325

POLITICA DE ARCHIVOS
PRESENTACIN
El Archivo General de la Nacin (AGN) se propone fortalecer y actualizar los
lineamientos relativos tanto a la salvaguarda del patrimonio documental colom-
biano como a la modernizacin de los archivos pblicos. Estos constituiran la
hoja de ruta de la entidad y se enmarcan dentro del proceso de socializacin y
concertacin que el Ministerio de Cultura, como cabeza del sector, se ha traza-
do. Dentro de este plan se pondrn, a discusin de los colombianos, las polticas
culturales para tomar las decisiones de manera consensuada, con el n de lograr
el mayor impacto en la sociedad, fortalecer los sentimientos de identidad y perte-
nencia, y generar orientaciones que permitan a la administracin pblica lograr
mayores ndices de ecacia y transparencia.
El AGN, adscrito al Ministerio de Cultura, en el marco de sus competencias
es consciente de la responsabilidad que le ha sido asignada para responder de
forma proactiva a las necesidades actuales del pas. Para ello se requiere el diseo
de polticas que aporten a la solucin de problemas fundamentales, tales como:
el fortalecimiento de la identidad y del sentimiento de pertenencia a una nacin
pluritnica y multicultural, con un rico pasado digno de ser conocido y recrea-
do, para lograr el mayor aprovechamiento de los logros y evitar que se repitan
errores del pasado. Es evidente que el desconocimiento del pasado crea senti-
mientos de inferioridad e incertidumbre, vacos que son llenados con adopcin
de imitaciones, rebelda e incomprensin. Otro problema que afecta al pas es la
falta de informacin conable y organizada para la toma de decisiones oportu-
nas, pertinentes en la administracin pblica. Los archivos administrativos seran
una barrera contra la corrupcin, garantizaran la transparencia en la gestin del
COMPENDIO DE POLTICAS CULTURALES
326
Estado y su participacin en ptimas condiciones en el contexto econmico y
social internacional y, adems, los ciudadanos podran ejercer plenamente sus
derechos democrticos.
Los lineamientos propuestos se basan en la poltica sectorial establecida en
el Plan Decenal de Cultura 2001-2010, en el Plan Nacional de Desarrollo 2006-
2010 Estado comunitario: desarrollo para todos, y en el documento Visin
Colombia 2019. No obstante, pretenden responder a necesidades y a priorida-
des que demandan tanto el Estado como la sociedad misma, previendo a futuro
asumir retos que permitan consolidar y poner de relieve el rol fundamental del
patrimonio documental en la construccin de un nuevo plan decenal del sector.
Esta propuesta conlleva la construccin colectiva de una poltica pblica de
archivos, que ms all de la conservacin f sica de los documentos permita, por
un lado, promover su apropiacin, consulta e investigacin para la generacin
de conocimiento; la valoracin del patrimonio documental, a n de fortalecer
la identidad cultural en Colombia, es decir, que nos permita cumplir con la fun-
cin social del patrimonio desde una perspectiva integral. Por otro lado, con
esta poltica se podr contribuir al ejercicio pleno de los derechos y deberes de
los ciudadanos a travs del principio de la democracia participativa, ya que po-
demos armar que el ciudadano participa en cuanto conoce, conoce, en cuanto
se informa, en cuanto accede con facilidad, entre otros materiales a los registros
que produce el Estado
1
.
ANTECEDENTES
En nuestro pas, a pesar de la mltiple normatividad existente (desde la Co-
lonia, mediante cdula Real de 1549) para la conservacin y organizacin de
la documentacin administrativa, no se asumi con suciente compromiso
esta tarea, con lo cual se generaron, adems de inmensos fondos acumulados,
fuentes de muy diversos problemas administrativos, la prdida irreparable de
documentos. En el pas, el proceso institucional de denicin de una entidad
rectora de la poltica de archivos pas por varios cambios y transformaciones.
As, en 1868 se cre la Direccin de Archivos Nacionales de Colombia, adjunta
al Ministerio de Gobierno; en 1937, el Departamento de Archivos Nacionales y
la Biblioteca Nacional, quedaron adscritos al Ministerio de Educacin; en 1968,
el Archivo Nacional pas a ser una dependencia del Instituto Colombiano de
Cultura (Colcultura) y, en 1989, naci el Archivo General de la Nacin, como
establecimiento pblico adscrito al Ministerio de Gobierno. A partir de 1999,
por el Decreto 1123, fue adscrito al recin creado Ministerio de Cultura, con el
propsito de fortalecer este nuevo sector que representaba grandes retos para
el pas.
1 Jorge Palacios Preciado, El Archivo sale
del desvn, en Malcom Deas, El gobierno
Barco: poltica, economa y desarrollo social,
Bogot, Fondo Cultural Cafetero, 1994.
[SEGUNDA PARTE] POLTICA DE ARCHIVOS
327
Varias fueron las razones que motivaron la creacin de una entidad archivsti-
ca con visin integral, que conjuga tanto la perspectiva patrimonial como la de un
elemento vital para la eciencia y transparencia de la gestin pblica. En primer lu-
gar, en el mbito internacional, la creacin del Consejo Internacional de Archivos
(1950), para solucionar los problemas de explosin documental generados a raz
de la Segunda Guerra Mundial y del saqueo de archivos patrimoniales de los pases
invadidos. En segundo lugar, la presin de los acadmicos para acceder a las fuentes
primarias relativas a la escritura de la historia y la conciencia, cada vez mayor, de la
administracin sobre el valor de la informacin soportada en documentos como
recurso vital para la gestin. Fue as como, en 1989, durante la administracin del
Presidente Virgilio Barco, se le dio vida al Archivo General de la Nacin como es-
tablecimiento pblico del orden nacional encargado de preservar y enriquecer el
patrimonio documental de la nacin, establecer el Sistema Nacional de Archivos y
dictar la Poltica Nacional de Archivos, con el n de homogenizar y normalizar los
procesos archivsticos y articular esta funcin en las entidades pblicas y privadas
que cumplen funciones pblicas, en el orden nacional y territorial.
MARCO REGULATORIO
PARA EL PATRIMONIO DOCUMENTAL
En primer lugar, la Ley 80 de 1989 Por la cual se crea el Archivo General de la
Nacin. No slo le atribuy nuevas funciones al AGN, sino que le impuso gran-
des retos a la entidad. Le conri atribuciones de primer orden a nivel de la rama
ejecutiva, como son la formulacin y adopcin de polticas, planes generales,
programas y proyectos para el sector, adems de la competencia para ejercer fun-
ciones administrativas y prestar servicios pblicos, bajo el control poltico y la
direccin del Ministerio del Interior (a partir de 1999, del Ministerio de Cultura).
En el contexto de la formulacin de la Poltica Archivstica, cabe destacar, entre
otras, las siguientes funciones:
Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con
el n de planear y coordinar la funcin archivstica en toda la nacin,
salvaguardar el patrimonio documental del pas y ponerlo al servicio de
la comunidad.
Fijar polticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la
conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin,
de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte
la Junta Directiva.
COMPENDIO DE POLTICAS CULTURALES
328
Formular, orientar, coordinar y controlar la Poltica Nacional de Archivos,
acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos econmicos,
sociales, culturales, cientcos y tecnolgicos de los archivos que hagan
parte del Sistema Nacional de Archivos.
Promover la organizacin y fortalecimiento de los archivos del orden
nacional, departamental, intendencial, comisarial, municipal y distrital
para garantizar la ecacia de la gestin del Estado y la conservacin del
patrimonio documental, as como apoyar a los archivos privados que
revisten especial importancia cultural o histrica. Todo esto mediante
asesora, capacitacin, incorporacin de tecnologas avanzadas en el
manejo de la informacin archivstica y establecimiento de programas
de asistencia tcnica y nanciera.
Gran importancia reviste tambin la Constitucin Poltica de 1991, que abor-
da con particular detenimiento el tema del patrimonio y ha raticado la cultura
como fundamento de la nacionalidad, derecho de la sociedad e instancia que
identica a Colombia como pas multitnico y pluricultural. Establece, adems,
que tanto el Estado como los particulares son concurrentes en la proteccin del
patrimonio cultural de la nacin y que la libertad esencial debe proyectarse a la
bsqueda del conocimiento y la expresin artstica; que la nacin tiene la pro-
piedad exclusiva y pblica sobre determinados bienes culturales y la obligacin
estatal de incentivar la creacin y gestin cultural, as como la educacin. Cabe
destacar los artculos 20 (que garantiza a toda persona expresar su pensamiento
y opinin, informar y recibir informacin veraz e imparcial, y fundar medios ma-
sivos de comunicacin); 70 (el Estado promover la investigacin, la ciencia, el
desarrollo y la difusin de los valores culturales de la nacin); 72 (el Patrimonio
Cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado), y 74 (relativo al derecho
que tienen todas las personas de acceder a los documentos pblicos). Esta nor-
matividad al ms alto nivel, el constitucional, constituye una base sobre la cual se
plantean las polticas del AGN.
Otra norma fundamental para nuestra entidad es la Ley 397 de 1997 (Ley
General de Cultura) que materializ los planteamientos de la Constitucin Po-
ltica de 1991, deniendo los bienes que constituyen el patrimonio cultural de la
nacin, dentro de los que se encuentran, para nuestro caso, los tangibles, es decir,
los registros que revisten inters histrico, antropolgico, lingstico, losco,
arqueolgico, literario, audiovisual, musical, plstico, escnico, testimonial, cien-
tco, ambiental o museolgico. Dentro de ese conjunto amplio de expresiones
(registros-documentos) del patrimonio cultural de la nacin, algunos, debido a
[SEGUNDA PARTE] POLTICA DE ARCHIVOS
329
sus especiales valores simblicos, artsticos, estticos o histricos, requieren es-
pecial tratamiento. Como mecanismo para el reconocimiento y proteccin del
patrimonio cultural, la ley plantea la categora de bienes de inters cultural (BIC).
Su declaracin como tales se basa en la representatividad territorial: nacional,
departamental, distrital, municipal y de los territorios indgenas. As mismo, de-
termina que los objetivos de la poltica estatal, en materia de patrimonio cultural,
son su proteccin, conservacin, rehabilitacin y divulgacin. La vinculacin
especca del AGN, con la norma, se establece en el artculo 12, que ratica su
competencia frente al patrimonio documental de la nacin:
Del patrimonio bibliogrco, hemerogrco, documental y de imgenes
en movimiento. El Ministerio de Cultura y el Ministerio del Interior, a
travs de la Biblioteca Nacional y el Archivo General de la Nacin, res-
pectivamente, son las entidades responsables de reunir, organizar, incre-
mentar, preservar, proteger, registrar y difundir el patrimonio bibliogr-
co, hemerogrco y documental de la nacin, sostenido en los diferen-
tes soportes de informacin. As mismo, [] los archivos municipales,
distritales y departamentales, podrn ser depositarios de su patrimonio
bibliogrco, hemerogrco y documental.
La Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) es la norma fundamental que
regula la administracin de los archivos en Colombia. Su mbito de aplicacin
abarca toda la administracin pblica, incluyendo las tres ramas del poder p-
blico, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los particulares
que poseen archivos de inters cultural. Su objetivo es lograr el desarrollo inte-
gral y optimizar la gestin de los archivos en Colombia, abarcando el ciclo vital
de los documentos, es decir, desde su produccin, su trmite natural y su dis-
posicin nal, ya sea para su conservacin o eliminacin. Entre los principios
generales que rigen esta Ley se destacan: la importancia de los archivos para la
administracin y la cultura, pues como centros de informacin institucionalizan
las decisiones administrativas y constituyen una herramienta indispensable para
la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y son la base
para el servicio al ciudadano; cumplen una funcin probatoria, garantizadora y
perpetuadora; son testimonio de los hechos y de las obras, y documentan las per-
sonas, los derechos y las instituciones. Por otra parte, la aplicacin de esta Ley
garantiza la salvaguarda y difusin del patrimonio documental colombiano.
Es de destacar que esta Ley previ varios artculos orientados a la proteccin
y promocin de los archivos privados, que conrman la visin integral sobre los
archivos y recogen los mandatos de la Ley General de Cultura, en especial lo
COMPENDIO DE POLTICAS CULTURALES
330
Comits Tcnicos
Consejo Departamental
de Archivos
Consejo Distrital
de Archivos
Consejo Municipal
de Archivos
Archivo
General del

Municipio
Archivo
General del
Departamento
Archivo
General de
la Nacin
relativo a la categora de BIC y el registro del patrimonio cultural. En relacin con
los archivos privados, sobresalen los artculos sobre asistencia a dichos archivos,
registro de archivos, y declaracin de inters cultural de documentos privados.
Tambin es de particular inters el artculo sobre las prohibiciones para trasladar
los documentos patrimoniales fuera del territorio nacional, sin previa autori-
zacin del AGN; o transferir la propiedad, posesin o tenencia de documentos
histricos, sin previa informacin al AGN.
Adicionalmente la Ley incluy el ejercicio de la funcin de control y vigilan-
cia por parte del AGN, no slo sobre archivos de entidades estatales, sino sobre
los documentos declarados de inters cultural, cuyos propietarios, tenedores o
poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado.
La Ley 594 de 2000 ha tenido varios desarrollos. Uno de ellos es el Decreto
4124 de 2004 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se
dictan otras disposiciones relativas a los archivos privados. Este Sistema, dirigido
y coordinado por el AGN como la instancia que aporta a la construccin de la
poltica archivstica en Colombia, se basa en la descentralizacin administrativa
y operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivsticos de las insti-
tuciones que lo integran.
rganos coordinadores de las instancias asesoras del Sistema Nacional de Archivos
[SEGUNDA PARTE] POLTICA DE ARCHIVOS
331
Cronolgicamente, la ltima norma que reglamenta la labor del AGN es
la Ley 1185 de 2008 (Ley de Patrimonio), por la cual se modica y adiciona
la Ley General de Cultura y se dictan otras disposiciones. Representa uno de
los logros ms signicativos para la proteccin y salvaguardia del patrimonio
cultural de la nacin. Uno de los principales aportes de esta Ley es la reglamen-
tacin del Rgimen de Estmulos al Patrimonio Cultural, contemplado en la Ley
General de Cultura. Constituye un avance en la denicin de oportunidades
para la sostenibilidad del patrimonio cultural. El artculo 5 establece que son
BIC del mbito nacional los declarados por el Ministerio de Cultura o el AGN
en lo de su competencia, en razn del inters especial que el bien revista para la
comunidad en todo el territorio nacional.
La Ley de Patrimonio constituye la ruta de navegacin que aclara el panora-
ma frente al manejo del patrimonio cultural y precisa el marco de competencias
de las instancias responsables de su gestin y proteccin. Es importante tam-
bin el Decreto 763 de 2009 Patrimonio cultural de la nacin de naturaleza
material, reglamentario de la Ley, que en su artculo 75 dispone que todo lo
relacionado con el tratamiento de los archivos en su carcter de patrimonio
cultural de la nacin, incluidas las declaratorias como BIC y los procedimientos
con ese n, y la aplicacin del Rgimen Especial de Proteccin, incluidas las
restricciones, planes especiales de manejo y proteccin o estmulos, se regir
por lo previsto en las disposiciones de ese decreto o por las que reglamente el
Ministerio de Cultura en aspectos de requisitos y otros criterios. El decreto
dej expresa la competencia del AGN con exclusividad y con sujecin a los
procedimientos establecidos en la Ley 397 de 1997, en relacin con los bienes
muebles de carcter archivstico. Frente a este decreto, el AGN plantea dos re-
comendaciones:
1. Documentar el proceso histrico de la manifestacin que ha permitido
mantenerla vigente y da cuenta de sus orgenes, elementos, signicado
para la comunidad y transformaciones.
2. En los planes de salvaguardia, el Archivo General de la Nacin pone a
disposicin su capacidad para brindar lineamientos tcnicos que asegu-
ren la permanencia, conservacin y consulta de la documentacin de las
manifestaciones declaradas BIC, en cualquiera de sus soportes (textual,
fotogrco, sonoro, audiovisual, etc.).
COMPENDIO DE POLTICAS CULTURALES
332
PARA LA ADMINISTRACIN PBLICA
La Ley 489 de 1998, que obliga a las entidades pblicas a establecer un Sistema
Interno de Gestin Documental como parte del Sistema de Informacin Admi-
nistrativa del sector pblico.
La Constitucin Poltica de Colombia establece varios principios esenciales
relacionados con la funcin de los archivos en la vida social, tales como el de-
recho a la informacin, el acceso a los documentos pblicos y el principio de la
democracia participativa. La Ley 872 de 2003 y el Decreto reglamentario 4110
de 2004, que obligan a las entidades pblicas a implementar sistemas de gestin
de la calidad, que involucran un proceso de gestin documental. Conforme a la
Ley 87 de 1993 y su Decreto reglamentario 1599 de 2005, las entidades pblicas
deben implementar sistemas de control interno por procesos y el componente
informacin a la gestin documental.
La gestin documental va de la mano con las iniciativas de gobierno electr-
nico y la adopcin de tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC) en
la administracin pblica, como parte de la obligacin del Estado de ofrecer al
ciudadano servicios de calidad y transparencia. En este sentido, la creacin de la
Comisin Intersectorial de Polticas y Gestin de la Informacin (Coinfo) ofrece
escenarios que permiten a los ciudadanos acceder a la informacin, con lo que se
garantiza la transparencia de la administracin pblica y el ejercicio efectivo del
control social. Igualmente se han expedido disposiciones sobre racionalizacin
de trmites y procedimientos administrativos.
El documento Visin Colombia 2019 pone de relieve la atencin que el Esta-
do le presta al ciudadano mediante la caracterizacin de la informacin pblica,
segn tipos de usuarios y grupos poblacionales.
Es de destacar que para el logro de los objetivos relacionados con la moder-
nizacin del Estado y las polticas anticorrupcin, el Plan Nacional de Desarrollo
expresa la necesidad de contar con el concurso del AGN. Para responder a estos
retos, la entidad requiere la adaptacin y renovacin institucional.
CONCEPTUALIZACIN
LOS ARCHIVOS COMO PATRIMONIO DOCUMENTAL
El marco de denicin de los archivos como patrimonio documental est dado
por su dimensin cultural, que articula tres conceptos: cultura, patrimonio cul-
tural y patrimonio documental. Sin embargo, los archivos, por su naturaleza,
trascienden este sector, pues estn involucrados directamente con el actuar del
Estado y las garantas constitucionales a los ciudadanos como son los princi-
pios de igualdad, democracia y participacin, para entender el papel real de la
[SEGUNDA PARTE] POLTICA DE ARCHIVOS
333
cultura en cumplimiento de estos principios, sobre todo, desde el actual escena-
rio colombiano.
Uno de los aspectos ms relevantes del patrimonio documental es que re-
presenta la memoria de la nacin y, en consecuencia, la poltica orientada a su
salvaguardia y difusin juega un papel trascendental para la sociedad colombia-
na, al favorecer procesos de cohesin y reconstruccin del tejido social.
Segn la Unesco, el patrimonio documental consta de dos componentes: el
contenido informativo y el soporte en el que se consigna. A partir de lo anterior,
plantea que dicho patrimonio est conformado por:
Piezas textuales: manuscritos, libros, peridicos, carteles, etc. El con-
tenido textual puede haber sido inscrito con tinta, lpiz, pintura u otro
medio. El soporte puede ser de papel, plstico, papiro, pergamino, hojas
de palmera, corteza, tela, piedra, etc.
Piezas no textuales: dibujos, grabados, mapas o partituras.
Piezas audiovisuales: pelculas, discos, cintas y fotograf as, grabadas
en forma analgica o numrica, con medios mecnicos, electrnicos, u
otros, de las que forma parte un soporte material con un dispositivo para
almacenar informacin donde se consigna el contenido.
Documentos virtuales: los sitios de Internet almacenados en servidores.
El soporte puede ser un disco duro o una cinta y los datos electrnicos
forman el contenido.
Una pieza del patrimonio documental puede ser un solo documento de cual-
quier tipo, o bien un grupo de documentos, como una coleccin, un fondo o unos
archivos.
LOS ARCHIVOS PARA LA ADMINISTRACIN PBLICA
Desde el escenario de la funcin pblica, los archivos manejan diferentes concep-
tos, tales como:
Documento: informacin u objeto registrado que se puede tratar como
una unidad. Un documento puede estar en papel, en microforma o en
un soporte magntico o electrnico de cualquier otro tipo. El documen-
to de archivo especcamente es el registro de informacin producida o
recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades
COMPENDIO DE POLTICAS CULTURALES
334
o funciones
2
. Por su parte, el documento electrnico de archivo es el crea-
do mediante un programa informtico de aplicacin o bien porque se ha
digitalizado.
Expediente: unidad organizada de documentos de archivo reunidos
bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de
organizacin archivstica, porque se reeren al mismo tema, actividad o
asunto. Por su parte, expediente electrnico es el conjunto de documen-
tos electrnicos de archivo relacionados entre s. Electrnico es sinni-
mo de digital.
Metadatos: Informacin estructurada o semiestructurada que permite
la creacin, la gestin y la utilizacin de documentos de archivo a lo largo
del tiempo, tanto dentro de los mbitos en que se crearon como entre
ellos mismos.
Registro: acto por el que se adjudica a un documento de archivo un iden-
ticador nico en el momento de su entrada en el sistema.
Ciclo de vida: es la vida de un registro desde su creacin o recepcin
hasta su disposicin nal. Por lo general se dividen en tres fases: creacin,
mantenimiento y uso y disposicin nal.
Gestin de documentos de archivo: la planeacin, control, direccin,
organizacin, capacitacin, promocin y otras actividades involucradas
en la gestin del ciclo de vida de la informacin, incluyendo la creacin,
mantenimiento (uso, almacenamiento, recuperacin), y disposicin, in-
dependientemente de los medios.
Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo: soft-
ware utilizado por una organizacin para gestionar sus documentos.
POLITICA PBLICA NACIONAL DE ARCHIVOS
Para responder a los retos planteados por la legislacin a las necesidades de la era
de la informacin y para promover la era del conocimiento, la entidad ha plan-
teado unas lneas de poltica pblica que guiarn su plan estratgico, su plan de
accin, sus objetivos y sus actividades. En este sentido, su justicacin se orienta
tambin en dos frentes:
2 Acuerdo 027 de 2006 Que modifca el Acuerdo
07 de 1994, que actualiza el Reglamento
General de Archivos en el uso del glosario.
[SEGUNDA PARTE] POLTICA DE ARCHIVOS
335
PARA LA PROMOCIN Y APROPIACIN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
A partir de las funciones asignadas al AGN, relacionadas con el patrimonio docu-
mental y de las sucesivas normas sobre el particular, son mltiples los retos que
enfrenta una poltica de patrimonio documental. Si bien es cierto que los esfuer-
zos de la entidad se han dividido entre la proteccin del patrimonio documental
y la regulacin de los archivos pblicos, el AGN es consciente de la necesidad de
fortalecer las estrategias para la promocin, apropiacin y disfrute del patrimonio
documental, que involucre a toda la sociedad en su conjunto. Para ello, se debe
establecer una poltica que lleve a las comunidades y territorios los principios
donde el patrimonio documental es pieza fundamental de la memoria colectiva,
as como el papel renovador que ste puede cumplir en la generacin de cono-
cimiento, y en la consolidacin de una identidad nacional rica y diversa, que se
reinterpreta y recrea al conocer su pasado y se reconoce y proyecta a travs de l.
Las posibilidades que ofrece el patrimonio documental son innitas, iguales
a la variedad de soportes y formatos en que se sustenta, as como, segn su ori-
gen, temtica o asunto. Por lo anterior, son muchos los actores involucrados e
interesados en su produccin, organizacin, conservacin y difusin, que hace
necesario un trabajo conjunto e integral de coordinacin y articulacin entre la
poltica cultural y la poltica archivstica. Ello permitir establecer un dilogo
permanente entre el Sistema Nacional de Archivos y los dems sistemas e ins-
tancias ociales y privadas.
PARA LA MODERNIZACIN DE LOS ARCHIVOS PBLICOS
Uno de los indicadores de democracia de un pas se reeja en la posibilidad que
tienen sus ciudadanos de acceder a la informacin (pertinente, oportuna y ve-
raz) sobre la administracin pblica. Por ello, en nuestro pas, es evidente que
la gestin documental, elemento esencial de la funcin administrativa para el
logro de los nes del Estado, le ha conferido gran nfasis a sus programas orien-
tados a la optimizacin de los servicios al ciudadano, y a la consolidacin de
un Estado eciente y transparente, soportados en sus archivos actualizados y
sistematizados. Lo anterior constituye un reto para el AGN en la cobertura e
implementacin de la poltica archivstica.
La eciencia en la administracin pblica y su proyeccin a futuro requiere
de la medicin y evaluacin continuas de su desempeo. Estos procedimientos
slo se pueden realizar si existe informacin conable y oportuna sobre el fun-
cionamiento de las entidades pblicas. Para ello, las entidades deben contar con
archivos actualizados y sistematizados que brinden informacin de calidad. Archi-
vos desactualizados y desorganizados conllevan al ocultamiento de informacin
COMPENDIO DE POLTICAS CULTURALES
336
para evadir responsabilidades y destruir evidencias, es decir, son fuente de corrup-
cin administrativa.
La adopcin de tecnologas de informacin y comunicacin (TIC) por par-
te de la administracin pblica, y el carcter obligatorio de aplicar modelos de
gestin basados en gobierno electrnico, hace que en la actualidad la mayora
de los documentos se genere y cumpla su ciclo de vida de manera electrnica.
Lo anterior compele al AGN a pronunciarse sobre la actualizacin y migracin
tecnolgica, el aseguramiento sobre la autenticidad de los documentos, su integri-
dad, disponibilidad y preservacin. Esto conlleva a adoptar el concepto de Gestin
de Registros y a generar los lineamientos para la implementacin de sistemas de
gestin de registros y documentos electrnicos en la administracin pblica
OBJETIVOS DE LA POLTICA
FRENTE AL PATRIMONIO DOCUMENTAL
La poltica archivstica dar respuesta a los principios constitucionales
sobre el papel de la cultura como fundamento de la nacionalidad, di-
mensin especial de desarrollo, derecho de la sociedad e instancia que
identica a Colombia como un pas multitnico y pluricultural. Los li-
neamientos que la orientan se fundamentan en los principios de inclu-
sin social, reconocimiento y respeto por la diversidad cultural, y el de-
recho de los pueblos y las comunidades a conocer y rescatar su historia
y sus costumbres.
Uno de sus objetivos es incrementar la conciencia sobre la importancia y
la proteccin del patrimonio documental, garantizando su conservacin
y promoviendo el acceso democrtico. El AGN propender por fortalecer
su funcin educativa, conquistando nuevos pblicos, demostrando
la importancia de aprender de los errores del pasado y de aprovechar
las experiencias positivas. El gran reto para la poltica de patrimonio
documental es aportar a la gestin de la informacin para avanzar hacia
la sociedad del conocimiento.
La poltica de archivos promover la apropiacin social del patrimonio
documental, a travs de la implementacin de programas y proyectos
a nivel nacional y regional relacionados con procesos de valoracin,
reexin, investigacin y conocimiento del patrimonio documental, que
incentiven la participacin activa de las comunidades, instituciones, entes
territoriales, gremios y agentes culturales. Es evidente que para cumplir
[SEGUNDA PARTE] POLTICA DE ARCHIVOS
337
con el logro de estos objetivos las entidades e instituciones encargadas
del manejo del patrimonio documental, lo deben abordar de manera
integral, sistemtica e interdisciplinar.
LNEAS DE ACCIN
El AGN enmarca su poltica de patrimonio documental en la lnea creacin y me-
moria, prevista en el Plan Nacional de Cultura 2001-2010, Hacia una ciudadana
democrtica cultural. La entidad desarrolla esta poltica a travs del eje Patri-
monio Documental de la Nacin, de acuerdo con las siguientes lneas de accin:
Inventario, registro y declaratoria. Estas acciones estn encaminadas
a realizar la identicacin bsica, el inventario-valoracin, el registro
del patrimonio documental de la nacin y la declaratoria de los BIC. Se
articula con el Programa Nacional de Inventario y Registro del Patrimonio
Cultural, liderado por el Ministerio de Cultura. Se constituyen en una
etapa inicial y fundamental para el reconocimiento y apropiacin del
patrimonio documental de las comunidades y sociedad en su conjunto.
El inventario y el registro permiten coordinar y desarrollar procesos
de conservacin, recuperacin y divulgacin, a travs de redes de los
bienes documentales. Adems, son mecanismos ecaces para sensibili-
zar y concientizar a las comunidades sobre el reconocimiento y la pre-
servacin de su patrimonio.
La declaratoria de una pieza documental, una coleccin o un archivo
es la etapa subsiguiente a los procesos de identicacin, inventario y
registro, que requiere la expedicin de un acto administrativo por parte
del AGN, otorgando la categora de BIC, previo cumplimiento del pro-
cedimiento previsto en la Ley 1185 de 2008. Los BIC constituyen una
categora legal especial de bienes del patrimonio cultural de la nacin
que requieren un especial tratamiento.
El AGN actualmente reglamenta el Decreto 763 de 2009 en lo relativo a
los procesos y criterios de valoracin para declarar bienes del patrimo-
nio documental como BIC.
Organizacin y preservacin. Una vez identicado, inventariado y re-
gistrado el patrimonio documental, se adelantarn las acciones y estrate-
gias dirigidas a su organizacin y preservacin, que permitirn garantizar
el acceso a este patrimonio. El proceso de preservacin implica el con-
junto de medidas administrativas y f sicas necesarias para garantizar su
conservacin y accesibilidad.
COMPENDIO DE POLTICAS CULTURALES
338
En el caso de los bienes documentales declarados BIC, el AGN regla-
mentar los Planes Especiales de Manejo y Proteccin (PEMP), como
un instrumento de gestin del patrimonio cultural de la nacin, esta-
blecido en la Ley de Patrimonio. Los PEMP contemplan las acciones
necesarias para garantizar la proteccin, conservacin y sostenibilidad
de los archivos BIC.
El AGN propender porque el Sistema Nacional de Archivos y los Pro-
gramas de Conservacin Preventiva enfoquen sus esfuerzos para la
denicin de estrategias que garanticen el desarrollo de los procesos
archivsticos en los archivos patrimoniales, que sean consonantes con
los componentes previstos en los PEMP.
Conocimiento y apropiacin social. Esta accin busca prioritariamente
fortalecer la funcin social del patrimonio documental, instrumento de
desarrollo integral que requiere ser apropiado por las comunidades,
para su disfrute y reconocimiento. Por otra parte, los documentos
tienen signicado en la medida que crean lazos emocionales en la
comunidad hacia objetos, lugares e identidades, o permiten conservar
la memoria y facilitan la interpretacin de hechos y personalidades.
Revelan el sentido de pertenencia de un grupo humano sobre los bienes
de su hbitat, toda vez que implican referencias colectivas de memoria
e identidad. Los archivos son centros de informacin acumulativa y
se deben constituir en fuentes de conocimiento y de desarrollo en el
campo econmico, social, poltico y cultural.
Cuando la comunidad se reconoce en su patrimonio documental se po-
tencializan diferentes instancias de conocimiento e investigacin, las
cuales no son relativas nicamente a la informacin contenida en los
documentos, sino que es preciso adelantar programas y proyectos que
rescaten su carcter cultural. Estos se desarrollarn a nivel nacional y
regional, y estarn orientados a procesos de valoracin, reexin, inves-
tigacin y conocimiento de este patrimonio, estimulando as el acceso,
la consulta y el disfrute de fuentes de archivo a travs de su difusin y
disposicin, con ayuda del uso de las nuevas tecnologas. Ello generar
la participacin activa de las comunidades, instituciones pblicas y pri-
vadas, universidades, entes territoriales, gremios y actores culturales.
As mismo, es necesario fortalecer el mbito del conocimiento y la
investigacin del patrimonio documental al interior del sector edu-
cativo, a travs de la generacin de nuevas alternativas pedaggicas,
actividades culturales y acadmicas de acercamiento a las fuentes
[SEGUNDA PARTE] POLTICA DE ARCHIVOS
339
documentales, que exalten las identidades y conocimientos locales y
regionales, orientadas al redescubrimiento de tradiciones, orgenes,
ocios, lugares, economas, estructuras sociales, bailes, msicas, artes,
comidas, estas, sistemas de produccin, entre otras, documentadas
en los archivos.
PARA LA MODERNIZACION DE LOS ARCHIVOS PBLICOS
La entidad desarrolla esta poltica a travs de dos ejes: la dotacin y la automati-
zacin de los archivos pblicos y el Sistema Nacional de Archivos. Los objetivos
propuestos son los siguientes:
Aportar a la construccin de la sociedad de la informacin y el conoci-
miento, facilitando el acceso al ciudadano. Por otra parte, se contribuye
as a la eciencia en la administracin pblica. Para ello, el AGN formu-
lar retos a corto, mediano y largo plazo en el marco del Plan Estratgico
Decenal 2010-2019.
Consolidar el Sistema Nacional de Archivos para ampliar la cobertura y
garantizar la aplicabilidad de la poltica archivstica.
Establecer alianzas estratgicas con las instancias gubernamentales per-
tinentes para el desarrollo misional de la entidad, entre otras con: el De-
partamento Nacional de Planeacin; el Departamento Administrativo de
la Funcin Pblica (DAPF); Coinfo; el Programa Nacional de Gobierno
en Lnea y el Programa de Transparencia y Buen Gobierno.
Armonizar la Ley General de Archivos con el Sistema de Control Interno
Estatal y el Sistema de Gestin de la Calidad, en el sentido de lograr que
las entidades de la administracin pblica puedan ser certicadas en el
Modelo Estndar de Control Interno (MECI) y en la Norma Tcnica de
Calidad en la Gestin Pblica (NTCGP) 1000:2004, siempre y cuando
cumplan con la poltica archivstica.
Establecer un modelo conceptual y operativo, as como una arquitectura
tecnolgica acorde con las polticas de gobierno electrnico internacio-
nalmente aceptadas.
Denir las competencias y habilidades requeridas para quienes trabajen
en las reas de archivo de las entidades pblicas.
COMPENDIO DE POLTICAS CULTURALES
340
LNEAS DE ACCIN
Para el cumplimiento de estos objetivos, la poltica archivstica debe encaminarse
a las siguientes lneas de accin:
INFORMACIN
Disear y poner en marcha la Red Nacional de Archivos (Repositorios),
bajo la orientacin y coordinacin del AGN.
Organizar los fondos acumulados en la administracin pblica, que
seguramente contienen informacin valiosa para atender trmites
vigentes y defensas del Estado frente a demandas.
Regular la gestin de registros electrnicos en la administracin pblica.
Garantizar la interoperabilidad de los diferentes sistemas de gestin
documental y de registros, la utilizacin del enrutador transaccional
del Estado colombiano para compartir registros y documentos de la
administracin pblica, y la inclusin de los metadatos archivsticos
y documentales en el estndar GEL-XML, a travs de un trabajo co-
ordinado con el Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones.
Establecer programas institucionales de aseguramiento archivstico y do-
cumental, priorizando documentos relacionados con historias laborales,
historias clnicas e historias pensionales.
INSTITUCIONALIDAD
Buscar el fortalecimiento institucional del AGN, que conlleva la deni-
cin y adopcin de la reforma institucional (reestructuracin) acorde
con los nuevos retos y obligaciones.
Buscar el ingreso del AGN a Coinfo o la creacin de la Comisin Inter-
sectorial de Archivos con la secretaria tcnica del AGN y la denicin de
funciones y actores.
Consolidar la institucionalidad para la adecuada aplicacin de la funcin
de inspeccin y vigilancia por parte de la entidad.
[SEGUNDA PARTE] POLTICA DE ARCHIVOS
341
NORMATIVIDAD
Elaborar, negociar y rmar, por parte del Ministerio de Cultura y la
Presidencia de la Repblica, un decreto por el cual se armonice el
Sistema Nacional de Archivos con el Sistema Nacional de Control
Interno, establecido conforme a la estructura del MECI 1000:2005; con
el Sistema de Gestin de Calidad, establecido en cumplimiento de los
requisitos exigidos en la NTCGP 1000:2004; y con la Poltica Integral de
Racionalizacin, Estandarizacin, Simplicacin y Automatizacin de
Trmites y Servicios y la Estrategia de Gobierno en Lnea establecida por
el gobierno nacional, conforme a la Ley 962 de 2005.
Denir los procedimientos bsicos que conforman el Proceso de Gestin
Documental para todas las entidades del Estado, mediante la unicacin
normativa, y proponer la emisin de un decreto para la adopcin de la
rma digital en la administracin pblica nacional.
ESTNDARES
Lograr la convergencia con estndares internacionales para el manejo de
documentos electrnicos, con tal n se establecern los mecanismos que
permitan la introduccin de estndares internacionales relacionados con
la retencin, archivo, seguridad, auditoria, medios de almacenamiento,
sistemas de gestin de registros y gestin documental, as:
ISO 15489.
Metodologa DIRKS.
MOREQ: Model Requirements for Management of Electronic
Records.
DoD 5015.2: Design Criteria Standard for ERM Software Applications.
COMPETENCIAS
Suscribir un acuerdo interadministrativo con el DAFP, con el n de incluir
en los cuadros funcionales de empleo y empleos asociados a la gestin ar-
chivstica y documental, las competencias laborales requeridas para estos
cargos relacionados con la funcin archivstica y la gestin documental.
COMPENDIO DE POLTICAS CULTURALES
342
Disear y poner en marcha una estrategia de comunicacin y un progra-
ma de capacitacin en temas archivsticos y documentales a travs de los
distintos sectores administrativos de la administracin pblica.
Emitir los lineamientos para que, en los procesos de implementacin de
sistemas de gestin documental y registros, se incluyan estrategias de
gestin del cambio, que permitan la apropiacin de los temas archivsti-
cos y documentales por parte de los servidores pblicos.
ACTORES
El AGN requiere el fortalecimiento de sus vnculos con distintas entidades, pbli-
cas y privadas para la difusin, promocin, aplicacin y evaluacin de su poltica.
Para ello, las alianzas estratgicas a diverso nivel, tanto nacionales como interna-
cionales, son prioritarias para lograr un mayor impacto.
FRENTE AL PATRIMONIO DOCUMENTAL Y LA ADMINISTRACIN PBLICA
El alcance de la poltica de patrimonio documental del AGN se enmarca en el
mbito de aplicacin de la Ley General de Archivos y la Ley de Patrimonio, e
involucra a los siguientes actores:
Entidades pblicas (tres ramas del poder pblico): archivos pblicos,
conformados por documentos de entidades ociales, producidos en fun-
cin de su misin y naturaleza.
Instituciones privadas que cumplen funciones pblicas: archivos de
las cmaras de comercio; archivos bancarios; archivos notariales; archi-
vos de personas jurdicas internacionales, y archivos de iglesias, credos y
religiones.
Instituciones privadas y particulares que posean documentos y ar-
chivos de inters cultural: archivos de personas signicativas en el cam-
po cultural, artstico, deportivo, cientco, econmico, poltico y social;
archivos familiares; archivos de asociaciones civiles, fundaciones, orga-
nizaciones no gubernamentales; archivos audiovisuales; archivos de em-
presas; archivos de escuelas, colegios, universidades o, en general, de ins-
tituciones educativas; archivos mdicos y archivos musicales, entre otros.
Asociaciones gremiales de archivistas, historiadores, cientcos sociales,
ingenieros de sistemas, administradores.
[SEGUNDA PARTE] POLTICA DE ARCHIVOS
343
Entidades nacionales e internacionales que manejan el tema de la infor-
macin.
Organizaciones internacionales como el Consejo Internacional de Ar-
chivos, la Asociacin Latinoamericana de Archivos y la Red de Archivos
de Mercosur.
Organizaciones no gubernamentales para la proteccin de derechos
humanos.
Entidades nacionales e internacionales que nancian proyectos de infor-
macin, archivos, investigacin, digitalizacin y difusin.
Medios masivos de comunicacin.
Academias de Historia, de la Lengua y de Ciencias Econmicas.
Diseadores grcos.
Escritores y artistas.
Comunidad archivstica local.
Comunidad Archivstica Local
ENTES TERRITORIALES
(Gobernadores, Alcaldes y Secretarios Generales)
Consejos Territoriales de Archivos
ARCHIVOS GENERALES
SECRETARAS
DE CULTURA
VIGAS DEL
PATRIMONIO
UNIVERSIDADES E INSTITUCIONES
DEL SECTOR EDUCATIVO
ACADEMIAS Y CENTROS
DE HISTORIA
GREMIOS Y
ORGANIZACIONES
CIVILES
MUSEOS, BIBLIOTECAS, CASAS DE LA CULTURA
Y CENTROS DE DOCUMENTACIN
COMPENDIO DE POLTICAS CULTURALES
344
CONCLUSIN
Los archivos son la memoria de un pas. Un profundo sentido de pertenencia y
una fuerte identidad nacional se dan cuando los ciudadanos conocen el pasado
de la nacin, aprenden de los logros existentes y evitan repetir los errores. Este
conocimiento se genera en contextos en los cuales los habitantes conocen la his-
toria y tienen acceso a la documentacin necesaria para informarse sobre ella. La
poltica de archivos es un marco para reiterar la importancia de la memoria como
fundamento de la sociedad, pero tambin plantea la renovacin de su visin y
de sus prioridades. El presente documento propone dos frentes para lograr ese
cometido: promocionar y apropiarse del patrimonio documental y modernizar
los archivos pblicos.
Al permitir que la sociedad se apropie del patrimonio documental y se ample
a las comunidades y territorios la posibilidad de conocer y acceder a su importan-
cia como pieza fundamental de la memoria colectiva, se genera conocimiento y
se renueva el papel de los archivos como contenedores de informacin. La mo-
dernizacin, por su parte, permite que los ciudadanos accedan a la informacin
de manera efectiva y oportuna, a travs de archivos actualizados y sistematizados
que brinden informacin de calidad.
As, esta poltica, que enfatiza en la relevancia del archivo como entidad para
salvaguardar el patrimonio documental, promueve que los ciudadanos accedan a
los documentos y tengan la posibilidad de obtener informacin conable y orga-
nizada para luchar contra la corrupcin y garantizar la transparencia de la gestin,
entre otras posibilidades. Llevar esas herramientas a la sociedad en general para
que se apropie de ellas y se genere conocimiento permitir que los documentos
cobren signicado para la comunidad y fortalezcan la identidad nacional.