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Word 2003

Combinación de
Correspondencia
Combinación de correspondencia
Con la combinación de correspondencia, podemos combinar
una lista de datos, tales como nombres y direcciones, con un
formulario o plantilla genéricos para crear documentos
personalizados tales como cartas, etiquetas postales o sobres.
La combinación de correspondencia se utiliza con mucha
frecuencia en compañías que necesitan enviar documentos
similares a varias personas. A menudo, el nombre del
destinatario y otros datos personales se agregan a los
documentos estándar para dar una impresión más personal.
Elementos de la combinación de
correspondencia
Al llevar a cabo la combinación de correspondencia se
une un documento que contiene texto estándar
(documento principal) con otro que contiene elementos o
información únicos (origen de datos) para una persona
(documento combinado).

1. Origen de datos con información de los


destinatarios como, por ejemplo, los nombres
y direcciones.
2. Documento principal con los campos de
combinación que actúan como marcadores
de posición para la información de los
destinatarios.
3. Documento combinado resultante.
¿Donde comenzar?
1) Abra un nuevo documento en blanco.
2) Elija la opción de menú Herramientas
3) Luego vaya al submenú Cartas y correspondencia y
elija la opción Combinar correspondencia (como se
muestra en la siguiente figura)
Panel de Tareas Combinar
correspondencia
Con el panel de tareas Combinar correspondencia, es
posible ofrecer una descripción clara de cada paso del
proceso de combinación de correspondencia al lado de su
documento. Por ejemplo, no tendrá que cerrar el panel de
tareas para hacer una modificación en el documento. Esto
le permitirá continuar con la combinación de
correspondencia a su propio ritmo.
Pasos para la combinación de
correspondencia
Paso 1. Seleccione el tipo de
documento
Debemos seleccionar en este paso el tipo de
documento en el que estamos trabajando, en
nuestro caso elegiremos la opción Cartas.

Al elegir esta opción, es posible enviar una


carta aun grupo de personas. Podemos
personalizar la carta para cada destinatario.
Cont…
Paso 2. Seleccione el documento inicial
En este paso elegiremos la opción:
“Empezar a partir de una plantilla”
Esta opción nos permite seleccionar una
plantilla para personalizar según nuestras
necesidades el tipo de combinación de
correspondencia que deseamos.

Al dar clic sobre la opción


Seleccionar plantilla…, elegiremos cualquiera
de las 4 plantillas a nuestra disposición, las
cuales son:
 Carta combinada elegante
 Carta combinada moderna
 Carta combinada profesional y
 Carta combinada sin formato
Cont…
Paso 3. Seleccione los destinatarios
En este paso elegiremos la opción:
“Escribir una lista nueva”
Esta opción nos permite escribir el nombre,
dirección y demás campos de nuestros
destinatarios.
Al dar clic sobre la opción Crear…, se abrirá
una ficha (Nueva lista de direcciones)
conteniendo todos los campos necesarios para
ingresar a nuestros contactos.
Al ingresar los datos del primer contacto
presione el botón Nueva entrada para agregar
otro contacto. Para finalizar el ingreso de
contactos presione sobre el botón Cancelar.
Guarde esa nueva lista de direcciones y
presione Aceptar
Cont…
Paso 4. Escriba la Carta (Opcional)
Este paso es opcional ya que la escritura
de nuestra carta ya la hemos hecho en el
paso2 (Seleccione el documento inicial).

Sin embargo, verifique en este paso que


nuestro documento este bien redactado
y sin errores ortográficos.

Presione Siguiente una vez haya


verificado el contenido de su documento
Cont…
Paso 5. Vista previa de las cartas

Este paso nos permite tener una vista


previa de todas las cartas que se han
originado a partir de nuestra carta principal.

Presione el botón << para regresar a la


primera carta Presione el botón >> para
seguir a la siguiente carta

Es posible también en este paso excluir a


algún destinatario que se nos filtro al
momento de hacer nuestra lista, para esto,
elija la opción Excluir al destinatario y el
destinatario que está en ese momento en
pantalla se removerá de nuestra lista.
Cont…
Paso 6. Complete la combinación

Hemos llegado al sexto y último paso, en este


momento nuestro asistente Combinar
correspondencia está listo para generar las
cartas.

Tenemos dos opciones:


Imprimir… Imprime todas las cartas o
alguna selección establecida.

Editar cartas individuales… Se abrirá un


nuevo documento con las cartas
combinadas. Para realizar cambios en
todas ellas, vuelva al documento original
FIN