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i
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o
Trabajar bien Administracin
En grupos Del Tiempo
Habilidades Comunicacin
Verbal interpersonales
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Introduccin a la Administracin y a las Organizaciones
En el exigente y dinmico centro de trabajo de hoy, los empleados que se
vuelven inapreciables para una organizacin deben estar dispuestos a mejorar
constantemente sus habilidades y a aprender tareas adicionales fuera de su rea
de trabajo especfica. Y es indudable que las habilidades seguirn siendo un criterio
fundamental para describir las actividades que realiza un gerente. A
continuacin se puede apreciar cuales son las 23 habilidades administrativas que
reflejan una amplia muestra transversal de las actividades administrativas que, son
elementos importantes de las cuatro funciones administrativas. Obsrvese que
muchas de las habilidades resultan importantes para ms de una funcin.
Figura 3.C
Matriz de habilidades administrativas y
Funciones administrativas
HABILIDAD FUNCION
Planificacin Organizacin Direccin Control
Adquisicin de
poder
Escuchar en
forma activa
Evaluacin de
diferencias
transculturales
Elaboracin de
presupuestos
Seleccin de un
tipo de liderazgo
eficaz
Gua
Creacin de
equipos eficaces
Facultar
(empowerment)
Diseo de
empleos
motivadores
Desarrollo de la
confianza
Elaboracin de
grficas de control
Disciplina
Entrevistas
Administracin de
la resistencia al
cambio
Administracin
del tiempo
Funcin de
mentor
Negociacin
Provisin de
retroalimentacin
Interpretacin de
la cultura de la
organizacin
Reduccin del
estrs
Exploracin del
ambiente
Establecimiento
de metas
Resolucin
creativa de
problemas
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Introduccin a la Administracin y a las Organizaciones
4. El Administrador desde la perspectiva de Sistema
Otra forma de examinar el trabajo de un administrador consiste en hacerlo
desde la perspectiva de la administracin de sistemas.
Sistema: Es un conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes,
dispuestas de modo que producen un todo unificado. Segn esta definicin,
las sociedades son sistemas, lo mismo que los automviles, los animales y el
cuerpo humano.
Sistemas cerrados y abiertos: Los cerrados no reciben la influencia de su
ambiente ni interactan con l. En cambio los abiertos reconoce la interaccin
dinmica del sistema con su ambiente. Cuando hablamos de sistemas de
organizaciones nos referimos a sistemas abiertos; es decir, aceptamos que
una organizacin interacta constantemente con su ambiente.
La Organizacin desde una perspectiva de sistemas abiertos, los insumos
son materias primas, recursos humanos, capital, tecnologa e informacin. El
proceso de transformacin convierte esos insumos en productos o servicios
terminados, por medio de las actividades de trabajo de los empleados, las
actividades de la gerencia, la tecnologa y los mtodos de operacin de la
organizacin. El resultado final de la transformacin son: tanto productos
como servicios, resultados financieros (ganancias, equilibrio o prdida),
informacin y resultados humanos, como los niveles de satisfaccin en el
trabajo y la productividad de los empleados. Adems, el xito final del sistema
depende de sus interaccione eficaces con su ambiente: los grupos o
instituciones de los cuales depende. stos pueden ser proveedores,
sindicatos, instituciones financieras, sectores gubernamentales y clientes. En
el caso de una organizacin de negocios, la venta de productos y servicios
genera ingresos que es posible usar para pagar salarios e impuestos, comprar
ms insumos, saldar prstamos y generar ganancias para los dueos Si los
ingresos no son suficientes para satisfacer diversas demandas del ambiente,
la organizacin se contrae o muere.
Figura 4A
La Organizacin como
Un sistema abierto
Ambiente
Sistema
INSUMOS Transformacin Productos
Materias Primas Actividades de trabajo de los
empleados
Productos y servicios
Recursos Humanos Resultados Financieros
Capital Actividades de administracin Informacin
Tecnologa Tecnologa y mtodos de
operacin Informacin
Sistema
Resultados humanos
Ambiente
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Introduccin a la Administracin y a las Organizaciones
Si analizamos la labor del administrador desde las perspectiva de sistemas,
las organizaciones estn formadas de factores interdependientes, como
individuos, grupos, actitudes, motivos, estructura formal, interacciones,
metas, categora social y autoridad. As pues, el trabajo de un gerente
consiste en asegurarse de que todas las partes interdependientes de la
organizacin funcionen en conjunto para que sta pueda alcanzar sus metas;
es decir, el trabajo del administrador en un Sistema Organizacional consiste
en coordinar el integrar todas las actividades de trabajo de las distintas partes
de la organizacin.
Si se trata de un administrador de primera lnea, la parte del sistema
organizacional en la que l o ella coordina e integra las actividades de trabajo
es tpicamente muy estrecha y se limita a una o muy pocas reas de la
organizacin. Por el contrario si se trata de un administrador de alto nivel, la
parte del sistema organizacional que est bajo su responsabilidad es ms
amplia y completa, por lo cual abarca numerosas reas de la organizacin. Si
se trata de un administrador de nivel medio, l sera responsable de coordinar
e integrar las actividades de trabajo en porciones del sistema organizacional
que fluctan entre amplias y estrechas.
Interdependencia de sistemas: Las decisiones y acciones realizadas en un
rea de la organizacin afectan a las dems y viceversa. Por ejemplo, no
importa cun eficiente sea el departamento de produccin de una
organizacin determinada; si su departamento de marketing no acierta a
prever los cambios que habr en el gusto del consumidor y no trabaja con el
departamento de desarrollo de productos para crear los artculos que el
consumidor desea, el rendimiento general de la organizacin resultar
perjudicado. El enfoque de sistemas reconoce la interdependencia y la
necesidad de coordinar las diversas actividades de la organizacin.
Dependencia de factores ambientales externos de los sistemas abiertos:
Las organizaciones no son autosuficientes, dependen de su ambiente para la
provisin de insumos esenciales y para hallar fuentes de consumo que
absorban sus productos. Ninguna organizacin podr sobrevivir mucho
tiempo si pasa por alto los reglamentos del gobierno, las relaciones con sus
proveedores, o los diversos grupos externos de los cuales depende. Una parte
importante del trabajo del administrador consiste en reconocer y entender el
efecto que producen los diferentes factores externos.
El trabajo del administrador implica coordinar e integrar diversas actividades
de trabajo, de modo que el sistema de partes interrelacionadas e
interdependientes (la organizacin) alcance sus metas. Aun cuando la
perspectiva de sistemas no provee descripciones especficas de lo que hacen
los gerentes, nos proporciona un panorama ms general y amplio que otras
perspectivas.
5. El Administrador desde la perspectiva de Contingencia
La administracin, como la vida misma, no se basa en principios simplistas.
Por ejemplo las compaas de seguros saben que no todos los individuos
tienen las mismas probabilidades de participar en un accidente
automovilstico. Factores como edad, sexo al que pertenece la persona,
historial como conductor, y el nmero de kilmetros que conduce al ao, son
contingencias que influyen en las tasas de accidentes. En forma similar, no
se pude decir que los estudiantes siempre aprendan ms en los grupos
pequeos que en los grandes. La investigacin nos indica que los factores de
contingencias, como el contenido del curso y el estilo de enseanza del
profesor, influyen en las relaciones entre el tamao de la clase y la eficacia del
aprendizaje.
La perspectiva de contingencias (Enfoque situacional) de la
administracin subraya y pone de relieve el hecho de que las organizaciones
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Introduccin a la Administracin y a las Organizaciones
son diferentes, enfrentan circunstancias distintas (contingencias) y,
consecuentemente, requieren distintas formas de administracin, es decir,
decisiones y acciones administrativas diferentes. Por lo tanto, cuando
describimos desde esta perspectiva lo que hacen los administradores, estamos
reconociendo que stos deben interpretar y tratar de entender las
contingencias de la situacin que enfrentan, antes de decidir cul es la mejor
forma de coordinar e integrar las actividades de trabajo.
Un enfoque de contingencias para describir lo que hacen los administradores
es intuitivamente lgico. En virtud de que las organizaciones, e incluso las
distintas unidades de la misma organizacin, son diferentes( en sus
dimensiones, objetivos, trabajo que realizan y otras cosas por el estilo), sera
muy raro encontrar principios de aplicacin universal( reglas) que resultaran
aplicables en todas las situaciones. Por ejemplo administrar a los ingenieros
de diseo de sofware de Microsolf sera muy diferntes de administrar a los
empleados de ventas de wall mark e incluso al personal de marketing de la
propia Microsoft. Y, por supuesto, una cosa es decir todo depende y otro
muy distinta especificar de qu depende. Los investigadores de la
administracin se han esforzado por identificar esas variables del qu.
Existen muchas variables a considerar pero podemos identificar las ms
populares:
a. Tamao de la Organizacin: El nmero de personas que forman una
organizacin es una de las influencias importantes sobre lo que hacen
los gerentes. A medida que aumenta el tamao, lo mismosucede con
los problemas de coordinacin.
b. Tecnologa rutinaria para las tareas: Las tecnologas de rutina
requieren estructuras de organizacin, estilos de liderazgo y sistemas
de control diferentes de los que se requieren con tecnologas
personalizadas o no rutinarias.
c. Incertidumbre ambiental: El grado de incertidumbre provocado por
los cambios polticos, tecnolgicos, socioculturales y econmicos
influye en el proceso de administracin. Lo que produce mejores
resultados en un ambiente estable y previsible puede ser totalmente
inadecuado en un ambiente imprevisible y en rpido cambio.
d. Diferencias individuales: Los individuos son diferentes en lo que se
refiere a su deseo de crecimiento, autonoma, tolerancia a la
ambigedad y expectativas. Estas y otras diferencias individuales son
particularmente importantes cuando los administradores seleccionan
tcnicas de motivacin, estilos de liderazgo y diseos de puestos de
trabajo.
6. Mltiples perspectivas de el trabajo de El Administrador
En la actualidad ha cambiado la manera en que los Administradores
hacen su trabajo, dentro de los aspectos que hoy impactan sobre el trabajo
del administrador podemos sealar el servicio al cliente y la innovacin, la
globalizacin, la tica, la diversidad de los trabajadores, el espritu
empresarial, el comercio electrnico, la administracin del conocimiento, el
aprendizaje organizacional y la calidad total.
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