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2014

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por


escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la
actividad mercantil, de acuerdo al uso y costumbres generalizadas a las
disposiciones de la ley.
FACTURA


Una factura es un documento que respalda la realizacin de una operacin econmica, que por
lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a travs
del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato
de compraventa comercial.
Importancia: Lo ms importante de solicitar una factura cuando realizas una compra, primero, es
la responsabilidad del vendedor a garantizar lo que te vende, ante un desperfecto o falla del
material, Segundo. Te aseguras que el vendedor pague el impuesto correspondiente, el cual ya
est incluido en el precio, o sea que ante una compra sin factura, el comerciante se est
quedando con esa cantidad de dinero que no le corresponde.
Vigencia: La Administracin expedir una resolucin en donde se indique la numeracin
autorizada, la cual tendr una vigencia mxima de dos (2) aos a partir de la fecha de
notificacin.
Funcin: hacer que la persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al
contrato de compraventa comercial.


NOTA DE DBITO


Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o
debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma
nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error
en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.
Importancia: En el caso del Comprador sirve para saber el registrar del aumento de su deuda, y
en el caso del Vendedor, le permite salvar errores ajustndolos a la realidad y registrar el
importe a su favor.
Vigencia: No existe un plazo para emitir una Nota de Dbito, segn lo dispuesto en el artculo 57
de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.
Funcin: Notificar haber cargado o debitado a la cuenta una determinada suma o de valor.



NOTA DE CRDITO

Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la
acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera de productos vendidos,
rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por
exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
Importancia: Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para sta,
y la nota crdito significa una erogacin.
Vigencia: No existe un plazo para emitir una Nota de Crdito, segn lo dispuesto en el artculo 57
de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.
Funcin: Una nota de crdito es bsicamente una factura negativa y se utiliza para rectificar
errores en cuestiones de facturacin cuando ya una factura de venta o recibo se emiti. Si
alguien pag por un artculo o servicio que no han recibido o que no era el adecuado, una nota
de crdito reconoce los elementos o servicios adeudados de la persona u organizacin ya
pagados.



PAGAR

Llamase pagar al documento por el cual una persona se compromete a para a otra, o a quien
sta indique, una suma de dinero determinada, en una fecha establecida y en un domicilio
estipulado.
Pagar El pagar es una promesa escrita por la cual una persona obliga pagar a otra o a su orden
y en fecha determinada, cierta suma de dinero
Importancia: Los pagars se derivan de la venta de mercanca, de prstamos en efectivo, o de la
conversin de una cuenta corriente. La mayor parte de los pagars llevan intereses el cual se
convierte en un gasto para el girador y un ingreso para el beneficiario. Los instrumentos
negociables son pagaderos a su vencimiento, de todos modos, a veces que no es posible cobrar
un instrumento a su vencimiento, o puede surgir algn obstculo que requiera accin legal.
Vigencia: La vista, se paga en el momento de ser presentado el documento para su cobro.
Tanto das o a tantos meses, la fecha de su vencimiento se cuanta a partir del momento de su
emisin. Da fijo o determinado se expresa directamente el da de su vencimiento.

Funcin: Una nota de crdito es bsicamente una factura negativa y se utiliza para rectificar
errores en cuestiones de facturacin cuando ya una factura de venta o recibo se emiti. Si
alguien pag por un artculo o servicio que no han recibido o que no era el adecuado, una nota
de crdito reconoce los elementos o servicios adeudados de la persona u organizacin ya
pagados.

PAGARE
DEBO Y PAGARE INCONDICIONALMENTE A LA ORDEN DEL SR________________________________ EN
ESTE LUGAR O EN CUALQUIER OTRO QUE ME SEA REQUERIDO DE PAGO EL DIA _________________ DE
___________ DE ___________, LA CANTIDAD DE ________________________, VALOR RECIBIDO A MI
ENTERA SATISFACCION, EN___________, EN EL ENTENDIDO QUE DE NO PAGAR EN LA FECHA DE SU
VENCIMIENTO, LA CANTIDAD ADEUDADA CAUSARA UN INTERES MORATORIO A RAZON DEL ______%
MENSUAL, PAGADERO JUNTAMENTE CON EL PRINCIPAL.

NOMBRE DEL DEUDOR __________________________
DOMICILIO__________________________________
TEL________________________________________

LUGAR Y FECHA DE EXPEDICION
____________________________________________



______________________________________________
FIRMA

CHEQUE

Se le llama cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el
librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorizacin para
girar en descubierto. Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de
pago como el caso del pagar; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la
presentacin del documento con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de
cheque.
Importancia: Para los comerciantes, que manejan importantes suma de dinero, el cheque reviste
mayor importancia ya que les permite simplificar su contabilidad, disminuyendo sus gastos de
envo de fondos mediante transferencias y aumentando su crdito, ya que el mismo Banco
guardo sus depsitos le sirve de referencia comercial.
Vigencia: La accin cambiaria directa y de regreso caduca por no protestar el cheque por falta de
pago, no haber presentado el cheque a su cobro dentro de los plazos legales siempre y cuando
se demuestre que durante el termin hubo fondos suficientes para pagarlos.
Funcin: permite simplificar su contabilidad, disminuyendo sus gastos de envo de fondos
mediante transferencias y aumentando su crdito, ya que el mismo Banco guardo sus depsitos
le sirve de referencia comercial.

LETRA DE CAMBIO

Es "el ttulo de crdito o de valor formal y completo que contiene una orden incondicionada y
abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en un
lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen".
Importancia: El girador quien emite y redacta la letra es quien acepte y pague la obligacin. Si el
girado no acepta la obligacin el girador se convierte en el obligado principal.
El girado es la persona sealada en la letra de cambio para aceptar y pagar la obligacin.
Vigencia: El vencimiento determina la oportunidad de pago, pude constar de manera expresa o
implcita.
El vencimiento no puede estar sujeto a condicin o a trmino incierto El vencimiento tiene que
ser una fecha determinada.
A fecha fija, Cuando se expresa de manera cierta e inequvoca.
Funcin: La funcin de la letra de cambio o ttulo valor en este caso para los bancos es retirar
una parte de dinero en circulacin, el cual es el que ellos reciben de las empresas.


Krdex

Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar un
procedimiento de rutina que permita controlar con exactitud el movimiento de las mercancas.
Para visualizar claramente esta informacin se requiere un krdex. El krdex o fichero de
mercancas est formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y los costos de las
entradas y salidas de un artculo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier
momento sin necesidad de realizar un inventario fsico. Cada tarjeta de krdex constituye un
auxiliar de la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa, en la que la suma de los saldos de
las tarjetas representa el total de las mercancas en existencia, a precio de costo.
Importancia: Lo verdaderamente importante del Kardex en los inventarios es que proporcionan
informacin y ayudan al control de los mismos, pero para ello se debe tener un claro concepto
de lo que son los inventarios y una buena clasificacin de los mismos.
Funcin: controlar las cantidades y los costos de las entradas y salidas de un artculo
determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un
inventario fsico.


CLASIFICACION ALFABETICA

Este sistema sigue una secuencia lgica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el
alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios.
Ventajas:
La organizacin de carpetas y guas es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y
nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabtico.

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