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BIy DW
BIy DW
Qu es Business Intelligence?
Para cualquier empresa es fundamental estar bien informada. Esta es
la base para tomar las decisiones adecuadas para los negocios. Los
departamentos de Tecnologas de la Informacin brindan los medios
tcnicos para poder almacenar y manejar la informacin, pero
muchas veces todo termina ah. La informacin existe, incluso es
abundante, pero es informacin intil para tomar decisiones. Slo es
til para realizar el trabajo de cada da. Prcticamente cualquier
empresa cuenta con aplicaciones para facturacin, para contabilidad,
para gestin de relaciones con los clientes, y seguramente para otros
muchos propsitos. Lo que estas aplicaciones tienen en comn entre
s es que almacenan su informacin en bases de datos. La mayora
de las veces los datos mueren en ellas, sin pena ni gloria. A estos
datos, imprescindibles para el funcionamiento de las aplicaciones de
negocio, se les conoce como informacin operacional.
Business Intelligence surge para aprovechar toda la informacin operacional y convertirla en
informacin estratgica, til para tomar decisiones de negocio. Por ejemplo los datos
operacionales de una simple aplicacin de facturacin contienen informacin muy valiosa, que
puede ayudar a tomar el pulso de la empresa y a llevar a cabo decisiones de negocio. Con
ayuda de un sistema de BI los datos de facturacin pueden responder a preguntas como
Cules son nuestros mejores clientes? Cules son los productos ms vendidos? Cunto
vende cada uno de nuestros comerciales? Qu porcentaje supone la venta de un producto
determinado sobre el total? Cmo han evolucionado las ventas de un producto concreto?
Cambian las ventas segn las pocas del ao? Y muchas ms. En realidad Business
Intelligence pude aplicarse en muy diversos campos, ms all de un anlisis de ventas como
el que acaba de comentarse.
Qu es un Data Warehouse?
Una de las principales problemticas al implantar un sistema de BI es que la informacin es
dispersa, heterognea y muchas veces incoherente. En las empresas se emplean muchas
aplicaciones distintas para cada uno de sus departamentos. Por ejemplo es habitual que se
utilice una aplicacin CRM para la
gestin de clientes y otra diferente para
la facturacin. Seguramente cada una
guarda diferentes datos de los clientes,
con distintos formatos y en diferentes
bases de datos. Adems normalmente
la informacin no coincide en ambos
sistemas: puede que el sistema CRM
utilice un nmero de cliente diferente al
de la aplicacin de facturacin. Incluso
17/07/2005 | Valor aadido Danysoft | 902 123146 | www.danysoft.com | Pgina 1.11
es posible que haya incoherencias, como el caso de un cliente que haya cambiado de
direccin y dicha informacin slo est actualizada en uno de los sistemas. Es una idea
interesante la de combinar la informacin de ambos sistemas para poder tratarla
conjuntamente y realizar anlisis del tipo de bsqueda de correlaciones entre el nmero de
llamadas realizadas al cliente, presente en el sistema CRM, y la cantidad facturada a cada
cliente, presente en la aplicacin de facturacin. Pero al estar la informacin normalmente
repartida en diferentes sistemas es dispersa, incoherente y heterognea. En estas condiciones
es imposible abordar este tipo de anlisis conjunto de los datos. Se necesita un paso previo.
El paso necesario para combinar la informacin de las diferentes aplicaciones de cada
empresa es tomar dicha informacin, depurarla, y traspasarla a un Data Warehouse. Al final
en el Data Warehouse se dispondr de toda la informacin de todos los sistemas centralizada
y coordinada, libre de incoherencias, y lista para poder responder a nuestras preguntas. Un
Data Warehouse es simplemente una base de datos, generalmente con un esquema
especfico que facilita la consulta de los datos. Esto no implica que la implantacin de un Data
Warehouse sea sencilla, ni mucho menos. Un Data Warehouse puede almacenar la
informacin en tablas relacionales, o bien en bases de datos multidimensionales.
Qu es ETL?
Como se menciona en el apartado anterior, para poder explotar la informacin existente en
los diferentes sistemas empresariales, hay que extraerla de ellos, transformarla y llevarla al
Data Warehouse. Una herramienta ETL est pensada expresamente para estas funciones.
Estas siglas significan Extract, Transform & Load (extraer, transformar y cargar). La
extraccin consiste en leer los datos de la base de
datos original. La transformacin se refiere al hecho
de limpiar la informacin incoherente o no vlida,
adaptar los tipos de datos, los valores de los
campos, etc. Por ltimo la carga se refiere al hecho
EXTRACCIN TRANSFORMACIN CARGA
de guardar los datos en el formato adecuado dentro
del Data Warahouse. Las herramientas ETL suelen
guardar la informacin transformada en tablas
relacionales con esquemas especiales. La creacin de
bases de datos multidimensionales implica la utilizacin de otro tipo de herramientas. Estas
herramientas suelen venir con los servidores OLAP, que se comentan a continuacin.
Qu es Data Mining?
La visualizacin de tablas a partir de cubos es slo un ejemplo de las posibles herramientas
de anlisis que ofrecen los sistemas de Business Intelligence. Una herramienta ms avanzada
permite realizar Data Mining. Los procesos de Data Mining
permiten encontrar relaciones y patrones entre grandes
volmenes de datos, mediante la aplicacin de sistemas
estadsticos y de inteligencia artificial, entre otros. Una de las
aplicaciones de esta herramienta es, por ejemplo, realizar
particiones de los datos, como podra ser una clasificacin de
clientes en grupos, segn afinidades de los mismos encontradas
en otras dimensiones, como el tipo de productos que compran,,
los grupos de edades, etc. El Data Mining es suficientemente complejo como para requerir
muchas ms lneas para llegar a un conocimiento ms profundo del mismo, cuestin que
queda fuera de este artculo.
Generacin de informes
El tipo de anlisis ms bsico, y el ms extendido, que ofrecen los sistemas de BI es la
generacin de informes. Se podra distinguir entre informes
operacionales (que no son propiamente una parte de BI), como las
facturas o los albaranes, y los informes orientados al anlisis, como
podran ser los informes de ventas, integrantes de pleno derecho de lo
que se entiende por Business Intelligence. La desventaja de esta
herramienta es que la capacidad de anlisis es limitada. Un solo
informe no suele contener demasiada informacin. Para realizar un
anlisis ms exhaustivo de la informacin hara falta un buen nmero
de informes, muchos de ellos realizados a medida. Algunas de las
ventajas son que no suelen necesitar servidores especficos para su
realizacin, que son sencillos de implementar y que pueden ser visualmente mucho ms
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atractivos que los producidos por otras herramientas de anlisis ms potentes. Adems la
mayora de las empresas dispone de las herramientas necesarias para generar sus informes
operacionales, que puede reutilizarse fcilmente para realizar informes analticos.
Alertas
Aunque puede ser un poco discutible su inclusin en la categora de herramientas de Business
Intelligence, muchas veces se consideran como tal. Las alertas son avisos
disparados por eventos, generalmente relacionados con los datos. Un
ejemplo podra ser una alerta que se dispara cuando el nivel de stock de
un producto cae por debajo de un umbral predeterminado. Normalmente
las alertas generan pequeos mensajes con informacin muy concreta
que pueden enviarse por medios como el correo electrnico o un mensaje
SMS a telfono mvil. Tambin pueden ser informes con mayor cantidad
de informacin.
Data Warehouse: los datos se pueden almacenar en tablas relacionales de SQL Server
o generar bases de datos multidimensionales (cubos OLAP) segn se menciona ms
abajo
ETL: DTS (Data Transformation Services) permite extraer datos de diversos orgenes,
manipularlos, y almacenarlos en SQL Server
Base de datos multidimensional y servidor OLAP: SQL Server puede guardar datos en
bases de datos multidimensionales utilizando los servicios de SQL Server Analysis
Services, implementando a su vez el servidor OLAP asociado.
Alertas: SQL Server Notification Services es otro mdulo adicional que se puede
descargar del sitio de Microsoft para desarrollar aplicaciones de envo de alertas.
Otras opciones: aunque por el momento no estn pensadas para hacer la competencia
a otras herramientas mejores de otros fabricantes, existen complementos basados en
Office y en Sharepoint Portal Services como clientes de bases de datos
multidimensionales.
Qu plataforma es mejor
En realidad no se pude hablar de una plataforma mejor o peor. Cada cual tiene sus ventajas e
inconvenientes. Y muchas veces la eleccin depende tanto de las necesidades reales de la
empresa como del presupuesto disponible o de las plataformas en las que se desee desplegar
el sistema. En los prximos apartados se irn comentando alguna de las herramientas
existentes para cada una de las reas de Business Intelligence, prestando especial atencin a
las herramientas de Business Objects y de Microsoft, pero mencionando algunas otras.
ayuda enormemente en la fase de anlisis. Esto permite utilizar esta herramienta no slo
como ETL orientado a creacin de data Warehouses, sino como una potente manera de
migrar datos entre distintas aplicaciones y plataformas. Otra ventaja es que soporta de
manera nativo XML como origen de datos. Quizs el principal escollo para decidirse por esta
potente herramienta sea el precio, pero ste se rentabiliza rpido si los proyectos que se van
a abordar tienen una cierta complejidad: el ahorro de tiempo que ofrece esta herramienta es
muy grande.
Puede encontrar ms informacin de este producto en:
http://www.embarcadero.com/products/dtstudio/index.html
datos con seguridad asociada (Business Views, y ahora tambin universos de BO);
multiplataforma, con capacidad de instalacin en diversos sistemas operativos y servidores de
aplicaciones; integracin con herramientas de aplicaciones analsticas OLAP (Crystal Analysis
o BO OLAP Intelligence); versiones especficas para integracin con ERPs como SAP, BAAN o
Peoplesoft; etc. Adems la madurez de esta plataforma permite la existencia de diversos
complementos, entre los que se puede destacar los de Office. Estos complementos permiten
copiar y pegar partes de informes en cualquier aplicacin de Office, por ejemplo un diagrama
de Crystal Reports, para posteriormente poder refrescarlos contra el servidor Enterprise de la
manera ms sencilla, mediante etiquetas inteligentes o mens y barras de herramientas que
se integran dentro del entorno de Office, sin perder de vista la autenticacin de usuarios y la
autorizacin para realizar determinadas operaciones.
En definitiva, como plataforma exclusivamente para realizar informes podra optarse por la de
MS. Pero si se desea implantar una solucin en entorno no Microsoft o disponer de
herramientas de mayor nivel, habra que decantarse por la plataforma de Crystal Enterprise.
La complejidad y la cantidad de funcionalidades de las diversas
herramientas de BI es tan grande como la complejidad y la cantidad
de necesidades diferentes a las que puede enfrentarse una empresa.
Aunque aqu han tratado de resumirse las ms importantes, muchas
de ellas se han quedado fuera. Desde Danysoft le invitamos a conocer
nuestro mundo de servicios y soluciones para asesorarle al abordar
sus proyectos de BI, y ayudarle a elegir la plataforma que mejor se
adecue a sus requisitos.
Jorge Bustos Equipo Tcnico Danysoft
j.bustos@danysoft.com | www.danysoft.com