Auditora interna de calidad

Clases de auditora
Primera parte.
Segunda parte.
Tercera parte.
Interna.
Externa.




Suficiencia.
Cumplimiento.
Producto/Proceso/Proyecto.
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Quin?
Qu se audita?
Objetivos de la auditora
Determinar la conformidad o no de los elementos del
sistema de calidad, de acuerdo a los requisitos especificados.


Determinar qu tan eficaz es el sistema de calidad
implementado en el cumplimiento de los objetivos especficos
de calidad.


Proporcionar al auditado una oportunidad para
mejorar su sistema de calidad.

Paso 1: nombrar auditor principal

Auditor lder.
Auditor principal.
Auditor jefe.
Auditor interno.

Es el responsable de planear, ejecutar y hacer
seguimiento.
4
Responsabilidades del auditor
Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas.
Documentar las observaciones.
Informar los resultados.
Verificar la eficacia de las acciones correctivas ( lo pactado).
Conservar y salvaguardar la documentacin de la auditora.
Cooperar y apoyar al auditor lder.
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Responsabilidad del auditor lder
Responsable de todas las etapas de la
auditoria.
Ayudar en la seleccin de otros
miembros.
Preparar el plan de auditora.
Representar el equipo frente a la
gerencia.
Aplicar la Norma Cubana (NC)
basndose en evidencias objetivas y
slidas.
Velar porque las reuniones de enlace
se realicen regularmente.
Presentar el informe de auditoria.
Paso 2: entrenar al auditor principal
Curso de auditor
interno de calidad.
Presentar examen.
Si es posible que
pueda asistir a varias
auditorias de calidad
como observador.
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Preparacin individual del auditor
Lea los procedimientos con anticipacin.
Determine dnde se realizan inspecciones.
Utilice listas de verificacin.
Conozca la responsabilidad y posicin de las
personas auditadas.
Sepa que pistas puede seguir.
Paso 3: determinar nmero de
auditores de calidad internos
Nmero de reas,
plantas y ciudades.
Tiempo estimado en
ver los elementos que
le competen a cada
rea.
Perodo mximo del
ciclo de la auditora.
-Tres a cuatro auditoras al ao.
- Mximo dos semanas por ciclo.
- Ciclos de mximo 1 trimestre.
Paso 4: entrenar auditores internos
de calidad
Curso de auditor
interno.
Excelente
conocimiento de la
norma.
Preparar listas de
chequeo.
Si es posible asistir a
auditoras como
observador.
Paso 5: iniciar ciclos de auditora
interna de calidad
Sensibilizacin de todo
el personal.
Hacer simulacros
Excelente preparacin
vivencial de los
auditores.
Manejo de objeciones y
conflicto inmediato.
Ciclo auditora:
definir el o b j e t i v o
Suficiencia.
Control del proceso.
Fichas de control.
Cumplimiento de lo
pactado con el cliente.
Rendimiento reas de
apoyo.
Ciclo auditora:
plan de auditora
Definir objetivo.
Planear.
Ejecutar auditora
Hacer seguimiento
escala si necesario.
Informe general a la
gerencia
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Ciclo auditora: planeacin
Listas de chequeo.
Preguntar por cargo.
Manejo del tiempo.
Lectura de la
documentacin escrita.
Revisin tcnica y
administrativa.
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Ciclo auditora:
realizar auditora
Acta de apertura.
Auditora.
Anlisis de la
auditoria.
Auditora segunda
ronda.
Anlisis.
Reunin cierre.
Seguimiento.
Realizando la auditora
Entrevista jefe.
Entrevista personal de
piso.
Observar el trabajo y las
reas del mismo.
Mirar los archivos y
recursos: pasado,
presente y futuro segn
listados maestros
Reunin de apertura
Presentar miembros a la directiva.
Revisar alcance y objetivos.
Mtodos utilizados en la auditora.
Conductos oficiales de
comunicacin.
Necesidad de recursos especiales.
Explicar Norma Cubana (NC)
cmo reportar y calificar (mayor
/menor).
Hora y fecha de reunin de cierre y
otras.
Aclaraciones.
Enfoque de la auditora
Hacer sentir cmodo al auditado.
Ser amigable.
Explicar el propsito de la
auditora.
Evitar preguntas cuyas
respuestas sean si o no.



Los 7 amigos del auditor



Qu? Cmo?
Por qu?
Mustreme? Donde?
Quin?
Cundo?
Ejecutando la auditora
Hacer un muestreo de actividades, no centrarse en una.
Buscar evidencia observando lo que ocurre y revisando los
registros.
Hacer anotaciones completas.
Escuchar las explicaciones del auditado.
Anotar y confirmar ms adelante si es procedente, no especular.
Escribir los detalles : procedimientos, registros, ordenes, lotes,
entre otros.
Una auditoria abierta y amigable resultar en un acuerdo de que
el problema existe.
Verificar si la NC es puntual o no.
Actividades tpicas de auditora
1. Inicio de la auditora
Establecer contacto inicial
con el auditado.
Determinar la viabilidad de
la auditora.
2. Preparacin de actividades de
auditora
Revisin de documentos en preparacin
para la auditora. Acondicionamiento del
plan de auditora.
Asignacin de trabajo al equipo de
auditora.
Preparacin de los documentos de
trabajo.
3. Realizacin de las actividades de
auditora
Realizacin de la reunin de apertura .
Revisin documental durante la
realizacin de la auditora .
Comunicacin durante la auditora .
Asignacin de roles y responsabilidades
de las guas y observadores .
Recoleccin y verificacin de la
informacin
Generacin de hallazgos en la auditora .
Preparacin de conclusiones de al
auditora
Realizacin de reunin de cierre .
4. Preparar y
distribuir el
reporte de
auditoria.
5. Finalizacin de
la auditora
6. Realizacin de
auditora de
seguimiento
(si est especificado
en el plan de
auditora)
Inicio de auditora
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Establecimiento del contacto inicial con el
auditado
Constituir canales de comunicacin con el
representante del auditado.
Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditora.
Proporcionar informacin sobre fechas, duracin,
propuesta y composicin del equipo auditor.
Solicitar acceso a los documentos.
Reglas de seguridad.
Hacer los preparativos para la auditora.
Acordar la asistencia de observadores, as como la
necesidad de guas.



Revisin de la documentacin
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Revisin de documentos del Sistema de Gestin, incluyendo
registros y determinaciones de su adecuacin, con respecto a
los criterios de la auditora.
Si la documentacin es inadecuada, se debe informar al
cliente, a los responsables de gestionar el programa y al
auditado. Decidir si se continua con la auditora.

Preparacin de actividades de auditora de campo
Preparacin del plan de auditora

Contenido del plan:
Objetivos de la auditora.
Criterios de la auditora y documentos.
El alcance, identificar unidades funcionales.
Fechas y lugares donde se va a realizar la auditora de
campo.
La hora y la duracin estimada de las actividades,
incluyendo reuniones con la direccin del auditado y con
las del grupo auditor.
Funciones y responsabilidades del equipo auditor, as
como de los acompaantes.
Asignacin de recursos necesarios en reas criticas.

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Preparacin de actividades de auditora de campo
Asignacin de tareas al equipo auditor

Asignar a cada miembro del equipo auditor, las
responsabilidades para auditar procesos, funciones,
lugares, reas o actividades especficas.
24
Preparacin de actividades de auditora de campo
Preparacin de los documentos de trabajo

Listas de verificacin y planes de muestreo de la
auditora.
Formularios para registrar informacin, evidencias de
apoyo y hallazgos de la auditora.
Registros de auditora.
25
Preparacin de actividades de auditora de campo
Realizacin de la reunin de apertura

Confirmar el plan de auditora.
Proporcionar un breve resumen de cmo se llevarn a
cabo las actividades de auditora.
Corroborar los canales de comunicacin.
Dar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.


26
Preparacin de actividades de auditora de campo
Comunicacin durante la auditora

Los miembros del equipo deben consultarse
peridicamente para evaluar los progresos y reasignar
tareas.
El auditor lder deber comunicar los progresos al
auditado. Evidencias que sugieren riesgos deben ser
notificadas inmediatamente.
27
Preparacin de actividades de auditora de campo
Papel y responsabilidades de los guas y
observadores

Establecer contactos y horarios para las entrevistas.
Acordar visitas a partes especficas.
Asegurar que se cumplan las reglas de seguridad.
Ser testigos de la auditora en nombre del auditado.
Proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilacin
de informacin.

28
Preparacin de actividades de auditora de campo
Recopilacin y verificacin de la informacin

Entrevistas.
Observacin de actividades.
Revisin de documentos.


29
Preparacin de actividades de auditora de campo
Generacin de hallazgos de la auditora

Se puede indicar conformidad como no conformidad.
Deben registrarse.
Pueden clasificarse.
Revisarse con el auditado.
Resolver cualquier opinin divergente con respecto a los
hallazgos.
Registrar los puntos en que no hay acuerdo.
30
Preparacin de actividades de auditora de campo
Preparacin de las conclusiones de la auditora

Revisar los hallazgos y cualquier informacin recopilada
frente a los objetivos.
Acordar conclusiones, teniendo en cuenta la
incertidumbre inherente al proceso.
Preparar recomendaciones, si estn especificadas en
los objetivos.
Comentar el seguimiento de la auditora, si se encuentra
en el plan.
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Preparacin de actividades de auditora de campo
Realizacin de la reunin de cierre

Presidida por el auditor lder.
Presentar hallazgos y conclusiones.
Se requiere la presencia del auditado y el cliente.
Entregar plan de acciones correctivas y preventivas.
Si se especifica en los objetivos, dar recomendaciones
para la mejora.

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Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora
Preparacin del informe
Los objetivos de la auditora.
El alcance.
La identificacin del cliente.
Identificacin del lder y miembros del equipo auditor.
Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de
auditora en campo.
Los criterios.
Los hallazgos.
Las conclusiones.
El plan de auditora.
Lista de representantes del auditado.
33
Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora
Las reas no cubiertas.
Las opiniones divergentes entre el equipo y el auditado.
Recomendaciones para la mejora, si se especific.
Plan de seguimiento acordado.
La lista de distribucin del informe.
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Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora
Aprobacin y distribucin del informe

Emitirse en un tiempo acordado.
Fechado, revisado y aprobado segn el procedimiento
de auditorias.
Distribuirse a los receptores designados por el cliente.
Es propiedad del cliente.
Mantener la confidencialidad del contenido del informe.
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Finalizacin de la auditora

Cuando todas las actividades descritas en el plan se
hayan realizado.
Cuando se haya distribuido el informe aprobado.
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La reunin de cierre
Preparacin:

Cada uno relata sus hallazgos.
El equipo evala y revisa los
hallazgos.
Se define si es NC y su clase.
Se prepara un borrador del
reporte final.


Reunin de cierre:

Agradecimientos.
Resumen del alcance.
Objetivo y mtodo usado.
No todas las NC se pueden
descubrir.
Preguntas y discusiones al final.
Presentacin de las NC por el
equipo. Hechos solamente.
Resumen general por el lder.
Invitacin a discutir cualquier
punto.
Acuerdo de fechas para la
terminacin de las acciones
correctivas.

37

Es dirigida por
el auditor lder
Reporte de discrepancias
Cada NC debe tener un reporte separado.
El reporte debe contener tres tems :
Descripcin completa y precisa de lo
observado.
Referencia a la clusula del estndar/
documento de calidad de la organizacin.
Explicacin de los requisitos de la clusula /
documento.
Las discrepancias deben atribuirse solamente a una
clusula de la norma, la ms aplicable.
En ocasiones , la nica referencia es la documentacin
de la organizacin.

Informe final de la auditora
Alcance y objetivos.
Fechas e identificacin de la organizacin.
Detalles del plan de la auditora, miembros y entrevistas.
Documentos de referencia: norma, manual de calidad ,entre
otros.
Relacin de las no conformidades encontradas.
Anlisis de las fortalezas del sistema.
Capacidad del sistema para lograr los objetivos de calidad
definidos.
Lista de distribucin.
Precisos, soportados y
referenciados de
manera precisa.
Detalles y NC
aceptadas por las
partes involucradas
Ciclo auditora: seguimiento
Revisar el
cumplimiento de los
reportes de no
conformidad.
Repasar lo pactado
con el jefe del rea.
Levantar la no
conformidad.
Asegurar la mejora del
sistema.
Actividades de seguimiento
Actividades de seguimiento de una auditora

Las conclusiones pueden indicar la necesidad de
acciones correctivas, las cuales deben resolverse en un
determinado tiempo. No se considera parte de la
auditora.
La verificacin de la implementacin de las acciones
correctivas forma parte de otra auditora.
El programa puede especificar el seguimiento por parte
de los miembros del equipo auditor.
Planes de auditora.
Programas de auditora.
Informes de auditora.
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Actividades de seguimiento
Informes de no conformidades.
Informes de acciones correctivas y preventivas.
Seguimiento a auditoras, si aplica.
Competencia de auditores.
Seleccin del equipo auditor.
Mantenimiento y mejora de la competencia.

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Ciclo auditora: escalar
Volver a diligenciar la no
conformidad
Que el jefe superior se
comprometa
Asegurar en forma
impersonal la accin
correctiva.
No buscar culpables.
No crear enemistades.
43
Ciclo auditora: informe a la
gerencia
Fecha de corte.
Informe en una
pgina
Presenta la
capacidad de realizar
acciones correctivas.
Presenta problemas
muy frecuentes.
44
Seguimiento

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Verificar la implementacin de acciones correctivas
despus de la fecha establecida.
Establecer una
nueva fecha
Verificar de
nuevo
Escalar
Cerrar los reportes
de no conformidad
No
Si
Si
No
El paso siguiente: hacerlo en la
empresa
Seguir los pasos.
Excelente planeacin.
Manejo del conflicto.
Auditora de
suficiencia.
Auditora con
recomendaciones y
aclaraciones

Administracin de un programa de auditora


Seguimiento del desempeo

Evaluacin del desempeo:
observaciones de auditora, entre otros.
Consistencia entre los auditores:
- Talleres de entrenamiento.
- Revisin de informes de auditora.
- Rotacin de auditores entre equipos.
Entrenamiento.
Controlar necesidades y actuar.

Factores operacionales

Recursos.
Planificacin y programacin de
auditoras.
Formatos formalizados.
Confidencialidad. Aptitudes de los auditores