y seguridad industrial)
Los anteriores elementos fundamentan la actividad rutinaria de la organizacin. En situaciones especiales, es necesario recurrir a planes excepcionales como:
Proyectos. Dirigen los esfuerzos de un grupo de personas hacia una meta muy concreta con plazos y trminos concretos. (Ejemplo: proyecto de ampliacin de una planta, proyecto de desarrollo de un producto)
Presupuestos. Definen los recursos fsicos y financieros necesarios para llevar a cabo
los programas o proyectos y sirven como mecanismo de control durante la implantacin de esos planes.
4.2.3.
Planeacin individual
Cada vez es ms frecuente que las organizaciones trasladen
los planes globales de la organizacin al nivel de los individuos.
Esto quiere decir que se traducen los objetivos organizacionales en objetivos de nivel personal, para lo cual se utilizan
mtodos como:
4.2.4.
Proporciona un mtodo para establecer planes individuales que guen las actividades de
los miembros de la organizacin.
En la figura siguiente se describe el ciclo de la administracin por objetivos, el cual se
basa en un acuerdo mutuo de objetivos, plazos y criterios de medicin entre el empleado
y su supervisor y en la revisin frecuente de su cumplimiento.
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Ventajas
Facilita el control.
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Planeacin
Desventajas
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Demanda de tiempo. Algunos gerentes pueden estar demasiado ocupados apagando incendios para dedicar tiempo a la planeacin adecuada.
Entornos de operacin ambiguos o inciertos. La complejidad de los entornos de negocios y su volatilidad es otra de las razones citadas por los gerentes para no hacer
planeacin.
Resistencia al cambio. Las personas usualmente se niegan a salirse de sus ambientes cmodos y conocidos.
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Planeacin
Bibliografa Complementaria
DRUCKER, Peter. (2003) Los desafos de la gerencia para el siglo XXI. Bogot, Colombia: Editorial Norma.
KAPLAN, Robert S. NORTON, David P. (2007) Alignment. Bogot, Colombia: Editorial Gestin 2000.
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